INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE...

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN SANTO TOMÁS

SEMINARIO

TÉCNICAS MODERNAS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

“BENCHMARKING DE PROCEDIMIENTOS A LA EMPRESA SIEMENS”

TRABAJO FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO

P R E S E N T A:

JESSICA GABRIELA RIOS SARABIA

CONDUCTORA: DRA. CONCEPCIÓN HERRERA ALCÁZAR

México, D.F. Junio, 2010

DEDICATORIAS

A mis padres

Agradezco su apoyo, paciencia, cariño, tiempo y demás cosas que me han brindado, no

soy una hija fácil y les he causado problemas a lo largo de mi vida por lo que se que

educarme ha costado mucha dedicación pero he llegado hasta aquí he terminado mis

estudios y me he desarrollado como persona por sus conocimientos, consejos y valores

por lo que en resumidas palabras gracias a ustedes yo soy lo que soy.

A mis hermanos

Por caminar y crecer a mi lado en mi vida, por el apoyo que he tenido, gracias hermanos

por hacerme pasar alegrías, risas, corajes y enojos que me hacen ver que no estoy sola.

A Maury

Por ser la cosita más hermosa en mi vida, por llenarme de alegría día con día, aunque

solo han sido menos de tres años de tenerte bebe me has hecho ser feliz

completamente.

A mi tía Tere

Gracias porque usted ha sido como mi segunda mama, siempre ha estado ahí

apoyándome, escuchándome y confiando en mí como nadie más.

Sus palabras y comprensión me han hecho ver mis errores, ha sido parte importante de

mi crecimiento, gracias tía por estar a mi lado en todo momento.

A mi Celita

Por ser la mejor Celingilongos del mundo, gracias por cuidarme y estar al pendiente de

mi. Siempre estas a mi lado Celita.

A mis tíos (as)

Gracias tíos por estar conmigo en cada paso que doy, hacerme ver lo que es una familia,

un apoyo, a nunca estar sola, me han llenado de cariño en toda mi vida, todos ustedes

fueron, son y serán parte de mí.

A mis primos (as)

Primochos gracias a ustedes por mostrarme lo que es ser persona, lo que es vivir con

valores, lo que es tener metas, lo que es luchar por lo que se quiere, ustedes han sido

ejemplo para mí de que es posible conseguir de manera honesta lo que se desea con

esmero y paciencia.

A mi amiga Aylin

Gracias nena por ser mi mano derecha en incontables ocasiones, por escucharme,

aconsejarme caminar a mi lado en la buenas y malas Gracias por todos estos años de

apoyo y cariño que me brindas si nada a cambio, tu amistad es importante en mi vida.

A Julio

Gracias por enseñarme a madurar, por tu paciencia hacia mi persona, por el amor que me

has dado y demostrado en incontables ocasiones, por hacerme sentir apoyada, gracias

por hacerme ver mis errores ya que me han ayudado a crecer aunque me aferre a no

querer hacerlo. Tu honestidad y sinceridad en la vida me hacen querer un compromiso

conmigo misma para ser una mejor persona.

A mis amigos

Gracias a aquellas personas que me apoyaron y me siguen apoyando hasta el día de hoy,

por acompañarme y aconsejarme en momentos en los cuales no sabía hacia dónde

dirigirme.

AGRADECIMIENTOS

Gracias a mi escuela por brindarme la oportunidad de desarrollarme como persona y

adquirir conocimientos para poder enfrentar los retos en la vida.

Gracias a la ESCA que me dio la llave para abrir puertas.

Gracias también a aquellos profesores pacientes y preocupados por mi aprendizaje, ellos

me dieron herramientas para laborar en un mundo tan competitivo y cambiante.

Por último gracias a mi profesora Concepción Herrara Alcázar por brindarme la asesoría y

consejos para realizar esta tesina y así poder alcanzar una de mis metas personales.

i

INDICE

INTRODUCCION 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS 2

JUSTIFICACION 3

PREGUNTAS DE INVESTIGACION 4

CAPITULO I. MARCO TEORICO

DEFINICION Y CONCEPTUALIZACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 4

TIPOLOGIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 8

QUE SON LOS MANUALES DE OPERACIÓN 13

EJEMPLOS DE MANUALES PARA OTORGAR VIATICOS EN

UNA EMPRESA 14

CAPITULO II. DESARROLLO DEL PROBLEMA

FILOSOFIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA 23

ii

EVOLUCION DEL PROBLEMA 31

CORRIENTE ADMINISTRATIVA PARA PROPONER UNA SOLUCION AL

PROBLEMA 32

CAPITULO III. PROPUESTA DE SOLUCION

BREVE BOSQUEJO DE BENCHMARKING 32

INSTRUMENTACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CON EL TEMA DE VIATICOS 35

PROPUESTA DE SOLUCION 35

REFLEXIONES 55

RECOMENDACIONES 56

GLOSARIO 57

BIBLIOGRAFIA 58

1

INTRODUCCION

Hoy en día la manutención de vivienda y alimentos es difícil de sostener y cuando se viaja

por de trabajo es necesario recurrir de un apoyo por parte de la compañía para poder

sostenerte día a día, dentro de la empresa donde trabajo existen varias Áreas en las que

se requiere de constantes viajes dentro de la republica y al extranjero a veces por tiempos

prolongados y en aislamiento total por lo que es necesario solicitar un anticipo de viáticos

y ayuda para traslado.

Sin embargo algunas empresas por ahorrarse costos o poder cumplir con los lineamientos

fiscales no piensan en las condiciones de las políticas que perjudican a los trabajadores

que se encuentran lejos de su hogar y solo buscan la manera de reducir gastos.

Por lo tanto en el presente trabajo se toma en cuenta todas las opciones que se pueden

tener para la mejora de cuotas y políticas que apoyen económicamente a los trabajadores

tomando en cuenta los problemas y conflictos que pudiesen tener en el transcurso del

viaje.

En el capitulo uno comenzare con los tipos de manuales existentes y la definición de cada

unos de ellos, se mostrara definiciones de diferentes autores, así como ejemplos de

manuales de viáticos de otras compañías para poder aplicar alguna corriente

administrativa.

En el segundo capítulo nos enfocaremos mas a la historia de la empresa, Misión, Visión y

valores, así como organigramas generales de la empresa se hará mención de las

personas encargadas del tema de viáticos en la empresa.

Finalmente en el tercer capítulo aplicaremos la corriente administrativa del Benchmarking

en donde tomaremos de ejemplo un manual de procedimientos de la empresa Power

control para mejorar el actual, por lo presentaremos la propuesta de manual en donde se

muestran opciones accesibles para los empleados, por ejemplo: se prolonga los días de

plazo para la entrega de liquidaciones, la opción de bono de alimentas para aquellos

lugares en donde no se cuente con acceso fácil a establecimientos con facturas.

Estas opciones serán entre otras de apoyo para la realización de sus labores

2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En Siemens no existe un manual de procedimientos que se aplique en la planeación de

los viáticos del personal.

OBJETIVO GENERAL

Proponer un manual de procedimientos que cambie la planeación de las políticas de

viáticos para que estas sean ágiles y eficientes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.- Implementar revisión de viáticos por lo menos dos veces al año

2.- Buscar opciones para reducir tiempos de entrega de liquidaciones evitando así

descuentos en nomina.

3

JUSTIFICACION

El tema de viáticos en la empresa es de suma importancia por que influye directamente

en el personal, consideramos que es un tema que se le resta importancia a pesar de ser

un tema constante.

Si se lograran identificar las deficiencias y omisiones dentro de las políticas y procesos en

este tema se lograrían ser mas agiles y eficientes tanto para el empleado como para el

departamento Recursos Humanos.

Con la elaboración del manual de procedimientos se lograra que la planeación de las

políticas sea continua y detallada por lo que se mantendrán actualizadas, se obtendrán

soluciones prácticas para evitar descuento en nomina al empleado y la adecuada

implementación del manual ayudara al personal a poder trabajar sin que los

procedimientos suenen mas a obstáculos que ayuda para manutención.

Finalmente, se justifica el presente trabajo ya que con este manual se coordinara al

departamento de Recursos Humanos y este se verá obligado a revisar las políticas dos

veces al año, analizara las cuotas, tiempos de entrega de liquidaciones y dará

oportunidad de actualizar convenios.

4

PREGUNTAS DE INVESTIGACION

¿Qué personas estarán involucradas en la planeación de las políticas?

¿Qué beneficios se esperan obtener con la elaboración de este manual?

¿Qué personas se lograra beneficiar con la correcta aplicación del manual?

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las políticas?

MARCO TEÓRICO

1.1.- Definición y conceptualización de los manuales administrativos.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades

que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de

dos ò más de ella

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda

auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la

evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes

de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. “…1/

5

Definiciones de diferentes autores

Son instrumentos de comunicación de todo organismo moderno racionalmente

administrativo. Su principal objetivo es instruir al personal en las funciones, relaciones,

procedimientos, políticas, normas, para información de carácter administrativo, establecen

las bases de la estructura procedimental, aspectos técnicos los cuales se deben de

reservar para lograr una mayor eficiencia. “…2/

Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades

de comunicación especializadas, es un conjunto de documentos que partiendo de los

objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y

cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado,

indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de

todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha

de realizarlas.

________________________________________

1/ www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm 2/ Gustavo Godinez .- Sistemas de control interno e informacion financiera.- Editorial Jit Pree.- Mexico 2005.- Pag.109

6

El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para

orientar los esfuerzos humanos, es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar,

supervisar y vitalizar o estimular.

Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la

empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de

estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los

reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa

y autorizada.

Según lo investigado para Agustín Reyes Ponce un manual es empírico, variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de

manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para

un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo

humano en la empresa.

Así mismo Graham Kellog nos dice que un manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de

oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades

específicas. El considera como un procedimiento por escrito significa establecer

debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. “…3/

Los manuales Administrativos según la definición de Haroldo Herrera son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con

el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los

criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los

objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos

y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

_________________________________________

3/ Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial Interamericana, México.1983

7

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información

ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,

políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para

lograr una eficiente administración.

Para Giovanny E. Gómez el manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,

sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e

información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas

operaciones o actividades que se realizan en una organización. “…4/

_________________________________________

4/ www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm

8

1.2.- Tipología de los manuales administrativos

Existen diversas clasificaciones de los manuales, pueden resumirse de la siguiente

manera:

Por su alcance

� Generales o de aplicación universal.

� Departamentales o de aplicación especifica.

� De puestos o aplicación individual.

Por su contenido

� De historia de la empresa o institución.

� De organización.

� De políticas.

� De procedimientos.

� De contenido múltiple (manual de Técnicas)

Por su función específica o área de actividad.

� De personal.

� De ventas.

9

� De producción o ingeniería.

� De finanzas.

� Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas.

� Otras funciones.

Manuales de historia de la empresa

Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos

patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a la

historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y posición

actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que

apoya a la empresa con la que está asociado. Probablemente contribuye a una mejor

comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma

parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a

sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se incluye como

parte de la presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de

personal.

Manuales de organización

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y

la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los

grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la

empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo,

cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.

Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa donde

se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora

10

ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de

las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.

Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la

función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

Manuales de política

Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que

estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó

10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellog, los manuales muchas veces

incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una

política.

Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber

manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno

sobre políticas generales.

Manuales de procedimientos

Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de prácticas,

de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de

trabajo.

El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las

actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades

administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

Además se cataloga como el libro de los “cómos”. “Como resolver una reclamación de un

cliente”.

11

Manuales de contenido múltiple

Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos

mencionados no resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina

parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.

Manuales de técnicas

Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una

actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano

responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado

en esa actividad.

Manuales de puestos

También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los

procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no

solo contiene la descripción de las labores sino que explica como deben ejecutarse, es un

manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de

contenido múltiple.

Manuales de personal

También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual

de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre

administración de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios:

� Para el personal en general.

� Para los supervisores.

12

� Para el personal de departamento o unidad de personal

Manuales de producción o ingeniería

Estos se utilizan para coordinar el control de la producción, fabricación, inspección y

personal de ingeniería.

Manuales de finanzas

Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones

numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes

de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la

administración.

Manuales generales

Es usual que un manual no trate solo en un área de actividad exclusivamente, sino que

aborde dos o más características específicas. Puede darse el caso de que una empresa

tenga un solo manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los

diferentes tipos de manuales.

Manuales de otras funciones

Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate

(correspondencia, intendencia, conserjería.)

13

1.3.- ¿Que son los manuales de operación?

Se establece como la normativa que contiene y regula las operaciones de la entidad,

convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la

forma como se ejecuta o desarrolla la función administrativa de la entidad, además orienta

y concentra los esfuerzos y la asignación de recursos, en procura del cumplimiento de sus

objetivos institucionales y sociales.

Los manuales de operación consolidan los criterios y lineamientos determinados en los

planes y programas con los procesos, su interacción, su diseño, los riesgos, los controles

y los indicadores. “…5/

Estructuran mediante la determinación de un sistema de codificación y la descripción de

los aspectos.

La responsabilidad por la aprobación, socialización y verificación del manual de operación

recae en el nivel directivo. Para el efecto, cuenta a su vez, con el apoyo y compromiso de

cada uno de los servidores, quienes retoman las directrices trazadas y actualizan su

contenido. Los responsables por cada uno de los procesos tienen la obligación de

validarlo, actualizarlo y verificar su coherencia y aplicación

_________________________________________

5/http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_2/B_control%20gestion/B_1_a

ctividades%20control/B_1_5_manual%20operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm

14

1.4.- Ejemplos de manuales para otorgar viáticos en una empresa

Manual de políticas y lineamientos Para la asignación de viáticos y pasajes en la

Comisión Nacional Forestal “…6/

ÍNDICE

Capítulo I Generales. 3

Capítulo II Pasajes. 4

Capítulo III Viáticos. 4

Capítulo IV Comprobación. 5

Capítulo V Autorización. 6

Capítulo VI Procedimiento para la obtención de viáticos y pasajes. 7

Capítulo VII Responsabilidades, vigilancia e interpretación. 8

_________________________________________

6/ Manual de procedimientos conafor

http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_2/B_control

gestion/B_1_actividades control/B_1_5_manual operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm

15

Anexos

A1 Niveles de personal y tarifas de viáticos nacionales e internacionales.

A2 Diagrama del proceso de pasajes, viáticos y comprobación.

A3 Formato de Solicitud de viáticos y pasajes

A4 Formato de Comprobación y cambio de itinerario de viáticos y

Pasajes

A5 Certificado de Tránsito

Manuel Agustín Reed Segovia, Director General de la Comisión Nacional Forestal, con fundamento en el Articulo 21 de la Ley General de Desarrollo Forestal Sustentable.

El Oficio Circular No. SSFP/USPRHAPF/412/002/2005 emitido por el Titular de la Unidad

de Política y Control Presupuestario y el Titular de la Unidad de Servicio Profesional y

Recursos Humanos de la Administración Pública Federal el 28 de Enero de 2005, ha

tenido a bien expedir el siguiente:

_________________________________________

Manual de procedimientos conafor



16

MANUAL DE POLITICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA ASIGNACION DE VIATICOS Y

PASAJES EN LA COMISION NACIONAL FORESTAL.

Capítulo III. Viáticos.

Artículo 9. El comisionado tiene derecho a recibir viáticos de acuerdo con la tarifa

autorizada en la zona donde pernocte, según lo establecido en el Anexo 1 “Niveles de

personal y Tarifas de viáticos nacionales e internacionales”.

Artículo 10. La distribución de la tarifa autorizada en comisiones nacionales e

internacionales se aplicará como máximo el 50% para alimentación. Asimismo, en

comisiones nacionales se autoriza un máximo de $50 pesos de teléfono y $50 pesos de

Internet diarios.

Artículo 11. Se podrá utilizar hasta un 20% de la tarifa autorizada en gastos cuya

comprobación no reúna requisitos fiscales, siempre y cuando se presente una relación

detallada de los establecimientos donde se realizaron los gastos (fecha, concepto,

nombre del establecimiento y monto; en caso de transporte local incluir los destinos).

Artículo 12. Al comisionado que acompañe en una comisión a una persona de mando

superior al suyo, se le podrá autorizar la tarifa que le corresponde al mando superior.

Artículo 13. En el caso de comisiones que se lleven a cabo en zona rural y que no se

puedan obtener comprobantes, se otorgará un 50% de la tarifa autorizada de conformidad

a lo establecido en el Anexo 1 “Niveles de personal y Tarifas de viáticos nacionales e

internacionales”,

_________________________________________




17

Artículo 14. En las comisiones en las que la CONAFOR adquiera algún tipo de paquete se

le otorgarán viáticos al comisionado como se menciona en la siguiente tabla:

Comisiones Nacionales Comisiones Internacionales

CONAFOR Porcentaje de la tarifa Hospedaje 40%

Hospedaje y alimentación 20%

Hospedaje y transporte local 30%

Hospedaje, alimentación y transporte local 0%

Artículo 15. En caso que se de alguno de los supuestos del artículo 13 de este manual, el

comisionado será responsable de notificarlo en la “Solicitud de viáticos y pasajes”.

Artículo 16. En las comisiones sin pernocta, los comisionados tendrán un viático máximo

de $800.00 para los niveles de personal que superen esta cantidad.

Artículo 17. Para que el comisionado pueda recibir viáticos anticipados en una comisión

nacional no deberá tener adeudos de viáticos o pasajes anteriores.

Artículo 18. La solicitud de viáticos para una comisión internacional deberá presentarse

por lo menos 15 días hábiles antes de la fecha de inicio de la comisión. En los casos que

no se pueda cumplir con el plazo estipulado en este articulo, se deberá solicitar la

autorización del Coordinador

_________________________________________




18

General de Administración.

CONAFOR Porcentaje de la tarifa

Hospedaje 60%

Hospedaje y alimentación 20%

Hospedaje y transporte local 40%

Hospedaje, alimentación y transporte local 0%

Artículo 19. El pago de los viáticos se hará en moneda nacional. En caso de comisiones

internacionales se cubrirá de acuerdo al tipo de cambio del dólar americano, reportado por

el Banco de México el día en que la Gerencia de Recursos Financieros realice la

transferencia bancaria a la cuenta del comisionado.

Artículo 20. En el caso de que la comisión se realice en un periodo que comprenda fines

de semana, el área de Recursos Financieros deberá evaluar el menor costo comparando

el viático de los días correspondientes y el costo del pasaje redondo.

Capítulo III. Comprobación.

Artículo 22. En la comprobación de comisiones internacionales se tomará el tipo de

cambio del dólar americano, reportado por el Banco de México el día en que se realice la

comprobación.

_________________________________________




19

Artículo 23. En los casos de que la comisión sea en una zona rural y de que no le sea

posible obtener comprobantes con requisitos fiscales, su comprobación se realizará

mediante “Certificado de Tránsito”. El formato deberá contener cargo, domicilio, nombre,

firma y en su caso sello de las personas con las que estuvo realizando el trabajo y deberá

anexarse una relación detallada de los establecimientos donde se realizaron los viáticos

(fecha, concepto, nombre del establecimiento y monto, en caso de transporte local incluir

los destinos).

Artículo 24. Viáticos anticipados.

I. El comisionado presentará su comprobación dentro de los 10 días hábiles siguientes a

la fecha en que concluyó su comisión.

II. En caso de que el comisionado no lleve a cabo el gasto total de los viáticos anticipados,

deberá realizar el reembolso correspondiente dentro de un plazo de 10 días hábiles

siguientes a la fecha de término de su comisión, de lo contrario se le descontará vía

nómina.

III. En caso de que el comisionado tenga un saldo a favor, la Gerencia de Recursos

Financieros deberá depositarle el monto económico correspondiente en los 3 días hábiles

siguientes a la fecha de recepción de la comprobación.

Artículo 25. Viáticos devengados.

I. El comisionado deberá solicitar su reembolso dentro de un plazo de 30 días naturales a

partir de la fecha de término de su comisión. El pago de viáticos devengados no se

reembolsará de un ejercicio fiscal a otro.

II. La Gerencia de Recursos Financieros deberá depositarle el monto económico

Correspondiente a la comprobación en los 3 días hábiles siguientes a la fecha de

recepción de la comprobación. _________________________________________ Manual de procedimientos conafor



20

Capítulo IV. Autorización.

Artículo 26. Los servidores públicos que podrán autorizar comisiones nacionales son:

I. El Director General autorizará a los Titulares de las Unidades Administrativas y al Titular

del Órgano Interno de Control.

II. Los Titulares de las Unidades Administrativas y el Titular del Órgano Interno de Control

autorizarán a sus subordinados.

El servidor público facultado para autorizar las comisiones nacionales, podrá delegar

dicha responsabilidad por escrito a un servidor público de un rango inmediato inferior al de

éste.

Artículo 27. Los servidores públicos que podrán autorizar comisiones internacionales son

el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, el Jefe de la Unidad de

Cooperación y Financiamiento (opinión favorable) y el Director General.

Artículo 28. Los servidores públicos facultados para autorizar comisiones, deberán

sujetarse a lo siguiente:

I. No se podrán autorizar viáticos a los servidores públicos que estén de vacaciones o con

cualquier tipo de licencia, tampoco se podrán autorizar comisiones en calidad de cortesía,

ni como complemento de remuneración.

II. Las comisiones deberán estar relacionadas con las funciones que realiza el

comisionado y con los objetivos de la CONAFOR.

_________________________________________




21

III. El número de comisionados que sean enviados a la misma comisión deberán ser

máximo 2 personas. Caso contrario deberá justificarse por escrito que se hacen

necesarias más personas para cumplir con el objetivo de la comisión y además deberá de

contar con la autorización expresa del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente.

IV. El Titular de la Unidad Administrativa correspondiente deberá evaluar la posibilidad de

evitar la comisión cuando las actividades a desempeñar puedan ser apoyadas o

realizadas por un servidor público de las Gerencias regionales o estatales.

V. Con la finalidad de evitar las comisiones innecesarias se deberán utilizar al máximo las

alternativas de tecnología con las que cuenta la CONAFOR, tales como: red nacional de

voz y datos, Internet, fax, conferencia telefónica, etc.

Capítulo V. Procedimiento para la obtención de viáticos y pasajes.

Artículo 29. Solicitud y autorización.

I. El comisionado deberá realizar la solicitud de recursos a través del módulo de viáticos

del SIIF-GRP y enviarla a través del sistema a la Gerencia de Recursos Financieros;

asimismo deberá imprimirla, firmarla y obtener la firma del servidor público facultado para

autorizar la comisión.

II. Una vez autorizado el viático por el superior responsable, el comisionado deberá

entregar la solicitud firmada en la Gerencia de Recursos Financieros, quien revisará que

el comisionado no tenga adeudos de viáticos anteriores para poder autorizar la solicitud.

_________________________________________




22

III. Autorizado el viático anticipado, la Gerencia de Recursos Financieros alimentará el

módulo de viáticos SIIF-GRP incluyendo la hora y número de vuelo asignado; asimismo

depositará el viático correspondiente en la cuenta del comisionado un día antes de la

fecha de inicio de la comisión, notificando por correo electrónico del depósito.

IV. En caso de haber solicitado algún pasaje, el comisionado deberá recoger los boletos

de avión o autobús en la Gerencia de Recursos Financieros.

V. En caso de viajar en auto particular, deberá solicitar la gasolina y el peaje a la Gerencia

de Recursos Financieros.

Artículo 30. Comprobación.

I. Una vez que el comisionado termine la comisión, deberá llenar la comprobación en el

módulo del SIFF-GRP y enviarla a la Gerencia de Recursos Financieros.

III. El comisionado deberá firmar su comprobación, adherir sus facturas y/o comprobantes

en hojas tamaño carta firmando y foliando cada una de ellas y obtener la firma del

servidor público que autorizó la comisión para presentar los documentos originales en

Gerencia de Recursos Financieros.

IV. La Gerencia de Recursos Financieros verificará que la comprobación presentada en el

SIFF-GRP coincida con las facturas entregadas.

V. La Gerencia de Recursos Financieros realizará el depósito de los viáticos

Comprobados en la cuenta del comisionado notificando por correo electrónico al

beneficiario.

_________________________________________ Manual de procedimientos conafor



23

CAPÍTULO II. DESARROLLO DEL PROBLEMA

2.1.- Filosofía administrativa de la empresa

Siemens México

En 1894 Siemens inicio sus actividades en México con el proyecto para iluminar el Paseo

de la Reforma y llevando a cabo la construcción de la Central Termoeléctrica de

Nonoalco. Siemens en México está formado por 13 plantas productivas en el país y sus

filiales en Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Panamá y

República Dominicana, así como la subsidiaria OSRAM.

Con más de 9,000 colaboradores, Siemens contribuye al desarrollo de la infraestructura y

tecnología de México y Centroamérica además de colaborar con la industria privada

nacional, brindando respuestas a los grandes retos de la actualidad en los rubros de

Energía, Industria y Salud que comprenden los negocios de Generación, Transmisión y

Distribución de Energía, Sistemas de Transporte, Soluciones Médicas para Diagnóstico,

Servicios en Tecnología de Informática, Iluminación, Automatización y Control, Soluciones

y Servicios Industriales, Sistemas de Logística y Ensamble, Soluciones Integrales para

Edificios Inteligentes, Sistemas para Tratamiento y Purificación de Agua y Plantas Eólicas,

entre otros.

En 2009 Siemens recibe por cuarta ocasión el distintivo ESR (Empresa Socialmente

Responsable) otorgado por el CEMEFI a las empresas con las mejores prácticas

corporativas que benefician a sus colaboradores y sociedad en general.

24

Misión

Brindar las mejores soluciones a sus necesidades aumentando la satisfacción y

mejorando la calidad de vida de usted y las personas. “…7/

Visión

En Siemens obtenemos un mundo de talento comprobado que brinda innovaciones

avanzadas que ofrece a nuestros clientes una ventaja competitiva única que permite a las

sociedades manejar sus desafíos más vitales y que crea valor sostenible. “…7

Valores

@Responsabilidad

Nos comprometemos a acciones éticas y responsables

Nos comprometemos con una buena ciudadanía corporativa

Nos comprometemos y con la capacidad de alcanzar los mejores resultados

Cumplimos con la ley

Promovemos la salud y la seguridad

_________________________________________

7/http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_2/B_control

gestion/B_1_actividades control/B_1_5_manual operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm Manual de bienvenida

25

Respetamos la dignidad de todas las personas

Conducimos el negocio de manera honesta y transparente

Respetamos la propiedad

Nos empeñamos en la protección del medio ambiente

@Excelencia

Alcanzamos rendimiento y resultados excelentes

Adaptamos el cambio para garantizar que somos competitivos en el futuro

Interactuamos de manera eficiente

Nos fijamos los objetivos más altos y los alcanzamos

Siempre procuramos el mejoramiento y la calidad perfecta

Comprendemos profundamente las necesidades y los desafíos de nuestros clientes

Somos disciplinados y actuamos de manera rápida y decidida

Tenemos la voluntad de ir más allá

Somos apasionados

@ Innovación

Somos innovadores para crear valor sostenible que brindan a los clientes una ventaja

competitiva exclusiva.

Actuamos como emprendedores

Somos creativos y abiertos a nuevas ideas

Somos ingeniosos y visionarios

26

Siemens es una empresa pionera e innovadora del mundo en el sector de la

electrotécnica Fundada en el año de 1847, en Berlín, Alemania por Werner von Siemens.

En México las actividades iniciaron en 1894 con un grupo de colaboradores en un

despacho técnico y su objetivo primordial fue que los equipos Siemens fueran aceptados

en el mercado nacional. Al principio la venta fue de material eléctrico, cables, focos y

motores. Para la iluminación pública de la Ciudad de México, se construyó y se operó una

planta eléctrica en Nonoalco que llegó a iluminar Paseo de la Reforma, el Castillo y el

Parque de Chapultepec, así como la colonia Tacubaya. En el año de 1909 con las

negociaciones de importación de Berlín, Alemania, se trajeron a México automóviles de

gasolina "Protos". Esta empresa era filial del grupo Siemens. Sin poder evitarlo la

Revolución Mexicana y la Primera Guerra Mundial redujeron notablemente las actividades

durante algunos años; reiniciándose la productividad y expansión Siemens - México en

1921 cuando se fundo Siemens Mexicana S. A. con oficinas en Guadalajara, Monterrey,

Veracruz y sus representantes en San Luis Potosí, León, Tampico, Mazatlán y Morelia.

“…8/

Hoy en día nuestra empresa tiene cobertura en toda la República Mexicana y participa

con variados equipos, productos, sistemas y proyectos. Estos son algunos hechos

importantes en el transcurso de nuestra permanencia en el país:

_________________________________________

8/http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_2/B_control

gestion/B_1_actividades control/B_1_5_manual operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm www.Siemens.com

27

1894 1º de agosto - Fundación de la primera oficina de Representación de Siemens

en México. Instalación del alumbrado eléctrico en el Paseo de la Reforma.

1895 Inauguración de la Central Termoeléctrica de Nonoalco.

1903 Construcción de la Hidroeléctrica de Necaxa, la cual continúa en

funcionamiento aún en nuestros días.

1907 Participación en la Compañía de "Luz, Fuerza y Ferrocarriles de Pachuca".

1921 Cambio de la razón social a Siemens México, S. A.

1926 Siemens suministra a México los primeros aparatos electro médicos y de rayos

x.

1939

1956 Se suspenden las actividades durante la Segunda Guerra Mundial.

1987 Siemens instala en ciudad de México el primer Tomógrafo por Resonancia

Magnética de Latinoamérica para el Hospital Central Militar.

1991 Se inaugura la línea 1 del Tren Eléctrico Urbano de Monterrey.

1995 También bajo la dirección de Siemens, en un tiempo récord de sólo tres años,

se concluye la Central Hidroeléctrica de Huites

Fundación de la Fábrica de Sistemas Automotrices en Aguascalientes.

Incorporación de la Fábrica de Sistemas Automotrices en Ciudad Juárez.

1996 Incorporación de la Fábrica de Schrack en Cuernavaca, Morelos.

1997 Construcción de la nueva planta de Sistemas Automotrices AT en el estado de

Puebla.

28

1999 Instalación del primer tomógrafo por emisión de positrones (PET) para la

Facultad de Medicina de la UNAM.

2001 En el periódico El Universal instalamos el conmutador HICOM 300 más grande

de México, con más de 1,500 extensiones así como en el Hospital Médica Sur

donde suministramos un HICOM 300 también de 1,500 extensiones.

En TELMEX logramos suministrar más de un millón de aparatos telefónicos

analógicos mismos que entrega TELMEX a sus clientes con cada línea nueva

que instala. Seguimos modernizando y ampliando la red de radios de

microondas.

2002 Siemens Mobile introduce por primera vez en México los aparatos celulares de

tecnología GSM, modelo S40 y modelo M46, para la empresa telefónica celular

TELCEL.

Siemens Mobile instala una red de microondas de alta capacidad en Baja

California Sur para su cliente Teléfonos de México.

Siemens Networks instala una red de 65 conmutadores telefónicos HICOM en

el Instituto Mexicano del Seguro Social, en las clínicas más importantes del

País.

2004 El Instituto Nacional de Cardiología es una importante referencia en México por

la instalación del primer MAGNETOM Sonata.

Telcel, Telefónica y Movistar nos otorgan importantes pedidos de teléfonos

celulares.

2007 Siemens inaugura la primera etapa del Complejo Industrial Monterrey. Esta

planta de la unidad de negocios Automation and Drives (A&D) producirán

interruptores de energía de bajo voltaje y dará empleo a más de mil personas. .

29

Las actividades de la compañía están inmersas en tres sectores:

Industry, Energy and Healthcare

De las cuales se tienen 15 divisiones debajo de ellas y como negocio transectorial y socio

se tiene a Siemens IT Solutions & Services apoyando las actividades de los Sectores, al

tiempo que continuarán desarrollando su negocio con clientes externos.

El objetivo de la concentración en los tres sectores de Industry, Energy and Healthcare es

seguir fortaleciendo aquellos negocios que actúan en mercados atractivos y en posición

de liderazgo a nivel mundial, ayudados por los cambios que se están dando con las mega

tendencias de cambios demográficos, urbanización y cambio climático.

Industry

Es el sector dedicado a la combinación de tecnologías de hardware y software y la

integración completa de nuestro know-how particular para el sector industrial. La

estructura del sector se basa en seis divisiones. El sector se dedica a clientes industriales

del área de producción, transporte y tecnología de edificaciones

Energy

Este sector abarca desde productos y soluciones para la generación, transmisión y

distribución de energía eléctrica, hasta la oferta para el ramo de Oil & Gas.

30

Healthcare

Desarrolla aquellos productos y soluciones que aumentan la calidad de la atención

Médica y que contribuyan a bajar los costos, es decir, que aumentan la eficiencia y

efectividad de la atención en salud. Esto se asegura gracias al desarrollo de innovaciones

que generan tendencias mejoradas en las tecnologías vigentes, para optimizar los

diagnósticos y las terapias, más específicas y menos agresivas, mediante la optimización

de los procesos clínicos y administrativos.

ORGANIGRAMA #1

EMPRESA: SIEMENS

Fuente: Organigrama Siemens

31

2.2.- Evolución del problema

Siemens es una empresa de servicios que debido a su giro de trabajo mucho de su

personal viaja continuamente, el área en la que me enfoco y he trabajo a lo largo de 2

años y medio es la concentración y revisión de las liquidaciones por lo que en este tiempo

me he dado cuenta que los procedimientos que llevan son lentos y burocráticos y la

revisión y actualización de las políticas no está dictada a cierto periodo por lo que detecte

que el problema se debía a que no existe un manual de procedimientos de planeación de

viáticos,

El problema ha ido incrementando debido a la alza de precios; las cuotas que se

establecen no alcanzan a cubrir los gastos necesarios por lo que los trabajadores se ven

forzadas reducir su nivel de comodidad sin exigir lujos.

El departamento de Rh es el encargado de las actualizaciones de las políticas y

procedimientos por lo que en ellos recae el compromiso de hacer investigaciones de

campo de los costos de manutención por día estableciendo cuotas adecuadas y

proponiendo procedimientos agiles para la entrega y contabilización de los comprobantes.

ORGANIGRAMA #2

Fuente: Elaboración propia con datos tomados de pagina Siemens

Human Resources Mesoamérica HR

Dingfelder

HR Project

Álvarez

Socurce & Recruilment

Contreras

Compensation& Benefits

Gutiérrez

Development & Training

Dutt

Healt & Labor

relations

N.N

CAM

N.N

Energy

Valencia

Industry

Mendez

Healthcare& Sis

Bermudez

32

2.3.- Corriente administrativa para proponer una solución al problema

La corriente que tomaría para apoyarme en la resolución del problema sería

Benchmarking, haría una investigación de algunos manuales de procedimientos de otras

compañías para tomar lo mejor de cada uno de ellos y obtener el adecuado y eficiente

para Siemens.

CAPITULO III. PROPUESTA DE SOLUCION

3.1.- Breve bosquejo de benchmarking

En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la misma

región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras empresas de

otros lugares y países, lo anterior debido a la globalización que se ha estado presentando.

Es por lo anterior que las empresas deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia

una productividad y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas

herramientas o fórmulas es el Benchmarking. “…9

El benchmarking es un proceso continuo de medir productos, servicios o prácticas contra

los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la

industria. Puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar

comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones.

Consiste en tomar "comparadores" o benchmark a aquellos productos, servicios y

procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores

prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las

mejores prácticas y su aplicación.

_________________________________________

9/ Benchmarking, Robert C. Camp. / Primera edición; 1993. / Editorial Panorama Editorial, S.A.

33

LO QUE ES BENCHMARKING

� Benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.

� Benchmarking no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios

ganadora. Ayuda a tener un desempeño excelente.

� Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de

vista externo que asegure la corrección de la fijación de objetivos.

� Es un nuevo enfoque administrativo. Obliga a la prueba constante de las acciones

internas contra estándares externos de las prácticas de la industria.

� Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las

prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal,

individual. Elimina la subjetividad de la toma de decisiones.

LAS CINCO ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS POR

SPENDOLINI. “…10/

1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.-

• Definir quienes son los clientes para la información del benchmarking.

• Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.

• Identificación de factores críticos de éxito.

• Diagnóstico del proceso de benchmarking.

_________________________________________

10/Benchmarking, Michael J. Spendolini. / Primera edición, 1994. / Grupo Editorial Norma.

34

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

• Consideración de benchmarking como actividad de equipo.

• Tipos de equipos de benchmarking.

– Grupos funcionales de trabajo.

– Equipos interfuncionales, interdepartamentales y equipos interorganizacionales.

– Equipos ad hoc.

• Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.

– Especialistas internos.

– Especialistas externos.

– Empleados.

• Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.

• Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.

• Capacitación.

• Calendarización.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

• Establecimiento de red de información propia.

• Identificar recursos de información.

• Buscar las mejores prácticas.

• Redes de Benchmarking.

• Otras fuentes de información.

4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.

• Conocerse.

• Recopilar la información.

• Organizar información.

• Análisis de la información.

35

5.- Actuar.

• Producir un informe de benchmarking.

• Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.

• Identificar posibles mejoras de productos y procesos.

• Visión del proyecto en su totalidad

3.2.- Instrumentación de un manual de procedimientos con el tema de viáticos

La empresa Power Control entra en función en Junio del 2007. Esta se crea con el

propósito de brindar la prestación de servicios de ingeniería a bajos costos.

Es una compañía que se basa en el diseño, desarrollo, innovación y distribución de

servicios de muy alta calidad y tecnología. La empresa nace para brinda ingeniería

básica, asesoramiento, servicios y garantías en control y distribución de energía.

El manual resulta ser eficiente y el giro de la empresa es similar por lo que considero se

podría aplicar un benchmarking en su manual de políticas de viáticos.

3.3.- Propuesta de solución

36

Siemens Servicios S.A de C.V

PROCESO No REVISION PREPARACION PAGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VIATICOS 1 0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VIATICOS

Elaboró: Aprobó:

Fecha de elaboración: Fecha de aprobación:

37

INDICE

MISION

VISION

OBJETIVO

ALCANCE

REFERENCIA

DESARROLLO

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD (POLITICAS)

DEFINICIONES

PUNTOS SOBRE SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIONES DE POLITICAS

POLITICA SOBRE EL CICLO DE VIATICOS

FORMATOS

DISTRIBUCION

CAMBIO Y/O ADECUACIONES

DIAGRAMA DE FLUJO




38




MISIÓN

Contar con un manual de procedimientos que brinde ayuda en la planeación de las

políticas de viáticos.

VISIÓN

Obtener un manual que permita mantener un mejor proceso en el tema viáticos.

OBJETIVO

Dar al colaborador los recursos económicos necesarios para solventar los gastos

incurridos en el desarrollo de sus funciones, cuando éstas se realicen fuera de la ciudad

para la cual se le contrató o a una distancia de 50 Km. a la redonda de su centro de

trabajo.

Gestionar correcta y oportunamente las actividades administrativas relacionadas con el

ciclo de negocio denominado “Viáticos”.

39




ALCANCE

La presente política aplica sobre las actividades que se desarrollan en cada una de las

fases que componen el ciclo de negocio denominado “Viáticos” buscando optimizar la

liquidación y facturación de los mismos, Aplica para todo el personal de todas las áreas de

la empresa.

REFERENCIA

N/A

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD (POLITICAS)

AUTORIDAD

El Área de Recursos Humanos se encargara de mantener los procedimientos de viáticos

actualizado y en constante revisión.

40




El Manual de procedimientos de políticas de viáticos tendrá que ser autorizado por

Dirección General.

RESPONSABILIDADES

Recursos Humanos realizara un estudio de campo acerca de los costos de manutención

en diferentes ciudades.

El departamento de Recursos Humanos es responsable de dar continuidad al proceso de

Actualización de este manual dando a conocer los requisitos y especificaciones de las

políticas.

DEFINICIONES

Viatico.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una comisión nacional

e internacional. Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que

incurre por desplazamientos realizados en la consecución de su tarea.

Viáticos anticipados.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una

comisión; el cual es entregado al comisionado antes del inicio de la comisión

41




Viáticos devengados.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una

comisión; el cual es reembolsado una vez que el comisionado regresa de comisión.

Pernocta.-Cuando por el desempeño de una tiene que pasar la noche fuera de su

domicilio.

Tarifa.- Es el monto económico diario que se otorgará para cubrir el viático, de acuerdo a

su nivel de aplicación y a la zona geográfica de la comisión.

Comprobante.- Documento que sirve de prueba de un desembolso para realizar la

comisión y que reúne los requisitos fiscales y administrativos señalados en la

normatividad vigente.

Tarifa.- Monto máximo diario por nivel y zona, que se otorgan por concepto de viáticos.

Requisito Fiscal.- Se entiende por éste a los datos que debe contener la documentación

Comprobatoria de viáticos y pasajes emitida por los prestadores de servicios, y que se

encuentran descritos en el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y las Leyes

Fiscales respectivas.

Requisitos Administrativos: Son los datos de control interno que debe cumplir la

Documentación comprobatoria de viáticos y pasajes.

42




PUNTOS SOBRE SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIONES DE POLITICAS

El departamento de Recursos Humanos se encargara de hacer las investigaciones de campo para evaluar las tarifas actuales que podrán aplicarse en el presente manual de Viáticos.

Se deberá investigar en diferentes ciudades para establecer una cuota que permita la manutención del personal que requiere viajar para la realización

Finalizado las nuevas cuotas se enviara a aprobación del Directores de Recursos Humanos.

El departamento de Recursos Humanos será el responsable de difundir las políticas y procedimientos para la aplicación de todo el personal.

Las excepciones a todas las reglas de la política únicamente podrían ser autorizadas por el Director General

43




POLÍTICA SOBRE EL CICLO DE VIÁTICOS La organización cuenta con dos conceptos de pago de viáticos:

• Pago de Bono de Viáticos para personal que debido a la naturaleza de su trabajo

se vea en la necesidad de desarrollar sus funciones en lugares donde no se tiene

acceso a instalaciones o servicios que emitan comprobantes fiscales, es decir

zonas rurales.

• Pago de Viáticos para personal que debido a la naturaleza de su trabajo se vea

en la necesidad de desarrollar sus funciones en lugares donde se puede tener

acceso a comprobantes fiscales, es decir zonas urbanas.

Política de pago de bono de alimentos para zonas rurales.

• El jefe inmediato podrá autorizar el pago de Bono de Viáticos vía intranet, esta solicitud

deberá ser avalada por el área comercial.

Es responsabilidad del jefe inmediato determinar si el colaborador desarrollará sus

funciones en zona rural o urbana.

44




Si el colaborador está por un periodo mayor o menor a 30 días se solicitará el bono con el

monto proporcional que le corresponda de acuerdo al número de días.

Pago de bono de Alimentos

En caso de que la unidad de negocio detecte que la zona rural tiene acceso a hospedaje

con factura, el jefe inmediato podrá autorizar vía intranet el pago de bono de alimentos, el

cual será equivalente a el monto diario de manutención de acuerdo a la categoría del

colaborador multiplicado por el número de días que el colaborador se encuentre en la

zona, el pago se realizará vía nómina y por lo tanto es gravable.

Montos del bono de alimentos diario de acuerdo a categoría y zona:

CIUDAD BARATA CUIDAD CARA

A

B

C

A

B

C

$190

$320

$409

$230

$385

$450

* Los montos que se presentan están exentos de comprobantes Cuando se le otorgue al colaborador el bono de alimentos el hospedaje deberá ser comprobado vía facturación sin excepción alguna.

45




Política de pago de viáticos para zonas urbanas

1. Cuota Diaria:

En caso de viaje de negocios la cuota diaria será de:

A $850 B $1510

*Las cuotas descritas tienen impuestos incluidos

Esta cuota cubre todos los gastos diarios causados por el viaje, es decir, hospedaje,

desayuno, comida, cena, lavandería y propina sólo cuando se incluya en la factura o

voucher correspondientes.

Asimismo, en forma invariable deberá anexarse a la liquidación de gastos de viaje, la

factura por hospedaje o el comprobante de transporte avión (Ticket normal o electrónico)

autobús, casetas, lavandería, teléfono, gasolina, conexión a Internet, relación de taxis y

deberán corresponder a una distancia fuera de la faja de 50 Km. que circunde al

establecimiento de la empresa.

Las facturas mencionadas, deberán cumplir con los requisitos fiscales que se mencionan

en este reglamento.

Así todas las liquidaciones serán autorizadas por el Jefe inmediato.

46




Por ningún motivo se pagara más de lo establecido por este concepto, ni serán gravables

en nómina los importes que no cuenten con los comprobantes necesarios.

Gastos a cargo del cliente, sucursales y oficinas de ventas. Si los gastos de hospedaje y/o alimentación son pagados por el cliente, Sucursal u oficina

de ventas que se visite, no se liquidará la parte proporcional de la cuota correspondiente.

Este criterio también será tomado para las sucursales, oficinas o filiales donde exista

comedor.

Reembolso de los gastos de transportación. En caso de viajes en avión, autobús o tren, se reembolsaran también los gastos de

transporte a la estación y viceversa, debiéndose agregar todos los comprobantes para los

efectos de la liquidación.

La adquisición de boletos de avión, sólo podrá efectuarse a través de la empresa

contratada para tal fin.

47




La compra de boletos de avión deberá ser con la tarifa más baja; sin embargo, para los

efectos de vuelos directos y tiempos de reservación se podrán hacer excepciones

debidamente justificadas.

Durante un viaje, los recorridos desde el alojamiento hasta el lugar de trabajo deberán

hacerse generalmente en los transportes públicos, solamente en caso de que no se

cuente con dicho transporte o al estar disponible, su uso cause una pérdida de tiempo

considerable en perjuicio del trabajo, en tal caso se permitirá el uso de taxis, previa

autorización del Jefe y anexando a la respectiva liquidación viaje la “Relación de taxis”

detallando recorrido e importe.

Viajes en automóvil particulares requieren la autorización del Jefe del departamento. En

caso de viajes autorizados en autos particulares, se reembolsarán $2.80 MN por kilómetro

recorrido.

Reembolso de otros gastos

Por concepto de otros gastos se reembolsará únicamente lo que se gaste en transportes,

exceso de equipaje, gastos de teléfono, fax, conexión a Internet, casetas, estacionamiento

y gasolina.

Asimismo bajo ningún motivo se pagaran dentro de la liquidación de viaje los conceptos

de:

48




Bebidas alcohólicas, paquetería, papelería, materiales, medicamentos, cigarros, ropa,

artículos personales, atenciones a clientes, herramientas u otro concepto que no sea

considerado en la integración de las cuotas establecidas.

Liquidación de los gastos de viaje El colaborador cuenta con un plazo de 20 días a partir de la fecha de regreso, para

presentar su liquidación de viaje en la forma preestablecida para este fin.

En viajes de un día se liquidarán los diversos conceptos correspondientes, menos el

hospedaje.

Los gastos por alimentación deberán ser pagados preferentemente con tarjeta de crédito,

solicitando factura con requisitos fiscales mencionados este reglamento.

A los comprobantes mencionados deberán anexarse, los comprobantes de transporte, a

la liquidación de gastos de viaje

En forma invariable todas las facturas para comprobar gastos de viaje, deberán cumplir

con los siguientes requisitos fiscales:

I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y

clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida.

49




II. Contener impreso el número de folio.

III. Lugar y fecha de expedición.

IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se

expida.

V. Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen.

VI. Valor unitario consignado en número e importe total, así como el monto de los

impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en

su caso.

Se deberá traer siempre (por parte de quien viaja) una copia fotostática de la cédula de

identificación fiscal de “Siemens Servicios, S.A. de CV.

Una vez autorizado por el Jefe, la liquidación de viaje se turnará a Recursos Humanos

para que verifique los cómputos, quien depositará en su caso de que así resulte a su

cuenta bancaria del colaborador de 3 a 5 días hábiles el saldo a favor del empleado.

Si la liquidación reporta saldo a favor de la empresa, el colaborador deberá anexar copia

del depósito a la cuenta bancaria de Siemens Servicios S.A. De CV.

En caso de no venir anexo el ingreso a la liquidación de viaje, se descontará al

colaborador vía nómina el importe total del saldo a cargo.

50




No se depositará anticipos de Viaje a colaboradores. Aquellos que tengan adeudos pendientes en liquidaciones de viaje.

Todo lo no previsto anteriormente en el presente ordenamiento, deberá ser autorizado de

común acuerdo entre el Director responsable comercial de la División y el Director de

Recursos Humanos.

La presente modificación entra en vigor a partir del 24.04.2010 y será revisada semestralmente.

51




A) DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

DE

TRABAJO

1 R.H El departamento de Recursos Humanos Iniciara una investigación de campo acerca de los montos que se necesitan para la

manutención diaria del personal

1.2

R.H

Una vez realizada la investigación procederá a la actualización de las políticas

de viáticos.

1.3

R.H

Cuando la política este Actualizada se procederá a obtener las firmas del Director del departamento para la autorización de

su publicación

52




1.4 R.H El departamento de R. H tendrá que dar a conocer las nuevas cuotas o cambios

realizados en la política

1.5 R.H Una vez dada a conocer por una circular oficial las nuevas políticas se aplicara sin excepción los nuevos cambios realizados

1.6 R.H Se procederá a realizar la revisión del manual de políticas de manera semestral

1.7 R.H En caso de encontrar algún cambio relevante en la revisión semestral, se publicara nuevas políticas de viáticos

53




FORMATOS

N/A

DISTRIBUCION

Original Departamento de Recursos Humanos

Copia Todo personal Siemens

Copia

Copia

CAMBIOS Y ADECUACIONES

54

FIN

SI

PROCEDE

NO

NO SE ACLARAN PUNTOS

SE ENVIA A FIRMAS DEL DIRECTOR DE RH

NO

SE ENVIA CIRCULAR A TODO EL PERSONAL

FIRMA VOBO

CAMBIOS Y/O ACTUALIZACIONES

FIN

SE APLICA REVISION SEMESTRAL

SE APLICA LAS POLITICA A TODAS LAS

LIQUIDACIONES

SE ESTABLECEN CUOTAS Y LINEAMIENTOS

SE VERIFICAN Y SE ENVIA A REVISION

SE ESTABLECEN REGLAS Y EXCEPCIONES

INICIO

RH

INVESTIGACION DE CAMPO

ACTUALIZACION DE POLITICAS




DIAGRAMA DE FLUJO

55

REFLEXIONES

Para que las grandes empresas funcionen deben de tener un buen control de sus

procesos ya que forman parte importante del control interno, pienso que es de suma

importancia no descuidar sus actualizaciones y darlos a conocer al personal.

El contar con manuales, políticas y procesos es bastante útil para poder tener un

adecuado control y manejo de la información, te ayuda a solucionar problemas de manera

rápida y segura.

Por último la parte de viáticos es un tema que no se le toma la importancia que se tiene

dentro de la empresa, es complicado poder encontrar una cuota que permita una

manutención adecuada para realizar su trabajo, considero que cuando una persona se

encuentra de viaje, lejos de su familia, hogar, y sus comodidades se ven afectadas se les

debe de proporcionar los recursos económicos para solventarse, es necesario no poner

tantas trabas en la presentación de sus liquidaciones, se les debe de proporcional un trato

no tan burocrático, poner como una prioridad al capital humano.

56

RECOMENDACIONES

La política de viáticos que propongo se adecua más a las necesidades de los empleados

para poder solventar su manutención cuando se encuentran de viaje, si se aplica a los

empleados seria una ventaja dejar la burocracia y procedimientos tardados que solo con

llevan a perjudicar al trabajador.

A mi parece una vez detectado un error o problema en un proceso seria acertado dar a

conocerlo para incluirlo en la próxima actualización para que así se agilice cada día más

los procesos

Se debe crear conciencia del valor del Capital Humano dentro de la empresa, La

implementación del manual incrementa el buen trato hacia los empleado y da mayores

oportunidades de realizar su trabajo y evitar descuentos en nomina,

57

GLOSARIO

Viatico.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una comisión nacional

e internacional. Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que

incurre por desplazamientos realizados en la consecución de su tarea.

Viáticos anticipados.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una

comisión; el cual es entregado al comisionado antes del inicio de la comisión

Viáticos devengados.- Es el monto económico asignado para cubrir los gastos de una

comisión; el cual es reembolsado una vez que el comisionado regresa de comisión.

Pernocta.-Cuando por el desempeño de una comisión el servidor público tiene que pasar

la noche fuera de su domicilio.

Tarifa.- Es el monto económico diario que se otorgará para cubrir el viático, de acuerdo a

su nivel de aplicación y a la zona geográfica de la comisión.

Comprobante.- Documento que sirve de prueba de un desembolso para realizar la

comisión y que reúne los requisitos fiscales y administrativos señalados en la

normatividad vigente.

Tarifa.- Monto máximo diario por nivel y zona, que se otorgan por concepto de viáticos.

Requisito Fiscal.- Se entiende por éste a los datos que debe contener la documentación

Comprobatoria de viáticos y pasajes emitida por los prestadores de servicios, y que se

encuentran descritos en el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y las Leyes

Fiscales respectivas.

Requisitos Administrativos: Son los datos de control interno que debe cumplir la

Documentación comprobatoria de viáticos.

58

BIBLIOGRAFIA

1.http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unid

ad_2/B_control gestion/B_1_actividades control/B_1_5_manual

operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm Benchmarking, Robert C. Camp. / Primera edición;

1993. / Editorial Panorama Editorial, S.A.11/Benchmarking, Michael J. Spendolini. /

Primera edición, 1994. / Grupo Editorial Norma.

2.-Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial

Interamericana, México.1983

3.-Gustavo Godinez .- Sistemas de control interno e informacion financiera.- Editorial Jit

Pree.- Mexico 2005.

4.-Manual de bienvenida

5.-Manual de operación

6.-Manual de procedimientos conafor

7.-www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales administrativos.htm

8.-www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm

http://www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_2/B_

control gestion/B_1_actividades control/B_1_5_manual operaciones/U2_B_1_5_lectura.htm9.-

www.Siemens.com

10.www2.valledelcauca.gov.co/SIISVC/documentos/Presentaciones/MECI/picolo/Unidad_

2/B_control%20gestion/B_1_actividades%20control/B_1_5_manual%20operaciones/U2_B

_1_5_lectura.htm

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE...

Documents

Transcript of INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE...