LA CONTABILIDAD Y EL SISTEMA CONTABLE

Presentado Por: Tania Paola Vásquez Chávez

Contaduría Publica V Semestre

Corporación Universitaria de la Costa CUC Contabilidad

Sistematizada I

CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en

forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter

financiero, así como el de interpretar sus resultados.

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Propósito y naturaleza de la información contable

El propósito de la contabilidad es

proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las

decisiones administrativas necesitan de esa

información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y

control de las actividades de la organización.

Estructura de un sistema contable

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras:

• Registro de la actividad financiera.• Clasificación de la información.• Resumen de la información.

La Información Contable y las Teorías de la Información

¿Qué es la información? Es una pregunta básica a la que se le ha tratado de dar respuesta desde dos puntos de vista diferentes, el uno utilizando la semiótica: la sintaxis, la semántica y la pragmática, y el otro utilizando la termodinámica: primera y segunda ley de la termodinámica.

¿Cuál de las teorías de la información, explica la

naturaleza de la información contable?

Es una pregunta a la que se le dará respuesta utilizando como herramienta de trabajo las teorías de la información que se han desarrollado a partir de la semiótica y la termodinámica.

Es una pregunta a la que se le dará respuesta utilizando como herramienta de trabajo las teorías de la información que se han desarrollado a partir de la semiótica y la termodinámica.

LA TEORÍA SINTÁCTICA DE LA INFORMACIÓN

La sintaxis se refiere a la teoría matemática de la información también llamada teoría métrica de la información o teoría sintáctica de la información. Esta teoría no se ocupa del contenido semántico del conjunto de mensajes, del cual selecciona uno para trasmitirlo, sino que centra su atención en las señales que son transmitidas independiente de su significado. La sintaxis se abstrae de todo contenido semántico y pone su atención en cómo se forman y transforman los signos.

LA TEORÍA SEMÁNTICA DE LA INFORMACIÓN

La teoría semántica de la información trabaja con el sistema de la lógica proposicional la teoría semántica de la información al igual que la teoría sintáctica de la información, tampoco explica la naturaleza de la información contable. La teoría semántica da respuesta a la pregunta ¿Cómo saber el contenido de la información? Y para contestarla tiene en cuanta el significado de los enunciados, pero los interpreta desde la lógica proposicional clásica donde el significado de las preposiciones solo puede ser verdadero o falso.

LA TEORÍA PRAGMÁTICA DE LA INFORMACIÓN

Se entiende la información como una cualidad secundaria de los objetos la cual es producida por Los sujetos a partir de las propiedades presentes en esos objetos La teoría pragmática de la información contesta la pregunta ¿cómo conocer la información desde el mundo pragmático? Esta teoría es la el que mejor explica la naturaleza de la información contable, ya que permite abandonar la ontología de primer nivel, que trabaja con objetos concretos ,tangibles e individuales, y pasar a trabajar con entes más abstractos y elaborados como la información contable.

LA TEORÍA NEGUENTRÓPICA DE LA INFORMACIÓN

Podemos decir que la teoría neguentrópica de la información contesta la pregunta ¿cómo conocer la cantidad de información que tiene un sistema? Y aunque no explica la naturaleza de la información contable como sí lo hace la teoría pragmática de la información, nos aporta un concepto importante, y es que los sistemas deben generar una fuerza igual y contraria a la entropía para contrarrestar su efecto degradativo, y esta fuerza es la neguentropía a la que aquí se le llama información.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TEORÍA GENERAL DE

SISTEMAS

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente

económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y

dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y

tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la

actividad económica de un ente represente para la comunidad.

• SISTEMA ABIERTO: El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas al medio, de tal forma que está intercambiando flujos de entrada y/o salida con el medio o entorno.

• SISTEMA CIBERNÉTICO: El sistema toma de sus salidas entradas, en forma de retroalimentación, con el objetivo de auto regularse y equilibrarse a las condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas generadoras de entropía (desorden), a través de procesos de ajustes que permiten generar el orden necesario para que el sistema se equilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o internamente.

El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones de sistema:

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE:

LOS ELEMENTOS DE ENTRADA: Un sistema de información contable que trascienda a la toma de decisiones, es decir, un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware, software y comunicaciones).

• LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN: Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior. Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientos contables, que hacen la labor de conversión sobre esos datos, para transformarlos y agruparlos en información financiera.

• LOS ELEMENTOS DE SALIDA: Son los informes financieros(estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema de información gerencial.

• EL MEDIO: El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte del entorno económico en el que se desenvuelva la organización.

La visión, misión y objetivos

• LA VISIÓN: Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde se visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil y asequible.

El sistema de información debe permitir medir si la organización se está dirigiendo al logro de la visión.

• LA MISIÓN: Tarea específica que se encarga a una persona o a un grupo. Es la razón de ser, el deber ser de la organización. Evalúa directamente la forma como la empresa realizará su visión.

• LOS OBJETIVOS: Estos deben estar orientados al logro de la misión, y esta a su vez se instrumenta para el logro de la visión.

Los objetivos de una empresa se logran a través de sus productos, los cuales deben ser aceptados por el cliente, estos son aceptados si cumplen con los atributos que el cliente espera de ellos.

LA SINERGIA: Entendida esta así: “el todo es más que las partes que lo conforman”, esto significa que el todo adquiere una naturaleza diferente a la de sus elementos componentes, aplicado este concepto al sistema e información de la organización.

LA ENTROPÍA: Entendida como el desorden, contraria al orden (orden = información = negentropía), este concepto ha sido trabajado por los termodinámicos y se fundamenta en la segunda ley de la termodinámica .

LA NEGENTROPÍA

• LA NEGENTROPÍA: (Orden = información = negentropía), entendida como el orden (Información). La negentropía la genera la organización con una actualización constante de la normatividad, el uso de tecnologías adecuadas, personal capacitado, procedimientos adecuados a las funciones que realiza organización, de tal forma que sé de armonía a todos los elementos involucrados en la preparación de la información y monitoreo constante del medio .

• LAS ENTIDADES. En un sistema de información contable tradicional las entidades están conformadas por las organizaciones que realizan las diferentes transacciones existentes en el universo económico, estas transacciones se configuran en registros contables, y es en esta forma de registros contables que los datos entran al sistema de información contable.

• LOS FLUJOS: Son los datos que entran al sistema y que fluyen hasta convertirse en salidas en forma de información, estos datos se capturan en formatos y se originan cada vez que se realizan transacciones económicas entre las organizaciones dentro de una economía o entre economías diferentes o cada vez que suceden eventos no financieros que se están midiendo con el objetivo de controlar la empresa. Los datos son el principal suministro de los sistemas de información.

• LOS ATRIBUTOS: Son los posibles valores que puede tomar cada uno de los campos del registro que conforma el flujo.

• LOS VALORES. Es el registro que asume un valor entre un universo de posibles valores

LA RETROALIMENTACIÓN

• La retroalimentación se da como producto o resultado de la evaluación que se hace da la información de salida que produce el sistema, esta evaluación permite observar si la organización está cumpliendo con los objetivos y cualidades que el medio le establecen, de no cumplirlos, se debe proceder a establecer cuáles son las causas que originan las distorsiones o desviaciones y emprender un plan de ajuste en la organización para que se supere el problema y la organización vista como un sistema vuelva a equilibrarse.

LOS PROCEDIMIENTOS.• Las funciones se apoyan en los procedimientos,

cuando un procedimiento involucra una transacción se produce un flujo de datos para el sistema de información gerencial.

CONCLUSIONES

Podemos concluir que la información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo.

Así mismo, se puede decir, que la naturaleza de la información contable no se explica con la teoría sintáctica o matemática de la información, ya que esta teoría fue construida a partir de la teoría de la comunicación y su principal aporte es haber proporcionado la característica cuantitativa del concepto de información.

Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen información financiera (la cual fue muy útil en la era industrial), sino como aquellos que producen información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los procesos oportunamente.

BIBLIOGRAFÍA Cristina Josar, cristinajosar@hotmail.comEstudiante de Contaduría Pública, Universidad del

Zulia, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, Escuela de Administración y Contaduría Pública. Maracaibo, Estado Zulia, Tomado de: Visión Contable, Universidad Autónoma Latinoamericana No. 4, año 2004.

Por: Carlos Mario Restrepo PinedaContador Público, Universidad Autónoma

Latinoamericana (UNAULA).Tecnólogo en Sistemas, Tecnológico de Antioquia (T. de A.).EMAIL: cmrp@hotmail.com, Octubre de 2003

Tomado de: Visión Contable, Universidad Autónoma Latinoamericana No. 2, Junio del 2001. Páginas 65-89.

POR: Carlos Mario Restrepo Pineda