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INSTRUCTIVO

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL BIOMÉTRICO DE ASISTENCIA DEL SERVICIO AGRÍCOLA Y GANADERO

MINISTERIO DE AGRICULTURA SERVICIO AGRÍCOLA Y GANADERO

INSTRUCTIVO


Servicio Agrícola y Ganadero - Avda. Bulnes 140, Santiago, Chile.

TABLA DE RESPONSABILIDADES

ELABORACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

FRANCISCO OLIVARES

MUÑOZ

ANALISTA SUBDEPARTAMENTO

GESTIÓN DE LAS PERSONAS

REVISIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

CARLA ANDREA LEIVA TOLEDO

JEFA SUBDEPARTAMENTO

GESTIÓN DE LAS PERSONAS

ANGÉLICA MARÍA MOUAT

OPORTUS

JEFA SUBDEPARTAMENTO

CONTROL DE GESTIÓN Y PRESUPUESTO

APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

SERGIO CELIS ROZZI

JEFE DEPARTAMENTO DE LAS PERSONAS

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA

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ÍNDICE 2. ALCANCE ......................................................................................................................... 4 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................................ 4

3.1 DEFINICIONES .......................................................................................................... 4 3.2 ABREVIATURAS ........................................................................................................ 6

4. MARCO LEGAL, REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS 6 5. RESPONSABILIDADES ................................................................................................... 6 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................................. 7

6.1 PRIMERA MODALIDAD ................................................................................................. 8

6.2 SEGUNDA MODALIDAD (OPERARÁ SOLAMENTE PARA LAS OFICINAS SECTORIALES QUE NO DISPONEN DE RELOJ BIOMÉTRICO): ................................... 22

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1. OBJETIVO El presente instructivo tiene como finalidad orientar a los usuarios del Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia SAG, sobre las acciónes y actividades a ejecutar, plazos de ejecución y responsabilidades que se generan en el proceso de registro y control de asistencia biometrico de los/as funcionarios/as y prestadores de servicios a honorarios a suma alzada del Servicio Agrícola y Ganadero. Lo anterior, con el objeto de que los usuarios del Sistema, puedan disponer de una guía práctica que les permita contar con la información necesaria para desempeñar adecuadamente las funciones asociadas al Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia SAG. 2. ALCANCE La aplicación de este documento se realizará en el Subdepartamento Gestión de las Personas, Unidades Regionales de las Personas y en Oficinas Sectoriales. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 DEFINICIONES SYNCOMM: Aplicación encargada de la administración de los relojes biométricos (Programación de Hora, respaldo de huellas digitales, envío de la replica de huellas digitales a otros relojes y manejo de la base de datos funcionarios). MILLENIUM: Aplicación encargada de procesar los datos de registro de asistencia e incidencias (Control asistencia, emisión de reportes de asistencia y registro histórico de asistencia por funcionario. Reloj biométrico: Equipo que utiliza la tecnología de identificación de la huella dactilar de la persona reconociendo las características físicas únicas e irrepetibles que poseen las huellas dactilares de las personas. Están provistos de un sensor especial que permite leer y reconocer la huella dactilar y crear una plantilla asociada que almacena sus puntos característicos más sobresalientes y que es guardada en la memoria del equipo. Cada vez que un/a funcionario/a o prestador/a de servicios a honorarios a suma alzada, se identifique en el reloj, su huella dactilar, será inmediatamente asociada a la previamente almacenada, para permitir de esta manera que registre su asistencia y se emita el correspondiente comprobante. Ficha Personal: Ficha de registro que dispone el sistema MILLENIUM, que permite crear e identificar a cada persona individualizándola y asignándole identificador, nombre, apellidos, DNI, tarjeta, datos personales, datos laborales, elementos organizativos, análisis diario y la agenda. Identificador: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni guion del digito verificador. Es obligación crear este dato en el sistema.

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Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231K Para los identificadores de números inferiores a diez millones se debe anteponer un cero (0), así como también para los dígitos verificadores correspondiente a la letra K, debe ser con mayúscula. Ejemplo: C.I N°5.389.231-K Identificador = 05389231K DNI: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos. Es obligación crear este dato en el sistema. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231-K Tarjeta: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni digito verificador. Es obligación crear este dato en el sistema. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231 Datos Personales: Elemento de la ficha personal de la aplicación MILLENIUM, donde se pueden registrar datos de la persona como: sexo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y e-mail. Datos Laborales: Elemento de la ficha personal de la aplicación MILLENIUM, donde se registran el/los periodo/s contractual/es de la persona. Elementos Organizativos: Elemento de la ficha personal de la aplicación MILLENIUM, que permite asignar al/a funcionario/a o prestador de servicios a honorarios a suma alzada, el lugar físico en el cual desempeña funciones, este elemento se asignará según el organigrama oficial definido por el Servicio. Análisis Diario: Elemento de la ficha personal de la aplicación MILLENIUM, donde se lleva el registro del día, horario de entrada y horario de salida de la persona, este registro se carga automáticamente a través de sistema, excepcionalmente se pueden cargar datos manualmente, en casos de justificaciones emitidas por las respectivas jefaturas directas de las personas. También en este elemento se pueden visualizar los contadores de tiempo de: pre-jornada, jornada y horas extras. Agenda: Elemento de la ficha personal de la aplicación MILLENIUM, donde se asignan los horarios y calendarios de festivos a las personas. Archivo de Asistencia Sectorial: Archivo Excel con formato establecido, donde se tiene que dejar el registro de la asistencia de las personas que desempeñan funciones en las oficinas sectoriales que no cuentan con reloj biométrico de asistencia. Este archivo es generado por los administradores sectoriales de asistencia quienes lo envían mensualmente a los administradores regionales de asistencia para su consolidación y envío al nivel central, para que el administrador central de asistencia cargue la información al sistema.

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Ejemplo: Administrador/a

Sectorial de Asistencia.

Envío Administrador/a

Regional de Asistencia Envío

Administrador/a Central de Asistencia

Generación del archivo de

asistencia sectorial

Consolidación de los archivos de asistencias

sectoriales

Carga en el sistema del archivo de asistencia sectorial consolidado

3.2 ABREVIATURAS DN: Director/a Nacional. DR: Director/a Regional. JDP: Jefe/a Departamento de las Personas. DP: Departamento de las Personas. SGP: Subdepartamento Gestión de las Personas. ACA: Administrador/a Central de Asistencia. ARA: Administrador/a Regional de Asistencia. ASA: Administrador/a Sectorial de Asistencia. SNCBA: Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia. AAS: Archivo de Asistencia Sectorial AASC: Archivo de Asistencia Sectorial Consolidado PSHSA: Prestador/a de Servicios en Calidad de Honorarios a Suma Alzada. FUN: Funcionarios/a 4. MARCO LEGAL, REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS DFL N° 29/2004 del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y

sistematizado de la ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo. Ley N° 18.755 Establece normas sobre el Servicio Agrícola y Ganadero, y la ley

19.283, Orgánica del SAG. Ley N° 19.352 que sustituye plantas de personal del Servicio Agricola y Ganadero Ley N° 19.882 que regula nueva politica de personal a los funcionarios publicos. DFL N° 1-19653 del año 2000 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia,

que fija texto refundido coordinado y sistematizado de la Ley N°18.575 Organica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

5. RESPONSABILIDADES Administrador/a Central de Asistencia (Profesional del Subdepartamento Gestión de las Personas):

Administrar la aplicación SYNCOMM a Nivel del SAG Central.

Operar la aplicación MILLENIUM en el Nivel Central.

Asignar perfiles de usuarios regionales de la aplicación MILLENIUM.

Asignar horarios especiales a nivel nacional en la aplicación MILLENIUM.

Crear el organigrama institucional en la aplicación MILLENIUM.

Realizar la carga en el sistema de archivo de asistencia sectorial consolidado.

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Administrador/a Regional de Asistencia (Encargado/a Regional de las Personas):

Operar la aplicación MILLENIUM en la Región.

Consolidar los archivos de asistencia sectoriales.

Enviar mensualmente por correo electrónico el archivo de asistencia sectorial, al administrador central de asistencia.

Enrolar los registros de huellas digitales en los Relojes Biométricos

Administrar la aplicación SYNCOMM a Nivel Regional. Administrador/a Sectorial de Asistencia (Jefe/a de Sector): Operar la aplicación MILLENIUM en la oficina sectorial. Generar el archivo de asistencia sectorial (solamente de oficinas que no dispongan de

reloj biométrico). Enviar mensualmente por correo electrónico el archivo de asistencia sectorial, al

administrador central de asistencia. Jefe/a Subdepartamento de Informática Velar por la adecuada mantención y funcionamiento de los servidores que soportan el

sistema nacional de control biométrico. Mantener el funcionamiento de la conexión que enlaza los relojes biométricos con la

aplicación correspondiente. Mantener funcionando los software que se utilizan del sistema nacional de control

biométrico. Respaldar periodicamente las bases de datos que utilizan los software del sistema

nacional de control biométrico. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia SAG, operará con dos aplicaciones que trabajan de forma paralela, complementándose para realizar los registros de asistencia a Nivel Nacional, estas son SYNCOMM y MILLENIUM, para efectos de la mecionada complementación de estas aplicaciones, el Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia SAG, operará de manera descentralizada con las aplicaciónes SYNCOMM y MILLENIUM, focalizando las acciones a ejecutar en los/as Administradores/a Regionales de Asistencia, Administradores/es Sectoriales de Asistencia y Administrador/a Central de Asistencia, según corresponda a la ubicación geográfica del personal. De igual forma el sistema funcionará con dos modalidades de registro de asistencia, estas son: Primera modalidad: A través de esta modalidad el funcionario/a puede registrar su

asistencia a través de su huella digital en el reloj biométrico, la cual será enviada y registrada en tiempo real en las aplicaciones que componen el sistema.

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Segunda modalidad: (operará solamente para las oficinas sectoriales que no disponen de reloj biométrico): En esta modalidad existe tres medios por los cuales el funcionario/a puede registrar su asistencia según los medios que disponga la oficina sectorial, estos son:

Reloj análogo. Tarjetas papel. Libros de asistencia.

Una vez realizado el registro de asistencia el ASA, traspasará diariamente los datos a un archivo Excel predeterminado (AAS), el que deberá ser enviado mensualmente al ARA, quien realizará la consolidación de los AAS, para de forma posterior enviar el AASC al ACA para su carga en el sistema. Una vez realizada la carga en el sistema del AASC, los registros cargados podrán ser operados desde la aplicación MILLENIUM. A continuación se detallarán los procesos asociadas a ambas modalidades de registro de asistencia. 6.1 PRIMERA MODALIDAD INGRESO DE LA PERSONA Cuando se produce el ingreso al Servicio de un/a Funcionario/a (FUN) o un/a Prestador/a de Servicios en Calidad de Honorarios a Suma Alzada (PSHSA), el ACA o el ARA deberá realizar su ingreso a la base de datos que dispone la aplicación SYNCOMM, ingresando en esa aplicación los datos requeridos. En el nivel central del Servicio la persona que esté a cargo de realizar las contrataciones o nombramientos y la persona que esté a cargo de realizar los contratos de prestadores de servicios a honorarios a suma alzada, deberán informar al ACA mediante correo electronico cuando se produzca un ingreso o desvinculación de alguno de los funcionarios o prestadores de servicios del nivel central, el correo deberá contener los siguientes datos:

Nombre de la Persona. R.U.T. Calidad Jurídica. Sede. Dependiendo si es ingreso o desvinculación, debera informar la fecha de ingreso o

la fecha de cese de funciones. De no existir esta información por parte de la persona que esté a cargo de realizar las contrataciones y nombramientos o la persona que este a cargo de realizar los contratos de prestadores de servicios a honorarios a suma alzada del nivel central, no se podrá realizar ningún registro de ingreso ni de cese en las aplicaciones SYNCOMM y MILLENIUM.

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Una vez recepcionados los datos el ACA o el ARA deberán: 1. Crear a la persona en la base de datos de la aplicación SYNCOMM. Para esto deberán ingresar a la aplicación SYNCOMM, seleccionar la opción “EDIT PROGRAM” EMPLOYES y posicionarse sobre la base de “FUNCIONARIOS” o “PRESTADORES DE SERVICIOS HSA”, según corresponda (Imágenes N°1 y N°2) Imagen N°1

Edit Program

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Imagen N°2

Posteriormente se deberá seleccionar la base de datos asociada a la calidad jurídica de la persona que va a ingresar al Servicio (Imagen N°3), se encontraran 2 opciones:

FUNCIONARIOS: Base de datos para funcionarios/as de de calidad jurídica de “Planta” y de “Contrata”

PS HSA: Base de datos para Prestadores/as de Servicios a Honorarios a Suma

Alzada.

Employees

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Imagen N°3

Una vez seleccionada la base de datos correspondiente a la calidad juridica de la persona, se tendra que crear la persona, selecionando la opción “New” en la parte inferior de la aplicación y de forma posterior llenar las columnas “Badge N°” (N° de cédula de identidad sin puntos ni digito verificador), “Name” (Apellido Paterno Apellido Materno Primera letra del nombre) y “PIN” (codigos: 001 para funcionarios/as y 002 para prestadores/as de servicios a honorarios a suma alzada) (Imagen N°4).

Bases de Datos

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Imagen N°4

Badge N°

Name PIN

New

Activities (Paso 2)

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2. Enviar la base de datos funcionarios/as de la aplicación Syncomm a el/los reloj/es biométrico/s correspondiente/s a la dependencia de los/as funcionario/as de la base de datos (aunque sea solo una persona que se tenga ingresar, se requiere enviar una base de datos completa). Esto se realiza seleccionando la opción “Activities” (extremo superior izquierdo de la aplicación, Imagen N°4). Posteriormente luego de haber seleccionado la opción “Activities” se deberán seleccionar el/los relojes/es biometrico/s a el/los cual/es se enviara/n la base de datos (se realizará con el simbolo ). Una vez seleccionados el/los reloj/es biometrico/s a los cuales se enviará la base de datos, se deberá seleccionar la opción “Envíar Empleados” (Imagen N°5). Imagen N°5

Selección de Relojes

Envíar Empleados

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3. Una vez que se haya enviado la base de datos al reloj biométrico, se deberá proceder al enrolamiento del registro de huella dactilar de la persona en el reloj bíometrico dispuesto para estos fines, siguiendo la siguiente pauta:

Toma de huellas. Para que la unidad de control comience a funcionar se debe de almacenar las huellas dactilares del personal, este dato tiene la característica de unicidad: la existencia de dos personas con una característica idéntica tiene una probabilidad muy pequeña. Se debe ingresar cada una de las huellas del personal, durante este crucial proceso el/la ACA, ARA o ASA, el, recibe el nombre de supervisor y deberá, mediante un procedimiento especial, indicarle al dispositivo biométrico que debe “reconocer” y “almacenar” la huella de cada una de las personas en su memoria interna. Para esto se debe seguir los siguientes pasos (Imagen N°6):

1. Presionar tecla F6, para entrar al modo supervisor.

2. Ingresar mediante el teclado numérico el código especial definido para el supervisor.

3. Confirmar con la tecla enter (indicada por simbolo ).

4. Si el código de supervisor es aceptado, el reloj mostrara en pantalla el respectivo mensaje de aceptación. A continuación debera ingresar mediante el teclado, el N° de Tarjeta de la persona (número de cedula nacional de identidad sin puntos ni digito verificador).

5. Confirmar el código de funcionario presionando tecla enter.

6. Esperar a que se muestre en pantalla el mensaje “FINGER SCAN” y se encienda la luz roja en el lector de huella dactilar, a continuación ubicar el dedo índice de la mano derecha sobre el dispositivo lector y mantener la misma posición hasta que se confirme el correcto registro de la “huella”, posteriormente cuando aparezca nuevamente la luz roja en el lector, realice la misma acción con el dedo indice de la mano izquierda.

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7. El sistema detectara de manera automática la “calidad” de la huella por almacenar, asignando un valor en porcentaje, el cual debe ser mayor a 70% para ser considerado como “aceptable”, con valores menores si bien se permitirá el enrolamiento, al momento de la marcación se vera muy dificultoso el proceso, por lo tanto cada vez que el porcentaje sea inferior a 70%, se deberá repetir el proceso hasta alcanzar valores “normales” suficientes para reconocer el registro de la huella sin inconvenientes, en caso de que no se logre, se debera intentar realizar el proceso probando con las huellas de los otros dedos de la mano. Imagen N°6

Una vez realizado el correspondiente enrolamiento del registro de huella dactilar, respaldar de la huella digital de la persona en la aplicación SYNCOMM.

F6

Teclado Númerico

ENTER

Lector de

Huella Digital

Pantalla

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4. Respaldar y copiar la huella digital de la persona en el reloj/es correspondiente/s. Para realizar esto el ACA, deberá dirigirse a la alternativa “Activities” y seleccionar la opción “Resp. Huella” (Imagen N°7) Imagen N°7

Posteriormente debera dirigirse a la opción “Select Employees” y digitar el número de tarjeta de la persona a la que se le respaldará la huella dactilar una vez que aparezca el nombre de la persona en pantalla, seleccionar la opción “Select Employes” e indicar la base de datos donde se encuentra la persona y buscarla en el buscador por N° de tarjeta, una vez encontrada la persona, posicionarse sobre ella y seleccionar el simbolo >, posteriormente cuando pase el nombre de la persona a la pantalla individual que se encuentra a un costado, seleccionar la opción “OK” (Imagen N°8).

Activities Resp. Huella

Enviar Huella

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Imagen N°8

Una vez realizado el respaldo de la huella dactilar, se deberá enviar el registro dactilar asociado a la tarjeta de la persona al/los reloj/es biometricos correspondientes, esto se realiza en la alternativa “Activities” y seleccionando la opción “Enviar Huella” (Imagen N°7). Posteriormente debera dirigirse a la opción “Select Employees” y digitar el número de tarjeta de la persona a la que se le respaldará la huella dactilar una vez que aparezca el nombre de la persona en pantalla, seleccionar la opción “Select Employes” e indicar la base de datos donde se encuentra la persona y buscarla en el buscador por N° de tarjeta, una vez encontrada la persona, posicionarse sobre ella y seleccionar el simbolo >, posteriormente cuando pase el nombre de la persona a la pantalla individual que se encuentra a un costado, seleccionar la opción “OK” (Imagen N°8).

Select

Employees

Bases de Datos

Buscador de Tarjeta

Simbolo >

Persona

Seleccionada

OK

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Una vez realizadas estas acciones debera chequear, en el tablero de mando, que la operación fue realizada con éxito, lo que significa que la persona puede iniciar desde ese minuto el trámite de registro de asistencia biométrica. Paralelamente al término del proceso de enrolamiento se deberá crear a la persona en la aplicación MILLENIUM, para que se pueda realizar su registro diario de asistencia y emitir los reportes asociados. Para esto debera ingresar a la aplicación MILLENIUM utilizando su clave de acceso y dirigiendose a la alternativa “Personas”, seleccionando la opción “Nuevo” (Imagen N°9). Imagen N°9

Buscador

de Tarjeta

Buscador de Tarjeta

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Luego de realizar esta acción, se deberá asignar en la opción “Datos Personales” obligatoriamente los siguientes datos de la persona:

Nombre

Apellidos

Sexo

Identificador: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni guion del digito verificador. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231K

DNI: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231-K

Tarjeta: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni digito verificador. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231

Como se indica en la imagen N° 10 Imagen N°10

En la alternativa la aplicación permite asignar otros datos (Dirección, Telefono, E-Mail, Fecha de Nacimiento, Etc.), los cuales podrán ser asignados de forma opcional por el usuario.

Tarjeta DNI Apellidos Nombre

Datos

Personales

Identificador

Sexo

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Cuando se haya realizado el registro exitoso de estos datos, guardar los cambios efectuados con el simbolo azul de “Guardar” ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla y pasar a la siguiente alternativa “Datos Laborales”, en ella se debera asignar la fecha de ingreso de la persona en la columna “Inicio” y en la columna de “Observaciones” la calidad de FUN o PSHSA, una vez asignados estos datos se deberan guardar los cambios efectuados y pasar a la alternativa siguiente de “Elementos Organizativos” donde se deberá dejar el registro de la sede en que desempeña funciones la persona, para esto se debe asignar la fecha de ingreso a la sede en la columna inicio y de forma posterior seleccionar en la columna de “Elem. Organigrama” la sede asignada a la persona, la cual estará disponible en una lista desplegable (Imagen N°11). Imagen N° 11

Una vez realizadas estas acciones se deberá guardar el registro y podrá avanzar a la alternativa analisis diario, donde se llevará el registro del día, horario de entrada y horario de salida de la persona, este registro se carga automáticamente a través de sistema, por lo tanto no se deben ingresar datos.

Elem. Organigrama Inicio

Datos Laborales Elementos Organizativos

Lista Desplegable

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Finalmente se deberá seleccionar la alternativa “Agenda”, donde se deberán asignar a la persona los calendarios del periodo correspondiente (Horarios y Festivos), esto se realizará utilizando el siguiente esquema de ejemplo:

Inicio Fin Tipo Anotaciones

Fecha inicio del horario

Fecha de termino del

horario

Calendario Horario asignado a la Sede

Fecha de inicio del año

Fecha de termino del año

Calendario Festivos Año en curso

(Imagen N°12). Imagen N°12

Una vez realizadas estas acciones se deberá guardar el registro, finalizando la operación con la X ubicada en el extremo superior derecho de la pantalla. BAJA DE LA PERSONA

Inicio Fin Tipo Anotaciones

Calendarios Asignados (Horarios y Festivos)

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Cuando la persona finalice su vinculo contractual con el Servicio se deberá eliminar a la persona de la base de datos de la aplicación SYNCOMM y paralelamente deberá cerrar el periodo de datos laborales de la persona en la aplicación MILLENIUM. 6.2 SEGUNDA MODALIDAD (OPERARÁ SOLAMENTE PARA LAS OFICINAS SECTORIALES QUE NO DISPONEN DE RELOJ BIOMÉTRICO): INGRESO DE LA PERSONA En esta modalidad el ARA deberá crear a la persona en la aplicación MILLENIUM siguiendo los pasos señalados anteriormente. Las personas deberán registrar su asistencia obligatoriamente en los medios que disponga la oficina sectorial, estos son:

Reloj análogo. Tarjetas papel. Libros de asistencia.

Una vez realizado el registro de asistencia el ASA, traspasará diariamente los datos a un archivo Excel predeterminado (AAS), el que deberá ser enviado mensualmente al ARA, quien realizará la consolidación de los AAS, para de forma posterior enviar el AASC al ACA para su carga en el sistema. Una vez realizada la carga en el sistema del AASC, los registros cargados podrán ser operados desde la aplicación MILLENIUM. BAJA DE LA PERSONA El ARA deberá cerrar el periodo de datos laborales de la persona en la aplicación MILLENIUM, utilizando el mismo procedimiento ya explicado.

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