ORIENTACION PARA SUPERVISORESSOBRE

LOS NUEVOS CAMBIOS EN LA LOS NUEVOS CAMBIOS EN LA LEGISLACION QUE REGULA LEGISLACION QUE REGULA

EL PAGO DE HORAS Y SALARIOSEL PAGO DE HORAS Y SALARIOS

Universidad Interamericana de Puerto RicoOficina de Recursos Humanos Sistémica

AGOSTO 2004AGOSTO 2004

TEMAS QUE CUBRIREMOS Propósito de la orientación Propósito de la orientación Porqué orientarlosPorqué orientarlos Qué es la Fair Labor Standard Act (FLSA)Qué es la Fair Labor Standard Act (FLSA) Definiciones de personal exento y no exentoDefiniciones de personal exento y no exento Cambios relevantes en la legislación que nos efectanCambios relevantes en la legislación que nos efectan Resumen de los cambios Resumen de los cambios Criterios para clasificar a los empleados como exentos o no exentos Criterios para clasificar a los empleados como exentos o no exentos

(Ejecutivo, Administrador, Profesional de conocimiento avanzado, Profesional (Ejecutivo, Administrador, Profesional de conocimiento avanzado, Profesional creativo, Empleados de computadoras)creativo, Empleados de computadoras)

Efectos de los cambiosEfectos de los cambios Implicaciones para los supervisoresImplicaciones para los supervisores Estrategias para el control de tiempo extraEstrategias para el control de tiempo extra Responsabilidades de los supervisores con respecto al cambioResponsabilidades de los supervisores con respecto al cambio Controles para minimizar gastos por concepto de horas extraControles para minimizar gastos por concepto de horas extra

PROPÓSITO DE LA PROPÓSITO DE LA ORIENTACIÓNORIENTACIÓN

Explicar cómo los cambios recientes en la Explicar cómo los cambios recientes en la Ley Federal titulada Fair Labor Ley Federal titulada Fair Labor Standard Act (FLSA) impacta las Standard Act (FLSA) impacta las prácticas de recursos humanos prácticas de recursos humanos relacionadas con el pago de horas extra, relacionadas con el pago de horas extra, efectivo el efectivo el 23 de agosto de 2004.23 de agosto de 2004.

PORQUÉ ORIENTARLOS

Son la fuente de información primaria de la Oficina de Son la fuente de información primaria de la Oficina de Recursos Humanos para orientar a los empleados. Recursos Humanos para orientar a los empleados.

El supervisor es la persona encargada de mantener el El supervisor es la persona encargada de mantener el control de la asistencia de los colaboradores.control de la asistencia de los colaboradores.

Debe asegurarse de que éstos cumplan con las normas Debe asegurarse de que éstos cumplan con las normas establecidas sobre asistencia y puntualidad.establecidas sobre asistencia y puntualidad.

Es responsable del pago de horas extra de los Es responsable del pago de horas extra de los empleados no exentos.empleados no exentos.

Es responsable ante la gerencia por el mal uso o uso Es responsable ante la gerencia por el mal uso o uso excesivo del presupuesto para esos fines.excesivo del presupuesto para esos fines.

FAIR LABOR STANDARD ACT

Es la ley federal que regula lo relacionado Es la ley federal que regula lo relacionado con el salario mínimo federal y establece en con el salario mínimo federal y establece en su reglamentación los criterios para su reglamentación los criterios para determinar si un empleado es determinar si un empleado es exento o no exento o no exento exento para propósitos del pago de horas para propósitos del pago de horas extra.extra.

EXENTOEXENTO YY NO EXENTONO EXENTO

EXENTOSEXENTOS NO TIENEN NO TIENEN DERECHO DERECHO AL PAGO AL PAGO DE DE HORAS HORAS EXTRAEXTRA

NO EXENTOSNO EXENTOS TIENEN DERECHO TIENEN DERECHO AL AL PAGO DE HORASPAGO DE HORAS

EXTRAEXTRA

DEFINICIONES

Empleado Empleado exentoexento - personal que cumple con los - personal que cumple con los requisitos establecidos en la Ley federal (FLSA) para requisitos establecidos en la Ley federal (FLSA) para ser clasificado comoser clasificado como::

• EjecutivosEjecutivos• AdministradoresAdministradores• Profesionales Profesionales

– Profesionales CreativosProfesionales Creativos• Empleados del área de computadorasEmpleados del área de computadoras• Vendedores externosVendedores externos

• Empleados altamenteEmpleados altamente compensados compensados

DEFINICIONES

Empleado Empleado No exentoNo exento – personal que – personal que nono cumple con los criterios establecidos en la cumple con los criterios establecidos en la ley para clasificarse como:ley para clasificarse como:

–EjecutivosEjecutivos–AdministradoresAdministradores–Profesionales Profesionales

•Profesionales CreativosProfesionales Creativos–Empleados del área de computadorasEmpleados del área de computadoras–Vendedores externosVendedores externos–Empleados altamente compensadosEmpleados altamente compensados

CAMBIOS EN LA LEGISLACION (Fair Labor Standard Act)

Actualiza y aumenta los requisitos de nivel Actualiza y aumenta los requisitos de nivel salarial mínimo para la determinación de salarial mínimo para la determinación de exenciónexención de las disposiciones establecidas de las disposiciones establecidas en la ley, como por ejemplo, en la ley, como por ejemplo, el pago de el pago de tiempo extratiempo extra..

Modifica las pruebas para determinación Modifica las pruebas para determinación de las categorías de personal exento.de las categorías de personal exento.

Las nuevas reglas establecen Las nuevas reglas establecen claramente que las exenciones claramente que las exenciones no no aplicanaplican a empleados que realizan a empleados que realizan tareas manuales, u otros empleados de tareas manuales, u otros empleados de “cuello azul” cuyo trabajo envuelve “cuello azul” cuyo trabajo envuelve operaciones repetitivas con sus manos, operaciones repetitivas con sus manos, destrezas y energía física. destrezas y energía física.

RESUMEN DE LOS CAMBIOSRESUMEN DE LOS CAMBIOS A LA LEYA LA LEY

Para clasificar un empleado como exento, en una de esas categorías:

Se utilizan dos criterios:Se utilizan dos criterios:

1.1. SalarioSalario

2.2. Funciones o preparación Funciones o preparación académicaacadémica

PRIMER CRITERIO: SALARIO

Para que un empleado sea Para que un empleado sea considerado considerado exento,exento, lo primero es lo primero es que debe recibir un salario mínimo que debe recibir un salario mínimo de… de…

- $1,971.66 mensuales- $1,971.66 mensuales

Para cualificar para la exención de empleadoPara cualificar para la exención de empleado EJECUTIVO, se debe, se debecumplir con cumplir con todostodos los siguientes elementos: los siguientes elementos:

EJECUTIVO

1.1. El empleado debe ser compensado a base de un salario básicoEl empleado debe ser compensado a base de un salario básico o un “rate” no menor de $o un “rate” no menor de $455 semanales ó 455 semanales ó $1,971.66 $1,971.66 mensuales.mensuales.

2.2. El El deber principaldeber principal del empleado debe ser manejar una empresa, del empleado debe ser manejar una empresa, o o manejar un reconocido departamentomanejar un reconocido departamento o subdivisión de la o subdivisión de laempresa.empresa.

3.3. El empleado debe, normal y regularmente, El empleado debe, normal y regularmente, dirigir el trabajodirigir el trabajo de por lo menos, de por lo menos, dos o másdos o más empleados empleados o su o su equivalenteequivalente..

4.4. El empleado debe tener El empleado debe tener la autoridad para reclutar o despedirla autoridad para reclutar o despedir a otros empleadosa otros empleados o que sus sugerencias o recomendaciones o que sus sugerencias o recomendaciones

relacionadas con reclutamiento, despido, ascensos u otras relacionadas con reclutamiento, despido, ascensos u otras acciones de personal relacionadas con otros empleados se acciones de personal relacionadas con otros empleados se les les adjudica un gran pesoadjudica un gran peso. .

ADMINISTRADOR

1.1. El empleado debe ser compensado a base de un salario o El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales ó un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66.$1,971.66.

2.2. El deber primario del empleado debe ser el desempeño de El deber primario del empleado debe ser el desempeño de trabajo de oficinatrabajo de oficina, , no manualno manual y que esté y que esté directamente directamente relacionado con la gerenciarelacionado con la gerencia o con las operaciones o con las operaciones generales del patrono o de los generales del patrono o de los clientes del patronoclientes del patrono..

3.3. La La función principalfunción principal del empleado incluye el del empleado incluye el ejercicio de la ejercicio de la discreción y juicio independientediscreción y juicio independiente con respecto a aspectos con respecto a aspectos de importancia.de importancia.

Para cualificar para la exención de empleado Para cualificar para la exención de empleado ADMINISTRADORADMINISTRADOR, se , se tiene que cumplir con tiene que cumplir con todostodos los siguientes elementos: los siguientes elementos:

DIFERENCIA

PERSONAL PERSONAL ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

(NO DOCENTE)(NO DOCENTE)

PERSONAL PERSONAL ADMINISTRADORADMINISTRADOR

Según definido en la Ley Fair Labor Según definido en la Ley Fair Labor Standard ActStandard Act

PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO AVANZADO

1.1. El empleado debe ser compensado a base de un salario o El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales.un “rate” no menor de $455 semanales.

2.2. El deber primario del empleado debe ser el desempeño de El deber primario del empleado debe ser el desempeño de trabajo que requiere trabajo que requiere conocimiento avanzadoconocimiento avanzado, definido , definido como trabajo que es de carácter como trabajo que es de carácter predominantemente predominantemente intelectualintelectual, el cual incluye trabajo que requiere el , el cual incluye trabajo que requiere el ejercicio ejercicio consistente de discresión y juicioconsistente de discresión y juicio..

3.3. El conocimiento avanzado debe ser en un campo de El conocimiento avanzado debe ser en un campo de ciencia o aprendizaje.ciencia o aprendizaje.

4.4. El conocimiento avanzado debe ser normalmente El conocimiento avanzado debe ser normalmente adquirido mediante un adquirido mediante un curso prolongadocurso prolongado de de instrucción instrucción intelectual especializada.intelectual especializada.

Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO AVANZADOAVANZADO, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos:

PROFESIONAL CREATIVO

1.1. El empleado debe ser compensado a base de un salario o El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales ó un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66 $1,971.66 mensualesmensuales

2.2. El El deber primariodeber primario del empleado debe ser el desempeño de del empleado debe ser el desempeño de trabajo que requiere trabajo que requiere invencióninvención, , imaginación, originalidadimaginación, originalidad, o , o talento en un campo reconocido del talento en un campo reconocido del quehacer artísticoquehacer artístico o o creativo.creativo.

Para cualificar para la exención de empleado Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL PROFESIONAL CREATIVOCREATIVO, se tiene que cumplir con , se tiene que cumplir con todostodos los siguientes elementos: los siguientes elementos:

EMPLEADOS DE COMPUTADORAS

1.1. El empleado debe ser compensado ya sea a base de un El empleado debe ser compensado ya sea a base de un salario o tarifa a un “rate” no menos de $455 semanal o si salario o tarifa a un “rate” no menos de $455 semanal o si es compensado por hora, no menos de es compensado por hora, no menos de $27.63$27.63,, la hora. la hora.

2.2. El empleado debe desempeñarse como El empleado debe desempeñarse como Analista de Analista de Sistemas de Computadoras, Programador de Sistemas de Computadoras, Programador de Computadoras, Ingeniero de ProgramasComputadoras, Ingeniero de Programas u otro trabajador u otro trabajador experto en el campo de las computadoras que desempeñe experto en el campo de las computadoras que desempeñe las tareas que se mencionan a continuación.las tareas que se mencionan a continuación.

Para cualificar para la exención de Para cualificar para la exención de EMPLEADO DEL ÁREA DE LAS EMPLEADO DEL ÁREA DE LAS COMPUTADORASCOMPUTADORAS, , se tiene que cumplir con se tiene que cumplir con todostodos los siguientes elementos: los siguientes elementos:

EMPLEADOS DEL CAMPO DE LAS COMPUTADORAS (Cont.)

La función primaria del empleado debe consistir en:La función primaria del empleado debe consistir en:

a)a) La aplicación de técnicas y procedimientos de La aplicación de técnicas y procedimientos de análisis análisis de sistemasde sistemas,, incluyendo consulta a usuarios para incluyendo consulta a usuarios para determinar “hardware”, “software”o especificaciones determinar “hardware”, “software”o especificaciones funcionales de sistemas.funcionales de sistemas.

b)b) El diseño, desarrollo, documentación, análisis, El diseño, desarrollo, documentación, análisis, creación, prueba, o modificación de creación, prueba, o modificación de sistemas o sistemas o programasprogramas de computadoras, incluyendo prototipos, de computadoras, incluyendo prototipos, basados en y relacionados con usuarios o basados en y relacionados con usuarios o especificaciones de diseño de sistemas.especificaciones de diseño de sistemas.

c)c) El diseño, documentación, prueba, creación o El diseño, documentación, prueba, creación o modificación de programas de computadoras modificación de programas de computadoras relacionados con los relacionados con los sistemas de operación de sistemas de operación de maquinaria.maquinaria.

d)d) Una combinación de las tareas antes mencionadas, Una combinación de las tareas antes mencionadas, cuyo desempeño requiere el mismo nivel de destrezas. cuyo desempeño requiere el mismo nivel de destrezas.

EFECTO DE LOS CAMBIOS

Aumentará el número de empleados Aumentará el número de empleados

NO EXENTOSNO EXENTOS Aumentará el número de empleados Aumentará el número de empleados

elegibles a cobrar horas extra.elegibles a cobrar horas extra. Aumentará el gasto por dicho Aumentará el gasto por dicho

concepto. concepto. Requerirá de controles estrictos.Requerirá de controles estrictos.

IMPLICACIONES

Cambio en clasificaciones de algunos empleados Cambio en clasificaciones de algunos empleados de de exentos a no exentos y viceversa.exentos a no exentos y viceversa.

Cambio en elCambio en el registro de asistencia. registro de asistencia.

Cambio en elCambio en el formulario formulario para registrar la para registrar la asistencia:asistencia:

DeDe mensual a semanalmensual a semanalDe semanal a mensualDe semanal a mensual

Universidad Interamericana de Puerto Rico Registro de Asistencia y Autorización de Pago

Oficina de Recursos Humanos para Personal No Exento

A. Esta sección debe ser completada por la Oficina donde trabaje el empleado:

Apellido paterno, Apellido materno, Nombre Inicial Seguro Social

Título del Puesto Unidad

Semana del al

día mes año día mes año Oficina, Decanato o Departamento

E S E S Total E S E S E S Total Horas Período Horas Tipo de

Día am m pm pm Horas am m pm pm Horas Extra Alimento Ausente Ausencia

L

K

M

J

V

S

D

40

Observaciones: ¿Tiene acuerdo de horario flexible? Si* No

Certifico que las horas registradas por este empleado son correctas y el tiempo extra no pudo realizarse dentro

del horario regular.

Fecha Firma del Empleado Fecha Firma del Supervisor

B. Esta sección debe ser completada por la Oficina de Recursos Humanos de la Unidad.

Informe de: Tiempo extra trabajando

Nóminas de empleados por horas Período alimenticio: horas = $

Sueldo mensual: $ Medio tiempo: horas = $

Sueldo por hora: $ Tiempo sencillo: horas = $

Cuenta a cargarse: Tiempo y medio: horas = $

Número de puesto: Tiempo doble: horas = $

Preparado por: Total: horas = $

C. Esta sección debe ser completada por la Oficina de Nóminas:

Verificado por:

Fecha Técnico de Nóminas

Horario Regular del Empleado Registro de Asistencia

Totales

Periodo alimenticio autorizado por ______ minutos.

Universidad Interamericana de PR Informe Mensual de Asistencia para Oficina de Recursos Humanos Personal Exento

Unidad

Oficina, Decanato o Departamento Mes

Nombre del Empleado Seguro Social

Instrucciones : El empleado dejará constancia de su asistencia completando este informe mensualmente. El mismo se

enviará a la Oficina de Recursos Humanos de su unidad no más tarde del día 5 del mes siguiente al que corresponde el

informe.

Día 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

AM

PM

Clave

P Presente LMF Licencia Médico Familiar MI Licencia Militar

O Fuera en Asunto Oficiales ANA Ausencia No Autorizada LSS Licencia sin Sueldo

E Enfermedad DL Día Libre LE Licencia Especial

V Vacaciones S Sábado C Cedido

M Licencia de Maternidad D Domingo FSE Fondo del Seguro del Estado

F Feriado J Licencia Judicial

Firma del Empleado Título Oficial

Certifico Correcto

Firma del Supervisor Inmediato Fecha

Observaciones:

EXENTOEXENTONO EXENTONO EXENTO

Hoja de Hoja de Asistencia Asistencia SemanalSemanal

Hoja de Hoja de Asistencia Asistencia MensualMensual

CAMBIO DE FORMULARIOCAMBIO DE FORMULARIO

ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL DE TIEMPO EXTRA

Planificar adecuadamente el trabajo en las oficinas y revisar Planificar adecuadamente el trabajo en las oficinas y revisar procesos.procesos.

Reasignación de funciones Reasignación de funciones Reorganización Reorganización

Establecer horarios que se adapten a las necesidades apremiantes.Establecer horarios que se adapten a las necesidades apremiantes. Cambio de horariosCambio de horarios Notificar con por lo menos 15 días de anticipaciónNotificar con por lo menos 15 días de anticipación

Establecer acuerdos de horario flexible.Establecer acuerdos de horario flexible.• Escalonado (adelantar o retrasar la hora de entrada y salida)Escalonado (adelantar o retrasar la hora de entrada y salida)

Responsabilidad del supervisor en este proceso de cambio

Orientar y educar a los empleados correctamente sobre los cambios.Orientar y educar a los empleados correctamente sobre los cambios. Destacar la importancia de estar autorizados para trabajar tiempo extra.Destacar la importancia de estar autorizados para trabajar tiempo extra. Destacar aspectos positivos del cambio.Destacar aspectos positivos del cambio. Trabajar con actitudes y crear un ambiente de motivación.Trabajar con actitudes y crear un ambiente de motivación. Monitorear el uso del presupuesto asignado para el pago de horas extra.Monitorear el uso del presupuesto asignado para el pago de horas extra. Cumplir con la política y normas relacionadas con el pago de tiempo extra.Cumplir con la política y normas relacionadas con el pago de tiempo extra. Certificar para pago las horas extra trabajadas por sus colaboradores.Certificar para pago las horas extra trabajadas por sus colaboradores. Enviar a tiempo los registros de asistencia de éstos a la Oficina de Recursos Enviar a tiempo los registros de asistencia de éstos a la Oficina de Recursos

Humanos dentro del periodo establecido.Humanos dentro del periodo establecido. Prohibido utilizar Prohibido utilizar tiempo compensatoriotiempo compensatorio para “pagar” el tiempo extra para “pagar” el tiempo extra

trabajado por los empleados (concepto no aplica a la empresa privada). trabajado por los empleados (concepto no aplica a la empresa privada). El El derecho de los empleados no exentos, de recibir pago por tiempo extra, es derecho de los empleados no exentos, de recibir pago por tiempo extra, es irrenunciable.irrenunciable.

Manual de Normas establece:

Artículo 3.3 Artículo 3.3

““Cada supervisor verificará los registros de asistencia de Cada supervisor verificará los registros de asistencia de sus empleados”sus empleados”

APENDICE: Manual de normas y procedimientos para APENDICE: Manual de normas y procedimientos para aplicar medidas correctivas y disciplinarias.aplicar medidas correctivas y disciplinarias.

““Es responsabilidad de todo empleado que tiene Es responsabilidad de todo empleado que tiene autoridad supervisora, velar porque la conducta de los autoridad supervisora, velar porque la conducta de los empleados sea de acuerdo con las empleados sea de acuerdo con las normas, reglas y normas, reglas y procedimientosprocedimientos que se han establecido en el Manual que se han establecido en el Manual de Normas para el Personal No Docente…”de Normas para el Personal No Docente…”

CONTROLESPara minimizar gasto por concepto de horas extra:

Prever cuando será necesario trabajar tiempo Prever cuando será necesario trabajar tiempo extra.extra.

Informar que no se permitirá trabajar más allá Informar que no se permitirá trabajar más allá del horario regular, sin la debida autorización.del horario regular, sin la debida autorización.

Revisar detenidamente las hojas de asistencia Revisar detenidamente las hojas de asistencia semanal de los colaboradores.semanal de los colaboradores.

Estar pendiente y asegurarse de que todo Estar pendiente y asegurarse de que todo empleado que se quede en su área de trabajo, empleado que se quede en su área de trabajo,

luego del horario regular, no esté realizando luego del horario regular, no esté realizando funciones de trabajo, salvo que esté autorizado.funciones de trabajo, salvo que esté autorizado.