Instructivo para Proveedores · §Desbloquear el acceso a ‘Administración de Usuario y...

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Pedido de Cotización

Instructivo para Proveedores

En caso de dudas comunicarse con Helpdesk

Ver link: https://proveedores.tecpetrol.com/LoginExterno.asp

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Pedido de Cotización - Instructivo para Proveedores

§ Introducción…………………………………………………………………3§ Principales Características………………………………………………..4§ Paso 1: Acceso al Sistema………………………………………………..5§ Paso 2: Acceso a un BID………………………………………………...10§ Paso 3: Funcionalidades dentro de un BID

- Paso 3.1: Análisis de Requerimientos del BID………………………...18- Paso 3.2: Análisis de la Documentación Solicitada……………………22- Paso 3.3: Cotizar el BID…………………………………………………..25- Paso 3.4: Canal de Comunicación………………………………………30- Paso 3.5: Agregar adjuntos al BID………………………………………34

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Introducción

El presente instructivo tiene como objeto ayudar a nuestros proveedores a presentar sus ofertas a través de la Extranet de Proveedores, siendo esta el canal de comunicación que vincula a Tecpetrol y sus proveedores.

EXTRANET de Proveedores

Tecpetrol ProveedoresEXTRANET de Proveedores

La EXTRANET es un servicio para proveedores que les permite a los mismos:

§ Participar de BID´s,§ Realizar ofertas en los mismos, § Ingresar certificados de servicios, § Realizar el ingreso de remitos y § Consultar el estado de su cuenta corriente a través de Internet.

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§ Su utilización es simple y no requiere altos conocimientos de PC.

§ Su objetivo es reducir el tiempo de gestión y mejorar la calidad del seguimiento.

§ Acceso seguro: se mantiene la privacidad de la información de las transacciones. Se implementaron controles, a través de definición de perfiles de acceso y la instalación de equipos que protegen la información de actividades no autorizadas. La información es única y privada por cada proveedor, pudiendo ser solo consultada por los usuarios previamente dados de alta.

§ Existe un menú ‘Administración de Usuarios´ dónde el oferente puede auto gestionarse las contraseñas y modificar los datos de su usuario.

§ La Extranet cuenta con una casilla de correo de soporte a la cual podrán enviar cualquier tipo de consulta que pueda surgir, la misma es [email protected]

Principales Características

EXTRANET de Proveedores

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Pedido de Cotización en EXTRANET

El presente instructivo desarrollará los siguientes temas: (haciendo clic en los siguientes recuadros podrá navegar fácilmente el instructivo)

Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA

Paso 2: ACCESO A UN BID

Paso 3:FUNCIONALIDADES DENTRO DE UN BID

Paso 3.3:Cotizar el BID

Paso 3.1: Análisis de

Requerimientos del BID

Paso 3.2:Análisis de la

Documentación Solicitada

Paso 3.5: Agregar adjuntos

Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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1.1. Acceso al Sistema – Cómo acceder?


Existen dos formas de acceder al Sistema:

a) Conectarse a Internet y desde el browser tipear la siguiente dirección de Internet:

https://proveedores.tecpetrol.com/LoginExterno.asp

b) Ingresar a nuestra página institucional http://www.tecpetrol.com y seleccionar la opción Proveedores.

Siguiente

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Una vez dentro del Sistema, se presentará la página inicial del sistema, en donde deberáingresar su usuario y contraseña previamente asignados y enviados via mail.

Cada proveedor podrá consultar en el sistema solamente su información, mediante la validación inicial del usuario y password, por lo tanto debe mantener estos datos en total reserva.

1.2. Acceso al Sistema – Cómo ingresar?

Siguiente

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(**) Importante: Existe un instructivo donde se detallan los pasos a seguir para cada opción. Cliqueando enEl siguiente ícono podrá visualizar la forma de acceder al mismo.


1.3. Acceso al Sistema – Problemas de acceso?

Si tiene problemas de acceso puede utilizar las opciones de la página principal para:

§ Recordar su usuario§ Gestionar una nueva clave§ Desbloquear su cuenta§ Desbloquear el acceso a ‘Administración de Usuario y Contraseña’

Siguiente

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1.4. Acceso al Sistema – Iconos del SistemaLos siguientes son los íconos comunes a todas las pantallas:

Cuando hay mas de 10 ítems disponibles en la pagina se habilita la opción de ‘Paginación’, en estos casos tenemos la posibilidad de navegar con las flechas para recorrer los ítems.Ultima página

Página siguientePágina anterior

Primer página

Tendrá requerimientos de software e instructivosde ayuda de distintos módulos

Logoff

Menú Principal

Documentación

Ayuda y Manuales

Condiciones generales

de contratación

Direcciona al menú principal

Salir de la aplicación

Las pantallas con opción de búsqueda tendrán este ícono, que les permite filtrar información para buscar datos aplicando distintos criterios.

Para poder imprimir cuenta con este ícono.

Para poder volver a la pantalla anterior.

El ícono que representa datos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden serWord, Excel, Txt, adjuntados por el proveedor o por el comprador.

Siguiente

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Haciendo clic en los siguientes recuadros podrá navegar fácilmente el instructivo:

Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA









Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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2.1. Módulo Pedido de Cotización – Circuito Básico La Extranet permite la presentación de ofertas para Pedidos de Cotización (BIDs), tanto de materiales como de servicios. Los Oferentes ingresan sus precios en la Extranet.Asimismo, los Oferentes invitados a cotizar pueden adjuntar información digital (preferentemente en formato PDF); quedando esta información disponible para ser impresa o consultada en la misma Extranet.El BID tiene una hora y fecha de cierre, hasta ese momento el oferente puede cambiar los datos cargados en el BID (precio, plazos de entrega, etc.).Existe un canal de comunicación entre oferentes y compradores a fin de agilizar consultas.Se avisará mediante e-mails la existencia de nuevas preguntas y respuestas.

Siguiente

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2.2. Formas de acceder a un BID(Haciendo clic en los siguientes recuadros podrá navegar fácilmente el instructivo)Existen dos formas de acceder a un BID

FORMAS DE ACCEDER A UN BID

Paso 2.2.1:VIA MAIL

Paso 2.2.2:VIA WEB

Ingreso directo al BIDAl que Ud. ha sido invitado vía

mail

Ingreso a todos los BIDsasignados a Ud.

Siguiente

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2.2.1. Acceso a un BID vía mail


Al ser invitado a participar de un BID el sistema le enviará un mail automático, donde se informaráel detalle del BID, concepto, fecha de publicación y de cierre. Deberá ingresar por el link que figura en la parte inferior del correo recibido para poder ingresar a la página y cotizar.

Fecha Límite del BID

Link que lo llevará directo al BID

Datos del soporte Extranet

Siguiente

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2.2.1. Acceso a un BID vía mail (Cont.)


El link lo llevará a una página dondele solicitará ingrese usuario y contraseñapara acceder como medida de seguridad.

Luego de ingresar el usuario y contraseña correctamente accederá al siguiente menú en donde presionando sobre el N° de BID verá

al detalle del mismo para poder cotizarlo. Tambíen podrá filtrar otros BID´s a los que hubiese sido invitado.Ingresar por aquí

Siguiente

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2.2. Formas de acceder a un BID(Haciendo clic en los siguientes recuadros podrá navegar fácilmente el instructivo)Existen dos formas de acceder a un BID

FORMAS DE ACCEDER A UN BID

Paso 2.2.1:VIA MAIL

Paso 2.2.2:VIA WEB

Ingreso directo al BIDAl que Ud. ha sido invitado vía

mail

Ingreso a todos los BIDsasignados a Ud.

Siguiente

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2.2.2. Acceso a un BID vía web


Para ingresar al la página y poder cotizar, ingrese por www.tecpetrol.com, ahí deberáclickear en proveedores y le solicitará que ingrese usuario y contraseña para acceder al menú principal. (ver Ingreso al Sistema)Una vez situados en este menú ingrese por la aplicación del menú “Pedidos de Cotización”para poder visualizar los BID que tiene asignados.

Ingresar por aquí

Siguiente

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Aquí podrá visualizar todos sus BIDS e ingresar a cada uno para cargar la cotización o verificar los

datos ya cargados.

2.2.2. Acceso a un BID vía web (Cont.)


Filtros

Ingrese por Aquí

Estados de los BIDs

Por aquí ingresa al detalle del BID

Aquí podrá filtrar los BIDssegún el estado en que se encuentren, pudiendo así consultarBIDs históricos.

Siguiente

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Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA









Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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3.1. Análisis de Requerimientos del BID


Una vez que usted ha ingresado al BID puede consultar la información que forma parte del mismo.Ingresando por el ícono “Adjuntos de aplicación” podrá descargar los Documentos Generales y Particulares que forman parte del BID publicado

Link a Adjuntos de Aplicación

Permite la descarga de toda la información que la VIPE Energía publica acerca del BID.

Siguiente

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Aquí visualizará todos los documentos de aplicación separados en Documentos Particulares y Documentos Generales.

3.1.1. Análisis de Requerimientos del BID – Adjuntos de Aplicación


(**) Importante: Para utilizar esta funcionalidad es necesario tener instalado e l programa WinZip en el sistema,ya que el mismo el indispensable para abrir el archivo con los adjuntos.

Siguiente

Desde este botón el oferente podrádescargar todos los archivos en un formato .zip (**)

En este campo usted podrávisualizar observaciones cargadas por el comprador (si las hubiere)

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Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA









Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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3.2. Análisis de la Documentación Solicitada


Una vez que usted ha consultado la Documentación cargada al BID por Tecpetrol, Ud. puede consultar la información que solicitamos para poder Cotizar.Ingresando por el ícono “Documentación requerida/Agregar Adjunto” Ud. podrá visualizarla información a presentar con su Oferta

Link a DocumentaciónRequerida

Permite conocer la información que la VIPE Energía requiere del proveedor para que éste pueda cotizar.

Siguiente

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3.2.1. Análisis de la Documentación Solicitada – Documentación requerida


Usted ahora puede visualizar la documentación que deberá presentar con su oferta.DocumentaciDocumentacióón Tn Téécnica y antecedentescnica y antecedentes

Siguiente

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Usted ahora puede visualizar la documentación que deberá presentar con su oferta.DocumentaciDocumentacióón Comercialn Comercial

Siguiente

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Usted podrá visualizar la descripción del adjunto solicitado ingresando por el link “Más Detalle”

Siguiente

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Desde este botón podrá imprimir cualquier archivo del arbol que seleccione.

Siguiente

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Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA







Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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3.3.1. Cotizar el BID


En este apartado se explican los distintos campos que deberán completarse para hacer efectiva la propuesta en el BID.

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Precio Unitario (salvo indicación contraria el precio a cargar es sin Impuestos al Valor Agregado. Ver tabla por país). En caso de tratarse de un servicio, el detalle del mismo se visualizará cuando haciendo un click sobre la carpeta amarilla se desplieguen las líneas y sublineas del ítem.

Descuento (opcional y sólo se aplica al ítem en el que se ingresó)

Tipo de moneda (obligatorio)

Plazo de entrega (en días; para materiales y obras)

Bonificación Global (opcional y se aplicará al total de los ítems cotizados)

Siguiente

Permite al proveedor presentar su propuesta.

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3.3.1. Cotizar el BID (Cont.)


Sin Cargo (marcar checkbox para ítems sin cargo)

No Cotizar (marcar checkboxpara ítems que no cotizan)

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Siguiente

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En el caso de que desee agregar a la cotización un ítem no solicitado, pero de característicassimilares a las requeridas ingrese por “Agregar Item” y complete los campos, luego presione‘Grabar Datos’.

3.3.2. Cotizar el BID – Agregar ítems

Siguiente

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El sistema emitirá el mensaje:

• El BID tiene una fecha y hora de cierre, hasta ese momento el oferente puede cambiar los datos cargados en el BID (precios, plazos de entrega, etc.)

• En el caso de tratarse de un servicio despliegue la carpeta

• Al finalizar la carga de datos presione “Grabar”

3.3.3. Cotizar el BIDIMPORTANTE!!!!


Siguiente

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Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA






Al BID

Paso 3.4: Canal de

Comunicación

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3.4. Canal de Comunicación


Permite la comunicación entre el Proveedor y el Comprador en caso de dudas y Observaciones.

Siguiente

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3.4.1. Canal de Comunicación: Aclaraciones

Cuando formule una consulta al BID, la misma podrá verse desde el botón ‘Aclaraciones’. Así mismo cuando el comprador responda la consulta o emita una aclaración general, tambiénpodrá visualizarlas desde esta opción. En el momento que el comprador formule una respuesta a su consulta o emita una nuevaaclaración, le llegará un mail notificándolo y el botón de Aclaraciones se visualizará en rojo.

Aclaraciones generales del Comprador

Pregunta realizada por el oferente

Respuesta del comprador


Siguiente

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3.4.2. Canal de Comunicación: Canal de Observaciones

Para formular una nueva consulta para el BID podrá hacerlo ingresando por el botón “Canal de Observaciones” y luego presionando “Enviar esta pregunta”.


Siguiente

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Paso 3.4: Canal de

Comunicación






Paso 1:ACCESO AL

SISTEMA






Al BID

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3.5. Agregar Adjuntos al BID

Permite cargar los adjuntos que se requieran para el BID.


Siguiente

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En la pantalla de carga de adjuntos se muestran las carpetas y sub carpetas donde incluirtanto la ‘Documentación Técnica y Antecedentes’ como la ‘Documentación Comercial’requerida para el BID, ambas por separado.

3.5. Agregar Adjuntos al BID (Cont.)


Siguiente

Carpeta con la Doc Técnica y Antecedentes

Archivos a adjuntar

Subcarpetas dentro de la Doc Técnica

Carpeta con la Doc ComercialSubcarpetas dentro de la Doc General

Archivos a adjuntar

Desde aquí podrá agregar los adjuntos

Desde aquí podrá borrar los adjuntos

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Para cargar un determinado adjunto presione en el ícono, situado a la derecha del documento o datorequerido.

Agregar Adjuntos al BID


El sistema abrirá la pantalla que se visualiza a continuación. Con el botón “Browse” busque el archivo a subir (en su PC) y luego presione el botón ‘Adjuntar’.

Una vez cargados los adjuntos los mismos se podrán visualizar desde la misma pantalla de carga

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2°

3°

Siguiente

Presionando sobre la descripción del adjunto podrá visualizarlo

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Cargue el nombre del archivo

Cargue aclaraciones sobre el documento ingresado (si lo desea)

Busque el archivo a adjuntar

Agregar Adjuntos al BID: Agregar otra documentación


El oferente puede cargar otros adjuntos al BID ingresando por el botón “Agregar otra documentación”

1° Seleccione previamente una carpeta, en la cual incluiráel documento, por ejemplo (ver imagen inferior) 2°

En la opción ‘Agregar otra Documentación’ podrácargar hasta 10 adjuntos a la vez.

3°

4° Una vez que presione el botóntodos los archivos ingresados seránsubidos y no tendrá necesidad de grabar datos luego de hacerlo, asimismo con cualquier archivo que adjunte, no requierenla necesidad de grabar luego de adjuntar.

Siguiente

Selecciones la carpeta

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Estados de un BID


Abierto: Cuando un comprador y los oferentes son invitados a cotizar un BID, este automáticamente se publica en la Extranet. Mientras el BID encuentre en este estado, el oferente podrá modificar su cotización y el comprador no podrávisualizar los datos cargados por el oferente

Cerrado no Adjudicado: La transición de ‘Abierto a Cerrado No Adjudicado’ ocurre cuando se cumple la Fecha y Hora de Cierre del BID, (en este caso el estado cambia automáticamente). Cuando un BID se encuentra en este estado, el oferente sólo puede visualizar lo que cargó. A partir de este momento el comprador también visualiza lo cargado por el Oferente.

Cerrada Adjudicada: La transición de ‘Cerrado No Adjudicado a Cerrado Adjudicado’, tiene lugar una vez que el comprador, habiendo realizado el proceso de comparativa entre las diferentes ofertas, opta por una en particular y realiza la adjudicación correspondiente.

Estado Suspendida: El comprador puede Suspender momentáneamente un BID, en cuyo caso los oferentes no podrán seguir cargando precios hasta que el BID vuelva al estado Abierto. Cuando se encuentra en este estado, los compradores no ven los precios que los Oferentes hayan ingresado hasta el momento en que estaba abierta.

Estado Anulada: El comprador puede anular un BID. Este mismo no podrá volver al estado Abierto. El comprador no puede ver los datos cargados por el Oferente.

Estado Desierta: Ocurre cuando el comprador considerar que ninguna de las ofertas satisface Las necesidades del BID. En este estado, el mismo no podrá adjudicarse.

Cerrada no Cotizada: El proveedor decidió no cotizar. Siguiente

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Pedido de Cotización

Anexos

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3.3.1.1. Cotizar el BID: Impuestos al Valor Agregado

El Impuesto al Valor Agregado presenta distintos nombres y valores de acuerdo al país del que se trate:

Volver a Cotizar el BID

IVA (IVA+ICE en Importaciones)ECUADOR

IVAMÉXICO

IGVPERÚ

IVAARGENTINA

Nombre

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

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1.3.1. Acceso al Sistema – Instructivo


Ingresar por aquí

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