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Sección Territorial Región de Murcia Octubre 2011

LA OFICINA JUDICIAL COMO VERDADERO INSTRUMENTO DE LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL, INTEGRADA EN LA ORGANIZACIÓN JUDICIAL Y AL SERVICIO DEL CIUDADANO.

Un año de implantación de la oficina judicial: análisis de la experiencia. Crítica y propuestas de reforma y mejora Sumario

1. Premisa de partida: la oficina judicial como una organización de carácter instrumental que de forma exclusiva presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional

2. Inicio del despliegue: 10 de noviembre de 2010 3. La estructura de la oficina judicial 4. Ventajas teóricas del modelo 5. Las primeras grietas aparecidas en la elaboración del molde de la oficina judicial: las interferencias externas (y ajenas al gobierno del Poder Judicial) en la delimitación orgánica y funcional de las UPADS 6. Primeras medidas: Instrucción 1/2011 sobre delimitación orgánica y funcional de la UPAD: una cuestión de gobierno del poder judicial

6.1 Justificación de la Instrucción 1/2011 6.2 Balance de su aplicación

7. Indicadores y balance sobre funcionamiento de la Oficina Judicial 7.1 Visión general 7.2 Aspectos concretos

7.2.1 En Tecnologías de la Información y Comunicación 7.2.1.1 Aplicación del sistema de gestión procesal

7.2.1.2 Funcionamiento del sistema de grabación de vistas 7.2.1.3 Agenda programa de señalamientos 7.2.1.4 Funcionamiento del Centro Atención Usuario (CAU)

7.2.2 Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD) 7.2.3 Servicios comunes procesales: Servicio Común Procesal General; Servicio Común de Ordenación del Procedimiento; Servicio Común Procesal de Ejecución 7.2.4 Visibilidad “Poder Judicial”

8. El modelo de Inspección de las oficinas judiciales 9. Propuestas de reforma del modelo de Oficina Judicial

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1. Premisa de partida: la oficina judicial como una organización de carácter instrumental que de forma exclusiva presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional

La función esencial del Poder Judicial no es otra que juzgar y hacer ejecutar lo juzgado (artículo 117.3 CE). Para que se pueda ejercer la potestad jurisdiccional se necesita una estructura, de todo un conjunto de medios personales y materiales indispensables para el ejercicio de esa función. La LO 19/2003 estableció las bases de la oficina judicial regulando nuevas competencias para el personal al servicio de la Administración de Justicia, potenciando al secretario judicial y diseñando un nuevo modelo organizativo integrado por los servicios comunes procesales, por las unidades procesales de apoyo directo y las unidades administrativas. Este nuevo marco organizativo se caracteriza por ser, en su modo de configuración y desarrollo, lo suficientemente elástico para que las Administraciones con competencia en la materia tengan conferida capacidad organizativa para diseñar las oficinas judiciales en su respectivo ámbito, debiéndose garantizar en todo caso la existencia de unos mínimos a fin de que el Poder Judicial, a través de sus respectivos órganos de gobierno, puedan garantizar el debido ejercicio de la jurisdicción. La Administración al servicio de la Justicia tiene como finalidad principal asistir a jueces y magistrados para el cumplimiento de las funciones que le son propias. Así lo confirma expresamente el artículo 435.1 de la LOPJ cuando dispone define a la oficina judicial como “la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales”. Sin esta vocación de asistencia y servicio a la potestad jurisdiccional, el modelo elaborado por la LO 19/2003 no se comprende. El adecuado funcionamiento de la nueva oficina judicial exige, como en toda organización compleja, una ordenación objetiva, material y funcional de las competencias. La ordenación referida a cuestiones meramente competenciales ha tenido su concreción en la Ley 13/2009, de 3 de noviembre de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial al regular la distribución de competencias entre jueces y tribunales, por un lado, y secretarios judiciales, por otro. Sin embargo, debido a que las leyes que se reforman regulan el procedimiento y no la organización, son precisamente las cuestiones organizativas las que determinan la necesaria delimitación de las funciones que deben desempeñarse en las distintas dependencias y órganos que la componen (las unidades procesales de apoyo directo y lo servicios comunes procesales (artículo 436). En el ámbito organizativo la Ley Orgánica del Poder Judicial diseña el nuevo modelo organizativo de Administración de Justicia (artículo 435.2º) sobre los principios de división de funciones, jerarquía y coordinación, siendo la nota característica por excelencia de toda oficina judicial que su actuación al servicio del Poder Judicial se encontrará regida por normas procesales, erigiéndose en una organización de carácter instrumental que de forma exclusiva presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional (art. 435.1 LOPJ).

2. Inicio del despliegue: 10 de noviembre de 2010

En fecha 10 de noviembre de 2010 se iniciaba en dos ciudades (Murcia y Burgos) el despliegue de la oficina judicial. En Burgos, para todos los órdenes jurisdiccionales. En Murcia se circunscribía a los órdenes jurisdiccionales social, contencioso-administrativo –órganos unipersonales y colegiados- y para los juzgados de lo penal. Un mes antes, octubre de 2010, los 17 Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia de España se reunían en Murcia y elevaban al Presidente del Consejo General del Poder Judicial, 17 conclusiones sobre la oficina judicial. Se dejaba constancia, entre otras, de tres ideas clave: 1º) Que “la oficina judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales (art. 435 LOPJ). Consiguientemente, el funcionamiento de

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esta oficina no debe quedar totalmente al margen y fuera del control de los órganos de gobierno del poder judicial”; 2º) Precisaban que “corresponde al CGPJ ejercer con eficacia y determinación la coordinación entre las diversas instituciones y cuerpos de funcionarios implicados en la gestión, sin la cual la Administración de Justicia puede llegar a ser ingobernable, apelando a la urgencia de que el CGPJ, en el ejercicio de su potestad reglamentaria, refuerce el papel de las Salas de Gobierno y de los Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia, que deben desempeñar un papel protagonista de primer orden en este proceso de cambio; y 3º) Finalmente hacían un llamamiento a la tarea ineludible de todos los Poderes y Administraciones Públicas concernidas la de explicar a los ciudadanos esta pluralidad de competencias, a fin de que la opinión pública se configure teniendo una información veraz sobre las distintas responsabilidades implicadas en el funcionamiento de la compleja organización de la Administración de Justicia.

3.La estructura de la oficina judicial La Oficina Judicial se define como un género que se bifurca en dos especies; por un lado, las Unidades Procesales de Apoyo Directo y, por otro, los Servicios Comunes Procesales. El análisis de los artículos 437 y 438 de la Ley Orgánica del Poder Judicial revela hasta qué punto su naturaleza jurídica es diferente, ya que las Unidades Procesales de Apoyo Directo se hallan íntimamente vinculadas al Juzgado, Sala o Sección de que se trate, hasta el extremo de formar parte del órgano judicial junto con los jueces y magistrados. Por el contrario, los Servicios Comunes Procesales no se hallan integrados en órgano sin perjuicio del apoyo que «ex lege» deben prestar a los que se encuentren incardinados en su ámbito territorial (Preámbulo de la Instrucción 2/2010).

4. Ventajas teóricas del modelo La oficina judicial ofrece ventajas indudables como criterios procesales más seguros y predecibles, potenciando la especialización y máxima profesionalización. Pero estos objetivos sólo se alcanzarán con mucho esfuerzo y un trabajo colegiado, aprovechando el impulso de todos colectivos estén implicados, y poniendo mucha atención y cuidado en la formación del funcionario de justicia. Ahora bien, la oficina judicial es un instrumento, no un fin. Puede facilitar, con el rodaje necesario, la racionalización y optimización de recursos. Y sobre todo contribuir a la eficiencia y mayor facilidad en la creación de plazas judiciales, fundamentalmente cuando se organicen los órganos judiciales por la competencia de otro modo (juzgado de base, al modo y manera de los desafortunadamente derogados juzgados de Distrito o fórmulas colegiadas en de instancia), rompiendo definitivamente con la atomización de los juzgados.

5. Las primeras grietas aparecidas en la elaboración del molde de la oficina judicial: las interferencias externas (y ajenas al gobierno del Poder Judicial) en la delimitación orgánica y funcional de las UPADS

Dicho esto, no cabe duda que el tiempo transcurrido (más de seis años) entre la ley que diseñó la organización –LOPJ- y la que llena de funcionalidades la organización –las reformas procesales- ha puesto a prueba el proyecto inicial mostrando ciertos desfases y debilidades. Una fragilidad detectada es aquella que trae su origen en el apuntado diseño de la LO 13/2009 – y normativa de desarrollo- que detiene y retiene sus esfuerzos en los servicios comunes y, en cambio, descuida las denominadas unidades procesales de apoyo directo (UPAD) –configuradas a modo de satélites (pequeñas oficinas con un juez, a lo sumo dos funcionaros y compartiendo secretario judicial con otra unidad), cuando en

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realidad, la Oficina judicial también debe ir más allá, esto es, está al servicio de quien constitucionalmente, y de manera exclusiva y excluyente tiene asumida la potestad jurisdiccional: los jueces y magistrados. La fragilidad de este diseño en proceso de construcción, sin duda, potencialmente empezaba a agrietar el modelo en su concepción constitucional, puesto mostraba flancos abiertos que permitían ser llenados con instrucciones y decisiones de órganos de la Administración de Justicia que resentían y difuminaban aspectos fundamentales de la identidad del gobierno del poder judicial que es una cuestión fundamental para la efectividad de su independencia. En los primeros meses de funcionamiento del nuevo modelo de oficina judicial (NOJ-2), además de los problemas tecnológicos y logísticos propios de una nueva organización arquitectónica en la reubicación y reasignación de tareas en materia de recursos humanos y materiales, se está poniendo de manifiesto en el ámbito nuclear de la potestad jurisdiccional un problema de naturaleza estructural. Con independencia de la coyuntura a la que responda el asunto al que se refiera (instrucciones de que determinados actos procesales o materiales queden concentradas en las UPADS) comenzó a producirse un desplazamiento indebido, y a veces excesivo, de tareas y actividades procesales hacia la UPAD provocada por decisiones externas y ajenas al gobierno interno y externo de Juzgados y Tribunales, como son órdenes ministeriales, protocolos o instrucciones de las Secretarías de Gobierno. El efecto producido no fue otro que el de una desnaturalización de la autonomía orgánica y funcional de un órgano esencialmente jurisdiccional. Encauzar esta problemática, más allá de espacios alternativos de diálogo y coordinación necesarios pero insuficientes, exige desde el ámbito de gobierno del poder judicial el ejercicio de sus funciones y competencias. Para ello resultaba indispensable el establecimiento de pautas y cauces gubernativos de comunicación, resolución de conflictos y quejas que provengan tanto de Juntas de Jueces como de Presidencias de tribunales, sobre las incidencias que conciernen al funcionamiento y competencias de las UPAD constituidas en el ámbito de este territorio. Dentro de las competencias propias -legales y reglamentarias- que le son inherentes a la Sala de Gobierno, se halla la de ejercicio de las funciones relativas al planteamiento y establecimiento de acciones concretas sobre el estado y puntos críticos relativos el despliegue de la oficina judicial iniciado que afecten directamente a la actividad de los magistrados, dando, en su caso, cuenta inmediata al Consejo General del Poder Judicial, al Ministerio de Justicia y Secretaría de Gobierno para su conocimiento y efectos. En este sentido, la STS (Sala III) de 15 de noviembre de 2002 recuerda: 1º) que dentro de la genérica expresión "Administración de Justicia" cabe diferenciar: por un lado, un concepto estricto de Administración de Justicia, comprensivo de la función jurisdiccional y el gobierno del Poder Judicial; y, por otro, la "administración de la Administración de Justicia, que engloba los medios personales y materiales a su servicio; 2º) la extensión del concepto "gobierno del Poder Judicial" no aparece delimitada en ningún precepto de la LOPJ ni de los Reglamentos dictados en su aplicación. La actividad gubernativa judicial se determina principalmente por los específicos cometidos asignados a los órganos encargados de ella en la LOPJ y en el Reglamento de los Órganos de Gobierno. 3º) Es la necesidad de garantizar la independencia de los órganos judiciales en el ejercicio de su función esencial, la jurisdiccional, lo que justifica la existencia de una estructura autoorganizativa en el marco del Poder Judicial y la atribución de concretas competencias a sus órganos de gobierno. El autogobierno del Poder Judicial encuentra su justificación, pues, en la garantía de su independencia funcional. 4º) Los órganos de Gobierno del Poder Judicial no siempre actúan en el ejercicio de competencias encuadrables dentro del concepto "gobierno del Poder Judicial", sino que, en algunos casos, se constituyen, por imperativo legal, en órganos administrativos al servicio de eso que antes se ha llamado "administración de la Administración de Justicia". En estos últimos casos, las competencias sobre las que resuelven estos órganos no corresponden al CGPJ, y el recurso debe ser resuelto por la Administración pública titular de la competencia. 5º) La concreción de cuando un acto gubernativo se enmarca dentro de las potestades de gobierno del Poder Judicial, o en el ámbito de las competencias de las Administraciones Estatal o Autonómica, es cuestión que escapa a toda consideración general y debe ser valorada en cada caso en particular. 6º) La competencia del CGPJ no será discutible, y debe ser interpretada extensivamente, en

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todos aquellos supuestos en que el acto dictado por un órgano de gobierno del Poder Judicial pueda afectar mediata o inmediatamente a la independencia de los órganos jurisdiccionales o al ejercicio de su función jurisdiccional”.

6. Primeras medidas: Instrucción 1/2011 sobre delimitación orgánica y funcional de la UPAD: una cuestión de gobierno del poder judicial

6.1 Justificación de la Instrucción 1/2011

Por ello ante la situación descrita, se hacía preciso que el Consejo General del Poder Judicial interviniera en el desarrollo del modelo normativo de la oficina judicial cuyo despliegue viene desarrollando el Ministerio de Justicia. El papel del máximo órgano de gobierno de los jueces es fundamental, así como el deben asumir las Salas de Gobierno. No debe confundirse oficina judicial con juzgados y tribunales, con el poder judicial. La oficina judicial es un instrumento, y está al servicio de la función jurisdiccional de jueces y magistrados, quienes constitucionalmente ostentan la potestad jurisdiccional, asumiendo la función de garantizar la tutela judicial efectiva a los ciudadanos. En consecuencia, los servicios comunes procesales (SCP) se deben coordinar perfectamente con las unidades de apoyo directo al juez (UPAD). La clave para el buen funcionamiento del modelo al que debemos aspirar está en concebir las UPAD como un espacio autónomo para el ejercicio de la función jurisdiccional, cuya estructura orgánica y funcional pivote en el juez sin interferencias organizativas externas. En este sentido, las UPAD al hallarse íntimamente vinculadas al Juzgado, Sala o Sección de que se trate, hasta el extremo de forman parte del órgano judicial junto con los jueces y magistrados, tienen una configuración exclusivamente jurisdiccional. Su organización y competencias son estrictamente jurisdiccionales, por lo que no deben recaer en dicho órgano la asignación de tareas de auxilio o de carácter procesal, sino sólo aquellas dirigidas al dictado de providencias, autos y sentencias. De ahí que sólo cabe que se ordene su actividad y se impartan órdenes e instrucciones exclusivamente dirigidas a la directa asistencia de jueces y magistrados en el ejercicio de su función jurisdiccional (art. 437 LOPJ), considerando "pertinentes" aquellas ordenes e instrucciones dirigidas a tal fin (art. 457). En consecuencia, resultaba imprescindible que reglamentariamente se acometería por el CGPJ la necesaria delimitación orgánica y funcional de las UPADS como órgano estrictamente jurisdiccional. Esta sería una buena dirección para preservar y reafirmar la constitucionalidad del modelo. Hemos venido considerando que las funciones del personal destinado en las UPAD deben limitarse a asistir al juez de manera directa en el ejercicio de las funciones que les son propias. Por tanto, la ampliación del catálogo de tareas del personal destinado en la UPAD, obligándoles a asumir labores derivadas de la aplicación de las leyes procesales que en el diseño orgánico corresponden a los servicios comunes, supone una grave intromisión en un espacio funcional que debe quedar vinculado únicamente a las órdenes, la dirección y la asistencia directa a jueces y magistrados. Tal intromisión supone, además, un riesgo de sobrecarga de las UPAD, cuya dotación de personal resulta ya muy ajustada para el cumplimiento estricto de las labores de apoyo y asistencia a jueces y magistrados, que se verían así seriamente comprometidas. Debe recordarse que la Comisión Jurídica Asesora para la Implantación de la Oficina Judicial advirtió de este riesgo (observación a la cuestión 18, Compendio 2.1) cuando indicaba que “en la medida que las UPAD deben articularse como instrumentos de apoyo efectivo a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que le son propias, la CJA considera muy necesario la pronta implementación programas de actuación (PAC) concreta para el apoyo y refuerzo a las UPAD durante ese periodo transitorio”, y agregaba que “en esta misma línea, deberían buscase mecanismos que garanticen la selección de este personal de apoyo conforme a perfiles adaptados a las funciones de asistencia directa a jueces y magistrados”.

6.2 Balance de su aplicación

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Con carácter general, el esfuerzo de delimitación funcional entre Upads y Servicios Comunes pretendido por la Instrucción 1/2011 ha supuesto un mero reparto negociado de tareas y funciones entre unas y otras dependencias de la NOJ. Sin duda ha contribuido a aligerar algunas tensiones coyunturales, pero no resuelve el problema estructural o de origen, que no es otro que una desviación del modelo originario de Upad concebida como unidad de apoyo y asistencia a jueces y magistrados a un modelo en el que la Upad es una dependencia más a la que se asignan tareas y funciones de gestión y tramitación, con menoscabo de su función de apoyo a jueces y magistrados y subsiguiente desatención de éstos1.

7. Indicadores y balance sobre funcionamiento de la Oficina Judicial

7.1 Visión general Un proceso de tan amplio calado exige tiempo para su balance2.Tiempo para calibrar en toda su dimensión el profundo alcance del nuevo modelo sobre el que se viene diseñando y dando cuerpo al molde de dicho modelo.

1 En relación a las concretas previsiones de la Instrucción, deben reseñarse las siguientes disfunciones:

a. Que no se utilizan los mecanismos indicados en el apartado 3.2 de la Instrucción para debida

constancia de la itineración de los expedientes entre las distintas dependencias de la NOJ.

Como ya se indicaba en el segundo informe del Grupo de Apoyo del CGPJ al Despliegue

NOJ, sería muy conveniente que el CGPJ diera instrucciones sobre los procedimientos

adecuados y estandarizados para dejar constancia de las altas y bajas de expedientes en las

Upads.

b. La función de dación de cuenta se realiza de forma muy deficiente.

c. Respecto de los actos de comunicación que no se realizan por Lexnet, hasta la fecha

presente se han venido incumpliendo las previsiones del apartado 6 de la Instrucción,

exigiéndose a los funcionarios de la Upad a redactar notas dejando constancia de los datos

de las personas que debían ser notificadas por el Servicio Común General. En este punto,

debe dejarse constancia de que, fruto de los trabajos realizados por un grupo de funcionarios

del SCG y Decanato de Murcia, se ha identificado la posibilidad de que el encargo de

notificación realizado desde la Upad al SCG pueda ser realizado a través del sistema de

gestión procesal Minerva-Noj, sin necesidad de imprimir las resoluciones a notificar en la

Upad antes de remitirlas en papel al SCG, al tiempo que permite a éste último recuperar los

datos del propio sistema de gestión procesal. Se trata de una experiencia que libera

enormemente a la Upad de esta tarea, por lo que se recomienda su extensión al resto de

territorios.

d. En el mismo apartado de actos de comunicación realizados desde la Upad subsiste el

problema del control de la efectividad de los actos de comunicación ordenados desde la

Upad y su seguimiento y reiteración en el caso de que el primero resultase infructuoso, toda

vez que los expedientes vuelven a los servicios comunes de ordenación o de ejecución.

e. Por lo que a la forma en que se realizan los señalamientos, las previsiones de la Instrucción

han quedado superadas por la inoperancia de la agenda programada de señalamientos.

f. Las previsiones del apartado 11.1 de la Instrucción están siendo interpretadas por algunos

secretarios judiciales del SCOP de una forma inadecuada, al entender que si bien el

libramiento de las citaciones a juicio corresponde al SCOP el control generalizado de su

cumplimentación corresponde a la Upad (responsabilidad de control que debe tener carácter

excepcional para los casos en que se detectase la falta de recepción del resultado de alguna

citación).

g. La previsión del último párrafo del apartado 11.1 se ha convertido en una gravosa carga para

la Upad, toda vez que, como ya se ha dejado dicho en este informe, el sistema de grabación

efidelio no carga los datos de intervinientes del sistema de gestión procesal Minerva-Noj, lo

que obliga a incorporarlos íntegramente de nuevo por la Upad. (Fuente: informe Magistrado

Decano Murcia, 2011)

2 La Sala de Gobierno del TSJRMurcia ha tenido conocimiento en fecha 18 de octubre de 2011 del

denominado “Informe sobre el funcionamiento NOJ Murcia, Examen comparado de semestres 2010 –

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Sin embargo, las modificaciones introducidas pueden ser debidamente visualizadas por los ciudadanos y los profesionales jurídicos que son sus gestores de intereses. Incidencias y disfunciones se han producido y siguen latentes. Una deficiente sistema de gestión procesal (el sistema Minervanoj, que no cumple expectativas, con rigideces y continuas caídas del sistema), y fuertes tendencias a la excesiva burocratización de la gestión del proceso debidas a varios factores, entre ellos, un servicio común de ordenación del procedimiento infradotado en su personal, con deficiente configuración de la relación de puestos de trabajo, carente de especialización cuya autonomía funcional en cuanto servicio lejos de estar resultando operativa, eficaz y eficiente, genera espacios autónomos del proceso sin control directo y eficaz por el Juez. A ello se une, la necesidad de que la oficina judicial no puede resultar operativa si no se integra con el sustento informático, de ahí la necesidad de implantar el expediente digital, pues el modelo de oficina judicial está íntimamente vinculado al expediente digital. No puede ponerse en duda que la implantación del modelo de oficina judicial permitirá el incremento de la plantilla de jueces, lo que proporcionará mayor rapidez y evitará costes innecesarios; y además, constituye la antesala de otras reformas orgánicas sobre todo la necesidad de configurar una nueva planta judicial permitiendo, entre otras posibilidades, la de que de forma continuada y estable varios jueces puedan servir a un mismo órgano judicial o se creen escalas o niveles en el ámbito de las competencias de los órganos judiciales de primera respuesta, respetando en todo caso las condiciones de acceso y desarrollo de la carrera profesional. Por tanto, han de removerse los obstáculos de la conformación del modelo de organización de oficina judicial donde la tutela judicial no se resienta, el juez cumpla su función constitucional en el proceso y no sea un mero cliente o usuario más, aislado, del proceso, y en fin, la Oficina judicial se erija en un verdadero instrumento de la función jurisdiccional, integrada en la organización judicial y al servicio del ciudadano.

7.2 Aspectos concretos3 7.2.1 En Tecnologías de la Información y Comunicación 7.2.1.1 Aplicación del sistema de gestión procesal

Minerva-Noj funciona con una exasperante lentitud y frecuentes caídas del sistema (especialmente en los horarios punta de actividad).

Excesiva rigidez en la tramitación guiada, que impide la utilización de versiones de documentos. Tal rigidez y estandarización, razonable y conveniente en el tramite procesal, resulta inadecuada cuando se trata de resoluciones de naturaleza exclusivamente jurisdiccional dictadas por jueces y magistrados. Tanta rigidez obliga a un continuo copiado y pegado de las versiones de documentos que jueces y magistrados guardan en sus propios procesadores de textos para trasladarlos uno a uno y cada vez a las plantillas que ofrece Minerva-Noj, con la consiguiente ineficiencia en el trabajo que se desarrolla en el ámbito de las Upads.

La división organizativa entre Upads y Servicios Comunes obliga a una continua itineración de expedientes entre las distintas dependencias de la NOJ, con la consiguiente inversión de tiempo y esfuerzo.

Minerva-Noj carece de utilidades y aplicaciones que permitan localizar la dependencia de la NOJ en que se encuentra físicamente un determinado procedimiento. Para localizarlo es necesario revisar el

PROCESALES Septiembre 2011”, elaborado por la Secretaria de Gobierno del TSJRM elevado al

Ministerio de Justicia. Contiene datos concretos de los diferentes servicios y secciones.

3 Fuentes: informe Magistrado Decano Murcia, 2011; Grupo Despliegue Oficina Judicial; informes Sala

gobierno TSJRMurcia

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histórico de documentos del procedimiento y tratar de deducir su ubicación actual a partir de la última resolución dictada.Como ya se recomendaba en el segundo informe del Grupo de Apoyo del CGPJ al despliegue NOJ, el CGPJ tendría que exigir del MJU la incorporación al sistema de gestión procesal de las Upads de aplicaciones informáticas que permitan tener información puntual y permanente de la pendencia de asuntos en cada órgano judicial.

Los datos estadísticos y de pendencia de asuntos en las Upads que ofrece Minerva-Noj no se ajustan a la realidad, lo que dificulta enormemente a jueces y magistrados ejercer las funciones de control y supervisión que le asigna la Instrucción 2/2010 del CGPJ. Minerva-Noj está dotado de una limitada capacidad de escaneado (máximo 3 MG, 80 páginas), lo que en ocasiones impide la incorporación de documentos al sistema de gestión procesal o la itineración de documentos entre las distintas dependencias.

7.2.1.2 Funcionamiento del sistema de grabación de vistas

El diseño del sistema es adecuado, fácil de operar, con perfecta calidad de video y audio y de amplias funcionalidades, que permiten incluso la incorporación de documentos y de grabaciones.

Su principal déficit es que, en la versión actualmente implantada, no recupera datos del procedimiento ya incorporados al sistema de gestión procesal (Minerva-Noj), obligando a introducir nuevamente los datos de los participantes. De no hacerlo, se impide la obtención de grabaciones a los profesionales en los expendedores (al no identificar al profesional como autorizado), ni permite establecer marcas en la grabación que faciliten la localización de los distintos momentos del acto grabado.

Resulta poco eficiente la necesidad de recurrir al CAU para habilitar o modificar permisos.

Resulta muy útil la posibilidad de visionar el juez la grabación desde el ordenador de su despacho, así como la de grabar en una USB las grabaciones para poder visionarla fuera del despacho.

Resulta sin embargo inadecuado (especialmente en ámbitos sensibles como violencia sobre la mujer, menores y juicios a puerta cerrada) que todos los jueces tengan acceso a todas las grabaciones de juicios celebrados por el resto de órganos jurisdiccionales.

Es esencial que el visionado por el juez no esté condicionado a la previa firma digital por el Secretario Judicial, porque ello limitaría el visionado por el juez al tiempo de dictar resolución en el caso de algún retraso del Secretario en la firma.

En el aspecto operativo, se siguen produciendo caídas del sistema que impiden hacer uso de todas las potencialidades del sistema de grabación.

La salida del secretario judicial y su no sustitución por otro funcionario que auxilie al juez durante la celebración de las vistas genera importantes problemas y disfunciones. A título de ejemplo pueden citarse las siguientes:

a. Obliga al juez a examinar personalmente las actuaciones a fin de comprobar las incidencias habidas en las citaciones.

b. Se ha perdido la posibilidad de consulta en sala del sistema de gestión procesal y otros registros y bases de datos al servicio de la Administración de Justicia, con pérdida de eficacia: imposibilidad de consulta e incorporación de antecedentes penales, de comprobación y actualización instantánea del registro de violencia sobre la mujer, de comprobación de la cuenta de depósitos del juzgado, de realización inmediata de transferencias desde dicha cuenta, etc.

c. Si el juez y las partes se niegan a hacerlo personalmente, no hay quién lea los escritos de acusación y defensa en la jurisdicción penal, ni quién dé lectura a actuaciones del sumario.

d. Obliga al juez a examinar los poderes de representación que presentan los asistentes. e. A no ser que el juez asuma la labor de minutar o resumir para la oficina judicial lo acontecido

en sala, los secretarios judiciales quedan obligados a visionar en remoto cada vista para dar las instrucciones pertinentes a la oficina, con riesgo de que de no verse íntegramente la grabación se pierda información relevante (por ejemplo, una sanción a un interviniente impuesta en un momento puntual de la vista).

7.2.1.3 Agenda programa de señalamientos

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La agenda programada de señalamientos nunca llegó a funcionar adecuadamente. No está operativa desde hace varios meses.

Los señalamientos iniciales se vienen realizando con dietarios en papel, unas veces desde el SCOP (con y sin validación por el juez, según el uso de cada uno) y otras desde la UPAD (y aquí unas veces por el secretario judicial con validación posterior del juez, otras por el secretario sin validación del juez, y en ocasiones también por el juez sin intervención del secretario judicial).

Los señalamientos en sala tras suspensión o para continuación se vienen realizando por el juez sobre la base de los dietarios en papel.

7.2.1.4 Funcionamiento del Centro Atención Usuario (CAU)

Su atención resulta adecuada, aunque en ocasiones excesivamente burocratizada en la presentación y tramitación de las incidencias.

Solo desde hace pocas fechas se ha creado una línea de atención preferente para órganos de dirección (TSJ, Secretarias de Gobierno, Decanatos).

7.2.2 Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD)

La función originaria de la Upad como instancia de auxilio y apoyo al juez ha quedado desvirtuada con la asignación de numerosas tareas y funciones distintas de las que son de estricto apoyo al juez.

Como consecuencia de esa asignación excesiva de tareas, su dotación resulta insuficiente tanto para soportar dicha carga adicional de tareas como para prestar verdadero apoyo y asistencia al juez. La consecuencia de esa situación es doble:

a. Las Upads se encuentran sobrecargadas y no pueden asumir las tareas encomendadas, lo que las está haciendo un destino escasamente atractivo para los funcionarios. Ya se está anticipando una huida generalizada de funcionarios titulares y de experiencia a otros destinos, lo que permite anticipar que al medio plazo queden cubiertas con los funcionarios de menos experiencia y escalafón o con personal interino.

b. Los funcionarios de las Upads apenas tienen tiempo de realizar adecuadamente labores de apoyo y asistencia al titular del órgano judicial, abrumados como están con el resto de tareas asignadas. El resultado es que los jueces se encuentran más desasistidos en NOJ que en el modelo organizativo anterior al despliegue.

La sobrecarga de trabajo, la infradotación de personal de las Upads y la dependencia de su personal del correspondiente secretario judicial dificulta enormemente las funciones de dirección y control que debe realizar el titular del órgano judicial al amparo de la Instrucción 1/2010. Es ineludible la exigencia al Ministerio de Justicia para que dote al sistema de gestión procesal Minerva NOJ de utilidades informáticas que permitan el control y auditoría permanentes sobre la entrada, salida y pendencia de asuntos en las Upads.

Especialmente lamentable es la forma en que se viene desarrollando la dación de cuenta a jueces y magistrados del estado de los procedimientos. Y ello debido a que quien despacha con el juez es un funcionario distinto de los que en el correspondiente servicio común tramitan y conocen los detalles del procedimiento, y ni éstos ni sus superiores dan cuenta por escrito del estado de los procedimientos cada vez que son remitidos al juez para la toma de decisiones. Los funcionarios de la Upad terminan así convertidos en meros intermediarios incapaces de realizar una adecuada dación de cuenta.

El refuerzo de personal realizado por el MJU en los Servicios Comunes de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución no ha venido acompañado de un esfuerzo paralelo de refuerzo de las Upads, lo que ha producido la llegada masiva de expedientes a éstas últimas y una situación de sobrecarga grave de las mismas. Se advierte con claridad una tendencia a reforzar los ámbitos de gestión que el MJU considera más propios (los Servicios Comunes), con preterición de las necesidades de los espacios más cercanos al ejercicio jurisdiccional (las Upads).

La situación descrita se aprecia con total claridad en los órganos unipersonales de dos de los tres órdenes jurisdiccionales afectados por el despliegue (penal y social). La situación es mejor

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en los órganos unipersonales de la jurisdicción contencioso-administrativa, probablemente debido a la menor carga de trabajo jurisdiccional de la fase de ejecución.

Los efectos de la Instrucción 1/2011 (remisión) 7.2.3 Servicios comunes procesales: Servicio Común Procesal General; Servicio Común de Ordenación del Procedimiento; Servicio Común Procesal de Ejecución

El Servicio Común General ha absorbido un número importante de funcionarios en relación a los otros dos servicios comunes.

Se advierten carencias de personal en el Servicio Común de Ejecución, si bien se están supliendo con refuerzos extraordinarios de funcionarios.

El Servicio Común de Ordenación del Procedimiento está notablemente infradotado de personal.

En la jurisdicción penal, el SCOP no da abasto para realizar puntualmente las citaciones de los señalamientos que efectúan los juzgados de lo penal.

En el funcionamiento diario de los servicios comunes procesales (SCOP y SCEJ) empieza a tomar forma un riesgo importante para el éxito del sistema. El sistema tiende a reproducir vicios de la antigua organización, sin gestión transversal, sino con distribución lineal, por números y juzgados, con resultado de mera deslocalización o desmembración de la antigua organización, sin real transformación del sistema de trabajo ni exprimiendo las ventajas del nuevo sistema.

Merecen destacarse algunas potencialidades y ventajas del funcionamiento mediante servicios comunes para toda la organización judicial:

Mayor capacidad de la organización para aprender e incorporar las buenas prácticas. Es consecuencia de la especialización: como cada unidad es la que concentra en exclusiva y para toda la organización la realización de una determinada tarea, le resulta fácil y natural mejorar sus rutinas de trabajo, incorporar buenas prácticas, estandarizar tareas, ser más eficaz y más eficiente y prestar un servicio de mayor calidad para el cliente, sea este interno o externo.

La flexibilidad del sistema para atender puntas de trabajo o tareas urgentes, como consecuencia de la mayor dimensión de las diferentes secciones, unidades y equipos, a la movilidad permanente de efectivos dentro de ellas y temporal dentro de cada servicio común (a través de los decretos pasarela).

Elasticidad para el crecimiento. Los futuros crecimientos de medios humanos y materiales pueden aplicarse allí donde son necesarios sin las rigideces exigidas por el anterior modelo, que obligaba a crear una plaza de juez, otra de SJ y ocho funcionarios sin atender a que lo que se necesitara fuera sólo lo primero, lo segundo o lo tercero.

Capacidad de ejercicio de liderazgo organizacional en mejores condiciones que el anterior modelo, donde el liderazgo se repartía entre juez y secretario y se limitaba al estrecho ámbito de cada juzgado, sin posibilidad de liderazgo para toda la organización.

Como resumen, la nueva organización presenta un nuevo rasgo, hasta ahora desconocido en la administración de justicia: la capacidad de adaptación permanente al cambio, que es la clave del éxito de cualquier organización.

7.2.4 Visibilidad “Poder Judicial”

La presencia de la simbología del Poder Judicial en directorios, rótulos y carpetas de los procedimientos judiciales prácticamente está ausente. No hay carteles e indicadores alusivos al Poder Judicial. Todos los indicativos, logotipos, letreros y carteles colocados en los edificios (incluso los que indican la ubicación de los órganos judiciales y los despachos de sus titulares) se refieren exclusivamente a la “oficina judicial” como mero ente administrativo, sin alusión alguna al Poder Judicial ni a los símbolos que les son propios.

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La misma situación se aprecia en las carpetas en las que se encuadernan los expedientes judiciales, que viene tituladas con el nombre del Servicio Común que corresponda según la fase del procedimiento, iluminadas con el logo e imagen corporativa de la NOJ, y conteniendo únicamente una, por lo demás inadecuada referencia a la Upad (ni siquiera se menciona el órgano judicial) a la que haya sido asignada el procedimiento. Y lo mismo cabe decir de la documentación procesal emanada del sistema de gestión procesal, donde se omite cualquier mención al órgano judicial y tan solo se hace mención a las Upad en la documentación emanada de los juzgados. 8. El modelo de Inspección de las oficinas judiciales La regulación de la inspección de los juzgados y tribunales tiene reserva legal. No puede regularse de modo independiente por el Ministerio de Justicia, y no se ajusta a derecho su regulación a través de una instrucción. El modelo de inspección de los servicios comunes, desde el momento en que puede estar comprometida la tutela judicial efectiva, no puede quedar al margen del Poder Judicial. 9. Propuestas de reforma del modelo de Oficina Judicial Han de removerse los obstáculos de la conformación del modelo de organización de oficina judicial donde la tutela judicial no se resienta, el juez cumpla su función constitucional en el proceso y no sea un mero cliente o usuario más, aislado, del proceso, y en fin, la Oficina judicial se erija en un verdadero instrumento de la función jurisdiccional, integrada en la organización judicial y al servicio del ciudadano. El servicio común de ordenación del procedimiento, debido a su deficiente configuración (escasamente dotado de personal, sin que se hayan adoptado criterios de especialización en su cobertura) debe ser objeto de profunda reflexión tanto en cuanto a su pervivencia o su integración bajo la dirección funcional de jueces y magistrados. Por otra parte, con el estado actual de despliegue, las disfunciones expuesta aconsejan ser prudentes al momento de proponer la extensión del modelo de oficina judicial a otros órdenes jurisdiccionales hasta que vaya consolidándose en los órganos judiciales ahora concernidos (social y contencioso administrativo, y en algún sector penal) y otra cosa bien distinta es negar el reconocimiento de que la oficina judicial es un proceso que no tiene retorno. No puede ponerse en duda que la implantación del modelo de oficina judicial permitirá el incremento de la plantilla de jueces, lo que proporcionará mayor rapidez y evitará costes innecesarios; y además, constituye la antesala de otras reformas orgánicas –nuevos modelos de órganos judiciales- y la necesidad de acomodar la nueva planta judicial a las nuevas realidades. Sentadas estas premisas tampoco puede ponerse en duda que los efectos y eventuales disfunciones sobre el funcionamiento de ese nuevo modo de gestionar la tramitación hayan de quedar al margen del ámbito de conocimiento de los órganos de gobierno del poder judicial, en particular las Salas de gobierno de lo TSJ. El mandato legal contenido en el art. 152.1.12º de la LOPJ al conferir a las Salas de Gobierno la competencia para actuar en materia de oficina judicial. No se puede confundir lo instrumental con el objeto, esencia y fin al que responde la estructura que supone la oficina judicial, que no es otra que servir a la función jurisdiccional, al poder judicial. Por eso la visibilidad del Poder judicial para el ciudadano es fundamental, tanto desde la potestad jurisdiccional como desde la dimensión de servicio público, de ahí que la oficina judicial , además de por imperativos constitucionales (art. 24 y 117 CE), sin perjuicio de sus ámbitos competenciales propios de gestión que legal y reglamentariamente tiene conferidos, debe quedar integrada en la organización dentro del gobierno de los Juzgados y Tribunales.

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Ello debe determinar: (1º) La Oficina judicial sólo puede ser concebirse como instrumento de la función jurisdiccional, integrada en la organización judicial y al servicio del ciudadano. La oficina judicial tiene un carácter instrumental y está al servicio de la función jurisdiccional de jueces y magistrados, quienes constitucionalmente ostentan la potestad jurisdiccional, asumiendo la función de garantizar la tutela judicial efectiva a los ciudadanos. (2º) La experiencia del despliegue del nuevo modelo está demostrando que siendo evidentes las potencialidades y ventajas que supone la creación de Servicios Comunes existen disfunciones consistentes en una excesiva burocratización del proceso, excesiva itineración de los procedimientos, “despersonalización” de los mismos ( no hay identificación procedimiento-funcionario que lo tramita) y como consecuencia de la concepción de la autonomía funcional de los Servicios Comunes, más agudizada con el SCOP, unido a la situación de aislamiento en el que se encuentra el juez o magistrado en el nuevo espacio físico derivado de la nueva arquitectura espacial con respecto a la tramitación del proceso, son factores potenciales de riesgo que crean espacios e intervalos en el proceso alejados de la tutela judicial. Singularmente, el Servicio común de ordenación del procedimiento (SCOP), debido a su deficiente configuración (escasamente dotado de personal, sin que se hayan adoptado criterios de especialización en su cobertura) y las tareas procesales en su mayoría inescindibles a lo jurisdiccional, debe ser objeto de profunda reflexión tanto en cuanto a la conveniencia de su pervivencia o su integración bajo la dirección funcional de jueces y magistrados. (3º) La UPAD ha de estar bajo la dirección funcional del juez o magistrado. (4º) La visibilidad del poder judicial en los edificios judiciales ha de estar presente en la infraestructura judicial (edificios, despachos) y en la documentación procesal (sentencias, providencias y autos) y en expedientes.

(5º) El funcionamiento de las oficinas judiciales no puede quedar al margen del ámbito de conocimiento

de los órganos de gobierno del poder judicial, en particular las Salas de gobierno de lo TSJ. No estamos

ante dos organizaciones –la de gobierno del poder judicial y la derivada de la función en el proceso y

aspectos organizativos conferida a secretarios judiciales referente a las Oficinas Judiciales- eternamente

paralelas en su funcionamiento. Cuando se produzcan disfunciones o haya que acometer acciones

ejecutivas específicas que incidan en el funcionamiento de los Juzgados y Tribunales, la resolución, en

principio, desemboca en un espacio gubernativo predeterminado legalmente: la Sala de Gobierno.

(6º) La Inspección de las Oficinas Judiciales incumbe a los órganos de gobierno del poder judicial. (7º) La implantación del expediente digital y un adecuado y flexible sistema de gestión procesal, asi como el buen funcionamiento de las TIC en los juzgados y tribunales son herramientas imprescindibles para el despliegue del nuevo modelo de oficina judicial. Mientras dure la implantación de este proceso, son exigibles nuevas actitudes que se traduzcan en un cambio de mentalidad que conllevará integrarse en el amplio proceso de gestión del cambio inherente a la transformación del modelo organizativo de las oficinas judiciales. El nuevo modelo de organización judicial es fundamental para la transformación de la Administración de Justicia, que ha de ser concebida como servicio público y al tiempo como soporte e instrumento para el ejercicio de la potestad jurisdiccional encomendada constitucionalmente a jueces y magistrados.