ALUMNA: Nez Castillo Sonia Fernanda

CAPTULO 07COMPRASI. INTRODUCCINLos desembolsos que se efectan a travs de las compras y la incidencia del costo de compra en el artculo que se produce y lo vende, obliga a pensar que no slo se trata de satisfacer las necesidades de las dependencias de la empresa, proporcionndose lo que solicitan, sino que hay que tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinacin de todos los elementos con Compras, porque esta puede facilitar los materiales y al mismo tiempo beneficios de la compra. Para ello se requiere no subordinar las compras a otra dependencia; hacerla actuar independientemente bajo la direccin de la Gerencia de Logstica que coordine su accin con aquellos a quienes debe servir, de manera que conociendo sus necesidades se pueda facilitarles lo que requieren en forma econmica.Ante este nuevo pensamiento, el comprador se convierte en parte del equipo dirigente de la empresa, donde su conocimiento y habilidades permiten aplicar sin dificultad los principios de la compra econmica y cientfica. De esta forma COMPRAS evolucion de una simple funcin de servicio, en provecho de produccin, a una funcin directiva en la que hay que tomar decisiones constantes, que muchas veces son alteradas en lapsos muy cortos, por las circunstancias cambiantes de la economa y del comercio. Ya no se trata de esperar rdenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay que prever las necesidades y los cambios que puedan producirse, para hacerles frente sin que se resienta la economa de la entidad.Al surgir el concepto de logstica dentro de las empresas, en fase inicial como Administracin de materiales, son muchas las que forman la dependencia en funcin de Compras y sin variar la denominacin; es decir colocan bajo la Gerencia de Compras, los almacenes, el transporte y el control de inventarios conformado de esta manera el elemento que se preocupa del flujo de materiales dentro de la empresa. Posteriormente se preocupan de los cambios de denominacin y a lo que fue Compras se le llama Abastecimiento, Administracin de Materiales y por ltimo Logstica. Lgicamente que los cambios de nombre, traen consigo ampliacin de funciones y nuevos conceptos sobre la actividad, hasta llegara a la actual, mencionada en la primera parte.II. FINALIDAD Y OBJETIVOS:La finalidad del elemento COMPRAS se establece conforme se va viendo su importancia para la empresa y de acuerdo a la necesidad que de los materiales tienen los usuarios, hasta definirla en forma correcta como: ADQUIRIR MATERIALES, SUMINISTROS, HERRAMIENTAS, MQUINAS, EQUIPOS, ETC. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO Y AL PRECIO MS CONVENIENTE.Para cumplir con dicha finalidad se determinan los objetivos fundamentales que debe alcanzar, los cuales constituyen las metas permanentes de sus actividades. Dichos objetivos son: Mantener la continuidad en el abastecimiento. Invencin mnima compatible con la seguridad y provecho econmico. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los materiales. Mantener niveles de calidad acordes con el uso a que se destinan los materiales. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que se requieran. Mantener la posicin competitiva de la empresa.Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las caractersticas de los materiales y el uso al cual se destinan para, en funcin de ello, realizar los esfuerzos necesarios y efectuar la adquisicin sin olvidar las metas que deba alcanzar: En esta forma podr solicitar a los usuarios la informacin que requiera y no se dejar llevar por ofrecimientos de los vendedores que aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en realidad puedan estar atentando contra la continuidad del abastecimiento; producir duplicidades de adquisicin; no disponer del servicio conveniente; o afectar la posicin competitiva de la empresa. En conclusin compras al efectuar las adquisiciones debe analizar si est satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que han asignado a su funcin.III. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADUno de los aspectos ms controvertidos con relacin a Compras es generalmente, relacionado con autorizacin que la Gerencia General debe otorgarle para que pueda contar con la suficiente utilidad en su labor de adquirir lo que la empresa requiera, pero al mismo tiempo, es necesario controlar las adquisiciones que realiza, de manera de evitar los malos manejos que se supone es prctica como la de los compradores. Es usual que en las empresas al tratar de compras, se piense que los que intervienen en ellas se aprovechan del puesto que desempean, obteniendo prebendas de los vendedores.Por este pensamiento se restringe la autorizacin que debe drseles as, en vez de evitar problemas, agilizar y flexibilizar las compras; aumentan los relacionados con roturas de stock, paralizaciones y prdidas. Al hacer las restricciones, se olvidan que los procedimientos tienen una fuerte incidencia en los inventarios y si son largos y morosos, las existencias se elevarn en funcin de la demora que tenga el procedimiento y en igual forma la inversin que se requiere aumentar producindose un mayor desembolso de capital.Es lgico que la compra sea autorizada, formal o tcitamente por cuanto ella responde a una necesidad descubierta por el usuario o establecida por Logstica en base al consumo de los materiales. La autorizacin que se otorgue constituye una limitacin para el elemento Compras, que muchas veces comparte la responsabilidad inherente a la adquisicin que se realiza, es por ello conveniente definir con exactitud los lmites de la responsabilidad individual y de la mancomunada en el desempeo de la funcin, debiendo separar ambas.Al tratar de definir caractersticas relacionadas con calidad, tipo, pruebas a las que se someter, anlisis de sus propiedades, etc., la responsabilidad es compartida con el usuario, quien debe asumir la tarea de especificar lo que desea y el uso al que destina el material; mientras el comprador se responsabilizar de la seleccin del proveedor y de la fuente donde lo adquirir, en forma que resulte ventajosa para la empresa.Los directivos de la entidad son los determinarn la responsabilidad que le incumbe al elemento comprador, as como establece la autorizacin que le otorgan para que pueda llevar a cabo las adquisiciones, autorizacin que puede adoptar una delas siguientes formas: Para la fabricacin durante un periodo determinado. Para el cumplimiento de un programa de adquisicin de materiales ya determinado. Por rdenes de compra especficas. Para la adquisicin de determinados materiales que deben tenerse en existencia (mantenimiento de stocks). Por determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.Cualquiera de estas formas de autorizacin podr ser utilizada por los directivos para que compras ejecute su funcin sin tropiezos, en provecho de la entidad y asumiendo la responsabilidad que le compete. Los directivos al delegar las tareas o funciones, otorgan la autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser, esta autoridad proporcional a la responsabilidad y a la capacidad que para al afrontarla tiene el comprador.El alcance de la autoridad en cualquier caso dado, es determinado por la direccin, quien deber evaluar la responsabilidad y la capacidad que se requiere para hacerle frente. De acuerdo a estos dos conceptos es que la direccin actuar, pero principalmente el relativo a la responsabilidad, ya que si carece de capacidad para afrontar responsabilidades es muy sencillo prescindir del comprador o restringirle sus actividades al mnimo.IV. NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRASAl analizar la finalidad que tiene Compras en la Empresa, se puede establecer que existen cuatro aspectos bsicos que rigen las adquisiciones y son: Calidad. Cantidad. Momento en que hay que comprar. Precio ms conveniente.Por lo tanto, las normas y principios que sobre Compras se pueden determinar, tendrn que versar sobre estos cuatro aspectos y los indicamos a continuacin:4.1. CALIDADLa calidad est definida por la utilizacin que se va a dar al artculo que se adquiere, por lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin o uso que se dar al material que se adquiera. Estas normas son:1. LA CALIDAD DEBE DEFINIRSE: Esto significa que el comprador debe establecer las propiedades y especificaciones que tendr los materiales que quiere adquirir, de manera que puedan ser medido por medio de sus propiedades fsicas o qumicas.2. LA CALIDAD NO SE MIDE POR EL PRECIO: Es muy comn pensar que a mejor precio se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a otra, en artculos idnticos y an de inferior calidad.3. LA CALIDAD DEBE SER LA CONVENIENTE: Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente no ser siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material, la calidad mnima que puede aceptarse, ya que debemos relacionar este aspecto con el precio del costo y con el costo de venta.4. LA CALIDAD DEBE ESTAR SIEMPRE DISPONIBLE: De nada valdr que obtengamos un artculo de gran calidad, si cuando lo volvamos a necesitar no est disponible, o sea que no lo encontramos en el mercado. Este concepto de disponibilidad se refiere a que si el material puede ser adquirido con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y varias fuentes de suministro.En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores es imprescindible que Compras disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita y pueda as ponerlo en conocimiento de los proveedores, de manera que enven los artculos capaces de ser sometidos a inspecciones y pruebas que determinen si corresponden a la calidad deseada. El comprador asume la responsabilidad de la compra, por lo que est en la obligacin de asegurarse de lo que desea, y al serle proporcionado debe poderlo comprobar.4.2. CANTIDADEs un deber ineludible del comprador; el estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar si la cantidad que le solicitan responde al consumidor y al mismo tiempo poder establecer la cantidad econmica.Para compras es una responsabilidad constante el poner a disposicin de los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades y para ello debe equilibrar al hacer una adquisicin, tres aspectos importantes que son: Las necesidades de consumo Las ventajas econmicas. La seguridad de su almacenamiento.Y por ello las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar estos tres puntos. Dichas normas pueden ser las siguientes:1. LA CANTIDAD DEBE BASARSE EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS: Para los artculos de consumo constante que se mantienen en el almacn, las cantidades a pedir, deben estar basadas en el consumo que de ellos se haga. Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtencin de datos necesarios en la determinacin de las cantidades a pedir, que permite comparar las cantidades que se solicitan con las que consumen y que evite los caprichos o preferencias de los usuarios. Slo as lograr adquirir cantidades co0rrectas y econmicas. 2. LA CANTIDAD DEBE ESTAR RESPALDADA: Toda requisicin que reciba Compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinacin se refiere. En el caso de artculos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo ser el control de existencias; en el caso de artculos que se adquieren por primera vez o de adquisicin espordica, este respaldo consiste en la indicacin correcta que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.3. LA CANTIDAD NO DEBE SER INFLUENCIADA POR EL PRECIO: Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarn grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirir la cantidad prevista.Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para establecer su poltica de compras, que podra consistir en: Para artculos cuyo precio varan poco a poco, comprar de acuerdo a las necesidades. Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las necesidades de los perodos en que sube.4. LA CANTIDAD QUE SE DETERMINE DEBE TENER EN CUENTA EL TIEMPO DE DEMORA: El tiempo que se demorar en contar con el material desde sus trmites iniciales hasta su disponibilidad en el almacn, es un factor que hay que tener siempre en cuenta si se quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir.5. EL TRANSPORTE A ELEGIR EST EN FUNCIN DE LA CANTIDAD QUE SE ADQUIERA: Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precios es lgico que para determinar el medio y la va a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artculo que se est solicitando. Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.6. LA CANTIDAD DEBE TENER EN CUENTA EL ESPACIO DISPONIBLE: El espacio de que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendr que estudiar la solucin adecuada antes de cursar el pedido.

4.3. MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRARLa determinacin del momento en que hay que comprar el material, evita gastos intiles y compras de ltimo minuto, y para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la va a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente es: EL MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR DEPENDE DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS, ya que es sta la nica manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudar a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerte para solicitar el material.4.4. PRECIO MS CONVENIENTEEste factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:1. DE ADQUISICIN ES UN ELEMENTO BSICO DEL PRECIO DE VENTA: Gran parte del precio de venta de un artculo est formado por el de compra, por lo tanto, para lograr vender a precio de competencia en el mercado, hay que adquirir a precio que le permita a la compaa competir cuando exponga el producto a los consumidores.2. EL PRECIO DEBE BUSCARSE EN RAZN DE LA CALIDAD Y LA CANTIDAD: Sabemos la influencia que sobre el precio tiene la calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo ms barato, sino el ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en cantidad necesaria. Para ello los compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio.3. EL PRECIO NO ES SOLAMENTE EL VALOR DE COMPRA: El valor de compra o cantidad que se paga por un artculo, es solamente uno de los factores que forman el costo de compra. Hay que tener presente el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc. Y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que se adquieren. Hay que analizar estos aspectos para establecer el precio ms bajo.V. CLASIFICACIN DE LAS COMPRASLas compras pueden clasificarse segn la forma de efectuarla o segn el tipo de mercanca que se adquiera. En el primer caso pueden ser centralizadas, descentralizadas o mixtas; y en segundo caso pueden ser compras de materias primas, de suministros, de piezas fabricadas o de maquinarias y equipo.Veremos a continuacin esta clasificacin:5.1. POR LA FORMA DE EFECTUARLA: Compras centralizadas: Se denominan as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado COMPRAS el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisicin preocupndose por obtener Compras Descentralizadas: Esta clasificacin puede tener dos aspectos: Esta clasificacin puede tener dos aspectos: Cuando existiendo el organismo denominado Compras, solo ejercita el control de las adquisiciones, pero stas son efectuadas por elementos autnomos. Cuando cada dependencia realiza sus propias compras. Compras Mixtas: Se denominan as cuando los artculos en general son adquiridos por el organismo central COMPRAS, los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o por sus propios compradores.5.2. POR EL TIPO DE MERCANCA QUE SE ADQUIERE Materias Primas: Son aquellos materiales indispensables para la produccin y que a travs de un proceso sufren una transformacin. Su adquisicin tiene las siguientes caractersticas: Consumo constante. Grandes cantidades. Informacin fcil de obtener. Precios segn acuerdo. Ocupan mucho espacio de almacenes. El transporte y la manipulacin son muy costosos. Suministros: Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la entidad. No forman parte del producto, pero siempre se requieren para la produccin. Las caractersticas de su adquisicin son: Consumo en partidas pequeas. Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas. Ocupan poco espacio en el almacn. Mucho trabajo de oficina por la variedad. Tienen especificaciones normalizadas. Piezas fabricadas: Son pequeas piezas o herramientas que se adquieren para revender. Sus caractersticas son: Margen de ganancias en reventa decisivo. Adquisicin por cotizaciones para obtener mejor precio. Tratndose de artculos estndar pueden obtenerse precios de mayorista. Su adquisicin debe limitarse a programas establecidos.Maquinaria y Equipo: Su denominacin es suficiente para saber de qu se trata. Su adquisicin presenta las siguientes caractersticas: Debe ser aprobada por los directivos. Priman las condiciones o caractersticas tcnicas. Las especificaciones deben ser minuciosas. Deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener. La decisin se toma en conjunto entre el interesado y Compras.VI. MTODOS PARA COMPRARCualquiera que sea la compra que se realice, es conveniente adoptar un mtodo determinado para realizarla. Estos mtodos pueden ser:5.1. SEGN LOS FACTORES QUE INTERVENGAN EN LA DETERMINACIN DE CUNDO SE COMPRAR.a. Ajustadas a las necesidades: Aquellas que se efectan cuando el artculo es necesario. Sus caractersticas son: Comprar nicamente lo necesario. Se refiere a artculos de poca frecuencia de consumo o a necesidades urgentes. La idea es contar con el artculo en el momento preciso. No se mantiene stocks.Para la aplicacin de este mtodo, los compradores deben tener proveedores de confianza que sean cumplidos y no se aprovechen de la situacin.b. Para periodos futuros especficos: Tal como su nombre lo indica, se trata de adquirir para un determinado periodo. Sus caractersticas son: Utilizado generalmente para artculos de consumo regular. Variaciones de precio son insignificantes. El perodo para el cual se compra no debe ser fijo a travs del tiempo, sino debe basarse en el control de existencias y en las variaciones de la fabricacin. La economa que pueda obtenerse afecta al periodo de compra y al costo de almacenamiento. El perodo que abarcar la cantidad que se adquiere, es fijado por el programa o plan de produccin o por el consumo del almacn.c. Segn situacin de mercado: Se trata de aprovechar las fluctuaciones. Sus caractersticas son: Tener en cuenta el programa de produccin. Estudiar constantemente en el mercado para determinar futuras posibilidades o las tendencias que se prestan o prevn. Establecer de acuerdo a la tendencia, la cantidad por adquirir, si es de laza y el precio es bajo: cantidad fuerte; si es de baja y el precio alto: cantidad para satisfacer la necesidad inmediata. Estudiar las posibilidades de abastecerse durante un largo tiempo con entregas parciales. Utilizar el mtodo para artculos cuyo consumo es estable.

La aplicacin de este mtodo es ventajoso porque permite obtener grandes y fuertes utilidades; sin embargo, el comprador no debe olvidar que necesitar mayor espacio en los almacenes y que existe el peligro de la obsolescencia por lo cual deber efectuar estudios del mercado muy minuciosos, por cuanto un error de apreciacin en la tendencia, puede ser causa de cuantiosas prdidas para la entidad.d. Especulativas: Consiste en adquirir cuando los precios son bajos, la tendencia es a subir y la idea del comprador es adquirir gran cantidad para revender mayor precio. Sus caractersticas son: Implica un riesgo mayor que el normal. El factor principal para su utilizacin es la tendencia del precio en el mercado. El programa de produccin es de poca importancia sin excluirlo del todo. No est basado en la demanda del precio del propio negocio sino en la utilidad que pueda obtenerse. No est basado en la demanda del propio negocio sino en la utilidad que pueda obtenerse. No es funcin normal de compra. Debe ser autorizada por el ejecutivo financiero o por los asesores de la entidad. Compras debe informar sobre los riesgos y ventajas que presenta su aplicacin, indicando su opinin sobre el problema. Inmobiliza grandes cantidades de dinero haciendo peligrar los programas de produccin por falta de capital para otras adquisiciones. Requiere mucho espacio en el almacn. Pueden quedar artculos fuera de uso.5.2. SEGN LA FORMA DE COMPRAR

a. Compras sobre contrato: Consiste en fijar mediante un contrato o las fechas de entrega de los materiales adquiridos. Sus caractersticas son: Ofrece las ventajas de los mtodos indicados en 1c y 1d, sin inconvenientes. Se aprovechan los precios bajos escalonando las entregas. No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo. Deben tenerse muy en cuenta los puntos a contemplar en contrato y sobre todo de asesoramiento legal al respecto, para evitar reclamos o razonamientos con los proveedores situacionales enojosas en la propia entidad. Al hacer el contrato hay que tener en cuenta: que siempre sea por escrito, exponiendo en forma clara las cantidades, especificaciones, precios, condiciones de pago, plazos de entrega, inspeccin que se realizar, garantas, etc. En el contrato expresar la cantidad de acuerdo a una unidad determinada. Hay que indicar como se realizarn las inspecciones y por cuenta de quines corrern los gastos que ellas demanden.

b. Compras en partidas agrupadas: Consiste en agrupar las partidas de aquellos artculos que en el ao deben ser adquiridos en cantidades reducidas y en los que el costo de tramitacin es mayor que el precio del artculo. Con este mtodo se logra hacer grandes economas. Se obtienen precios garantizados por un determinado tiempo; se facilita las adquisiciones reducidas y se hacen ms atractivas para los proveedores; se facilita las adquisiciones reducidas y se hacen ms atractivas para los proveedores; se logra la intervencin de varios proveedores con la ventaja de obtener para la entidad un mejor precio; y por ltimo, se adquieren con un solo pedido artculos que separadamente no justifican, por su consumo, los gastos de tramitacin. Al realizar la agrupacin de los artculos en partidas hay que poner especial cuidado en que cada una de ellas tenga artculos relacionados para que su obtencin se efecte a un solo proveedor.

c. Compras con arreglo a un programa: Consiste en establecer una relacin con las cantidades aproximadas que se necesitarn para la ejecucin de un programa determinado y solicitarles cotizacin a los proveedores, de manera que estos puedan tomar sus previsiones para cuando se les solicite el abastecimiento, siempre y cuando obtengan la buena pro. Sus caractersticas son: Pueden efectuarse en un solo pedido o en vario. Utilizado para los artculos de gran consumo. Reducir las existencias del almacn convirtiendo al proveedor en el propio almacn de la entidad. Obtener artculos de buena calidad al darle tiempo al proveedor para preparar el pedido. Obtiene costos bajos en la adquisicin. Reduce las inversiones en existencias. Asegurar la llegada de los artculos con oportunidad. Si varan las necesidades o especificaciones puede dar lugar a disputas o malos entendimientos con los vendedores, por lo que debe aplicarse a la adquisicin de aquellos artculos cuya utilizacin es firme y conocida, sin embargo, se debe hacer presente al proveedor los riesgos que corre.