LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACION Y PRESERVACION DE LOS

ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA

HERNAN ALONSO RODRIGUEZ MORA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISION DE FORMACION AVANZADA

ESPECIALIZACION EN SISTEMAS DE INFORMACION Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ D.C.

2007

LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACION Y PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA

HERNAN ALONSO RODRIGUEZ MORA

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TITULO DE ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y

GERENCIA DE DOCUMENTOS

Director

PEDRO GALEANO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISION DE FORMACION AVANZADA

ESPECIALIZACION EN SISTEMAS DE INFORMACION Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ D.C.

2007

Nota de Aceptación

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____________________________________ Decana

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Firma Jurado

____________________________________ Firma Jurado Bogotá 05 de Julio de 2007

AGRADECIMIENTOS

A todas, y cada una de las compañías del Grupo Corona y sus funcionarios por la información que permitieron recolectar para la efectiva consecución del presente trabajo, así como al grupo docente de la Universidad de la Salle por brindar el tiempo y los espacios pertinentes, a los asesores por ofrecer sus conocimientos para llevar a buen termino el trabajo de grado.

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 9 1. MARCOS DE REFERENCIA 14 1.1. Marco conceptual 14 1.1.1 La conservación y preservación de los archivos 14 1.2 Marco legal 17 1.2.1 Constitución política de Colombia 18 1.2.2 Leyes 18 1.2.3 Decretos 19 1.2.4 Acuerdos del consejo directivo del Archivo General de la

Nación de Colombia 19 2. DIAGNOSTICO DE ARCHIVO A LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA 2.1 Diagnostico Estado General 20 2.1.1 Administración 20 2.1.2 Depósito 21 2.1.3 Aspectos Ambientales 22 2.1.4 Organización 22 2.2 Conclusiones y Recomendaciones del Diagnostico 23 3. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA 3.1 La Conservación del Documentos A Partir del Ciclo Vital 26 3.1.1 Archivo de Oficina o de Gestión 26 3.1.1.1 Planificación de la Producción Documental 27 3.1.1.2 Trámite 27 3.1.1.3 Vigencia 27 3.1.2 Archivo Central 28

3.1.2.1 Plazo Precaucional 28 3.1.3 Archivo Histórico 29 3.2 Programas de Conservación Preventiva 30 3.2.1 Programas 30 3.2.1.1 Sensibilización y Toma de Conciencia 30 3.2.1.2 Reproducción 30 3.2.1.3 Inspección y Manejo de Instalaciones 31 3.2.1.4 Control de Condiciones Ambientales 31 3.2.1.5 Limpieza 31 3.2.1.6 Control de Plagas 31 3.2.1.7 Prevención de Desastres 31 3.3 Conservación en las Etapas de Archivo 32 3.3.1 Archivos de Gestión 33 3.3.1.1 Depósitos de Almacenamiento 33 3.3.1.2 Funcionalidad 34 3.3.1.3 Estantería 34 3.3.1.4 Distribución de Estanterías 36 3.3.2 Archivo Central e Histórico 36 3.3.2.1 Depósitos de Almacenamiento 36 3.3.2.2 Materiales 40 3.3.2.3 Cajas 40 3.3.3 Funcionalidad de los Depósitos de Almacenamiento 41 3.3.3.1 Ubicación 42 3.3.3.2 Condiciones Ambientales 43 3.3.3.3 Mantenimiento 44 3.3.3.4 Atención de Emergencias 44 3.3.4 Diagnostico de las Instalaciones 46 CONCLUSIONES 46 BIBLIOGRAFÍA 47 ANEXOS 51

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RESUMEN El objetivo del presente trabajo es el de presentar un documento que enmarque los conceptos y teorías que fueron trabajados en el proceso de formación llevado a cabo en la división de formación avanzada, más específicamente en los estudios realizados en la especialización de sistemas de información y gerencia de documentos, de la Universidad de la Salle. El documento tuvo como finalidad principal desarrollar las actividades pertinentes que involucraron en primera instancia, un diagnostico del estado de los archivos en las empresas del la Organización Corona S.A. con una fundamentación teórica y estudio de la situación presentada en las compañías, lo que logro ayudar a determinar, como las personas involucradas en la administración de documentos realizan sus labores en cada una de las empresas del grupo De igual manera todo el proceso de observación en la operación de los archivos de las compañías, ayudo a obtener una idea más clara y precisa de los problemas que en diferentes aspectos se estaban presentando en relación directa con la conservación y preservación de documentos. Además con este proceso se identificaron problemas que generaban en cierta medida no solo caos administrativo, sino la perdida de tiempo en la recuperación de documentos y la perdida definitiva de información en algunos casos, al no contar con un documento que ayudara a guiar a los responsables de la custodia de los archivos, en tomar medidas de primer orden para la conservación de documentos, siendo esto el objetivo principal del presente trabajo Queda el trabajo como aporte para la Universidad de la Salle y para las empresas que conforma la Organización Corona, para ser un soporte dentro del constante empeño por lograr la excelencia de la academia y alcanzar a

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cubrir diferentes aspectos relacionados con la conservación de documentos para el mejoramiento constante en la administración de documentos. Con los conceptos y teorías recibidos, así como la observación del problema que se estaba presentando en las compañías, permitió identificar y trabajar un tema de investigación que se enmarcara en los procesos y procedimientos tendientes a evitar la degradación de los documentos, y por ende de la información contenida en los mismos, notándose la importancia de este trabajo en ofrecer los lineamientos para que los jefes y encargados de archivos en las organizaciones y, específicamente Corona, puedan llevar a cabo las tareas necesarias para realizar una mejor conservación de sus archivos en todo el ciclo vital del documento.

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INTRODUCCION Antecedentes. El patrimonio documental de las empresas del grupo Corona se comenzó a construir desde los inicios de la fábrica de vajillas, ubicada en Caldas-Antioquia, sobre el año 1881. En la Organización Corona existían tres grandes cuerpos, cada uno con su propia red comercial. El primero estaba constituido por la fábrica de vajillería, Locería Colombiana, por la fábrica de aisladores eléctricos Electroporcelana Gamma y por Cerámica Industrial Pegaso. Ese ramal tenía una compañía comercializadora llamada Pedernal Corona y vendía los productos de esas tres fábricas. El segundo tenía que ver con los productos más afines a la construcción, que era Colcerámica, Ceramita y cerámica Sabaneta. Estas tenían su propia cabeza comercial que se llamaba Distribuidora Azulejos Corona. El tercer cuerpo estaba constituido por Láminas del Caribe, fábrica ubicada en Barranquilla, que también tenía su propia red comercial, que se llamaba comercial Madeflex. En 1965 existían algunos almacenes que se llamaban salas de exhibición, cuyo objetivo era, como dice su nombre, exhibir más que vender, donde el cliente tuviera la oportunidad de visualizar los productos Corona. En 1992 nació el Home Center de las américas y, simultáneamente se constituyeron los almacenes como un ente independiente de las compañías comercializadoras, quienes pasaron a atender la red de distribución, y a Arcesa S.A. como principal cliente. En agosto se crea Arcesa S.A. conformada por Almacenes Mancesa, Diacercol y Salas Corona Arcesa S.A.

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Todas estas transformaciones administrativas, así como la fusión y adquisición de compañías que hoy integran el grupo Corona, han traído consigo la generación de una producción documental bastante significativa en cada uno de los negocios que la integran para hacer parte de la historia empresarial del grupo. Este crecimiento exponencial y las medidas fijadas a futuro para la expansión a nivel internacional, así como la compra de nuevas compañías en el exterior, hacen prever también un incremento exponencial de documentos que deberán estar a disposición para su consulta a las futuras generaciones de colaboradores de las empresas y particulares, que deseen conocer la información relacionada con la evolución del grupo Corona. Descripción del problema. Ya que, en su mayoría, las empresas del grupo no cuentan con los espacios adecuados para realizar el tratamiento técnico a los documentos y poder realizar una efectiva conservación y preservación de sus archivos, se está generando una desorganización y mal manejo de la documentación y, en última instancia descuido y deterioro de la información.

Con todo esto, es muy importante tener en cuenta que, en la actualidad, las compañías generan documentos que por sus valores secundarios pueden llegar a formar parte del patrimonio documental de grupo e incluso del país, teniendo claro que para lograr transmitir la información vital que contienen los mismos se debe contar con los mecanismos y programas apropiados para preservar y conservar los documento, sin importar su formato

Ante la constante pérdida de información en los archivos, por ataque de hongos, humedad excesiva, mutilaciones por mal manejo, etc., en donde se ve comprometida la holding por la falta de políticas eficientes y de personal capacitado para la realización de dichas labores, la Organización se ve abocada a elaborar planes y programas para preservar dichos documentos. En este orden de ideas, y teniendo en cuenta las trasformaciones que han marcado la evolución de Corona a través de su historia, surge la necesidad imperante de que a futuro se pueda consultar información que brinde datos específicos y generales de los momentos que marcaron la creación y

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funcionamiento de toda la Organización, y en general de documentación que por su valor histórico se debe conservar de forma eficaz. La documentación generada en las diferentes compañías por la realización de sus funciones requiere de políticas que se enmarquen en la preservación, no solo de sus documentos antiguos, sino de la documentación que en la actualidad se genera y será la base de consulta de las generaciones futuras.

En esta medida, es necesario que la conservación documental se convierta en factor determinante para lograr que la documentación que se genera desde los archivos de gestión, cuente con los procesos necesarios para lograr su eficiente preservación hasta llegar al archivo histórico perfeccionando de esta manera la operación relacionada en todo el ciclo vital del documento. Delimitación. El desarrollo del trabajo tiene como eje único de aplicación las empresas del grupo Corona, entendiéndose que la aplicación se desarrollará en una primera etapa, en las compañías ubicadas en Colombia. Pregunta de Investigación. Teniendo en cuenta que los documentos deberán estar disponibles con el paso del tiempo y que es necesario que la documentación ofrezca para su consulta información completa que será examinada por generaciones venideras, surge el interrogante: ¿Cómo conservar y preservar la documentación que integran los fondos documentales de la organización Corona? Justificación. Con el paso del tiempo, el tratamiento archivístico y la ordenación que se de a la documentación que se conserva en los archivos de gestión, así como la que se encuentra en los fondos documentales de cada compañía del grupo Corona, se logrará que la documentación se convierta en prueba de hechos y se perpetué la información en ellos contenida para conocer los momentos que marcaron la historia del grupo Corona; así como su influencia sobre la administración y desempeño de la economía, en el desarrolló de sector cerámico y custodia del conocimiento que se conserva en los archivos de las empresas pertenecientes al grupo.

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Este trabajo, que se realiza como requisito para optar al título de especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, se ejecuta con el ánimo de ofrecer un documento que pueda ser consultado por las empresas pertenecientes a Corona y sirva de soporte para la toma de decisiones en lo concerniente a conservación de archivos de gestión, central e histórico de las compañías que estén interesadas en mantener completa e íntegra la documentación que produce en el desarrollo de sus actividades. Así mismo, este trabajo servirá para la consulta y conocimiento de las diferentes características que se deben tener en cuenta para la conservación de los documentos en diverso soporte, así como para fondos documentales que en un futuro puedan ser organizados y consultados.

Objetivo general Por medio de un documento que sirva de guía de primer orden para los administradores de documentos al interior del las compañías que conforman la Organización Corona, establecer los lineamientos para la conservación y la preservación del acervo documental en las empresas que la conforman, para de este modo conformar su patrimonio documental. Dentro de todo esto se debe realizar diagnostico de la situación actual de los archivos en las empresas del Grupo Corona, para que de este modo se identifiquen las fallas que se están presentando y fueron halladas en el diagnostico donde se den aspectos concluyentes del diagnostico así como recomendaciones de acuerdo a los hallazgos identificados. Con todo esto es imperante establecer los lineamientos para conservar y preservar eficientemente la documentación que se genera, consulta, transfiere, custodia y conserva en las empresas de la Organización Corona.

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Diseño Metodológico. El tipo de estudio que se realizo para este trabajo es de tipo descriptivo, pues se buscó observar el modo de operación de los aspectos técnicos de la administración de archivos en las empresas del grupo Corona, así como la metodología utilizada para la conservación de los documentos de archivo. De otra parte la población a que se trabajo estuvo conformada por la totalidad de archivos de gestión y central que se administran en las empresas pertenecientes al grupo Corona, ya que allí se ubica el total de documentos que se han producido y se siguen generando por el desarrollo de las funciones de cada compañía. Todos estos archivos manejan características comunes y afines en su conformación, ya que el grueso de la información que gestionan esta enmarcada en documentos en soporte papel. Para este caso de estudio, no es necesario determinar una muestra ya que no se pretende observar el nivel de deterioro de los documentos, o como la influencia de factores ambientales o físico mecánicos ha afectado la documentación, sino el manejo de aspectos generales que ayuden conservar los documentos en todo su ciclo vital. Para obtener la información concerniente al estado de conservación de los documentos, en lo relacionado con los aspectos que involucra la metodología para su administración y custodia, se diseño un formato tipo encuesta para obtener todos los datos relacionados con la clasificación, organización, mobiliario y deposito. (Anexo 1)

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1. MARCOS DE REFERENCIA 1.1 MARCO CONCEPTUAL: LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS La organización de documentos se establece como la primera herramienta para la conservación de archivos al interior de cualquier unidad administradora de documentos. La conservación documental busca en todos sus aspectos preservar y perpetuar en óptimas condiciones los documentos históricos, y los que se generan por la administración de funciones en las organizaciones. Las deficiencias en las áreas de depósito y la falta de organización, se constituye en la característica más palpable para que se produzca el deterioro de la documentación, sobretodo en los archivos de tipo histórico y central de las compañías. Con la promulgación de la ley 594 de 2000 y la ley general de archivos, se establece la responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios de archivo en la conservación de los documentos en soporte papel. Con todo esto es necesario tener en cuenta las medidas pertinentes para la conservación física, condiciones ambientales, seguridad, perdurabilidad y producción de información. En esta medida la conservación documental es definida como el “conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. La conservación puede ser preventiva o curativa. La primera supone métodos científicos de almacenamiento, la reproducción de documentos y otros; la segunda la restauración”.1

1 Archivo General de la Nación. Diccionario de terminología archivística. Santafé de Bogotá: Editorial Academia, 1990. p. 15

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La conservación de documentos juega un papel importante ya que “conservar para el futuro los testimonios de siempre es el reto que deben enfrentar los archivistas, apoyados por profesionales y técnicos de la especialidad, a fin de emplear los nuevos recursos tecnológicos para la preservación de la memoria colectiva, mantenida tanto en soportes tradicionales como en los propios de la compleja era de la información.”2 Sobre las perspectivas y problemas en conservación documental”3 se tiene cuenta la enorme variabilidad de los archivos ya que se encuentran grandes cantidades de documentos con diferentes soportes que varían mucho en soporte y formato. La consulta se convierte en un factor de vital importancia a la hora de evitar que los documentos se degraden por la forma en que se toman para su análisis y estudio. Uno de los problemas más grandes que tiene el patrimonio documental en la Organización Corona y sus filiales es el de su conservación, tanto en su integridad física como en su integridad funcional, es por eso que “existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la conservación que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada conservación, de la que forman parte la preservación y la restauración. La primera, también denominada conservación preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.”4 “La conservación preventiva se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a que la investigación científica ha proporcionado una mejor comprensión de

2 Archivo General de la Nación de Colombia. Memorias: Conservación del Patrimonio Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, División de Programas especiales, 1997. p. 11 3 Archivo General de la Nación. Paradigmas conceptuales en conservación. En: Con- Tacto. Bogotá. No 4 y 5. p 7-8 4 ALLO MANERO, A. Teoría e historia de la conservación y restauración de documentos. En: Revista general de la información y documentación. Madrid. Vol. 7, No. 1, 1997, p 253-295.

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los procesos de deterioro de los materiales. Sus principios y mecanismos fundamentales se han establecido, enriqueciéndose constantemente con los conocimientos específicos que se pueden alcanzar hoy gracias a la tecnología moderna. El deterioro es un fenómeno que puede evitarse y controlarse. Entre otros aspectos, los procesos de envejecimiento se deben a la incidencia que tienen las condiciones ambientales como la luz, temperatura, y humedad no pueden ser eliminados, manejados y modificados con el objeto de retardar los efectos nocivos sobre los bienes culturales. A los factores deteriorantes se pueden agregar los antropogénicos (producidos por el hombre) y los originados por causas químicas.”5 Para la preservación de la información documental en soporte papel, se puede recordar que “el programa de conservación y mantenimiento de los fondos documentales en archivos debe ser de ejecución permanente. De tal manera, contará con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades reales, con metas específicas de trabajo, que se articulara dentro de las actividades que desempeñe la entidad para proyectar la vinculación de personal y conservación de materiales necesarios. La concepción y el diseño de un programa de conservación en archivos que revierta en políticas acordes con el desempeño y los objetivos de la institución, debe considerar de manera general los aspectos legales, institucional, identificación de la colección, infraestructura y dotación además de los programas de conservación preventiva.”6 “Los agentes biológicos constituyen sin lugar a dudas un serio problema de los archivos. Estos juegan un papel importante en el biodeterioro de los documentos y al mismo tiempo constituyen una amenaza potencial para el hombre en el orden epidemiológico. Estos dañinos agentes se desarrollan en ambientes propicios, donde existan materiales que les sirvan como alimento y condiciones higiénico-sanitarias inadecuadas. Su actividad biológica esta relacionada con las características climatológicas del lugar o región donde estén ubicadas dichas instituciones, con los tipos de materiales en ellas

5 Ibid., p. 29 6 Ibid,., p. 40-41

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conservados, con sus potencialidades metabólicas así como el trabajo que en dichas instituciones se desarrolle.”7 Para el especialista Helbert Guerrero “La evaluación del estado de conservación del material documental viene dada en función de su estabilidad en composición y estructura y de aquellas propiedades sobre las cuales fueron diseñados. Las modificaciones que experimentan los soportes documentales se agrupan bajo el término deterioro; este se puede definir, de manera muy general, como toda la alteración que afecta las propiedades físicas, estructurales y funcionales de los objetos y, en consecuencia, la pérdida de información, atentando contra la durabilidad y permanencia del documento en el tiempo. Para tener mayor claridad sobre el concepto deterioro es importante definir el término alteración como el conjunto de reacciones específicas, de naturaleza físico-química que experimentan los elementos constitutivos y estructurales de un objeto, que originan nuevos compuestos con características diferentes que cambian la estructura inicial del material. Las alteraciones que sufren los soportes tienen lugar como respuesta a las variaciones del medio ambiente en que se encuentra el documento o a diferencias entre éste y las condiciones que existían cuando fueron elaborados.”8 1.2 MARCO LEGAL

Para la compilación de la normatividad vigente en el país sobre el manejo y conservación de archivos y por ende la información contenida en estos, se encuentra en primera instancia en: 1.2.1 Constitución Política de Colombia

o Artículo 8º. Es obligación del Estado y de las personas proteger las

riquezas culturales y naturales de la Nación.

7 Ibid., p. 45 8 Ibid., p. 79

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o Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la

cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

o Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los

documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

o Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación esta bajo la protección del

Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

1.2.2 Leyes o Ley 47 de 1920 Sobre protección del patrimonio documental y archivístico. o Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección de

patrimonio cultural. o Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación. o Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. 1.2.3 Decretos o Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservación

del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

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1.2.4 Acuerdos del consejo directivo del Archivo General de la Nación de Colombia o Acuerdo 11 de 1996; Por medio del cual se establecen criterios de

conservación y organización de documentos. o Acuerdo 047 de mayo de 2000; Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo v “acceso a los documentos de archivo” del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “restricciones por razones de conservación”.

o Acuerdo 50 de 2000; Conservación de documentos, prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

o Acuerdo 056 de 2000; Sobre acceso a los documentos de archivo. o Acuerdo 037 de 2002; Sobre especificaciones técnicas y los requisitos para

la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos.

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2. DIAGNOSTICO DE ARCHIVO A LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA

Con el propósito de determinar y tener una imagen clara del estado actual de los archivos de cada una de las empresas que conforman la Organización Corona, se realizó un diagnostico integral de acuerdo a un formato estandarizado en su aplicación (anexo 1), a cada unidad estratégica de negocio (UEN). Con este diagnostico se logro obtener una información exacta y precisa del funcionamiento de los centros de documentación, que son los encargados de administrar cada uno de los servicios de custodia y préstamo de documentos en las compañías.

2.1 DIAGNOSTICO DEL ESTADO GENERAL 2.1.1 Administración

• Falta de apoyo en cada una de las compañías para el desarrollo de proyectos que involucren salvaguardar el patrimonio documental del grupo Corona.

• El personal encargado, aunque no en todas las localidades presenta un

perfil adecuado, tratan de mantener organizada la documentación.

• La documentación histórica del grupo Corona y en especial la que conforma su memoria institucional, esta corriendo un grave peligro al encontrarse dispersa, administrada por terceros en algunos casos, y contaminada.

• La administración de los documentos no es centralizada, en la mayoría

de los casos el manejo lo realiza cada dependencia.

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• En algunos casos la custodia no la realiza una sola persona, de esta manera no se asegura la integridad y seguridad de la documentación que evite robos o adulteraciones.

• Por falta de políticas adecuadas de conservación y retención se puede

estar eliminando documentación vigente o de importancia para la compañía.

2.1.2 Depósito

• En la mayoría de localidades existen espacios e instalaciones para la prestación de servicios de información documental, pero estos son reducidos para administrar la documentación en su totalidad (falta de instalaciones para un archivo histórico).

• En las plantas los centros de documentación están expuestos a la

contaminación que producen las mismas, están cerca a calderas y en algunos casos a cantidad de polvo excesivo.

• Los sistemas de señalización y ubicación de extintores es casi nula, así

como las alarmas contra incendio.

• El almacenamiento de los documentos se realiza por criterios propios en cada negocio y en unidades de conservación variados.

• Los depósitos de archivo no presentan condiciones adecuadas para su

custodia.

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2.1.3 Aspectos Ambientales

• El nivel de humedad relativa, la temperatura, polvo, insectos, roedores, luz y desgaste físico mecánico, se convierte en el principal problema que presenta la documentación en términos generales.

• En promedio la temperatura oscila entre lo 3º y los 29º centígrados

cuando debe ser de 15º a 20º para la preservación de documentos.

• Las condiciones físicas y de operación no permiten asegurar la información.

• No se esta preservando la documentación ya que presenta en algunos

casos deterioro por diferentes factores.

2.1.4 Organización

• Uno de los grandes problemas que presentan la mayoría de los archivos es la falta de organización y unificación de los mismos con criterios de aplicación general.

• Acumulación indiscriminada de documentos que posiblemente ya han

perdido su valor contable, jurídico, legal, fiscal y administrativo.

• Ningún negocio posee TRD, inventarios o un sistema de clasificación homologados

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2.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL DIAGNOSTICO

• La recuperación de la información se esta convirtiendo en una tarea titánica si se tiene en cuenta su ubicación y deterioro.

• Al encontrarse dispersa la documentación se invierte mucho tiempo en

su búsqueda y recuperación. En este sentido, y desde la óptica de su conservación, se puede correr el riesgo de pagar multas por no ubicar a tiempo la información o simplemente no poder sopórtala.

• Es imperante la necesidad de crear políticas corporativas para la

estandarización de los centros de documentación, contratación de personal capacitado, conservación documental, clasificación, seguridad y procedimientos para manejar los problemas de información de la empresa.

• Se hace necesario que en cada una de las compañías de la

Organización Corona se vincule personal bajo la modalidad de práctica en el área de archivística, capaz de controlar los procesos que conlleva la conservación y preservación de documentos.

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3. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN LAS EMPRESAS DEL GRUPO CORONA

En el contexto social dentro del cual operan los archivos, se genera un ambiente de responsabilidad no solo de reunir, interpretar y custodiar documentos que hagan parte del patrimonio documental de las organizaciones, sino también de su preservación, seguridad y acceso a largo plazo de los materiales que documentan la historia de cualquier compañía. La utilización que se hace hoy de los archivos no se podría materializar si no se hubieran cuidado adecuadamente a través de los siglos, como el caso de toda la documentación que custodian empresas de vieja data en el país y en el ámbito mundial. Con todo esto se hace necesario tomar las medidas pertinentes para corregir las graves deficiencias existentes en los archivos “en el orden administrativo, de infraestructura y nivel de formación del personal encargado de su custodia”9, todo esto para garantizar la integridad física y funcional de la documentación en todo su ciclo vital, desde su creación hasta su disposición final en el archivo histórico cumpliendo todas las etapas sucesivas. El poder lograr que, el personal que administra, maneja y custodia los archivos en empresas de diferente orden, puedan tomar las medidas pertinentes para evitar que la documentación que esta a su cargo (sin importar el formato en el cual se encuentren, ya sea, cintas, papel, microfilm, impresos, películas, discos ópticos etc.), aceleren su proceso de deterioro, se hace necesario dar los lineamientos para que estas personas se informen acerca de los diferentes factores que alteran los soportes de los documentos y tomen las medidas oportunas para evitar la perdida de información vital para los procesos de negocio en las organizaciones.

9 PAEZ VILLAMIZAR, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1997. p. 7

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En este apartado se estudiaran las diferentes características que permiten lograr una efectiva conservación, tomando los aspectos relacionados con la edificación para depósito y conservación preventiva de documentos. Todo el proceso de deterioro que sufre la documentación hace que las funciones que cumplen los archivos sea un factor que condiciona en gran medida su desempeño. Los documentos de archivo con el pasar del tiempo comienzan a sufrir lentos procesos que propician perdida o alteración de la información contenida en los mismos, ya sea por su composición química o por el medio ambiente en donde se encuentran. Para el deterioro de documentos es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: • “Factores de alteración: son concebidos como aquellos factores con

capacidad de inducir, mediante cambios o características propias a su naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformación de materiales. Por ejemplo amarillamiento leve del papel y pérdida de resistencia del mismo.

• Mecanismos de alteración: son una secuencia de cambios físicos y

químicos que provocan modificaciones en ciertas propiedades específicas del material, cuando este es influenciado por factores de alteración. Entre los mecanismos deteriorantes más comunes están: degradación térmica, oxidación, hidrólisis ácida, degradación enzimática o alteraciones físico-mecánicas, entre otros. Por ejemplo roturas, manchas de elementos escriptóricos como tintas. Deformación de plano y faltantes. Fragmentación por dobleces, oxido por ganchos, etc.

• Indicadores de alteración: todas aquellas manifestaciones de alteración

mediante las cuales se puede determinar o deducir los procesos deteriorantes – mecanismos de alteración- que ha sufrido el material”10. Por

10 BECK, Ingrid. Manual de conservación y restauración de documentos. México: Archivo General de México. 1991. 210 p.

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ejemplo las manchas que por humedad presenta el papel, así como la presencia de hongos y bacterias.

3.1 LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS A PARTIR DEL CICLO VITAL Para entender de una forma más clara las etapas que determinan el Ciclo Vital de los documentos es necesario entender que “Por una parte el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico, donde es considerado, además de testimonio al servicio de los ciudadanos, como fuente primaria de investigación.”11 3.1.1 Archivo de oficina o de gestión Este archivo corresponde a la primera etapa de vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son continuas. Para que una unidad administrativa sea considerada sujeto productor de documentos tiene que estar formada como tal dentro de la organización o entidad. Esto significa que debe establecer su organización interna y nivel jerárquico que ocupa dentro de la estructura a la que pertenece. Además debe tener unas competencias concretas que determinen su actividad así como un responsable. “En general los documentos de archivo se miden por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación.”12 Todo esto ligado al permanente uso o al valor que con el tiempo tienen los documentos ya que pueden convertirse en documentos probatorios, testimoniales o informativos.

11 CONDE VILLAVERDE, Maria Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Ministerio de Cultura. 1992. p. 17 12 VASQUEZ, Manuel. Introducción a la archivología. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1997. p. 36

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Dentro de las ventajas que se obtienen al definir el ciclo vital desde la vigencia es que puede establecer la fecha exacta en que se inicia y termina cada edad en el ciclo vital. 3.1.1.1 Planificación de la producción documental La producción de documentos no es el resultado de procesos realizados al azar o por casualidad, cualquier documento que se produce debe surgir a través de una necesidad de probar o construir información que debe ser soportada y conservada para posteriores consultas que sirvan de testimonio para la ejecución de procesos. 3.1.1.2 Trámite El trámite busca básicamente que los documentos acumulen antecedentes que necesita el productor para que inicie la vigencia del documento. Este mismo trámite permite a su vez determinar el grado de confidencialidad de la información contenida en el documento por esto la seguridad de los papeles y la información es de gran importancia, pero sin que esto sea un factor determinante de vigencia. 3.1.1.3 Vigencia Esta se encuentra determinada por el tiempo de permanencia de los documentos de acuerdo a lo que explícitamente dice el documento. Esto también se encuentra ligado al trámite ya que al terminar esta el acto administrativo que emita la autoridad competente regula y establece entonces su vigencia. “¿Cómo concluye la vigencia? La vigencia se termina de las siguientes cinco maneras:

1. Porque vence el plazo establecido en el mismo documento.

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2. Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. Por ejemplo los cheque que no se cobran después de un determinado tiempo.

3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Por ejemplo los planos de una obra cuando esta se derrumba.

4. Los documentos que pierden vigencia cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido. Por ejemplo las cartas.”13

3.1.2 Archivo Central Este se encuentra enmarcado dentro de la segunda etapa de vida de los documentos. Sus fondos documentales están conformados por los documentos transferidos desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la entidad u organismo. El archivo central es el eje fundamental de todo el Sistema y el responsable de la aplicación de las normas de funcionamiento. Por esta razón esta etapa tiene como objeto la aplicación de los principios básicos de la archivística como lo es el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. 3.1.2.1 Plazo precaucional Después de agotada su vigencia los documentos deben guardarse por un lapso de tiempo por simple precaución. Esto se debe hacer ya que se puede presentar lo siguiente:

• Responder a posibles reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos relacionados en el documento.

• Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente.

13 VASQUEZ, Manuel. Op Cit., p. 38

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3.1.3 Archivo Histórico Esta fase corresponde a la tercera etapa de vida de los documentos ya que sus fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde los distintos archivos centrales de la entidad. En esta etapa las series documentales deben permanecer en condiciones óptimas de conservación por el valor que revisten para la investigación y la historia. Una vez concluido el plazo precaucional se seleccionan los documentos de mayor interés para la investigación que pasan a integrar el patrimonio documental de la Organización Corona. El siguiente cuadro ilustra en cierta forma las tres etapas Figura 1 Ciclo Vital del Documento

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3.2 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA “Los programas se formulan de acuerdo con los factores de alteración presentes y la intensidad de su manifestación y contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Como surge del conocimiento de los factores que afectan la preservación y la seguridad de los documentos, su aplicación debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y ejecutando procesos permanentes. Deben contar con un presupuesto anual basado en el cumplimiento de prioridades reales, con proyectos y programas concretos de trabajo medibles y cuantificables y tiene que basarse en la sensibilización a todo nivel y el trabajo en equipo.”14 Teniendo en cuenta las etapas que conforman los programas de conservación preventiva que maneja el A.G.N. se tienen en cuenta los siguientes aspectos para la Organización Corona. 3.2.1 Programas 3.2.1.1 Sensibilización y toma de conciencia: en esta parte el programa se debe centrar en que toda la Organización Corona incluyendo sus directivos, tomen conciencia de la importancia que tiene el hecho de que todos sepan, interpreten y manejen claramente lo relacionado con el cuidado y efectivo manejo de la documentación en lo referente a la preservación y conservación de la información específicamente los documentos que la contienen. 3.2.1.2 Reproducción: aquí se deben normalizar los procesos de reprografía que realizándose de una manera indiscriminada, no solo deteriora los documentos en sus composiciones químicas y estructura como las tintas utilizadas, sino que además se convierte en un factor que atenta contra la economía de la organización por falta de control y políticas clara para el control en la duplicidad de documentos.

14 JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto; GARCIA, Maria Clemencia. Op. cit., p. 55

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3.2.1.3 Inspección y mantenimiento de instalaciones: este es uno de los principales factores que determinan que los documentos sufran gran cantidad de deterioros por la falta de instalaciones adecuadas para el almacenamiento de la documentación. La desorganización y falta de seguridad sumada a la falta de estudios sobre posibles percances en lo relacionado con fugas de agua o cortos eléctricos, genera que en muchas ocasiones exista un riesgo latente para la ocurrencia de cualquier hecho fatal para conservar la integridad de los documentos. 3.2.1.4 Control de condiciones ambientales: la falta de presupuestos y capacitación hace que en los depósitos de archivo no se cuente con los materiales suficientes para evitar filtraciones de polvo, control de temperatura, humedad y ventilación adecuadas para lograr que la documentación no sufra alteraciones importantes. Por otro lado es necesario que los depósitos también cuenten con los equipos suficientes para medir las variaciones que se presentan en el ambiente como deshumidificadores, ventiladores, así como otros que permiten un nivel de protección como filtros, anjeos, persianas. 3.2.1.5. Limpieza: la correcta limpieza de los depósitos de archivo constituyen una parte fundamental en el mantenimiento no solo de las instalaciones sino en el control de fuentes excesivas de polvo así como la proliferación de animales. El aseo que se realice a las instalaciones debe incluir la limpieza de estanterías con una aplicación periódica. 3.2.1.6 Control de plagas: la limpieza ayuda en el control de plagas ya que no se permite que roedores e insectos encuentren un hábitat adecuado para su supervivencia y lo que es peor su reproducción. De la misma forma se debe separar la documentación que se encuentra afectada por algún tipo de deterioro causado por agentes naturales como hongos, humedad etc. 3.2.1.7 Prevención de desastres: con la ayuda de las oficinas de planeación y en trabajo conjunto con las aseguradoras de riesgos profesionales ARP, se

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deben diseñar los mapas de riesgo para las instalaciones de archivo, para conocer de esta forma cuales son los factores críticos de riesgo y la forma como pueden ser atacados, o en caso de alguna eventualidad cual es la mejor forma de contrarrestarlos y actuar después de algún tipo de percance. 3.3 CONSERVACIÓN EN LAS ETAPAS DE ARCHIVO La conservación de documentos aborda una serie de características que hacen de este proceso una herramienta a utilizar por cualquier entidad o persona que tenga bajo su responsabilidad el custodiar y mantener en buen estado la documentación producida y almacenada bajo criterios archivísticos. Por esto se debe tener en cuenta para todo el ciclo vital del documento los aspectos que hacen en cada una de sus etapas la mejor manera de conservar la documentación. Figura 2 Archivos de Gestión sin tratamiento

Fuente: Sodimac Corona.

El integrar técnicas de conservación en los archivos hace que estas se enmarquen o contemplen para todo el proceso de producción y se apliquen en

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todo el ciclo vital. Evitar el deterioro de los documentos en su justo momento y tomar las acciones precisas para no dejar que algún tipo de alteración afecte los mismos en las etapas segunda y tercera del ciclo, es una tarea que inicia en los archivos de gestión, los cuales por su modo de operación de acuerdo a las necesidades presenta niveles diferentes de consulta, manipulación, préstamo etc., en relación a los archivos centrales e históricos. Con todo esto, dar unos lineamientos para que se realice una mejor conservación de los documentos, implica que los parámetros se manejen de la misma forma para los archivos de gestión en lo relacionado con edificación y aspectos ambientales, de igual manera para el archivo central e histórico donde las características son las mismas. Hay que tener en cuenta que en los archivos de gestión generalmente existe una cultura relacionada con el nivel de consulta por lo que los estantes y unidades de conservación no son siempre los adecuados. 3.3.1 Archivos de gestión La primera etapa del ciclo vital del documento se convierte en la pieza o eje principal que forma los principios de procedencia y de orden original. Estos a su vez por las características que presentan, determinan el tiempo de retención en la oficina que los produce. En esta parte los documentos son manipulados constantemente por la necesidad de su consulta en la ejecución de las labores de la entidad u organización. De acuerdo a esto el manejo del almacenamiento, depósito y mantenimiento se debe realizar para lograr una acertada conservación física y funcional de los documentos. 3.3.1.1 Depósitos de almacenamiento Aunque en los archivos de gestión el tiempo de conservación es menor con relación al central si pueden haber “condiciones inadecuadas de archivos que repercuten nocivamente en el estado de los libros y documentos. Por lo tanto el

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cuidado de estas condiciones no sólo los podrá fuera de peligro sino que prolongara sensiblemente su vida útil.”15 Estos depósitos por estar involucrados con la gestión diaria que ejercen las compañías de la Organización, y el nivel de consulta de su documentación presentan una características muy particulares en cuanto a su estructura al estar ubicados dentro de cada oficina productora al presentarse un tiempo de retención más corto con relación al archivo central, en este sentido se deben tener presente los siguientes aspectos:

- El mejor aprovechamiento de los espacios físicos. - Optima distribución del mobiliario. - Acceso fácil y adecuado a funcionarios y público en general. - Distribución de la estantería para el acceso de funcionarios. - Acondicionamiento y uso de mesas de trabajo. - Espacios que permitan entrega, recibo y préstamo de documentación

para consulta. 3.3.1.2 Funcionalidad Al interior de las instalaciones destinadas a custodiar la documentación producida en los archivos de gestión, también de debe contar con una movilidad que permita el acceso a las cajas y carpetas de manera libre sin ningún tipo de incomodidad que permita daño a los documentos. 3.3.1.3 Estantería Las características de los estantes aplican para los archivos en sus tres etapas. Los estantes deben estar diseñados para adecuarse a las necesidades de los depósitos para lograr una buena manipulación del material de archivo. Esto

15 CUNHA, George M. Métodos de evaluación para determinar necesidades de conservación en bibliotecas y archivo: un estudio del RAMP. Paris: Editores Gráficos Colombia, 1988. p. 19

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significa que se puede variar la distancia de los entrepaños según el material que se requiera guardar (planos, discos, esquelas, etc.) y por esta razón los estantes deben reunir los siguientes requisitos:

Deben ser resistentes para soportar la carga para la cual están diseñados.

Deben ser fácilmente adaptables. No deben tener sustancias químicas que puedan causar daños a los

documentos. Deben permitir la libre circulación del aire. Deben estar hechos en un material durable no combustible. Deben tener de 35 a 40 centímetros de profundidad según las

necesidades para el almacenamiento de cajas y carpetas. La carga que debe soportar cada entrepaño no debe superar los 0.16

Kg. por centímetro cuadrado. Los bordes de los entrepaños deben ser redondeados para evitar que

las aristas puntiagudas puedan maltratar al personal o dificultar la manipulación del material de archivo.

La altura total del estante no debe superar los 230 centímetros. Figura No. 3 Estantería fija

Fuente: Estantería Vertical. [En línea]: http://www.asagroup.org/espanol/storage_systems/shelving.shtml [Consultado: 27 marzo, 2007]

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3.3.1.4 Distribución de Estanterías.

- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener

un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

3.3.2 Archivo Central e Histórico El pésimo estado de organización que tienen en ocasiones los documentos, así como medios de almacenamiento no adecuados, son otros de los factores de alteración de los documentos que impiden una adecuada conservación de los mismos. 3.3.2.1 Depósitos de Almacenamiento Para las compañías que integran la Organización Corona, los depósitos de archivo deben ser concebidos de tal manera que posean las mejores condiciones climáticas interiores. Infortunadamente algunos de los depósitos de archivo se encuentran alojados en sitios inadecuados: edificios viejos con infinidad de deficiencias. Por lo general, no alcanza a comprenderse la importancia que reviste la selección adecuada del local para la preservación de los documentos. Los depósitos de archivo son el “local o lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.”16 Estos se constituyen en una de las herramientas principales para las personas encargadas de los archivos, en la conservación física de la documentación que tienen a su cargo. La edificación de archivo debe 16 Ibid., p. 6

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garantizar las mejores condiciones para la conservación de los documentos además de servir para que el personal profesional o técnico pueda realizar libremente sus funciones. Para una efectiva administración de la documentación, en los depósitos de archivo de las compañías de la Organización Corona se debe tener en cuenta las siguientes características: • La independencia y autonomía en la organización, ya que no debe estar

mezclado con otras unidades administrativas, compañías o dependencias de la organización, con esto se logra centrar no solo la seguridad de la documentación que allí reposa, también se puede especificar la responsabilidad en el control e integridad de la documentación en relación con la persona que la administra.

• El crecimiento en el volumen de documentación, ya que en la medida en

que no se realice la intervención y el tratamiento archivístico correspondiente, los fondos seguirán aumentando; por esto los depósitos deben ser suficientemente amplios para realizar la intervención y evitar futuros traslados que afecten la integridad de la documentación o esto conlleve a mezclar documentos por lo tanto se debe tener en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación

del material documental. El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos

que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

• Contar con la seguridad requerida que evite el acceso de personas inescrupulosas o funcionarios sin autorización, evitando adulteración y perdida de documentos vitales que pueden servir para la investigación y la cultura, o tener un grado de confidencialidad alto. Un deposito seguro también permite que la documentación este alejada de factores físicos o

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químicos que lleguen a ofrecer una acción desfavorable para su preservación, esto en la medida en que estén cerca de fabricas o industrias que posean calderas, hornos, sean propensas a explosiones o arrojen al aire agentes contaminantes.

• Los depósitos en los cuales se custodia la información de los fondos

documentales, que aun no han sido intervenidos en un proceso de organización que involucre los principios fundamentales de procedencia y orden, pero que aun en su estado natural son susceptibles de consulta por parte de la organización o entes externos, en el caso de archivos públicos, hay que tener en cuenta su ubicación funcional para permitir el acceso a los usuarios evitando largos desplazamientos. La distribución de los espacios permite el aprovechamiento de los mismos para ubicar de una manera lógica las áreas de depósito, áreas de intervención y administración del archivo.

• El manejo de las condiciones ambientales, así como su ubicación en un

lugar seco alejado de la humedad o calor excesivo, se constituyen en factores determinantes para el deterioro externo de la documentación. El control y manejo de la luz solar ya que los rayos ultravioleta generan daños graves a la documentación.

• Los depósitos de archivo deben estar provistos de áreas suficientes para

el desarrollo de los procesos archivísticos, así como para la atención de sus usuarios y público en general para el caso de archivos públicos.

• En lo relacionado con su consistencia y “dependiendo de las

condiciones ambientales, un buen promedio de espesor en los muros macizos es 25cms., así aísla la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales óptimas; otra alternativa son los muros de doble pared con cámara de aire.”17

17 Ibid., p. 13

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• Los depósitos deben construirse en regiones fuera de áreas costeras con el fin de evitar contaminación del aire salino.

• Es conveniente ubicarlos fuera de áreas industriales, que plantean

problemas de contaminación. • Al interior de los depósitos se debe contar en lo posible con:

- Puertas en lámina de acero con relleno antifuego, chapa de acceso

exterior y con los empaques suficientes para evitar la filtración de polvo y agua.

Figura 4. Puertas cortafuego

Fuente: Puertas cortafuegos acero [En línea]: http://www.servifocap.com/puertas/index.htm [Consultado: 17 junio, 2007]

- Pisos que resistan el peso suficiente, faciliten la limpieza y no produzcan polvo.

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- En la medida de lo posible las instalaciones eléctricas deben ser mínimas o solo las necesarias con sus interruptores por fuera del recinto utilizado para la custodia.

- Contar con alarmas contra incendios. - Las pinturas utilizadas deben poseer propiedades ignifugas, y tener el

tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

- Equipos de circulación de aire para garantizar la ventilación necesaria. - Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas

y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2.

- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

3.3.2.2 Materiales Se recomienda emplear materiales de construcción a prueba de insectos, tales como el acero, la piedra, el hormigón y el ladrillo. Esto tiene gran importancia, especialmente en los climas tropicales además de ofrecer resistencia al fuego. En los sitios donde las variaciones climáticas exteriores son muy marcadas, los muros y los techos pueden aislarse con fibra de vidrio para amortiguar las fluctuaciones en la mayor medida posible. 3.3.2.3 Cajas Las cajas deben ser planeadas de acuerdo con el tamaño de los documentos que se van a guardar en ellas, los cuales no deben doblarse o guardarse muy ajustados dentro de ellas, además deben contar con las siguientes características:

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Deben ser resistentes a la manipulación y a la presión del peso del material que contienen.

Los materiales para la elaboración de las cajas deben tener un pH neutro y ser estables para evitar el deterioro de los documentos.

Las cajas deberán tener una identificación nítida de manera que asegure la reintegración del documento al mismo lugar.

Figura 5. Cajas para almacenar documentos de Archivo

Fuente: Cajas para Archivo [En línea]: http://articulo.mercadolibre.com.co/MCO-4357664-cajas-archivo-almacenamiento-documentos-_JM [Consultado: 17 junio, 2007] 3.3.3 Funcionalidad de los depósitos de almacenamiento Además de contar con espacio suficiente para la realización de las tareas y actividades de los funcionarios del archivo y de sus usuarios. La funcionalidad

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es una característica que dentro de los depósitos de archivo esta ligada con la mejor distribución de todos sus equipos. Con esto los depósitos de archivo deben abogar para que se tenga en cuenta: - Evitar la cercanía con fuentes de agua y electricidad. - Contar con la seguridad que evite el acceso a personas ajenas al

departamento o división que produce los documentos, así como extintores para casos de emergencia.

- Espacios amplios para el correcto almacenamiento de la documentación. - Contar con fuentes de luz en lo posible una mezcla de luz natural y artificial

con sus respectivos filtros. - Diferenciar las áreas de archivo con la de atención al público según sea el

caso. - Fácil acceso a los estantes de archivo. - Evitar que en los depósitos los estantes estén expuestos a excesiva

cantidad de polvo. - Eliminar los focos de infección para evitar que se multipliquen las fuentes de

deterioro. 3.3.3.1 Ubicación Las instalaciones bajo las cuales debe funcionar el archivo están enmarcadas en las necesidades de la entidad. La proximidad del archivo debe permitir el acceso y desplazamientos cortos que no dificulten los procesos de consulta, así mismo debe ser un espacio para albergar la documentación de las distintas áreas de la organización. El terreno en el cual debe funcionar o ser construida la edificación no debe tener riesgo de humedad

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3.3.3.2 Condiciones Ambientales Aunque los perjuicios que causa el hombre al material documental son de gran impacto, las condiciones ambientales inadecuadas son las que generan mayor deterioro. Es por esto que la humedad y la temperatura deben ser controladas a través de la instalación de aire acondicionado y según las circunstancias la utilización de humidificadores o deshumidificadores. El medio debe tener una temperatura promedio entre 15 y 20 grados centígrados con oscilación diaria máxima de más o menos 1.5 grados centígrados. La humedad relativa debe estar entre 50 y 60%, con una oscilación diaria máxima de 2%. Así mismo se deben instalar termohidrógrafos que registren dichos datos. Ya que de las óptimas condiciones ambientales que tengan los depósitos de archivo, depende en gran medida la conservación de los documentos, es necesario tener en cuenta que si se descuida este aspecto, se corre gran riesgo por ataque de insectos y microorganismos que facilitan el deterioro de los soportes y de la información que estos tienen. Para los casos en que las organizaciones alquilan, construyen o poseen inmuebles para albergar la documentación que tienen por el desarrollo de sus funciones, y han almacenado por los procesos de transferencia desde los archivos de gestión e incluso se han ido acumulando a través del tiempo sin criterios archivísticos definidos, o porque han adquirido funciones de otras entidades por fusión o supresión, hay tres factores determinantes que permiten la conservación de los documentos:

a) La temperatura que debe oscilar entre los 14 y 22 grados centígrados aunque con costos más elevados para la organización, se pueden acondicionar en la construcción, o en depósitos para alquiler, pero que permiten conservar en mejor estado la documentación.

b) La humedad relativa debe estar entre un 50 y 60 por ciento, siendo este

un factor que actúa independiente del factor temperatura y se debe manejar de acuerdo a las condiciones climáticas del lugar.

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c- Por último esta la luz, donde se recomienda para los depósitos de

archivo la “luz fría halógena cool–beam. Si él depósito cuenta con luz natural es recomendable usar estos filtros U.V., cortinas en las ventanas o filtros en tela blanca.”18

3.3.3.3 Mantenimiento El mantenimiento de los depósitos también esta relacionado con la conservación de los documentos, ya que de la regularidad en que hagan las inspecciones para determinar riesgos y el aseo del depósito se podrá determinar si se afecta o no la documentación que allí reposa. Es necesario que una persona realice con cierta frecuencia observaciones con las que se pueda determinar si existe algún riesgo de deterioro en la edificación, filtraciones de agua originadas en edificaciones cercanas, así como grietas en los techos que puedan originar polvo o filtraciones de agua lluvia en el caso de tener tejas. Para esto se puede consultar el documento elaborado por el laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación “Pautas para el diagnostico integral de archivos” donde se encuentran algunos cuestionarios que con una efectiva aplicación se obtiene información pertinente sobre el estado de los archivos en relación con su conservación. La vigilancia o inspección no debe estar enfocada solo a los agentes externos que puedan causar daño, sino también al descuido por parte de los funcionarios responsables de verificar la carga de los extintores, medidas de los instrumentos de control, y señalización pertinente. 3.3.3.4 Atención de Emergencia El jefe del archivo, los funcionarios que laboran diariamente en él, llámense coordinadores, técnicos o auxiliares, deben ser capaces de manejar

18 JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto; GARCIA, Maria Clemencia. Op. cit., Anexo 1

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situaciones de emergencia y tomar decisiones que eviten que posibles situaciones riesgosas, o las que se materialicen o produzcan por agentes externos o fuerzas inherentes a las labores del archivo, produzcan efectos secundarios o aun más graves tanto para el personal como para el archivo y su información. En el mundo actual con todas las problemáticas sociales que existen, formación de grupos insurgentes, personas psicópatas, pirómanos etc., hay que estar dispuestos a que ciertos incidentes se puedan presentar, por lo que se debe estar preparado para saber qué hacer en cada uno de estos. El riesgo al que sé esta sometido diariamente sin importar el ámbito laboral en el cual se desenvuelve el ser humano, hace que se creen estrategias y medidas tendientes no solo para evitar que sucedan sino que hacer en el caso en que ocurran. El caso de los archivos no es la excepción, ya Colombia tuvo una experiencia que evidencia la importancia de salvaguardar el patrimonio documental. La toma del Palacio de Justicia en 1985 evidencia lo frágil que puede llegar a ser una edificación que alberga documentación de vital importancia, y que corre gran peligro no solo por la acción de grupos terroristas, sino por la toma de decisiones no muchas veces acertadas por parte de los dirigentes. Lo anterior es un ejemplo que hace ver la importancia de tomar las medidas necesarias para realizar programas enfocados a evitar la perdida de información por incendios, inundaciones, terremotos o el terrorismo que se ha convertido en un factor de alto riesgo en estos días, por esto el personal tiene que estar preparado y organizado para afrontar situaciones como las anteriormente citadas, realizando simulacros que ayuden a controlar una posible situación de emergencia.

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3.3.4 Diagnostico de las instalaciones “Se debe realizar una inspección de la infraestructura con que cuenta el archivo con el fin de determinar cuales son los factores de riesgo así como las fortalezas que este posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas.”19 El siguiente esquema muestra la conformación de los deterioros y una breve alusión a la forma de cómo evitarlos: Figura 6. Deterioro de los documentos en el ciclo vital

Causas Externas de

Deterioro Causa / Efecto Se Aconseja

Humedad y Temperatura

La conservación del papel depende del contenido de vapor de agua en el ambiente, esto puede generar exceso de

humedad o resecamiento del material.

Entre 45% y el 65% de H.R. (Humedad

Relativa)

Luz La luz indirecta del sol o la luz incandescente ejercen una

acción fotoquímica destructiva de los documentos así como oxidación con luz infrarroja

Utilizar Filtros Ultravioleta

Polución Atmosférica

Contaminantes menores del aire que pueden cambiar los materiales documentos en su estructura química así como

contaminación biológica.

Filtros de aire en ventanas y ranuras de ventilación y limpieza superficial de polvo y

otros materiales.

Deterioro Biológico

Microorganismos e insectos que causan el debilitamiento del papel y lo manchan al secretar pigmento que se

distribuyen por todo el papel. (Hongos, Bacterias, Insectos, Roedores

Control de la H.R. y ubicación de rejillas

para evitar la aparición de roedores e insectos.

Siniestros naturales o

accidentales

El agua y el fuego son dos agentes de deterioro que amenazan constantemente los archivos, y que los

destruye rápida, completa e irreversiblemente.

Evitar la instalación de tuberías de agua y

electricidad al interior de los depósitos de

archivo.

Daños causados por el hombre

Siendo el más temible de todos sus efectos se dan en la falta de conciencia y adecuada intervención y tratamiento.

Capacitación permanente y

contratación de personal idóneo.

19 JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto. Op. cit., p. 56

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CONCLUSIONES

El trabajo de grado permite conocer diferentes aspectos que se desarrollan en el ámbito social, por ser la característica fundamental de los profesionales que están vinculados en áreas relacionadas con el manejo de información. Por esto se puede concluir que:

♠ El trabajo para optar al título de Especialista en Sistemas de Información Y Gerencia de Documentos, ayuda a estimular y perfeccionar la formación académica y laboral, al realizar una toma de conciencia acerca de la importancia de mantener organizados los documentos en sus diferentes etapas del ciclo vital para evitar futuras perdidas de información en cual, máxime si se habla de documentos históricos que hacen parte del patrimonio cultural del país.

♠ De la forma en que se conserve la documentación de los archivos se podrá constituir y preservar la información contenida en los mismos, como testimonio de las acciones del pasado y presente para las futuras generaciones en sus procesos de investigación y evolución.

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51

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ANEXO 1

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