Ingenieros Excel 2010 y 2007

Capitulo 1: Conceptos Ba sicos de Excel

Excel presenta una serie de herramientas basadas a los clculos, muchas de estas

herramientas se basa en funciones. En este captulo, conocer los elementos y conceptos

bsicos para comenzar a trabajar con Excel.

Qu es Excel?

Es un programa de hoja de clculo, que permite realizar cualquier tipo de operacin

matemtica, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas ms. Excel no solo

trabaja con herramientas de clculos, tambin incluye una serie de grficos mejorados para

realizar estadsticas visuales. Excel tambin incluye una serie de herramientas que de

seguro no estn instaladas, pero al instalarlas tendrs una serie de herramientas basadas

a las estadsticas, ciencias e ingeniera.

Adems Excel posee una integracin con las dems aplicaciones de Office. SI tiene la

versin de Excel 2010, encontrar una mejor integracin con programas de la suite de Office

2010, entre ellas basadas a SharePoint Server 2010 y SharePoint Fundation.

Iniciar Excel

Excel puede ser instalado de diversos sistemas operativos Windows. Si tiene la versin

2007 puede instalarlo en Windows XP SP2 o SP3, Windows Vista y Windows 7. Con Office

2010 necesita Windows XP SP3 actualizado, Windows Vista o Windows 7.

Nota: En este libro se est utilizando Windows 7 como sistema operativo cliente.

Posiblemente algunas pantallas no se asemejen a las suyas.

Con Windows 7 puede iniciar Excel de diversas maneras. Por ejemplo, puede utilizar el

men Inicio para acceder a Excel, por ejemplo siguiendo estos pasos:

1 Clic en el botn Iniciar.

2 Clic en Todos los programas y luego clic en Microsoft Office.

3 Clic en Microsoft Office Excel 2007 o 2010.

Si ha seguido estos pasos correctamente, aparecer Excel con un Libro nuevo en blanco

donde podr comenzar a trabajar.

Nota: Este libro est basado en gran parte a Excel 2007 haciendo referencias a Excel 2010.

Si usted tiene Excel 2003, ser mejor que se actualice a la versin 2007 o 2010 para seguir

con el libro.

Otra forma de ingreso a Excel puede ser desde el rea de programas recientes en el men

Inicio. Esta rea se encuentra activa cuando accede a un programa varias veces.

Tambin existe la opcin de anclar el programa Excel a la Barra de tareas de Windows 7.

De esta manera siempre tendr a la mano Excel cuando necesite trabajar con l. Puede

anclarlo siguiendo estos pasos:

1 Clic en el botn Iniciar, seale Todos los programas, clic en Microsoft Office.

2 Pulse clic derecho en Microsoft Office Excel.

3 Clic en Anclar a la Barra de tareas.

Cuando ancla un programa en la Barra de tareas podr ver el icono del programa en la

Barra de tareas y si desea podr cambiarlo de lugar.

Conocer la interfaz de Excel

Excel 2007 y 2010 aunque son similares en funcionamiento, cambian ligeramente en la

interfaz de usuario. Ambos utilizan la Interfaz Fluente, la Cinta de opciones, el cual hace

ms intuitivo el trabajo con Libros de Excel.

La siguiente imagen muestra las partes de la ventana de Excel 2010. Como podr notar en

la imagen, la ventana presenta unos pocos cambios, como por ejemplo, ya no existe el

Botn de Office, simplemente existe la ficha Archivo.

Barra de herramientas de acceso rpido

Es la nica barra de herramientas que posee Microsoft Office 2010. En ella encontrars los

botones ms comunes: Guardar, Deshacer y Repetir.

Barra de ttulo

En esta barra encontrar el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Excel el

nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecer el nombre del archivo, por

ejemplo Proveedores_Handsofthelp.

Botones de Control de Excel

Estos botones controlan la ventana del programa Excel, puede Minimizar, Restaurar,

Maximizar o Cerrar la aplicacin. Al trabajar con estos botones de control, tambin afecta

al archivo o archivos abiertos.

Botones de Control del Libro

Estos botones controlan la ventana del archivo (rea de trabajo), estos botones son ideales

cuando trabaja con varios archivos a la vez y desea comparar alguno de ellos.

Ficha Archivo

Reemplaza al Botn de Office de la versin 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo,

acceder al Backstage donde encontrar los comandos ms comunes basados en los

archivos, por ejemplo, Guardar, Guardar Como, Nuevo, Imprimir, y otros.

Cinta de opciones

Microsoft Office 2010 posee una cinta de opciones (RIBBON), que contiene Fichas. Al

oprimir clic en cualquier ficha, observars botones agrupados; por ejemplo, la ficha Insertar

posee los grupos Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y texto.

Para desaparecer el Ribbon oprime doble clic en cualquier ficha. Repite la accin para

regresarlo a su estado normal.

Cuadro de nombres

En el cuadro de nombres podr ver la celda activa. Tambin puede ver el nombre de un

rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro.

Barra de frmulas

En la Barra de frmulas podr ingresar datos directamente a las celdas, y tambin puede

modificar frmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningn

formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos ms no el dato en s.

Celda Activa

La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda

activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo

se puede elegir una celda activa.

Nmeros de fila

Los encabezados de fila estn representados por nmeros. Puede encontrar la fila 1 hasta

la fila 1048576.

Letras de Columna

Los encabezados de Columna estn representados por letras, que van desde A hasta XFD.

Esto equivale a 16384 columnas.

Etiquetas de hojas

Las etiquetas de hojas de clculo muestran como predeterminado tres hojas, los nombres

para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para

identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.

Celdas

Las celdas son la interseccin de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre,

por ejemplo A1, B5, o H345.

Vistas del Libro

Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Excel, por

ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseo de

pgina si desea trabajar Excel como si fuese Word.

Herramientas Zoom

Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.

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Cuando apareci Excel 2007, muchos usuarios experimentados tuvieron que volver a

capacitarse pues la interfaz les resultaba totalmente desconocida. Excel 2007 y algunos

otros programas de Office presentaban la Cinta de opciones, una manera ms sencilla de

trabajar.

La siguiente imagen muestra la interfaz de Excel 2007.

Botn de Office

El Botn de Office reemplazaba al men Archivo y mostraba los comandos comunes para

el trabajo con los archivos.

Men de Office

Este men solo aparece cuando usted pulsaba clic en el botn de Office. Dentro del men

poda encontrar una serie de comandos. En algunos comandos se mostraba una flecha

apuntando a la derecha indicando que existan ms opciones.

Trabajar con la Cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos

necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que

se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o

disear una pgina). Para reducir la confusin, algunas fichas slo se muestran cuando

es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se

selecciona una imagen.

La siguiente imagen muestra las partes de la Cinta de opciones de Excel.

En el siguiente ejercicio conocer un poco sobre la Cinta de opciones.

1 Inicie Excel 2007 o 2010 si es su caso.

Note que la ficha activa es Inicio.

2 Haga clic en la ficha Insertar. Note como ahora Insertar es la ficha activa, puede notarlo

porque aparece un marco especial para la ficha.

3 Haga clic nuevamente en la ficha Inicio. Dentro de la ficha Inicio podr encontrar los

grupos:

Portapapeles

Fuente

Alineacin

Nmero

Estilos

Celdas

Modificar

4 Haga clic nuevamente en la ficha Insertar. En esta ficha podr encontrar los grupos:

Tablas

Ilustraciones

Grficos

Vnculos

Texto

Nota: En Excel 2010 encontrar los grupos Minigrficos y Filtros. Adems el grupo Texto

se divide para formar el grupo Smbolos.

5 Haga clic en la ficha Diseo de pgina. En esta ficha podr encontrar los grupos:

Temas

Configurar pgina

Ajustar rea de impresin

Opciones de la hoja

Organizar

6 Haga clic en la ficha Frmulas. En esta ficha podr encontrar los grupos:

Biblioteca de funciones

Nombres definidos

Auditoria de frmulas

Clculo

7 Haga clic en la ficha Datos. En esta ficha podr encontrar los grupos:

Obtener datos externos

Conexiones

Ordenar y filtrar

Herramientas de datos

Esquema.

8 Haga clic en la ficha Revisar. EN esta ficha podr encontrar los grupos:

Revisin

Comentarios

Cambios

9 Haga clic en la ficha Vista. Dentro de la ficha Vista podr encontrar los grupos:

Vistas de Libro

Mostrar u ocultar

Zoom

Ventana

Macros

Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se

activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algn programa de

Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF. Programador puede ser

activado por usted cuando necesite realizar algunas tareas sobre formularios y

programacin para VBA.

El Iniciador de Cuadros de dilogo

Dentro de la Cinta de opciones puede encontrar casi todas las herramientas que necesita

para trabajar con sus libros de trabajo. Excel posee una serie de herramientas que de

seguro no encontrar en los grupos de la Cinta de opciones, ya que estos comandos llegan

dentro de un cuadro de dilogo. Un cuadro de dilogo no es ms que una ventana dentro

de Excel con una serie de opciones bsicas o adicionales.

Para acceder a los cuadros de dilogo, debe hacer clic en el botn Iniciador de cuadros de

dilogo. Este botn se encuentra al lado derecho de algunos nombres de grupo. Cuando

un grupo tiene un Iniciador de cuadro de dilogo, indica que existen opciones adicionales

dentro del grupo que no se muestran.

Un Iniciador de cuadro de dilogo no necesariamente abre un cuadro de dilogo, tambin

puede abrir un Panel de tareas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles posee un Iniciador de

cuadro de dilogo, pero no abre un cuadro de dilogo, al contrario, abre un Panel de tareas.

Vamos a conocer un poco sobre los iniciadores de cuadros de dilogo.

1 Inicie Excel si an no lo ha hecho.

2 Haga clic en la ficha Inicio y note que los grupos Portapapeles, Fuente, Alineacin y

Nmero poseen iniciadores de cuadros de dilogo.

3 Haga clic en el Iniciador de cuadros de dilogo del grupo Nmero. Note como aparece

el iniciador de cuadros de dilogo Formato de celdas.

4 Pulse la tecla ESC. El cuadro de dilogo desaparece.

5 Ahora pulse clic en el Iniciador de cuadros de dilogo de Portapapeles. Note como se

abre un Panel de tareas.

6 Haga clic en la X del Panel de tareas para cerrar el panel.

Opciones de Archivo

Existen diversos comandos para trabajar con los archivos de Excel, estos comandos van

desde el comando Nuevo hasta el comando Imprimir y muchos otros comandos ms. Con

Excel 2007y algunas otras aplicaciones de Office 2007, puede encontrar el botn de Office.

Al pulsar clic en el botn de Office, se desplegar el men de Office donde encontrar los

diversos comandos para trabajar con los archivos de Excel.

Dentro del men de Office podr encontrar los siguientes comandos:

Nuevo

Abrir

Guardar

Guardar como

Imprimir

Preparar

Enviar

Publicar

Cerrar

Opciones de Excel

Salir de Excel

Puede encontrar tres tipos de comandos en el men de Office. El botn Nuevo y Abrir, por

ejemplo, cuando usted hace clic sobre ellos automticamente se abre un cuadro de dilogo,

o si hace clic en Guardar o Cerrar se activa automticamente ese comando, pero si nota el

comando Guardar Como, este tiene una flecha, al mantener el puntero del ratn sobre

Guardar como notar que aparecen ms opciones para elegir los formatos para guardar,

pero adems la lnea que divide el nombre del comando y la flecha, indica que tambin se

puede hacer clic en Guardar como para abrir un cuadro de dilogo. Tambin encontrar

submens como Preparar, Enviar o Publicar, que al sealarlo, aparecen ms opciones, pero

no puede hacer clic sobre ellos porque no suceder nada.

Si instala herramientas del servicio de Office Live, podr encontrar dos comandos

especiales para Abrir y Guardar sus archivos en Office Live WorkSpace. Office Live

WorkSpace es un servicio gratuito para Office donde podr almacenar sus archivos en

lnea. Si usted alguna vez ha utilizado las extinguidas Comunidades MSN, sabr que exista

una opcin parecida a Office Live.

SI trabaja con Excel 2010 ya no existe el botn de Office y menos el men de Office. Si se

hace clic en la ficha Archivo, se puede obtener acceso a la nueva vista de Backstage que

permite buscar caractersticas usadas comnmente y descubrir nuevas posibilidades para

trabajar con los libros de Excel. La vista de Backstage es donde se administran los archivos

y sus datos (creacin, guardado, inspeccin en busca de metadatos ocultos u opciones de

configuracin e informacin personal). En resumen, es todo lo que se le hace a un archivo

sin hacerlo en el archivo.

Personalizar la Cinta de opciones

Excel 2010 presenta una nueva caracterstica a comparacin de su predecesor Excel 2007;

la personalizacin de la Cinta de opciones. Con Excel 2007 y otras aplicaciones de Office

2007, no se poda personalizar la Cinta de opciones, al menos no de manera sencilla, pues

la nica manera era utilizando RibbonX. En Excel 2010 se puede personalizar la Cinta de

opciones ya sea agregando fichas, grupos y comandos. No necesita de RibbonX para

hacerlo, al igual que en versiones 2003, XP y 2000, en donde las Barras de herramientas

se personalizaban, el trabajo con la Cinta de opciones es casi el mismo.

En el siguiente ejercicio aprender a personalizar la Cinta de opciones creando una ficha

para sus comandos preferidos.

1 Inicie Excel 2010 si an no lo ha hecho.

2 Pulse clic en la ficha Archivo y en el BackStage pulse clic en Opciones.

3 Pulse clic en Personalizar Cinta en el Men de opciones.

4 En el rea de fichas, pulse clic en Inicio.

5 Pulse clic en el botn Nueva pestaa. Note como aparece una nueva pestaa con el

nombre Nueva pestaa (personalizada) y debajo con Nuevo grupo (personalizada).

7 Pulse clic en Nueva pestaa (Personalizada) y haga clic en el botn Cambiar nombre.

8 En el cuadro de dilogo Cambiar nombre, en el cuadro Nombre para mostrar, escribe un

nombre especial para la nueva ficha.

9 Haga clic en Aceptar. Note como cambia el nombre de la pestaa personalizada.

10 Haga clic en Nuevo grupo (personalizada) y luego clic en Cambiar nombre.

11 Note como el cuadro de dilogo para cambiar el nombre de grupo cambia de estilo.

Escribe Archivo.

12 Elige un smbolo a mostrar y luego clic en Aceptar. Note como cambia el nombre del

grupo.

13 Haga clic en Aceptar de la ventana Opciones de Excel. Note ahora como aparece

despus de la ficha Inicio, la ficha personalizada Preferidos. Al pulsar clic sobre la ficha

Preferidos, notar el grupo Archivo.

14 Ingrese nuevamente a Opciones de Excel y clic en Personalizar cinta. Recuerde

seguir los pasos 2 y 3 de este ejercicio.

Nota: Tambin puede pulsar clic derecho en alguna ficha de la cinta de opciones y hacer

clic en Personalizar cinta.

15 Agregue dos grupos ms a la ficha Preferidos.

16 En el rea de comandos, arrastre el comando Abrir por debajo del grupo Archivo.

Note como el comando Abrir se agrega al grupo.

17 Agregue los siguientes comandos.

Nuevo

Guardar

Guardar como

Impresin rpida

Vista preliminar

Configurar pgina

18 Pulse clic en Aceptar. Note los comandos agregados en el grupo Archivo de la ficha

Preferidos.

19 Agregue ms comandos. Note en la siguiente imagen los diversos comandos

agregados a los grupos.

Importar y Exportar la Cinta de opciones

En esta versin de Office 2010, usted puede agregar una serie de personalizaciones a la

Cinta de opciones, ya sea creando fichas, grupos y agregando comandos. Si deseamos

tener todas nuestras personalizaciones en cualquier otro equipo que tenga Office 2010,

podemos exportar nuestra cinta de opciones y luego importarlo al otro equipo.

En la ventana Opciones de Excel, dentro de Personalizar Cinta se encuentra el comando

desplegable Importar o Exportar. Elige Exportar archivo de personalizacin cuando ests

trabajando en tu propio equipo con las personalizaciones que le has dado a la cinta y lo

desees llevar a otro equipo o simplemente tenerlo guardado cuando formatees tu equipo y

no quieras pasar algunos minutos volviendo a personalizar la cinta.

Utilice Importar archivo de personalizacin cuando ests trabajando en un equipo que

tenga Office 2010, pero este no tenga las personalizaciones deseadas.

Cuando realiza la Importacin o Exportacin de la personalizacin de la cinta, se utiliza la

extensin exportedUI y solo es compatible con Office 2010.

Guardar los libros de Excel

Cuando termina de trabajar en un archivo lo ms razonable es que lo guarde, esto permite

tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver

a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los

archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensin

XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que

usted haya creado en su libro de trabajo.

Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, aparece el cuadro de

dilogo Guardar como. Con el cuadro de dilogo Guardar como podr agregar un nombre

y una ruta de almacenamiento de su Libro. La prxima vez que quiera guardar, con el mismo

nombre y la misma ruta (actualizar), fcilmente puede utilizar el comando Guardar, si desea

cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como.

Cuando trabaje con Excel 2007, podr ver el comando Guardar y Guardar como dentro del

men de Office. Cuando seale Guardar como, podr ver una lista de formatos a guardar.

Si tiene instalado un complemente para guardar como PDF o XPS, entonces aparecer su

respectiva opcin. La siguiente imagen describe mejor lo que acabo de explicar.

Nota: Puedes guardar un archivo de Excel directamente a Windows SharePoint Services o

a Excel Services en Office SharePoint Server 2007 para tenerlo en lnea cuanto trabaje en

equipo con un archivo.

Cuando trabaja con Excel 2010, se utiliza el BackStage de Office 2010, es en ese lugar

donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Excel 2010 ya posee

la opcin de guardar automticamente en PDF o XPS. Adems puede guardar en el servicio

de SkyDrive para Office apps.

Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:

1 Pulse clic en la ficha Archivo o clic en el botn de Office si utiliza Excel 2007.

2 Haga clic en Guardar.

3 En el cuadro de dilogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un

nombre para su Libro.

4 En el cuadro Tipo, verifique que se encuentra activa la opcin Libro de Excel.

5 Pulse clic en Guardar. Cuando guarda un Libro, el nuevo nombre se muestra en la Barra

de ttulo.

Nota: Si se encuentra activo la opcin de Mostrar las extensiones en Windows, entonces

en el cuadro Tipo aparecer Libro de Ecel (*.xlsx).

Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, siga estos pasos:

1 Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios.

2 Pulse clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo si trabaja con Excel 2010.

3 Pulse clic en Guardar.

Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rpido.

Para guardar un libro existente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos:

1 Pulse clic en el botn de Office o la ficha Archivo.

2 Pulse clic en Guardar como.

3 Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicacin.

4 Haga clic en el botn Guardar.

Formatos de archivo de Excel

Puede guardar un archivo de Microsoft Excel 2010 en otro formato de archivo. Para ello,

haga clic en la pestaa Archivo y luego haga clic en Guardar como. Los formatos de archivo

disponibles en el cuadro de dilogo Guardar como varan en funcin del tipo de hoja que

est activa (una hoja de clculo, de grfico o de cualquier otro tipo). Cada vez que guarde

un archivo en otro formato, es posible que no se transfiera parte de su formato, datos y

caractersticas.

La siguiente tabla muestra los diversos formatos que maneja Excel para con los archivos

de clculo.

Formato Extensin Descripcin

Libro de Excel .xlsx Formato de archivo basado en XML predeterminado de Excel 2010 y Excel 2007. No se pueden almacenar cdigos de macros de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro de Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel (cdigo)

.xlsm Formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Excel 2010 y Excel 2007. Almacena cdigo de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro binario de Excel

.xlsb Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010 y Excel 2007.

Plantilla .xltx Formato de archivo predeterminado de una plantilla de Excel en Excel 2010Excel 2007. No puede almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xml).

Plantilla (cdigo)

.xltm Formato de archivo predeterminado de una plantilla de Excel en Excel 2010 y Excel 2007. Almacena cdigo de macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xml).

Libro de Excel 97 - Excel 2003

.xls Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel 97 - Excel 2003

.xlt Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003 de una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95

.xls Formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de clculo XML 2003

.xml Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de Excel

.xlam Complemento basado en XML y habilitado para macros de Excel 2010 y Excel 2007. Se trata de un programa complementario que est diseado para ejecutar un cdigo adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de Excel 97-2003

.xla Complemento de Excel 97-2003. Se trata de un programa complementario diseado para ejecutar cdigo adicional. Admite el uso de proyectos de VBA.

Libro de Excel 4.0

.xlw Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas de clculo, hojas de grfico y hojas de macro. Puede abrir un libro en este formato de archivo en Excel 2010, pero no puede guardar un archivo de Excel en este formato.

Guardar como PDF

En Office 2007 poda guardar sus archivos en formato PDF; antes de ello debe instalar un

complemento para guardar como PDF, este complemente es gratuito y lo puede descargar

desde el sitio web de Microsoft.

Un formato PDF (Portable Document Format) conserva el formato del documento y permite

compartir archivos. Cuando el archivo de formato PDF se visualiza en lnea o se imprime,

conserva exactamente el formato deseado. Los datos del archivo no se pueden cambiar

fcilmente y es posible configurar explcitamente el archivo para prohibir la edicin. El

formato PDF tambin es til para documentos que se reproducirn usando mtodos

comerciales de impresin.

En Office 2010 el complemente de PDF ya llega instalado. Para guardar como PDF en

Excel 2010 siga estos pasos.

1 Clic en la ficha Archivo.

2 Clic en Guardar como.

3 En el cuadro Tipo elige la opcin PDF.

4 Haga clic en Guardar.

Nota: Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de archivos PDF instalado en el equipo,

como Acrobat Reader, disponible en Adobe Systems. Puede descargarlo gratuitamente

desde su sitio web.

Guardar en SkyDrive

SkyDrive es un servicio de almacenamiento gratuito que brinda Windows Live para los

usuarios que tengan un Live ID por ejemplo [email protected]. Cuando guarda

un Libro de Excel en SkyDrive, podr utilizar las nuevas aplicaciones de Office apps para

la nube, es decir, utilizar Excel en la web. La siguiente imagen muestra Excel apps en la

nube, donde se puede trabajar con archivos de Excel directamente en la Web.

Abrir Libros existentes

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo

original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de slo lectura, que

le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.

Para abrir libros existentes desde Excel siga estos pasos:

1 Clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo.

2 Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.

Nota: Puede pulsar Ctrl + A para activar el cuadro de dilogo Abrir.

3 Busque la carpeta donde tiene su archivo existente.

4 Haga clic en su archivo existente.

5 Haga clic en Abrir.

Abrir un libro existente como copia

Cuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve

es el duplicado. Los cambios que haga se guardarn en la copia. El programa asigna a la

copia un nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del

nombre de archivo.

Para abrir un libro como copia siga estos pasos:

1 Clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo.

2 Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.

3 Busque la carpeta donde tiene su archivo existente.

4 Haga clic en su archivo existente.

5 Haga clic en la flecha de Abrir.

6 Pulse clic en Abrir como copia.

Imprimir archivos de Excel

Los libros y hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, de uno en

uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir estn en una tabla

de Microsoft Office Excel, puede imprimir simplemente la tabla de Excel.

Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opcin

resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la

que se utiliz para imprimirlo originalmente.

Antes de imprimir una hoja de clculo que contenga una gran cantidad de datos o grficos,

puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de pgina para dotarla de un aspecto

profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las pginas impresas.

Puede fcilmente agregar o modificar encabezados o pies de pgina, ocultar o mostrar los

encabezados de fila y columna, cambiar la orientacin de pgina de las pginas impresas,

cambiar la disposicin y el formato de los datos, usar las reglas para medir el ancho y el

alto de los datos y configurar los mrgenes de impresin. La siguiente imagen muestra

datos de Excel en la vista Diseo de pgina.

Para presentar todos los datos en las pginas impresas, asegrese de que estn a la vista

en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o nmeros que son demasiado anchos para

caber en una columna, el texto impreso se truncar y los nmeros impresos se vern como

signos de nmero (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de nmero en lugar

del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los datos.

Tambin puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de

columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las pginas impresas.

Cuando trabaja con Excel 2010, en el BackStage, podr ver automticamente una vista

previa de su archivo a imprimir. La siguiente imagen muestra la vista BackStage con la vista

preliminar de la hoja a imprimir.

Para imprimir una hoja activa de Excel 2010 siga estos pasos.

1 Ingrese al BackStage pulsando clic en la ficha Archivo.

2 Haga clic en Imprimir.

Nota: Pulse Ctrl + P para dirigirse a las opciones de impresin de la vista BackStage.

3 En las opciones de impresin, en la seccin Impresora, verifique que est activa la

impresora que desea utilizar.

4 Pulse clic en el botn Imprimir.

Crear nuevos libros

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de clculo

que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin relacionada. Para crear

un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar

en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla.

Para crear un nuevo libro, siga estos pasos:

1 Pulse clic en la ficha Archivo o clic en el botn de Office.

2 Haga clic en Nuevo.

3 Pulse clic en Libro en Blanco.

4 Haga clic en Crear.

Nota: Utilice Ctrl + U para crear un nuevo libro rpidamente.

Cerrar y Salir

Los comandos Cerrar y Salir son muy diferentes. Cuando necesite cerrar un libro y por

ejemplo continuar con otro, utilice el comando Cerrar, este comando cierra el libro y deja

Excel abierto para seguir trabajando con otros archivos. Utilice Salir, cuando desea cerrar

tanto un Libro como la ventana de Excel.

Capitulo 2: Te cnicas Generales

Navegando en Excel

Excel tiene abundante espacio para su trabajo cientfico. Cada libro de trabajo (o archivo

.xlsx) puede tener un nmero ilimitado de hojas de trabajo (siempre que su memoria del

computador lo permita), y cada hoja de trabajo tiene una capacidad de 1048576 filas por

16384 columnas.

Cientficamente las hojas de clculo pueden ser enormes, llenados con muchos nmeros.

De modo que necesita la manera de navegar rpidamente alrededor del mismo y crear

formulas para grandes rangos de celdas de una manera rpida y eficiente.

Mayormente las hojas en este libro (me refiero a las prcticas) tiene un tamao modesto,

de modo que es sencillo practicar con los mismos. Pero en la vida real, probablemente trate

con inmensas colecciones de datos. Las tcnicas bsicas discutidas esta seccin le

beneficiaran a usted incluso ms cuando sus tablas se hacen ms y ms grandes.

Mtodos abreviados de navegacin

Las siguientes combinaciones de teclas son algunas de las combinaciones ms importantes

para navegar.

Ctrl + Inicio lo lleva al origen de la hoja, el cual es la celda A1.

Ctrl + teclas direccionales saltan entre las fronteras de las secciones (Una frontera es una

fila o columna vaca)

Ctrl + Mayus + teclas direccionales salta y selecciona lo que est entre las fronteras de las

secciones.

Mayus + teclas direcciones expande o reduce si alguna seccin ha sido seleccionada.

Vamos a usar siguiente imagen para ver como estos mtodos abreviados trabajan. Basado

en la siguiente imagen, lo siguiente debera suceder:

Comenzar en A1: Pulse Ctrl + Flecha direccional abajo le lleva a la celda A24 y a

continuacin a 1048576. Pulse Ctrl + Flecha arriba y lo lleva hacia atrs, con las mismas

paradas en el camino.

Comenzar en B1: Pulse repetidamente Ctrl + flecha abajo salta hasta B10, B14, B23 y

finalmente hasta el final.

Comenzar en B1: Pulse Ctrl + Mayus + flecha abajo se seleccione el rango entero B1:B10.

Pulsando Mayus + flecha abajo una vez se expande la seleccin con una celda ms. En su

lugar, pulsar Mayus + flecha Arriba acorta la seleccin por una celda. La tecla Mayus

mantiene todo entre las celdas incluidas en la seleccin.

Comenzar en J1: Escribe J24 en el Cuadro de nombre justo encima de la columna A y a

continuacin pulse Mayus + Enter seleccionando todas las celdas entre J1 y J24 (gracias a

la tecla mayus). Con el rango J1:J24 seleccionado, escribe =FILA() en la barra de formula

y a continuacin pulse Ctrl + Enter esto ocasiona que todas las celdas seleccionadas se

rellenen con esta formula (gracias a la tecla Ctrl).

Creando formulas

1 Seleccione la celda F11 y pulse el botn Fx (ubicado justo en la frontera de la barra de

formulas).

2 En el cuadro de dilogo Insertar funcin, seleccione la funcin DESVEST y haga clic en

Aceptar.

3 Comience con el primer argumento haciendo clic en la celda F10 y a continuacin pulse

Ctrl + Mayus + flecha arriba, esto selecciona el rango entero encima de la celda F11. A

menudo, Excel encuentra automticamente el rango correcto, pero no necesariamente;

cuando no lo es, tiene que hacerse cargo por si mismo.

4 Pulse clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, y la celda muestra

las desviacin estndar actual de esas celdas.

5 En la celda B24, utilice la funcin CONTAR.SI y siga estos pasos:

a) Para el primer argumento, haga clic en la celda B23 y pulse Ctrl + Mayus + flecha arriba.

b) Para el segundo argumento, escribe >=5 (lo cual cambia en una cadena: >=,5).

c) Finalice la funcin pulsando Ctrl + Enter.

En el siguiente ejercicio ver una tcnica rpida para calcular la desviacin media o

estndar de ciertas medidas por cepas de bacteria y por prueba. La siguiente imagen

muestra los datos para el ejercicio.

1 Haga clic en la celda A1 (o pulse Ctrl + Inicio).

2 Pulse Ctrl + Mayus + Flecha abajo y Ctrl + Mayus + flecha derecha.

3 Usted necesita una fila y columna extra para los clculos de la media, de modo que debe

expandir la seleccin con una columna y fila extra, pulse Mayus + flecha abajo y Mayus +

flecha derecha.

4 Pulse clic en la flecha del botn Suma en el grupo Modificar de la ficha Inicio y haga clic

en las opciones Promedio, Min o Max.

Todos los clculos estn ya hechos automticamente al final de cada fila o columna

numrica. Usted podra hacerlo ms tedioso, siga adelante si le gusta tomar ese camino.

En el siguiente ejercicio convertir todo el rango en una tabla.

1 Haga clic en la ficha Insertar y clic en el botn Tabla.

2 En el cuadro de dilogo Crear tabla, haga clic en Aceptar. Se crea una estructura de

tabla con un patrn de rayas para leerlo ms fcilmente.

3 Despus que la estructura de tabla sea implementada, utilice la ficha contextual Diseo

para cambiar las configuraciones de tablas como desee.

4 Para crear clculos nuevamente para la media y desviacin estndar, use la misma

tcnica que utiliz anteriormente.

El Controlador de Relleno

Uno de los secretos mayores guardados en Excel es el controlador de relleno. Esta

herramienta permite a usted copiar celdas sobre un rango continuo de celdas o para llenar

un rango con una serie de valores especficos. Adems, esto ayuda a copiar formulas sobre

rangos inmensos.

El controlados de relleno est ubicado en la esquina inferior derecha de su celda o celdas

seleccionadas. Siempre que usted mueva su mouse a esa ubicacin, el cursor cambiar

un pequeo smbolo + (no lo confunda con una cruz).

En la Celda A2: Haga clic y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta la celda A6

en orden detenindose en Viernes. Si usted sigue, el controlador de relleno va hasta

Sbado y as sucesivamente. Si usted se detiene en Viernes y entonces inicia el controlador

de relleno nuevamente (con A2:A6 an seleccionado), usted puede solo copiar la seccin

anterior manteniendo la tecla Ctrl abajo hasta finalizar.

En la celda B2: Para insertar el nmero 8 en la columna B para todos los das de la semana,

haga doble clic en el controlado de relleno de la celda B2. Un doble clic en el controlador

de relleno copia el contenido abajo para la primera celda en blanco en la anterior o posterior

columna. De modo que doble clic no trabaja cuando no hay columnas con datos a la

izquierda o derecha.

En la celda C2: Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda C2 que le da a

usted una serie de 1s. Para cambiar este ingreso en una serie de incremento, haga clic en

el botn que apareci y seleccione Serie de relleno. Ahora la serie se incremente por 1.

En la celda D2 y D3: Para una serie que necesite incrementar por un valor diferente de 1,

cree un patrn en las primeras dos celdas, seleccione ambas celdas y a continuacin haga

doble clic.

En la celda E2: Si usted no quiere crear un patrn antes de tiempo, haga doble clic en el

controlador de relleno de la primera celda. Ahora ir al botn desplegable Rellenar (ubicado

bajo el botn Suma en la ficha Inicio, grupo modificar), y a continuacin seleccione la opcin

Series. Especifique cualquier valor del paso (por ejemplo 2).

En la celda F2: Para multiplicar D2 por E2, siga estos pasos:

1 Seleccione la celda F2.

2 Escribe el signo igual ( = ).

3 Pulse la tecla direccional izquierda dos veces para conseguir a D2.

4 Escribe el signo de multiplicacin ( * ).

5 Pulse la flecha izquierda una vez ms para obtener a E2.

6 Para finalizar, pulse Ctrl + Enter (no solo Enter).

Nota: Cual es la ventaja de pulsar Ctrl + Enter en lugar de solo Enter? Usted se queda en

la misma celda, de modo que puede solo hacer doble clic al controlador de relleno para

copiar la formula hacia abajo. (De lo contrario, habra que ir atrs a la primera celda

anterior).

En la celda G2: Si usted siempre trabaja con el mismo anlisis en el mismo orden, escribe

sus nombres una vez, seleccinelos todos, y haga doble clic en el controlador de relleno.

Si usted quiere usar esta misma lista una y otra vez, especialmente si esta es una lista

larga, use la siguiente tcnica:

1 Si usted tiene una lista en su hoja, seleccione esa lista primero.

2 Haga clic en el botn de Office en la esquina superior izquierda.

3 En la parte inferior del nuevo cuadro de dilogo, seleccione Opciones de Excel.

4 En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, seleccione Ms frecuentes (en el lado

izquierdo del panel).

5 Haga clic en Modificar Listas Personalizadas.

Nota: En Excel 2010 utilice la ficha Archivo, seleccione Opciones, en el panel haga clic en

Avanzadas y en la seccin general, haga clic en Modificar listas personalizadas. La

siguiente imagen muestra mejor la opcin que necesita para crear listas.

6 Pulse clic en el botn Importar.

7 Haga clic en Aceptar dos veces.

Ahora usted puede utilizar esta lista en cualquier lugar en Excel. Solo tiene que escribir el

nombre de esta lista y hacer doble clic en el controlador de relleno, siempre que haya una

columna con contenido a la izquierda o derecha. Excel hace el resto.

Referencias de Celda Relativa VS Absoluta

Cada celda en una hoja tiene una cierta posicin. Cuando usted copia una celda que

contiene una formula hacia otra posicin, la referencia de celda de la formula se ajusta

automticamente. Estas referencias son llamadas relativas. Algunas veces, usted no quiere

referencias de formulas para adaptarse a su nueva ubicacin; en este caso, se hacen

absolutas.

Para ver como las referencias de celdas relativas y absolutas trabajan, tome un vistazo a la

siguiente imagen que muestra la hoja de datos con la que va a trabajar en esta seccin.

La celda C1 tiene una formula en ella: =A1*B1. Usted puede copiar la formula en la celda

C1 abajo haciendo doble clic porque, en este caso, no quiere que la referencia de celda

cambie. Cmo puede ver todas las formulas de una vez? Utilice el mtodo abreviado Alt

+ . Note que Alt + ocasiona que todas las referencias de celda sean relativas aqu, lo cual

significa: Multiplicar dos celdas ms a la izquierda por una celda ms a la izquierda.

En la celda F2, sin embargo, quiere averigurar cual es el valor en la celda E2, es como un

porcentaje de la media en la celda E11, usando la formula =E2/E11. Usted acepta la formula

pulsando Ctrl + Enter y a continuacin haciendo doble clic en el controlador de relleno hacia

abajo. Esta vez, obtiene un problema. Alt + revela el problema: La referencia a E11 deberia

ser absoluta; sin embargo, el ajuste de la formula hacia debajo de las celdas intenta dividir

por celdas en blanco, el cual es una divisin invalida por cero.

Vamos a comenzar en la celda F2:

1 Escribe el signo igual (=) en la celda F2.

2 Pulse la flecha izquierda una vez para conseguir a E2.

3 Escribe / (con el fin de dividir).

4 Pulse la flecha izquierda una vez y a continuacin pulse Ctrl + flecha Abajo para obtener

a E11.

5 Pulse F4 para hacer a E11 absoluta (es decir, $E$11).

6 Pulse Ctrl + Enter.

Como resultado de ello, el comportamiento de la copia de la referencia de celda es correcta

ahora: en parte es relativa (E2) y en parte absoluta ($E$11). El Dlar ($) es un signo de

cadena que hace absoluto a la columna y fila. F4 es una tecla de ciclo que trabaja as:

Pulse F4 una vez para cambiar E11 a $E$11.

Pulse F4 dos veces para cambiar E11 a E$11.

Pulse F4 tres veces para cambiar E11 a $E11.

Pulse F4 cuatro veces la celda cambia nuevamente a E11.

Seleccione el rango C14:F23 en orden para calcular cual es la nueva concentracin de una

determinada solucin si usted diluye determinadas concentraciones (en la columna B) con

un factor en particular (en la fila 13). A continuacin siga estos pasos:

1 Ingrese la formula =$B14*C$13 en la celda C14.

2 Pulse Ctrl + Enter para ingresar la formula en todas las celdas seleccionadas.

Nombres de Rango

Una direccin de celda es como un nmero de calle, ambos pueden ser difciles de recordar.

Usted podra querer reemplazar un nmero de celda con una direccin ms significativa:

un nombre de celda. Un nombre de celda bsicamente acta como una direccin de celda

absoluta, pero cuando utiliza formulas, esta puede ser ms informativa. Usted tambin

puede nombrar un rango de celdas. De modo que puede tener nombres de celda y nombres

de rango, pero debido a que una celda es bsicamente tambin un rango consistente de

solo una celda, el trmino nombre de rango es ms comprensivo.

La parte superior de la Figura 1.7 muestra una tabla con una lista de lecturas de varios

anlisis encontrados durante varias pruebas. La parte inferior de la tabla marca cada

combinacin de un anlisis especifico y una prueba especfica con un signo Ms (+) si esas

lecturas estuvieron encima de la Media principal.

En lugar de comparar cada lectura individual con la media principal en $G$12, podra

tambin darle a G12 un nombr ms significativo, un nombre de rango. Aqu le muestro

como lo hara:

1 Seleccione la celda G12.

2 En el cuadro de nombres, que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas, escribe

MediaPrincipal. A continuacin les explico un poco sobre las reglas de nombres de rango.

No incluya espacios en un nombre, ni puntos, @, #, /; subrayados est bien.

Los nombres no son sensibles a las maysculas, de modo que MediaPrincipal es lo

mismo que mediaprincipal o MEDIAPRINCIPAL, y as sucesivamente.

Los nombres nicos funcionan en el libro entero. Si usted crea un nombre duplicado,

el segundo nombre ser asignado solo a la hoja especifica en la que est.

3 Pulse Enter. Si no lo hace, el nombre no existir.

Ahora el nombre MediaPrincipal se ha hecho oficial, de modo que usted puede acceder a

la celda MediaPrincipal a travs de la lista desplegable del cuadro de nombres, no importa

donde est en el libro, Excel te llevar all.

A partir de ahora, usted debera ser capaz de llamar a la funcin SI en la celda B15. Su

primer argumento es B2>MediaPrincipal. Usted puede simplemente escribir el nuevo

nombre de rango, o puede hacer clic en la celda G12 para tener que insertar en Excel su

nombre automticamente.

Desafortunadamente, el nombre de rango creado anteriormente no hace hincapi cuando

selecciona varias celdas para rellenarlos con la misma frmula. Usted debe usar una

direccin de celda absoluta nuevamente, o podra usar una herramienta extra: el

desplegable Utilizar en formula ubicado en la ficha Formulas.

Intente conseguir una copia de la media principal en el rango G15:G24. Cuando

simplemente escribe la formula en la Barra de formulas, note que el nombre se muestra

mientras usted escribe =Me

Para encontrar la lista de los nombres de rango, siga estos pasos:

1 Seleccione la Ficha Formulas.

2 Haga clic en el botn Administrador de Nombres.

3 Seleccione el nombre de su eleccin.

4 Elimine ese nombre (usando el botn a la derecha) o expandir/cambiar su referencia (en

la parte inferior).

La siguiente imagen muestra que usted puede tambin nombrar rangos de varias celdas.

Por ejemplo, podra nombrar el primer rango Anlisis, el segundo Cepas, y el tercero

Lecturas.

En lugar de hacerlos todas manualmente, puede usar una herramienta de Excel:

1 Seleccione la tabla entera seleccionando A1, pulse Ctrl + Mayus + flecha abajo, y a

continuacin pulse Ctrl + Mayus + flecha Derecha.

2 Desde la seccin Nombres Definidos en la ficha Formulas, seleccione Crear desde la

seleccin.

3 Seleccione Crear nombres a partir de los valores de la Fila superior.

4 Verifique el cuadro de Nombres para asegurarse de que los res nuevos nombres

aparecen.

Ahora intente continuar en la celda F2 cuantas lecturas tiene Anlisis1, usando la funcin

Contar.Si: =CONTAR.SI(Anlisis;E2).

Puede hacer algo similar en la celda G2 con la funcin SUMAR.SI: =SUMAR.SI(Anlisis,E2,

Lecturas).

Para encontrar la Media en la celda H2, necesita ambas columnas anteriores o podra usar

la funcin PROMEDIO.SI. A continuacin puede hacer algo similar para la segunda tabla:

=CONTAR.SI(Cepas,E10) y =SUMAR.SI(Cepas,E10,Lecturas).

Hay otras caractersticas interesantes acerca de los nombres que usted puede beneficiarse.

En lugar de utilizar una formula como =SUMA(Lecturas), usted puede usar la palabra

Lecturas tal como se muestra en alguna celda. Sin embargo, necesita la funcin

INDIRECTO para cambiar la palabra a un nombre. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la

palabra Lecturas, la formula =SUMA(INDIRECTO(A1)) debera enviar el mismo resultado

como =SUMA(Lecturas). Por qu se debera hacer tal desvo? La respuesta es simple:

Algunas veces usted quiere los encabezados de un resumen de tabla en algn lugar ms

de su libro para ser usado en sus formulas. Uno de los ejercicios en el final de esta parte

ofrece un ejemplo de tal escenario.

Los nombres de rango son geniales. Sin embargo, el problema con los nombres de rango

es que una nueva fila agregada al final de una tabla, o columna o fila est no se incorpora

automticamente dentro de un nombre de rango, de modo que las formulas basada en ese

rango, ignora las nuevas entradas. Puede resolver este problema por cualquier celda

insertada dentro del rango o manualmente fijando la referencia de rango a travs del

Administrador de nombres. Ninguna solucin es ideal.

La siguiente imagen muestra cmo puede controlar este problema de una mejor manera,

usando la estructura de tablas de Excel.

Primero que todo, la tabla en si ha sido automticamente dado un nombre pro defecto (como

puede ver cuando abre el cuadro de nombres). Cuando usted quiere llamar a la tabla desde

fuera de la tabla, usted debe usar este nombre. Usted simplemente escriba algo como lo

siguiente en algn lugar de la celda fuera de la tabla: =Table1[. S, la tecla pulsada al final

es un corchete, no un parntesis. Tan pronto como escribe el primer corchete, varios

nombres de rango aparecen:

Anlisis (A2:A21 en este ejemplo)

Cepas (B2:B21 en este ejemplo)

Lecturas (C2:C21 en este ejemplo)

#Todo (A1:C21 en este ejemplo)

#Datos (A2:C21 en este ejemplo)

#Encabezados (A1:C1 en este ejemplo)

#Totales (que falta en este ejemplo)

Una gran caracterstica de un nombre de tabla es que se ajusta a un nuevo rango cuando

utiliza su botn de arrastre en la esquina inferior derecha. Tenga cuidado, cuando tiene

seleccionado la ultima celda, el botn arrastrar est oculto al lado del controlador de relleno

de la celda seleccionada. De modo que debe seleccionar otra celda en primer lugar para

hacer que el botn de arrastre est accesible.

Ahora vamos a enfrentar las formulas en dos resmenes de tablas a la derecha. Esta vez,

manualmente escribe la formula CONTAR.SI en la celda F2. Termine con las siguientes

dos formulas:

=CONTAR.SI(Table1[Anlisis],E2) y =SUMAR.SI(Table1[Anlisis],E2,Table1(Lecturas]).

Pero qu puede hacer si usted no quiere crear una estructura de tabla? Existe alguna

otra manera de hacer nombres de rango automticamente que se expandan cuando existen

nuevas filas o columnas que han sido agregadas al final? Si, existe; aunque no es una

manera fcil, a veces es muy ventajosa. Usted utiliza la funcin DESREF en el

Administrador de nombres. La funcin DESREF tiene la siguiente sintaxis: =DESREF(ref,

filas, columnas, ancho, alto).

Para asignar un nombre dinmico a la tabla en las columnas A:C, usted llevar estos pasos:

1 Abrir el Administrador de nombres.

2 Escribe un nuevo nombre para la tabla, tal como MiTabla, MiColumna o MiFila.

3 En el cuadro Referencia a, escribe:

=DESREF(A1,0,0,CONTARA(A:A),CONTARA(1:1)). Aqu les muestro como trabaja esta

frmula:

La referencia de nombre comienza en A1.

Quiere mantener esa celda como un punto de inicio, de modo que parte de 0 filas

y 0 columnas.

Encuentra el alto del rango contando todas las celdas no vacas en la columna A.

Necesita asegurarse de que no existan celdas ocultas debajo de la tabla.

Encuentra el ancho del rango contando todas las celdas no vacas en la fila 1.

Necesita asegurarse que no existan celdas ocultas a la derecha de la tabla.

Siempre las filas o columnas son agregados a la tabla o eliminadas, las dos funciones

CONTARA dentro de DESREF automticamente cuidan el tamao del rango ajustado.

No hace falta decir que puede tambin nombrar la columna entera A en este caso.

Cualquier cosa agregada a la columna es automticamente incluida en el nombre.

Frmulas y Funciones

Las frmulas son importantes para una hoja de clculo, las frmulas se deben escribir en

una celda y estas deben devolver un resultado. Las frmulas emplean gran variedad de

operadores lgicos y matemticos, tambin incluyen las diferentes funciones que Excel

posee, de esta manera puede trabajar con total comodidad con textos y nmeros

Cuando utiliza frmulas, solo lo podr ver en la barra de frmulas, porque en la celda

aparece el resultado, ahora mostrar algunos ejemplos de frmulas.

Ejemplo Descripcin

=150*0.19 Esta multiplicacin que pretende obtener el IGV es buena pero no cumple las expectativas, pues siempre devolver el mismo valor, no es flexible.

=A1+A2 Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado tambin cambiar.

=Ingresos-Egresos Resta la celda Ingresos con Egresos. =SUMA(A1:A10) Suma los valores del rango A1 hasta A10.

=A1=A2 Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero caso contrario devuelve Falso.

Operadores en las frmulas

Excel 2010 permite el uso de operadores tanto aritmticos, de texto y de comparacin, de

esta manera puede idearse para crear frmulas complejas que ayuden al buen

funcionamiento de sus datos.

Operadores Aritmticos

En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritmticos que ms se utilizan.

Operador Explicacin Ejemplo Resultado

+ Suma =30+15 45 - Resta =30-15 15

- Negativo =-30-15 -45 * Multiplicacin =10*5 50 / Divisin =10/5 2 ^ Exponente =2 2^ 4 % Porcentaje =19% 19%

Operadores de texto y comparacin

Los operadores de texto y comparacin pueden ayudarle a resolver algunos problemas con

sus tablas.

Operador Nombre

& Unin = Igual que

> Mayor que

< Menor que >= Mayor o igual que

Se ha utilizado la funcin: =SI(C2=0, ,B2*C2), indica que si la celda C2 es una celda

en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un espacio en blanco, caso

contrario que se realice la multiplicacin.

#N/A

Este error es muy comn, nos indica que no est disponible el valor deseado y que la

frmula no podr mostrar el resultado correcto.

Algunos usuarios utilizan la funcin NOD a propsito para indicar que faltan datos.

#NOMBRE?

Este error tambin es muy comn dentro de una hoja de Excel, indica que est mal escrito

el nombre de una frmula, o quiz porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todava

creado.

Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo, deber revisar la

frmula detenidamente.

#NULO!

Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los separadores

de lista (,) o (;) de una funcin. Vea este ejemplo:

En la funcin: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningn smbolo de separacin de

argumentos o listas y el resultado ser #NULO!, la funcin correcta seria:

=SUMA(A2:A6;B2:B6)

#NUM!

Este error en Excel, nos indica que existe un error en algn nmero que funciona como

argumento en nuestra frmula, vea este ejemplo:

En la celda B4 el resultado es el error #NUM!, pues la funcin raz no puede operar ante

un nmero negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente funcin:

=RAIZ(ABS(B4))

#REF!

Este error nos indica que la frmula que se est utilizando, presenta una referencia de celda

no valida, por ejemplo: =A1*B1

Devuelve el error #REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la columna B.

#VALOR!

Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente, esto suele

suceder cuando introducimos un texto cuando la funcin nos pide un nmero.

=RAIZ(Helen)

Esta funcin devuelve el error #VALOR!, pues la funcin RAIZ nos pide como argumento

un nmero, sin embargo en este ejemplo se ha introducido un texto.

Funcin Suma (SUM)

Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis

SUMA(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Observaciones

Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales de nmeros

que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa

matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto

contenidos en la matriz o en la referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros

provocan errores.

Ejemplo

Copiar los siguientes datos:

Frmula Descripcin (resultado)

=SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5)

=SUMA("5";15;VERDADERO) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se

traducen como nmeros y el valor lgico

VERDADERO se traduce como 1 (21).

=SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros nmeros de la columna

anterior (40).

=SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros nmeros de la columna

anterior y 15 (55).

=SUMA(A5;A6;2) Suma los valores de las dos ltimas filas anteriores y

2. Puesto que los valores no numricos de las

referencias no se traducen, no se tienen en cuenta

los valores de la columna anterior (2).

Advertencia: La Funcin en ingls es SUM, por ejemplo: =SUM(A5;A6;2).

Funcin Promedio (AVERAGE)

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango

A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de

dichos nmeros.

Sintaxis

=Promedio(nmero1;nmero2)

La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor

que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una

funcin o un procedimiento.):

nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda (referencia de celda:

conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la

referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) o

rango para el que desea el promedio.

nmero2, ... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que

desea el promedio, hasta un mximo de 255.

Observaciones

Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que

contengan nmeros.

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros

escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas

vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor

cero.


provocan errores.

Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una

referencia como parte del clculo, utilice la funcin PROMEDIOA.

Si desea calcular el promedio de slo los valores que cumplen ciertos criterios, use la

funcin PROMEDIO.SI o la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

Ejemplo

Copiar el siguiente ejemplo


=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6. (11)

=PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6 y el nmero

5. (10)

=PROMEDIO(A2:C2) Promedio de los nmeros en las celdas A2 a C2. (19)

Funcin Contar (COUNT)

La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los

nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad

de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede

escribir la siguiente frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:

Sintaxis

CONTAR(valor1; [valor2],...)

La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que

proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o

un procedimiento.):

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar

nmeros.

valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en

los que desea contar nmeros.

Nota Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes

tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Observaciones

Se cuentan argumentos que son nmeros, fechas o una representacin de texto de los

nmeros (por ejemplo, un nmero entre comillas, como "1").



No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir

a nmeros.

Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa

matriz o referencia. No se cuentan celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error

de la matriz o de la referencia.

Si desea contar valores lgicos, texto o valores de error, use la funcin CONTARA.

Si desea contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, use la funcin

CONTAR.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo



=CONTAR(A2:A8) (A2:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros

en las celdas de A2 a A8. (3)

=CONTAR(A5:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las

celdas de A5 a A8. (2)

=CONTAR(A2:A8;2) Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las

celdas de A2 a A8 y el valor 2. (4)

Funcin Max

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan

nmeros.



Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos

en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o

el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.


provocan errores.

Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia

como parte del clculo, utilice la funcin MAXA.

Ejemplo

Copiar los siguientes datos


=MAX(A2:A6) El mayor de los nmeros anteriores (27)

=MAX(A2:A6;30) El mayor de los nmeros anteriores y 30 (30)

Funcin Min

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el valor

mnimo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan

nmeros.



Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos

en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o

el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.


provocan errores.

Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia

como parte del clculo, utilice la funcin MINA.

Ejemplo



=MIN(A2:A6) El menor de los nmeros anteriores (2)

=MIN(A2:A6;0) El menor de los nmeros anteriores y 0 (0)

La siguiente imagen muestra un Libro de un presupuesto personal donde deber utilizar

diversas funciones sencillas para conseguir los resultados deseados.

1 En la celda D4 se debe obtener la Diferencia del Presupuesto de diversos ingresos con

el Real, para obtener el resultado podemos utilizar una frmula de resta sencilla: =B4-C4.

2 Utilice el controlador de relleno desde la celda D4 hasta D7 para obtener las diferencias

de los diversos ingresos. Note el formato con el que aparecen los resultados.

3 Por ejemplo, seleccione la celda D5 y pulse clic derecho y elige Formato de celdas.

Note que la categora Personalizada est activa y muestra un formato de celda.

_(* #.##0_);_(* (#.##0);_(* "-"??_);_(@_)

0 (cero) Este marcador de posicin de dgitos muestra los ceros no significativos si un

nmero tiene menos dgitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si

escribe 8,9 y desea que se muestre como 8,90, use el formato #,00.

# Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin

embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el nmero que escribe tiene menos

dgitos a ambos lados de la coma decimal que el nmero de smbolos # especificados en

el formato. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se

muestra el nmero 8,9.

? Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin

embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la

coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo,

el formato personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los nmeros 8,9 y 88,99

en una columna.

, (coma) Este marcador de posicin de dgitos muestra la coma decimal en un nmero.

Agregar espacios Para crear un espacio que tenga el ancho de un carcter en un formato

de nmero, incluya un carcter de subrayado (_), seguido del carcter que desea utilizar.

Por ejemplo, si coloca un parntesis de cierre detrs de un carcter de subrayado, como

_), los nmeros positivos se alinearn correctamente con los nmeros negativos que se

incluyan entre parntesis.

Repetir caracteres Para repetir el siguiente carcter del formato hasta rellenar el ancho

de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de nmero. Por ejemplo, escriba 0*-

para incluir los guiones que hagan falta detrs de un nmero para rellenar la celda, o escriba

*0 delante del formato para incluir ceros inciales.

4 Obtenga las diferencias del rango D10:D15.




8 Seleccione la celda B7 y escriba la siguiente funcin: =SUMA(B4:B6)

9 Utilice el controlador de relleno para C7. Note que tambin ya obtuvo el resultado de

D7.

10 Obtenga el total de la celda D15.




14 Seleccione E10 y escribe la siguiente funcin: =B10/$B$7

15 Utilice el controlador de relleno hasta E15.

16 Aplique a E10:E15 el formato de porcentaje.

Utilice formulas y funciones para completar los resultados de las diversas celdas en

blanco.

Ms sobre funciones

Las formulas en Excel contienen clculos y/o funciones. Qu es lo diferente entre ellos?

Los clculos trabajan con operadores tales como ( ), ,^ *, /, +, y (en este orden de

precedencia). As mientras 2+4/2 es 4 en Excel, (2+4)/2 regresa 3. Para crear el raz

cuadrada del nmero 4 usando operadores, necesita parntesis as como: =4 (^1/2).

Las funciones son operaciones construidas, tales como =SUMA(A1:A3), el cual es

equivalente al clculo =A1+A2+A3. La mayora de las funciones aceptan o requieren

uno o ms argumentos dentro de su parntesis. Por ejemplo, la raz cuadrada de 4

est hecha con una funcin que requiere un argumento: RAIZ (4).

Las formulas pueden ser una combinacin de clculos y funciones. Pueden ser

clculos dentro de funciones (por ejemplo, =REDONDEAR(A1/B1,1)) y pueden ser

funciones dentro de clculos (por ejemplo, =SUMA(A1:A3)*0.05).

Las formulas pueden tambin anidar funciones dentro de las funciones (por ejemplo,

=REDONDEAR(SUMA(A1:A3),2)). En este caso, la funcin SUMA es anidada

dentro de la funcin REDONDEAR.

La siguiente imagen muestra un libro con lo cual podr practicar los prximos ejercicios.

D9 contiene un clculo: =C9 (^1/2), el cul es la raz cuadrada de 4.

D11 contiene un clculo: =C11*-1, el cual regresa el valor absoluto de -4. (Tenga en cuenta

que esto no trabaja para 4).

F9 contiene una funcin: =RCUAD(G9), el cual regresa la raz cuadrada de 4 si agregamos

4 en G9.

Nota: En Excel 2007 se utiliza la funcin RAIZ mientras que en Excel 2010 se utiliza la

funcin RCUAD.

F11 contiene una funcin: =ABS(G11), el cual trabaja igual siempre, incluso cuando G11

es positivo.

D14 (combinado D14, E14 y F14) contiene un calculo dentro de una funcin:

=REDONDEAR(1/6,4).

D17 tiene una funcin dentro de un clculo: =C17/RCUAD(G17).

D20 tiene una funcin anidad dentro de una funcin: =REDONDEAR(ALEATORIO()*10,2).

Usted puede escribir esas formulas dentro de una celda, pero no se olvide de iniciar con un

signo igual. Cuando escribe funciones, recibe alguna ayuda como su sintaxis por ejemplo:

que argumentos aparecen y en qu orden. Note tambin que algunos argumentos se

muestran en negrita, lo cual significa que son requeridos en la funcin para trabajar; las

funciones que no estn en negrita son opcionales y pueden omitirse la mayora de veces.

Para conseguir ms ayuda, debera usar una de estas tres opciones.

El botn FX en la barra de formulas

El botn desplegable en la ficha Inicio.

Uno de los botones en la ficha Formulas.

La siguiente imagen muestra el uso de dos diferentes funciones: en la columna A, la funcin

ALEATORIO (un nmero aleatorio entre 0 y 1) y en la columna B, la funcin REDONDEAR

(para redondear ALEATORIO a dos decimales). Podra combinar estas dos operaciones en

una columna (Columna C) usando funciones anidadas.

Aqu le muestro como lo hace:

1 Inicie la funcin REDONDEAR, esta vez desde el botn FX.

2 Asegrese que el primer argumento de la funcin REDONDEAR es una funcin

ALEATORIO anidada. Conseguir esta segunda funcin desde una nueva seccin

desplegable ubicada donde se utiliza el cuadro de Nombres. Cuando lo haga, el cuadro

REDONDEAR consigue reemplazar al cuadro ALEATORIO.

3 No haga clic en Aceptar porque an no ha terminado con REDONDEAR. Para retroceder

a REDONDEAR haga clic en su nombre en la Barra de frmula (no en el cuadro de

Nombres). Cuando est nuevamente en el cuadro REDONDEAR, puede completar el

segundo argumento.

El siguiente ejercicio muestra una hoja en el cual marca cada anlisis con un signo ms si

ambas pruebas salen por encima de la media; de lo contrario, no marcar. En este caso,

necesita dos funciones: la funcin SI para probar valores encima de la media y la funcin Y

para verificar ambas pruebas al mismo tiempo; en otras palabras, Y debera estar anidado

dentro de SI.

Aqu les muestro como hacerlo:

1 Active la funcin SI desde Fx.

2 Al primer argumento la funcin Y desde el cuadro de Nombres:

Y(B2>$B$12,C2>$C$12).

3 En lugar de hacer clic en Aceptar, haga clic en la palabra SI de la Barra de formulas.

4 Cuando nuevamente hace clic en SI, finaliza la formula:

=SI(Y(B2>$B$12,C2>$C$12),+, ).

Podra simplemente escribir esta frmula desde cero? De seguro que s, pero cuando la

sintaxis es ms complicada, ese cuadro de dilogo de funciones le protege de cometer

errores, y le proporcionan ms ayuda cuando est tratando con funciones que no son tan

familiares para usted.

Ahora que conocer estas tcnicas bsicas, puede usarlas cuando trate con los anlisis de

datos cientficos,

TRAINING MAX 01

Descargue los ejercicios desde www.handsofthelp.com o desde su CD-ROM y resuelva

los diversos ejercicios y envelos al correo [email protected] para verificar sus

resultados.

Training 01

El Controlador de Relleno

A Asegurarse que la columna D sea completamente idntica a la columna A usando solo

el controlador de relleno (y si es necesario, use la tecla Ctrl).

B Asegrese que la columna E sea completamente idntica a la columna B usando solo

el controlador de relleno (y si ese necesario, use la tecla Ctrl)

Training 02

Referencias de celda Relativa VS Absoluta

A Seleccione el rango D4:H15 e implemente la ecuacin mostrado bajo la tabla en un

solo paso.

B Haga lo mismo para el rango L4:P15 pero esta vez con el valor 1.65 (en la celda J2).

Training 03

Nombres de rango

A Use manualmente la herramienta de Nombres de Excel para nombrar cada columna en

la tabla izquierda con su nombre de etiqueta.

En la tabla en H2:K5, calcule la correlacin entre cualquiera de las dos variables en la

tabal de la izquierda. Utilice las etiquetas de su tabla de correlacin en combinacin con

las funciones COEF.DE.CORREL e INDIRECTO.

Training 04

Funciones anidadas

A En la celda B2, use la funcin DIRECCION con las funciones anidadas FILA y

COLUMNA para conseguir las direcciones desde la celda A2.

En la celda F2, use la funcin CONCATENAR con las funciones anidadas IZQUIERDA y

DERECHA. Para conseguir el nmero 10 en las celdas F11 y F21 (en lugar de 0), puede

tener tambin que usar la funcin LARGO anidado dentro de DERECHA.

Training 05

Funciones anidadas

A En la columna C, redondear la desviacin estndar de los dos valores a la izquierda a

dos decimales usando la funcin DESVEST anidado dentro de la funcin REDONDEAR.

Recibe errores en la columna C, de modo que mejore su formula en la columna G anidando

la formula anterior dentro de una funcin SI que prueba el error de la desviacin estndar

usando la funcin SIERROR.

Te cnicas ba sicas de integracio n

Desde Office 2000, Microsoft ha vendido la suite Office como un conjunto de aplicaciones

interoperables que fcilmente permiten la integracin de mltiples procesos. Para la

mayora de los usuarios, sin embargo, Office es an una suite de aplicaciones individuales.

Excel es utilizado como hoja de clculo de anlisis e informes mientras que Access es

usado para funciones de base de datos y punto.

Adems, muchos de los cursos de entrenamiento y documentacin son a menudo

dedicados a una aplicacin u otra, a menudo proporcionan pequea informacin en los

conceptos de integracin.

En efecto, esto aparece que la mayora de usuarios de Office tienden a caer en uno de dos

campos: Usuarios de Excel y Usuarios de Access. Muy pocas personas operan

confortablemente en ambos campos. Incluso menos aun realizar el completo potencial de

integracin de estas poderosas aplicaciones de Office.

Microsoft Excel es el rey supremo entre las aplicaciones de hojas de clculo. En el mundo

corporativo, Excel es un oblicuo y casi una aplicacin universal. Esta popularidad ha llegado

con un grave inconveniente ya que la mayora de analistas de negocios se han limitado a

solo una herramienta para todos sus anlisis y informes necesarios, Excel. Cul es el

problema con ello? Bueno, Excel no est diseado para hacer mucha de las actividades

que intentamos hacer a diario, como la integracin de diferentes orgenes de datos y realizar

procesos de datos de multi etapas complejas. En lugar de explorar la funcionalidad de otras

aplicaciones de Office (es decir Access), los analistas en lugar de enfrentarse mano a mano

en combate con sus datos, crean soluciones complejas y procesos ineficientes.

Como una aplicacin de base de datos relacional, Microsoft Access proporciona la

integracin de diversos orgenes de datos y mltiples pasos de manipulacin de datos que

seran complicados o incluso imposibles de hacer en Excel. Sin embargo, Access tiene sus

limitaciones en las comunidades de negocios. En primer lugar, este no tiene una fraccin

de la popularidad que Excel ha alcanzado. Es probable son que casi todas las personas en

su compaa, desde el presidente a los recientemente contratados, tienen algunos

conocimientos de trabajar con Excel.

Cuntos presidentes de una empresa tienen una base de datos en Access en sus

porttiles, o saben qu hacer con l si la tuvieran? Por otra parte, la formacin para Access

raramente est dirigida a la comunidad de analistas de negocios, eligiendo en su lugar a

atender a los que construyen base de datos y aplicaciones. Cmo ser conocer el trabajo

de un subformulario de usuario o conocer como configurar un contacto de la base de datos

para ayudar a luchar a los analistas ante las sntesis de datos financieros desde tres

diferentes legados de sistemas de TI? Como es lgico, la comunidad de analistas de

negocios de los usuarios de Excel se han acostumbrado con las herramientas que ellos

conocen y se guan claramente de aquellos que no lo hacen.

Al hacerlo, sin embargo, ellos tienen al menos un lote de productividad potencial fuera de

la mesa. Este es nuestro objetivo con este libro para ayudar al usuario de Excel (y usuarios

de Access) aprovechar esta productividad usando e integrando Excel y Access. A travs de

la integracin, Access gana el beneficio de presentacin flexible y capacidades de anlisis

verstiles de Excel; Excel gana el beneficio de estructuras de base de datos relacional y

herramientas robustas de consultas de Access. La integracin de ambas aplicaciones

puede ceder increblemente a ganar productividad y proporcionar entrada a los anlisis de

negocios.

Lo que este libro resaltar es que existen funcionalidades potentes en Excel y Access que

pueden ayudarle a ir ms all del mundo unidimensional de sus hojas de clculos y base

de datos. Este libro lo liberar de la rutina diaria de las prcticas de datos y le ayudar a

usted a explorar toda la funcionalidad que existe cuando Excel y Access estn juntos.

Aunque ambas de estas aplicaciones son herramientas potentes por si mismas,

combinando funcionalidades de Excel y Access abren un nuevo mundo de posibilidades.

Obtener datos de Excel en Access

El mundo de los negocios es dividir entre los usuarios de Access y los usuarios de Excel.

Los usuarios de Access tienden a ser las bases de datos pequeas y construir aplicaciones

de techie (interesados de la tecnologa). Algunas personas, de otro modo, usan Excel. Si

usted trabaja en la corporacin Amrica, usted probablemente est instruido en el lenguaje

de Excel. Usted puede enviar incluso a la ms avezada vicepresidenta una hoja de clculo

al estilo de informe y confiar en que ella sabr qu hacer con l. Enviar a la mismas

Vicepresidenta un archivo de Access e invtele a que ejecute una consulta de referencias

cruzada, y usted habr regalado su puesto a la siguiente esquina de la calle.

En pocas palabras, Excel tienen pocos que lo igualan cuando va a realizar grandes

cantidades de clculos basados en otras celdas y a continuacin, presenta esa informacin

en un ampliamente aceptable y familiar formato. Sin embargo, como una aplicacin de

base de datos relacional, Access es una potente herramienta que da al usuario la habilidad

de integrar diversos orgenes de datos para realizar anlisis y informes que deberan ser

difciles e incluso imposibles de hacerlos en Excel. La integracin de ambas aplicaciones

trae lo mejor de cada uno para llevar en una pltora de anlisis de negocios. An pocos

profesionales en la corporacin Amrica y en otros lugares tienen la experiencia necesaria

para completar esto.

Nuestro objetivo es introducirles el poder de Microsoft Access a los usuarios de Excel de

todos los niveles de habilidad. Queremos mostrarle a usted como integrando Access y Excel

pueden mejorar y expandir sus capacidades en anlisis de datos y informes ms all de lo

que es posible solo usando Excel. Al hacerlo, usted se convertir en un miembro

indispensable del equipo con un muy raro conjunto de habilidades.

Este captulo explorar los primeros pasos en la integracin de estas dos aplicaciones de

Microsoft Office para los analisis de datos. La primera seccin describe las relevantes

diferencias entre Access y Excel para los no iniciados en Access. Las secciones restantes

incluyen un hands on lab de ejercicios en obtener datos de Excel en Access y esto seguido

por Consejos y trucos acerca de cmo optimizar su nuevo rendimiento de las base de datos.

Diferencias entre Access y Excel

Antes de sumergirse en poner los datos de Excel en Access, tome una informacin ms

detallada de cada aplicacin. Especficamente, usted necesita una mejor comprensin de

exactamente que utilidades son de cada aplicacin y como ellos son diferentes. Usted

comenzar examinando diferentes categoras de hojas de clculo en Excel.

Diferentes tipos de hojas de clculo

No todas las hojas de clculo son creadas igual. Intuitivamente, usted probablemente ya

conoca esto. Antes de importar datos de Excel en Access, sin embargo, usted debera

familiarizarse con los diferentes tipos de hojas.

AL riesgo de simplificar demasiado, las hojas de Excel (no las aplicaciones) van en tres

formas fundamentales: Los informes, los archivos de datos planos y las listas indexadas.

Solo los dos ltimos tipos son compatibles con Access. Para asegurarse que sus datos en

Excel estn en el formato apropiado para ser usados en Access, debe comprender estos

tres tipos de hojas.

Las hojas de Excel en formato Informe

El informe en Excel es un medio de formato y visualizacin de datos, a menudo hecho por

los directivos u otros usuarios. Un buen informe en Excel hace juicioso el uso de espacios

vacios debido al formato, resumir datos donde es apropiado, y campos de datos claramente

marcados. En Excel, las hojas pueden ser ambas usadas por los datos almacenados y por

los informes de datos. Una hoja en formato de informe puede hacer un buen informe, pero

este no hace una buena tabla de Access. La tabla de Access son un repositorio de datos.

Otros objetos de Access, como consultas, formularios e informes, necesitan referirse a los

datos en sus tablas para generar resmenes tiles e informes.

Tome, por ejemplo, la hoja en la figura 1.1. Esta hoja hace un magnifico informe, pero no

se encuentra en un formato que pueda ser importado en Access.

Para empezar, la informacin de regiones geogrficas no tiene su propia columna. La

informacin de Regin se encuentra en la columna Treatment Type (tipo de tratado). Si

usted quiere importar una hoja de Excel en Access, la hoja debe estar en una fila por un

formato de columna. Esto significa que cada campo de dato debe tener su propia y nica

columna.

La hoja en la figura 1.1 tambin tiene columnas y celdas en blanco en los datos. La columna

C est en blanco. Adicionalmente, hay celdas en blanco en cada fila del informe. Para

importar correctamente en Access, los datos deben ser contiguos, por medio de un slido

bloque sin extraas filas o columnas.

Hay columnas que albergan ms que un tipo de informacin. Este resultado es un poco

ms sutil, pero se ve ms estrechas las columnas D, E y F. Cada columna nos est diciendo

algo acerca del precio y algo acerca del plazo del servicio (note las etiquetas de columna

que contienen informacin en plazo de servicio).

Un buen origen de datos para importar a Access tendra columnas que contienen un nico

tipo de dato.

Por ejemplo, en una tabla apropiada. Estas tres columnas deberan ser reemplazadas con

dos columnas, una para el precio del servicio y otra para el plazo del servicio.

La hoja de Excel en formato de archivo plano

Los archivos Planos son datos repositorios organizados por columnas y filas. Cada fila

corresponde a un conjunto de elementos de datos llamado un registro. Cada columna es

llamado un campo. Un campo corresponde a un nico elemento de dato en un registro. La

figura 1.2 contiene los mismos datos como el informe en la figura 1.1 en el formato de

archivo plano.

Note que cada campo de dato tiene una columna y cada columna corresponde a uno y solo

un elemento de dato. Adems, no existe espacio extra y cada fila, o registro, corresponde

a un nico conjunto de informacin. Sin embargo, note que no existe uyn solo campo que

identifique nicamente a un registro. De hecho, en muchos de estos registros, usted habra

de especificar cuatro campos separados antes de poder identificar un nico registro

(Region, Treatment Type, Treatment Technology, Service Interval)

Tan conveniente como un archivo plano puede ser, estos no son la manera ms eficiente

para almacenar datos en Access. Los archivos planos van con su propio conjunto de

inconvenientes.

Los archivos planos a menudo contienen datos redundantes (que es esto, datos que son a

duplicados varias veces). Esto naturalmente hace innecesarios grandes conjuntos de datos.

Los archivos planos contienen columnas de datos irrelevantes. Estas columnas son

tpicamente contenedores de otros procesos que nicamente no quiere eliminar.

Los archivos planos a menudo contienen elementos de datos en blanco o vacios. Debido a

que los archivos planos son tpicamente una miscelnea de muchos objetos en u

Ingenieros Excel 2010 y 2007

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