La Gestión de los Documentos Electrónicos como función
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José Ramón Cruz MundetAutor
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Conjunto consistente de datos registrados en un soporte
Comienzo hasta la finalización de una actividad institucional o personal
Comprende un contenido, un contexto y una estructura
Prueba de esta actividad
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Componentes Característicos
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La literatura especializada define los Metadata o Meta Tags, como "Datos acerca de los datos" o "información acerca de la información" . A través de esta metodología es posible describir el contenido de un recurso de aprendizaje. Otra definición es: información sobre objetos web, comprensible por máquinas.
Los metadata proporcionan un buen método para controlar la forma en que los sitios web son indexados por los motores de búsqueda. También mejoran la opción de encontrar páginas con poco texto, como es el caso de sitios construidos con "Frame".
Básicamente la descripción por Metadata de recursos de aprendizaje, podría compararse con una lata de conserva, en la cual, a través de la etiqueta exterior de la lata, es posible saber detalles del contenido sin necesidad de abrir la lata.
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¿Cuál gestión?
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Función archivística GlobalNo se ha reconocido como competencia
organizacionalSolución luego de la situaciónEstado de desatención:
• Obliga a plantearnos acciones• Analizar la situación• Establecer estrategias
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Caracteristicas de la situación actual
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PapelElectrónico:
• Correos electrónicos• Procesadores de texto• Hojas de cálculo
Mantener vinculados documentos, de acuerdo a como han sido creados (legal o de negocio.
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Digitalizar, imprimir o micro fichar
Requisitos operativos y legales fundamentados en el formato digital original
Principal reto archivístico: • Mantener vínculos entre unos y otros• Convertir en un sistema único para conservación
permanente.• Garantizar autenticidad y durabilidad
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Organizaciones basan su actuación:• Simplemente reproducir los documentos• Base jurídica igual al papel• Iconografía igual al papel
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No son lo mismoReto para definir el objeto de gestión y
conservación
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Futuro difícil de prever de las tecnologías
Fallo en el pronostico de las tecnologíasFalta de un estándar (abierto o cerrado)
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Estrategias gestión de documentos
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José R. Oliveras VélezCINF