La correspondencia comercial -...

La correspondencia comercialAutor: Raúl Morueco Gómez

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Presentación del curso

¿Sabría redactar correctamente una carta comercial? Cualquier profesional que sededique al secretariado, es conocedor de la importancia que tiene la cartacomercial en una empresa, por ello, es conveniente familiarizarse con ella,entender su estructura, formato, etc.

A lo largo de este curso, marcaremos las pautas necesarias para redactar cartascomerciales.

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1. Introducción

Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet, intranet,videoconferencias, etc. ha desplazado a determinados documentos quetradicionalmente se soportan en papel, no podemos olvidar ni obviar la importanciaque tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relacionescomerciales.

Desde el punto de vista de un profesional del secretariado, conocer los aspectos querodean a este documento escrito, sus formatos, sus normas, etc. dará un valorañadido a todo profesional que se precie.

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2. Escribir una carta. Secretariado

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema másrígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuantonos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la cartacorporativa. Ésta, representa un documento que sirve de medio de comunicaciónpara la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc.

La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidadde comunicar algo con solemnidad, sino que además, representa la imagencorporativa y ofrece información a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. Encierta forma, publicita.

Consejos a tener en cuenta para su escritura

Vamos a dar algunos consejos que a buen seguro le resultan útiles a la hora deredactar una carta:

- A diferencia de las cartas personales, una carta comercial no deberá ir escrita amano o a máquina sino a ordenador.

- Debemos cuidar con esmero la presentación, ésta deberá ser impecable ya querepresenta la imagen corporativa de la empresa y la primera impresión y novolveremos a tener una segunda oportunidad. Para lograr una buena presentación,debemos cuidar aspectos que afectan a la forma, tales como:

Elegiremos un papel de calidad libre de arrugas y/o manchas. Preferiblementede color blanco en tamaño DIN A4 (21,5 x 29,5 cm) por ser este tamaño el másutilizado por las impresoras, aunque también se podrá usar el tamaño 21,5 x35 cm.

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Estableceremos unos márgenes adecuados, por ejemplo, 3 cm para losmárgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior.

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Deberá existir una correcta separación entre párrafos (espaciado), de al menos,dos saltos.

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Es conveniente definir una separación entre líneas con el fin de repartir el textoa lo largo del documento y darle así una mejor lectura, por ejemplo, 1 y 1,5.

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Seleccionaremos un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Romanen un tamaño de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberían usar dos omás estilos.

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Es recomendable justificar siempre los textos.6 .

Pero otros aspectos afectan al fondo del documento, éstos son:

Se revisará concienzudamente la ortografía.1 .Se revisarán las construcciones gramaticales.2 .Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunicala carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismomensaje que el que pretende portar la carta, produciéndose malos entendidos.

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El contenido de una carta comercial deberá ser directo, objetivo, con unaredacción clara y concisa, manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzocomo en la despedida.

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- Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestrareferencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

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- Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que lasporta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartascomerciales de tipo publicitarias o informativas.

- En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. Eneste tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.

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3. Estructura de una carta

La carta posee una estructura definida que debemos analizar en detalle.

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4. Estilos de disposición de las cartas comerciales

Estilo Bloque Extremo: es el estilo más sencillo y cómodo de utilizar ya quetodas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo sedejan dos espacios verticales.

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Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, así porejemplo, la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma seescriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

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Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y de hecho, es uno de los másutilizados en áreas comerciales. Este estilo mantiene las mismas característicasdel estilo bloque pero cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco adiez espacios.

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Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una delas líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cincoespacios en relación con la anterior. De idéntica forma se hace con ladespedida, la antefirma, las iniciales y la firma.

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Encabezado

Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de lossiguientes apartados:

- Membrete.Se indicarán los datos del remitente, es decir, quien envía la carta.Deberá de indicarse el nombre completo, cuando es una persona física, la RazónSocial, cuando se trata de una empresa, la dirección, el teléfono, fax, dirección Web,correo electrónico, logo de la empresa, etc.

- Destinatario.Se deberán indicar todos los datos de contacto de la persona física ojurídica a quien se dirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo:

Cuando la carta se le envía a una persona concreta:

Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si quedeseamos hacer constar los datos de la persona que debería leerla primero

- Fecha.Se indicará la fecha en la que se ha escrito la carta. El día se indicará ennúmero, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de

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número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto deseparación de los millares, tampoco se pondrá el punto al final.

Por ejemplo: “Madrid, 25 de septiembre de 2010”o “Madrid a 24 de octubre de2010”.

- Referencias.Permiten la identificación del asunto de la carta por medio deabreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numéricos. Lasreferencias solemos encontrarlas en , por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuandouna determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada unade ellas le indican una referencia que el candidato deberá añadir en la carta, de estaforma, a su recepción será más fácil identificarlas por asuntos.

Algunas fórmulas usadas son:

S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o elexpediente correspondiente a la carta recibida.N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente.

- Asunto.Se indicará de forma breve el asunto sobre el que versa la carta.

- Línea de atención. Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigidaexpresamente a una determinada persona o departamento aunque en la dirección sehaya indicado la dirección de la empresa. Se suelen usar fórmulas como: “A laatención de” seguida del nombre completo o el cargo de la persona a quien nosdirigimos.

Por ejemplo: A la atención del Sr. Luis Alcoyar Martín o A la atención del Dpto.Recursos Humanos.

- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma cortés, para ello debemos usarfreses breves.

Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: “Estimado Sr. Díaz”,“Estimado José Luis”, “Apreciado Rafael”.

Si se desconoce al destinatario, bastará con: “Estimado Sr.:”.

Existen otras fórmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta ya quien va dirigida, por ejemplo: “Querido amigo:” o “Apreciado cliente:”.

Cuerpo

Parte clave de la carta, ya que en ella es donde se expone el motivo de la misma(motivos comerciales, de reclamación, de información, de quejas, etc.).

La exposición deberá ser clara, sencilla y precisa, sin rodeos. Es necesario que antesde su redacción tengamos una idea clara de aquello que pretendemos exponerexponiendo las ideas de una forma estructurada para que el destinatario no sepierda en el mensaje. Se divide en tres partes:

Introducción. Parte inicial donde se iniciará la carta y se captará la atención deldestinatario.

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Exposición. Parte central donde expondremos el contenido del mensaje.2 .Conclusión. Parte última, permite concluir la carta.3 .

Consejos con respecto al cuerpo de la carta

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- Lo ideal es que una carta trate un único asunto, pero hay veces que no queda másremedio que la carta contenga varios, en ese caso, deberán ir tratados en distintospárrafos o puntos con el objetivo de no mezclar los mismos.

- Debemos usar frases en positivo, tener claro la estructuración de las ideas,plasmar en un lenguaje correcto y sencillo aquello que deseamos transmitir, no darrodeos innecesarios a aquello que se desea explicar. Si la carta no es personal oconfidencial, podemos pedir que algún compañero la lea y nos ofrezca su opiniónantes de enviarla.

- Es necesario corregir la ortografía y las expresiones gramaticales. Pondremos unespecial cuidado a las preposiciones, éstas, mal usadas cambiarán el sentido de lafrase, por ejemplo: “este pedido se generó en FICASA” o “este pedido se generó paraFICASA”.

- En cuanto al formato le ofrecemos estos consejos:

Debemos establecer márgenes de 3 cm a ambos lados de la carta. El tipo deletra será Times New Roman o Arial en un tamaño de 11 o 12, con excepciónde la referencia o el asunto en el que se podrá usar un tamaño 10.Se podrá sangrar la primera línea del párrafo a 1 o 1,25 cm, de esta forma, severán mucho mejor los párrafos del documento.Es recomendable justificar los párrafos aunque hay cartas cuya alineación delos párrafos son a la izquierda.Cuando el texto de la carta no ocupa demasiada extensión, con el fin derepartir el texto en el documento podremos dejar los espacios entre líneas(interlineado) doble o a 1,5 cm, además, se facilita la lectura.Si deseamos destacar alguna frase o palabra concreta, usaremos la letranegrita y no el subrayado.Evitaremos el empleo de abreviaturas como Sr/Sra., emplearemos,Señor/Señora.

A continuación vamos a mostrar dos ejemplos donde podrá comprobar a simplevista la importancia que tiene el correcto formato de una carta, en el primer ejemploencontrará una carta con formato: texto justificado, márgenes, sangrado de laprimera línea del párrafo, espacio entre líneas a 1,5 cm, reparto del texto, etc. Elsegundo ejemplo, a pesar de ser la misma carta, la presentación es peor por norespetarse todo lo anteriormente citado.

EJEMPLO CARTA CON FORMATO

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EJEMPLO CARTA SIN FORMATO

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Cierre

Es el texto con el que se concluye la carta, en ella podremos distinguir los siguientesapartados:

- Despedida.Fórmula de cortesía con la que despedimos la carta, ésta, deberá ir enconsonancia con la fórmula usada en la cabecera o encabezado. Algunas fórmulasempleadas son:

Atentamente o Cordialmente.Le envío un cordial saludo.Reciba un cordial saludo.Reciba un atento saludo.Estamos a su disposición.Aprovecho la ocasión para saludarle atentamente.Se despide atentamente.Un saludo.Sin otro particular.En espera de sus noticias

Debemos evitar utilizar otras fórmulas obsoletas o demasiado recargadas que en sumomento fueron utilizadas, como por ejemplo

Dios guarde a usted muchos años.Me despido de usted, reiterándole mi amistad y consideración.Quedo a sus pies.

- Firma. Es importante que una carta vaya siempre firmada, la firma da autenticidadal la misma y lo que es más importante, la valida jurídicamente, por todo ello,debajo de la fórmula de despedida (unas cuatro líneas por debajo), se deberá indicar

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el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones ésta suele ir impresa) que sesituará por encima del nombre del firmante.

A menudo la persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de lamisma a otra persona que la representará en su nombre, en ese caso se indicarán lasabreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).

- Adjuntos o anexos. Cuando a una carta la acompañan otros documentos, porejemplo, factura, catálogos, etc., se indicará los documentos que acompañan a lamisma en el adjunto o anexo de la cata, indicando siempre el número dedocumentos anexos o las páginas de los mismos para que en caso de extravíopodamos cotejar todos los datos.

- Posdata. Se utilizará para recordar un hecho importante, ésta deberá ser breve yse suele abreviar con la palabra: PD.

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5. Diseño de cartas

Una carta enfocada a la correspondencia comercial, podrá tener distintos diseñosque vendrán, en muchos casos, marcados por las características del sobre (ensobrar).

Algunos los más utilizados son los siguientes:

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6. Diseño de sobres

Con el fin de adoptar las cartas a los sobres cuando usamos la correspondenciacomercial (envío de cartas masivas), podemos utilizar distintos formatos o modelos,a continuación ilustramos algunos de los más utilizados.

Modelo de sobre estándar

Modelo de sobre de ventanilla. Este modelo aprovecha la ventanilla transparentepara mostrar la dirección que lleva impresa la carta.

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7. Plegado de cartas

Dado que la mayoría de las cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realizaráen tres partes iguales, de esta forma, podremos ensobrarla en un sobre estándar demedidas 22 x 11,50 cm.

Plegado de una carta en formato DIN A4

Si se utilizasen sobres de 26 x 18,5 cm, doblaremos una carta en formato DIN A4por su mitad.

Si no se desea doblar la carta en formato DIN A4, tendremos que utilizar sobres de32 x 22 cm.

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8. Tipos de cartas

Como comentamos con anterioridad, una carta puede tener distintos motivos enfunción de a quien se dirija la misma.

Vamos a mostrar una serie de distintos tipos de cartas que sirvan como plantillas oguías en la redacción de cualquier carta real en la empresa.

Ejemplo 1: Carta comercial

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Ejemplo 2: Carta de solicitud

Ejemplo 3: Carta de pedido

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9. Abreviaturas más utilizadas en las cartas

ABREVIATURA SIGNIFICADO

Afmo. Afectísimo

a.m. Antes de mediodía (Ante meridiem)

a/c. A cuenta

acept. Aceptación

admon. Administración

afmo/a. Afectísimo/a

ap. Aparte

art o artº. Artículo

At. o Atto. Atento

Atte. Atentamente

c / . Cargo

c/c o cta. cte Cuenta corriente

cap. o capº. Capítulo

cgo. Cargo

ch/ . Cheque

Cía o Cª. Compañía

col. Columna

D./Dª. Don/Doña

D.m. Dios mediante

d / f . Días fecha

d /v . Días vista

desct. o dto. Descuento

doc. Documento

dupdo. Duplicado

ed. Edición

e f / . Efecto

entlo. Entresuelo

etc. Etcétera

f.c. Ferrocarril

fol. o fº. Folio

gral. General

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ib. Ibídem

id. Ídem

Imp. Imprenta

ít. Ítem

l . ley o libro

l.c. En el lugar citado (loco citado)

l ib. Librado

Lic. o Licdo o Lcdo Licenciado

m.n. Moneda nacional

min. Minuto

ms. Manuscrito

Mtro. Maestro

N.B. Nótese bien

Nª Sª. Nuestra Señora

nº. Número

ntro/a. Nuestro/a

O.M. Orden Ministerial

p.a. Por autorización

P.A. Por ausencia

p.d. o P.S. (Post Scriptum) Posdata

p.ej. Por ejemplo

p.p. Por poder (debajo de una firma)

pª. o pag. Página

pags. Páginas

pdo. Pasado

prof. Profesor

pról. Prólogo

prov. Provincia

R.O. Real Orden

rev. Revisión

S.A. Sociedad Anónima

s.e.u.o. Salvo error u omisión

sig. Siguiente

Sr./a. Señor/a

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Srs ó Sres. Señores (para Señoras Sras)

Srta. Señorita

Ud/s. Usted/es

Para terminar, recordaremos una cita del célebre poeta, ensayista, músico ycrítico estadounidense Ezra Weston Loomis Pound (1885-1972): “Losbuenos escritores son aquellos que conservan la eficiencia del lenguaje. Esdecir, lo mantienen preciso, lo mantienen claro “.

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http://es.wikipedia.org/wiki/Poeta



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