Manual administración

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL

COMERCIAL SEBASNAYDER C.A

Código: MNP.AD.INT

Página: 01

INTRODUCCIÒNEl presente manual fue elaborado con el propósito del controlar el proceso

administrativo del comercial Sebasnayder C.A, así mismo este comercio tiene como misión

Contribuir a mejorar la calidad de vida de muchas bodegas a través de la distribución de

productos y servicios de consumo masivo.

Es importante destacar que un adecuado control de proceso administrativo en un

comercial de víveres proporciona establecer medidas para corregir actividades, para que

alcancen exitosamente los planes obtenido, también analizar las causas que originan

desviaciones para evitar que se presente nuevamente a futuros.

En este orden de ideas es necesario mencionar que en el presente manual se

desglosa los siguientes capítulos:

Capítulo I: Donde se conoce el objetivo, alcance, misión, reseña histórica,

generalidades, actualización, distribución, codificación.

Capítulo II: Organigramas, descripción del cargo.

Capítulo III: Objetivo, política, Alcance, responsabilidades, normas, procedimiento,

diagrama de flujo.

Capítulo IV: definiciones, formatos, instructivo de llenado.Elaborado: :

Fecha:

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.CI

Página: 03

LA EMPRESA1.1.Objetivo

Elaborar un manual de normas y procedimientos para mantener el control

administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.

1.2.Alcance

El presente manual esta dirigido a los administradores del Comercial

Sebasnayder C.A quienes tienen la responsabilidad de la ejecución de los

Procedimientos aquí descritos.

1.3.Misión

El Comercial Sebasnayder C.A es un negocio de víveres al mayor que

satisface a clientes en ofrecerle productos de excelencia y la mejor relación de

calidad y precio.

1.4 Visión

Ofrecer la mejor opción a nuestros clientes en surtido, precios y servicio en las

pequeñas bodegas y abastos.

Elaborado:

.Fecha:

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.CI

Página: 04

LA EMPRESA

1.5Reseña Histórica

Sebasnayder en un comercio mayorista dedicadas a la comercialización, venta y

distribución de productos de consumo masivo en distintas bodegas de valencia qué

brinda una solución a las necesidades primarias de toda persona como es la

alimentación, mediante la comercialización de productos de alta calidad y al mejor

precio.

El Comercial empezó con sus operaciones en el año 2012, con su apertura en el

estado Carabobo-Valencia. La cual logramos mantener exitosamente el negocio,

cumpliendo así con nuestros mayores objetivos.

Elaborado:

Fecha:

Revisado por:

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Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.GM.CI

Página: 05

GENERALIDADES DEL MANUAL1.6Responsabilidades

2.3.21Secretaria

1.5.2 Emitir Cheque

1.5.3 Hacer Inventario

1.5.4 Compra y Ventas de Mercancías

1.5.5 Realiza Facturas de Ventas

1.5.6 Recibir Llamadas

1.5.7 Ordena Mercancía de Pedidos

1.7 Actualización

En este presente manual será revisado por los Gerentes del comercial cada seis

meses o antes en caso de que haya cambios en el sistema administrativo de la

organización.

1.8 Distribución

1.7.1 Gerentes

1.7.2 Administradores

1.7.3 Contador

1.7.4 Vendedor

1.7.5 Despacho

Elaborado: :

Fecha:

Revisado por:

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Aprobado por:

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Código: MNP.AD.GM.CI

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GENERALIDADES DEL MANUAL

1.9Codificación

MNP: Manual y Normas de Procedimiento

AD: Administración

INT: Introducción

GM: Generalidades del Manual

C: Capítulo

C.A: Compañía Anónimo

01: Corresponde al número consecutivo asignado al manual

ORGG: Organigrama General

ORGD: Organigrama de Departamento

CPA:CONTROL DE PROCESO ADMINISTRATIVO

OPM: Objetivo y Política del Manual

P: Procedimiento

DF: Diagrama de Flujo

F: Formato

Elaborado: :

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Código: MNP.AD.ORGG.C.II

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ORGANIGRAMAS

2.1 Organigrama General

Elaborado: :

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Revisado por:

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Aprobado por:

Fecha:

GERENCIA

Departamento Fnanciero

Contabilidad Admistrador

Departamento de Venta

Almacén Ventas




Código: MNP.AD.ORGD.C.II

Página: 09

ORGANIGRAMAS

2.2 Organigrama del Departamento

Elaborado: :

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Revisado por:

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Aprobado por:

Fecha:

Gerente General

Almacén

Ayudante de Almacen

Facturacion

Despacho

Bodegas

ContadorAdministrador

Venta

Compra

*Supervisión y control sobre las actividades del departamento

*Chequeo de la contabilidad general de la empresa, etc.

*Analizar los precios, la distribución, etc.

* Recibir mercancías, etc.

*Descargar la Mercancía, llevar la mercancía a los clientes, etc.

*Revisión de facturas para el despacho, revisión de todos los pedidos pre-facturados, etc.

*Verificar la mercancía q` este en buen estado,

despachar mercancía, etc.




Código:MNP.AD.CPA.CII

Página: 10

CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOSNombre del Cargo: Gerente General

Gerente: Dueño Departamento: Administrativo

Reportado a: Gerente Supervisado a : Personal Administrativo

Objetivo General del Cargo

Controlar las actividades de administración, elaboración e interpretando las

herramientas contables, tales como: registrar estado de cuenta, estado financieros,

presupuesto y otras necesidades para garantizar la efectiva distribución de la administración

de los recursos materiales y financieros.

2.3TAREAS ESPECIALES

2.3.1 Secretaria

2.3.2 Emitir Cheque

2.3.3 Hacer Inventario

2.3.4 Compra y Ventas de Mercancías

2.3.5 Realiza Facturas de Ventas

2.3.6 Recibir Llamada

2.3.7 Ordena Mercancía de Pedidos

2.4 PERFIL DEL CARGO

2.4.1 Educación: Manual de Normas y procedimientos para el control del proceso administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.2.4.2 Experiencia: 4to años de experiencia de alimentos de consumo masivo.2.4.3 Conocimientos: Alimentos de consumo masivo.2.4.4 Habilidades: Organizar el trabajo, tratar de forma cortes al público en general, realizar cálculos

Elaborado: :

Fecha:

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.OPM.CIII

Página: 12

OBJETIVO Y POLITICA DEL MANUAL

3.1Objetivo

Mantener un buen control en el proceso administrativo para que los resultados sean

competitivos.

3.2 Política

La Política de este manual en el Área administrativa manejará en forma cuidadosa

el control en la elaboración Procesamiento y distribución de la información y

documentación referente a las entradas y salidas de los bienes, así como vigilar

que no se agoten los materiales máximos y mínimos.

El Área Administrativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y

conservación de los materiales.

Elaborado: :

Fecha:

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.P.CIII

Página: 13

3.3 PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVO

3.3.1 Procedimiento de Venta

3.3.2 Procedimiento de Compra

3.3.3 Procedimiento de Facturación

Elaborado: :

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Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.PV.CIII

Página: 14

3.3.1 PROCEDIMIENTO VENTA2. Objetivo

Efectuar la comercialización de los productos

3. Alcance

Mantener un análisis de las ventas

4. Responsabilidad

Departamento de Ventas

5. Nombre del Cargo

Venta

6. Normas del Procedimiento

Verificar las Facturas al realizar una venta

Análisis de el alcance de las venta

Elaborado: :

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Código: MNP.AD.PC.CIII

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3.3.2 PROCEDIMENTO DE COMPRAS 1. Objetivo

Efectuar las compra de los productos que serán comercializados por el Comercial.

2. Alcance

Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

3. Responsabilidad

Departamento de Administración

4. Nombre del Cargo

Compra


Determinar productos a compras

Pedidos de mercancía a proveedores

Elaborado: :

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Revisado por:

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Código:MNP.AD.PF.CIII

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3.3.3 PROCEDIMENTO DE FACTURACION1. Objetivo

.Facturar los productos vendidos

2. Alcance

Generación de documentos descriptivo de los productos, cantidad y valor de la

compra

3. Responsabilidad

Departamento de Facturación

4. Nombre del Cargo

Facturación


Verificación de productos, cantidad, precios y descuentos.

Copia y archivo de las facturas

Elaborado: :

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Revisado por:

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Código: MNP.AD.P.CIII

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PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVORESPONSABLE PASOS

DEPARTAMENTO DE VENTAComercial

Programar visita al cliente Pedido Seguimiento del pedido Facturación o remisión de mercancía

DEPARTAMENTO DE COMPRAAdministrador

Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedor

DEPARTAMENTO DE FACTURACIONFacturador

Calcular el total de la venta Establecer el tipo de venta ya sea de

contado, acreditó o anticipado. Entregar factura

Elaborado: :

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Aprobado por:

Fecha:




Código: MNP.AD.DF.CIII

Página: 19

3.4 DIGRAMA DE FLUJO

3.4.1 Diagrama de Venta

SI NO

NO

Elaborado: :

Fecha:

Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

INICIO

Restablecer el contacto con el

cliente

Entregar la factura al cliente

Restablecer el contacto con el

cliente

Hacer firma y copia de la factura

al cliente

El cliente

firmo la

Guardar facturas Recibir notas u observaciones

FIN





Página: 20


3.4.2 Diagrama de Compra

NO NO

SI

Elaborado:Fecha:

Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

INICIO

Recibir información de los stocks de mercancía

Consultar la información de las ventas efectuadas

Revisar y chequear la información

Calcular la cantidad existentes de cada

producto

Producto de alta rotación

Redefinir punto de reorden

Consultar punto de reorden

Determinar la rotación de los productos

1





Página:21


3.4.2 Diagrama de Compra

NO

SI

Elaborado: :

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Fecha:

Aprobado por:

Fecha:

1

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de

reorden

Comprar le

producto

Esperar alcanzar punto

de reorden

Establecer la cantidad a comprar

FIN





Página: 22


3.4.3 Diagrama de Facturación

SI NO

SI NO

Elaborado: :

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Aprobado por:

Fecha:

INICIO

Calcular valor de la venta

Ingresar a la factura ya que es manual

Establecer tipo de venta

Factura contado

Contado

Factura a crédito

A crédito

Con anticipado

1





Página: 23


3.4.3 Diagrama de Facturación

NO

SI

SI NO

Elaborado: :

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Aprobado por:

Fecha:

1

Verificar concordancia de precio y descuento

Es correctoCorregir

Corroborar datos de la factura

Error al FacturarAnular factura Entregar factura

al cliente

FIN




Código: MNP.AD.F.CIV

Página: 25

FORMATO

21

4

35

96 8

7

1110

Elaborado: :

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Aprobado por:

Fecha:





Página: 26

FORMATO

4.1 Definiciones

1. Sello de comercio Sebasnayder C.A

2. Numero de pedido

3. Nombre del Cliente

4. Fecha del Pedido

5. Dirección del cliente

6. Cantidad del pedido

7. Descripción de los pedidos

8.Precio Unitario

9. Valor Total

10. Observación

11.Total de la compra

Elaborado: :

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Página: 27

FORMATO

4.2 Instructivo

Elaborado:

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