Carta comercial (correspondencia para...

Carta comercial(correspondencia paraempresas)Autor: ismeoca

1

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

http://www.mailxmail.com


Presentación del curso

En el curso que te presentamos a continuación hablaremos de la carta y correspondencia comercial.

La carta y correspondencia son medios de acercamiento, el hombre las ha utilizadodesde hace muchos años para comunicarse con otras personas. La carta comercialhoy en día es la base de transacciones comerciales, por lo tanto necesitamos sabercómo escribir esta clase de carta de manera adecuada.

En este curso podrás encontrar ejemplos de cartas, su definición, importancia y losdiferentes modelos de cartas que puedes aplicar al escribir una carta comercial.

2




1. Correspondencia. Definición

Correspondencia.- Se puede definir como el arte de transmitir un mensaje escrito con el propósito delograr una respuesta específica. Duque Méndez (1976, p.43) indica:Correspondencia significa “Pagar con igualdad relativa y proporcionalmente, afectos,beneficios o agasajos Faur y Duran (1990, p. 7) expresa: “Es la actividad relativa alintercambio de cartas, papeles, esquelas, muestras, periódicos, bultos, placas, cintasimpresas, etc. De que se vale el hombre para comunicarse por escrito con sussemejantes” Se entiende por correspondencia el trato recíproco entre dos personasu organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. Enlas empresas e dice que es el alma del comercio y la industria.

Se dice que existe correspondencia cuando se logra la respuesta del mensajeenviado; si ocurre que sólo se escribe y no se materializa la respuesta del mensajetransmitido no se puede hablar de correspondencia, sólo se ha expresado unmensaje escrito.

Acuña M. (1978) define Correspondencia, como un medio de interrelación entre loshombres originado ´por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a lasdistintas formas de redactar. Los sentimientos de sociabilidad constituyen losmotivos que impulsan a un individuo u organización a escribir, a establecerrelaciones, bien sean de índole familiar, social, política, comercial o económica.

En conclusión se puede decir que Correspondencia es un medio de comunicaciónescrita entre personas que se encuentran alejadas físicamente con el objetivo deestablecer relaciones, necesarias para intercambiar ideas y pensamientos.

Correspondencia comercial.- La comunicación tanto oral como escrita es parte esencial en todas las profesiones,de allí que en el mundo empresarial donde un error en el uso de los medios deinformación puede resultar costoso; la habilidad para comunicarse de maneraefectiva juega un papel de relevancia en la consecución del éxito laboral. De allí queen el ámbito comercial, hablar y escribir correctamente se consideren actividadesfundamentales al momento de conseguir o solicitar un trabajo.

Correspondencia Comercial. Definición. Se puede definir como el conjunto dedocumentos escritos referentes a problemas originados por las actividadesmercantiles, cuyo propósito es establecer una relación determinada entre variaspersonas, empresas o instituciones que realizan actividades relacionadas con lacompra-venta de mercancías.

En la correspondencia comercial se persiguen dos objetivos fundamentales:

a.- Informar al destinatario sobre las decisiones, proyectos o ideas del remitente.b.- Influir sobre el destinatario para lograr una actitud y respuesta acorde con losintereses y expectativas del remitente.

3




2. Importancia. Correspondencia

Importancia.- La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a través de ella seinician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en elaspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia de lacorrespondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina supropia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir delintercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio oempresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de transar,hacer negociaciones.

La correspondencia en el ámbito comercial mueve trabajo y capital. Pone encontacto a distintas personas entre sí, a empresas y a las distintas instituciones, enfunción de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursosy los aprovecha hasta el máximo rendimiento. Al extremo de pensar que sedificultaría la labor de un negocio si el mismo no está en condiciones de enfrentar elproblema de la correspondencia, tanto la que se despacha como la que se recibe.

En la correspondencia comercial se requiere prestar atención particular en laexposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías, puestoque en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en granparte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, elconocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra ocifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas materiales y morales.

En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura,sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durán (1990, p. 8) plantea: Lanecesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cómoplantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse;poseer la cultura mínima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras,frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a losdistintos destinatarios.

El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, deconocimientos específicos en relación con el tipo de empresa donde presta serviciosy, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relacióncónsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que através de las cartas se reflejará fundamentalmente el espíritu de la negociación.

Eficacia de la correspondencia.- La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propósito. Sedice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento.La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entreremitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponerfavorablemente el ánimo del lector se puede decir que se han logrado los objetivosplanteados, entonces hay eficacia. El éxito de la correspondencia depende en granparte de la eficacia y ésta de la correcta observancia de los aspectos comopresentación, orden. Distribución de sus partes e inteligente redacción.

Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.-- Fijar claramente el objetivo del mensaje- Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus intereses,

4




gustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo.- Planear cuidadosamente lo que se expresará.- Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos.- Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe.- No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunasexcepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se hanescrito y publicado, son contraproducentes.- Demostrar amabilidad y comprensión.- Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la lenguageneral, pero conocer también las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente.- Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos.- Evitar frases ambiguas.- Escribir una idea por párrafo. RECUERDE; el párrafo es la unidad básica de tododocumento y su característica es tratar en él una sola idea o variante de la idea deldocumento.- Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo.- Asumir una actitud crítica y autocrítica.- Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad deredactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.

5




3. Aspectos. Correspondencia comercial

Como ya se ha señalado la eficacia de la correspondencia de su aspecto material,gramatical y de sus cualidades morales.

Aspecto material. Trata sobre la apariencia o presentación física del escrito. Es preciso que ésta seagrata, sin elementos de choque para la atracción, a fin de facilitar y hacer agradablela lectura. La apariencia de una carta o cualquier escrito se refiere a la calidad delpapel, color del mismo, color de la tinta, limpieza, orden y distribución de laspartes, márgenes, espacios, buena letra y nitidez de la impresión.

Aspecto gramatical. Indudablemente que no se escribe de igual forma como se habla, pues el lenguajeescrito es más exigente que el lenguaje oral en cuanto a la pureza del idioma. Esdecir debe acatarse todo cuanto indica la gramática en su calidad de “Código denormas generales” o como dice Saussure, citado por Basulto (1991, P.67), comosistema de medios de expresión.

Nunca estará de más enfatizar que el corresponsal, redactor de cartas y toda clasede correspondencia, debe observar cuidadosamente las normas de analogía,ortografía y sintaxis. Las normas deben cuidarse, asimilarse y adaptarse al uso delpropio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuación. Con un criterio básico deadaptabilidad funcional. Así, el lenguaje será el medio idóneo de una perfectacomunicación, pues tendrá la corrección adecuada para cada caso y no resultará unafría exposición de normas repetidas.

Aspecto moral. La moral tal como lo señalan algunos, está referida a los principios básicos quedeben regir la conducta del ser humano. En cuanto a la correspondencia, se refiere,las cualidades morales están relacionadas con una serie de detalles y circunstanciarconcernientes a los sentimientos humanos como el afecto, amistad, cariño,cordialidad, gratitud, simpatía es decir emociones nutritivas, o bien emocionestóxicas como el rencor, la antipatía, el odio, la envidia, el miedo, la ira el orgullo,entre otras. Todo esto induce a pensar con seriedad en la cortesía, decencia,discreción, diplomacia y buenos modales, como características importantes quedeben prevalecer en el contenido de las comunicaciones escritas.

6




4. Carta. Comercial

Carta Comercial. Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se empleanpara toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para lademanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes yreferencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto medianteuna conversación, es necesaria la confirmación por medio de una carta, le da unvalor mucho más firme y definido.

Definición. La carta comercial es la comunicación escrita que surge del trato queestablecen los comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funcionespropias de los negocios.

También se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósitode iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial. Lacarta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen loscomerciantes para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.

Importancia. Actualmente la comunicación entre las empresas sobre todo en lasgrandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entreordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan la tendencia haciauna comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas queprefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta porcorreo ordinario. De allí que ni el fax, ni el correo electrónico han logradodesaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicación en el mundoempresarial.

Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que espreferible escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficaciade la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sinantesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer variaspara localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una llamada y otrapara finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la mayoría de loscasos.

El lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estascaracterísticas crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la cartacomo el medio más adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente,rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta favorecen unareacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje.

Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con suobjetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente quedeterminan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una cartacomercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo,tiene también una buena apariencia física.

Una carta comercial se puede enviar a través de los servicios postales, por fax, porcorreo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro deltrabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios postalescuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicarabundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rápida,inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la

7




rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia.

8




5. Presentación. Carta

Papel: Es el instrumento adecuado para la impresión de la escritura, por tanto su calidad ytextura deben estar determinadas por la función del escrito. La calidad del papelrefleja la importancia que se da a la correspondencia. También se ha de prestarespecial atención al tamaño, el cual dependerá del tipo y la extensión delcontenido. Las dimensiones del papel para carta corriente son de 21 ó 22centímetros de base por 27 ó 28 centímetros de altura. En cuanto a la calidad esrecomendable para las cartas corrientes el papel” bond” de 16, 20 ó 24 libras, que es de un acabado fino y su superficie lisa permite una escritura de muy buenapresentación.

Color del papel: El más usado y recomendado es el blanco, sin embargo en la correspondenciaprivada propiamente dicha se usa de distintas tonalidades, entre las cualespredominan el gris, azul, verde, rosado y amarillo.

Márgenes y espacios: En cualquier tipo de comunicación se debe tener en cuenta los espacios y márgenes.El margen superior y el inferior deben guardar relación con la extensión del texto.No deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser más pequeños que él.

El margen izquierdo debe tener normalmente de diez a quince espacios horizontales(espacios de máquina común) a fin de que se pueda encuadernar, archivar sindificultad. El margen derecho debe tener de cinco a ocho espacios horizontales.

Respecto a los espacios entre las diversas partes de la comunicación se recomiendaescribir a dos espacios entre renglones con el propósito de facilitar la lectura y laposible corrección, en caso de textos destinados a la reproducción. En cartas, notasy escritos especiales, se aconseja escribir a dos espacios cuando el texto sea breve,si es extenso a espacio sencillo, pero después de punto y aparte se usará dobleespacio y si el texto se escribe a doble espacio, después de punto y aparte se usarádos espacios y medio a tres espacios.

Los espacios determinados entre las distintas partes de la carta escrita a máquina seestablecen dependiendo de la extensión de la carta. Entre la fecha y la dirección 4 a10 espacios; entre ésta y el saludo 2 espacios; entre el saludo y el párrafointroductorio 2 ó 3 según la escritura del texto se realice a 1 ó 2 espacios; entre elúltimo párrafo y la despedida 2; entre éste y la antefirma 4; entre ésta y la firma 4;entre la firma y las iniciales identificadoras 2; escritas éstas últimas en el margenizquierdo.

Escritura. Generalmente, el tipo de escritura más usado es el mecanografiado e impreso enordenadores. La comunicación en la actualidad se usa muy poco, pero de usarla, laletra debe ser de rasgos sencillos y claros, cuidando que no haya borrones nimanchas de tinta. En la escritura es conveniente cuidar detalles como: launiformidad en la escritura, el uso de tinta de calidad y color apropiado para lograrlegibilidad y adecuación al papel, claridad, limpieza, ejecución mecanografiada oimpresión pareja, para que ningún signo aparezca debilitado.

9




6. Carta comercial. Ejemplo

Ejemplo de PRESENTACIÓN DE LA CARTA

Como puede observarse en el modelo anterior la carta debe tener una presentación

1 0




atractiva en su conjunto.

Por su forma: Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción ypresentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

División de la correspondencia La correspondencia se divide en 4 clases:1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversastransacciones comerciales.2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia esmuy variada, cualquier asunto particular entra en ella.3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre losdistintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales,etc.4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:* Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas,memorándum y tarjetas postales.* Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas,Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

1 1




7. Estructura. Carta comercial (1/3)

Estructura de la carta comercial. Al considerarse la froma externa en que ha de presentarse una carta, se siguen lasmismas convenciones independientemente de la forma de transmisión. El o losformatos suelen ser muy simples y dependerán del tipo que adopte la empresa, sonpocas las variaciones. Una carta comercial se estructura en varias partes claramentediferenciadas y siguen patrones o formatos establecidos.

Partes de la carta comercial. Encabezamiento: Comprende membrete, lugar y fecha de emisión, destinatario,asunto o referencia y saludo.

Cuerpo de la Carta: Texto en el cual se incluye la introducción, desarrollo o ideasfundamentales y parrafo de cierre, despedida, antefirma y firma.

Otros elementos:Membrete o dirección del remitente. El papel de las cartas comerciales debe llevar impreso en su parte superior izquierdao en el centro, el nombre de la razón social o el logotipo de la empresa , ramo aque se dedica; se incluye además dirección, numero telefónico, fax, correoelectrónico. No hay normas fijas en lo que se refiere al tipo de letras que debenfigurar en el membrete. Ejemplo:

Camilo Antúnez RuizAdministrador Recursos MaterialesCalle el mosquito nº 642Caracas, Venezuela

DISTRIBUIDORA NACIONAL. S. AAvda. Urdaneta. Pelota a PunceresTeléfonos 5613456 y 5615176Caracas.

Localidad (lugar) y fecha es aquella que indica el lugar desde donde se escriben lascartas así como el día mes y año. Ejemplo. Carúpano,25 de febrero de 2011. Esimportante acota que cuando se escribe el nombre de la localidad inmediatamenteva una coma. Ej. Cumaná, 20 de febrero de 2011. Si la carta tiene membrete no secoloca el nombre del lugar o localidad, se escribirá así: Febrero 20 de 2011.

Destinatario: son los datos de identificación de la persona a la cual va a ser enviadala carta, es decir de quien la recibe Se escribe cuatro a cinco espacios verticalesdespués del lugar y fecha Ejemplo:

Señor Ernesto Mayz.Gerente de Compras Almacén OriónAvda, 20 Núm 18-34Barquisimeto

Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de unalínea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.Ejemplo:

Asunto: Su pedido de fecha 16.01-2011

1 2




Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribirel texto de la carta. Ejemplo:

Estimado Señor, Apreciado cliente, Distinguida señora, Apreciado señor Botero:Apreciada ingeniera Gloria:

Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fueescrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguajeclaro, preciso, natural y espontáneo. En el primer párrafo se plantean las ideaspreliminares del asunto; los párrafos siguientes explican en orden lógico, la ideacentral de la carta. Se recomienda tratar sólo un asunto en cada carta; si esnecesario abordar dos o más deben tener estrecha relación. El texto debe finalizarcon un párrafo corto que sintetice la exposición de lo tratado. Ejemplo:

Dada nuestra relación comercial de tanto tiempo, me atrevo a solicitarle, con todareserva, informes sobre “La Casa del Mueble”, establecida en Maturín, Avda. Bolivar al lado del Banco Venezuela, sede principal

El motivo de esta petición se debe a que no conocemos esa firma comercial, cuyogerente desea establecer relaciones comerciales con esta empresa,

1 3





Despedida: son expresiones de cortesía con lo que se da por concluida la expresióndel mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludoinicial y la relación entre el emisor y receptor. Se escribe a dos espacios verticalesdespués del texto, Ejemplo.

Atentamente, Cordialmente, Respetuosamente, Muy atentamente. Ejemplos dedespedida con frase de cortesía terminada en punto (.): Agradecemos su gentilcolaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchasgracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle.

Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo haceen nombre y representación de otra, ya se trate de una entidad jurídica o personanatural. Se escribe a dos espacios verticales debajo de la despedida. Cuando la cartatiene membrete se obvia la antefirma Ej.

Atentamente,COMERCIAL LA JAPONESA. C. A

Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por loexpresado en la carta. Es imprescindible para que la carta tenga validez, debe estarmanuscrita y completa en los originales. Se coloca centrada o ligeramente hacia laderecha. Contiene solo el nombre y el cargo de la persona responsable delcontenido de la carta. El nombre del firmante se escribe a cuatro espacios verticalesdebajo de la antefirma Ejemplo:

Carlos Arreaza LlanosGerente de Compras

Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que hanintervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. En el margen izquierdo secolocan las iniciales de las personas que han intervenido en la redacción e impresióndel documento. Ej.

IO/ml. Como puede observarse las iniciales del redactor o firmante en mayúsculas ylas del mecanógrafo, secretaria; en minúsculas. En la actualidad se usa mayormentesólo las iniciales o el nombre del que escribe la carta.

Anexos: Esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentosadjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. Se escriben en elmargen izquierdo a uno o dos espacios verticales debajo de las inicialesidentificadoras. Ejemplo. Anexo : Relación de pagos.Catálogo de precios

Tipos de Cartas

1. Carta Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienenlos comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio. Dentro de ésta se encuentran:

2. Carta de Venta: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes,con el fin de inducir una acción que será la de la compra.

3. Carta de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños

1 4




3. Carta de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeñosproveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías.

4. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista,para presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la cartaacepte o considere tomar ese empleado.

5. Carta de Recomendación: es aquella carta que se utiliza para recomendar aalguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo ydel currículo. También se conocen la carta de reclamos, la de cobranzas, solicitud deinformes y referencias, entre muchas otras.

1 5





Extensión de la Carta Comercial. Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartasde un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos

Puntuación de la Carta Comercial.Está determinada por los signos de puntuación que se usan en las líneas de lugar yfecha, nombre y dirección del destinatario, y las líneas finales, despedida, firma,antefirma. Algunos autores, especialmente los de libros de texto para la enseñanzade la Mecanografía, han llamado a esta forma de colocar los signos de puntuación,estilos de puntuación. Al efecto se clasifica la carta por la puntuación en:

Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes al final de cadarenglón, excepto cuando terminen con abreviaturas. Ejemplo:

Señorita Ritmar Lozada OcaCalle Liberador Núm. 15La CooperativaMaracay-Aragua

Cerrada: lleva signos de puntuación al final de cada renglón de la fecha, dirección,antefirma y firma. Es de hacer notar que en la actualidad esta puntuación es de pocouso, al igual que la carta tradicional, ya que hoy, prevalece el criterio de lasimplificación. Ejemplo:

Señor Félix Alejandro Lozada.Calle Santa FéBogotá- Colombia

Mixta o corriente: combina los dos estilos. Se coloca de forma adicional dospuntos (:) en el saludo y una coma en la despedida. Ejemplo:

Señor Avilio LozadaCalle Mariño núm 345Maturín-MonagasApreciado señor:

Atentamente,

Estilos o formas de distribución.Las cartas deben escribirse de la manera más atractiva Toda carta debe cumplir conun formato odistribución de las partes de la carta. Para ello se cuenta con cuatroestilos diferentes de distribución o presentación: Bloque extremo, Bloquesemibloque y sangrado

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneasse escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siemprese escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferenciaconsiste en que la línea de la fecha, despedida, la de antefirma y la de firma se

1 6




escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. Se considera como elmás ventajoso y de mayor uso en la actualidad, porque todas las líneas del texto sinexcepción parten del margen izquierdo.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en elComercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y sedistingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diezespacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientesaspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva unasangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hacecon la despedida, la antefirma y la firma. Se colocan de forma escalonada de 3 a 5espacios respecto a la línea anterior.

1 7




10. Modelos. Carta comercial

Ejemplos:

Estilo Bloque Extremo

29 de junio de 19Sr. Miguel T. Rivera

Avenida BoliviaLima, Perú

Estimado estudianteEsta carta está escrita en el estilo bloque extremo. Es el estilo más sencillo máseconómico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneasarrancan del margen izquierdo.

Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso está en un solo lado. Sin embargo,conviene conocerlo, ya que los otros que estudiaremos más adelante sonmodificaciones de este. Además, tal vez su jefe lo previera en algunas ocasiones.

Usamos también puntuación abierta. Note que no se usa puntuación después delsaludo ni de la despedida.

Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entrepárrafos se dejarán siempre dos espacios verticales.

Atentamente

Estilo Bloque Modificado

Maturín, 2 de marzo de 2011

Señor José Antonio AbreuAvda. Montalbán núm 65-32Caracas.

Apreciado amigo:

Las buenas relaciones que esta empresa siempre ha mantenido con usted, es el avalque me autoriza a solicitar un plazo de unmes para el pago de la factura que venceel día 30 de marzo.

La situación difícil por la que pasa el mundo empresarial me ha obligado a realizarun arreglo y reacondicionamiento a la tienda , lo cual me ha traído gastossuperiores a los que estaban previstos.

Tenga la seguridad de que sabré reconocer la atención que tenga a bien dispensar aesta solicitud.

Atentamente,

Mario C. LinaresGerente General

Estilo Semibloque

1 8




Estilo Semibloque

Maturín, 2 de marzo de 2011Señor Eladio AguileraApartado 680Barquisimeto-Lara

Estimado señor:

Con el transporte “MRW” nos complace despacharle en esta fecha 500 muñecas“Bebé querido” y 300 “Sirenas”, de acuerdo a su pedido del 20 de febrero.

Esperamos que al recibo del mencionado despacho cuente usted con unaconsiderable demanda del producto, que se ha venido imponiendo en las principalesjugueterías del país.

Atentamente,

Juan H. Garcés MilanoGerente de Ventas

Estilo Sangrado

Barquisimeto, 10 de marzo de 2011

Señor Juan J. GarcíaAptdo 890Nirgua-Yaracuy

Estimado sr. Gracía:

Agradecemos su pedido ním. 654, del 20 de enero, por 20 docenas de camisas“Trilax”. Una demanda inesperada de camisas, ha agotado la existencia en nuestrosalmacenes y sólo tendremos disponibiliad de éstos artículos dentro de 20 días.

Por lo tanto le sugerimos la sustitución del pedido en referencia pr la marca“Gealuz” o en su defecto, la postergación de su despacho hasta el 2º de abril.

Esperamos su confirmación antes del 30 de marzo, a fin de atenderle con prontitudy esmero.

Atentamente,

María Guevara Hidalgo Gerente General

1 9




11. Cartas. Recomendaciones y autoevaluación

Planeando su Carta Formal

1- Escriba cuál es el objetivo/motivo de su carta: Pregúntese: ¿cuál es la meta deesta carta formal que deseo enviar?2.- Reúna toda la información relevante: correspondencia previa, reportes, númerosetc.3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qué puntos sonirrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible.4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéeselas siguientes preguntas:¿Dejé fuera algún punto importante a tratar?¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara?¿Incluí algún punto irrelevante?5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones.El procesador de textos es particularmente útil para esto, puesto que nos permiteborrar, insertar, cortar, copiar etc.6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas:Iinformacón: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar?¿Es la información Relevante, Correcta y completa?Estilo: ¿La apariencia de la carta es atractiva?¿Suena natural y sincera?¿Es clara, concisa y cortes?

Recomendaciones finales

1. Evite faltas de ortografía.2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos.5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que estotalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces seanecesario. 8.- Si la extensión de la carta precisa usar otro pliego, no se debe llevar ladespedida y el resto de los otros elementos ( antefirma, firma..) al otro pliego solas,debe llevarse parte del último párrafo.9.- Revise las veces que considere necesario.

Autoevaluación

¿Qué importancia tiene el tono en una carta?¿En qué se basa la importancia de la carta?Elabore un concepto de correspondenciaElabore un concepto de correspondencia comercialElabore un concepto de carta comercial¿Cuántos asuntos pueden tratarse en una carta?Escriba una carta y señales en ella las partes más destacadas¿Qué es la dirección y cuáles datos debe contener?¿Dónde se coloca la fecha de las cartas?¿Qué es la despedida y donde se coloca?

2 0




¿Qué es la despedida y donde se coloca?¿Cómo se caracterizan los formatos: bloque extremo, bloque modificado,semibloque y sangrado?¿Cuáles son las recomendaciones que se deben seguir en el mecanografiado de unacarta comercial?¿Qué importancia tiene la presentación de una carta?Explique brevemente los tipos de carta comercial.¿Cuáles son las características fundamentales de la carta?Escriba ejemplos de puntuación abierta, cerrada y mixta de una carta¿Qué importancia tiene la firma en una carta?

2 1




Carta comercial (correspondencia para...

Documents

Transcript of Carta comercial (correspondencia para...