Este material cumple con explicar con nivel de detalle cmo se puederealizar el Anlisis de Sistema dentro de la metodologa ESCALETA TOP DOWN. Esta gua complementa al material M03, ESCALERA TOP DOWN (SISTEMA DE INFORMACIN).

Para explicar cmo se realiza un anlisis de sistema, este material se valede un caso de estudio hipottico. Este caso de estudio es el Sistema Actualde Biblioteca que opera, a manera hipottica, en el rea de Ingeniera deSistemas de la UNERG.

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ANALISIS DEL SISTEMAS(SISTEMAS DE INFORMACIN)

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ANALISIS DEL SISTEMA

CAPITULO III

III ANALISIS DELSISTEMA

Descripcin del Sistema Actual (Procesos). Modelaje del Sistema. Tabla de Campos de Datos. Determinacin de Situaciones Problemticas. Solucin Propuesta. Alcances del Sistema. Limitaciones del Proyecto. Necesidades Generales del Sistema.

III.1 Descripcin del Sistema Actual (Procesos).

Lo primero que hay que hacer para poder redactar una buena y acertada descripcindel caso del sistema actual es levantar la informacin (Levantamiento de Informacin)concerniente con el caso en cuestin. El proceso de levantamiento de informacin sebasa en recopilar toda la informacin posible relacionada con el caso, para esto seutilizan diversas tcnicas tales como:

Entrevistas directas con el personal. Aplicacin de formularios diseados para recabar informacin. Revisin de manuales tcnicos y de operaciones, s existen. Revisin directa de aplicaciones informticas y/o paquetes de software utilizados

por los usuarios para procesar informacin dentro del sistema actual, s existen. Observacin directa en sitio, junto a los usuarios, de las operaciones cotidianas

del sistema y del desenvolvimiento y desempeo del mismo.

Se supone que el producto de estas actividades de levantamiento de informacin es uncmulo de notas, documentos, archivos de videos y archivos de audio, entre otros, quele van a servir al analista como materia prima para poder redactar la descripcin delsistema.

La siguiente actividad a acometer es la Organizacin y Clasificacin de laInformacin recabada en el levantamiento de informacin. Para esto hay que pensaren funcin de los procesos operativos existentes en el sistema y en la forma ysecuencia en que estos procesos se entrelazan y relacionan.

Despus de organizada y clasificada la informacin se procede a determinar cules sonlos procesos, Definicin de Procesos, existentes dentro del sistema actual. Para estose debe haber estudiado y analizado toda la informacin organizada, pero desde un

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punto de vista macro. Se debe determinar cules son los procesos existentes y cul esla secuencia de operacin entre estos procesos. Se debe identificar cada proceso conun nmero secuencial lgico de desempeo dentro de una visin general que involucrea todos los procesos. En esta parte se puede hace un diagrama de bloques sencillo queservir para indicar cuales son los procesos, cul es el nmero de identificacin de cadauno de ellos y cul es la secuencia de trabajo de cada proceso dentro del conjunto detodos los procesos ya definidos..

Por ltimo, se procede a construir la Descripcin del Sistema Actual, la cual no esms que la redaccin de todos y cada uno de los procesos definidos del sistema actual,uno por uno siguiendo la secuencia lgica ya determinada. Para esto el analista debededicar un tiempo prudente al ejercicio de la abstraccin mental de ideas, tips ycontenidos que le permitirn hilvanar con fluidez y claridad cmo es que se ejecuta ydesenvuelve cada proceso.

Como una regla estricta de trabajo en esta parte, para cada proceso, se debe cumplircon identificar y nombrar a cada uno de los campos de datos que interactan dentro decada uno de los procesos definidos.

A continuacin, y como un ejercicio ilustrativo se procede a comenzar con el anlisis delcado Biblioteca.

Descripcin del Sistema Actual (Procesos)

El Levantamiento de informacin del sistema actual se bas en entrevistas directascon el personal que labora en la biblioteca, la recoleccin de los documentosinvolucrados en los procesos y en la observacin directa de las operacionescotidianas.

Con la informacin recolectada se procedi a clasificar y organizar la data, y despusde realizar los pertinentes anlisis se pudieron determinar los siguientes procesos:

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A continuacin se procede a presentar la descripcin de los procesos del sistemaactual.

En el rea de Ingeniera de Sistema de la Universidad Nacional ExperimentalRmulo Gallegos, ubicada en la ciudad de San Juan de los Morros, existe unaBiblioteca para el uso de ese Decanato.

Como toda biblioteca, la biblioteca del AIS brinda los servicios de prstamo circulantey de prstamo de sala en horario de lunes a sbado desde las 7:00 am y hasta las08:00 pm.

A continuacin se puntualizan todos los procesos que se realizan en la biblioteca yque son de inters para el caso en cuestin.

1. INSCRIPCIN DE USUARIOS: A lo largo del semestre la Biblioteca tiene abiertoen todo momento un proceso de inscripcin hacia los nuevos usuarios. Losestudiantes, o cualquier otro personal que desee inscribirse en la biblioteca, debeacudir a esta rea con su debida constancia de estudios, o de trabajo, cual sea elcaso, 2 fotos tipo carnet y su cdula de identidad, o pasaporte, segn sea el caso.

Ya con los recaudos en la mano el futuro usuario llenar un formulario (Anexo A) deinscripcin que para tal efecto le ser entregado por el personal de la biblioteca. Elfuncionario de biblioteca revisar la documentacin presentada, le sacar copia a laconstancia y documento de identificacin, y se las engrapar al formulario, al cualtambin le pegar una de las fotos entregadas.

Con la segunda foto el funcionario se encargar de construirle al usuario un carnet(Anexo B) de identificacin para su uso en la biblioteca. Tanto el carnet como elformulario son llenados a mano, a bolgrafo.

El formulario de inscripcin con sus anexos es archivado en el rea de la biblioteca.

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Entre los datos que se le solicitan al usuario al momento de inscribirse se encuentran:el nmero de cdula de identidad, los apellidos, los nombres, el sexo, la fecha denacimiento, el tipo de usuario (Obrero, Administrativo, Estudiante, Docente u Otro), elrea a la que pertenece el usuario dentro de la universidad (AIS, RECTORADO, etc),carrera(s) que estudia, direccin de domicilio(s), nmero(s) de telfono y/o celular, losemail(s) y ubicacin telfono (Mvil, Domicilio, Trabajo o Residencia).

2. PRSTAMO DE SALA: El prstamo de sala es un prstamo de libros que se lehace a los usuarios solo para el uso de los libros dentro de las salas de lecturaubicadas en el recinto de las instalaciones de la biblioteca.

El usuario con su carnet tiene derecho a pedir prestado hasta 3 libros para utilizarlosen las salas de lectura. Al momento de pedir cada libro, el usuario debe llenar unaforma por cada libro, Prstamo de Sala (Anexo C), el usuario debe llenar lossiguientes datos en esta forma: la cota del libro, el nombre del libro, el autor del libro,la fecha del prstamo, el nmero de la cdula de identidad, apellidos y nombres.

Mientras el usuario mantenga en su poder libros en calidad de prstamo, a ste leser retenido el carnet en el rea de biblioteca. Una vez que el usuario hayaentregado todos y cada uno de los libros que tuviese prestados, entonces se le harla devolucin se su carnet.

El formulario de prstamo de sala se emitir con duplicado, el original ser retenidocon el carnet y la copia se le entregar al usuario como comprobante de que le fueprestado un libro. Cuando el usuario haga entrega del libro, entonces el funcionarioproceder a sellar las dos copias del formato y a l usuario se le entregar la copiasellada como comprobante de que entrego el libro. A l original se le asentar en sudebido aparte el estado del libro y el mismo ser almacenado por un tiempo prudentepara llevar un histrico de las operaciones de prstamo de sala.

Los usuarios poseen un estatus operativo. Si el usuario no ha cometido ninguna falta

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en el uso de la biblioteca entonces su estatus ser de ACTIVO, pero, si por algunarazn el usuario dejo de entregar un libro en su debido momento o fecha pautada,entonces el usuario pasar al estatus de SUSPENDIDO.

3. PRSTAMO CIRCULANTE: El proceso del prstamo circulante es idntico alproceso del prstamo de sala, pero con las siguientes salvedades:

El usuario deber llenar otro formulario, PRESTAMO CIRCULANTE (Anexo D),el cual adems de contener la informacin del formulario de prstamo de salatambin contendr la fecha de entrega pautada del libro y la fecha de entregareal del libro. En este caso las fechas sern registradas por el funcionario de la

biblioteca. Los libros podrn ser sacados del rea de la biblioteca hasta 3 das a partir de

la fecha del prstamo. Solo se prestarn hasta 2 libros a la vez por usuario en este tipo de prstamo. Si un usuario no entrega el libro en el tiempo estipulado, entonces el mismo

recibir una suspensin acorde con lo pautado en las normas y reglas de labiblioteca.

De igual manera si el usuario entrega el libro en mal estado fsico, tambinpuede recibir una suspensin.

4. ADQUISICIN E INVENTARIO: La Biblioteca cada semestre hace una revisin detodos los libros que contiene, este proceso se realiza a travs de la ejecucin de uninventario fsico. Este evento se realiza con el fin de activar la adquisicin de nuevosttulos, ya sea porque algunos libros ya se encuentran deteriorados o por que otrosse han extraviado. Otra forma de activar la adquisicin de libros es por sugerencia delos docentes que dictan clases en el rea, esto dado a la continua actualizacin quese le hace a los contenidos programticos de las unidades curriculares dentro delcurrculo acadmico.

Tambin se pueden descontinuar libros que ya no se utilicen por estar demasiados

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desactualizados.

Entre los datos que se manejan en este proceso se encuentran: la cota del libro, elttulo, el subttulo, las materias en las que se puede utilizar el libro, el idioma en queest editado, la casa editorial, la ciudad de edicin, el pas de edicin, el nmero deedicin, el nmero de pginas, el estado del libro, el autor o autores, estado del libroal momento de ser entregado por el usuario, la oficina u oficinas que representan a laeditorial en el pas, la direccin de las oficinas, los telfonos de las oficinas, el emailde las oficinas, la existencia de libros, el nmero de unidades a reponer por cadattulo, el nmero del ejemplar y ubicacin del libro. Existe un listado hecho a manoreferido al manejo rpido de la existencia de ttulos y su status.

En la Biblioteca existe un fichero que contiene la informacin oficial de todos los librosactivos que comprenden el inventario. Este fichero funciona solo a nivel informativo.La Biblioteca tambin posee un archivo manual, tipo ficha (ANEXO E), que contieneuna especie de expediente por cada ttulo existente en el inventario. En este procesola biblioteca se encarga de actualizar el fichero y los expedientes (Inventarios).

La Biblioteca enva al vice-rectorado administrativo un listado con la informacin delos ttulos y la cantidad que se deben comprar, no existe un formato oficial especficopara la construccin de este listado. El vice-rectorado administrativo, despus dehacer las pertinentes gestiones de compra, le entrega a la biblioteca la dotacin delibros, esto en funcin de los requerimientos de textos solicitados en el listado que labiblioteca ya les haba enviado con anticipacin. La biblioteca a su momento seencargar de incorporar estos textos al inventario de libros y al fichero.

Como se puede observar en el diagrama de bloques que se present al principio, losprocesos no siguen una secuencia ni prelacin estricta entre ellos, pero lo que si escierto es que para poder ejecutarse los procesos de prstamo de sala y prstamocirculante deben ocurrir y existir en primera instancia los procesos de inscripcin deusuarios, de adquisicin e inventario y de dotacin.

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Los anexos presentes en la descripcin del sistema actual, anexos A, B, C, D y E, sedeben ir ordenando al final del trabajo de grado, en la seccin destinada para tal fin.

En conclusin, dentro del proceso de Descripcin del Sistema Actual se ejecutan lassiguientes actividades:

DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL (PROCESOS)

1. Levantamiento de la Informacin (Tcnicas).2. Organizacin y Clasificacin de la Informacin (En funcin de la secuencia de los

posibles procesos).3. Definicin de Procesos (Visin Macro Secuencia entre Procesos Diagrama de

Bloques).4. Descripcin del Sistema Actual (En funcin de Procesos Proceso de Abstraccin

Detalle de Operaciones Redaccin fluida y completa del proceso Determinaciny nombramiento de los Campos de Datos

III.2 Modelaje del Sistema

El modelaje del Sistema no es ms que la descripcin del sistema actual a travs de unmodelo de datos grfico que presenta:

Los Flujos de Informacin de entrada y salida del sistema. Los Medios de Almacenamiento de Informacin del sistema. Los Procesos existentes en el sistema. Las Entidades externas e internas al sistema.

En este tipo de modelaje se presenta la siguiente simbologa grfica:

Smbolo Descripcin

Flujo de Informacin, el cual puede fluirentre procesos, entre una entidad y unproceso, y entre un medio dealmacenamiento y un proceso.

Entidad Externa. Representa a losusuarios finales de un sistema, los cualespueden ser personas, instituciones uorganizaciones.

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Proceso. Representa a los procesosdefinidos en el anlisis del Sistema Actual.

A: Nmero de identificacin del Proceso.

B: Nombre del Proceso.

C: Unidad interna que dentro del sistemaes quien ejecuta y es responsable delproceso.

Almacenamiento Digitalizado, Discoduro, pen drive, etc.

Almacenamiento Manual, Papel.

En una primera instancia se construye un primer modelo general en el que se presentaun solo proceso macro que representa a la totalidad del sistema, tambin se ubican aeste nivel a las entidades externas que no procesan informacin pero que si suplen yreciben informacin del sistema.

Se representan tambin a este nivel a los flujos de informacin que permiten lainteraccin entre el sistema y las entidades externas. Aqu se puede hacer una pequeaexplicacin tipo tabla de lo que son los Flujos de Informacin presentes en el diagrama.

Despus, en una segunda instancia se procede a modelar cada uno de los procesosque ya se han definido en el sistema actual. Ya a estos niveles de profundidad seempiezan a introducir los medios de almacenamiento.

Si algn proceso es considerado de alta complejidad, ya sea porque sea muy recursivo,tenga muchos pasos internos o posea clculos complejos, entonces la explicacin delmismo se puede expandir hacia la representacin del estos con algn tipo de diagramade ingeniera ms completo y complejo, tales como pudiesen ser los Flujograma deProceso, los Diagramas de Actividades, los Diagramas de Flujo, o cualquier otro quesirva para explicar de manera coherente y clara lo que sta sucediendo en el proceso.

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En algunos casos se puede proceder a explicar tcnicamente un proceso a travs dealgn algoritmo expresado en pseudocdigo. La tcnica a utilizar en la expansin de laexplicacin del proceso depender de la experticia del analista y de la naturaleza delproceso a explicar.

A continuacin, y siguiendo el caso hipottico, se procede a realizar el modelaje delcaso de estudio.

Modelaje del Sistema

Despus de haber analizado la informacin contenida en la descripcin del sistemaactual ya se cuenta con los parmetros, caractersticas y datos necesarios paraproceder a modelar el sistema actual.

A continuacin se presenta el modelo del sistema al nivel macro, en su primerainstancia:

0

SISTEMAACTUAL

BIBLIOTECA

USUARIOUSUARIOCONSTANCIA

(ESTUDIOS / TRABAJO)

CDULA DE IDENTIDAD /PASAPORTE

2 FOTOS

PRESTAMO DE SALA (O/C)

PRESTAMO CIRCULANTE (O/C)

CARNET

PRESTAMO DE SALA (C)

PRESTAMO CIRCULANTE (C)

LIBRO

PRESTAMO DE SALA (C)

PRESTAMO CIRCULANTE (C)

PRESTAMOS DE SALA (CFIN)

PRESTAMO CIRCULANTE (CFIN)

LIBRO

VICE-REC.ADM.

DOTACIN

LISTADO DE LIBROS

VICE-REC.ADM.

CARNET

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A este nivel vale la pena precisar algunos de los flujos de datos presentes en eldiagrama.

FLUJO DE INFORMACIN DESCRIPCIN2 FOTOS Fotos tamao carnet que el usuario debe entregar para su

inscripcin en la biblioteca.CEDULA DE IDENTIDAD /PASAPORTE

Cdula de identidad o pasaporte, segn sea el caso,que el usuario debe entregar para su inscripcin en labiblioteca.

CONSTANCIA (ESTUDIO / TRABAJO)Constancia de trabajo o estudio, segn sea el caso, queel usuario debe entregar para su inscripcin en labiblioteca.

CARNET Carnet de identificacin que le es entregado al usuariouna vez que ya se ha inscrito en la biblioteca, y quetambin le sirve para poder solicitar los prstamos delibros.

PRESTAMO DE SALA (O/C)Formulario de prstamo de sala llenado por el usuario enoriginal y copia que es entregado al funcionario de labiblioteca.

PRESTAMO CIRCULANTE (O/C)Formulario de prstamo circulante llenado por el usuarioen original y copia que es entregado al funcionario de labiblioteca.

LIBROLibro que es entregado al usuario y que despus estedebe entregar a la biblioteca despus de que lo hautilizado.

PRESTAMO DE SALA (C)Copia del formulario de prstamo de sala, ya firmado porel funcionario de la biblioteca, y que le es entregado alusuario conjuntamente con el libro solicitado.

PRESTAMO CIRCULANTE (C)Copia del formulario de prstamo circulante, ya firmadopor el funcionario de la biblioteca, y que le es entregadoal usuario conjuntamente con el libro solicitado.

PRESTAMO DE SALA (CFIN)Copia del formulario de prstamo de sala, ya firmado ysellado por el funcionario de la biblioteca, y que le esentregado al usuario despus de que ste ha entregadoel libro a la biblioteca.

PRESTAMO CIRCULANTE (CFIN)Copia del formulario de prstamo circulante, ya firmado ysellado por el funcionario de la biblioteca, y que le esentregado al usuario despus de que ste ha entregadoel libro a la biblioteca.

LISTADO DE LIBROSListado de libros que emite la biblioteca despus de queha realizado el inventario fsico de libros y que es dirigidoal vice-rectorado administrativo para su consiguientegestin de compra.

DOTACIONLote de Libros comprados por el vice-rectoradoadministrativo conjuntamente con un listado de relacinde compra y entrega de los mismos que en conjunto, lees entregado todo a la biblioteca.

A continuacin se presentan los siguientes niveles de abstraccin dentro del modelogrfico del sistema actual.

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El Flujo de Informacin INSCRIPCIN se compone de la Planilla de Inscripcin, unaFoto, la fotocopia del documento de identificacin y de la fotocopia de la constanciade trabajo o estudio.

El Flujo de Informacin SOLICITUD DE PRESTAMO DE SALA se compone delcarnet y del original de la Planilla de Prstamo de Sala firmada. El Flujo deInformacin FIN DE PRESTAMO DE SALA se compone del carnet y del originalsellado de la Planilla Prstamo de Sala. El flujo PRESTAMO DE SALA HISTORICO

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Solo se compone del original sellado de la Planilla Prstamo de Sala.

El Flujo de Informacin SOLICITUD DE PRESTAMO CIRCULANTE se compone delcarnet y del original de la Planilla de Prstamo Circulante firmada. El Flujo deInformacin FIN DE PRESTAMO CIRCULANTE se compone del carnet y del originalsellado de la Planilla Prstamo Circulante. El flujo PRESTAMO CIRCULANTEHISTORICO solo se compone del original sellado de la Planilla Prstamo Circulante.

En la pgina siguiente se presenta el modelo grfico del proceso 4, ADQUISICIN EINVENTARIO. Este proceso tiene mucha interaccin con los archivos manuales queguardan informacin del inventario y de los prstamos de libros.

Cada vez que se realiza un inventario o se realiza una dotacin de libros se debeactualizar el fichero, esto se hace a travs del flujo FICHAS ACTUALIZADAS. Deigual manera tambin en este proceso tambin se actualiza el inventario de libros atravs de los flujos INFORMACIN INVENTARIO y ACTUALIZACININVENTARIOS.

Por otro lado, en este proceso tambin se revisan los archivos histricos de

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Los procesos presentes son de complejidad mediana, por lo cual, para este caso enespecfico, no se necesita realizar ningn otro diagrama de mayor complejidad paraexplicar cmo es que funciona cada uno de los procesos.

El nivel 0 de abstraccin muestra todos los flujos de informacin que entran y salen delas fronteras del sistema. A medida de que se profundiza en el anlisis del modelo, enlos prximos niveles de profundidad van apareciendo nuevos flujos de informacininternos que van desentraando las funciones y operaciones del sistema actual.

Los procesos 1, 2, 3 y 4 se encuentran contenidos dentro del proceso 0, y por lo tantodebe cumplirse con el equilibrio de flujos de informacin de entrada y salida, el analistadebe tener mucho cuidado en mantener el equilibrio de los flujos de informacin entrelos diferentes niveles de abstraccin que se vayan presentando en la medida en que seprofundiza en los procesos del sistema.

4

ADQUISICN EINVENTARIO

BIBLIOTECA

VICE-REC.ADM.

DOTACIN LISTADO DE LIBROS VICE-REC.ADM.

FICHEROINVENTARIO

HISTORICOS DEPRESTAMOS

CIRCULANTES

PRESTAMOSCIRCULANTESPENDIIENTES

HISTORICO DEPRESTAMOS

DE SALA

PRESTAMOSDE SALA

PENDIENTES

FICHAS ACTUALIZADAS

HISTORICOCIRCULANTES

HISTORICOSALA

PENDIENTESSALA

PENDIENTESCIRCULANTES

INFORMACIONINVENTARIO

ACTUALIZACION INVENTARIOS

prstamos y los archivos de prstamos pendientes, esto para corroborar si existealgn libro daado o extraviado. Esto se puede determinar a travs de los flujosHISTORICO SALA, HISTORICOS CIRCULANTES, PENDIENTES SALA yPENDIENTES CIRCULANTES.

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III.3 Tabla de Campos de Datos

La tabla de campos de datos muestra las caractersticas iniciales de todos y cada unode los campos de datos que se encuentran descritos en la descripcin del sistemaactual, y adems, tambin permite relacionar a cada campo de datos con cada uno delos procesos en los cuales esos campos de datos participan y son procesados.

Para construir la tabla el analista debe ir barriendo, revisando con detenimiento, ladescripcin escrita de cada proceso y el modelo grfico. Cada vez que el analista seencuentre con un campo de dato, entonces, ste deber registrarlos en la tabla decampos con sus debidas y pertinentes propiedades y caractersticas y que a su vez sonrequeridas por la tabla.

TABLA DE CAMPOS DE DATOS# CAMPO TIPO TAMAO /

FORMATOPROCESO DESCRIPCIN

1 CI TEXT 30 1,2 y 3 Cdula de identidad del usuario y que asu vez lo identifica dentro del sistema debiblioteca. Valor nico para cadausuario. Tambin puede contener a unnumero de pasaporte.

2 APE TEX 30 1, 2 y 3 Apellidos del usuario, por lo generalcompuesto por 2.

3 NOM TEX 30 1, 2 y 3 Nombres del usuario, por lo generalcompuesto por 2.

4 SEXO TEX 1 1 Sexo del usuario, el cual solo puede serM o F.

5 FEC_NAC FEC DD/MM/AA 1 Fecha de nacimiento del usuario, la cuales una sola.

6 TIPO_USU TEX 1 1 Tipo de usuario dentro de la biblioteca,el cual solo puede tomar uno de 5posibles valores: (D) Docente, (E)Estudiante, O (Obrero), (A)Administrativo y (U) Otro.

7 AREA TEX 15 1 rea a la que pertenece el usuario lascuales se pueden parametrizar tal como:RECTORADO, AIS, VICE_ACAD,VICE_ADM, etc. Un usuario solo puedepertenecer a una sola rea. Un usuariotipo Otro, no pertenece a ninguna rea.

8 CARRERA TEX 25 1 Carrera que estudia el usuario, lascuales pueden ser ninguna, una ovarias. Los nombres de las carreraspueden ser parametrizadas.

9 DIR TEX 50 1 Direccin del usuario, las cuales puedenser varias. Ya que el usuario puede serde una localidad fornea pero seencuentra residenciado en la zonamientras estudia.

10 NUM_TEL TEX 12 1 Nmero del telfono o celular delusuario, los cuales pueden ser varios.

11 TIPO_TEL TEX 10 1 Tipo de telfono, el cual puede tomar los

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valores: MOVIL, RESIDENCIA,TRABAJO o DOMICILIO.

12 EMAIL TEX 30 1 Direccin email del usuario, la cualpuede ser ms de una

13 EDO_USU TEX 10 1 Status del Usuario. El cual puede serSUSPENDIDO o ACTIVO

14 COTA TEX 30 2, 3 y 4 Cdigo de identificacin del libro. Valornico para cada libro.

15 TIT TEX 30 2, 3 y 4 Titulo del libro. Nombre del libro.16 APE_AUT TEX 30 2, 3 y 4 Apellidos del Autor. Un libro puede tener

a ms de un autor.17 NOM_AUT TEX 30 2, 3 y 4 Nombres del Autor.18 FEC_PRES FEC DD/MM/AA 2, 3 y 4 Fecha de Prstamo del Libro.19 FEC_ENT FEC DD/MM/AA 2, 3 y 4 Fecha de entrega terica del libro.20 FEC_REAL FEC DD/MM/AA 2, 3 y 4 Fecha de la entrega real del libro.21 SUB_TIT TEX 50 4 Subtitulo del libro, si lo tiene.22 OBS_ENT TEX 30 2 y 3 Observaciones a la entrega del libro.

Descripcin del estado del libro al serentregado por el usuario. Puede serparametrizado.

23 MATERIA TEX 50 4 Materias en las que se utiliza el libro.Nombre completo de la materia comoaparece en el pensum de estudios.

24 EJEM NUM ENT 4 Nmero del ejemplar. Pueden haberms de un ejemplar por libro, los cualesse identifican enumerndolosconsecutivamente.

25 IDIOMA TEX 15 4 Idioma en que se encuentra editado ellibro. Este campo se pudieseparametrizar.

26 CIU_EDIT TEX 20 4 Ciudad en la que fue editado el libro. Porlo general es en una sola ciudad.

27 PAIS_EDIT TEX 20 4 Pas en el que fue editado el libro. Por logeneral es un solo pas.

28 NUM_EDI NUM ENT 4 Nmero de edicin del libro. Los librosen la medida en que se actualizan yevolucionan se van reimprimiendo comonuevas ediciones, cada reedicin seidentifica con un nmero en consecutivo.Se podra dar el caso que en labiblioteca existiesen varios ejemplaresde un mismo libro pero de diferentesediciones.

29 NUM_PAG NUM ENT 4 Nmero de pginas del libro.30 EXIST NUM ENT 4 Nmero de libros existentes asociados

con una misma cota.31 EST_TIT TEX 30 4 Estado en el que se encuentra un

ejemplar especfico de un ttulo, lo cualse puede parametrizar.

32 UBI_TIT TEX 30 4 Ubicacin del libro en la biblioteca,direccionado dependiendo del pasillo,andamio, tramo, etc.

33 EDIT TEX 30 4 Casa editorial en la que esta publicadoel libro. Por lo general un libro staeditado por una sola editorial.

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34 OFI_EDIT TEX 50 4 Nombre de la oficina en el pas querepresenta a la casa editorial. Una casaeditorial puede ser representada porms de un casa comercial.

35 UBI_EDIT TEX 60 4 Direccin de ubicacin del representantedel editorial. Esta direccin debe sercompleta, inclusive indicando ciudad ymunicipio.

36 EMAIL_EDIT TEX 30 4 Email del representante de la casaeditorial. Los cuales pueden ser varios.

37 TEL_EDIT TEX 12 4 Telfonos del representante de la casaeditorial. Los cuales pueden ser varios.

Para el caso hipottico de la biblioteca se pudieron determinar un total de 37 campos.

En la tabla de campos de datos se pueden observar 6 columnas:

#, Nmero que identifica al campo de datos. CAMPO, Nombre del campo identificado, el cual debe ser de caractersticas,

mnemotcnicas. TIPO, Tipo de dato asociado con el campo. Los tipos de datos ms comunes

utilizados a este nivel del desarrollo del proyecto son: NUM: Numrico, TEX:Texto, FEC: Fecha, DIG: Lgico, se pueden establecer otros tipos de datos en lamedida en que se presenten y sean necesarios,

TAMAO / FORMATO: En esta columna se establece el tamao del campo o elformato en que se presentar la informacin dentro del campo. Todo dependerdel tipo de campo que fue establecido con anticipacin.

PROCESO: Aqu se asientan los nmeros de identificacin de los diferentesprocesos en los que interviene el campo de datos en cuestin.

DESCRIPCIN: En esta columna se hace una descripcin bien detallada delcampo de datos en cuestin. En esta parte se debe profundizar en relacin contoda la informacin que se pueda conseguir y que a su vez ayude a dar unconocimiento profundo en relacin con el campo de datos.

III.4 Determinacin de Situaciones Problemticas

Despus de haber ejecutado los 3 pasos anteriores el desarrollador tiene que haberganado un profundo conocimiento acerca del sistema actual. En este paso se debehacer un anlisis en funcin de determinar cules son los problemas existentes en elsistema. Muchas veces los problemas no se ven a simple vista y es por eso que en estaseccin se debe tener mucha claridad mental para saber buscar posibles defectos ysituaciones de causa y efecto. Para tal efecto el analista se debe encontrar atento atodas las informaciones, reseas y referencias que le puedan dar los usuarios delsistema y sus operadores, los cuales son los principales dolientes del funcionamientodel sistema. El resultado de este paso en un listado que presenta los problemas delsistema. Se debe tener el cuidado de reconocer bien los problemas existentes para deesta manera no repetir el mismo problema varias veces en la misma lista.

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Situaciones Problemticas

A continuacin se presentan las situaciones problemticas que se pudierondeterminar a travs del anlisis del sistema actual.

La Biblioteca del AIS es una biblioteca pequea en espacio y personal peroque ha ido creciendo en cuanto a su matrcula de inscritos, esto trae comoconsecuencia que el flujo de operaciones diarias se vaya incrementandosemestre a semestre. Dado al alto volumen de usuarios se estn presentandoretardos en el servicio prstamos de sala y circulante.

La biblioteca no posee ningn tipo de aplicacin informtica ni de paquete desoftware que la asista en el desempeo de sus labores rutinarias. Todo sehace a mano, no permitiendo as que se agilicen algunos de sus procesos,sobre todo en las horas pico a las que los usuarios van a solicitar losprstamos.

Se observa un manejo excesivo de formatos de prstamos de sala y circulante,los cuales por su pequeo tamao y volumen pueden extraviarse, situacinque ocurre con cierta frecuencia.

Ya no existe suficiente espacio fsico en la biblioteca para almacenar losarchivos de carpetas, tipo papel, que contienen toda la informacin de lasoperaciones de la biblioteca y tambin de la informacin histrica.

Se hace engorrosa y lenta la bsqueda de informacin en estos archivosmanuales dado al gran volumen de informacin que se maneja.

Las operaciones que tienen que ver con los inventarios de libros, adquisicin ydotacin tambin se hacen engorrosas y lentas.

En general, y a nivel de diagnstico, se observa un problema de retardo de tiempo derespuesta por parte del sistema a sus usuarios y un problema de excesivo manejo depapel y formatos. Esto ocurre por el crecimiento de la poblacin de usuarios y por lafalta de herramientas automatizadas que permitan la agilizacin de las tareas de labiblioteca y del control seguro de la informacin en general.

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Al final de sealar los problemas se hace un diagnstico generalizado de la situacin.Este diagnstico en su contenido debe hacer una especie de recapitulacin de losproblemas a manera general dando a entender cul es la situacin global que se debeatacar.

III.5 Solucin Propuesta

En este paso se plantea la solucin a los problemas encontrados en el punto anterior.Esto enfocado desde el punto de vista del nuevo sistema, con detalle de ingeniera ydesde una ptica tcnica y gerencial.

La redaccin de la solucin cumple con ir relacionada con el ttulo del trabajo de grado,en esencia es casi lo mismo, pero con las adecuaciones tcnicas y de gerencia delcaso.

III.6 Alcances del Sistema

En el alcance del sistema se debe definir hasta donde debe llegar el radio de accin delsistema, cules son sus fronteras. Se debe establecer con propiedad que es lo que va ahacer el sistema, y en muchos casos, tambin se determina hasta qu es lo que no va ahacer el sistema.

A nivel de un trabajo de grado es muy importante definir este aspecto con la suficienteclaridad de manera de que no quede ninguna duda al respeto.

Solucin Propuesta

Dado al diagnstico determinado se plantea el diseo y construccin de un sistemade informacin para la gestin y control de las operaciones de la Biblioteca del AIS.

Este nuevo sistema debe cumplir con solventar la problemtica encontrada, yadems, tambin debe cumplir con brindar a los usuarios y a los operadores de laBiblioteca de un conjunto de nuevas funciones, aplicaciones y herramientas que lespermitan a stos el poder agilizar los procesos, mejorar los tiempos de respuesta ypoder hacer tambin un manejo eficiente de la informacin almacenada.

Se observa en este caso un tpico emprendimiento y desarrollo de la automatizacininformtica de un sistema de informacin netamente manual..

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Alcances del Sistema

El nuevo sistema de informacin se encargar de dar apoyo al personal de labiblioteca en los procesos de Prstamo de Sala, Prstamo Circulante, Inscripcin deUsuarios y Adquisicin e Inventario de libros.

El nuevo sistema no se encargar de la gestin de compras de los libros, esto loseguir haciendo el Vice-Rectorado Administrativo. En cuanto a esto la bibliotecaseguir emitiendo el listado de los libros y con las cantidades necesitadas a este Vice-Rectorado, y el Vice-Rectorado le seguir haciendo entrega de los libros solicitadoscon su respectiva relacin de entrega.

Por solicitud del personal que labora en la biblioteca se ha encomendado aldesarrollador que integre al nuevo sistema el control y acceso a la informacin quetiene que ver con el conocer en todo momento quien es el personal responsable derealizar:

Los prstamos de libros. Los inventarios de libros. La incorporacin y desincorporacin de nuevos ttulos y ejemplares.

El sistema no llevar un registro de asistencia del personal de biblioteca, esa no esfuncin del nuevo sistema, pero si registrar todas las operaciones que cada personalde biblioteca ejecute dentro del nuevo sistema, claro sta, una que estos se hallanconectado al nuevo sistema de informacin.

Se necesita que para esta nueva funcin se registren tambin con precisin la fecha yhora en se realizan las operaciones que tienen que ver con los prstamos de loslibros.

Sin ms ni menos, estos sern las funciones y operaciones del nuevo sistema deinformacin.

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III.7 Limitaciones del Proyecto

Si existe algn tipo de limitacin que el desarrollador considere pueda existir para elemprendimiento del diseo y construccin del nuevo sistema, entonces ste deberhacerlo conocer en esta parte.

III.8 Necesidades Generales del Sistema

Las necesidades generales del sistema se refieren a una primera aproximacin de loque van a ser los requerimientos formales del sistema. Estas necesidades se dividen en3 grupos:

Necesidades de Hardware. Necesidades de Software. Necesidades Funcionales del Sistema.

Las necesidades de hardware tienen que ver con los equipos computacionales que sonnecesarios instalar para que el nuevo sistema de informacin pueda funcionar de

Limitaciones del Proyecto

El desarrollador del sistema no observa la presencia de ninguna posible limitacinque de alguna manera pueda retrasar o comprometer el desarrollo del presenteproyecto.

Ms bien, se considera de que se cuenta con un buen y significativo nmero deinformantes asociados con el sistema, los cuales son los primeros dolientes einteresados en que les construya una solucin que les permita, por un lado ejercersus funciones de manera rpida y amena, en el caso de los funcionarios de labiblioteca, y por otro lado el recibir un servicio rpido y completo, de parte de losusuarios.

En cuanto a la construccin, se cuenta con los equipos necesarios para tal fin porparte del desarrollador, y adems, tambin se cuenta con la experticia necesaria parapoder desarrollar la fase de codificacin, programacin de la aplicacin o productofinal, en otras palabras la construccin completa del nuevo sistema de informacin.

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manera eficiente. Despus, cuando se definen formalmente los requerimientos en lafase de diseo se pueden determinar otros posibles equipos computaciones quepodran ser requeridos por el nuevo sistema.

Las necesidades de software se refieren a todas las aplicaciones y paquetesinformticos que se necesitan para construir y mantener operativo el subsistemaprogramado del nuevo sistema. Entre estos paquetes informticos se encuentran lossistemas operativos, los lenguajes de programacin, los softwares de edicin, etc.

Por lo general las organizaciones poseen estndares en cuanto a las herramientasinformticas de productividad y desarrollo que utilizan en sus reas de trabajo, eldesarrollador deber adaptarse a los estndares, normalizaciones y directrices que porpolticas y normativas la organizacin tenga definidas. Si la organizacin no posee estasnormativas entonces el desarrollador deber, conjuntamente con el personal de tomade decisiones de la organizacin, determinar cules sern los paquetes informticosms adecuados para el desarrollo, mantenimiento y funcionamiento del nuevo sistema.

En base a toda la informacin recabada y analizada el desarrollador ya debe contar conuna visin e idea funcional de las tareas que debe ejecutar el nuevo sistema deinformacin, estas son las necesidades generales del sistema y las mismas se planteande manera muy general, como una lista de requerimientos bsica.

En la fase de diseo, se toma en cuenta este listado de necesidades para convertirlo enrequerimientos muy bien detallas y elaborados.

Necesidades Generales del Sistema

A continuacin se describen las necesidades generales del sistema, hardware,software y funcionales.

Necesidades de Hardware:

2 computadoras con pantalla touchscreen de 17, procesador INTEL PentiumG2020 Dual Core 2,90Ghz/LGA1155/1333Mhz con 4 GB RAM y disco duro de500 GB. Estos para el servicio de Prstamos de la biblioteca.

1 computador con pantalla touchscreen de 15, procesador INTEL PentiumG2020 Dual Core 2,90Ghz/LGA1155/1333Mhz con 4 GB RAM y disco duro de500 GB. Para la parte administrativa de la biblioteca.

1 Impresora de inyeccin de tinta para el rea administrativa. 1 Impresora lser para el rea administrativa

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1 Disco duro externo USB de 2 TB para el rea administrativa de la biblioteca.Para hacer respaldo.

Conexin segura a internet. Router con WI-FI, con 1 puerto WAN y 4 puertos LAN. 2 Impresoras pequeas tipo fiscal para el servicio de prstamos de la

biblioteca. Servidor conectado a internet donde se poder alojar la aplicacin de Biblioteca.

Se decido instalar la aplicacin en un servidor WEB, el cual puede ser elmismo servidor de la Universidad, o en su defecto se tendra que pagar por losservicios de un servidor privado.

Cableado de Red Ethernet para conectar a las impresoras y los computadores.

Necesidades de Software:

Despus de haber hecho las pertinentes deliberaciones con el personal de Bibliotecay de la Universidad se decidi desarrollar la aplicacin en JAVA. Adems tambin sedecidi que los equipos de la Biblioteca trabajarn bajo el sistema operativoUBUNTU.

Para correr la aplicacin el usuario o empleados de la biblioteca debern conectarsea Internet. Se plantea la necesidad de desarrollar una interfaz hombre mquinadirigida a computadoras tipo desktop y laptop, y una segunda interfaz hombremquina dirigida a equipos mviles tales como telfonos celulares inteligentes ytablets.

Necesidades Funcionales:

Las caractersticas principales que va a tener el nuevo sistema de informacin de labiblioteca del AIS son: la automatizacin informtica de los datos y el acceso a lainformacin totalmente a travs de la Internet. A continuacin se presenta un listadocon las necesidades funcionales demandadas en el nuevo sistema.

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Como todo sistema, ste debe contener un subsistema de seguridad deacceso y navegacin entre los diferentes mdulos. Se debe entender que paraesto se debe manejar un subsistema de claves y nombres de usuariodebidamente correlacionados con el preciso nivel de acceso y responsabilidad.

Como todo sistema formal, tambin tendra que tener una funcin de respaldoy mantenimiento de la informacin.

Tambin debera manejar un amigable subsistema de ayuda en lnea. En este sistema los usuarios deberan poder acceder a internet para verificar si

hay disponibilidad de un texto en especfico para prstamo, para consultar elfichero, para revisar su status dentro de la biblioteca, para actualizar sus datospersonales y para emitir las correspondientes solvencias.

El sistema debe cumplir con todas las operaciones de prstamos que sehacan en el sistema actual, con la salvedad de que ya el usuario no deberade llenar el formulario de prstamo. Ahora el usuario podra revisar en lnea elfichero de la biblioteca y con la cota del libro poder hacer directamente ante elfuncionario su solicitud. El sistema emitir el recibo de prstamo de maneraimpresa a travs de las nuevas impresoras pequeas. La biblioteca no deberaguardar ninguna copia de este recibo ya que la informacin del mismo ya seencuentra registrada en el sistema.

El sistema dara un apoyo importante a los funcionarios de la biblioteca en loconcerniente con el manejo del inventario de los libros, esto en cuanto aconsultas de existencias, consultas de disponibilidad, consultas de ubicacin,emisin del listado de libros a solicitar con sus debidas cantidades, entretantos.

Emisin de los listados de libros pendientes por ser entregados. Emisin de los expedientes de los usuarios. Emisin de los listados de usuarios que se encuentran en condicin de no

haber entregado los libros que les hayan sido prestados. Control de las operaciones internas del sistema a travs del registro de una

bitcora de operaciones. Incorporacin y desincorporacin de textos y/o ejemplares.

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Con esta ltima actividad se completa la fase de anlisis y se encuentra el terrenopreparado para emprender el diseo del sistema.

Generacin de las fichas tcnicas de los textos. Inscripcin de Usuarios.