La Organización Como Un Sistema

ESCUELA DE ADMINISTRACIN Y NEGOCIOS

La organizacin como un sistema

Qu es una organizacin?...

Una organizacin es una colectividad con lmites relativamente identificables, un

orden normativo, rangos de autoridad, sistemas de comunicacin y sistemas de pertenencia coordinados; esta colectividad existe de manera relativamente

continua en el medio y se dedica a actividades que estn relacionadas, por lo

general, con el alcanzar un conjunto de objetivos. Ejemplos de organizaciones son: una empresa, un colegio, una universidad, un club deportivo, la Fundacin DUOC UC, un hospital, un equipo de ftbol, etc. Todas estas son organizaciones

porque tienen tres caractersticas comunes:

La organizacin como un sistema.pdf 1 20-12-2013 21:59:38


Por tanto, el trmino organizacin se refiere a una entidad que tiene un propsito

Distintivo, incluye gente o integrantes, y tiene una estructura definida.

La organizacin como sistema social

Las organizaciones como sistemas sociales poseen importantes caractersticas,

tales como:

Componente histrico: es decir, las decisiones que se adoptan estn

mediatizadas por la historia. Los acontecimientos histricos, tales como una

crisis poltica o econmica, ciertos avances tecnolgicos o la incorporacin de

un nuevo proceso productivo, no dejan indemne la organizacin.

1. Tienen un propsito distintivo. Generalmente, este propsito se expresa en trminos de una meta o conjunto de metas.

2. Estn integradas por personas. 3. Desarrollan una estructura sistemtica que define y limita la conducta de sus

miembros. Por ejemplo, esto incluye la creacin de reglas y normas, la identificacin de algunos miembros como "jefes", y el conferir autoridad sobre otros miembros, o establecer por escrito las descripciones de puestos para que los integrantes sepan qu deben hacer.


Lenguaje: entendido como un sistema de signos y de smbolos. Cada

organizacin construye, elabora un lenguaje que le es distintivo y propio, el

cual, a su vez, articula determinados significados. Estos significados guan en

gran parte la conducta de los miembros de la organizacin, determinando la

identidad de la misma. Debemos resaltar que ste sentido no es algo dado,

sino muy por el contrario, algo constantemente construido y reconstruido al

interior de los departamentos o equipos de trabajo. Son lo que en definitiva

constituyen la organizacin.

Memoria organizacional:las decisiones que surgen en la organizacin

responden en cierta medida a aquellas experiencias que han quedado

registradas como significativas. Este conocimiento no es fcil de ignorar, pues,

supone todo el bagaje de experiencias acumuladas que marcan el "saber

hacer" o KnowHow de la empresa.

Estructura de poder:la cual no es esttica, sino que constantemente se ve

reafirmada o reestructurada por medio de las decisiones. De esta forma, una

decisin nefasta para la organizacin seguramente implicar una

restructuracin de la estructura de poder.

Vnculos: en toda organizacin se establecen tipos de relacin, no slo de

carcter contractual sino psicolgico. Existe, pues, un aspecto afectivo que

condiciona y est presente en las decisiones y acciones que se toman y

emprenden en toda organizacin.

Finalmente, el hecho de que la organizacin, como sistema social, est inserta en

un entorno, en el cual debe competir, nos lleva a considerar dos aspectos:

En primer lugar, la organizacin debe estar constantemente adaptndose a

las condiciones del entorno, elaborando sus propias estrategias y

modificando su comportamiento, de tal forma, que pueda dar respuesta a

las exigencias del mismo.

En segundo lugar, la organizacin no es un ente abstracto, aislado de lo

que acontece con otras organizaciones. Muy por el contrario, la

organizacin debe competir en un medio en que los recursos son escasos y


en donde el entorno selecciona y elimina aquellas organizaciones menos

eficientes en la consecucin de dichos recursos.

Lo anterior queda reflejado en la enorme cantidad de organizaciones que fracasan

y desaparecen al poco de comenzar su ciclo de vida. La constante adaptacin de

la organizacin a su entorno y el hecho de que la organizacin deba competir con

otras organizaciones, es un aspecto de especial relevancia a la hora de entender

la importancia de la administracin de empresas en la organizacin.

Contexto actual de las organizaciones

Durante las ltimas dcadas se ha resaltado el papel que juega el cambio en las

organizaciones. La turbulencia del entorno, caracterizada por cambios

discontinuos e impredecibles.

Son muchos los factores que han contribuido a la turbulencia del entorno y la

consiguiente incertidumbre organizacional. La liberalizacin de los mercados, el

creciente nmero de fusiones y adquisiciones, el surgimiento de bloques de libre

comercio, los cambios tecnolgicos, la flexibilizacin laboral, entre otros, son

factores desestabilizadores del entorno organizacional. El incremento del

conocimiento cientfico y tecnolgico, por ejemplo, faculta a las organizaciones a

identificar y explotar diversas tecnologas y diversos mercados o "nichos" en los

cuales desarrollar sus actividades, por lo que la competencia es algo que est

presente en todas las organizaciones.

Este constante cambio del entorno impone a la organizacin determinados

requerimientos de informacin y de accin con el fin de lograr una mejor

adaptacin.

Por otro lado el principal desafo para las empresas y organizaciones hoy en da,

es la creacin de una cultura y un clima que facilite el aprendizaje organizacional y

la gestin del conocimiento.


Esto, debido a que la habilidad para aprender ms rpido que las otras

organizaciones (los competidores) aparece como la nica ventaja competitiva

sustentable en el tiempo.

Debido a esta creciente rapidez e impredecibilidad de los cambios en el entorno,

es que surge la necesidad de un constante aprendizaje organizacional y un uso

intensivo de los conocimientos que posee la organizacin, que es lo que en

definitiva hace que cada da se necesiten Administradores ms eficientes.

Teora de Sistemas

Un suprasistema o supersistema, es el sistema que integra a los sistemas desde

el punto de vista de pertenencia. En otras palabras, es un sistema mayor que

contiene sistemas menores.

Jerarqua de los sistemas segn tamao:

subsistema, sistema y suprasistema

En teora de sistemas, los niveles de organizacin (o jerarquas) se refieren al

orden en distintos niveles de organizacin de los sistemas ms simples a los ms

complejos; por ejemplo, la identificacin de un subsistema, dentro de un sistema,

dentro de un suprasistema.

Un ejemplo prctico en informtica:

el subsistema "memoria RAM", contenido en el sistema "placa madre", contenido

en el supersistema "computadora".

Para esta distincin es fundamental establecer los lmites o fronteras precisos de

los sistemas de cada nivel. Sin fronteras, difcilmente se puedan establecer los

subsistemas, sistemas y suprasistemas.


Los Sistemas Abiertos y sus elementos

Los sistemas y subsistemas, en la medida que interactan o transan con su medio

o entorno, como la empresa, se denominan abiertos, para diferenciarlos de

aquellos que no satisfacen tal condicin, los que pasan a ser cerrados. La

diferencia entre ambos no es muy precisa, como pudiera pensarse. En general, los

sistemas abiertos se asocian con los seres vivos (hombres, animales, plantas),

mientras que los cerrados con sistemas fsicos o materiales (un motor, una

mquina, un instrumento).

Por ahora nos quedamos con que la empresa, en tanto transa con su medio, es

un sistema abierto: obtiene o importa del medio los recursos que necesita

(insumos, trabajo, capital, informacin), los combina o transforma (proceso

productivo) y eso permite generar o exportar al medio los bienes y servicios que

llegan al consumidor. Ello posibilita que ciertos recursos tangibles, provenientes de

la comercializacin de los bienes y servicios y otros intangibles, como la

informacin, reingresen al sistema a travs de nuevos insumos, nueva

informacin, etc. Conforme a esto se puede perpetuar el ciclo productivo,

hacindose viable el sistema.

A la importacin de recursos del medio la llamaremos corrientes de entrada; la

combinacin de esos recursos ser el proceso de conversin o transformacin;

la explotacin de recursos distintos al medio, constituir la corriente de salida;

por ltimo, el reingreso de estos recursos al sistema, como nueva corriente de

entrada, es la retroalimentacin o feed back.

En la siguiente figura se ha representado esquemticamente estos elementos

componentes de un sistema abierto.


Estos elementos son:

a) Corriente de entrada: corresponde a los recursos que la empresa importa o

extrae del medio, tales como insumos materiales, esfuerzo humano, capacidad

administrativa, informacin, capital, etc., cuya utilizacin permitir efectuar el

proceso de transformacin. En suma, es la energa necesaria para la produccin

de bienes y servicios, la que puede tomar diversas formas, segn la empresa que

se trate, pero en todo caso, incluye elementos tangibles e intangibles. Estos

ltimos los hemos caratulado bajo el trmino genrico de informacin.

b) Proceso de transformacin: es la combinacin dosificada y eficiente de los

elementos anteriores, destinada a producir los bienes y servicios que constituyen

el giro o actividad de la empresa. La mayor parte de estos recursos son fungibles,

es decir, se gastan o consumen en el proceso; otros, como la informacin, en

cambio, no slo no se consumen, sino que pueden verse enriquecidos o

incrementados en el proceso, originando una corriente de salida adicional.

Los primeros estn afectos a la llamada ley de conservacin, segn la cual lo que

queda en el sistema es igual a las entradas menos las salidas. Por el contrario, la

informacin se rige por la ley de incrementos, es decir, la salida de informacin

puede aumentar (y no disminuir) la informacin total del sistema. El ejemplo

clsico de este fenmeno es el de un profesor (sistema): cuando dicta su clase


(salida), la informacin que exporta al medio (alumnos) no reduce sus

conocimientos, sino que puede aumentarlos, incrementando as la informacin que

permanece dentro de l (el profesor, al ensear, no olvida lo que saba; al revs,

aprende an ms).

c) Corriente de salida: Probablemente los bienes y servicios constituyen la

corriente de salida principal de la empresa; pero suele haber otros flujos de

exportacin al medio que tambin son importantes tal es el caso de la informacin,

como ya habamos mencionado. Podramos citar tambin el prestigio, que es una

forma de corriente de salida intangible. En general, estos son ejemplos de

corrientes de salida positivas. Si la empresa produce contaminacin, que daa la

ecologa y amenaza otras actividades econmicas y sociales y la propia vida del

ser humano, estamos en presencia de corrientes de salida negativa. Cuando las

corrientes de salida positivas superan a las negativas, se dice que el sistema ha

sido legalizado por el medio o la sociedad, pudiendo hacerse viable.

d) Retroalimentacin: En tal caso, una parte de la energa exportada al medio

servir para provocar una nueva corriente de entrada al sistema, permitiendo su

supervivencia.

Cuando las corrientes de salida permiten una retroalimentacin suficiente para

asegurar la supervivencia del sistema, se dice que ste es viable y ello slo ocurre

en sistemas legalizados por el medio. Si la corriente de salida no es suficiente

para provocar la autogeneracin de energa capaz de mantener vivo el sistema,

entonces la retroalimentacin acta como seal de inviabilidad.

Bajo esta concepcin, la empresa entendida como una estructura destinada a

permanecer en el tiempo, adquiere la particularidad de un sistema abierto viable,

tal como el que se muestra en la siguiente imagen.


Economa

Empresa

Marketing

Finanzas

RR.HH.

Produccin

Producto Terminado

Materias Primas


Viabilidad de un Sistema

Es el hombre un sistema viable?

Ya establecimos qu es un sistema abierto, porque interacta con su medio la

naturaleza, el ambiente, otros hombres, la sociedad, pero la viabilidad del gnero

humano no radica en el hombre mismo, sino en la pareja humana: sta es la

unidad que permite regenerar el sistema, a travs de la procreacin.

Es una planta un sistema viable?


Su corriente de salida o de exportacin al medio es el oxgeno que produce a

partir de la energa solar (corriente de entrada), por medio del fenmeno de la

fotosntesis (proceso de conversin). Pero hay otras corrientes de salida, tal vez

secundarias: alimentos, frutos, aroma, belleza, etc. Y quizs la planta requiera de

ciertos cuidados especiales (abonos, podas, riego), como otras corrientes de

entrada, adems de la luz solar. Una vez ms, slo si la planta es capaz de

batrselas por s misma, podremos considerarla viable. Para ponerlo fcil, el jardn

de una casa es probablemente inviable; un bosque nativo o una selva son viables.

Al definir la empresa como una estructura, supusimos en ella un cierto orden

interno que no es producto de la casualidad. Por el contrario, es fruto de un

esfuerzo colectivo de tipo consciente, que llamaremos principio de organicidad.

Gracias a l es factible combatir una fuerza destructiva, amenaza constante que

est presente en todos los mbitos de la humanidad y que impulsa a demoler el


orden establecido a travs de una tendencia hacia los estados ms probables de

todo sistema, cuyo extremo es el caos. Esta fuerza es la denominada Entropa.

La entropa casi siempre es efectiva y suficiente para destruir los sistemas

cerrados. Sin embargo, en los sistemas vivos o abiertos, es posible que dicho

principio de organicidad se encuentre expresado en una fuerza opuesta a la

entropa, tal es el caso de la Neguentropa o entropa negativa, alimentando con

los ahorros de energa del sistema, sus corrientes de salida positiva y su corriente

retroalimentadora, logrando con esto combatir y contrarrestar la entropa y

consiguiendo mantener la viabilidad del sistema.

Lo anterior significa, que aun cuando la empresa sea viable, ello no garantiza que

lo sea por siempre. La entropa puede, en cualquier momento, hacer mella en la

generacin de defensas del sistema y hacerlo pasar de un sistema viable a uno

inviable. Por eso es importante que la capacidad de adaptacin o innovacin de la

empresa respecto de su entorno, produzca una renovacin de estas defensas

neguentrpicas en la cantidad y calidad suficientes para asegurar su sobrevivencia

o viabilidad.

En el fondo, son el talento del hombre y su esfuerzo colectivo los ingredientes

principales para combatir y vencer la entropa que afecta la empresa, la que puede

tomar diferentes formas, desde factores que provienen del medio externo, hasta

aquellos propios del medio interno.

El principio de organicidad (agente neguentropa) es el instinto de conservacin de

los seres vivos, una especie de mecanismo de autocontrol o termostato, que

compensa los cambios bruscos: estamos hablando de la tendencia espontnea

hacia un equilibrio homeosttico. Cuando se presenta una enfermedad, el propio

organismo acta en la direccin contraria al mal, generando defensas que

procuren neutralizarlo. Slo si el organismo falla en su autodefensa, recurrimos a

un tratamiento mdico: aqu nos referimos a mecanismos de excepcin.


En los sistemas sociales viables, como la empresa, deben concurrir dos tipos de

energa para regenerarse: la necesaria para perpetuar el proceso de

transformacin y aqulla para mantener y mejorar la organizacin interna y su

relacin con el medio. Ello se logra con la administracin y con la informacin.

La informacin es esencialmente neguentrpica, en cuanto combate la ignorancia

y la oscuridad (entropa).

La empresa bajo el enfoque de sistemas.

Se ha venido estudiando la empresa descomponindola en sus partes

elementales y abordndolas por separado en un estudio detallado, esto a travs

del enfoque analtico o reduccionista.

En los enfoques complejos y abiertos, los elementos son heterogneos, las

relaciones no son slo lineales, pues existe interaccin con el entorno.

Los sistemas complejos, como lo es la empresa, suelen tener dos propiedades

caractersticas:

La sinergia: dos piensan mejor que uno.

La homeostasis dinmica: resistencia al cambio, tendencia al

mantenimiento del estado de equilibrio.


La concepcin clsica de la empresa, como sistema cerrado y esttico, en la que

los componentes del entorno se consideran identificados y se establece

claramente cul es el elemento que influye sobre el otro, donde no se contemplan

los efectos sinrgicos, slo es sostenible en momentos de estabilidad. Pero en un

ambiente complejo y turbulento como el actual, donde el comportamiento de las

empresas evoluciona constantemente, con la aparicin de nuevos problemas, la

concepcin clsica es inviable.

Si consideramos a la empresa como un sistema cerrado, no podra hacer planes ni

fijar objetivos. Es imposible subestimar la influencia de las condiciones externas

como las procedentes de los mercados, los competidores, las nuevas tecnologas,

etc.

El enfoque de sistemas concibe a la empresa, objeto material de la economa de

la empresa, como un organismo vivo y abierto que est influido e influye sobre su

medio ambiente.

Es decir, la empresa se contempla, desde un punto de vista realista, como un

sistema artificial, fsico y abierto al entorno, con el que intercambia informacin,

materia y energa en un proceso de continua modificacin y adaptacin a los

diversos cambios acaecidos en el medio.

La empresa est integrada por los siguientes agentes sociales: accionistas,

trabajadores, proveedores, clientes, bancos, administraciones pblicas, etc. Los

cuales tambin estn relacionados.

Estos agentes, son a su vez, organizaciones con ciertas finalidades, que pueden

no coincidir con las de la empresa.

El sistema empresa se puede descomponer atendiendo al enfoque funcional. Los

distintos elementos se agrupan en subsistemas homogneos, segn el tipo de

funcin desarrollada de la empresa, los cuales pueden ser:


- Subsistema de produccin/inventarios: son el departamento encargado de

la fabricacin de los productos dentro de una empresa, el rea de

inventarios son quienes ordenan y guardan en bodegas las materias primas

necesarias para poder fabricar posteriormente el producto que comercializa

la empresa.

- Subsistema de inversin/financiacin: son aquellos que se ocupan de

solicitar financiamiento para la empresa y de invertir el dinero que sta

posee, con el fin de ganar intereses y obtener rentabilidad.

- Subsistema comercial: son los encargados de comercializar el producto y/o

servicio que la empresa ofrece.

- Subsistema de direccin y gestin, el cul incide en los tres anteriores a

nivel tctico, estratgico y operativo.

- Subsistema de personal; proporciona los recursos humanos (R.R.H.H.). al

sistema total.

- Subsistema de informacin: tejido que relaciona los elementos del sistema

total entre s y con el entorno.

- Subsistema de investigacin y desarrollo; son los encargados de descubrir

nuevos productos y disear nuevos procesos que le permitan adquirir una

posicin ventajosa en el mercado.

Ejemplos:

Si pusiramos a DUOC UC como ejemplo de organizacin previamente visto en el

aprendizaje 1, podramos visualizar de la siguiente forma el contenido:

Supersistema = Educacin, representado por el Ministerio de Educacin

Sistema = Duoc UC, Instituto Profesional y Centro de Formacin Tcnica

Subsistema = Departamento Acadmico

Subsistema = Departamento Administrativo

http://www.duoc.cl/http://www.duoc.cl/


Otro Ejemplo podra ser CHILECTRA S.A., la cual es una organizacin cuyo giro o

rubro es la distribucin de energa elctrica en la regin metropolitana.

Supersistema = Grupo Enersis (en Chile reglamentado por la SEC,

superintendencia de electricidad y combustibles).

Sistema = Chilectra S.A.

Subsistema = rea Comercial

Subsistema = rea tcnica

Subsistema = rea Financiera Contable

Subsistema = rea Grandes Clientes

Luego de lo estudiado entonces, podr reconocer la vinculacin y conexin que

tienen las distintas organizaciones que existen en la actualidad con su entorno.

Saber por ejemplo que la gran mayora de las empresas pertenecen al sistema

abierto, pues estn en constante comunicacin con el entorno que nos rodea.

Adems, podr reconocer que la empresa, al ser un sistema, tienen entradas y

salidas, las cuales tienen a su vez, resultantes que son fructferos para nuestra

sociedad y que retroalimentan nuestro trabajo con resultados que nos sirven para

vivir y para poder realizar anlisis de la situacin que vivimos e inclusive

adelantarnos al futuro. Tambin, ahora se sabe que existen subsistemas y que

estos son parte de los grandes sistemas (empresas u otras organizaciones), estos

colaboran y son parte del sistema principal.

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