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MANUAL DE VIGILANCIA MAN-RECH -01 Fecha: 22.10.2010 Manual de Políticas de Vigilancia 2018
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INDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 4
LA FUNCIÓN DE VIGILANCIA.......................................................................................................... 4
LA IMAGEN DEL PERSONAL DE VIGILANCIA .................................................................................. 4
TIPOS DE VIGILANTES .................................................................................................................... 5
A) VIGILANTE PRINCIPAL (UNIVERSIDAD) .............................................................................. 5
B) VIGILANTE INTERMEDIO (UNIVERSIDAD) .......................................................................... 6
C) VIGILANTE INTERMEDIO ESPECIAL (UNIVERSIDAD) .......................................................... 6
D) VIGILANTE DE COLEGIOS ................................................................................................... 7
E) VIGILANTE DE RESIDENCIAS ACADÉMICAS ....................................................................... 7
F) VIGILANTE DE RESIDENCIAS UNIVERSITARIAS .................................................................. 7
LOS HORARIOS Y RECORRIDOS ...................................................................................................... 8
POLITICAS DE INGRESO A LAS INSTALACIONES ............................................................................. 9
POLÍTICAS DE ESTACIONAMIENTO .............................................................................................. 11
ALERTAS DE VIGILANCIA .............................................................................................................. 12
UBICACIÓN EN ORGANIGRAMA .................................................................................................. 13
LOS REPORTES E INSTRUMENTOS DE TRABAJO .......................................................................... 14
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Políticas surge como una necesidad existente en el Centro de Estudios Cristóbal Colón, A.C., dado el crecimiento de las áreas Universitarias y Colegios, por lo que la calidad y servicio de vigilancia se hace cada vez más importante.
Las normatividad que se incluye en el presente manual se basa en la premisa de que la conducta positiva y participativa entre las personas es el producto de un esfuerzo interior de autodisciplina y autoconvencimiento, más que el resultado de la imposición de las normas.
Toda relación humana debe ser constructiva, significativa, participativa y resulta como producto de un PROCESO EDUCATIVO. Para apoyar este proceso el personal de vigilancia tendrá la posibilidad de conocer a través de este manual la información necesaria que lo ayude a realizar su trabajo y dar cumplimiento al servicio requerido por el Centro de Estudios Cristóbal Colón.
El Vigilante es portador de la seguridad en las distintas áreas, así como el responsable en transmitir confianza y amabilidad a las distintas personas: alumnos, catedráticos, personal y público en general que acude a nuestras instalaciones; por tal motivo, el servicio que se brinde debe ser totalmente eficiente por lo que conocer, aplicar y mantener vigente esta información apoyara a el vigilante a obtener esa eficiencia y calidad desde su ingreso y lo acompañara durante todo su desarrollo dentro del Centro de Estudios Cristóbal Colón, A.C.
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OBJETIVOS
Establecer políticas y criterios uniformes aplicables a la función del vigilante para el buen desempeño de sus actividades.
Contar con información autorizada en forma institucional que nos indique los parámetros para medir y controlar las actividades realizadas por el personal de vigilancia.
Lograr que el vigilante tome las decisiones correctas para desempeñar su trabajo al conocer puntualmente lo que se espere de él evitando errores.
Facilitar el conocimiento y desarrollo del personal proporcionándole la información relacionada con su área.
LA FUNCIÓN DE VIGILANCIA.
Vigilar significa velar por una cosa, cuidar muy bien de ella, por lo cual, la función principal de vigilancia consiste en cuidar las instalaciones que componen al Centro de Estudios Cristóbal Colón permaneciendo permanentemente al pendiente de todo lo que suceda en ellas.
Además de vigilar, la función de vigilancia implica dar servicio, atención, orientación y apoyo a toda persona que acuda a cualquier área de la Institución caminando, en auto o bien llame por teléfono.
Un vigilante del Centro de Estudios Cristóbal Colón requiere un nivel escolar de Enseñanza media como límite, con buena presentación, iniciativa, sentido común, trato amable y experiencia en el servicio que brinda.
LA IMAGEN DEL PERSONAL DE VIGILANCIA
El vigilante deL Centro de Estudios Cristóbal Colón deberá cuidar:
Su trato amable y servicial.
Su apariencia personal: pulcritud en su persona (limpio y rasurado) y en su vestimenta (incluyendo ropa planchada) y peinado.
Honestidad en sus acciones.
Sus equipos y materiales de trabajo en buenas condiciones para realizar su función.
El rol de guardias es realizado por el Director de Recursos y Logística y se modificará cada año o bien en caso de ser necesario aplicará cambios semestrales o en algún
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caso particular aplicable a un solo guardia derivado de las necesidades propias de la Institución.
TIPOS DE VIGILANTES
A) VIGILANTE PRINCIPAL (UNIVERSIDAD)
Es aquel que está asignado en las puertas o casetas de vigilancia.
Responsabilidades del vigilante principal
Dar acceso a las personas que ingresan a las áreas previa identificación.
Cubrir permanentemente (sin separarse de ellas en ningún momento) las casetas asignadas para atender oportunamente el acceso autorizado al estacionamiento y las llamadas telefónicas.
Llevar la bitácora de la caseta.
Supervisar que el equipo (computadoras, impresoras, escritorios, archiveros, mesas, sillas, etc.), materiales, herramientas y desechos que salen de las áreas cuenten con la autorización del Supervisor de Ingeniería de Mantenimiento y/o Jefe inmediato del área correspondiente en formato autorizado.
Mantener las puertas cerradas y la pluma del estacionamiento siempre abajo.
Aplicar revisión a todo el personal de mantenimiento al salir de su jornada laboral y está facultado para revisar mochilas, bultos y vehículos (en los casos que considere necesario de igual forma para todo el personal del Centro de Estudios Cristóbal Colón, A.C.).
Notificar al Director de Recursos y Logística en caso de detectar la sustracción de materiales y/o equipo propiedad de la Institución para levantar el acta administrativa correspondiente.
Verificar que no ingresen a las áreas vendedores, promotores o indigentes.
Asegurar que la caseta se encuentre siempre cubierta para que en caso de que requiera alejarse en forma momentánea, lo sustituya en primera instancia el vigilante intermedio (se puede considerar solicitar apoyo al supervisor de Ingeniería de Mantenimiento).
Mantener en óptimas condiciones de limpieza la caseta (barriendo su área de movimiento), material de trabajo, radios y entregarla de esa misma forma al vigilante principal del siguiente turno.
Los vigilantes del Campus Calasanz cuidarán que no se estacionen frente a la entrada principal ni sobre las canchas de fútbol.
Los vigilantes verificarán que los empleados eviten estacionarse momentáneamente en cualquier lugar del estacionamiento sólo para registrar su asistencia.
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Estar siempre en contacto con sus compañeros por medio del radio comunicador.
B) VIGILANTE INTERMEDIO (UNIVERSIDAD) Es el que está permanentemente en movimiento cuidando todos los puntos
estratégicos y de mayor afluencia y/o movimiento de personas, vehículos u objetos.
Tiene como base la parte central del Campus Universitario asignado.
Responsabilidades
Apoyar al vigilante de las puertas principales en las horas de mayor afluencia de automóviles, de visitas y en eventos especiales.
Reportar, al final del turno, al vigilante principal cualquier incidencia detectada para asentarlo en la bitácora.
Notificar al Director de Recursos y Logística en caso de detectar la sustracción de materiales y/o equipo propiedad de la Institución para levantar el acta administrativa correspondiente
Verifica que no ingresen a las áreas vendedores, promotores o indigentes.
El vigilante que realiza recorridos deberá acomodar material mal ubicado y levantar basura que obstaculice el paso y/o tránsito en el área de acceso y estacionamiento.
Reportar a la oficina de Ingeniería de Mantenimiento los objetos encontrados en las instalaciones durante su turno.
Verificar que los anuncios publicados estén autorizados por el Jefe de Comunicación Institucional e Imagen así como los volantes que sean autorizados para entrega dentro de la institución.
Vigilar que no se efectúen reuniones o pláticas entre trabajadores (vigilantes, mantenimiento, etc.) en la caseta ni en los pasillos.
Estar siempre en contacto con sus compañeros por medio del radio comunicador.
C) VIGILANTE INTERMEDIO ESPECIAL (UNIVERSIDAD) Es el que cubre los turnos que presentan mayor movimiento de personas y vehículos durante el periodo escolar. Este servicio se suspende en vacaciones.
Responsabilidades
Estar permanentemente en movimiento cuidando todos los puntos estratégicos.
Apoyar al vigilante de las puertas principales en las horas de mayor afluencia de automóviles, de visitas y en eventos especiales.
Reporta al final del turno al vigilante principal cualquier incidencia detectada para asentar en la bitácora.
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Notificar al Director de Recursos y Logística en caso de detectar la sustracción de materiales y/o equipo propiedad de la Institución para levantar el acta administrativa correspondiente.
Verificar que no ingresen a las áreas vendedores, promotores o indigentes.
Vigilar que no se efectúen reuniones o pláticas entre trabajadores (vigilantes, mantenimiento, etc.) en la caseta.
Estar siempre en contacto con sus compañeros por medio del radio comunicador.
D) VIGILANTE DE COLEGIOS Es el que cubre permanente la puerta principal de acceso a los colegios vigilando la afluencia de alumnos, personal, padres de familia y visitantes al colegio, manteniendo la disciplina orden y seguridad del mismo, dentro de sus actividades incluye asentar diariamente en bitácora cualquier incidencia detectada durante el turno.
E) VIGILANTE DE RESIDENCIAS ACADÉMICAS Es el que cubre exclusivamente el área de residencias académicas vigilando el acceso seguro y las condiciones de seguridad en el área, se asigna sólo en horario nocturno los viernes. Esta función la lleva a cabo el vigilante ubicado en preescolar, dentro de sus actividades incluye asentar diariamente en bitácora cualquier incidencia detectada durante el turno.
F) VIGILANTE DE RESIDENCIAS UNIVERSITARIAS Es el que cubre exclusivamente el área de residencias universitarias en turnos específicos: nocturnos, fines de semana y vacaciones, los cuales, pueden ser asignados en forma permanente conforme al periodo de vigencia de cada rol; dentro de sus actividades incluye vigilar la disciplina, orden y seguridad entre los residentes, facilitar los servicios requeridos (solicitar taxi, reportar composturas, llamadas telefónicas, etc.) por los mismos y asentar diariamente en bitácora cualquier incidencia detectada durante el turno.
La distribución de vigilancia está asignada conforme a los requerimientos de cada área por lo que en base a su tamaño y movimiento pueden contar con un solo vigilante en puerta, vigilantes en caseta e intermedios o hasta vigilantes de turnos especiales.
Los roles son elaborados y asignados conforme a las necesidades de la Institución.
La institución se reserva en la temporada Decembrina la autorización para disfrutar vacaciones y/o permisos por ser temporada especial de refuerzo en la vigilancia.
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LOS HORARIOS Y RECORRIDOS
Campus Torrente Viver
Los vigilantes intermedios y especiales permanentemente deberán efectuar sus recorridos en todos los puntos de mayor afluencia y circulación de personas en cada área asignada.
El vigilante debe encender las luces desde las 18:00 horas, variando este horario según la época del año.
El vigilante vespertino de Campus Torrente asignado a la caseta de cedros efectuará recorrido antes de entregar su turno en todo el Campus para revisar las áreas detalladamente y en caso de ver luces o climas encendidos procederá a apagarlos si el controlador está por la parte de afuera, el vigilante tiene la autoridad para llamar al personal del departamento en cuestión y solicitar que acuda a la Institución para apagar las luces ó climas detectados y deberá anotar la incidencia en su bitácora.
Los vigilantes nocturnos deberán iniciar sus recorridos a partir de las 23:00 horas, haciendo recorridos de manera permanente.
Los vigilantes de ambas casetas deben coordinar los horarios de los recorridos y permanecer constantemente en comunicación a través del radio, este turno puede recibir determinadas actividades especiales que por los horarios de los mismos son convenientes de llevarse a cabo, estas actividades serán adicionales y pueden ser temporales a sus actividades como vigilantes y serán comunicadas previo oficio firmado por el Director de Recursos y Logística.
Los sábados por la tarde y los domingos, en el campus Torrente Viver, se deben coordinar para hacer sus rondines, para que siempre haya un vigilante, preferentemente, en la caseta de Díaz Mirón.
Los vigilantes matutino y vespertino deberán permanecer en todo momento en la puerta de acceso principal, ya que tendrán que controlar que la pluma siempre permanezca abajo, excepto en las horas de mayor actividad.
Campus Calasanz
En el Campus Calasanz, el vigilante nocturno a cargo de la parte central del campus, tendrá que reportarse en forma constante vía radio o mínimo cada hora con el vigilante situado en la puerta de acceso principal, dicho procedimiento aplica debido a la distribución física de las instalaciones.
Los vigilantes deben tener estrecha comunicación de las personas que ingresan y salen del Campus durante la noche, incluso con la persona asignada en el área de residencias del campus Calasanz.
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Los vigilantes matutino y vespertino deberán permanecer en todo momento en la puerta de acceso principal
El vigilante debe encender las luces desde las 18:00 horas, variando este horario según la época del año, para que al llegar los alumnos, encuentren iluminado.
POLITICAS DE INGRESO A LAS INSTALACIONES
Queda estrictamente prohibido el acceso de fotógrafos externos.
Queda estrictamente prohibido el acceso a las instalaciones de fotógrafos externos a las instalaciones de las áreas de Enseñanza Básica y Media (jardín de niños, primaria, secundaria y bachillerato).
El personal autorizado para dar acceso a reporteros de medios de comunicación son el Rector y el Jefe de Comunicación Institucional e Imagen.
La requisición de servicio de fotógrafo se deberá hacer al Centro de Cómputo Académico y Recursos Didácticos.
Toda persona que ingrese a las instalaciones para venta de bienes y/o servicios deberá registrarse en la caseta de vigilancia, previa identificación; asimismo deberá informar al vigilante a la persona que viene a visitar. En caso que desconozca a quien visitar, el vigilante deberá informar al Director de Recursos y Logística para su atención directa.
Durante la permanencia dentro de las instalaciones la persona visitante o proveedor siempre deberá portar el gafete, el cual entregó el personal de vigilancia al acceder.
El visitante o proveedor solo permanecerá en las instalaciones el tiempo que dure su gestión administrativa, escolar o legal.
El gafete de visitante o proveedor no puede utilizarse para la visita a otros departamentos o personas que no sea la que se le autorizó.
No podrá utilizar la visita para vender, cobrar, promover o tratar algún asunto personal que no tenga ninguna relación con el motivo de su visita.
Al terminar la visita deberá de pasar a la caseta de vigilancia para entregar su gafete, firmar su salida y solicitar que le entreguen su identificación oficial.
El vigilante no deberá recibir documentación de dependencias como IMSS, INFONAVIT, SAT entre otras, en caso de alguna notificación canalizar a las personas al Departamento de Recursos humanos o al área que corresponda.
El vigilante permitirá el acceso en ambos campus universitarios a partir de las 6:30 y efectuará el cierre a las 22:00 hrs. de lunes a sábado. En el caso del Campus
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Torrente los días sábado se efectuará el cierre de vehículos por el acceso de Cedros a las 14:00 horas y para peatones a las 21:00 hrs.; por el acceso de Díaz Mirón, la salida de vehículos se cierra a las 14:00 hrs. quedando abierta la entrada para entrada y salida de vehículos y peatones.
Todas las áreas deberán permanecer cerradas los días domingo y sólo se abrirán para los eventos autorizados por Rectoría y la Dirección de Recursos y Logística.
El vigilante requerirá un oficio de la Dirección de Recursos y Logística que autorice a algún empleado o alumno estar en la institución en tiempo diferente a sus horas normales de trabajo o clases. El vigilante intermedio debe verificar en sus recorridos que la persona que permanece en el interior cuente con autorización y deberá hacer que registren su entrada y salida en la bitácora.
El vigilante podrá permitir la entrada a las instalaciones de uso recreativo (canchas, gimnasio, etc.) en ambos Campus, siempre y cuando tengan autorización expresa y por escrito. Los eventos que de forma externa se organicen dentro de la Institución deberán contar con autorización de la Dirección de Recursos y Logística y deben ser notificados para que los guardias den acceso a las instalaciones.
El vigilante debe permitir el acceso (entrada y salida) para todo el personal administrativo, docentes y directivos (a pie y en vehículo) por la puerta de Díaz Mirón, esto en lo que se refiere al campus Torrente Viver. El personal administrativo, personal de intendencia y mantenimiento, docente y los directivos tienen autorización para entrar y salir a pie también por la puerta de Cedros. Los alumnos y proveedores pueden entrar con vehículo y estacionarse por la entrada de Cedros.
El vigilante deberá contar con la autorización expresa de la Dirección de Recursos y Logística para permitir la entrada y/o salida de equipo, mobiliario y bienes en general propiedad de la institución.
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POLÍTICAS DE ESTACIONAMIENTO
La Institución otorga espacios disponibles en el estacionamiento hasta cubrir su capacidad máxima para los estudiantes, maestros y personal administrativo, sin responsabilidad para la misma en caso de daños, robo y/o extravíos en las unidades.
Se debe de respetar las recomendaciones de circulación en el estacionamiento (20 Km. /hrs.) y en los sentido marcados para la circulación.
Los empleados deben utilizar los espacios destinados en el estacionamiento para cada uno de ellos.
En el caso de administrativos que sean docentes utilizarán únicamente un espacio en el estacionamiento decidido conforme a la carga mayor designada en ambas actividades que realice en la institución
Para el caso de administrativos que sean también alumnos podrán utilizar el estacionamiento para administrativos, en los horarios de labores administrativas, y solo en los horarios y días de clases podrán utilizar el área destinada para alumnos.
El personal de la Dirección General de Formación Integral y Extensión Universitaria que cuente con lugares exclusivos tendrá acceso autorizado por Cedros; el resto del personal deberá entrar por Díaz Mirón.
Los vehículos del personal administrativo y docente no podrán estacionarse en el estacionamiento ubicado por la entrada de Cedros ni en el estacionamiento lateral de cedros (debajo del puente)
Los espacios requeridos para visitantes deben ser solicitados a la Dirección de Recursos y Logística con dos días de anticipación y en caso de requerir más de 5 lugares deberán confirmar la asistencia para tomar precauciones con los lugares del estacionamiento y poder brindar el servicio a los visitantes de la UCC.
En caso de que el personal de intendencia y mantenimiento solicite salida por cedros por maniobras especiales deberá notificar y entregar autorización a vigilancia para que pueda circular de esta manera.
Todo material o desechos que salgan de la Institución deberán contar con autorización de salida firmada por el supervisor de Ingeniería de Mantenimiento del campus que corresponda.
Los activos fijos que salgan de las áreas de la institución deberán contar con aviso de salida autorizado firmado por el jefe del departamento correspondiente.
El personal administrativo no puede ingresar a las instalaciones equipo personal de cómputo, audiovisual, fotográfico, electrónico, etc. salvo autorización expresa de su jefe inmediato y con aviso a vigilancia quien lo verificará a la entrada y salida de las mismas anotando incidencia en bitácora. La Institución no se hace responsable de las sustracciones, robos o daños hacia los equipos del personal quedando a su responsabilidad la integridad de los mismos.
Los vigilantes no pueden conducir y/o estacionar los autos de empleados.
Las unidades vehiculares de la Institución deben presentar pase autorizado para cada salida y deberán permanecer dentro de la misma durante la noche.
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ALERTAS DE VIGILANCIA
Las alertas de vigilancia refieren las incidencias que pongan en riesgo la seguridad física de las personas y de las instalaciones, ya sea por eventos de la naturaleza o por actos de personas, los cuales serán reportadas a la Dirección de Recursos y Logística, quien se encargará de diagnosticar y determinar el nivel de alerta al interior de los campus universitarios, con base en la información recibida hasta el momento.
El personal de vigilancia será notificado todos los lunes sobre el nivel de alerta con el que se comienza la semana, de acuerdo a la siguiente clasificación:
ALERTA DESCRIPCIÓN DE LA ALERTA NIVEL DE
INSEGURIDAD
VERDE Indica que no hay incidencias reportadas en la última
semana. BAJA
AMARILLA Indica que se reportaron de 1 a 3 incidencias en la
última semana. MEDIA
NARANJA Indica que se reportaron 4 o más incidencias en la
última semana. ALTA
ROJA
Indica que se reportaron incidencias relacionadas con eventos de seguridad pública que afectan y/o ponen en riesgo las instalaciones y las personas del Centro de Estudios. Se incluyen en este nivel, los incidentes reportados por toma y/o destrucción de instalaciones, saqueos, muerte de civiles, entre otros.
MUY ALTA
En el caso que el nivel de alerta sea amarilla, el Director de Recursos y Logística informará a las áreas administrativas sobre las incidencias ocurridas, las acciones de respuesta y las estrategias que se deben implementar para minimizar los riesgos de futuras incidencias.
En el caso que el nivel de alerta sea naranja o roja, el Director de Recursos y Logística informará a la Vicerrectoría General de las incidencias ocurridas, las acciones de respuesta y las estrategias que se deben implementar para minimizar los riesgos de futuras incidencias.
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Vigilantes de Universidad
DIRECTOR DE
RECURSOS Y LOGÍSTICA
VIGILANTES Campus
Torrente
VIGILANTES Campus
Calasanz
VIGILANTES Residencias
Universitarias
