Instrucciones a interventores y supervisores de obra ultimo trimestre

Bogotá D.C. 2013

ÁREA DE CONTRATACIÓNCONTRACTUAL Y SEGUIMIENTO

“ASPECTOS A TENER EN CUENTA SUPERVISIÓN CONTRATOS DE INTERVENTORÍA, OBRA, ADECUACIÓN Y/O DOTACIÓN”

CONTENIDO

1. OBLIGACIONES CONTRATISTA DE OBRA,

DOTACIÓN Y/O ADECUACIÓN

2. OBLIGACIONES INTERVENTORÍA.

3. ERRORES FRECUENTES EN LA

SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO

CONTRACTUAL

4. FORMAS DE PAGO Y TRAMITE DE CUENTAS

5. INCUMPLIMIENTOS

OBLIGACIONES CONTRATISTAS DE OBRAOBLIGACIONES CONTRATISTAS DE OBRA

OBLIGACIONES INTERVENTORÍAOBLIGACIONES INTERVENTORÍA

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUALSEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

NO DILIGENCIAR EL FORMATO ESTABLECIDO DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL CONTRATO.

NO DILIGENCIAR LOS FORMATOS EN FORMA LÓGICA.

NO INCLUIR LAS ESPECIFICACIONES CORRESPONDIENTES A CADA PROCESO.

REALIZAR COPIA DE OTROS FORMATOS ESTABLECIDOS SIN ANÁLISIS PREVIO.

Para recordar…..


FALENCIAS EN EL SEGUIMIENTO CONTRACTUAL


FORMAS DE PAGO Y TRAMITE DE CUENTAS


LA POLICÍA NACIONAL – DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CANCELARÁ EL VALOR DEL CONTRATO EN MONEDA LEGAL COLOMBIANA DE LA SIGUIENTE FORMA:

•PRIMERA ACTA PARCIAL: CORRESPONDIENTE AL 15% DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA, SE CANCELARÁ UNA VEZ LA INTERVENTORÍA HAYA PRESENTADO EL INFORME DE INGENIERÍA DE DETALLE REVISADO POR EL SUPERVISOR DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA, EL CUAL DEBERÁ PRESENTARSE DENTRO DE LOS PRIMEROS DÍAS CORRESPONDIENTES AL DIEZ (10%) POR CIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA.

EJEMPLO:



Para recordar…..

TRAMITE DE CUENTAS Y PAGOTRAMITE DE CUENTAS Y PAGO

DOCUMENTOS SOPORTE

Para evitar traumatismos y pérdida innecesaria de tiempo efectuando devoluciones de las cuentas, debido a que no cumplen los requisitos exigidos para su pago, se deben tramitar con todos los documentos correspondientes, así:

•Recibo a satisfacción en original .•Factura original•Certificación aportes parafiscales actualizada al momento de recibir el derecho a turno•Entrada de bienes y servicios en el Sistema SAP•Recibo de pago del FIC, balance de obra, actas parciales de obra, imprevistos.•Y los demás que se pidan en la clausula de pago del contrato

Para evitar traumatismos y pérdida innecesaria de tiempo efectuando devoluciones de las cuentas, debido a que no cumplen los requisitos exigidos para su pago, se deben tramitar con todos los documentos correspondientes, así:

•Recibo a satisfacción en original .•Factura original•Certificación aportes parafiscales actualizada al momento de recibir el derecho a turno•Entrada de bienes y servicios en el Sistema SAP•Recibo de pago del FIC, balance de obra, actas parciales de obra, imprevistos.•Y los demás que se pidan en la clausula de pago del contrato


PRINCIPALES ERRORES ENCONTRADOS EN LA REVISIÓN DE CUENTAS PARA EL PAGO

Diferencias entre el valor de la factura y el valor real que se debe tramitar para pago (centavos)Diferencias en el valor de la factura con el valor registrado en el recibido a satisfacción.En los recibidos a satisfacción no mencionan claramente lo que se esta recibiendo de acuerdo con las especificaciones establecidas en el contrato. La certificación de aportes parafiscales llega vencida al momento de radicar la cuenta en contratos.No se anexan los documentos establecidos en la clausula “forma de pago” del contratoSe reciben facturas con fecha 2013 y el elemento fue recibido en el 2012

Diferencias entre el valor de la factura y el valor real que se debe tramitar para pago (centavos)Diferencias en el valor de la factura con el valor registrado en el recibido a satisfacción.En los recibidos a satisfacción no mencionan claramente lo que se esta recibiendo de acuerdo con las especificaciones establecidas en el contrato. La certificación de aportes parafiscales llega vencida al momento de radicar la cuenta en contratos.No se anexan los documentos establecidos en la clausula “forma de pago” del contratoSe reciben facturas con fecha 2013 y el elemento fue recibido en el 2012


PRINCIPALES ERRORES ENCONTRADOS EN LA REVISIÓN DE CUENTAS PARA EL PAGO

Diferencias entre el contrato principal y sus adiciones en el acta de recibido a satisfacción. Para los contratos de obra el recibo de pago del FIC, balance de obra, actas parciales de obra. En el caso de presentarse mayores y menores cantidades deben estar autorizadas por la Dirección Administrativa y Financiera, evidenciándose en el acta parcial de obra, la firma de la señora Directora, el interventor de obra y/o el supervisor.Ley 734 de 2012 art. 8.1.18 (para pago de los anticipos)Imprevistos deben ser avalados por la Oficina Jurídica. El acta parcial de obra debe estar firmado por el representante legal de obra y de Interventoría si la hay, en caso de no venir firmado por el titular debe tener poder y ser anexado.

Diferencias entre el contrato principal y sus adiciones en el acta de recibido a satisfacción. Para los contratos de obra el recibo de pago del FIC, balance de obra, actas parciales de obra. En el caso de presentarse mayores y menores cantidades deben estar autorizadas por la Dirección Administrativa y Financiera, evidenciándose en el acta parcial de obra, la firma de la señora Directora, el interventor de obra y/o el supervisor.Ley 734 de 2012 art. 8.1.18 (para pago de los anticipos)Imprevistos deben ser avalados por la Oficina Jurídica. El acta parcial de obra debe estar firmado por el representante legal de obra y de Interventoría si la hay, en caso de no venir firmado por el titular debe tener poder y ser anexado.


MORA EN EL TRÁMITE DE INGRESO AL ALMACÉN Y SILOG POR PARTE DE LOS ALMACENISTAS, LO QUE OCASIONA EXTEMPORANEIDAD EN ALGUNOS DOCUMENTOS (PARAFISCALES, FACTURAS).CONTRATO.

ENTREGA DE RECIBO A SATISFACCIÓN EN COPIA.

ENTREGA DEL ACOPIO DOCUMENTAL SIN EL RECIBO A SATISFACCIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.

INCUMPLIMIENTOSINCUMPLIMIENTOS

GRACIAS

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