La Cuestin del Valor DocumentalValorar para conservar o para eliminar?

Ramn Aguilera Murgua

Escuela Mexicana de Archivos

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La cuestin

? Qu hacer con la

produccin masiva? Conservar todo? Guardar qu?

Estos son algunos de los problemas planteados desde hace unnmero respetable de aos siempre de actualidad para un maanaque ya est aqu.

Franois Hartog

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La valoracin como

discurso archivstico

Un concepto en

evolucin?

La valoracin como acto

hermenutico

Fudamento terico de la valoracin

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En plena era digital, en diciembre del 2017, se dio la noticia deque la Biblioteca del Congreso de los EE. UU. renunciaba asalvaguardar todos los mensajes de la red social Twitter por sugran volumen, seleccionando aquellos del inters nacional conun criterio temtico y cronolgico, como lo han venido haciendocon los sitios de internet.

La valoracin como discurso archivstico

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Determina conservar totalmente los twitter de los primeros doceaos porque este perodo documenta el surgimiento de una de lasplataformas ms importantes de redes sociales creadas en la era dela informacin. Sin embargo, la Biblioteca del Congreso consideraque el volumen y la naturaleza del twitter se ha venidotransformando, lo cual requiere cambios de criterios para conservar,por ejemplo, texto y no imagen o revisar el origen de los mensajes,ya que no todas las redes son seguras, etctera.

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El gran volumen de informacin que hoy se produce electrnicamenteen internet ha generado para la sociedad de la informacin y delconocimiento el reto de crear mecanismos tecnolgicos deorganizacin, conservacin y de acceso a la informacin ms relevanteante la gran masa de datos producidos a nivel global.

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Corremos el riesgo de que ladocumentacin electrnica que no estclasificada desde origen, seairrecuperable.

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Corremos el riesgo de conservarms documentacin de la edadmedia o de la poca novohispanaque del Siglo XXI

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Tsunami de datos

digital dark hole

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Se hace necesario ms que nunca emitir, crear, y establecer criterios de valoracin para conservar cualitativamente la memoria colectiva

Giovanni Sartori

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La valoracin es un tpico siempre de actualidaddonde se juega la conservacin del patrimoniodocumental de una colectividad.

A lo largo de la historia moderna de la archivsticapodemos encontrar momentos con mayorintensidad que otros, en el que se hace msvisible este tema y en donde convergen lostericos de la archivstica para replantear laimportancia y los postulados metodolgicos quela pueden enriquecer ante los nuevos retos quepresentan los avances de la tecnologa de lainformacin.

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Un concepto en evolucin?

El proceso que determina el destino final de losexpedientes ha sido llamado, a travs del tiempo, dediferentes maneras. Los nombres ms comunes quepodemos consignar son: expurgo, seleccindocumental, disposicin documental, depuracindocumental, evaluacin o valoracin documental conlos equivalentes en los diferentes idiomas. Segn elvocablo que elijamos, para algunos archivistas, setrata de una voz que globaliza unvocamente todo elproceso y est ligada con una tradicin de un pas ode una regin. Pero tambin, para otros, es untrmino que integra una multiplicidad decomponentes u operaciones.

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Para Cruz Mundet, el expurgo es un procesocompuesto por una serie de actividades bienestructuradas cuyo objetivo final es la eliminacinde los documentos inservibles y que no tienenvalor. Dicho proceso tiene tres etapas sucesivas;el estudio de las series, llamado valoracin, laseleccin con la que se determina el destino delos documentos a partir de su valor y los tiemposde conservacin, y la eliminacin, acto por el cuallos documentos determinados son destruidos.

Expurgo

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Sin embargo, podemos advertir una evolucin deluso de este trmino en este mismo autor cuandoen su libro La Gestin de documentos en lasOrganizaciones denomina el captulo referido aeste tema con el ttulo: valoracin, seleccin yeliminacin. Ms tarde, en su diccionarioarchivstico acota que la palabra expurgo havenido en desuso y suplantada por la vozvaloracin o seleccin, incluso por la traduccindel trmino ingls disposal.

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Hernndez Olivera, seala que la palabraseleccin se encuentra definida por primera vezen una legislacin gallega, y es entendida comola determinacin de qu documentos sonsusceptibles de ser conservados definitivamenteen funcin de su valor legal o histrico tras elcumplimiento del plazo de validez administrativa.La seleccin andaluza se realiza despus deidentificar y valorar y con el propsito deconstituir el patrimonio documental. Procesoprctico que sigue al de la valoracin. En esamisma lnea lo define Cruz Mundet. Por su parte,quien ha usado el trmino, no como unaconsecuencia, sino como referente de todo elproceso, ha sido Manual Vzquez.

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La disposicin documental

Theodore R. Schellenberg defini la disposicincomo todas las acciones relacionadas con eldestino final de los documentos. En este sentido,el destino final puede ser una transferencia parauna preservacin provisional o permanente, lareduccin de volmenes por medio de lamicrofotografa o la destruccin total.

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La ISO 15489 define la disposicin como una seriede procesos asociados con la aplicacin dedecisiones de transferencia, destruccin oconservacin de documentos que se documentanen los calendarios de conservacin.

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Podemos observar que se trata de una definicinque deja de lado la valoracin como tal, aunqueen el numeral 9.2, dedicado a los plazos deconservacin, se dan algunos criterios para lavaloracin. Como quiera que sea, la disposicinde esta primera versin de la ISO se enfoca a laeliminacin o a la transferencia para laconservacin de los documentos en un archivohistrico. La valoracin est orientada solamentepara establecer los plazos de conservacin.

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Por su parte, la nueva versin de la ISO 15489:2016 agrega de manera explcita un numeralsobre la evaluacin. Este trmino se usa con uncontexto mucho ms amplio en donde se incluyenel diseo y la creacin de los documentos; ascomo el anlisis de riesgos.

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Valoracin

Los vocablos expurgo, seleccin o disposicindocumental analizados anteriormente, tienencomo constante un presupuesto implcito oexplcito, que es la accin de valorar. Presupuestognoseolgico, sin el cual, no se pueden dar lossiguientes pasos: la seleccin o la disposicin.

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Vinculado

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El destino final de los documentos tiene comocarga semntica la conservacin del patrimoniodocumental con todas sus caractersticas de uso:investigacin cientfica, memoria y verdad,rendicin de cuentas, entre otras. Laconservacin, desde esta perspectiva, primasobre la eliminacin.

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Concepto base

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Concepto base

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Conservacin del Patrimonio Documental

ValoracinCualitativa

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Destruccin de los documentos que no sirven

ValoracinCuantitativa

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El reto:

Armonizar el compromiso entre la necesidadtcnica y la imposibilidad prctica de laconserva