Manual Correspondencia

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 1 de

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Versión: 9 Fecha de Oficialización: Septiembre de 2005

REVISO VALIDO Y APROBO Iván Eduardo López Salgado

Subdirector Técnico Desarrollo de la Organización

Eduardo José Cardona García Director Técnico

Apoyo Corporativo

InstitutoDESARROLLO URBANO

DIRECCIÓN TÉCNICA DE APOYO CORPORATIVO Subdirección Técnica de Recursos Físicos

MMAANNUUAALL DDEE


ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL

IDU

2005



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REVISO VALIDO Y APROBO Iván Eduardo López Salgado

Subdirector Técnico Desarrollo de la Organización

Eduardo José Cardona García Director Técnico

Apoyo Corporativo


CONTROL DEL MANUAL

Versión Manual

Fecha de Oficialización

Sección Modificada

Descripción de la Modificación Versión sección

Nº Folios Modificados

Total Folios del Manual

1 Octubre 26 de 1999 (1251)

No aplica Creación del manual No aplica No aplica 34

2 Marzo 20 de 2002 (1339)

No aplica Modificación del Manual No aplica No aplica 36

3 Septiembre 11 de 2002 (7594)


4 31 de Marzo de 2003 ( 2611)

No aplica Modificación del Manual debido a la creación del Sistema de Gestión Documental ( Siscorres)

No aplica No aplica 37

2.1 Corregir normas de correspondencia recibida

5 9 49

2.2 Adicionar normas de correspondencia despachada

5

2.3 Adicionar normas de correspondencia interna

5 5

30 de Mayo de 2003

2.7 Adición norma al sistema de correspondencia

5

6 19 de Septiembre

de 2003

2.2 Modificación de los funcionarios autorizados para firmar oficios hacia fuera del Instituto.

6 3 49

7 7 de Julio de

2004

2.2 Modificación firma de correspondencia dirigida a la Alcaldía Mayor, Entes de Control entre otras entidades.

7 1 56

8 15 de Diciembre de 2004


9 08 de Septiembre de 2005

No aplica Modificación Gestión y Distribución de Correspondencia

2 No aplica 45



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INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 5 1. MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 6

1.1 LEY 80 DE 1989 ...................................................................................................................... 6 1.2 ACUERDO 7 DE 1994 ............................................................................................................ 6 1.3 LEY 594 DE 2000 .................................................................................................................... 7 1.4 ACUERDO 060 DE 2001 ........................................................................................................ 7

2. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA ....................................................... 8 2.1 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS............................................................... 8

2.1.1 Generalidades..................................................................................................................... 8 2.1.2 Normas............................................................................................................................... 8

2.2 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS.............................................................. 11 2.2.1 Generalidades ................................................................................................................... 11 2.2.2 Normas ............................................................................................................................. 12

2.3 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ............................................................. 16 2.3.1 Generalidades................................................................................................................... 16 2.3.2 Normas ...................................................................................................................... 16

2.4 CIRCULARES ...................................................................................................................... 17 2.4.1 Normas ............................................................................................................................. 17

2.5 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................... 18 2.5.1 Generalidades ................................................................................................................... 18 2.5.2 Normas ............................................................................................................................. 18

2.6 SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERÍA................................................................. 18 2.6.1 Generalidades ................................................................................................................... 18

2.7 SISTEMATIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA ....................................................... 19 2.7.1 Generalidades ................................................................................................................... 20 2.7.2 Normas ............................................................................................................................. 20

3. ARCHIVO..................................................................................................................................... 21 3.1 GENERALIDADES.............................................................................................................. 21 3.2 NORMATIVIDAD................................................................................................................ 21 3.3 CONCEPTOS BÁSICOS .................................................................................................... 21 3.4 ARCHIVOS DE GESTIÓN................................................................................................. 22



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3.4.1 Pautas para Organización y Conservación ....................................................................... 22 3.4.2 Entrega de Inventarios...................................................................................................... 24

3.5 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO ........................................................................ 24 3.5.1 Funciones Generales ........................................................................................................ 25

3.6 ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO ................................................................... 26 3.6.1 Condiciones Locativas ..................................................................................................... 26 3.6.2 Pautas para la Organización del Archivo Histórico ......................................................... 26

3.7 DIGITACIÓN Y CONSULTA DE LA BASE DE INVENTARIO.................................. 26 4. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL................................................................ 28

4.1 GENERALIDADES............................................................................................................. 28 5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL............................................................................ 29

5.1 GENERALIDADES............................................................................................................. 29 5.2 PAUTAS PARA SU APLICACIÓN.................................................................................... 30

5.2.1 Metodología para la disposición física............................................................................. 30 5.2.2 Clasificación Documental ................................................................................................ 30 5.2.3 Ordenación Documental................................................................................................... 30 5.2.4 Actualización.................................................................................................................... 31 5.2.5 Destrucción de Documentos............................................................................................ 31

6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL ........................................................................................................................................ 32

6.1 GENERALIDADES.............................................................................................................. 32 6.2 NORMAS............................................................................................................................... 32

7. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y/O PRESTAMOS .............................................................. 34 7.1 GENERALIDADES.............................................................................................................. 34 7.2 NORMAS.............................................................................................................................. 34

8. REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS....................................................................................... 36 8.1 GENERALIDADES............................................................................................................. 36 8.2 MICROFILMACIÓN........................................................................................................... 36

8.2.1 Normatividad.................................................................................................................... 36 8.2.2 Preparación del Material .................................................................................................. 37 8.2.3 Grabación ......................................................................................................................... 37 8.2.4 Acta de Microfilmación ................................................................................................... 37 8.2.5 Manipulación de Microfilmes .......................................................................................... 37

9. ANEXOS....................................................................................................................................... 39 ANEXO 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS .............................................................. 39 ANEXO 2. FORMATOS ............................................................................................................ 45



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INTRODUCCIÓN A través del “Manual de Archivo y Correspondencia” el Instituto de Desarrollo Urbano presenta a sus funcionarios una herramienta básica para clarificar y sustentar las normas y procedimientos que constituyen la base del proceso de administración documental del grupo de Archivo y correspondencia, además para normalizar el trámite de documentos, de acuerdo con sus características y destino final. Dentro de este proceso nos podemos encontrar con dos grandes grupos de documentos, los del día a día y los que ya han cumplido su objetivo de gestión y entran a formar parte de un Archivo semiactivo, al que denominamos Archivo Central. Cada grupo de documentos tiene un tratamiento especial; se han definido normas para la transferencia, identificación, selección y eliminación de documentos, las cuales serán descritas paso a paso en el presente trabajo, estructurado de tal manera que además de dar a conocer el procedimiento, cualquier funcionario pueda entender exactamente su objetivo y normatividad. El presente Manual trata los temas de correspondencia recibida y despachada, administración de la base de datos, distribución, consultas y envío de documentos tramitados diariamente en la entidad, Archivo Central, transferencias documentales, aplicación de Tablas de Retención Documental y temas específicos relacionados con la conservación de aquellos documentos que han superado su fase de gestión.



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1. MARCO LEGAL Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación es el encargado a nivel Nacional de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección y eliminación llevados a cabo en el Archivo Central del Instituto de Desarrollo Urbano, la normatividad que para el efecto haya expedido el Archivo General de la Nación, en especial lo contenido en el Reglamento General de Archivos, adoptado a través del Acuerdo 7 de 1994. Vale la pena anotar que a la fecha de expedición del presente manual, se encuentra en proceso de consolidación el Archivo General del Distrito, de tal manera que serán las disposiciones emanadas de este ente las que finalmente apliquen obligatoriamente en la Administración de los Archivos Distritales, por consiguiente en su momento se adaptarán los procedimientos aquí regulados con las nuevas disposiciones. 1.1 LEY 80 DE 1989 Por esta ley se crea el Archivo General de la Nación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía

administrativa y con domicilio en Bogotá, D.C. 1.2 ACUERDO 7 DE 1994 • A través de este decreto, la Junta

Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia expide el Reglamento General de Archivos, esto en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

• El Reglamento General de Archivos

se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad en la comunidad archivística del país.

• El objetivo de este reglamento es

proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y de lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permita el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.

• Este reglamento aplicará en todos

los archivos oficiales del orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal; de las entidades Territoriales Indígenas; de las



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entidades Territoriales que se creen por Ley; de las divisiones Administrativas y en los archivos Históricos Especiales.

1.3 LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Art. 1 Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Esta Ley aplicará a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de lo allí preceptuado. Las dependencias en las que se está implementando el sistema de gestión

de la calidad, deben establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retención documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, conservación y disposición de los registros de calidad. Estos registros tendrán un periodo de gestión acorde a lo establecido en las tablas de retención documental, donde posteriormente pasaran al archivo central para su conservación. 1.4 ACUERDO 060 DE 2001 Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.



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2. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

2.1 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

2 .1.1 General idades Se denomina Comunicaciones Oficiales Recibidas al conjunto de documentos recibidos a través de la ventanilla única de radicación del Instituto de Desarrollo Urbano, de los fax ubicados en las diferentes dependencias, y por medio electrónico a través del correo electrónico oficial del Instituto “Atención Al Ciudadano” [email protected]. Estos documentos son radicados, direccionados (de acuerdo con la tabla temática1) y distribuidos a las

1 Es el catálogo de temas que cada una de las dependencias realiza según las funciones ejercidas con el fin de que el Grupo de Correspondencia pueda realizar una distribución efectiva y eficiente. Esta tabla además de los temas, contiene el nombre de los funcionarios delegados para la asignación de la correspondencia y aquellos responsables para dar respuesta por cada una de las dependencias del Instituto. Para la actualización de la tabla temática, en el momento de presentarse cambio del delegado para la asignación de la correspondencia o del responsable para dar respuesta o en caso de un nuevo tema que se requiera incluir, a raíz de un nuevo programa, proyecto, evento por el cual se recibirá correspondencia, se deberá comunicar a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización, quien actualizará la tabla temática para luego remitirla al Grupo de Correspondencia para que este último pueda clasificarla y direccionarla correctamente a la dependencia encargada del tema.

dependencias competentes de acuerdo con su contenido. Los documentos que sean recibidos por un área y no sean de su competencia, estos deberán ser redireccionados al área responsable de su respuesta en un tiempo no mayor a 2 días hábiles. Vale la pena anotar que esta disposición se hace extensiva a cuentas por pagar, parciales o definitivas, correspondientes a todos los contratistas que adelantan proyectos con el IDU.

2.1.2 Normas • Todos los documentos que ingresen

al Instituto de Desarrollo Urbano deberán radicarse obligatoriamente en la ventanilla única de radicación.

• Sólo el número y hora de radicación

generada por el sistema de gestión documental SISCORRES, dará validez para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la entidad.

• El funcionario que reciba

documentos directamente en las oficinas, será responsable disciplinariamente de las implicaciones que ello acarree.

• En cada una de las dependencias

en las cuales funcione un aparato



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de fax, hay un funcionario responsable de su recepción, organización y envío al Grupo de Archivo y Correspondencia para su radicación y distribución. Dicho funcionario responderá por las implicaciones del mal trámite dado a alguno de estos documentos y será designado por el Director Técnico del área correspondiente o quien haga sus veces, se informará al área de Archivo y Correspondencia con el fin de llevar los controles necesarios.

• El documento recibido deberá tener

como mínimo los siguientes requisitos:

Nombre claro del remitente Número de Cédula o NIT Dirección del remitente Número de Teléfono Dirección electrónica si la

comunicación ha sido enviada por este medio.

• Cuando se reciben oficios

tramitados por empresas de mensajería en sobre sellado y no se pueda verificar su contenido, se registrarán y remitirán al área correspondiente indicando en el Siscorres dicha novedad.

• A toda correspondencia recibida

con características de Derecho de Petición se coloca el sello “DERECHO DE PETICIÓN” y se clasifica de la siguiente manera:

Tipo de derecho de petición

Tiempo de respuesta (días

hábiles)

Peticiones de información 10

Derechos de Petición de Interés general o particular

15

Quejas y reclamos 15 Solicitudes o consultas en materia de ejecución Contractual 1

3 meses

Consultas 30 Otras comunicaciones2 20 Organismos de control, entidades jurisdiccionales y representantes de los medios de comunicación2

5

Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas3 10

• Toda correspondencia como

“TUTELA y NOTIFICACIONES” deben ser entregadas directamente en la Subdirección Técnica de Procesos Judiciales.

• Todos los documentos que sean remitidos por la Alcaldía Mayor de

1 En relación con los derechos de petición en materia de ejecución contractual, éstos se encuentran regulados en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtención. 2 Las dos últimas categorías se incluyen a fin de estandarizar los tiempos para todos los documentos que ingresan al Instituto. En caso de comunicaciones provenientes de organismos de control y entidades jurisdiccionales, si éstas no incluyen un término de respuesta determinado, el Instituto deberá dar respuesta en 3 días hábiles. 3 Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información.


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Bogotá (documentos con términos), Concejo o cualquier ente de control tendrán un trámite inmediato. Para este tipo de documentos el área responsable de la asignación del tiempo de respuesta es la Dirección General, quien se encargará de registrar en el sistema SISCORRES el respectivo tiempo.

• Toda la correspondencia que llegue

con solicitud de embargo a un contratista, a un tercero y/o funcionario, deberá tener un trámite inmediato de entrega a la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo.

• Toda la correspondencia que llegue

con una petición de cesión por parte de un contratista a un cesionario, deberá tener un trámite inmediato de entrega a la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo, o quien tenga la responsabilidad, de acuerdo con el procedimiento.

• En el caso de contratos y cuentas

por pagar es obligatorio que se relacione en el oficio la siguiente información:

Número de contrato. Interventor. Dependencia.

• Todos los anexos deben

presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en la carta remitente.

• Los anexos no se radicarán uno a

uno, sólo se radicará la carta remitente.

• Si una comunicación es enviada con

copia a varias dependencias se deben anexar la cantidad indicada.

• En la ventanilla de correspondencia

no se recibe en ningún caso, documentos de carácter personal.

• Cuando una comunicación no esté

firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará ANÓNIMA y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir (Acuerdo 060 de 2001 Artículo Décimo – Parágrafo)

• El Técnico grado 03, será

responsable de recibir y entregar en la ventanilla de correspondencia recibida para su trámite, las comunicaciones enviadas a través del correo electrónico a la cuenta “ Atención Al Ciudadano”.

• Las solicitudes y/o reclamos

recibidas telefónicamente en la dependencia autorizada ¨ Quejas y Reclamos ¨ de la Oficina Asesora de Gestión Social, deben radicarse directamente en el sistema



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SISCORRES, módulo Quejas y Reclamos, el cual asignará el consecutivo de radicado de la correspondencia. Este grupo de Quejas y Reclamos será el encargado de generar y tramitar las planillas para cada área del IDU.

• Igualmente, las llamadas referentes

a quejas y reclamos, recibidas en las diferentes áreas del IDU, deben ser redireccionadas al grupo de “Quejas y Reclamos” de la Oficina Asesora de Gestión Social, quienes se encargarán del trámite correspondiente. En caso de que al remitirse la llamada a cualquiera de estas extensiones no sea posible la comunicación, deberán tomarse los datos de la persona y remitirlos a gestión social en el recorrido de correspondencia para devolver la llamada al usuario.

• Para la radicación de cuentas los

coordinadores de contratos deben informar al contratista respectivo, sobre los documentos necesarios descritos en la Cartilla de Pagos a Terceros publicados en la Intranet del IDU

• Los documentos mínimos para la

radicación de cuentas mensuales en la ventanilla de correspondencia son, los que aparecen en la “Cartilla Guía para la Conformación de Documentos Soporte Pago a Terceros”.

• Para la radicación de documentos

en los cuales se está solicitando el pago por la adquisición de predios

se debe tener en cuenta que sólo se radicarán: Para el IDU: Carta o formato original

remitente, Certificación bancaria, Original del formato de

transferencia electrónica, Para el USUARIO: Copia de la carta o formato

remitente.

• El número de radicación, fecha, y hora será asignado directamente por el sistema SISCORRES; los datos de cantidad de anexos y tipo de documento, serán asignados por el técnico encargado de recepcionar los documentos.

Los datos anteriores se imprimen en etiquetas, los cuales se asignarán al documento original, a las copias que ingresen al IDU y a la copia del remitente.

2-STRF-P-ARF-2.2.7 “Procedimiento Trámite Comunicaciones Oficiales Recibidas”. 2.2 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 2.2.1 General idades Se denomina comunicación oficial enviada al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en



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desarrollo de sus funciones, con destino externo. 2.2.2 Normas • El sistema “SISCORRES”, por

medio del cual se administra y controla la generación de comunicaciones oficiales enviadas suministra automáticamente el consecutivo único y oficial del IDU.

• Las secretarias deberán informar a

la Subdirección Técnica de Sistemas el ingreso de nuevos funcionarios o contratistas de órdenes de servicio para la asignación de usuarios al sistema Siscorres.

• Están autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas los titulares de los cargos del nivel Dirección General, Subdirecciones Generales, Jefes de Oficina, Direcciones Técnicas, Gerentes de Proyecto, Subdirecciones Técnicas (circular 34 de julio 21 de 2003, Resolución No. 12 del 21 de octubre de 2004), los abogados de la Subdirección Técnica Jurídica y de Ejecuciones Fiscales y de la Subdirección Técnica de Procesos Judiciales, autorizados por el Director Técnico Legal y los funcionarios nombrados como interventores y/o coordinadores, siempre y cuando especifiquen exactamente el número del contrato del cual son responsables. Consecuente con lo anterior, cada Director Técnico, mediante

memorando enviado a la Subdirección señalada con copia a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización y Oficina Asesora de Control Disciplinario, determinará para su área, de acuerdo a su criterio y competencia cual comunicación oficial debe ser remitida directamente por los Subdirectores Técnicos.

• En los casos en los que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan firmados directamente por algún funcionario diferente a los señalados anteriormente, estos deben ser autorizados directamente por la Dirección General o por el Director Técnico del área correspondiente, mediante memorando enviado a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos notificando a Archivo y Correspondencia de la modificación, con copia al Profesional involucrado y a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización. (Resolución No. 7594 de septiembre 11 de 2002). Solo podrán ser objeto de esta autorización para firmar, los funcionarios de los cargos de Profesional Especializado código 335 grados 06 y 05.

• Los dos ítems anteriores de delegación, no tienen perjuicio de la posibilidad que tiene el Director Técnico de reasumir en cualquier momento la competencia de firmar



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la correspondencia asignada a los señalados funcionarios.

• En el evento en que el Director Técnico sea nuevo en el Instituto, éste debe revisar la asignación existente y mediante memorando enviado al área correspondiente de su dirección, con copia a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización y Subdirección Técnica de Recursos Físicos, debe confirmar, modificar y/o revocar la asignación vigente de temas.

• Toda la correspondencia dirigida a la Alcaldía Mayor y a las Entidades de Control, Personería, Contraloría General y Distrital, Fiscalía General, Procuraduría, Concejo de Bogotá, deberán ser firmadas por la persona que designe la Dirección General, para atender una visita y dar respuesta verbal o escrita a las solicitudes dirigidas por el ente fiscalizador o entidad que lo requiera, dando cumplimiento a las normas y reglamentos existentes sobre el particular para este tipo de trámites (Circular No.15 de septiembre 08 de 2004).

• Teniendo en cuenta la naturaleza de los temas que se manejan en las comunicaciones oficiales enviadas por la Oficina Asesora de Control Disciplinario, Dirección Técnica de Predios, Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo y Subdirección Técnica de Contratos y Convenios, se hace necesario el trámite de las mismas con carácter URGENTE. Los oficios de embargo

correspondientes a la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo que se remitan a los diferentes juzgados (Municipales, Laborales, de Familia, etc.) se entregarán específicamente en cada juzgado señalado en el oficio, evitando hacerlo en porterías y a personal no autorizado. La copia del oficio con el sello original de recibido por los juzgados será enviado a la STTR, dejando una fotocopia del mismo en el consecutivo oficial del IDU.

• Todas las comunicaciones oficiales remitidas por la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo, deberán enviarse relacionadas separadamente en las planillas de correspondencia para bancos, entidades oficiales y juzgados.

• La opción de anular oficios es

exclusiva del grupo de Correspondencia, por lo tanto se debe dirigir un correo electrónico a la cuenta corporativa "CORRESPONDENCIA", indicando claramente la causa de dicha anulación; estas solicitudes son exclusivas de los funcionarios de la entidad, los contratistas de Órdenes de Servicio deben hacerlo por intermedio de las Secretarias de cada ärea.

• Los requisitos mínimos para el

diligenciamiento de la comunicaciones oficiales enviadas deben ser los siguientes:

Dirección clara y completa



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Indicación en la referencia del número de radicación IDU y fecha de (los) oficio(s) que se responden. Para los casos en que no se este dando respuesta se debe indicar en la referencia el tema del cual trata el documento. Copias completas, el oficio

debe venir como mínimo en original y 2 copias: original para el destinatario, una copia para el consecutivo de Archivo y Correspondencia y una copia para la dependencia que lo produce, la cual debe archivarse en la carpeta de acuerdo al tema. En caso que deban distribuirse copias adicionales, ya sea interna o externamente, es responsabilidad de la dependencia que produce el enviarlas completas para su trámite. Para las comunicaciones que

sean remitidas a las entidades oficiales y de Servicios Públicos debe anexarse una copia adicional. Firma del funcionario

autorizado Deben estar elaborados en el

formato y tipo de letra autorizado y actualizado por la Oficina Asesora de Gestión Social Si las comunicaciones tiene

anexos debe anotarse en la base de datos la cantidad y / o tipo de anexos. Los anexos deben estar

claramente descritos,

relacionados, foliados y grapados al original, en caso de paquetes, estos deben remitirse legajados de tal manera que permitan un fácil traslado; este procedimiento es exclusivo del área remitente. A las entidades oficiales como

Juzgados Penales, Oficina de Registros e Instrumentos Públicos y Fiscalía debe enviarse copia adicional del oficio y de sus anexos debidamente foliados. Se debe citar el No. del

proceso en los oficios remitidos a los Juzgados, Fiscalía y Tribunales. Las copias de oficios y anexos

que estén dirigidos a usuarios externos no podrán ser enviados en papel de reciclaje, igualmente estas copias y las que reposan en el consecutivo oficial del IDU, deben enviarse legibles y en tinta oscura. A todas las comunicaciones

oficiales enviadas y que deban ser firmadas por la Dirección General debe anexarse una copia para la misma. Las copias de las

comunicaciones pueden tener el sello de “Firmado por ....” Cuando un funcionario de la

dependencia que está remitiendo el oficio la reclama para entregarla personalmente debe firmar con nombre y apellido completo, número de cédula y extensión. El número de radicación y

fecha será asignado



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directamente por el SISCORRES, el cual no podrá ser modificado por el funcionario. En ningún caso deben enviarse

a correspondencia los oficios a los cuales se les da respuesta, éstos deben conservarse en el expediente correspondiente.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos mínimos, será causal de devolución del (los) oficio (s), a la dependencia productora para su corrección.

El tiempo máximo de entrega de oficios para ser tramitados por el área de Correspondencia no debe ser mayor a 4 días hábiles a la fecha de creado el oficio, de lo contrario será responsabilidad del área generadora, su respectivo trámite . El tiempo máximo de remisión

de copias de oficios a Correspondencia que hayan sido tramitados directamente por las áreas no debe ser mayor a 4 días hábiles de generado en el sistema Cuando se requiera el trámite

inmediato de un documento debe anotarse en la planilla de envío la palabra “URGENTE”, esto con el fin de dar prioridad al envío del mismo.

Cuando un usuario de “SISCORRES”, tome un número consecutivo y no lo tramite en el tiempo establecido el sistema lo bloqueará automáticamente

sin permitirle tomar un nuevo número hasta encontrarse al día. • El Grupo de Correspondencia una

vez revisados los documentos devueltos por la empresa de mensajería, solicitará un primer reenvío con el fin de minimizar el volumen de devoluciones a las áreas.

• Cuando se requiera un segundo

reenvío el área generadora del oficio debe solicitar el servicio mediante memorando dirigido a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos indicando las causales de dicho requerimiento.

Cualquier incumplimiento por parte de las áreas será reportado directamente a la Dirección General, Subdirecciones Generales, Jefes de Oficinas Asesoras y Direcciones Técnicas, de las cuales se enviará copia a la Oficina Asesora de Control Disciplinario. Con el fin de cumplir con las disposiciones de conservación documental para los diferentes temas que el IDU maneja, todas las guías de entrega y correspondencia diligenciada por parte de las empresas contratistas serán organizadas consecutivamente por orden numérico del oficio correspondiente, custodiadas y conservadas por el Grupo de Archivo y Correspondencia. Los originales de las pruebas de entrega correspondientes a las comunicaciones oficiales enviadas por la Dirección Técnica de Predios y la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo, serán remitidas a la



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dependencia correspondiente dejando una fotocopia en el consecutivo general de pruebas de entrega del Grupo de Correspondencia. Las pruebas de entrega originales correspondientes a Cobro Jurídico y Coactivo (masivos), se enviarán a la Subdirección Técnica Jurídica y de Ejecuciones Fiscales, para que sean conservados en los expedientes correspondientes. La Subdirección Técnica de Operaciones se encargará de archivar las pruebas de entrega referente a la distribución de documentos de valorización, las cuales serán transferidas al Archivo Central periódicamente. Cuando un funcionario o contratista de orden de prestación de servicios se retire del Instituto, deberá diligenciar el formato 4–STRF–FO–ARF–06 “Verificación Prestamos”, en el cual consta que no tiene en su poder documentos de Archivo, Centro de Documentación y Comunicaciones Oficiales 2-STRF-P-ARF-2.2.8 “Procedimiento Trámite Comunicaciones Oficiales Enviadas”. 2.3 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

2 .3.1 General idades Se denomina comunicación oficial interna al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones, con destino interno.

2.3.2 Normas • El SISCORRES administra y

controla la generación de comunicaciones oficiales internas suministra automáticamente el consecutivo único y oficial del IDU.

• Están autorizados para firmar

comunicaciones oficiales internas los titulares de los cargos de Director General, Subdirector General, Jefe de Oficina, Director Técnico, Gerente de Proyectos, Subdirector Técnico, Abogados Ejecutores de la Subdirección Técnica Jurídica y de Ejecuciones Fiscales y los funcionarios nombrados como interventores y/o coordinadores, siempre y cuando especifiquen exactamente el número del contrato del cual son responsables.

• Cuando un funcionario reciba un

memorando direccionado a él, y deba dar respuesta, si no está autorizado para firmar comunicaciones oficiales internas, la respuesta debe hacerse mediante oficio, el cual debe ser radicado en la ventanilla de correspondencia.

• Los requisitos mínimos para el

diligenciamiento de las comunicaciones internas deben ser los siguientes:

Indicación en la referencia del

asunto a tratar. Copias completas, el

memorando debe venir como mínimo en original y copia:



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original para el destinatario y la copia para el área remitente la cual debe archivarse en un consecutivo el cual debe remitirse al archivo central al finalizar el año y relacionado en el formato 4–STRF–FO–ARF–01 “Transferencia archivo de gestión al archivo central”. En caso que deban distribuirse copias adicionales, es responsabilidad de la dependencia que produce el enviarlas completas para su trámite. Firma del funcionario

autorizado. Los anexos deben estar

claramente descritos y relacionados. Deben estar elaborados en el

formato y tipo de letra autorizado y actualizado por el Grupo de Comunicaciones. El número de radicación y

fecha será asignado directamente por SISCORRES y en ningún caso éstos podrán ser modificados por los funcionarios. El tiempo máximo para el

trámite de comunicaciones internas será de 4 días hábiles a la fecha de generación en el SISCORRES, pasado este tiempo las áreas a las cuales está dirigida no está en obligación de recibirlas.

• Con el fin de agilizar las

comunicaciones internas y ahorrar costos de impresión los memorados pueden ser enviados por correo

electrónico, teniendo en cuenta que a través de este medio se registran fecha y hora de envío y recibo de los mismos.

• La opción de anular memorandos es

exclusiva del grupo de Correspondencia, para lo cual se debe dirigir un memorando al área de Recursos Físicos explicando las causas de dicha anulación.

Procedimiento 2-STRF-P-ARF-2.2.9 “Trámite de Comunicaciones Internas”. 2.4 CIRCULARES Se denomina circular a la comunicación interna generada por la Dirección General, Subdirecciones Generales y Direcciones Técnicas. 2.4.1 Normas • Están autorizados para firmar

circulares los titulares de los cargos del nivel Dirección General, Subdirecciones Generales y Dirección Técnica de Apoyo Corporativo.

• Los requisitos mínimos para el diligenciamiento de las circulares deben ser los siguientes: Indicación en la referencia del

asunto a tratar. Original y copia los cuales

serán radicados y fechados en el área de Correspondencia. El original reposará en el archivo de Correspondencia. El área responsable de la

generación de la circular luego de ser radicada en



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Correspondencia, deberá entregar una copia al Grupo de Comunicaciones para ser publicada. Deben estar elaborados en el

formato y tipo de letra autorizado y actualizado por el Grupo de Comunicaciones.

2.5 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

2.5.1 General idades Con el fin de entregar en las diferentes dependencias las comunicaciones oficiales recibidas, recoger comunicaciones oficiales enviadas para tramitar y distribuir internamente memorandos, la compañía de Outsourcing contratada para tal fin, realizará seis recorridos diarios, a través de mensajeros internos, entre los cuales se han dividido las dependencias por pisos. 2.5.2 Normas • Se realizarán seis recorridos diarios:

tres en la mañana a las 8:30 a.m., 10:00 a.m. y 11:30 a.m. y tres en la tarde, a las 2:00 p.m. 3:30 p.m. y 4:45 p.m.

• Adicionalmente se realizará un

recorrido extra a las 6:00 p.m. para la Dirección General, Dirección Técnica Legal, Subdirección Técnica de Licitaciones y Concursos y la Subdirección Técnica de Contratos y Convenios.

• Los documentos se entregarán

mediante una planilla generada por

SISCORRES en la cual se relaciona el número de radicado, anexos y dependencia a la cual fueron direccionados.

• Las secretarias o funcionarios

designados deberán tener organizado su recorrido de tal forma que los mensajeros de la empresa contratista de correspondencia no deban esperar hasta que se organice el recorrido; en el caso en que no se cumpla con este requisito, la empresa contratista recogerá en el siguiente recorrido dichos documentos.

• Todos los oficios generados por las

dependencias deberán tramitarse a través de los recorridos.

• En casos en los cuales el

documento deba ser tramitado de manera inmediata, los funcionarios deberán acercarse a la ventanilla de Correspondencia Despachada y solicitar su respectivo trámite.

2.6 SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERÍA 2.6.1 General idades Los documentos generados por las dependencias con destino a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, dentro de la gestión que le compete a cada una dentro de la entidad, deben ser entregados a sus destinatarios por el Grupo de Archivo y Correspondencia.



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Esta entrega se realiza utilizando básicamente tres medios:

• Mensajería Interna - Outsourcing. • Mensajería especializada

contratada. • Mensajería Adpostal - para

apartados aéreos. 2.6.2 Normas • Se envían mediante la empresa

contratista, adscrita al Grupo de Archivo y Correspondencia, aquellos documentos dirigidos a entidades del orden Distrital y Nacional, Alcaldía Mayor y Concejo de Bogotá, los cuales ameritan la entrega personal.

• Los documentos dirigidos a

apartados aéreos, serán enviados por ADPOSTAL (Decreto 229 de 1995 “Por el cual se reglamenta el servicio postal”).

• Los demás documentos se envían a

través de dos empresas de mensajería especializadas idóneas en el campo y bajo un estricto control del servicio ejercido una por el grupo de Correspondencia y la segunda por la Subdirección Técnica de Operaciones quienes remiten la documentación producida por la notificación del cobro de Valorización.

• El tiempo promedio de entrega de

la información enviada por mensajería especializada a nivel rural y urbano, es de un día hábil y el reporte y/o envío de pruebas de

entrega y devoluciones de los mismos es de 3 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido por la empresa de mensajería especializada.

• El tiempo promedio de entrega de

la información enviada por mensajería especializada a nivel nacional, es de dos días hábiles y el reporte y/o envío de pruebas de entrega y devoluciones de los mismos es de 4 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido por la empresa de mensajería especializada.

• El Grupo de Archivo y

Correspondencia reenviara por primera vez los oficios que sean devueltos por las empresas de mensajería y si estos son nuevamente devueltos, los remitirá a la Dependencia correspondiente.

• Cada dependencia será

responsable de los oficios devueltos, por el servicio de correo, por dirección incorrecta o inexistente, de tal manera que deberán asumir las correcciones y respectivo reenvío.

• Los reenvíos deben solicitarse al

grupo de Archivo y Correspondencia mediante memorando dirigido a la STRF informando las correcciones respectivas.

2.7 SISTEMATIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA



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2.7.1 General idades El IDU con el fin de optimizar y administrar el proceso del flujo de documentos a nivel interno y externo ha diseñado un sistema denominado “SISCORRES” que permite a todas las dependencias controlar y agilizar el trámite de las comunicaciones oficiales. 2.7.2 Normas Para registrar las comunicaciones oficiales recibidas se debe remitir a lo estipulado en la Guía del Usuario de Siscorres: • Fecha, hora y número de radicado

son generados automáticamente por el sistema.

• Los cambios en los registros de

ingreso en la base de datos generados por errores en la digitación, se harán directamente en el Grupo de Archivo y Correspondencia a solicitud del usuario.

• El sistema de “GESTION

DOCUMENTAL” genera diferentes

tipos de estadísticas para control y seguimiento de la correspondencia, los cuales pueden ser generados directamente en cada dependencia tales como: Memorandos recibidos / enviados, Oficios recibidos / enviados, oficios pendientes de respuesta, documentos direccionados al área, entre otros.

• Las solicitudes de cambio o adición

a los campos de la base de datos del Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL, se harán mediante solicitud escrita por parte del Director, Subdirector Técnico o Jefe de Oficina a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, indicando los datos a cambiar o adicionar y el motivo de los mismos. Esta Subdirección se reunirá posteriormente con las Subdirecciones Técnicas de Sistemas y Desarrollo de la Organización con el fin de evaluar la viabilidad de los cambios requeridos.



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3. ARCHIVO 3.1 GENERALIDADES El archivo está conformado por un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases: • Archivos de Gestión. • Archivos Central o Intermedio. • Archivos Permanentes o Históricos. 3.2 NORMATIVIDAD De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación es el encargado a nivel Nacional de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación. Teniendo en cuenta que será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección, conservación y eliminación llevados a cabo en el Archivo Central del Instituto de Desarrollo Urbano, la normatividad que para el efecto haya expedido el Archivo General de la Nación, en especial lo contenido en la siguiente reglamentación: Decreto 2527 de 1950,

Acuerdo 007 de 1994, Acuerdo 008 de 1995, Acuerdo 011 de 1996, Ley 527 de 1999, Acuerdo 056 de 2000, Acuerdo 042 de 2002, Decreto 0173 de 2004. Vale la pena anotar que a la fecha de expedición del presente manual, se encuentra en proceso de consolidación el Archivo de Bogotá, de tal manera que serán las disposiciones emanadas de este ente las que finalmente apliquen obligatoriamente en la Administración de los Archivos Distritales, por consiguiente, en su momento se adaptarán los procedimientos aquí regulados con las nuevas disposiciones. 3.3 CONCEPTOS BÁSICOS Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. La clasificación de los fondos documentales se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series, con un criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la entidad y respetando el principio de procedencia.

Como etapas esenciales del proceso de organización de documentos, se encuentra la identificación, la selección,



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eliminación ó descarte y por último la conservación. Es fundamental para una adecuada y eficiente organización de los archivos de la entidad, que las dependencias cuenten con Archivos de Gestión bien estructurados que obedezcan realmente a un criterio funcional y que reflejen claramente la labor de cada una.

3.4 ARCHIVOS DE GESTIÓN Reúne la documentación en trámite en busca de solución de los asuntos iniciados, sometida a constante consulta y utilización “Documentos generados en los procesos de gestión administrativa” 3.4.1 Pautas para Organización y Conservación • Examinar los diferentes documentos

para comprobar que han cumplido con los trámites especificados y que por lo tanto pueden archivarse en la

carpeta que les corresponde. • Conservar los documentos en

carpetas. Cada una de ellas debe tener una etiqueta indicando el área que lo genera, un título de identificación, con fechas inicial y final de la documentación, total de folios, legajada, con el código de inventario suministrado por el Archivo y contener un máximo de doscientos (200) folios.

FONDO: IDU AREA:

SERIE:

Subserie:

Descripción

C:C: / NIT / No.:

Fecha Inicial Fecha Final: Folios

Caja: Cód. Barra: Tomo:

• Si varias carpetas contienen la

misma pieza documental, en virtud de su excesivo volumen, deben llevar el mismo título pero con la designación entre paréntesis, del número de orden que le corresponde en el total. En el caso de tener tres (3) carpetas, a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera (3 de 3). Igualmente, la etiqueta debe contener las fechas extremas de la documentación legajada.

FONDO: IDU AREA: Sub. Tec. Recursos Físicos

SERIE: 08 Contratos

Subserie: 18 Outosurcing

Descripción Gestión Documental

C:C: / NIT / No.: No. 204/04

Fecha Inicial 01/01/2003 Fecha Final: ####### Folios 210

Caja: Cód. Barra: Tomo:

• Por seguridad, los documentos

contenidos en las carpetas deben ser foliados en la esquina superior derecha en orden ascendente, de



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atrás hacia adelante, en tinta negra de mina negra. Si los documentos están acompañados por soportes (los cuales deben seguir el consecutivo de folios), no se deben separar cuando se abra otra carpeta del mismo tema. En tal caso es preferible pasarse de los doscientos (200) folios o bien dejar menos de los doscientos (200) folios.

• Retirar los objetos metálicos

(ganchos, clips, alfileres) que al oxidarse manchan el papel, así como las cabuyas y bandas elásticas que rasgan las hojas.

• Los documentos se deben legajar

en carpetas celuguías. • En el Archivo Central no se reciben

documentos sueltos o legajados en carpetas colgantes, carpetas de tres argollas o A -Z.

• Procurar no doblar los documentos,

pero si su tamaño es muy grande, hacer la menor cantidad de pliegues posibles, documento por documento.

• Verificar que los documentos

legajados en una carpeta correspondan al mismo año, archivando primero las solicitudes y a continuación las respuestas.

• Guardar el orden cronológico en el proceso de legajación. En el caso de existir varios documentos con la misma fecha, ordenar por los números consecutivos de los oficios o documentos, dentro de la carpeta.

• Colocar dentro de la estantería de

archivo de cada área las carpetas sobre su lomo, es decir, con las etiquetas de identificación en forma vertical en el extremo inferior derecho de la carpeta, como se muestra en el ejemplo:

• Adoptar medidas para la

preservación y seguridad de la documentación como:

Instalación de los documentos

en los archivadores y espacios más adecuados, alejados de las áreas de fumadores y otras fuentes de calor.

Revisión de las instalaciones

eléctricas e hidráulicas.

AREA: DIRECCION GENERAL

TITULO: TUTELAS -REQUERIMIENTOS Y

SANCIONES

FECHA DE 03-01-02 A 03-06-25

FOLIOS 200 CARPETA 1 DE 3

1

2

3



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Guardar los títulos valores y documentos importantes en cajas de seguridad.

Evitar la conservación de

impresos, periódicos, boletines, folletos o circulares recibidos para información general, con un contenido intranscendente para el funcionamiento de la dependencia.

Efectuar anualmente un

proceso de selección y descarte, con el propósito de eliminar los documentos sin ninguna utilidad.

Hacer las aclaraciones (glosas)

a los documentos preferiblemente en las copias, para conservar la integridad del documento original. Cuando sea indispensable realizarlas en el documento original, se debe utilizar lápiz blando de grafito.

Revisar periódicamente el

inventario de las carpetas.

Los Jefes de Oficina, Directores y Subdirectores, son responsables del buen resultado del trabajo en la organización de sus Archivos de Gestión, cuya administración la puede realizar la Secretaria de la Dependencia o un funcionario designado para tal labor.

3.4.2 Entrega de Inventarios En cumplimiento de lo establecido por la Ley 594/2000 en su artículo 15 en el sentido de la obligación que tienen los servidores públicos de entregar al momento de su desvinculación los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, se establece como norma que los funcionarios y contratistas del Instituto de Desarrollo Urbano deberán al momento de retirarse de la entidad, ser trasladados a otra dependencia o salir a vacaciones, hacer entrega de los documentos a su cargo a quien designe su jefe inmediato o interventor, diligenciando el formato 4-STRF-FO-ARF-03 "Entrega inventario documental". Las transferencias documentales deben efectuarse durante los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre. Esta transferencia se realiza mediante el formato 4–STRF–FO–ARF–01 “Transferencia archivo de gestión al archivo central” (ver capítulo 6. Transferencias de documentos de gestión al Archivo Central) 3.5 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO Área en el cual se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en el ciclo de vida como Semiactivos.



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El Archivo Central del IDU se encuentra ubicado en el sótano del edificio. 3.5.1 Funciones Generales Organizar, codificar, administrar y conservar el acervo documental de acuerdo con las normas técnicas establecidas por el Archivo General de la Nación y las demás pertinentes. Suministrar información ágil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que sean del caso tanto para las oficinas productoras como para el público en general de acuerdo con las normas que lo regulan. Crear instrumentos de consulta tales como inventarios, índices y catálogos, a través de bases de datos, las cuales se actualizan diariamente. Llevar un registro actualizado sobre el préstamo y devolución de documentos. Los préstamos de documentos o medios magnéticos serán soportados por el diligenciamiento del formato 4–STRF–FO–ARF–02 “Solicitud de documentos al archivo central” Solicitud Préstamo de documentos al Archivo Central; en el caso de contratistas (Contratos, Ordenes de Servicio o personal temporal), el funcionario responsable del mismo será quien firmará como responsable del o los documentos que sean requeridos. El préstamo de documentos a usuarios externos solo se hará para consulta en sala.

Cuando un funcionario se retire del Instituto, deberá diligenciar el formato 4–STRF–FO–ARF–06 “Verificación prestamos”, en el cual consta que no tiene en su poder documentos de Archivo, Centro de Documentación y Comunicaciones Oficiales Mantener la reserva del contenido de los documentos que tiene en custodia de acuerdo con las normas establecidas. Velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la información de los documentos que se encuentran en custodia. Verificar las series documentales asignadas a los documentos remitidos por las diferentes dependencias. Realizar la valoración, selección y transferencias documentales al archivo Histórico o Permanente y si es el caso al bodegaje externo contratado para su almacenamiento y conservación de acuerdo con lo estipulado en las TRD. Preparar los documentos para el proceso de Microfilmación de acuerdo con los tiempos establecidos en las tablas de retención documental y a la programación anual. Para la selección y eliminación de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Administrativo: el documento puede ser reclamado por la dependencia



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productora para resolver algún problema de su gestión. Legal: el documento debe ser conservado como testimonio probatorio. Histórico: el documento debe conservarse como testimonio del acontecer característico de la acción institucional de la Unidad Administrativa. 3.6 ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO Formado por aquellos documentos, que por decisión del Comité de Archivo, deben conservarse permanentemente dado el valor que adquieren para la investigación, ciencia y cultura 3.6.1 Condiciones Locat ivas Los sitios para la conservación del archivo central e inactivo, deben acondicionarse con temperatura, humedad y ventilación adecuadas que permitan proteger los documentos contra daños producidos por hongos, roedores, polillas y otros insectos. Adicionalmente deben contar con equipos para atención de desastres como extintores, detectores de humo, alarmas contra incendios. 3.6.2 Pautas para la Organización del Archivo Histór ico La organización física del archivo histórico debe guardar relación con la organización del archivo central y de los de gestión, para que la

incorporación de los documentos que se transfieren sea lo más ágil posible.

Para conservar el archivo histórico se usan cajas de cartón de 1 pie cúbico, identificadas con códigos de barra, registros que deben ser actualizados en la base de datos de inventario. El traslado de los documentos se realizará de acuerdo con los tiempos estipulados en las TRD. Cuando los documentos han cumplido con los tiempos de conservación establecidos en las TRD, debe hacerse una selección de aquellos que por sus características pueden ser transferidos al Archivo de Bogotá. La transferencia de estos documentos puede realizarse, previa autorización del Comité de Gestión Documental. Cuando se realicen efectivamente estas transferencias se actualizará la base de datos de inventarios dejando anotación de la fecha y No. de acta. 3.7 DIGITACIÓN Y CONSULTA DE LA BASE DE INVENTARIO La base de datos que el Archivo Central maneja se encuentra estructurada en Winisis y posee la siguiente tabla de campos que nos permite la captura y posterior recuperación de la información1

1 Consultar Manual de la Base de Datos



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• Código de barra de inventario único del documento

• Código dependencia • Nombre dependencia • Código serie Documental • Serie documental • Código subserie documental • Subserie Documental • Caja Activa / Inactiva • Unidad de Conservación • Tema • Descripción • Desde (AA-MM-DD) • Hasta (AA-MM-DD) • Soporte Físico • Folios • Número de rollo • Estado de préstamo • Tipo de archivo • Conservación • Observaciones • Control de Préstamo • Digitador • Fecha digitación Ej.

La base de datos se puede consultar desde la Intranet del IDU en el icono Archivo.



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4. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

4.1 GENERALIDADES Mediante la Resolución No. 346 del 18 de mayo de 1998 fue creado el Comité de Administración Documental con el objetivo de coordinar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la gestión de documentos y administración de los archivos de la Institución, fijando políticas para su manejo; e igualmente se creó la Comisión Técnica como órgano de gestión del Comité de Administración Documental, de acuerdo con lo dispuesto por el Archivo General de la Nación en el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994. Posteriormente se modificó parcialmente en el artículo segundo mediante Resolución No. 2899 de noviembre 14 de 2001.



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5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5.1 GENERALIDADES Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por un unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las Tablas de Retención Documental facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico no sólo a nivel del Archivo Central, sino desde el momento en que se inicia el proceso de gestión documental. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. Mediante oficio 2-2004-17459 de 14 de abril de 2004 del Archivo de Bogotá fue aprobada la Tabla de Retención Documental del IDU. Marco Jurídico • Ley 80 de 1989. Por la cual se crea

el Archivo General de la Nación. • Decreto 1777 de 1990. Por la cual

se aprueba el Acuerdo 01 de mayo

de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 7 de 1994. Por el cual se

adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

• Decreto 1382 de 1995. Por la cual

se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 9 de 1995. Por el cual se

reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se

modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos: Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se

modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos.

• Ley 190 de 1995. Por la cual se

dictan normas para preservar la moralidad en la administración pública.

• Ley 594 de 2000. Art. 24: Obligatoriedad de las Tablas de



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Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

• Acuerdo 039 de 2002. Por el cual

se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de 2000.

• Circular 046 de 2004. Por la cual se

“Definen criterios técnicos de la serie Contratos”.

5.2 PAUTAS PARA SU APLICACIÓN Con estas pautas se pretende dar las herramientas mínimas indispensables para la organización de los archivos aplicando las Tablas de Retención Documental, elaboradas para tal fin. 5.2.1 Metodología para la disposición f ísica • Identifique las series documentales

que se producen en su oficia (ver Tabla de Retención Documental – Intranet).

• Coloque los documentos en cada

expediente o carpeta (utilizando una carpeta para cada expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada oficina (ver Tabla de Retención Documental).

• Recuerde: siempre se debe

mantener el orden natural, es decir, al abrir la carpeta debe aparecer el

último documento recibido en relación con este asunto.

• Utilice carpetas celuguías o

expediente debidamente marcado en la etiqueta (Identificando el asunto que contiene).

La etiqueta de la carpeta identifica el nombre de la serie que contiene. 5.2.2 Clasif icación Documental Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo sección y sub-sección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la Entidad. En la clasificación documental se debe tener en cuenta el PRINCIPIO DE PROCEDENCIA el cual establece que “Todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina que en razón de sus funciones específicas lo generó, recibió o lo debe conservar”. 5.2.3 Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series y

AREA: DIRECCION GENERAL

TITULO: TUTELAS -REQUERIMIENTOS Y

SANCIONES

FECHA DE 03-01-02 A 03-06-25



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unidades documentales en el orden previamente establecido. Normalización en la Ordenación Documental: La ordenación se da al interior de cada una de las Series Documentales. Los sistemas de ordenación son: ALFABÉTICO: Es aquella por la cual

se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas de su información. Por ejemplo para la ordenación de las Serie Historias Laborales se emplea el sistema alfabético por apellido o nombre de las personas.

CRONOLÓGICA: Se relaciona

directamente con el principio del orden natural y se aplica principalmente a la ordenación que hace de los tipos documentales ubicándose de manera consecutiva en el expediente a medida en que se van produciendo a la data o fecha.

NUMERICA: La ordenación

numérica tiene que ver con la ubicación consecutiva de piezas documentales cuya referencia es el número. Por ejemplo para Resoluciones, Actas, Procesos, etc.

5.2.4 Actual ización

Para actualizar las Tablas de Retención Documental se deberá informar al

Archivo Central, sobre las carpetas que se abran durante el año, siguiendo el formato de la tabla con el propósito de asignarle el nombre de la serie, el tiempo de conservación y el destino final a los nuevos documentos. El grupo de Archivo soportado en esta información verificará si puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignará un código a la serie requerida, informando al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento y posteriormente la presentará al Comité de Archivo para su aprobación oficial. De no hacerse el reporte para la actualización, el archivo central no recibirá las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales. Es de aclarar, que al abrir una carpeta debe estar relacionada con la función de la dependencia, es decir, que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman debe reflejar dicha función. 5.2.5 Destrucción de Documentos Los criterios para destrucción de documentos deberán aplicarse de acuerdo con lo normado por el organismo rector de los archivos a nivel Distrital, o en su defecto por el Archivo General de la Nación. De no existir autorización para la destrucción se deberá recurrir al bodegaje con el fin de liberar espacio en el Archivo Central.



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6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO

CENTRAL 6.1 GENERALIDADES Archivo de Gestión, es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización o consulta administrativa por las mismas oficinas y otras que las soliciten. Cada dependencia deberá mantener en sus archivos de gestión los documentos correspondientes al año anterior y el año que va corriendo, de tal manera que durante los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre pueda transferirlos, siguiendo las pautas fijadas en el presente manual, los archivos que han terminado su trámite. Es importante aclarar que debido al reducido espacio físico con el cual se cuenta en algunas áreas del IDU, se hace necesario transferir archivos del año inmediatamente anterior o inclusive del año vigente. 6.2 NORMAS

Cada dependencia deberá organizar sus archivos, agrupándolos de acuerdo con las Tablas de Retención.

Sin excepción, sólo se recibirán documentos archivados en carpetas, en ningún caso se aceptarán carpetas AZ, fólderes de tres argollas, bolsas o documentos sin legajar. Por cada año trasladado, deberá diligenciarse el Formato 4–STRF–FO–ARF–01 “Transferencia archivo de gestión al archivo central”, relacionando claramente la información, de acuerdo con el instructivo que corresponde al formato. Cada carpeta o unidad documental debe tener el siguiente tratamiento antes de realizar la transferencia: • Los documentos deben estar

organizados cronológicamente. • Deben foliarse en la parte superior

derecha en tinta negra. • Debe diligenciarse completamente

el Formato 4–STRF–FO–ARF–12 “Hoja de Control de Documentos”, de acuerdo con lo estipulado en el memorando de la Oficina Asesora de Control Disciplinario OACD-0040-20768 de 2005

• Cada unidad documental debe estar identificada con la etiqueta descrita en el numeral 3.4.1 de este Manual



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De acuerdo con los tiempos de permanencia fijados para cada una de las series documentales correspondientes a su dependencia, en las Tablas de Retención, se deberá proceder a descartar los documentos que por su naturaleza no son sujetos de traslado al Archivo Central y que ya cumplieron con el tiempo asignado en el Archivo de Gestión. Las Unidades Documentales seleccionadas para descarte no se trasladarán al Archivo Central, cada área será responsable del uso de los mismos para que sean recicladas.

Se deberá trasladar al Archivo Central la copia del consecutivo de memorandos internos que guarda cada área remitente como prueba de que el memorando fue entregado en la dependencia asignada. El consecutivo de oficios enviados no debe ser transferido al Archivo Central, ya que el Grupo de Correspondencia es el responsable de dicho consecutivo oficial Procedimiento 2-STRF-P-ARF-2.2.6 “Archivo de Documentos”.



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7. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y/O PRESTAMOS

7.1 GENERALIDADES Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, en los términos del artículo 74 de la Constitución Nacional. El acceso a los documentos, especialmente los de carácter permanente o histórico será libre, siempre y cuando las condiciones permita la conservación del documento. La consulta de los archivos públicos es gratuita, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación según el artículo 44 del Acuerdo 7 de 1994. Así mismo cada archivo expedirá su propio reglamento de servicio y consulta de documentos. 7.2 NORMAS Las consultas realizadas al Archivo Central del Instituto de Desarrollo Urbano podrán realizarse por escrito o de manera verbal. En los casos que ameriten préstamo de originales, deberá diligenciarse el Formato 4 STRF–FO–ARF–02 “Solicitud de documentos al archivo central” a efectos de control sobre los mismos por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia.

El préstamo de originales sólo aplicará a nivel interno, en ningún caso se prestará este servicio a usuarios externos. El préstamo de originales se hará por un termino no mayor a 5 días hábiles, prorrogables en 5 días más, previa justificación escrita de la necesidad. Si pasado este término, el documento no es regresado al Archivo, se procederá a requerirlo por escrito, so pena de realizar las acciones a que haya lugar. El funcionario de la entidad que asuma la custodia del original prestado firmará el “Formato de Préstamo”, y responderá disciplinariamente por él, en caso de robo o extravío. La atención de solicitudes internas se realizará en un término no mayor a 2 días hábiles. El usuario externo que requiera consultar algún archivo deberá registrarse en el Formato 4–STRF–FO–ARF–04 “Planilla de Control para consultas de usuarios externos” igualmente si requiere copia de los documentos consultados, deberá solicitar por escrito y a su costa la expedición de las mismas. Solamente los funcionarios adscritos al Archivo Central, dentro del Grupo de Archivo y Correspondencia, están



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autorizados para realizar cualquier tipo de búsqueda en los depósitos del Archivo. Cuando un documento se encuentre microfilmado, no se prestará el original del mismo (documentos físicos), la consulta de estos deberá hacerse directamente en el rollo que se encuentra disponible en el Archivo Central; si por algún motivo la consulta debe hacerse en el documento original, el funcionario deberá estar autorizado por el jefe del área solicitante mediante memorando dirigido a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos indicando las causas por las cuales se realiza esta consulta, adicionalmente, deberá diligenciar el formato 4–STRF–FO–ARF–13 “Solicitud Préstamo Documentos Microfilmados” en el cual se compromete a no alterar el expediente original, adicionar o eliminar folios, refoliar, etc., si se incumple con lo establecido, se informará directamente a la Oficina Asesora de Control Disciplinario y al jefe inmediato.

Esta restricción se hace teniendo en cuenta que si un documento es microfilmado y se altera el original, al momento de realizarse su eliminación de acuerdo con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental, la Cámara de Comercio y/o los Archivos General de la Nación y Distrital no autorizarán su destrucción, quedando nulo el proceso técnico de Microfilmación y se incurrirá en costos adicionales ya que debe realizarse nuevamente la Microfilmación del documento. Sólo se prestarán carpetas completas; en ningún caso se prestaran documentos sueltos (con excepción de la correspondencia despachada). Los inventarios del Archivo Central podrán ser consultados vía Intranet previa su publicación en la Base de Datos.



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8. REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS 8.1 GENERALIDADES

La reprografía se define como el conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación de los documentos, a través de técnicas como fotografía, fotocopia, imagen digital o microfilm. Adicionalmente estas técnicas son utilizadas para reproducir información de consulta que puede ser objeto de depuración o simplemente para liberar espacio físico en el Archivo Central. Técnicas para el manejo de la información:

Cómputo. Especializadas en procesamiento y distribución. Micrográficas. Son las más utilizadas, normalizadas y difundidas. Ópticas. Utilizadas básicamente para la distribución y consulta de información. De acuerdo con las características de los archivos, se podrá escoger una o algunas de esta técnicas, no obstante para efectos legales y probatorios la técnica más recomendada para los archivos oficiales es la microfilmación. 8.2 MICROFILMACIÓN

El objetivo de la microfilmación va desde la conservación de documentos hasta la reducción de

espacio físico sin pérdida de información. Normalmente en entidades como el Instituto de Desarrollo Urbano, el proceso de Microfilmación es contratado con firmas especializadas en el tema, ya que el volumen y naturaleza de la información manejada no amerita poseer un laboratorio de microfilmación y revelado. 8.2.1 Normativ idad Por Decreto No. 2527 del 27 de julio de 1950, el Gobierno Nacional establece como conveniente el procedimiento de microfilmación para conservar archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía, eficacia y asegurar autenticidad. Sólo podrá aplicarse cuando se hayan definido tiempos de conservación de los documentos que produce y recibe la Institución, así mismo resulta indispensable contar con un inventario claro y clasificado de la información que reposa en el Archivo Central, así como de la que esta sujeta a la aplicación del procedimiento micrográfico. Podrán microfilmarse aquellos documentos que por su naturaleza y tiempo de permanencia en cada una de las fases de archivo hayan surtido el trámite y sea oportuno, previa aplicación de criterios archivísticos, el someterlos a técnicas de conservación.



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Al someter a microfilmación cualquier documento deberá tenerse especial cuidado al revisar técnicamente el grabado total de la cinta y su fidelidad. Ningún microfilm podrá tener recortes, dobleces o enmendaduras, so pena de perder su valor probatorio. Toda copia de un documento microfilmado deberá ser firmada por el empleado responsable del archivo, señalando el número del rollo del que fue copiado. 8.2.2 Preparación del Material Teniendo en cuenta la velocidad de impresión de los equipos, es importante preparar la documentación objeto del procedimiento: Desencarpetar Retirar los ganchos legajadores, tornillo, argollado, velobind según sea el caso Retirar los ganchos de cosedora Retirar clips Quitar dobleces Restauración de documentos Encarpetar la documentación en las unidades de conservación originales para el proceso de microfilmación Un vez ejecutado el proceso de Microfilmación y verificada la calidad de los microfilms, los documentos deben volver a las unidades de conservación originales.

8.2.3 Grabación

Al comenzar cada rollo de película deberán hacerse las siguientes anotaciones:

Número de Orden del Rollo Clase de documentos que se van a microfilmar y nombre de la entidad Fecha, número o identificación del documento con que se inicia el rollo Responsable del proceso de microfilmación. Los demás que sean exigidos en los pliegos de condiciones en el momento en que se realice la contratación. 8.2.4 Acta de Microf i lmación Al final del rollo, después de grabar el último documento se copiará o elaborará un acta en la que conste: Fecha en la que se terminó de filmar el rollo. Número de orden del rollo y cantidad de documentos que contiene. Tema. Novedades de impresión si las hay. Nombre y firma del responsable del trabajo ejecutado. Firma y número de cédula del operador y dos testigos. Los demás que sean exigidos en los pliegos de condiciones en el momento en que se realice la contratación. 8.2.5 Manipulación de Microf i lmes Se evitará manipular sin motivo las películas negativas originales e intermedias, si es indispensable será



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efectuada con el mayor cuidado, se recomienda llevar guantes de algodón sin pelusa, tomar la película por los bordes y no por el centro y mantener todas las máquinas y equipos en buen estado de limpieza y funcionamiento. Las copias destinadas a la lectura o distribución entre varios archivos no requieren precauciones particulares de manipulación. Para preservar y utilizar el microfilm se necesita: Personal competente para su manipulación y mantenimiento. Locales adaptados para su conservación, mantenimiento y consulta. Equipos convenientes, mantenidos cuidadosamente, destinados a asegurar la verificación, duplicación, empaque y lectura de los rollos microfilmados.



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9. ANEXOS ANEXO 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS Acceso a los Archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

IDU : Esta solicitud se debe hacer directamente en el archivo central, ubicado en el sótano del edificio calle 22 No. 6 – 27.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

IDU : Documentos generados o recibidos por las diferentes áreas, en el desarrollo diario de sus actividades.

Archivo central o intermedio: a este archivo son transferidos los documentos de los

archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en un segundo ciclo de vida. El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.

IDU : Ubicado en el sótano del edificio sede, en este archivo se conservan documentos que ya se han cerrado y que su consulta no es tan frecuente Ej: Contratos liquidados, Ordenes de pago del año anterior, informes mensuales de interventoría, expedientes de cobro jurídico o coactivo cuyo proceso ya se ha terminado.

Archivo de Gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización o consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

IDU : Estos archivos son los ubicados en las diferentes áreas y en ellos se encuentran documentos tales como contratos en ejecución, consecutivos de correspondencia interna del año vigente, demandas en proceso, etc.



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Archivo del Orden Distrital: integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en su custodia.

IDU : Archivos que se remiten al Archivo Distrital y que hacen parte fundamental del desarrollo del Distrito.

Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo

con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística al nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

Archivo Histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o

del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

IDU : Documentos que por sus características, hacen parte de la historia del IDU, ej.: Acta de constitución, actas de dirección, primeros recibos de valorización, nomina de los años 50´s y 60´s.

Automatización: aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental, ej. Microfilmación, digitalización.

Clasificación documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura organico-funcional de la entidad. Ej.: Serie = Actas, Subserie = Actas de Dirección

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

IDU : Archivos de gestión, archivo central, archivo histórico.

Comité de archivo: grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las

políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación de archivos: conjunto de medidas (Almacenamiento en cajas,

Almacenamiento en estantería, extintores, etc.), adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.



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Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad generadora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

Depuración: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor

permanente de los que no lo tienen. Descripción documental: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o

de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación..

Digitalización: transformación de una imagen análoga o real en una imagen digital,

que se representa mediante un ordenamiento bidimensional de datos, en el que cada elemento queda codificado en un determinado número de bits.

Documento activo: es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines

administrativos. Documento de trámite inmediato: es aquel documento cuyo tema es una Tutela, es

remitido por la Alcaldía Mayor de Bogotá o por cualquier ente de control. Documento inactivo: documento que ha dejado de emplearse con fines

administrativos y legales. Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han

perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Foliación: numeración consecutiva que se asigna en la parte superior derecha de

cada una de las hojas que componen un expediente. Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden do páginas.

Fondo abierto: el que se incrementa sistemáticamente de acuerdo con el desarrollo

de las funciones y trámites que atiende una Entidad activa.



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Fondo cerrado: compuesto por todos los documentos de un mismo productor cuyas funciones ya cesaron.

Fondo documental: totalidad de las series documentales de la misma procedencia

o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes

al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Inventario: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo (totalidad de los archivos de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales..

Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película. Microfilme: fotografía en película, generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en

producción de documentos. Muestreo: operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

representativo para las entidades. Se efectúa durante el proceso de selección (ej.; copia de los diferentes cobros de valorización que han sido utilizados en el IDU y en los cuales se muestra el cambio que han tenido estos documentos).

Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado. Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de

organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.

Plan de contingencia: conjunto de estrategias diseñadas con el ánimo de ser

aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo como a los archivos.

Retención de documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.



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Selección documental: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total, este ejercicio se desarrolla durante la aplicación de las TRD.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas: ejemplos: Historias laborales, _Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Tabla de retención documental: listado de series, subseries y sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. La especificas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Tabla de valoración documental: producto del análisis y organización de un fondo

acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final

Transferencias documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión

al archivo central y al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

IDU : Este valor primario es que tienen los documentos cuando se encuentran en el archivo de gestión o en el central.

Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

IDU : Este proceso se inicia con la aprobación de las TRD.



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Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administración que lo

originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades..



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ANEXO 2. FORMATOS 4–STRF–FO–ARF–01 Transferencia archivo de gestión al archivo central 4–STRF–FO–ARF–02 Solicitud de documentos al archivo central 4–STRF–FO–ARF–03 Entrega inventario documental 4–STRF–FO–ARF–04 Planilla de Control para consultas de usuarios externos 4–STRF–FO–ARF–05 Actualización tabla de retención documental 4–STRF–FO–ARF–06 Verificación prestamos 4–STRF–FO–ARF–07 Planilla control de fax enviados 4–STRF–FO–ARF–08 Solicitud de préstamo al archivo inactivo 4–STRF–FO–ARF–09 Aviso de eliminación 4–STRF–FO–ARF–10 Autorización de eliminación 4–STRF–FO–ARF–11 Acta entrega de documentos 4–STRF–FO–ARF–12 Hoja de Control de Documentos 4–STRF–FO–ARF–13 Solicitud Préstamo Documentos Microfilmados

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