TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

María de los Ángeles Pedraza Ludy Navarro Reyes

Sileni Herrera Perlaza Robert Edwin Martínez Elba Maritza Sarmiento

Ciencia de la de la información y la documentaciónBibliotecología y archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOArmenia

2011

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

María de los Ángeles Pedraza Ludy Navarro Reyes

Sileni Herrera Perlaza Robert Edwin Martínez Elba Maritza Sarmiento

Exposición eje temática 5

Presentado a

Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Gestión de documentos electrónicos

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACIONBIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

SEPTIEMBRE 2011

CONTENIDO • INTRODUCCIÓN • OBJETIVOS • Tratamiento de los documentos electrónicos

• normatividad • establecer políticas

• Objetivos de los tratamientos de los documentos • Responsabilidad

• definir y asignar las responsabilidad• prácticas responsables •

• Expedientes electrónico • folio de expedientes electrónico• seguridad al expediente electrónico • ventajas al expediente electrónico

• Expediente mixto o hibrido • Proceso de gestión documental • 8.1 normatividad • Organización del espacio de trabajo • Organización de los documentos electrónicos

• políticas de conservación • CONCLUSIONES • BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

La conservación de los documentos electrónicos es una labor de mucha importancia en este mundo global y de grandes avances tecnológicos , ya que por la misma dinámica de esta sociedad de la información, estos avances varían y cambiante constantemente casi a la velocidad de la luz, por ello es de suma importancia establecer herramientas que permitan la conservación del patrimonio electrónico.

No obstante en está presentación se hace un esbozo general de todo lo que implica el tratamiento del documento electrónico, para así contribuir en el proceso de aprendizaje de los estudiantes del curso gestión de documentos electrónicos.

2. OBJETIVOS

Realizar un presentación breve y didáctica del tratamiento de documentos electrónicos.

Propiciar bases generales para que los estudiante de gestión de documentos electrónicos tengan claridad sobre el tratamiento de los documentos electrónicos

Contribuir en el proceso de aprendizaje que se lleva acabo en el curso de gestión de documentos electrónicos.

1-TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El tratamiento de documentos electrónicos , tiene asociaciones de varios aspectos entre ellos la duración y la accesibilidad , en función como documento electrónico. El documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo, teniendo en cuenta la posibilidad de ser destruido después de un tiempo, el acceso debe garantizarse sea que se trate de un documento. Publico o restringido.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Ley 594 d el 2000

M ed ios m agn ticos:é Tem peratura d e 10 a 18 c° H um ed ad relativa d e 40% a 50 %

D iscos p ticosó Tem peratura d e 1 6 a 20 c° H um ed ad relativa d e 35% a 45%

M icrofilm

Tem peratura d e 1 7 a 20 c° H um ed ad relativa d e 30% a 40%

Establecer Políticas

Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos.Tratamiento de los documentos electrónicosProveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico.La temperatura debe estar entre 16°c y 20°c Humedad entre 30% y 40%Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van a conservar.Investigar en el mercado sobre avances tecnológicos , adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra el riesgo de pérdida de información.

OBJETIVOS

Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.Asegurar la disponibilidad del documento para la consulta en el archivo central.Garantizar la disposición final de los documentos.Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.Su accesibilidad. Darle un buen uso.Evitar su reproducción. Garantizar su autenticidad.

RESPONSABLESAnte el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de la información para la toma de decisiones y la transparencia de una sociedad. Empresas , instituciones educativos y todo aquello que requiera los soportes documentales

Es responsabilidad de todos , los individuos, las organizaciones y la comunidad.

La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades

La gestión de documentos en una organización incluye: el establecimiento de políticas y normas, la asignación de responsabilidades y competencias, la fijación y promulgación de procedimientos y directrices, la presentación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso, la implementación y la administración de sistemas especializados; y la integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización.

DEFINIR Y ASIGNAR LAS RESPONSABILIDAES

Todos los miembros de la organización, incluidos los responsables de la gestión de documentos de archivos, los profesionales de la información, los ejecutivos, los jefes de unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como parte de su trabajo, por lo que se debería recoger en la descripción de cada puesto de trabajo y en documentos similares.El grado más elevado de responsabilidad en la relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con autoridad adecuada dentro de la organización La designación de responsables individuales puede ser una obligación legal. La definición de estas responsabilidades debería incluir enunciados como los siguientes:Los profesionales de la gestión de documentos de archivo son responsables de archivo de todos los aspectos relacionados con ésta, incluidos el diseño, la implementación ,y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestión de documentos de archivo , así como la formación de usuarios en materia de gestión de documento y en las operaciones que afecten a las prácticas individuales .

DEFINIR Y ASIGNAR LAS RESPONSABILIDAES

•Los ejecutivos son responsables de respaldar a las políticas de gestión de documentos de archivo en el seno de la organización.•Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la documentación sea precisa y legible y que esté a disposición del personal de siempre que se necesite.•Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo precisos y completos sobre sus actividades. Las autoridades archivísticas pueden participar en la planeación y la implementación de las políticas y los procedimientos de gestión de documentos de archivo.

PRÀCTICAS RESPONSABLES

Establecen políticas, responsabilidades, procedimientos, sistemas, normas y buenas prácticas referidas a la gestión de los e- documentos, durante todo un ciclo vital, incluyendo el diseño, producción, gestión y conservación. Colaborar en el diseño y desarrollo de las plataformas del sistema de gestión de los e- documentos, así como en la modificación, mejora y migración de datos .Garantizar la creación y conservación de e- documentos auténticos, fiables, íntegros, accesibles, disponibles y de conservación a largo plazo como testimonio.Facilitar y desarrollar normas al acceso a la información a los productores, terceros interesados y ciudadanos en general, y denegar el acceso a los e-documentos de carácter confidencial o que afecten a la intimidad de las personas.Garantizar la identificación, valoración, protección y conservación de los e-documentos esenciales para asegurar su conversación permanente .Aplicar procedimientos de seguridad y gestión de riesgo que garanticen la conservación de la información y los soportes.

PRÀCTICAS RESPONSABLES

Formar parte de los equipos responsables del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la valorización selección conservación y acceso de los documentos ,preservando su autenticidad e integridad.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

•El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquier que sea el tipo de información que contenga .También podemos decir que el Expediente es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática. •Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.

Foliado de Expediente Electrónico

•Se llevará acabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda.

•La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley.

SEGURIDAD AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

•Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa: mantenerlos, llevarlos de un sitio a otro, buscar información archivada y guardarlos de forma segura.

•La gestión de Expedientes les ofrece amplias funciones para gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos. Le ayudará a guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales.

VENTAJAS AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Los expedientes electrónicos incluyen documentos(digitalizados ,electrónicos, office,e-mails,web,etc.), links, y Urls, multimedia así como referencias a procesos de negocios u business objectos.

Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones.Funcionalidades DMS integradas: archivado,búsqueda, procesamiento, clasificación,historial,etc.

Almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes añadiendo fechas y plazos para inicio, finalización o revisión, acceso desde cualquier lugar del mundo a través del web browser y generación parcial o total de los expedientes en PDF para libertad del movimiento.

Expediente Mixto o Híbrido

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí , y conservados en parte en soporte electrónico en parte como expediente.

La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son los de producir, almacenar y mantener documentos en soportes físicos y otros soportes que la tecnología ofrece como pude ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre sí, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se le necesite.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o se recibe el documento y en el desarrollo en cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Este proceso garantiza la atención oportuna en la relación de documentos y un excelente tiempo de respuesta en la distribución ,asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas por cada entidad.

Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental.

NORMATIVIDAD

La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas , en elaborar programas de gestión de documentos.

Cada entidad , sea pública o privada , debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos ,desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un programa de Gestión de Documentos(PGD)

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

•La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporación generalizada del ordenador a estas tareas durante los último años, suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a la salud, para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en cuenta algunas recomendaciones básicas.•La iluminación y ventilación del lugar deben ser adecuados.

•La silla de trabajo debe ajustarse a la altura de la mesa, para que los pies toquen el suelo.

•Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados hacia arriba.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

•Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del teclado.

• El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no deslumbren la visión Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.

• El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con alguna regularidad

•El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los ojos Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo. Pueden acompañarse de suaves estiramientos.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

•Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos. Como Base de datos, hardware, Software, Redes, Usuarios, y administradores La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subseries a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”.

•Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC.

•Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas de Retención Documental TRD.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

•Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones. Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en carpetas): Series: Subseries.

•Para la organización de documentos electrónicos se debe: •Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido• Ordenar : Conformación de expedientes• Describir: Se dan niveles de descripción Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backus sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN

• Para lograr una adecuada conservación de los documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos armamentísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos y controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

•Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislación estatal y autonómica existente. Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto: “ Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles de la organización”.

POLITICAS DE CONSERVACIÓN

Debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de decisión. Las responsabilidades sobre su cumplimento deben estar asignadas y documentadas.

Los archiveros deben tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de políticas: El desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida. La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.

El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados como de conservación permanente

POLITICAS DE CONSERVACIÓN

Para la organización de documentos electrónicos se debe:

Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido

Ordenar : Conformación de expedientes

Describir: Se dan niveles de descripción Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backus sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

CONCLUSIONES

El mundo archivístico y documental se encuentra en constante evolución y ofrece actualmente alternativas de evolución tecnológica. El conocimiento de los recursos disponibles en materia de software, permitirá a los profesionales de los archivos tener una actitud más crítica ante el desarrollo actual en materia de gestión archivística. El actual mercado, caracterizado por ser un sector bastante restringido, hace que las soluciones tecnológicas ofrecidas sean realmente poco económicas y accequibles para la mayoría de los archivos, lo que contribuye a la inexistencia de aplicaciones libres en la materia.

La aplicación de herramientas de software libre en la automatización de la gestión y de los servicios archivísticos trae aspectos positivos como: La posibilidad de disponer de un software de bajo costo.La Administración Pública exige cada vez más el uso de aplicaciones que permitan intercambiar datos de forma homogénea y normalizada entre diferentes aplicaciones, siendo el software libre una herramienta ideal para este fin al favorecer la aplicación de estándares abiertos, y por lo tanto favorecer el intercambio entre diferentes instituciones archivísticas a nivel nacional e internacional.

BIBLIOGRAFÍA

•González Barahona, J. ; Seoane Pascual, J. ; Robles, G. (2003). Introducción al software libre. Barcelona : Fundació per a la Universitat Oberta de Catalunya.

•http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19652004000300010&lng=es&nrm=iso

•http://www.sociedadelainformacion.com/15/Cambio_paradigma.pdf

• http://www.scielo.br/pdf/ci/v33n3/a10v33n3.pdf

• Pérez Almansa, L.; Díaz Rodríguez, A. (2002). Documentos electrónicos en la Administración : regulación jurídica y gestión archivística. Murcia: Dirección General de Cultura.