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TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y ARCHIVOS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y ARCHIVOS

4. COMUNICACIÓN ESCRITA: CORRESPONDENCIA COMERCIAL Y SU TRATAMIENTO

4.1 Aspectos básicos de la Correspondencia Comercial

4.1.1 Delimitación conceptual

Al hablar de correspondencia comercial, nos referimos al conjunto de comunica-ciones escritas que utilizan las empresas en sus actividades comerciales, con el fin de iniciar, mantener y concretar negocios, así como para poder ponerse en con-tacto con otras empresas y así realizar sus pedidos, consultar precios, reclamar disconformidades, envíos, etc.

Es cierto, que las relaciones derivadas de las distintas facetas comer-ciales im-plican la utilización, según los casos, de los diferentes tipos de comu-nicación, y obligan al trabajador a servirse tanto de la comunicación oral como de la comu-nicación escrita. Pero en la mayoría de los casos es necesario dejar constancia resumida de las conversaciones que se hayan mantenido a lo largo de la jornada o de una negociación, de las decisiones a que pudiera haberse llegado de los pedi-dos obtenidos o a realizar, de las reclamaciones, etc. para ello, la forma idónea, y casi siempre empleada es la comunicación escrita.

Tradicionalmente, el medio más utilizado para este tipo de relaciones ha sido la carta comercial. Hoy en día, parece que esta dirección cambie de rum-bo, ya que, la comunicación entre las empresas, sobre todo entre las grandes organizaciones, se ha convertido en un intercambio de información entre or-denadores. Con el avance de las nuevas tecnologías, el correo electrónico está adquiriendo especial relevancia gracias a su rapidez y sencillez de manejo.

No obstante, estas nuevas tendencias no han conseguido hacer desa-parecer el uso de la carta comercial como principal medio de comunicación en el mundo de los negocios y, posiblemente, la garantía de confidencialidad que ofrece la carta convencional, su carácter formal, su estilo más personalizado y su sentido de se-riedad y profesionalidad, sean los motivos de ello.

La correspondencia comercial constituye un fiel reflejo de la perso-nalidad de la empresa, es decir, muestra la imagen de la empresa en el exterior. Por esta razón, su presentación y redacción es fundamental, y deberá reunir aspectos tales como:

– Conseguir una presentación correcta y formal. – Utilizar una expresión clara en la redacción de los contenidos, de manera que no de pie a otras interpretaciones y sea fácil de comprender. – Debe exponer adecuadamente los asuntos a tratar. – Determinar el orden lógico y secuencial de la exposición de su contenido. – Redacción concisa, sin argumentos irrelevantes. – Ortografía correcta. – Precisión en las palabras utilizadas. – Vocabulario amplio y adaptado a la preparación de la persona que ha de leer la carta.

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4.1.2 Elementos de la correspondencia comercial

Para llevar a cabo lo mencionado hasta el momento será necesario dis-poner de un soporte o medio físico donde se reflejen los escritos relacionados con la corres-pondencia comercial. Actualmente, por su especial importancia y uso, destacamos como elementos de la correspondencia comercial: el sobre, el papel y la carta.

a) El sobre:

Éste es el complemento y la cubierta de papel donde se introduce la carta. En él se mete el mensaje garantizando el secreto de estar guardado.

Según la norma UNE (Una Norma Española) el sobre se define como “envoltura plana, de forma rectangular, obtenida generalmente a partir de una hoja de papel plegada de tal forma que se obtiene un anverso único y un rever-so formado por cuatro solapas que montan entre sí. En general, tres de estas solapas (a veces sólo dos) se pegan entre sí y la cuarta, engomada o no, sirve de cierre. Esta cuar-ta solapa puede estar situada en el lado mayor (sobre) o en el lado menor (bolsa) del rectángulo. El anverso puede llevar una ventana transparente”.

Al ser el primer elemento que ve el destinatario, la mayoría de empresas plasman su logotipo como una manera de hacerse propaganda y diferenciarse del resto de posibles empresas de su competencia.

En el anverso del sobre figurará:

1. Los datos del destinatario, es decir, de la persona a quien se envía la carta, entre los cuales se incluirán: nombre y apellidos o razón social y la dirección completa (calle, nº, población y provincia).

2. El franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos o estampillas.

3. Los datos del remitente, es decir, de la persona o empresa que escri-be y envía la carta. En muchas ocasiones también se incluye el logoti-po.

La distribución de estos elementos en el sobre es muy variada ya que cada firma tiene sus propios diseños personalizados, pero la más común es la que se presen-ta a continuación:

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DISTRIBUCIÓN

LOGOTIPO DATOS DEL REMITENTE ESPACIO (Nombres y apellidos o razón social, PARA EL calle, nº, C.P, Población y Provincia) FRANQUEO

DATOS DEL DESTINATARIO (Nombre y apellidos o razón social, calle, nº, C.P, Población de destino y Provincia)

En caso de que el sobre no lleve impreso en su anverso los datos de la empresa remitente, éstos se harán constar en el reverso, como podemos ver en la siguiente imagen:

DATOS DEL REMITENTE (Nombre y apellidos o razón social, Calle, nº, C.P, Población y Provincia)

Según las normas que proporciona a los diferentes usuarios la Dirección General de Correos y Telégrafos, las dimensiones y peso que se establece para los sobres son:

– Peso: máximo 20 gramos. – Espesor: máximo 5 mm. – Longitud: entre 23,5 cm de máximo y 14 cm de mínimo. – Anchura: entre 12 cm de máximo y 9 cm de mínimo.

Estas medidas suelen ser suficientes para las necesidades que se presentan en las empresas, pero aún así, se permite la utilización de otros tamaños de sobres para cualquier otro documento cuyas dimensiones sean más grandes como podría

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ser una tarjeta postal, una revista, etc., siempre y cuando el largo y el ancho su-mados no superen los 90 cm y sin que la mayor dimensión exceda de 60 cm, de manera que la correspondencia pueda ser atendida debidamente en la oficina de correos sin retrasar su trabajo.

El tamaño del sobre siempre se escogerá en relación al tamaño de la carta utiliza-da, una vez ésta se haya doblado.

El color más utilizado para los sobres es el blanco aunque también podemos encontrar otros de color ocre o paja, pero éstos no son muy convenientes de usar para las cartas comerciales sino que su uso es más habitual para las comunicacio-nes de carácter interno. Y con respecto al papel, hay que decir que el más utiliza-do el llamado “papel carta”.

Actualmente existen multitud de tipos de sobres, que se utilizan según la actividad que realicen los diferentes departamentos de la empresa. Entre los más utilizados encontramos:

– El americano: este sobre tiene forma rectangular, y puede llevar o bien solapa autoadhesiva, que facilita el cierre del mismo, o bien, solapa triangular, con goma que ha de ser mojada previamente a su cierre.

– El clásico: su forma es cuadrangular, y sus proporciones pueden va-riar en anchura y altura dependiendo del contenido que vaya a guardar. El tipo de solapa puede ser autoadhesiva o con goma, al igual que el americano.

– Sobres-ventanilla: su forma suele ser como la del sobre americano, pero al que se le añade un espacio abierto y cubierto por un plástico fino transparente en el lugar reservado a escribir la dirección del des-tinatario. La finalidad de esta ventanilla es que al escribir la dirección del destinatario en la carta, ésta se haga coincidir con el espacio trans-parente, de manera que se economiza tiempo al no tener que volver a escribirlo en el sobre. Algunas empresas imprimen en el reverso de los sobres causas por las que el mensaje puede ser devuelto, indicándoles a los carteros que señalen la que proceda en cada caso. Las causas que normalmente se enumeran son: ausente, desconocido, rehusado y dirección incorrecta.

– Sobre-bolsa: Se utiliza para el envío de catálogos, folletos publicita-rios, etc. La solapa de obertura está en uno de los extremos en senti-do alargado. Se confecciona con papel más resistente que los sobres corrientes o con plástico.

– Carta-sobre: No es más que una carta que convenientemente dobla-da se convierte en sobre.

– Sobre de correo aéreo: El papel utilizado es de poco peso para evitar

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un franqueo elevado. Su característica más peculiar es que está bor-deado por unas listas de colores azules y rojas, además de la inscrip-ción “por avión”, lo que permite agilizar su clasificación y envío.

b) El papel:

El papel es el soporte material en el que queda fijada la comunicación escrita an-tes de ser enviada a su destino.

En el mercado existe una gran variedad de papeles: autocopiativo, barba, cebo-lla, milimetrado, de prensa, timbrado, vegetal, etc., pero es el denominado “papel de carta” el más usado en los trabajos de correspondencia administrativa por su textura y fácil manipulación.

El color más aconsejable es el blanco, ya que es elegante y no desentona en absoluto. No obstante, para las copias y borradores se pueden utilizar otros tonos muy claros y con calidad inferior.

El tamaño idóneo para las comunicaciones escritas es el A-4, similar al folio.

c) La carta:

Es el medio de comunicación escrito más utilizado. Mediante ella el destinatario va a obtener una “imagen” del remitente y se va a hacer una idea de su formación, su cultura y su saber hacer, por lo que la presentación y su contenido han de cuidarse al máximo. Algunas recomendaciones generales sobre su elaboración pueden ser:

– Es aconsejable que su redacción se realice por ordenador, utilizando un tipo de letra serio (Tahoma, Arial o Times New Roman) y un tamaño normal (12) que se empleen para toda la carta.

– Ha de estar bien centrada y debe tener una distribución correcta. Para lograr este aspecto, se recomienda escribir un borrador y calcular aproximadamente su longitud para así poder definir mejor su distribu-ción en el papel.

– Debe ser perceptible, a primera vista, el esquema de la carta. Con los procesadores de textos se puede comenzar la carta sin calcular su po-sible longitud, pues disponen de la opción “vista preliminar” para poder ver en la pantalla una presentación previa del documento o del texto a imprimir.

– Debe mantener unos márgenes adecuados. Los más estándares son: margen izquierdo de 3 a 4 cm, margen derecho de 2 cm, margen inferior de 2 cm y con respecto al margen superior, si el escrito presenta membrete, éste será de 2 o 3 cm.

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– Nunca debe escribirse al dorso del papel, sino continuar el escrito en otra hoja. En este caso, se deberán enumerar, indicando el número de página en el borde inferior derecho.

– La firma debe signarse en puño y letra; y en caso de que la empresa disponga de sello, éste se colocará a la izquierda de la firma con el fin de no emborronarla.

– La carta ha de ser enviada sin borrones ni tachaduras.

– En cuanto a las dobleces de la carta, se suelen hacer en tres partes para el tamaño A-4 y siempre con el texto o contenido hacia dentro, con lo que el membrete quede hacia la parte exterior.

Estudiada la presentación de la carta comercial, vamos a centrarnos en su con-tenido. La carta comercial consta de tres partes bien diferenciadas, estas son: el encabezamiento, el cuerpo y el cierre.

– El encabezamiento de la carta constituye el conjunto de palabras o fórmulas con que comúnmente se inicia un escrito y comprende:

– El membrete. Apartado en el que figura el nombre y apellidos o razón social, domicilio completo (dirección, código postal, población y provin-cia), apartado de correos, teléfono, fax, dirección del correo electrónico y página web (en el caso de tenerla) de la persona que escribe la car-ta. En algunas ocasiones también se incluye un dibujo que puede ser la marca comercial o el logotipo de la empresa. Hoy en día, es normal que el membrete aparezca de forma indistinta tanto en la parte superior de la carta como en el centro, o bien a lo largo del margen izquierdo e incluso datos como las direcciones en la parte inferior del folio.

-– Destinatario. Se escribirá el nombre y apellidos o razón social de la empresa a la que se envía la carta con el domicilio completo. Normal-mente, en los modelos de carta en los que está impreso el membre-te, figuran cuatro puntos donde se situarán los datos del destinatario. Últimamente se extiende la costumbre de situarlo en la parte superior derecha, lugar adecuado con vistas a la utilización del sobre-ventanilla. Su redacción dependerá del destinatario de la carta, así pues:

1. Si la carta va destinada a un particular, se indicará

Dª Mónica Estruch Aznar C/ Cid Campeador, 34 46700 Valencia

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2. Si la carta se dirige a una empresa o sociedad, se escribirá

CRISTALERÍA SARRIÓ, S.A C/ Cid Campeador, 34 46700 Valencia

3. Y si la carta va dirigida a una empresa o sociedad, pero inte-resa que sea leída por una persona determinada, escribiremos a continuación de la razón social de la empresa: A/A (A la atención de), más el nombre y los apellidos de la persona a quien se desea dirigirse, por ejemplo:

CRISTALERÍA SARRIÓ, S.A A/A de Dª Mónica Estruch Aznar C/ Cid Campeador, 34 46700 Valencia

– Referencias. En las cartas comerciales normalizadas ya está impre-sa y su colocación se encuentra entre la dirección del destinatario y el asunto. En la mayoría de los casos se utilizan dos: Nuestra Referencia (N/Rfa.:) en la que se escriben de las iniciales, del nombre y del primer apellido, de quien firma la carta y, a continuación, una barra (/) y las iniciales de quien la transcribe. Y Su Referencia (S/Rfa.:) que se emplea en la contestación a un escrito, citando o transcribiendo la referencia dada en la carta recibida. Ejemplos,

N/Rfa.: MS/vb S/Rfa.: JR/bm

También pueden aparecer en las cartas: Su Escrito (s/escrito), en caso de que se opte por citar la fecha de la carta recibida; y Nuestro Escrito (n/escrito), si escribimos la fecha de la carta escrita por nosotros en su día y que originó la contestación de la carta recibida. Ejemplos,

s/escrito: 15.03.AA n/escrito: 21.02.AA

– Asunto. Este espacio está reservado para hacer una breve descrip-ción del motivo de la carta, por ejemplo:

Asunto: Solicitud de catálogo Asunto: Confirmación de pedido

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– Fecha. Se indicará la fecha de la carta con el formato: día, mes y año. Si en el membrete figura la localidad de emisión, no será necesario repetirla antes de la fecha, pero de no ser así o si se escribiese desde otra localidad, ésta se hará constar inmediatamente antes de la fecha. Ejemplo:

21 de Marzo de 20AA Valencia, 21 de Marzo de 20AA

De forma que el encabezado de la carta comercial resultaría:

REPARTOS CRISBEN, S.A C/ Pío, 14 46702 Valencia Telf: 962 876 472 Fax: 962 876 473 Apartado de Correos CRISTALERÍA SARRIÓ, S.A A/A Mónica Estruch Aznar C/Cid Campeador, 34 46721 Valencia S/Rfa.: CM/jd N/Rfa.: OL/mp s/escrito: n/escrito:

Fecha: 23/03/AA

Asunto: Confirmación del pedido

CUERPO

PIE

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Encabezado de una carta comercial.

Vista la primera parte de la carta comercial, pasemos a la segunda: el cuerpo, en el que se encuentra el contenido y el motivo principal de la comunicación escrita. El cuerpo, a su vez, está formado por:

– El saludo. Se trata de una fórmula de cortesía que se emplea antes de empezar la carta. Éste ha de ser breve y agradable, sin rebusca-mientos ni exageraciones. Aunque la fórmula de saludo tiende a des-aparecer con la correspondencia moderna, se presenta a continuación un cuadro con las fórmulas más utilizadas:

EMISOR DE LA CARTA DESTINATARIO FÓRMULA

Persona física Persona Física Muy Sr. Mío:

Estimado señor o señora:

Persona física Persona Jurídica Muy señores míos:

Estimados/as Sres. o Sras.:

Persona Jurídica Persona Física Muy señor/a nuestro/a:

Estimado/a Sr. oSra.:

Persona Jurídica Persona Jurídica Muy señores nuestros:

Estimados/as Sres. o Sras.:

Ahora bien, si se trata de una carta que va dirigida a una persona o grupo de personas destacadas social o culturalmente se pueden iniciar: “Distinguido/a Sr. o Sra.”, “Distinguidos/as Sres. o Sras.”. O si con la persona o personas en cuestión tenemos cierta amistad, podremos emplear “Distinguido amigo/a”, “Distinguidos/as amigos/as” o “Estimado/a Sr. o Sra”, “Estimados/as Sres. o Sras.”.

– Texto de la carta. Se trata del motivo fundamental de la carta, por lo que su contenido dependerá del tipo de comunicación escrita que se trate en cada situación. Por regla general, el texto está formado por tres partes: una intro-ducción, cuyo objeto no es más que despertar el inte-rés del destinatario y en ella suele hacer referencia a una carta recibida anteriormente o dar una idea o guía del asunto a tratar; la exposición misma del asunto, en la que se presen-tan de una forma clara y concisa las ideas fundamentales que son la razón de nuestra carta; y una con-clusión como cierre de la exposición de nuestras ideas, por lo que debe ser consecuencia lógica de lo expresado en el texto.

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Algunos ejemplos de frases comerciales que se utilizan en el cuerpo de las cartas pueden ser:

– En respuesta a su carta de… – Correspondemos a su atta. Carta del… – Nos es grato adjuntarle… – El motivo de nuestra carta… – Adjunto remitimos… – Nos complace acusar recibo de su… – Les agradeceríamos nos informasen acerca de… – Hacemos referencia al pedido… – Nos dirigimos a ustedes para… – Una vez estudiada detenidamente su petición, lamentamos… – Nos vemos obligados a comunicarles… – Estamos sorprendidos por… – Con la presente dejo constancia… – Le informo… – Con agrado le comunico… – Según su carta del 19 de Mayo 20AA – Nos referimos a nuestra carta – No comprendemos como ha podido… – No dudamos de que el asunto será… – Le pedimos disculpas por… – Una vez estudiada su oferta, nos agradaría comunicarle…

Y finalmente, llegamos al cierre de la carta, el cual es independiente del contenido de la carta y constituye su parte final. Consta de: una frase cortés de despedida, la antefirma, la firma, posdata y anexos.

– Despedida. Se utiliza una frase breve, sencilla y que dé la impresión de sinceridad. Por ello, es conveniente no recurrir a palabras rebusca-das ni al uso de abreviaturas obsoletas. Entre las frases más utilizadas encontramos:

– Sin otro particular, quedamos a la espera de sus noticias, aten-tamente. – En espera de sus prontas noticias, les saluda atentamente. – Con nuestro agradecimiento anticipado, reciban un atento salu-do. – Atentamente. – Reciban un cordial saludo.

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– Antefirma. Aparecerá a continuación de la despedida del escrito. Con-tiene la razón social de la empresa y el cargo de quien firma. En caso de que éste no figurase aquí, se podrá escribir a renglón seguido del “firmado”. Ejemplo:

CRISTALERIA SARRIÓ, S.A Responsable de personal

- Firma. Se trata de un espacio reservado para estampar la rúbrica del responsable del escrito. Debajo de ésta se escribe el nombre y apellidos de quien firma, y se antepone, si se desea, la abreviatura de firmado (Fdo.). Sin ella, ninguna carta tendría validez, ya que el firmante respon-de, a todos los efectos, de lo que en ella se ha escrito. Ejemplo:

Para una persona física: Reciba un cordial saludo,

Fdo.: Matías Solano

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Para una persona jurídica: CRISTALERÍA SARRIÓ, S.A La responsable de personal

Fdo.: Mónica Estruch Aznar

En caso de que la persona que debe firmar la carta no esté y deje en su ausencia como responsable a otra persona, se hará constar utilizando abreviaturas como “P.A” (por autorización), “P.O” (por orden) o “P.P” (por poder). Por ejemplo:

Caja Gandía, S.A P.P El Director-Gerente

Antonio Coll Martí

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Caja Gandía, S.A P.P

Antonio Coll Martí Director-Gerente

– Posdata. Sólo debe incluirse cuando una vez escrita la carta se debe comunicar algún hecho complementario o cuando quiere llamarse la atención de manera especial. Este apartado se comienza escribiendo las iniciales P.D o P.S, como por ejemplo:

P.D: El precio unitario del artículo A es de 12,23 euros.

– Anexo. Cuando adjuntemos o acompañemos documentos como facturas, letras de cambio, fotocopias de impagados, folletos, catálogos, etc. escribiremos la palabra anexo a la izquierda del documento y a con-tinuación señalaremos el documento que vamos a adjuntar. Ejemplo:

Anexo: Catálogo de nuestros productos

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Un ejemplo general de carta comercial sería:

REPARTOS CRISBEN, S.A C/ Pío, 14 46702 Valencia Telf: 962 876 472 Fax: 962 876 473 CRISTALERÍA SARRIÓ, S.A A/A Mónica Estruch Aznar C/Cid Campeador, 34 46721 Valencia S/Rfa.: CM/jd N/Rfa.: OL/mp

Fecha: 23/03/AA

Asunto: Envío de factura

Estimados/as Sres. / Sras.:

A continuación adjuntamos factura nº 198 por un importe de mil trescientos cuarenta euros (1340 euros), correspondientes a nues-tro albarán nº 46.

Les recordaremos que para el cobro de la misma nos remiten a vuelta de correo cheque nominativo por el citado importe.

Reciban un cordial saludo.

REPARTOS CRISBEN, S.A

Jefe de contabilidad

Fdo.: Rodrigo Camacho González ANEXO: Factura nº198

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4.2 Tipos de cartas comerciales

Cartas de solicitud de informes:

Para una empresa es de especial importancia estar debidamente informada sobre determinados aspectos que le son de interés, como son: la situación del mercado, actividades de la competencia, cualificación profesional de un futuro empleado, informarse sobre la solvencia económica de futuros o actuales clientes y/o pro-veedores, de su seriedad en los pedidos, de su puntualidad en la entrega, etc., ya que el oportuno y exacto conocimiento de la situación puede significar el éxito o el fracaso de una decisión.

Esta información puede obtenerla solicitando informes a personas, empresas o entidades de crédito, lo que en cualquier caso se realiza por medio de una carta comercial, y en concreto mediante las cartas de solicitud de informes. Éstas deben ser redactadas con precisión, indicando con claridad el motivo o las causas por las que se desea obtener la información, y por supuesto, haciendo referencia a que los datos recibidos serán tratados de forma confidencial.

Dependiendo del tipo de información que pueda interesar a la empresa estas car-tas se clasifican en:

– Solicitud de informes personales: en el caso de que la informa-ción deseada haga referencia a las cualidades profesionales de un futuro trabajador.

– Solicitud de informes comerciales: será el caso en el que la in-formación deseada haga referencia a cualquier aspecto vinculado a una relación comercial.

Por otro lado, las cartas que responden a las solicitudes de informes se denomi-nan “cartas de contestación” y deben ajustar su comunicación a la realidad de la situación, sin mentiras ni falsos datos.

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Construcciones Bangle, S.L PASAVAL, S.A Polígono Industrial Trial Parcela 143 Bloque 2 15036 A Coruña

s/ref.: CV/ma n/ref: GM/cp

s/escrito: 13/03/AA n/escrito: 9/03/AA

Fecha: 14/03/AA

ASUNTO: Solicitud de Informe Personal

Estimados señores:

Habiendo solicitado el cargo de Jefe de obra en nuestra empre-sa D. Jaime Rubio Mas, que hace unas semanas dejó de prestar servicios en la suya, agradeceríamos tuviera a bien facilitarnos información sobre su solvencia moral, capacidad de trabajo y efi-ciencia.

Los datos recibidos serán tratados con su debida confidencialidad.

En esperas de noticias, les saludamos,

Muy atentamente,

Jefe de Personal

Fdo.: Víctor González Torres

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s/ref.: CV/ma n/ref: GM/cp

Fecha: 18/03/AA

ASUNTO: Solicitud de catálogo

Muy señores míos:

Nos complace ponernos en contacto con ustedes con el objeto de solicitarles un catálogo de sus existencias actuales, comunicándo-nos al mismo tiempo sus condiciones para la venta al contado y en depósito.

En esperas de noticias, les saludamos,

Muy atentamente,

Jefe de compraventas

Fdo.: Cristian Marzal

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Cartas de pedidos:

Este tipo de cartas tiene como finalidad solicitar a un proveedor el envío de una mercancía determinada, con el compromiso, por parte del cliente, a satisfacer el pago de la mercancía y el precio acordado.

Es importante tener mucho cuidado en la redacción de estas cartas con el fin de evitar confusiones, debiendo tener en cuenta que el comerciante, al realizar un pe-dido, adquiere un compromiso, y que, por lo tanto, debe puntualizar con claridad y exactitud las condiciones que desea. De este modo, y para evitar errores, la carta debe presentar una redacción clara y contener todos los datos que sean precisos, expuestos de forma sistemática (mejor si es en columna), para que el proveedor conozca exactamente que es lo que desea el cliente. Así pues, los datos que de-ben detallarse son:

– La clase de mercancía que quiere adquirir el cliente. En los casos de que el cliente disponga de los catálogos de productos que el proveedor publica, en la carta se denominará según aparezca en ellos.

– La cantidad de mercancía expresada en unidades de venta.

– Precio de la mercancía (cuando sea conocido) y otros detalles que tiendan a determinar con mayor exactitud los géneros solicitados.

– Lugar donde se hará la entrega, forma de envío, plazo de entrega, tipo de embalaje, forma de pago, y todas las condiciones que se den normalmente en la venta.

– Cuando el cliente realiza por primera vez un pedido a un vendedor, se darán los nombres de algunas entidades financieras, banco o em-presas, para que el vendedor pueda solicitar informes acerca del com-prador, nombres que se indicarán en el cuerpo de la carta o al pie de la misma.

En ocasiones, cuando una empresa se hace servir repetidamente de la carta de pedido para proveerse de los productos necesarios por su actividad comercial, usan impresos ya diseñados al respecto y se acompañan de una breve carta en la que indican su propósito.

Si el pedido no es en firme, es decir, que no cumple todas las condiciones con las que están de acuerdo proveedor y cliente, y ambos se ha de esperar a que, por parte de uno de ellos, se haga una modificación, por el proceso será más lento y además intervendrá como mínimo otra “carta de contestación” aceptando o dene-gando la petición.

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s/ref.: BN/jo n/ref: GM/cp


Fecha: 16/03/AA

ASUNTO: Pedido

Muy señores míos:

Recibida su carta del 13 de Febrero, en la que nos remitían el ca-tálogo de sus productos, les enviamos el siguiente pedido:

16 Unidades del Artículo K a 7,39 euros/unidad. 49 Unidades del Artículo L a 34,67 euros/unidad. 23 Unidades del Artículo M a 54,20 euros/unidad.

Condiciones:

– Precio sin I.V.A – Forma de pago: giro a 30 días desde la fecha de factura. – Plazo de entrega: 15 días.

Con la confianza de poder ser complacidos, les saluda atentamen-te

CONSTRUCCIONES BANGLE, S.L

Fdo.: Víctor González Torres

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Carta de pedidos.

Cartas relacionadas con el departamento de contabilidad y finanzas:

Este tipo de cartas pueden ser remitidas tanto por parte del empresario como por parte de la entidad bancaria y los motivos que tratan pueden ser muy diversos. Así, el empresario puede escribir al banco para ordenar una transferencia, en-viar letras de cambio para su negociación o para solicitar préstamos o aperturas de créditos. Por su parte, la entidad bancaria al enviar este tipo de cartas puede: anunciar a la empresa el envío de fondos, acusar el recibo de los mismos, avisar de la puesta en circulación de una letra de cambio, enviar extractos de sus cuen-tas o anunciar bonificaciones, entre otros.

La argumentación de estas cartas es muy sencilla, ya que, los datos de más in-terés son las cantidades y los documentos que las justifican o confirman, y no su redacción.

Por tanto, con el fin de no tener errores en las cantidades descritas, plazos esta-blecidos u otros aspectos, deberemos prestar especial atención en la redacción de estas cartas. Para ello, y aunque no sea indispensable, es costumbre repetir en letra las cantidades ya indicadas en cifras, sobre todo si estas son importantes. Para destacar las cifras hay dos maneras: o bien, dejar un doble margen en la carta, de manera que el margen normal quede en blanco y se indique en el segun-do margen las cifras que quieren destacarse; o bien, escribir la cantidad dentro del margen normal y subrayarla.

Todas las cantidades que contenga la carta no serán necesario destacarlas, pero sí aquellas que producen cargo o abono, es decir, las de mayor importancia.

Cuando en la carta ha de realizarse alguna operación matemática, para indicar un saldo, se hará fuera del margen o al pie de la misma.

Entre la correspondencia sobre finanzas se hace necesario destacar, por su im-portancia, las “cartas de órdenes de créditos”. Éstas son un instrumento de pago, sujeto a regulaciones internacionales, mediante el cual un banco (Banco Emisor) procediendo por solicitud y conformidad con las instrucciones de un cliente (or-denante) debe hacer un pago a un tercero (beneficiario) contra la entrega de los documentos exigidos, siempre y cuando se cumplan los términos y condiciones de crédito. En otras palabras, es un compromiso escrito asumido por un banco de efectuar el pago al vendedor a su solicitud y de acuerdo con las instrucciones del comprador hasta la suma de dinero indicada, dentro de determinado tiempo (que en caso de no fijarse se considerará seis meses para las extendidas en cualquier parte de Europa y doce fuera de ella) y contra entrega de los documentos indica-dos.

El mismo beneficiario deberá firmar al pie de la carta en el momento de su entre-ga, con la finalidad de que el banco que debe pagar compruebe su identidad. Las

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entregas suelen hacerse contra recibo por duplicado, de manera que uno de los ejemplares lo conserva el pagador y otro lo remite al expedidor de la carta como justificante de haber efectuado el pago.

Si las entregas se realizan en efectivo a cuenta, se anotarán al dorso de la car-ta, indicando la fecha, el nombre del pagador y la cantidad satisfecha en letras y cifras, con el fin de que los demás destinatarios de la carta puedan comprobar lo que falta por pagar.

Entre las funciones que cumple la Carta de Crédito encontramos: garantizar las compraventas a distancia no sólo dentro de un país, sino también con el objeto de exportar mercancía a comerciantes que se encuentran en otros países; garanti-zar una licitación, para un proyecto de construcción que abre algún gobierno y en garantía del cumplimiento se emite una Carta de Crédito por un determinado valor; garantizar las obligaciones de los proveedores de los grandes proyectos, así como también para respaldar la emisión de papeles comerciales, e incluso es un instru-mento útil para desmontar trampas legales.

En caso de que este tipo de cartas se dirija a más de una persona de localidades diferentes, se llamará carta de crédito circular.

Cartas de reclamaciones:

Entre las cartas de reclamaciones podemos diferenciar entre las cartas de recla-mación de pedidos y las cartas de reclamación de impagados. Veamos a continua-ción en qué consisten cada una de ellas:

a) Cartas de reclamación de pedidos:

– Las cartas de reclamación de pedidos son aquellas que escribe el cliente a su proveedor por el incumplimiento o no satisfacción de algún aspecto del contrato establecido en el pedido.

– Las causas más frecuentes que dan origen a reclamaciones son: el retraso en el plazo de entrega del pedido, el envío de mercancías dife-rentes a las acordadas, diferencias en la calidad y cantidad de los géne-ros, mal estado de los mismos, la falta de atención, el mal trato recibido o errores en las facturas, albaranes, etc., entre otras.

– En todos estos casos, el cliente puede realizar una reclamación solicitando que se cumpla lo acordado en el pedido, aportando siempre las pruebas pertinentes y la cantidad de euros que compense el daño sufrido. Por ello, al escribir la carta de reclamación se deberá puntua-lizar con todo detalle qué es lo que se reclama y porqué se hace, así como las causas que posiblemente han ocasionado el incumplimiento

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del contrato, demostrando que, tales causas, han sido originadas por el proveedor o, por lo menos, que éste es el responsable de los daños ocasionados.

– Debido a que el tema a tratar en estas cartas es delicado, hay que utilizar en la redacción de las cartas un lenguaje correcto pero firme, teniendo en cuenta que si es demasiado duro puede herir los senti-mientos del destinatario. Si el cliente considera que puede evaluar con aproximación los daños ocasionados, es interesante realizar una pro-puesta para solucionar el problema. Pero, si por el contrario la evalua-ción del perjuicio es muy difícil de valorar, este apartado se omitirá en espera de que el proveedor sea quien proponga la solución.




Fecha: 16/03/AA

ASUNTO: Reclamación de pedido

Muy señores míos:

El pasado día 20 de Febrero fueron suministradas por ustedes 16 unidades del Artículo K, de las cuales desafortunadamente 7 de ellas fueron remitidas con deterioro.

A fin de subsanar el problema, rogamos que se pongan en contac-to con nosotros.

En espera de sus noticias, reciban un cordial saludo

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Jefe de compraventas

Fdo.: Cristian Marzal

b) Cartas de reclamación de impagados:

Si en las cartas de reclamación de pedidos eran los clientes quienes manifestaban su insatisfacción, en las cartas de reclamación de im-pagados, será el proveedor quien manifieste su inconformidad por el incumplimiento de las condiciones de pago pactadas con el cliente en el pedido.

Su redacción ha de ser breve pero que denote mucha firmeza por parte del reclamante en cobrar la cantidad adeudada. Aunque esto sea así, no hemos de olvidar que el objetivo de este tipo de cartas es cobrar una deuda y no perder un cliente, por lo que en su redacción ha de obser-varse cierto grado de colaboración y no un ataque al cliente.



Fecha: 29/03/AA

ASUNTO: Impago

Señores:

Hemos recibido impagado el efecto que libramos a su cargo, ven-cimiento 20 de Marzo pasado por un importe de mil euros.

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Le rogamos se sirvan tomar nota de que para cancelar el mencio-nado importe, pondremos en circulación un nuevo giro a su cargo, vencimiento 3 de Abril, en la confianza de que en esta ocasión tendrá una favorable acogida.

Atentamente

Fdo.: Héctor Estrugo

Cartas de oferta de servicios y/o productos:

Las cartas de oferta son aquellas que muestran, ofrecen y ensañan artículos, precios o servicios que los empresarios ponen a disposición del público.

Según sea una empresa que se dedique a ofrecer servicios o a vender productos, se enviarán cartas de servicios o cartas de productos. La finalidad de ambas es conseguir atraer al lector y motivarlo a que se interese por las ofertas y compre los artículos o los servicios que la empresa pone a su disposición.

Si la empresa ofrece servicios, en la carta de oferta de servicios se des-tacarán todas las ventajas que al cliente le reportaría la utilización de sus servicios o todas la molestias que pueden evitarle.

Pero si por el contrario, la empresa se dedica a la venta de productos, se enviarán cartas de oferta de productos, en las que se anunciarán la salida de un nuevo producto, las ofertas especiales del mes, el anuncio de alguna modificación en la fabricación de un producto, etc.

La elaboración de este tipo de cartas ha de cuidarse mucho, ya que se trata de la imagen de la empresa en el exterior, y debe conseguir captar la atención del posible comprador. Es aconsejable que esté estética-mente perfectamente diseñada, de manera que despierte el interés para ser leída, y para ello, también será imprescindible la utilización de un lenguaje correcto, breve, redacción sencilla y adaptada a los destina-tarios, empleando las palabras precisas en cada momento. Para con-seguir esto, es necesario que la persona que redacte la carta conozca muy bien las cualidades de todos los productos o servicios, de manera que pueda demostrar sin dudas la calidad de lo ofertado, aspecto muy importante, ya que se ha de tener en cuenta que aunque, a veces, el destinatario ya es cliente de la empresa, en otros casos no lo será y el

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papel de la carta cumplirá una función más importante: captar nuevos clientes.

Es habitual que las cartas de ofertas se acompañen de folletos expli-cativos, catálogos e incluso muestras que ampliarán la información del producto o servicio ofrecido. En estos casos, en la carta sólo resaltarán las ventajas más importantes del producto para conseguir, ya desde un principio, el interés del lector por la oferta, y lea con mayor atención el folleto que se le envía.

Fabricantes de Cuero

ZAPATERÍA CUERÍN, S.A Pza. República Argentina, 34 19161 Guadalajara

Fecha: 15/03/AA

ASUNTO: Presentación de productos de una nueva empresa

Estimados señores:

Es para nosotros un placer dirigirnos a ustedes con el objetivo de darnos a conocer como fabricantes de zapatos, botas, bolsos, ma-terial deportivo, etc., productos todos ellos elaborados con mate-riales de la más alta calidad.

Estamos especializados en el sector de la piel, disponiendo de un equipo de diseñadores, al igual que gozamos de un equipo técnico y personal cualificado.

El Departamento de Marketing se preocupará de mostrar nuestros productos a través de distintos medios publicitarios: diarios, revis-tas, cuñas de radio, etc. A ustedes en fecha breve les visitará el agente señor Puig para mostrarles nuestros productos y conocer-les personalmente.

Mientras tanto, les enviamos folletos informativos de nuestros productos.

Aprovechamos la ocasión para saludarles y, esperando verles próximamente, reciban un cordial saludo del

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DIRECTOR COMERCIAL

Fdo.: Héctor Estrugo

ANEXO: Folletos informativos

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Servicios de Mensajería LOZANO, S.A Pza. Marqués de Perú, 34 32021 Ourense

Fecha: 19/05/AA

ASUNTO: Presentación de servicios de una nueva empresa

Estimados señores:

Es para nosotros un placer dirigirnos a ustedes con el fin de ofre-cerles nuestros servicios en mensajería.

Especializados en la mensajería rápida, disponemos de una am-plia variedad de servicios como el envío al día siguiente antes de las 8:30h, de las 10:00h, de las 14:00h o de las 19:00h, en capita-les de provincia y municipios dentro del ámbito de nuestras agen-cias; envíos a organismos oficiales; envíos urgentes en sábado y otros muchos servicios de los que, estamos seguros, pueden interesales.

Les enviamos folletos informativos de nuestros servicios, además de animarles a ponerse en contacto con nosotros.

Aprovechamos la ocasión para saludarles y, esperando noticias suyas, reciban un cordial saludo del

DIRECTOR COMERCIAL

Fdo.: Matías Comensal ANEXO: Folletos informativos

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Servicios de Mensajería

LOZANO, S.A Pza. Marqués de Perú, 34 32021 Ourense

Fecha: 19/05/AA

ASUNTO: Presentación de servicios de una nueva empresa

Estimados señores:

Es para nosotros un placer dirigirnos a ustedes con el fin de ofre-cerles nuestros servicios en mensajería.

Especializados en la mensajería rápida, disponemos de una am-plia variedad de servicios como el envío al día siguiente antes de las 8:30h, de las 10:00h, de las 14:00h o de las 19:00h, en capita-les de provincia y municipios dentro del ámbito de nuestras agen-cias; envíos a organismos oficiales; envíos urgentes en sábado y otros muchos servicios de los que, estamos seguros, pueden interesales.

Les enviamos folletos informativos de nuestros servicios, además de animarles a ponerse en contacto con nosotros.

Aprovechamos la ocasión para saludarles y, esperando noticias suyas, reciban un cordial saludo del

DIRECTOR COMERCIAL

Fdo.: Matías Comensal

ANEXO: Folletos informativos

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