INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO -SCI- TERCER CUATRIMESTRE 2018

ARTÍCULO 9, LEY 1474 DE 2011 “ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN”

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 E.S.E.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO – SCI -: Cuando se habla del SISTEMA DE CONTROL INTERNO, no debemos asociarlo con una oficina en especial

al interior de la Entidad, sino al CONTROL INTERNO que está inmerso dentro de cada proceso, el cual debe funcionar de manera sistemática y debe

ser objeto de autoevaluaciones periódicas por cada dueño o responsable de proceso. Adicionalmente existe la evaluación independiente que

realiza CONTROL INTERNO, ya sea a través de procesos Auditores o a través del aplicativo del DAFP.

Tanto las autoevaluaciones, como la evaluación independiente buscan valorar:

a.- La efectividad del CONTROL INTERNO que aplica el responsable de cada proceso de la Entidad

b.- La eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos de la Empresa

c.- El nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos

d.- Los resultados de la gestión, con el fin de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones

de mejoramiento.

En consecuencia, la evaluación permanente al estado del SCI, implica el seguimiento a los cinco componentes del MECI y al conjunto de dimensiones

del MIPG, de tal manera que la autoevaluación y la evaluación independiente se convierten en la base para emprender acciones tendientes a

subsanar las deficiencias detectadas y encaminarse en la mejora continua de los procesos, que presupuesta la Ley 87 de 1993.

OBJETIVO

Medir el grado de acercamiento que tiene la ESE con corte al 31 de diciembre de 2018, con ocasión de la implementación del MIPG que lidera

actualmente EL PROCESO DE PLANEACIÓN al interior de la entidad, con la observancia de los lineamientos que comporta el Decreto 1499/2017 y

manual operativo de dicho modelo.

Para este propósito, CONTROL INTERNO tendrá en cuenta la nueva estructura del MECI de acuerdo a lo preceptuado en la Séptima Dimensión

(Control Interno) que trae el citado Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- y por supuesto la información que arroje el formulario

único de reporte de avances de gestión FURAG II.

MARCO NORMATIVO:

Para la realización del informe pormenorizado del sistema de control interno, correspondiente al tercer cuatrimestre, la OCCI atenderá los

lineamentos establecidos en las siguientes normas:

• Ley 87 de 1993

• Ley 1474 de 2011 Articulo 9 “ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN”

• Decreto 648 de abril 19 de 2017 - Artículo 16

• Decreto 1499 septiembre 11 de 2017

SEPTIMA DIMENSIÓN – “CONTROL INTERNO”: Se desarrolla a través del MECI el cual se actualizó con ocasión de la articulación de los SISTEMAS

DE GESTIÓN Y DE CONTROL INTERNO, artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, como lo estipula el decreto 1499 de 2017.

La nueva estructura MECI se fundamenta en CINCO (5) componentes así:

1. AMBIENTE DE CONTROL

2. ADMINISTRACION DEL RIESGO

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO

ESQUEMA DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES: Es importante precisar que esta estructura está acompañada de un esquema de asignación

de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo esta una

tarea exclusiva de las oficinas de control interno, así:

LÍNEA ESTRATÉGICA: Conformada por la alta dirección - el representante legal, el comité institucional de coordinación de control interno – CICI, y

el comité institucional de gestión y desempeño -CIGD-.

PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA: Conformada por los gerentes públicos y los líderes del proceso, programas y proyectos.

SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA: Conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación del estado de los controles y la gestión del

riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgo, comités de contratación, áreas financieras y

áreas de las TIC, entre otros.)

TERCERA LÍNEA DE DEFENSA: Conformada por la oficina de control interno. Auditoría interna, o quien haga sus veces.

En consecuencia, el presente informe se estructura siguiendo en estricto orden, estos (5) cinco componentes del MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO – MECI -.

NUEVA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 ESE:

Con base en la nueva estructura MECI que comporta los 5 componentes anteriormente detallados y al esquema de asignación de responsabilidades

y roles para la gestión del riesgo y el control, a que hace referencia la 7ª. dimensión – “CONTROL INTERNO” -, en el numeral 7.1 del folio 81 del

manual operativo versión 2, la OFICINA DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO – OCCI - diseñó la siguiente estructura, con el fin de tener una

visión macro y un norte fijo claro y seguro, para el desarrollo de las funciones que establece la Ley 87/93, para las oficinas de control Interno.

Además, para la construcción de los diferentes informes, en especial lo relacionado con el informe pormenorizado del estado del SISTEMA DE

CONTROL INTERNO, como lo exige el Art. 9 Ley 1474 de 2011 “ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN” y el Artículo 16 del Decreto 648 de 2017, estructura

que se detalla de la siguiente manera:

DESARROLLO DEL INFORME:

A continuación, la OCCI desglosa el presente informe por cada uno de los cinco componentes del MECI, acorde con la estructura del cuadro anterior.

El propósito es establecer el estado del SCI de cada uno de los componentes del MECI, para lo cual se tendrán en cuenta las tareas que presupuesta

cada dimensión y la asignación de responsabilidades que define el MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- para las cuatro líneas

de defensa.

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (LEY 1474 DE 2011) Dimensión Aspecto

Dimensión talento Humano

Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación

Dimensión Gestión con Valores para el resultado

Dimensión Evaluación de Resultados

Dimensión Información y Comunicación

Dimensión Gestión del Conocimiento

Dimensión Control Interno

Responsables asignados DRA ANA CRISTINA VERA - CONTRATISTA

DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ

DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ

DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ

DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ + SISTEMAS DE INFORMACION Y ESTADÍSTICA

DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ

AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE – AUDIVES SAS

Autodiagnostico EJECUTADO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO – ESTE DEBE SER EL ÚLTIMO AUTODIAGNOSTICO DE TODOS LOS 16

Análisis de brechas frente a los lineamientos de las políticas

EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO

Cronograma para la implementación o proceso de transición.

EN PROCESO EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

EL PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

EN PROCESO

Planes de mejora para la implementación o proceso de transición

EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO

Avances acordes al cronograma y planes de mejora

EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO EN PROCESO

Entre otros aspectos

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

EJECUTADO: SE CREO MEDIANTE RESOLUCIÓN 057 MAYO 7 DE 2018

EJECUTADO: SE CREO MEDIANTE RESOLUCIÓN 057 MAYO 7 DE 2018

COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO -CICI-

EJECUTADO: SE CREO MEDIANTE RESOLUCIÓN 92 JULIO 25 DE 2017

ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES FRENTE A LA IMPLEMENTACIÓN O ACTUALIZACION DEL MODELO

LAS RESPONSABILIDADES SE SOCIALIZARON EN TALLER MIPG 27 AGOSTO 2018

ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA

EJECUTADO

ACTA DE APROBACIÓN ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA POR EL CAGRF

EJECUTADO

RESOLUCIÓN ADOPCION ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA

EJECUTADO -

CÓDIGO DE ETICA DEL AUDITOR

EJECUTADO

CARTA DE COMPROMISO DEL AUDITOR

EJECUTADO

PLAN ANUAL DE AUDITORIAS

EJECUTADO

INF EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO

EJECUTADO

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

EJECUTADO

INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE

EJECUTADO

INFORME DERECHOS DE AUTOR

EJECUTADO

CARTA DE REPRESENTACIÓN – ANEXO 5

EJECUTADO

EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS

EJECUTADO

POR PARTE DEL LIDER DEL PROCESO AUDITADO

Componente MEC-I Líneas de defensa

Procesos

Dimensión Talento Humano

Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación

Dimensión Gestión con Valores para el resultado

Dimensión Evaluación de resultados

Dimensión de Información y Comunicación

Dimensión Gestión del Conocimiento

Dimensión control Interno

Línea Estratégica

1ª Línea de defensa

2ª Línea de defensa

Línea Estratégica

1ª Línea de defensa

2ª Línea de defensa

Línea Estratégica

1amLinea de defensa

2ª Línea de defensa

Línea Estratégica

1amLinea de defensa

2ª Línea de defensa

Línea Estratégica

1ª línea de defensa

2ª Línea de Defensa

Línea Estratégica

1amLinea de defensa

2ª Línea de defensa

Principales Decisiones tomadas en el mes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

NOTA: Para el primer cuatrimestre 2019, el informe pormenorizado contemplará el orden y el correcto diligenciamiento, como lo plantea la matriz

en comento. Es decir los avances de cada uno de los cinco componentes, en las siete dimensiones y por cada una de las cuatro líneas de defensa.

INFORMACIÓN SEGUIMIENTO SEGUNDO CAUTRIMESTRE 2018: CONTROL INTERNO, durante dicho cuatrimestre, se reunió con la

OPERACIONALIZADORA DEL MECI y a su vez responsable de PLANEACIÓN y se revisó y analizó detalladamente el INFORME DE GESTIÓN Y

DESEMPEÑO expedido por la FUNCIÓN PÚBLICA, para la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 ESE, en el mes de abril de 2018, con corte a

diciembre 31 de 2018. Precisamente dicho análisis fue el punto de partida, para que PLANEACIÓN, iniciara los AUTODIAGNOSTICOS, previa

estructuración del correspondiente plan de trabajo de implementación del MIPG y se fijara la fecha para la socialización y distribución de

responsabilidades y el respectivo cronograma para la elaboración de los citados AUTODIAGNOSTICOS.

INFORMACIÓN SEGUIMIENTO TERCER CUATRIMESTRE 2018: La OCCI deja constancia, que se han adelantado trabajos de implementación del

modelo MIPG, y se encuentra documentado por parte de PLANEACION el respectivo PLAN DE TRABAJO Y EL CRONOGRAMA para la implementación

o proceso de transición del MIPG. El plan de trabajo para la implementación estructurado es general y no se debe confundir con los planes de

acción que se desprenden los AUTODIAGNÓSTICOS y que debe emprender cada dueño de proceso.

De otra parte, en el presente cuatrimestre, CONTROL INTERNO continuó con la revisión conjunta con la responsable de PLANEACIÓN, para el

seguimiento a los avances por cada una de las siete dimensiones. Concretamente, CONTROL INTERNO revisó el AUTODIAGNÓSTICO de TALENTO

HUMANO, quedando pendiente los demás y con relación a los PLANES DE ACCIÓN, solo se revisó, el que corresponde a TALENTO HUMANO.

INFORME DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EXPEDIDO POR EL DAFP CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2017:

En el mes de abril de 2018 el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA -DAFP- expidió este informe y asignó una calificación con corte a diciembre 31 de 2017, para la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADONORTE 3 ESE, en materia de avances sobre la implementación del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG-.

DICHA CALIFICACIÓN, ALCANZÓ UN PUNTAJE DE 62.4 Y LA ENTIDAD FUE UBICADA EN EL QUINTIL 2, DADO QUE EL PUNTAJE MÁXIMO DEL GRUPO PAR, ALCANZÓ EL 73.6

SEGUIMIENTO CONTROL INTERNO AL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE

PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG-:

Con base en este informe expedido por el DAFP, CONTROL INTERNO el 7 de junio de 2018, levantó el ACTA OCCI No. 026 y en ella se detallan las memorias del seguimiento hecho a PLANEACIÓN y a la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO; en lo que tiene que ver con el proceso de IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG-. Dicha acta se detalla como sigue:

AUDITORIAS Y VERIFICACIONES EN SALUD

ENTIDAD CONTRATANTE: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3

E.S.E NIT.900146.438-4

FORMATO DE REALIZACION DE ACTAS DE AUDITORIA VER: 2

PROCESO O SUBPROCESO AUDITADOS: PLANEACIÓN

RESPONSABLE: DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ

GRUPO FUNCIONAL: ADMINISTRATIVO

FACILITADORA: DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ – OPERACIONALIZADORA MECI + INTEGRANTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD- Y PLANEACIÓN

COORDINADOR O RESPONSABLE GENERAL DEL PROCESO: DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ- OPERACIONALIZADORA MECI + INTEGRANTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD- Y PLANEACIÓN

ACTA OCCI No: 026

AÑO MES DIA

2018 06 07

En PUERTO TEJADA - CAUCA, siendo las 2:15 P.M., del día 31 de MAYO de 2018, se presentó a las instalaciones donde funciona el punto de Atención PUERTO TEJADA – CAUCA -, AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE, en Representación de AUDIVES S.A.S., persona Jurídica contratada, para apoyar el proceso del sistema de CONTROL INTERNO, con el fin de llevar a cabo una visita de AUDITORIA de Gestión. La visita en mención tiene por objeto, hacerle seguimiento a las gestiones de algunos de los procesos, o actividades que realiza PLANEACION, concretamente evaluar el avance correspondiente a la IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG-, en lo atinente a los lineamientos que presupuesta el decreto 1499 de 2017 y el MANUAL OPERATIVO expedido por el DAFP, seguimiento con corte al 31 DE MAYO DE 2018; cuya responsable es la DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ; con el fin de hacer las observaciones y recomendaciones a que haya lugar, y de esta manera, buscar de manera perentoria que los dueños de proceso se esmeren por la efectiva implementación del modelo, comenzando por los AUTODIAGNÓSTICOS, la elaboración de los PLANES DE ACCIÓN O DE TRABAJO y la implementación de los CRONOGRAMAS, donde se prioricen los puntos críticos, que muestren tanto las encuestas del FURAG II diligenciadas en la vigencia 2017; como la reciente EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL de la ESE NORTE 3, expedida por la FUNCIÓN PUBLICA en el mes de abril de 2018, así como los respectivos AUTODIAGNÓSTICOS. Con todas estas acciones se contribuye de manera decisiva con el Mejoramiento Continuo de los Procesos, como lo presupuesta la ley 87 de 1993, y el decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el cual derogó el 1599 de 2005.

Igualmente, como lo preceptúa el reciente Decreto 1499 de septiembre 11 de 2017, el cual derogó el 943 de 2014 y las normas que le fueren contrarias y en especial un articulado del decreto 1083 de 2015. Decreto que derogó en su totalidad el decreto 1826 de 1994 y la ley 872 de 2003. Así mismo, la citada norma, derogó los artículos 15 al 23 de la ley 489 de 1998. A la mencionadas profesional, se le hizo saber por parte de la OCCI el motivo de esta visita y en reunión de apertura se le explicó el alcance de la Auditoria, y el modus operandi de la misma, así como el proceso posterior a la Auditoría en lo que se refiere a la presentación del informe al señor Gerente y el seguimiento periódico del correspondiente PLAN DE MEJORAMIENTO. CONTROL INTERNO, deja constancia, que la OPERACIONALIZADORA DEL MECI es la misma persona responsable de PLANEACION, Y a su vez funge como integrante DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD- de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. NORTE 3. Así mismo la OCCI procedió a hacer una síntesis sobre los siguientes temas: .- La labor de CONTROL INTERNO en la Empresa .- Ley 87/93 .- Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el cual derogó el Decreto 1599 de 2005 .- Decreto 1499 de septiembre 11 de 2017, el cual derogó el 943 de 2014 y las normas que le sean contrarias y en especial un articulado del decreto 1083 de 2015; en su totalidad derogó el decreto 1826 de 1994 y la ley 872 de 2003. Así mismo, derogó los artículos 15 al 23 de la ley 489 de 1998. .- Principios Rectores del CONTROL INTERNO (AUTOGESTION, AUTOREGULACION Y AUTOCONTROL). .- La importancia del AUTOCONTROL .- Como se debe asociar el proceso de CONTROL INTERNO .- La importancia del CONTROL INTERNO - En la preparación para las Auditorias de los entes de Control .- Breve recuento del estado actual del CONTROL INTERNO, y las acciones que debe realizar cada una de las personas que prestan un servicio a la Empresa.

PROCESO: PLANEACION Y CALIDAD Siendo las 2:15 P.M. del día 31 de MAYO de 2018, se da inicio a la Auditoría a este proceso así: Antes de entrar en materia, el responsable de la Auditoría procede a hacer una breve presentación sobre lo que significa el CONTROL INTERNO en la EMPRESA, recalcando que esta labor no es propia de una Oficina en Especial, sino de todas las personas que realizan una actividad en la Empresa independientemente del modo de vinculación a la misma. Que lo que pretendió el legislador fue crear en cada una de las personas que laboran en la Empresa la Obligación de Implementar Controles, desde sus puestos de trabajo, haciendo uso del principio del AUTOCONTROL, que Presupuesta la Norma, junto con los otros dos principios AUTOGESTION y AUTOREGULACION, buscando que los recursos del Estado enfocados en este caso al sector de la salud, se inviertan en desarrollo del objeto social de la Empresa, con eficacia, eficiencia y efectividad. Que en este orden de ideas la misión de CONTROL INTERNO, además de ser visto como un apoyo por cada dueño de proceso, lo que busca es que todas las Actividades que realicen en el Desarrollo de los mismos, estén ajustados a derecho, para que cuando los entes de Control practiquen las Auditorías, nos encuentren cumpliendo cabalmente con los lineamientos fijados en las normas. Es por esta razón que después de cada Auditoria de la OCCI, se debe obligatoriamente construir un PLAN DE MEJORAMIENTO, que nos permita hacia futuro corregir los errores que de buena fe se venían cometiendo, buscando como fin último el Mejoramiento Continuo de los Procesos de la Empresa. Aclara que después de esta premisa, es fácil concluir que no debemos temer, en reconocer los posibles errores que de buena fe se han venido cometiendo, que lo que se trata con estas Auditorías de CONTROL INTERNO, es buscar la corrección de estas inconsistencias sin ningún asomo de malicia, a través de los planes de Mejoramiento tantas veces mencionados en esta introducción. La OCCI procuró esta reunión con la dueña de este proceso (PLANEACIÓN) y OPERACIONALIZADORA DEL MECI, y a su vez integrante del COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD-; con el fin de puntualizarle la IMPORTANCIA y el alcance de una buena PLANEACIÓN al interior de la ESE, pues de ella depende que podamos fijar hacia futuro, unos derroteros mensualizados por actividad o servicio de salud prestados por cada Punto de Atención, para el fácil seguimiento y control por parte de la Gerencia, de la OPERACIONALIZADORA del MECI e integrante del CIGD, y de las mismas coordinadoras de punto y por supuesto de la OFICINA DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO –OCCI-. En tal virtud, se hace necesario que este proceso, muestre resultados a 31 de DICIEMBRE de 2018. Para esto, es necesario que las coordinadoras de punto, trabajen con base en una estrategia establecida como resultado de una PLANEACION, como por ejemplo los PLANES OPERATIVOS ANUALES -POA-.

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN –MIPG-; AL PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG Y A LOS 16 AUTODIAGNOSTICOS: RESPONSABLE PLANEACION: DOCTORA ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ OPERACIONALIZADORA MECI E INTEGRANTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO: DOCTORA ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ – PROFESIONAL UNIVERSITARIA AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA E.S.E. NORTE 3. CONTROL INTERNO dio inicio a la reunión precisando que existe para la OCCI una gran preocupación, habida cuenta que la norma que rige para la implementación del MIPG fue expedida desde el 11 de Septiembre de 2017 y justamente se trata del Decreto 1499 2017 y hasta la fecha PLANEACIÓN no ha presentado documentos o papeles de trabajo que demuestren que ya se estructuraron los 16 AUTODIAGNOSTICOS y el correspondiente PLAN DE TRABAJO para su implementación y que justamente le solicita a la Doctora ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, presente dichos documentos a CONTROL INTERNO, documentos que en su momento debieron someterse a estudio, consideración y aprobación del COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO –CIGD- para dar inicio a la implementación del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN –MIPG-. El seguimiento por parte de la OFICINA DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO -OCCI-, a las tareas diligenciadas hasta el momento relacionadas con dicha implementación, presupuesta la presentación de este PLAN DE TRABAJO y de los respectivos AUTODIAGNOSTICOS; así como del respectivo CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN del MIPG, enfocado a los puntos críticos. RESPUESTA DE LA RESPONSABLE DE PLANEACIÓN: Ante el requerimiento de la OCCI, toma la palabra la Doctora ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ y manifiesta que no debemos perder de vista que desde hace muy poco tiempo el señor gerente le asignó todas las tareas relacionadas con el proceso de PLANEACIÓN, pero que aún así, se ha avanzado en algunos frentes de trabajo, como, por ejemplo: AUTODIAGNOSTICOS: El AUTODIAGNOSTICO DE TALENTO HUMANO, que justamente corresponde a la PRIMERA DIMENSIÓN DEL MODELO (MIPG), ya se estructuró y este ha sido el punto de partida, habida cuenta que ya se está trabajando en los restantes 15 AUTODIAGNÓSTICOS que presupuesta el MANUAL OPERATIVO, expedido por la FUNCIÓN PÚBLICA. PLAN DE TRABAJO: Con relación al PLAN DE TRABAJO, manifiesta que actualmente se encuentra revisando el proyecto de PLAN DE TRABAJO, aportado de manera voluntaria por CONTROL INTERNO y se espera culminar, una vez se terminen todos LOS AUTODIAGNÓSTICOS que comporta el MANUAL OPERATIVO; pues del resultado de ellos, depende la priorización que se le dará al mencionado PLAN DE TRABAJO.

CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG: Con relación a este punto, manifiesta que también se ha avanzado significativamente, y que precisamente la culminación de él, va ligada a la estructuración del respectivo PLAN DE TRABAJO, en especial a todo lo que tenga relación con la priorización de los procesos críticos. Pues justamente el MANUAL OPERATIVO para la implementación del MIPG, expedido por el DAFP, es reiterativo en la obligatoria priorización que se debe hacer, con base en los procesos que se encuentren rezagados y que merecen especial atención. CONTROL INTERNO, hace referencia que, desde el año pasado una vez expedida la norma, recomendó a PLANEACIÓN estudiar el MANUAL OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG, para que se iniciara con la implementación del MIPG al interior de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 ESE, arrancando con el PLAN DE TRABAJO, los AUTODIAGNOSTICOS y se tuvieran muy en cuenta todas las encuestas que se diligenciaron a través del FURAG II, dado que precisamente el DAFP con esta herramienta pretendía establecer una LÍNEA BASE. Igualmente, recordó que, en aquella oportunidad, CONTROL INTERNO le preciso a la profesional encargada DE PLANEACIÓN para la época, que la herramienta era tan eficaz y tan didáctica que para los AUTODIAGNÓSTICOS arrojaba las correspondientes gráficas, para una mejor interpretación del estado de la Entidad (Línea Base) en cuanto al grado de acercamiento de la Empresa ha dicho MIPG o marco de referencia, como acertadamente lo llama LA FUNCIÓN PÚBLICA. La Doctora ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, manifiesta que efectivamente la aplicación de los lineamientos fijados por el decreto 1499 de 2017 y de manera puntual los consagrados en EL MANUAL OPERATIVO, debieron iniciarse desde la vigencia del 2017, pero infortunadamente la responsable del proceso de PLANEACIÓN, tuvo unos inconvenientes graves de salud, que le impidieron mostrar grandes avances, pero que precisamente, ahora se trata de avanzar con esmero en la implementación del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN al interior de la Entidad. LA DOCTORA ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, propone que se aproveche esta reunión y se revise en conjunto EL AUTODIAGNOSTICO DE GESTION DE TALENTO HUMANO: Acogida la propuesta se procede entonces, a entrar en la página de la Función Pública www.dafp.gov.co y una vez allí en el link correspondiente, se revisaron cada una de los ítems de la política GESTIÓN ESTRATÉGICA DE TALENTO HUMANO, en el siguiente orden:

• INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

• AUTODIAGNOSTICO

• PLAN DE ACCION

• REFERENCIA Y AYUDA DOCUMENTAL

Las pestañas del aplicativo muestran no solo el AUTODIAGNOSTICO, sino:

- GRAFICAS: Calificación total, por componente, por categorías, por creación de valor, desagregación de las rutas de

creación de valor

- RESULTADOS DE LAS RUTAS = Creación de valor de las cinco (5) rutas

- PLAN DE ACCION = Aporta el formato de Plan de Acción – GETH

- NOTAS FILTRO = Fija cinco (5) rutas así: Felicidad, Crecimiento, Servicio, Calidad y Análisis de datos

- REFERENCIA = Esta pestaña muestra los componentes, categorías, puntaje, guías y normas técnicas, buenas prácticas e

innovación y en la última columna la normatividad aplicable.

Revisado entre los dos, el instructivo y cada una de estas pestañas, es dable deducir que evidentemente, es muy didáctico y de fácil diligenciamiento y cuando estos se diligencien, deben estar apegados a la verdad y realidad de los elementos de control, no solo por el bien de los procesos y de la Entidad, sino porque los entes de control, generalmente revisan como se contestaron los cuestionarios y, además, se coteja con los documentos soportes o evidencias. Pero en todo caso, CONTROL INTERNO recomienda, que PLANEACIÓN haga un acompañamiento y en conjunto con cada dueño de proceso, se diligencien todos los AUTODIAGNOSTICOS y por ningún motivo se deje el aplicativo, para que ellos solos lo diligencien. Precisa la OCCI que, aquí es donde se debe acudir a la honestidad con que se resuelvan las preguntas que trae el aplicativo para asignar los porcentajes o rangos en que se ubica cada proceso de la Entidad.

AVANCES EN GESTION DEL TALENTO HUMANO – PRIMERA DIMENSIÓN: Con relación a este importante proceso, manifiesta la DRA ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, que los resultados han sido bastante notorios e importantes, pues actualmente se encuentra contratada una psicóloga, que viene trabajando de manera sistemática en todas estas tareas y para ellos se han priorizado, justamente con base en EL AUTODIAGNOSTICO.

REVISION INFORME DE GESTION Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EXPEDIDO POR EL DAFP EN ABRIL DE 2018 PARA LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 E.S.E.: Antes de entrar a abordar este tema, CONTROL INTERNO deja constancia que este informe que expidió en el mes de abril de 2018, la FUNCIÓN PÚBLICA para LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 E.S.E; fue enviado a la Gerencia y a la OPERACIONALIZADORA DEL MECI, el día 29 de mayo de 2018 vía correo electrónico – CORPORATIVO-. De manera que es importante que tenga conocimiento que el señor Gerente ya conoce que el ÍNDICE DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL GENERAL dado a E.S.E. NORTE 3, alcanzó un puntaje de 62.4 y la entidad fue ubicada en el QUINTIL 2, dado que el puntaje máximo del GRUPO PAR, alcanzó el 73.6. Hago la anterior precisión, habida cuenta que, con esta auditoría, lo que pretende CONTROL INTERNO es que analicemos el día de hoy, entre la OPERACIONALIZADORA del MECI, y la OCCI cada una de las siete (7) Dimensiones que comporta el MODELO INTEGRADO DE PLANEACION

Y GESTION – MIPG, que es justamente, lo que muestra el INFORME DE GESTION Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL expedido por EL DAFP, para

la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 E.S.E. El mencionado informe se detalla de la siguiente manera:

Acto seguido, CONTROL INTERNO inició la explicación, comenzando por hacer lectura de la Metodología, para el análisis de los resultados del Desempeño Institucional; concentrándonos en el ORDEN TERRITORIAL y analizando los dos (2) ejemplos que plantea el instructivo para un mayor entendimiento. Posteriormente, pasamos al Aparte 2 del documento y allí corroboramos que el DAFP, asigno un puntaje a la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3, de 62.4 y una ubicación en EL QUINTIL 2, dado que el puntaje máximo del GRUPO PAR, alcanzó un puntaje de 73.6 Siguiendo con el orden del documento, pasamos al APARTE 3, denominado “RESULTADOS DE DESEMPEÑO POR DIMENSION Y POLITICAS”.

Aquí, detenidamente fuimos analizando los puntajes asignados, la ubicación de la entidad en los QUINTILES, el puntaje máximo del GRUPO PAR y la relación de los factores críticos de las siete Dimensiones así: 1a. DIMENSION DE TALENTO HUMANO

- POLITICA DE INTEGRIDAD

2a. DIMENSION DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y PLANEACION

- POLITICAS DE PLANEACION INSTITUCIONAL

3a. DIMENSION DE GESTION CON VALORES PARA RESULTADOS

- POLITICA DE FORTALECIMIENTO ORGANIZAGONAL Y SIMPLIFICACION DE PROCESOS

- POLITICA DE GOBIERNO DIGITAL

- POLITICA DE SEGURIDAD DIGITAL

- POLITICA DE PARTICIPACION CIUDADANA EN LA GESTION PUBLICA

- POLITICA DE RACIONALIZACION DE TRAMITES

- POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO 4a. DIMENSION DE EVALUACION DE RESULTADOS

- POLITICA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

5a. DIMENSION DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

- POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

- POLITICA DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACION Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION

6a. DIMENSION DE GESTION DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACION 7a. DIMENSION DE CONTROL INTERNO

- COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

- COMPONENTE DE GETION DEL RIESGO

- COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

- COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

- COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE MONITORIO

Por último, revisamos con el debido juicio el APARTE 4 del documento, relacionado con “INDICES DESAGREGADOS DE DESEMPEÑO”, que no es otra cosa que, un cuadro resumen de los puntajes y QUINTILES asignados de cada una de las siete (7) Dimensiones analizadas. CONCLUSIONES: 1) PLANEACIÓN con base en estos insumos, debe estructurar con cada responsable o dueño de proceso, todos los AUTODIAGNOSTICOS, con excepción del correspondiente a TALENTO HUMANO, elaborar el PLAN DE TRABAJO y el respectivo CRONOGRAMA. 2) Una vez se tengan estos elementos, la Doctora ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, como Integrante del COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD-, debe citar de manera perentoria, a una reunión con el fin de que dicho Comité estudie, analice y apruebe o no, el PLAN DE TRABAJO y EL CRONOGRAMA para la Implementación del Modelo MIPG previamente sustentado por la responsable de PLANEACIÓN. 3) CONTROL INTERNO continuará realizando las Auditorias de Seguimiento a la Implementación del Modelo MIPG, con base en el Manual Operativo y de manera especialísima, con base en el CRONOGRAMA que apruebe el CIGD de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 E.S.E

NO CONFORMIDADES: Las no conformidades se encuentran detalladas en el análisis hecho a lo largo de esta acta de auditoria. RECOMENDACIONES: La responsable de este proceso deberá construir con base en las no conformidades, el correspondiente PLAN DE MEJORAMIENTO, que con ocasión de la presente auditoria se debe documentar de manera obligatoria. De manera especialísima la responsable de PLANEACIÓN deberá:

1) Estructurar con cada responsable o dueño de proceso, todos los AUTODIAGNOSTICOS, que comporta el MANUAL

OPERATIVO, con excepción del correspondiente a TALENTO HUMANO.

2) Elaborar el PLAN DE TRABAJO

3) Elaborar el respectivo CRONOGRAMA.

4) Una vez se tengan estos elementos, la Doctora ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, como Integrante del

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO -CIGD-, debe citar de manera perentoria, a una reunión con

el fin de que dicho Comité estudie, analice y apruebe o no, el PLAN DE TRABAJO y EL CRONOGRAMA para la

Implementación del Modelo MIPG, previamente sustentados por la responsable de PLANEACIÓN. NOTA: La presente acta de auditoria, se terminó de estructurar a la 1:20 PM, de hoy 7 de junio de 2018 No siendo otro el objeto de la presente reunión, se da por terminada siendo las 1:20 PM del día 7 de junio de 2018 y se firma de la siguiente manera. DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE OPERACIONALIZADORA MECI REP. LEGAL AUDIVES S.A.S RESPONSABLE PROCESO PLANEACIÓN CONTROL INTERNO E.S.E. NORTE 3

DISEÑADO Y PROYECTADO POR: AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE – AUDIVES SAS CONTROL INTERNO

Estado general del Sistema de Control Interno

Como se puede observar, es evidente la mejora del sistema de CONTROL INTERNO en los diferentes procesos de la ESE NORTE 3. No obstante, como quiera que estamos iniciando el año 2019, debemos ser conscientes de la ardua tarea que nos espera para esta vigencia, no solo para el señor GERENTE como responsable directo del CONTROL INTERNO, como lo preceptúa la ley 87/93 y sus decretos reglamentarios, sino para todos y cada una de las personas que prestamos un servicio a la Empresa y de manera especialísima para PLANEACIÓN; para la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO y para la misma oficina de CONTROL INTERNO; tarea que presupuesta una dedicación y compromiso para SEGUIR mejorando EL PUNTAJE (62.4) y por supuesto el quintil, ojalá para lograr igualar el puntaje máximo alcanzado por el grupo par, que como se anotó es de 73.6. Como quiera que se hace necesario seguir mejorando la calificación, recomiendo atender con el debido cuidado todas las tareas de actualización del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG-, acorde con lo preceptuado en el decreto 1499 de 2017 y de manera especialísima en lo reglado en el MANUAL OPERATIVO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG; habida cuenta que en la dimensión 7 están inmersas todas las acciones que tienen que ver con el SISTEMA DE CONTROL INTERNO -MECI-. Debo puntualizar que la OCCI hará ingentes esfuerzos por mejorar el puntaje dado para 2017 y de ello darán razón las auditorías tanto de gestión como de seguimiento y control que se realizarán a 31 de DICIEMBRE DE 2019. Estas auditorías se constituirán en presupuesto fundamental para que la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO, inicie el respectivo seguimiento y control, en procura de la efectiva construcción de los planes de mejoramiento, con base en las recomendaciones de la OCCI; seguimiento que además de mantenerla informada de las no conformidades y actividades de mejora, la induzcan a cumplir con una eficaz y verdadera función OPERACIONALIZADORA DEL MODELO. CONTROL INTERNO espera que la responsable de PLANEACIÓN, se emplee a fondo, en la presente vigencia 2019, para que la calificación dada por el DAFP a DICIEMBRE 31 DE 2019, se logre mejorar y quede ojalá por encima del 80%. Esto significa que para la vigencia 2019, la GERENCIA como responsable directa del CONTROL INTERNO, como lo preceptúa la ley 87/93 y sus decretos reglamentarios; los dueños de proceso, la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO en armonía con la responsable del proceso PLANEACIÓN, deberán comprometerse a implementar acciones tendientes a mejorar EL PUNTAJE fijado como se dijo, para 2017 en 62.4, y el que fije el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PUBLICA -DAFP, a DICIEMBRE 31 de 2018, con base en el APLICATIVO FURAG, que se diligenció en dos oportunidades en la vigencia 2017, donde se fijó una línea base. Recordemos que esta calificación la asigna el DAFP en el mes de febrero de 2019.

CONTROL INTERNO reitera la necesidad de que PLANEACIÓN y la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO, se ajusten a los lineamientos del DECRETO 1499 DE 2017 Y DE MANERA ESPECIALÍSIMA AL MANUAL OPERATIVO DEL MIPG, el cual comporta las herramientas para los correspondientes autodiagnósticos, por cada una de las siete dimensiones así:

1.- DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION

2.- GESTIÓN CON VALORES

3.- EVALUACIÓN DE RESULTADOS

4.- TALENTO HUMANO

5.- GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

6.- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y

7.- CONTROL INTERNO

En consecuencia, salvo mejor concepto, dicho proceso debe tomar como punto de partida la encuesta diligenciada en el aplicativo FURAG II, y abordar todas las acciones encaminadas a implementar los elementos de control en los que estamos atrasados, para cada una de las 7 dimensiones, anteriormente detalladas.

La OCCI precisa que estas tareas, deben estar lideradas por la responsable del proceso de PLANEACIÓN, con el apoyo de la OPERACIONALIZADORA DEL MODELO, con el correspondiente seguimiento y monitoreo por parte de CONTROL INTERNO.

CONTROL INTERNO, recomienda que se estudie la posibilidad de que se reúna cuanto antes el CICI, para tratar este asunto de manera muy especial, sobre todo porque a partir de la evaluación FURAG II (con corte a Diciembre 31 de 2017 el DAFP asignó puntaje de 62.4 y ubicó la ESE en el quintil 2), que no es otra cosa que LA FIJACIÓN DE UNA LÍNEA BASE, el DAFP hará los seguimientos, para constatar los efectivos avances, en comunión con el MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG-. Además, para que, en el seno de este importante comité, se impartan las políticas que

considere necesarias en materia de controles para la vigencia 2019

Recomendaciones con base en la calificación DAFP con corte a diciembre 31 de 2017

Debo ser respetuoso de esta herramienta de calificación implementada por el DAFP y me acojo a los puntajes (CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2017 EL DAFP ASIGNÓ PUNTAJE DE 62.4 Y UBICÓ LA ESE EN EL QUINTIL 2) desconociendo la forma como

ponderan los resultados de la encuesta diligenciada por CONTROL INTERNO, evaluación independiente que trae como resultado el reporte de los avances en materia de controles, por parte de dicho Departamento Administrativo. Todo lo anterior, para recomendar tanto a la Gerencia, a la OPERACIONALIZADORA del modelo y a los responsables de los procesos

y actividades, que la calificación otorgada por el DAFP a 31 de diciembre de 2018 (CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2017 EL DAFP ASIGNÓ PUNTAJE DE 62,4 Y UBICÓ LA ESE EN EL QUINTIL 2) se constituye en un reto que nos debe impulsar a seguir trabajando

con mayor empeño, dedicación, mística, responsabilidad y conciencia de trabajo para MEJORAR este porcentaje y sacar adelante la Empresa, de tal forma que con base en las actividades adelantadas durante la vigencia 2018 en materia de implementación del MIPG; quedemos MEJOR calificados a 31 de diciembre de 2018. Calificación, que como se dijo la expide dicho departamento después del mes de febrero de cada vigencia. Para este propósito, debemos fijarnos unos derroteros más altos, que nos permitan estar a la vanguardia por competitividad en materia de servicios de salud en el Departamento del Cauca. Razón suficiente para persistir en los siguientes temas:

• LA MORALIDAD PÚBLICA: Los principios rectores que consagran las políticas del gobierno central como una forma de combatir la corrupción, deben reinar en todo el proceso de la contratación que se adelante al interior de la empresa. Debo precisar que existe un formato que diseño la UAE – SECRETARIA DE TRANSPARENCIA de la Presidencia de la República, denominado “COMPROMISOS DE INTEGRIDAD”. Así mismo la entidad documentó para la vigencia 2018 el PLAN

ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO y CONTROL INTERNO realizó los tres seguimientos cuatrimestrales, como lo ordena la normatividad vigente.

• LA PLANEACION: Con una buena planeación al interior de la ESE podremos fijar unos derroteros mensualizados por actividad o servicio de salud prestados por cada Punto de Atención, para el fácil seguimiento y control por parte de la Gerencia, de la OPERACIONALIZADORA, de los mismos coordinadores de punto y por supuesto de la oficina de coordinación de CONTROL INTERNO –OCCI-, porque se hace necesario que este proceso muestre resultados a 31 de diciembre de 2019, por las razones expuestas en el acápite anterior.

Estos resultados están directamente relacionados con la construcción o actualización de: PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL –PDI-, PLANES OPERATIVOS ANUALES, (Tareas que ya se realizaron al interior de la entidad) PLAN DE SEGURIDAD INTEGRAL HOSPITALARIO, PLAN ESTRATEGICO DE MERCADO, PLAN ANUAL DE COMPRAS “ADQUISICIONES” (Tareas que ya se realizaron al interior de la entidad), REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, PLAN BIENAL, PLAN DE MANTENIMIENTO CATASTRO E INVENTARIOS HOSPITALARIOS Y BANCO DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS, AJUSTE AL ACTO ADMINISTRATIVO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES y la operativización de los diferentes comités, entre ellos el COMITÉ DE AUDITORIA Y GESTION DEL RIESGO FINANCIERO para los ajustes a que hubiere lugar, en materia de saneamientos contable, relacionados con INVENTARIOS, CARTERA etc. SEGUIR ADELANTE CON LA PLANEACIÓN PARA LA ACTUALIZACION DEL MIPG: Esta labor debe seguir liderada por PLANEACION y acompañada por la administradora DRA. ADRIANA ISABEL BALTRICHE HERNANDEZ, quien funge como OPERACIONALIZADORA DEL MODELO; igualmente tanto del COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO -CICI-, como del EQUIPO MECI. Debe atender los requerimientos sobre PLANEACIÓN, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT. CONTROL INTERNO reitera la necesidad de que el proceso de PLANEACIÓN; y la OPERACIONALIZADORA DEL MECI, se ajusten a los lineamientos del DECRETO 1499 DE 2017 Y DE MANERA ESPECIALÍSIMA AL MANUAL OPERATIVO DEL MIPG, el cual comporta las herramientas para los correspondientes autodiagnósticos, por cada una de las siete

dimensiones, DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION, GESTIÓN CON VALORES, EVALUACIÓN DE RESULTADOS, TALENTO HUMANO, GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN y CONTROL INTERNO. Dicho profesional debe tomar como punto de partida la encuesta diligenciada en el aplicativo FURAG II, y abordar todas las acciones encaminadas a implementar los elementos de control en los que estamos atrasados, para cada una de las 7 dimensiones, anteriormente mencionadas.

• CARTERA: Debe adelantar de la mano de AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS el proceso de depuración de la cartera de LA ESE. Adicionalmente AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS, debe construir de la mano de PLANEACION unas políticas claras debidamente documentadas con relación al proceso de contratación con los diferentes pagadores de la ESE.

• TALENTO HUMANO Y SGSST antes SALUD OCUPACIONAL: Este proceso debe seguir trabajando en la implementación a 31 de diciembre/19, de un formato para la evaluación del desempeño o acuerdo de gestión; similar al del DAFP y propender con esta evaluación por la adopción de acciones correctivas tendientes a la mejora del clima laboral y a la productividad de la ESE. Debe hacer aplicación del PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACION –PIC- en forma equitativa buscando como fin último la actualización en materia de competencias laborales y elevar a acto administrativo dicho plan. Debe seguir dando aplicación al manual de inducción y reinducción en forma permanente. Debe propender por ajustar o construir el proceso de selección de personal. Debe construir y/o ajustar de la mano de planeación el REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA ESE. Debe dar aplicación al plan anual de bienestar social y al plan de incentivos, buscando un clima organizacional aceptable. Debe buscar apoyo del proceso de PLANEACION para la implementación de un formato de seguimiento y control mensual de la producción de los profesionales de la salud que están vinculados a la ESE. Este formato puede ser similar al que maneja el DAFP (acuerdos de gestión y evaluación del desempeño). Igualmente, debe atender los requerimientos sobre ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT. Los lineamientos los fija el decreto 1499 de 2017 que le da vida jurídica al MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- y para tal efecto debe regirse para los AUTODIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO y para la implementación de los controles por el MANUAL OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG-.

• RECURSOS FISICOS (ALMACEN Y FARMACIA): Debe realizar las siguientes tareas: Debe en primera medida seguir capacitándose para todo lo que implica el proceso de convergencia sobre NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA -NIIF- en materia de INVENTARIOS.

Debe utilizar los formatos pre numerados de comprobantes de INGRESO y EGRESO de elementos propios del almacén central SANTANDER DE QUILICHAO y por ningún motivo despachar a los puntos con notas provisionales o copias de las facturas de los proveedores o relaciones a mano alzadas. Se debe realizar una Jornada de verificación y actualización de los inventarios de elementos de consumo y devolutivos, aplicando las normas de contabilidad generalmente aceptadas Se debe regular el proceso de la cuenta mensual a presentar a contabilidad de los movimientos de inventarios. Se deben ajustar las tarjetas de kardex de control de elementos con ocasión de las jornadas de revisión de los inventarios, dentro de la vigencia. Se debe seguir dando aplicación al proceso de requisición de medicamentos y material médico quirúrgico, implementando un formato para verificar la rotación de los inventarios por punto de atención. Debe realizar la baja de inventarios por obsolescencia de los elementos o por deterioro de los mismos contribuyendo de esta manera al saneamiento contable. Igualmente, debe atender los requerimientos sobre manejo de INVENTARIOS, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT.

• SIAU: SISTEMAS DE INFORMACION Y ATENCION AL USUARIO El SIAU debe seguir adelante con el plan de mejoramiento de dicho proceso, escuchando a nuestros usuarios por los diferentes medios de comunicación implementados (buzones, PQRSF, encuestas, audiencias, inducción y re inducción en sala de espera, circulares, volantes, avisos en cartelera, en la página web, etc). Con el fin de hacer una buena administración de la información externa que redunde en el mejoramiento continuo de los servicios de salud que se le prestan a la comunidad. Debe adoptar mediante resolución el proceso de PQRSF y la correspondiente campaña de sensibilización y educación. Debe procurar la fijación en cartelera sobre derechos y deberes de los usuarios, en los puntos de atención o NAP, para una buena comunicación con el usuario.

Debe subir a la página web los formularios para que los usuarios tengan acceso por este medio a la asignación de citas o servicios que presta la ESE.

Debe cumplir con el plan de mejoramiento en el sentido de apoyar a las ligas de usuarios, realizando foros previos a las audiencias públicas en los puntos de atención con que cuenta la ESE. Debe ajustar o construir con la ayuda del proceso jurídico el normograma y subirlo a la página web de la ESE como un medio de orientación al usuario. Debe subir a la página web el informe de gestión que de manera semestral la gerencia presenta a la Junta Directiva, a la Secretaria de Salud del Cauca y al Ministerio de Salud y la Protección Social. Debe cumplir con el plan de mejoramiento en el sentido de organizar unas salas de espera con sillas ergonómicas, un plasma donde se les proyecte a los usuarios el portafolio de servicios; así como material de promoción de la salud y prevención de la enfermedad y demás información que contenga los derechos y deberes de los usuarios y de la ESE. Debe procurar por la implementación del turnero y un monitor de consulta para los usuarios. Igualmente, debe atender los requerimientos sobre INFORMACION Y ATENCIÓN AL CIUDADANO, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT.

• JURÍDICA: Debe incluir dentro del plan de mejoramiento del 2019 la revisión y actualización del manual de contratación de la empresa y su re inducción, cada vez que se presenten cambios o ajustes en las normas que rigen la contratación estatal. Deber ajustar el acto administrativo de constitución y reglamentación del comité de compras de la ESE, o comité de adquisiciones, de acuerdo con los cambios de la normatividad. Debe ajustar el formato de estudio de conveniencia y realizar su re inducción para que cada proceso lo elabore directamente, de acuerdo con los cambios de la normatividad. Debe actualizar el manual de interventoría y realizar su re inducción de acuerdo con los cambios de la normatividad. Así mismo debe incluir la actualización ó construcción del normograma de la ESE.

Debe construir los planes de mejoramiento con ocasión de las auditorías que se realicen por la OCCI, con base en las recomendaciones que detalle Control Interno en cada una de las actas de auditoría. Igualmente, debe atender los requerimientos hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT. Debe realizar el AUTODIAGNOSTICO DE DEFENSA JURÍDICA, como lo preceptúa el MANUAL OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- Debe operativizar el COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL de la entidad; como también EL COMITÉ DISCIPLINARIO INTERNO acorde con el ley 734 de 2002.

• GESTION DOCUMENTAL: La gerencia debe contratar en el término de la distancia un profesional que lidere este proceso al interior de la Empresa. El mencionado profesional, debe realizar el AUTODIAGNOSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, como lo preceptúa el MANUAL OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- Este proceso debe seguir adelante con el plan de mejoramiento planteado desde el nivel directivo, por lo tanto, el comité de archivo y correspondencia debe ser ágil en la aplicación del manual, propender por la clasificación de todo el archivo institucional, en la revisión y aprobación de las tablas de retención documental y en la ubicación del sitio donde debe quedar o funcionar el archivo central. Igualmente debe procurar por la dotación de los archivos rodantes, la centralización de toda la documentación que reposa actualmente en los archivos de los puntos o NAP y que a la fecha dejaron de ser archivos de gestión. El profesional contratado debe hacer un recorrido por los puntos de atención o NAP, con el fin de dar las instrucciones básicas (re-inducción) de archivo que deben tener en cuenta los servidores y contratistas de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, con el fin de ir adelantado el proceso de archivo, conforme a las normas que presupuesta la ley 594/00 y sus decretos reglamentarios. De igual manera se debe gestionar en forma escrita con el SENA preferiblemente o con otra institución educativa, la participación de los alumnos para todas las tareas que implica la implementación del sistema de GESTION DOCUMENTAL en la ESE. CONTROL INTERNO no conoce acta alguna del COMITÉ DE ARCHIVO Y CORRESPODENCIA, lo que significa que este ha sido inoperante.

Se debe trabajar en la ubicación de la UNIDAD DE CORRESPONDENCIA y el ARCHIVO CENTRAL de la empresa y el avance de construcción o ajuste y aprobación de las tablas de retención documental. A diciembre 31 de 2018, no se institucionalizó el INFORME SEMANAL DE CORRESPONDENCIA, que debe ser enviado a Gerencia, a la Administración y a Control Interno, dado que, a este último proceso, le corresponde hacer seguimiento a todos los DERECHOS DE PETICIÓN, con el fin de evitar hacia futuro acciones de tutela, en contra de la entidad. Igualmente, debe atender los requerimientos sobre GESTIÓN DOCUMENTAL, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT.

• SISTEMA OBLIGATORIO DE GESTION DE LA CALIDAD –SOGC- Este proceso debe articularse con los procesos de PLANEACION, coordinación asistencial, comité de calidad y al de control interno; con el fin de fijar unos derroteros comunes que nos permitan transitar el mismo camino hasta llegar a cumplir con los requisitos de habilitación para luego dar el salto a la búsqueda de la acreditación de los servicios de salud que presta la ESE. Adicionalmente la OCCI recomienda que el GRUPO DE CALIDAD encargado de este proceso, se acoja a los lineamientos establecidos por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA –DAFP-, para la implementación del SOGC al interior de la Entidad. La OCCI deja constancia, que no ha hecho hasta el momento seguimiento alguno a las auditorias (PLAN DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD-PAMEC-) que el GRUPO DE CALIDAD responsable de este proceso, debe realizar a los procesos de la empresa y en especial a los del GRUPO FUNCIONAL ASISTENCIAL. Igualmente, debe atender los requerimientos sobre SOGCSS, hechos en el seminario dado por el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT. De otra parte, la OCCI recomienda que el “GRUPO DE CALIDAD” encargado de este proceso, se acoja a los lineamientos establecidos por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA –DAFP-, a través del MANUAL OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG- para la implementación del SOGC al interior de la ESE. CONTABILIDAD: La entidad ha logrado cumplir de manera satisfactoria todo lo relacionado con el proceso de convergencia sobre NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA NIIF; de las acciones de mejora planteadas en el PLAN DE MEJORAMIENTO, y en las recomendaciones que hace de manera permanente CONTROL INTERNO, puntualmente en el INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE con corte a diciembre 31 se reporta todos los años a finales de febrero; directamente a la Plataforma del MINISTERIO DE HACIENDA sistema CHIP y a la CONTADURÍA

GENERAL DE LA NACION. Precisamente dicho informe se reportará a finales de febrero de 2019, con corte a diciembre 31 de 2018. Debo resaltar que este proceso fue calificado a diciembre 31 de 2017 con 4.17 sobre 5.00, no obstante, es menester no perder de vista las recomendaciones en comento. El proceso CONTABLE, durante la vigencia 2017 tuvo especial atención en la construcción del MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES propias de la entidad, como lo exige la normatividad y como lo ha venido recomendando CONTROL INTERNO. No obstante, el proceso contable, debe atender los requerimientos sobre ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS, hechos en el seminario dado por LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN y el DAFP y en la encuesta del FURAG II – MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION -MIPG-. Así mismo, atender las instrucciones dadas en el seminario que impartió el DAFP, sobre SUIT.

NOTA: EL INFORME EJECUTIVO ANUAL FUE RESUMIDO EN 1000 CARACTERES Y SUBIDO A LA PLATAFORMA DEL DAFP

AL DILIGENCIAR LA ENCUESTA MECI, POR ESTE MOTIVO, SOLO SE SUBIERON A DICHA PLATAFORMA, LAS FORTALEZAS Y LAS DEBILIDADADES. El presente informe cuatrimestral del ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, establecido en la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), correspondiente al periodo SEPTIEMBRE-DICIEMBRE DE 2018, se hizo con base en los resultados del seguimiento a la implementación del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG- y también con base en las auditorias practicadas por la OCCI a los diferentes procesos de la entidad, durante la vigencia 2018. CIUDAD Y FECHA: PUERTO TEJADA, ENERO 31 DE 2019

AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE - AUDIVES SAS

OFICINA DE CONTROL INTERNO EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 3 ESE (Original Firmado)

DISEÑADO Y PROYECTADO POR: AUGUSTO ORTEGA AGUIRRE – AUDIVES SAS CONTROL INTERNO