INTELIGENCIA CORPORATIVA:

liderando el futuro

Sofía Martínez Guerrero

24 de junio de 2014

INFORMACIÓNEl valor de la informaciónInfoxicaciónGestión del Conocimiento en la actualidadIntegración de Sistemas de GestiónEvolución de la Información: del Record Management al Record ContinuumCaracterísticas de UsuariosNuevas competencias para el profesional de la informaciónNORMAS ISO Norma ISO 15489Norma ISO 30300

AGENDA

La información es un recurso estratégico. Se ha convertido en un producto singular. Por un lado es un bien y un instrumento estratégico para todos los sectores productivos, y por otro, es una mercancía perecedera cuyo precio es difícil de justificar.

El buen uso de la información garantizará a las organizaciones ocupar un lugar privilegiado en una sociedad altamente competitiva. Este es el fundamento para innovar y para continuar aprendiendo.

EL VALOR DE LA INFORMACIÓN

La información deja de ser finita cuando se convierte en un elemento complejo que necesita un tratamiento integral.

Los elementos determinantes en la sociedad de la información son la productividad individual y el tiempo.

EL VALOR DE LA INFORMACIÓN

INFOXICACIÓN

Las organizaciones basadas en el aprendizaje soportan su desarrollo en la gestión de información, son por excelencia organizaciones de conocimiento, que aprenden con sentimientos de pertenencia, de colectivo, que perfeccionan su cultura como organización, independientemente de su ejecutividad, competitividad y ganancia, que se regeneran a sí mismas mediante la creación de conocimientos, a partir de un aprendizaje a nivel de sistema.

ORGANIZACIONES INTELIGENTES

Las empresas utilizan información para tomar decisiones, solucionar problemas y construir su base de conocimientos.

En una economía sustentada en la utilización productiva de los conocimientos, conocer cómo se configura y organizan las competencias y los activos del conocimiento en la empresa, conformarán los resultados competitivos y su éxito comercial en el futuro.

INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

La gestión documental está relaciona con el tratamiento y la conservación que se da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, su creación hasta su eliminación o conservación permanente, siguiendo las diversas etapas del ciclo documental, respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.

Las organizaciones deberían considerar a sus documentos como activos comerciales y de conocimiento, ya que facilitan realizar sus actividades y ofrecer sus servicios con mayor eficiencia y efectividad, así como capitalizar sus recursos de información.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Información: Forma social de existencia del conocimiento consolidada en una fuente determinada.

Gestión de información: Comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La gestión del conocimiento es la gestión de los activos intangibles que aportan valor a la organización al momento de obtener capacidades y competencias esenciales distintivas.

Gestión del conocimiento: Proceso mediante el cual se desarrolla, estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La esencia de la gestión del conocimiento y documental está en hacer que toda la información que entra y se genera [en la organización] sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

La interrelación o punto común de la gestión documental, de información y del conocimiento, radica en el proceso de convertir el conocimiento tácito en explícito.

INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

EVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

MODELO RECORD MANAGEMENT

MODELO RECORD CONTINUUM

Construcción del perfil Identificación de necesidadesDeterminación de funcionalidadesMejora de procesos

CARACTERÍSTICAS DEL USUARIO

USUARIO

NUEVAS COMPETENCIAS PARA EL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN

Los expertos en información son aquellos que poseen las capacidades, la capacitación y los conocimientos especializados que permiten organizar los conocimientos en sistemas y estructuras que facilitan el uso productivo de los recursos de información y de conocimientos.

Para organizar los conocimientos, se ocupan de representar los diversos tipos de información organizacional; desarrollar métodos y sistemas para estructurar y acceder a la información; distribuir y enviar información; amplificar la utilidad y el valor de la información; almacenar y recuperar la información; etc.

NUEVAS COMPETENCIAS PARA EL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN

Su función más importante, es mejorar el acceso a la información y su calidad, de modo que la organización tenga una visión más clara de ésta y de su entorno.

Los expertos en información diseñan y desarrollan productos y servicios de información que promueven el aprendizaje y la comprensión; preservan la memoria de la organización, a fin de asegurar la continuidad y la contextualidad para la acción y la interpretación.

NORMAS ISOINTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION

“Las normas internacionales crean confianza global”

¿ QUE ES UNA NORMA ISO?

Las normas son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional.

La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costes y efectividad.

 Si bien estas normas no son de aplicación obligatoria, constituyen para muchas empresas un "certificado" de cumplimiento.

““Debido a que las normas ISO son acuerdos voluntarios, tienen que basarse Debido a que las normas ISO son acuerdos voluntarios, tienen que basarse en un sólido consenso de la opinión de expertos internacionales.”en un sólido consenso de la opinión de expertos internacionales.”

ORIGEN DEL NOMBRE

Para "International Organization for Standardization" existen siglas diferentes en idiomas diferentes ("IOS" en Inglés, "OIN" en francés), sus fundadores decidieron darle también un resumen, para todo propósito su nombre.

Eligieron "ISO", derivado del griego isos, que significa "igual".

Sea cual sea el país, cualquiera que sea el lenguaje, la forma corta del nombre de la organización es siempre ISO.

Las normas ISO hacen una positiva contribución al mundo en que vivimos.Las normas ISO hacen una positiva contribución al mundo en que vivimos.Se aseguran características de vital importancia, tales comoSe aseguran características de vital importancia, tales como

la calidad, la ecología, seguridad, economía, fiabilidad,la calidad, la ecología, seguridad, economía, fiabilidad, compatibilidad, la interoperabilidad, la eficiencia y la eficacia. compatibilidad, la interoperabilidad, la eficiencia y la eficacia.

NORMA ISO 15489

En esta norma es innegable la orientación los procesos. La norma entiende el proceso de gestión documental como una acción compartida y extensible a toda la organización, y no duda en integrar la gestión de los documentos en los sistemas y procesos de trabajo de la organización, sirviendo de soporte a las actividades y decisiones y asignando responsabilidad a cuantos participan en ella (M. Moro).

Por otra parte, la norma proporciona herramientas para analizar los procesos de la organización al objeto de reducir la gestión de documentos innecesarios y hacer accesible la información que sí es útil (B. McLean).

NORMA ISO 30300

Desde 2011, las empresas dedicadas a la gestión de documentos cuentan con dos normas internacionales: la ISO 30300 y la ISO 30301, ambas dirigidas a organizaciones de cualquier tamaño y sector. Con su publicación, la gestión documental adquirió entidad propia, ya que hasta la fecha, existían una serie de normas ISO como la 15489 para gestión de documentos o la 23081 de metadatos, pero no tenían rango Management System Standard (MSS), lo que supone que puede ser certificable por una entidad certificadora acreditada.

La norma se divide en los siguientes apartados:ContextoLiderazgoPlanificaciónSoporteOperaciónEvaluaciónMejora continua

NORMA ISO 30300

Supuso un antes y un después para la  gestión documental al tratarse de una norma que regula los requisitos que cualquier sistema debe cumplir para conseguir una mejora continua.

Así, cualquier sistema de gestión debería integrar calidad, seguridad de la información, prevención en riesgos laborales, medioambiente y desde 2011, gestión documental. Por ello, desde su implantación, el objetivo fue complementarla con el resto de normas: ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.)

De esta manera, se reconoció la gestión de documentos como un aspecto clave en la estrategia empresarial.

NORMA ISO 30300 SUSTENTOS Y VOCABULARIO

Indica cómo debe implantarse un sistema que garantice la gestión de documentos. Requisitos como una política en relación con los documentos, la definición de los trabajos de cada una de las partes implicadas, la medición y evaluación de resultados y, por último, la revisión del sistema de gestión.

Actualmente, en el ISO/TC46/SC 11 se está trabajando sobre los dos próximos documentos en materia de gestión documental:

ISO 30302: Una guía de implementación del sistema de gestión documental.

ISO 30304: Una guía para la auditoría del sistema de gestión documental.

NORMA ISO 30300 REQUISITOS

FAMILIA DE NORMAS ISO

La consideración del conocimiento como recurso estratégico esencial y la habilidad de las organizaciones para crearlo y aplicarlo como capacidad fundamental, supone un importante avance en la evolución de la dirección estratégica.

Las organizaciones que manejan el conocimiento como cultura cuentan con una enorme ventaja, porque utilizan un recurso tan importante como este para mejorar sus resultados. Por tanto, el conocimiento cultural comienza, cada vez más, a desempeñar un papel en el capital intelectual.

CONCLUSIONES

Las organizaciones deben trabajar para que los documentos, la información y el conocimiento que fluyen entre sus integrantes, no se pierda. Es necesario crear una infraestructura que integre la documentación estructurada con la no estructurada dentro de un verdadero sistema, de esta forma, el capital documental de una organización permite canalizar y agilizar los procesos informativos y la difusión de la información a través de los documentos, conformando un sistema de información.

Lo que hace rentable a las TIC en una organización no es el hecho de tenerlas, sino de cómo se utilizan, de cuan inteligentemente se gestionan; la clave reside en que los sistemas de información nos permitan intercambiar información: transaccionarla.

CONCLUSIONES

DATOS DE CONTACTO

sofiabiblio@gmail.com

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Sofía Martínez Guerrero

24 de junio 2014