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Coordinacin de Publicaciones Digitales. DGSCA-UNAMSe autoriza la reproduccin total o parcial de este artculo, siempre y cuando se cite la fuente completa y su direccin electrnica.

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Tecnologas de informacin y herramientas para la administracin de proyectos de softwarehttp://www.revista.unam.mx/vol.7/num6/int47/art47.htm

TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y HERRAMIENTAS PARA LAADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE SOFTWARE

Resumen

Los ambientes cambiantes en el rea de desarrollo de software y la competencia globalizada han cambiadola manera en que la administracin de proyectos se lleva a cabo actualmente. Aunado con la influenciade nuevas tecnologas, surgen nuevas caractersticas dentro del ambiente de desarrollo que debencontemplarse por dicha disciplina, desde la colaboracin a distancia, eloutsourcing , la mejora de calidad,generacin y distribucin de conocimiento, coordinacin de varios proyectos, entre otras.

Las tecnologas de Informacin juegan un papel clave en esta evolucin y presentannuevas herramientas e iniciativas de apoyo a la administracin de proyectos, las cualesdeben adoptarse considerando las caractersticas y objetivos propios de la organizacin.

Palabras Clave: Tecnologas de Informacin, Administracin de Proyectos, Desarrollo de Software,evolucin de administracin de proyectos, calidad de software, outosurcing, multi-proyectos, portafolio

de proyectos, administracin del conocimiento, factores de xito de la administracin de proyectos.

INFORMATION TECHNOLOGIES AND SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT

Abstract

The changing environments in the field of software development and the global competition, havetransformed the way that the project management carries out now a days. The influence of newtechnologies, propitiate the emergence of new tendencies inside the areas of development that must beconsidered, from distance collaboration,outsourcing , quality improvement, generation and distribution of knowledge, simultaneous coordination over several projects, and so on.

Information and Communication Technologies play a key role in this evolution, and it is for it that thepresent article of Informative purpose, describes briefly some of this new tools and supporting approachesfor the project management, which must be adopted considering the characteristics and proper targets of the development team, the organization, or the project itself.

Keywords: IT, Project Management, Software Development, Evolution, Tools

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Revista Digital Universitaria10 de junio 2006 Volumen 7 Nmero 6 ISSN: 1067-6079

Inicio

En el siglo pasado innumerables reas de Tecnologa han tenido progresos considerables, pero una destacasobre las dems no porque haya dejado de existir o por que se haya convertido en una innovacin radical,sino porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situacin en la que se encontraba hace 10aos: la Administracin de Proyectos (Rapoza, 2005).

Aun cuando el expertise en la administracin de proyectos se ha desarrollado considerablemente, lanecesidad de poder administrar un nmero cada vez mas grande de proyectos con caractersticas variablesy disruptivas, que adems se encuentran en diferentes fases dentro de su ciclo de vida, presenta nuevos ydifciles retos en las organizaciones (Dooley, Lupton, & O'Sullivan, 2005). Las tendencias de competenciaglobal, cambios tecnolgicos y reingenieras cada vez ms rpidas incrementan la importancia de losprocesos de administracin de proyectos, si consideramos al administrador de proyectos y a su equipocomo un agente de cambio, debido a la esencia temporal del proyecto.

Hablando del desarrollo de software es posible mencionar que los proyectos de software se encuentranpobremente administrados. Frecuentemente se retrasan o sobrepasan lo presupuestado inicialmente (seestima un factor del 50 al 100%), adems de que los clientes o usuarios de la misma manera se muestraninsatisfechos con la calidad de los sistemas de software. Es por esto que no es de sorprender que lasorganizaciones de desarrollo de software busquen activamente nuevas maneras de mejorar su desempeo(Boyd, 2001; Mathiassen & Pourkomeylian, 2003).

Ante estas deficiencias, algunos de los esfuerzos para mitigar fallas en los proyectos de desarrollo que lasorganizaciones generalmente tratan de implementar son los siguientes (Boyd, 2001):

Mejora de la Administracin de ProyectosEstudios de FactibilidadInvolucrar a sus clientesBuscar asesora externa

El presente artculo se enfocar al primero de estos esfuerzos: la mejora de la Administracin deProyectos.

El documento se estructura en 3 secciones: la primera dedicada a describir conceptos generales dela Administracin de Proyectos de Software, la segunda enfocada a los Cambios que las Tecnologasde Informacin han fomentado dentro de la disciplina y finalmente una seccin que describe algunaspropuestas, iniciativas y herramientas que son empleadas actualmente para mejorar la eficiencia en estasactividades.

Administracin de Proyectos

La administracin de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debeaplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto (Dixon, 2000).

A lo largo de esta seccin se abordaran temas relacionados con la administracin de proyectos, susetapas, y otras consideraciones para comprender a grandes rasgos el objetivo de esta disciplina.

Definicin de Administracin de Proyectos

Existen varias definiciones de la Administracin de la administracin de proyectos, a continuacin semuestran algunas:

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De acuerdo con una enciclopedia en lnea, la administracin de proyectos es la disciplina que se encarga de definiry alcanzar objetivos optimizando el uso de recursos: tiempo, dinero, la gente, espacio, etc. (Project management.,2005).

Otra definicin nos dice que: la administracin de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar unaserie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear,disear, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa (Rodrguez, 2002).

Distincin entre una Metodologa de Administracin de Proyectos y una Metodologa de Desarrollo deSoftware

Es importante establecer una distincin entre una metodologa de Administracin de proyectos y una metodologade desarrollo de software. La importancia de distinguir entre ambos conceptos radica en que una organizacindebe contar con una metodologa de administracin de proyectos consistente a cualquiera que sea la naturaleza delproyecto que se desarrolla. Las diferencias entre ambos conceptos se enlistan en la Tabla 1 (Neville, 2005).

Metodologa de Administracin de Proyectos Metodologa de Desarrollo de AplicacionesDice que los proyectos deben ser divididos en fases y antes deiniciar con cada una de ellas debe existir un plan

Establece cules son las fases y qu actividades involucra

Define roles y responsabilidades Define cules son los roles y responsabilidades quecorresponden a cada fase

Dice que un presupuesto debe ser definido y administrado. Define qu medidas deben emplearse para contabilizar eldesarrollo en la organizacin

Tabla 1. Diferencia entre Metodologas de Administracin de Proyectos y de Desarrollo de Aplicaciones. Fuente: (Neville,2005).

Proceso de Administracin de Proyectos

El proceso de administracin de proyectos recibe como entradas o es afectado por (Dixon, 2000):

Necesidades y requerimientos del proyecto a desarrollar (alcance).Limites establecidos en tiempo, costo, calidad, desempeo requerido, aspectos legales, etc.Mecanismos para lograrlo entre los que estn: personas, tcnicas, herramientas, equipo y

organizacin.

En base al desempeo de dicha Administracin se entregan productos o servicios como salida, tal comose observa en la Figura 1.

Figura 1. Proceso de Administracin de Proyectos. Fuente: (Dixon, 2000)

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Por otro lado los aspectos crticos que contribuyen al fracaso de proyectos de tecnologas de informacinincluyen (Brock, Hendricks, Linnell, & Smith, 2003):

Falta de visin clara y establecimiento adecuado de requerimientosExpectativas irrealesFalta de descomposicin del proyectoPolticas inadecuadas de seleccin de personal y conflictos en el equipo de desarrollo.Falta de involucramiento y enfoque hacia el clienteFalta de enfoque estratgico y apoyo administrativo

Tanto los pasos bsicos para realizar una administracin proyecto como los aspectos crticos que provocan fracasosen este proceso de desarrollo deben de ser contemplados y corregidos, de acuerdo a la forma de trabajar de laempresa. De esta manera se busca mejorar el proceso de desarrollo de los proyectos de software y tomar en cuentaaquellas fallas comunes.

Las Tecnologas de Informacin y su relacin con los cambios en la Administracin deProyectos

Tanto ha cambiado la manera de Manejar la Administracin de un proyecto que es difcil identificar inclusive lasherramientas que estn disponibles para apoyar esta actividad. Hoy en da no solo se habla de aplicaciones queemplean los tradicionales Diagramas de Gannt, PERT y capacidades para elaborar reportes rpidamente, sino quese habla de soluciones que las empresas emplean como herramientas de apoyo que no se hacen llamar formalmentecomo herramientas de Administracin de Proyectos. De acuerdo con lo anterior se habla de herramientas deadministracin de procesos, de administracin de portafolios, de administracin de conocimiento, portales, einclusiveGroupware y Sistemas Colaborativos integrados con otras aplicaciones completamente distintas, las cualesahora son consideradas como Herramientas de Administracin de Proyectos (Rapoza, 2005).

A lo largo de esta seccin se discutirn algunos cambios relevantes que han surgido a raz de la evolucin dela tecnologa y las necesidades que surgen como consecuencia de las nuevas tendencias para aumentar lacompetitividad dentro de una organizacin que desarrolla proyectos de software.

Administracin de Multi-Proyectos

En los procesos de desarrollo de productos actuales, un desarrollador debe lidiar diariamente con mltiples proyectosenfocados en sus clientes, a menudo con diferentes caractersticas. Ante esta situacin surge la administracinde mltiples proyectos o administracin de portafolios, la cual busca administrar eficientemente la mezcla deproyectos, balancear los recursos dentro y a travs del portafolio, alinear el portafolio para optimizarlo y reaccionarefectivamente ante cambios inesperados durante el ciclo de vida de desarrollo (Dooley et al., 2005).

Debido a que un portafolio es una coleccin de proyectos individuales adems de los problemas que seperciben en el desarrollo de cada uno de ellos, se agregan 3 problemas que deben considerarse (Dooleyet al., 2005):

Los proyectos tienen vnculos con otros proyectos y con las operaciones cotidianas de laorganizacin, adems de compartir entregables, recursos, informacin y tecnologa.Los proyectos deben negociar su prioridad para obtener recursos diariamente.Los objetivos de dichos proyectos contribuyen a la totalidad de los objetivos de desarrollo de la

organizacin.

Por todo lo anterior se requiere de herramientas eficientes para administrar la alineacin entre proyectosdentro del portafolio, mantener el control y comunicacin entre las partes responsables, y gestionaradecuadamente el aprendizaje y el conocimiento obtenido para evitar caer en errores por segunda ocasiny acelerar el proceso de desarrollo (Dooley et al., 2005).

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La Subcontratacin

Desde el punto de vista de costos, el contar con el personal y desarrolladores dentro de la compaa paraproyectos de largo plazo y dentro del giro del desarrollo de la organizacin tena sentido. Sin embargo, losadministradores cada vez tienden ms a subcontratar servicios de agentes externos, sobre todo cuandose desea lidiar con proyectos cortos muy especializados en los que contratar personal de planta no esconveniente. Adems de los costos, algunas de las razones por las que se realiza esta subcontratacin uoutsourcing , son los resultados que se obtienen, debido a que (Boyd, 2001):

Las empresas externas cuentan con el personal especializado que se requiere.Las empresas externas cuentan con mayor experiencia en proyectos similares.Las empresas externas es ms eficiente en ese tipo de proyectos.

Aunado a estas consideraciones, las tecnologas de informacin y comunicaciones facilitan el proceso decolaboracin entre las empresas involucradas, aun cuando se trate de empresas con ubicaciones fsicasdistantes, tal como se discute a continuacin.

El desarrollo a Distancia

Tal como se menciono anteriormente, las empresas requieren administrar sus proyectos de manera efectivay eficiente da a da, aun cuando esto se puede lograr con las prcticas tradicionales, existen compaasque enfrentan retos durante la ejecucin de proyectos que involucran la coordinacin de equipos dedesarrollo distribuidos ms all de los lmites geogrficos de la organizacin, falta de visibilidad entre lasiniciativas de varios proyectos y falta de estndares en la entrega de los avances del proyecto (Enablingsuperior enterprise project collaboration.2005 ).

Ante esta problemtica, surge la necesidad de emplear herramientas de colaboracin flexibles diseadaspara la integracin de usuarios finales que se encuentran distribuidos en localidades fsicamenteapartadas. Por medio de soluciones basadas en tecnologa web es ahora posible lograr esta integraciny mantener una comunicacin efectiva entre las partes involucradas (Enabling superior enterprise project collaboration.2005 ).

El concepto de calidad en los proyectos

Otro factor de cambio que se puede identificar es el manejo de prcticas de mejora de la Calidad. Debidoa que la calidad es aceptada universalmente como una preocupacin de mayor importancia dentro decualquier organizacin y en este caso la gestin de proyectos, se vuelve necesario prestar especial atencinal control de procesos o actividades, al entrenamiento del personal, al enfoque dirigido al cliente y al usoadecuado de la Informacin internamente, si se quieren lograr mejoras en la calidad de los productos yuna mayor satisfaccin del cliente (Barad & Raz, 2000). El uso de herramientas adecuadas que faciliten eladministrar estas cuatro actividades ser importante para mejorar el desempeo final de los procesos dela administracin de proyectos.

Herramientas y Tcnicas de apoyo a la Administracin de Proyectos

En esta seccin se describen algunas iniciativas, marcos de referencia, y aplicaciones que surgen comoconsecuencia de los cambios percibidos dentro de la Administracin de Proyectos de Software y queadems complementan y dan soporte a las actividades que abarca. Dentro de estas herramientas seencuentran algunas iniciativas en disciplinas como la administracin de la calidad y la administracin delconocimiento. Finalmente, y como una ltima consideracin a estas soluciones e iniciativas, se analiza laposibilidad de adoptar herramientas de software por parte de la organizacin.

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Administracin de la Calidad del Proceso de Desarrollo

Tal como se pudo observar anteriormente, el aspecto de calidad del proceso de desarrollo ha tomadomayor importancia dadas las tendencias competitivas actuales. De la misma manera, existen modelosde mejora de calidad como herramientas y marcos de referencia. Entre stos se encuentra la Mejora delProceso de Software, el cual dentro de las iniciativas contemporneas es la ms ampliamente utilizada paramejorar el desempeo de las organizaciones desarrolladoras de software (Mathiassen & Pourkomeylian,2003).

La mejora del proceso de software (SPI de sus siglas en ingles:Software Process Improvement ) es unainiciativa de mejora de la capacidad de una organizacin para proporcionar servicios de calidad de unamanera competitiva, el cual tiene una naturaleza cclica y evolutiva que involucra las siguientes actividades(Mathiassen & Pourkomeylian, 2003):

Iniciacin. Involucra el desarrollar planes, agendas, e infraestructura.Diagnstico. En esta etapa se evala el nivel de madurez actual de la organizacin para el desarrollo

de software.Establecimiento. Diseo de proyectos de mejora en base a los resultados de la actividad

anterior.Accin. Implementacin de los proyectos de mejora de las prcticas de la organizacinAprendizaje. Revisin de las lecciones aprendidas durante el proceso.

Dicho modelo se puede observar de manera grfica en la Figura 2 y es llamado IDEAL debido a sus siglasen ingles (Initiating, Diagnosing, Establishing, Acting, y Learning ).

Figura 2. Modelo IDEAL para el SPI. Fuente: (Mathiassen & Pourkomeylian, 2003).

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Esta iniciativa tpicamente utiliza modelos normativos para medir (diagnosticar) las prcticas actuales dedesarrollo para servir de gua al momento de darle prioridad a las mejoras a implementar. Uno de estosmodelos es el Capability Maturity Model o CMM el cual consta de 5 niveles de madurez basados en reas deprocesos clave que pueden identificarse en cada nivel. Dichos niveles pueden observarse en la Figura 3

Figura 3. Modelo de Madurez CMM. Fuente: (Mathiassen & Pourkomeylian, 2003)

En la prctica, hay bastante espacio para interpretar estos modelos y para complementarlos con otrosconocimientos, pero son herramientas actuales a estas preocupaciones actuales para mejorar la calidaddel proceso de desarrollo en este tipo de organizaciones (Mathiassen & Pourkomeylian, 2003).

Administracin del Conocimiento

Iniciativas como el SPI, adems de conformar un proceso de mejora, conforma iniciativas para crear y compartir elconocimiento generado a nivel organizacional entre diferentes individuos, proyectos y departamentos (ya que seobserva una etapa de aprendizaje) (Mathiassen & Pourkomeylian, 2003).

Puesto que la ingeniera de software es una actividad de conocimiento altamente intensa y las organizacionesnecesitan constantemente adoptar nueva tecnologa y mejorar sus prcticas, la Administracin del Conocimientoha sido empleada con el objeto de transmitir estas prcticas y experiencias (Mathiassen & Pourkomeylian, 2003).

La administracin del conocimiento consiste en codificar las experiencias y lecciones aprendidas, para almacenarlos objetos de conocimiento resultantes y reutilizarlos por medio del uso de Tecnologas de Informacin, lo quepermite a un gran nmero de personas buscar y recuperar el mismo conocimiento sin ser necesario tener contactocon la persona que originalmente lo desarroll. Muchas herramientas de Software y Estrategias existen para laadministracin del conocimiento actualmente, y el mismo SPI constituye una forma particular de crear, compartiry administrar el conocimiento dentro de la organizacin si se puede implantar adecuadamente (Mathiassen &Pourkomeylian, 2003).

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Aplicaciones de Software de apoyo a la Administracin de Proyectos

El software de administracin de proyectos, es un trmino que cubre muchos tipos de software, inclusoprogramacin, asignacin de recursos, software de colaboracin, comunicacin y sistemas de documentacin,que estn acostumbrados al trato con la complejidad de proyectos grandes (Project management software , 2005).

Las herramientas de software son requeridas para automatizar y facilitar la aplicacin de la metodologa particularde la organizacin para la administracin de proyectos. Esta metodologa incluye cmo se organiza para manejarsus proyectos, qu prcticas son necesarias para llevar a cabo su administracin y sus procesos, y adems querequerimientos se tienen en relacin con su cultura organizacional (Levine, 2004).

Una vez que se determinan y documentan estas necesidades, es posible evaluar que aplicaciones de softwarecumplen con dichos criterios y en base a esta evaluacin realizar una seleccin (Levine, 2004).

La nueva generacin de herramientas de Tecnologas de Informacin de administracin de proyectos combinan lastres Ss:scope, scheduling y status . Es decir, herramientas para administrar el alcance, la programacin de tareasy el estado en que se encuentran. Por otra parte, y a diferencia de las herramientas desarrolladas anteriormente,estas tienen la caracterstica de incorporar el poder de tecnologas basadas en Internet (Murtagh, 2004). AlgunasAplicaciones de administracin de proyectos disponibles se muestran en la Tabla 2.

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Aplicaciones de Escritorio Gratuitas Aplicaciones Web Gratuitas

Open WorkbenchGanttPV

Planner (antes MrProject)KPlato

Project/OpenGanttProjectTaskJugglerOpenSched

TUTOSTeamworkWebCollabPHProjekthipergate

dotProjectGForgeGNU Savannah

LibreSource

Aplicaciones de Escritorio Comerciales Aplicaciones Web Comerciales

Aegeanet SystemArtemis

Asta PowerprojectATC Professional

CCPMChirp

IngTech CorporationLeadingProjectMicrosoft Project, parte de Microsoft Office

Planisware OPX2Product Based Planner

PrimaveraProChain

Project FlowProjetex

Sciforma CorporationTrackerOfficeTracker SuiteWelcomSuite

xProcessDynaRoad

24SevenOfficeArtifact

BasecampBeetext Flow

Cando Project IntelligenceCeloxis

CoPeProjectInfowit Creative Manager

Kiwi ManagerProject.NetProjectplaceProjectWeb

Project ArenaTargetProcess

teamspaceTimeLogTrace GP

TrioProject ValleySpeak Project Server Vertabase

Tabla 2 Aplicaciones de Administracin de Proyectos Disponibles. Fuente: (List of project management software.2005).

Una consideracin importante sobre el uso de aplicaciones de Administracin de Proyectos, es que porms potente que sea la herramienta, de nada servir si el personal que la utiliza no la utiliza adecuadamentey ms an, los productos ms sofisticados nunca podrn sustituir a un buen Administrador de Proyectos(Murtagh, 2004).

Incorporacin de Agentes Inteligentes en las Aplicaciones de Administracin de Proyectos

Un agente inteligente es un programa de computadora capaz de realizar acciones por si mismo en busca delograr un objetivo especfico. Su autonoma implica que tiene la habilidad de desarrollar tareas sin controlejercido directamente sobre l. Dicha tecnologa esta siendo explorada como una manera promisoriade apoyar e implementar sistemas distribuidos complejos, entre ellos los Sistemas de Administracin deProyectos. Una de las funciones que pueden desarrollar estos agentes en aplicaciones como sta, es laprogramacin de agendas de actividades de manera automatizada en colaboracin de otros agentes sinnecesidad de cualquier ayuda por parte de los usuarios del sistema (Nienaber & Cloete, 2003).

Este tipo de tecnologa promete tener una gran variedad de aplicaciones que facilitaran el control yejecucin de grandes proyectos de desarrollo de software (Nienaber & Cloete, 2003).

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Conclusiones

Es posible observar que el manejo de una adecuada Administracin de Proyectos contina siendo unade las medidas que las organizaciones toman en cuenta para mejorar los resultados obtenidos de susprocesos de desarrollo, sin embargo estas actividades son considerablemente distintas a las prcticas dehace ms de diez aos.

Se puede ver que las necesidades de manejo de comunicacin e interaccin de todos los actoresinvolucrados con un proyecto han cambiado a tal grado, que se requieren medios de colaboracin entre losdesarrolladores que antes no se tenan considerados. Remarcable es la situacin de desarrollar mltiplesproyectos a la vez, integrar personal de empresas externas, e incluso considerar el trabajar a distancia. Todoesto debe lograrse sin descuidar la gestin de todos los recursos y otros aspectos relacionados con cadaproyecto en especfico. Esta tarea es difcil y es por ello que el apoyo de Tecnologas es inminentementenecesario.

Por otra parte, la relacin que esta disciplina mantiene con otras nuevas reas de conocimiento ampla elconjunto de herramientas y marcos de referencia sobre los que se complementa, lo que puede observarseen el conjunto de aplicaciones de software que son incorporadas con este objetivo. Dichas aplicacionesson variadas y acordes a las caractersticas de la metodologa de la organizacin.

Finalmente, es posible observar que la mejora en las prcticas de la administracin de proyectos dedesarrollo de software, dadas las caractersticas de la competitividad actual, solo puede lograrse pormedio de la integracin de mltiples herramientas, que van desde la creacin de infraestructura y uso deTecnologas de Informacin y Comunicaciones, hasta elaborar planes e iniciativas de mejora de calidaddel proceso de desarrollo y fomentar el aprendizaje organizacional, uso de tcnicas, y adopcin de nuevosmodelos de colaboracin que apoyen la estrategia de cada organizacin.

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