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En atención a lo dispuesto mediante la Ley 1474 del 12 de Julio de 2.011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, presenta el informe sobre el estado de Control Interno de la Entidad en los Subsistemas de Control Estratégico, de Gestión y Evaluación, para lo cual se han tenido en cuenta los seguimientos realizados al cumplimiento del Plan Anual de Gestión. Con la entrada en vigencia de la Ley 1438 de 2.011, se hizo necesaria su reglamentación e implementación en diferentes aspectos que exigen el fortalecimiento de la Superintendencia Nacional de Salud para el cumplimiento de los objetivos trazados en esa Ley.

Subsistema de Control Estratégico

• Acuerdos Para la Prosperidad (APP)

Es por esto que la Superintendencia Nacional de Salud durante la vigencia 2.012, ha sido responsable de la ejecución de diecinueve (19) compromisos suscritos en estos acuerdos; de los cuales se ha dado cumplimiento y se han finalizado seis (06) de ellos, es decir fueron avalados en el mes de Agosto por parte de la Presidencia de la República; ocho (08) se encuentran actualmente en ejecución y los cinco (05) restantes fueron suscritos a partir del mes de Septiembre de la presente vigencia, e igualmente se encuentran en ejecución; cabe resaltar que a la fecha, la Superintendencia Nacional de Salud ha cumplido tanto con el reporte como en el avance de los compromisos, conforme a las fechas señaladas por la Presidencia de la República.

• Gestión del Riesgo

La administración del riesgo en la Superintendencia Nacional de Salud, es un elemento estratégico de vital importancia para el logro de los objetivos tanto de los procesos como de las dependencias y así mismo, los objetivos institucionales; el propósito principal del control, está en el manejo de los mismos, propendiendo porque el proceso y sus controles garanticen de manera razonable que los riesgos estén minimizados o se están reduciendo y por lo tanto que los objetivos de la Superintendencia van a ser alcanzados; ejercicio que se materializa a través de la matriz de riesgos que desarrolla la Entidad.

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2.011

Jefe Oficina Control Interno, o quien haga sus veces: JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Período evaluado: JULIO 2.012 – OCTUBRE 2.012

Fecha de elaboración: NOVIEMBRE 22 DE 2.012

Dentro del Plan de Gobierno del Presidente Juan Manual Santos, fueron creados los “Acuerdos para la Prosperidad” cuyo objetivo es lograr la cohesión social y la gobernabilidad, dinamizando el desarrollo de las regiones desde los diferentes sectores; ejercicio en el cual se tratan temas referentes a vivienda, comercio, industria y turismo, agricultura, infraestructura, protección social, educación, entre otros.

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En este sentido la Oficina de Control Interno a realizado recomendaciones promoviendo se realice la actualización del Mapa de Riesgos de los diferentes procesos de acuerdo a la nueva metodología, y así cumplir los requisitos de la norma NTC GP1000:2009 y con las exigencias del DAFP motivo por el cual se solicito a la Oficina Asesora de Planeación realizar los ajustes pertinentes al formato de Mapa de Riesgos. Al respecto conviene precisar que se hace necesario implementar mecanismos que permitan realizar seguimiento constante a cada una de las acciones propuestas por los distintos responsables; así mismo es importante implementar un plan de comunicación y consulta para garantizar que aquellos responsables de la implementación de las acciones dentro de cada uno de los procesos entiendan las bases sobre las cuales se toman las decisiones y las razones por las cuales se requieren dichas acciones. Pese al seguimiento constante por parte de la Alta Dirección al mantenimiento y mejoramiento de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno; es perentorio que por parte de cada una de las Superintendencias Delegadas y demás áreas que conforman la estructura Institucional de la Superintendencia Nacional de Salud, se contribuya en la identificación de situaciones de riesgo que de forma actual o potencial pueden afectar el estricto funcionamiento de la administración, tales como Riesgos Estratégicos, Riesgos de Imagen, Riesgos Operativos, Riesgos Financieros y Riesgos Tecnológicos Mediante Ley 1438 de 2.011 se ampliaron las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud; por ello la Entidad actualmente adelanta actividades tendientes a la actualización de tanto de procesos y procedimientos, así como del Mapa de Riesgos de la Institución y adicionalmente es importante resaltar que la Oficina Asesora de Planeación, atendiendo las recomendaciones de la Oficina de Control Interno procedió a solicitar al Departamento Administrativo de la Función Pública, capacitación sobre el tema puntual de riesgos, las que se efectuaron el 6 y el 19 de Noviembre de 2.012, las que se espera redunden en beneficio del cumplimiento del objetivo trazado de ajustar el Mapa de Riesgos a la Metodología Implementada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

• Planes Programas y Proyectos

Así mismo, la actual crisis del sistema de salud ha incrementado el número de peticiones quejas y reclamos que ha llevado a una mayor atención y practica de visitas y controles, atención de tutelas y acciones judiciales; factores en su conjunto, que han obligado a la reprogramación e inclusión de actividades y tareas adicionales, con lo que se busca generar mayor eficacia, eficiencia y efectividad en la atención a los requerimientos de los usuarios del Sector Salud, que corresponde a la Misión de la Institución.

A Octubre 31 de la vigencia 2.012, el Plan Anual de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud, presenta un porcentaje acumulado de cumplimiento de 76.4%; teniendo como precedente que alguna de las actividades programadas para esta vigencia, se encuentran pendientes por desarrollar. Estos resultados se han presentado en los informes de seguimiento y evaluación de la Oficina de Control Interno, los cuales se han expuesto en los Comités de Dirección y se han dado traslado de los informes por medio del Sistema de Correspondencia de la Institución, con el objeto que los responsables de los procesos tengan conocimiento de las situaciones que se están presentando y de esta forma se subsanen las debilidades encontradas.

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Consideramos importante resaltar en este aparte que la Oficina Asesora de Planeación ha desarrollado actividades tendientes a la capacitación en la construcción y formulación de indicadores y por ende acorde a la estructuración de un eficiente Plan Anual de Gestión, que atienda y apunte a la debida prestación de servicios propios de la Entidad en concordancia a los requerimientos que a diario efectúan los usuarios del Sector Salud. En este sentido, se adelantó proceso de contratación estatal, tendiente a lograr un mejoramiento en cuanto a la herramienta tecnológica con la que se efectúa el control del Plan Anual de Gestión y esta dependencia, en coordinación con el Grupo de talento Humano se ha preocupado por capacitar al personal de la Institución en temas coyunturales como los que tienen que ver con la formulación y seguimiento de indicadores de gestión.

• Para la Vigencia 2012, la Superintendencia Nacional de Salud inscribió ante el Departamento Nacional de

Planeación Proyectos de Inversión por valor de $42.295.470.000, los cuales se encuentran desagregados en

dos grandes categorías:

Se indica que el 59%, es decir $24.926.834.463 fue destinado para la Adquisición y Adecuación de edificación para la Sede de la Superintendencia Nacional de Salud en Bogotá Distrito Capital Sobre este tema es importante señalar que la Entidad ha realizado las gestiones tendientes a logar adquirir la Nueva Sede; sin embargo, no ha sido una actividad de fácil cumplimiento por todas las condiciones técnicas con que debe contar la estructura física y todos los aspectos contractuales que deben tenerse en cuenta para la debida materialización de la compra correspondiente, así como la oferta de inmuebles existentes en la ciudad de Bogotá, que debe entonces la Institución buscar ajustar al presupuesto asignado para estos efectos. Para efectos de éste seguimiento y conforme con los datos reportados por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, en el Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI - DNP), la Entidad presenta un porcentaje de ejecución del 7%, que corresponde a $2.922.674.10 de los $42.295.470.000 asignados a la Entidad. La Oficina de Control Interno sobre los temas de Inversión y Funcionamiento ha presentado al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud informes con las debidas recomendaciones, que apuntan a realizar las diligencias que lleven a la oportuna ejecución de los dineros asignados a la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a los proyectos debidamente aprobados por la Instancias competentes para ello.

Diseño implantación e implementación del sistema de información para la Superintendencia Nacional de Salud

Diseño implantación e implementación del Sistema Nacional de Inspección, Vigilancia y Control para el Sistema General de Seguridad Social en Salud

Análisis, seguimiento y evaluación de la estabilidad financiera, económica y social del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Eficiencia Gubernamental

Adquisición y adecuación de edificación para la Sede de la Superintendencia Nacional de Salud en Bogotá Distrito Capital

Control y evaluación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en el Sistema General de Seguridad Social en Salud a Nivel Nacional

Mejoramiento de la Vigilancia Sanitaria y Control de Calidad de los Productos

PROYECTOS DE INVERSIÓN

SUPERSALUD

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Recomendaciones

• Implementar mecanismos que le permitan alimentar la información del Mapa de Riesgos, y realizar un

seguimiento constante y prolongado en el tiempo a cada una de las acciones propuestas por los distintos responsables; así mismo, es importante implementar un plan de comunicación y consulta para garantizar que aquellos responsables de la implementación de las acciones dentro de cada uno de los procesos entiendan las bases sobre las cuales se toman las decisiones y las razones por las cuales se requieren dichas acciones; igualmente, establecer un plan de monitoreo para asegurar que las acciones mitigación se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.

• Verificada y analizada la ejecución del Plan Anual de Gestión correspondiente al Primer Semestre de la

vigencia 2.012, la Oficina de Control Interno recomendó que al interior de la Superintendencia Nacional de Salud se desarrollen mecanismos de inducción y reinducción en el manejo y administración de las herramientas establecidas para el control de la Gestión; socialización que debe darse a todo el personal; para lo cual se recomendó a la Oficina Asesora de Planeación realizar mesas de trabajo con las diferentes unidades de la Entidad para lograr concientizar, estimular y ayudar en la construcción del Plan Anual de Gestión, en donde factores como la mejora continua y la correspondiente integración de los diferentes procesos; sean consecuentes con la planeación estratégica, la planeación operativa y el control de la gestión.

• En lo referente a Proyectos de Inversión la Oficina de Control Interno ha recomendado se tomen las

decisiones pertinentes que permitan avanzar en la adquisición y por tanto en la respectiva adecuación del Edificio Sede; así mismo, no hay que olvidar que los recursos del proyecto implantación e implementación del Sistema de Información para la Superintendencia Nacional de Salud tiene que ver con la dotación de Hardware y Software de las diferentes sedes en que la Entidad se desconcentrará, puesto que si no existen inmuebles en los que funcionaran las sedes sea en arriendo o adquiridas por parte de la Institución, difícilmente puede ejecutarse este proyecto, porque depende de circunstancias como el establecer las dimensiones de cableado, número de personas que laboraran en esas sedes, circunstancias estas que entonces deben comunicarse prontamente a la Oficina de Tecnología de la Información para que esta a su vez pueda instrumentar los procesos de contratación debidos, y estos recursos luego no sean recortados presupuestalmente a la Institución, ya que generarían una limitación para la debida instrumentación de la desconcentración ordenada por la Ley 1438 de 2.011 Pese al control que se realiza de manera periódica por parte de la Oficina Asesora de Planeación a los diferentes proyectos inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación; es importante que se genere una herramienta que permita un control más estricto y casi que en tiempo real de todas las actividades que se generan para dar cumplimiento a los Proyectos de Inversión; toda vez que se pudo evidenciar, que es desgastante la recolección de información para poder alimentar la base de datos que esa Oficina ha tenido a bien estructurar para el correspondiente seguimiento. Es perentorio atender y dar cumplimiento a los requisitos de ley, así como la ejecución de los recursos asignados a la Institución y la obtención de productos, con la debida supervisión de los contratos respectivos, que permita a la Superintendencia Nacional de Salud cumplir con su actividad misional y por ende llevar a felíz termino la ejecución de los recursos asignados por Proyectos de Inversión; igualmente es necesario unir esfuerzos para que las Superintendencias Delegadas responsables de los proyectos y el Grupo de Contratación acuerden estrategias para agilizar los procesos contractuales acatando la normatividad vigente, generando sinergias que permitan agilizar los procesos que aún se encuentran en etapa precontractual.

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Igualmente se considera importante generar herramientas que permita un control más estricto y casi que en tiempo real de las actividades que se generan para dar cumplimiento a los diferentes Proyectos (ya sea de Funcionamiento o de Inversión) que desarrolla la Entidad.

Subsistema de Control de Gestión

Teniendo en cuenta la Ley 1438 de 2.011 Reforma a la Salud con la cual se realiza ajustes en la estructura interna; la Superintendencia Nacional de Salud en cada uno de sus procesos, se encuentra realizando los estudios para adicionar o eliminar procedimientos, los cuales se integrarán a una nueva resolución que reglamente la modificación al Manual de Procesos y Procedimientos. Cabe anotar que en el momento se están actualizando los procedimientos de Visitas, Notificaciones e Investigaciones Administrativas, así mismo el manual de la calidad con sus respectivas caracterizaciones. Es importante destacar que en el diseño y aplicación de los instrumentos de mejora, metodologías y manuales, se evidencia participación activa de todas las áreas de la Superintendencia Nacional de Salud, realizando la actualización de algunos de los procedimientos que operan en la Entidad, en procura de la mejora continua, logrando ajustar aún más nuestros procesos, con el ánimo que los funcionarios ejecuten sus actividades más rápidamente, con efectividad en función del bienestar de los derechos de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en lo que se ha hecho énfasis para el cumplimiento de la Misión de la Institución (Proteger los derechos de los usuarios en Salud).

• Austeridad en el Gasto

Con el fin de adoptar las medidas de austeridad requeridas, se elaboraron y presentaron informes de seguimiento a la Austeridad en el Gasto en los plazos establecidos por la Contraloría General de la República, en cumplimiento de la Resolución No. 5289 de Noviembre de 2.011 y el Seguimiento al Gasto de la Entidad, mediante el diligenciamiento de los formatos pertinentes y de la matriz dirigida a la Presidencia de la República. Igualmente y en atención a lo dispuesto en el Decreto 0984 de mayo 14 de 2012, el cual establece que el informe se debe remitir al Ministerio de Salud y al Representante Legal de la entidad en forma trimestral; la Oficina de Control Interno de esta Superintendencia acatando la reglamentación citada, de manera oportuna ha realizado el reporte de esta información, sin embargo es preciso señalar que mensualmente se continua presentando informe de Austeridad en el Gasto al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y el informe trimestral que prevé la normatividad antes citada, es extractado o consolidado de los mensuales antes expuestos.

• Matriz Seguimiento Plan Sectorial – Institucional de Desarrollo Administrativo

Mediante correo electrónico de fecha 12 de Julio de 2012, se remitió a la Oficina de Control Interno del Ministerio de Salud y Protección Social la Matriz de Seguimiento al Plan Sectorial-Institucional de Desarrollo

A Octubre 31 de la vigencia 2.012, el Plan Anual de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud, presenta un porcentaje acumulado de cumplimiento de 76.4%; teniendo como precedente que alguna de las actividades programadas para esta vigencia, se encuentran pendientes por desarrollar; estos resultados se han presentado en los informes de seguimiento y evaluación de la Oficina de Control Interno, los cuales se han expuesto en los Comités de Dirección, con el objeto que los responsables de los procesos tengan conocimiento de las situaciones que se están presentando y de esta forma se subsanen las debilidades encontradas.

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Administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud, correspondiente al segundo trimestre de la vigencia 2.012. Mediante memorando NURC No. 3-2012-015585 del 16 de Octubre de 2012, se remite a la Dra. Virginia Suárez Niño, Secretaria General de la Superintendente Nacional de Salud la Matriz de Seguimiento al Plan Sectorial-Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud, correspondiente al tercer trimestre de la vigencia 2.012. Las áreas responsables del Plan Sectorial-Institucional SNS de Desarrollo Administrativo 2.012, en general, en sus Líneas de Desarrollo cumplieron 100% sus compromisos, con excepción de la Oficina Jurídica..

Subsistema de Control de Evaluación

• Evaluación de Gestión

Los informes de las distintas auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno se remitieron a las dependencias auditadas y puestos a consideración del Señor Superintendente Nacional de Salud, auditorías en las que se reflejan las conclusiones y recomendaciones del caso. 1. Auditorías a los Procesos Misionales y de Apoyo

• Informe de Verificación Pre Jornadas de Conciliación

Mediante memorando NURC No. 3-2012-010353 del 17 de Julio de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de verificación de la prejornada de conciliación efectuada en la ciudad de Cartagena los días 11, 12 y 13 de Julio de 2.012. Dado que aún no se ha implementado la desconcentración de la Entidad, la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, con el objeto de tener presencia en las regiones desarrolla estrategia de desplazarse con sus funcionarios capacitados en conciliación a diferentes ciudades importantes de Colombia, buscando agrupar o cubrir el País por regiones. Para lo anterior inicialmente se desarrollan PREJORNADAS en las que se socializan en la primera mañana de la comisión debidamente aprobada, las funciones de Jurisdicción y Conciliación, se resuelven preguntas de los asistentes y posteriormente se pasa a recibir la documentación de las solicitudes de conciliación de los diferentes actores del SGSSS. La Oficina de Control Interno recomendó fortalecer el equipo de esta Superintendencia Delegada, sea con funcionarios o contratistas, que permita incluso si se requiere, ampliar el número de solicitudes de conciliaciones que puedan ser recibidas a nivel regional, generando entonces una mejor relación de costo beneficio en el desplazamiento a las regiones.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, durante la vigencia 2.012 y acorde con su Plan Anual de Gestión, ha practicado auditorías de seguimiento, evaluación y control a los procesos y procedimientos de la Entidad, con el ánimo de verificar el cumplimiento de las funciones que le fueron encomendadas a cada una de ellas y en especial la misión de la Superintendencia Nacional de Salud; auditorías que han sido presentadas a través de informes al Despacho del Superintendente Nacional de Salud, en lo referente a los últimos cuatro meses (Julio 2.012 – Octubre 2012).

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La otra observación o recomendación que realiza la Oficina de Control Interno es que se coloque en la página web de la Entidad: a) La presentación en la que se socializa las funciones jurisdiccional y de conciliación y b) Todos los formatos que son requeridos para presentar debidamente una solicitud de conciliación, evitando que al momento de llegar los usuarios a presentar las solicitudes de conciliación, deban sacar copias de los formatos o que se le suministren para copiar en ese momento. Esto generaría un mayor provecho de la página web de la Institución y brindaríamos un mayor servicio a los usuarios de la función de conciliación, todo lo cual va ajustado con las Políticas de Gobierno en Línea implementadas por el Gobierno Nacional.

• Informe de Evaluación Sistemas de Información

Mediante memorando NURC No. 3-2012-010351 del 17 de Julio de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud informe de Evaluación de los Sistemas de Información. La Oficina de Control Interno recomendó para el Sistema de Información BI, realizar planes de capacitación a los funcionarios y contratistas de la Supersalud donde se tenga en cuenta la información o funcionalidades que se maneja por Superintendencia Delegada; y que estas capacitaciones se den en las mismas dependencias, es decir en cada una de las Superintendencias Delegadas, para que con la inmediatez del puesto de trabajo puedan exponerse todas las necesidades y posibles dificultades a mejorar por parte de la Oficina de Tecnología de la Información; y al encontrarse en el campo de acción diario, los funcionarios puedan exponer las posibles dificultades o falencias de conocimiento que tienen sobre el aplicativo, para que puedan ser resueltas por los colaboradores de la Oficina de Tecnología de la Información. Sobre este particular en la reunión celebrada se acordó que la Oficina de Tecnología de la Información presentaría cronograma de capacitaciones conforme a lo anteriormente expuesto, por dependencias, con fechas y horas, el que se debe poner en conocimiento del responsable de cada una de aquellas. El Grupo de Talento Humano y la Oficina de Tecnología de la información, acatando la recomendación de la Oficina de Control Interno, diseñaron y vienen ejecutando cronograma de capacitaciones, las que se espera puedan contribuir en la mejora de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad de la labor misional de la Entidad. Dado que una de las grandes falencias para este sistema de información es la poca atención por parte de los vigilados y su falta de interés en las capacitaciones, se sugiere que en las jornadas de conciliación y de participación ciudadana se realicen capacitaciones del sistema BI. Sistema SUPERCOR Se recomendó restringir las páginas de Correos Electrónicos diferentes al Institucional para así generar en los funcionarios y contratistas el uso obligatorio del Correo Electrónico Institucional para recibir y transmitir información de la Supersalud; por ende es perentorio socializar el uso del Correo Electrónico Institucional a través de la página WEB de la Supersalud. Página Web La Oficina de Tecnología de la Información presentó las actualizaciones que se realizaron en la página WEB e Intranet; dejando claro que es responsabilidad de cada área actualizar el contenido que se ve en la WEB y la Intranet. Se recomendó a la Secretaria General realizar la actualización de Resoluciones en la página de la Superintendencia. Igualmente, se recomendó durante los comités de Gobierno En Línea (GEL) generar acciones para las actualizaciones de los contenidos de la página en lo correspondiente a cada una de las Superintendencias Delegadas y Oficinas. La Oficina de Control Interno, puede comentar sobre este aspecto puntual que la Oficina Asesora de Planeación ha venido realizando una gestión ardua sobre el particular, que ha llevado a la Superintendencia Nacional de Salud al cumplimiento de metas trazadas por el Gobierno Nacional en los temas de Gobierno en Línea, pasando en estos momentos a la instrumentación de acciones

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metas con la nueva metodología implementada para estos efectos por el Gobierno Nacional. Procedimiento de PQR’S El Doctor Juan David Lemus Asesor del Despacho Encargado de las Funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno, sugirió ir realizando sensibilizaciones relativas a las plataformas tecnológicas mínimas con la que deberán contar los vigilados, para que el proyecto que se denomina SUPQR pueda culminar con éxito en la presente vigencia, ya que la contratación correspondiente se encuentra programada para el último trimestre de la vigencia 2012. Con este proyecto se busca, al igual como se ejecutó en su oportunidad con los juegos de suerte y azar,(SUVIGILA) tener en línea todas las PQRs de cada uno de los vigilados, buscando brindar una mejor y más eficiente, efectiva y eficaz atención a los usuarios del SGSSS Sistema SUPERSIAD Para el manejo de la nueva versión del Sistema SUPERSIAD que entró a producción, se capacitaron en total 50 usuarios en total de las Delegadas de Medidas Especiales, Generación de Recursos, Atención en Salud y Protección al Usuario. Posteriormente se dictó capacitación a los grupos de Notificaciones, Segunda Instancia y Cobro Coactivo. Todo ello atendiendo recomendación de la Oficina de Control Interno, que busca una efectiva y eficaz utilización de esta herramienta tecnológica, aplicada a las actuaciones administrativas que adelanta la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones de IVC.

• Informe Visita de Seguimiento Intervención Forzosa Administrativa a la ESE Hospital San Vicente de Paul - Palmira Mediante memorando NURC No. 3-2012-010338 del 17 de Julio de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe visita de seguimiento a la Empresa Social del estado Hospital San Vicente de Paul de Palmira – Valle del Cauca, en intervención forzosa administrativa para administrar, conforme a auditoría efectuada por la Superintendencia Delgada de Medidas Especiales a la cual la Oficina de Control Interno le efectúo seguimiento, evidenciándose que el proceso de intervención no ha logrado subsanar los hallazgos que dieron lugar a la medida especial; a pesar de lo expuesto, existen logros en la gestión por parte del interventor. En la auditoría efectuada a la intervenida por parte de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales, se pudo percibir malestar de la ciudadanía y de los funcionarios de la Entidad intervenida hacía la Superintendencia Nacional de Salud, por la medida de intervención, lo que debe buscarse revertir; y ante ello, la recomendación puntual de la Oficina de Control Interno, en busca de revertir lo expuesto, es dar a conocer a los colaboradores y ciudadanía en general, los logros alcanzados en desarrollo de la medida de intervención administrativa para administrar, mediante la publicación de los informes del interventor en la página web de la intervenida, o mediante la socialización en reuniones o medios de prensa de Palmira, lo cual puede servir para el cometido antes comentado.

• Informe Ejecutivo Seguimiento al Plan de Contingencia Diseñado por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva al represamiento y congestión en su labor. Mediante memorando NURC No. 3-2012-010805 del 26 de Julio de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe Ejecutivo Seguimiento al Plan de Contingencia Diseñado por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva al represamiento y congestión en su labor; documento en el cual se recomendó que los responsables del archivo realicen una clasificación conforme a las instrucciones impartidas por el Archivo General de la Nación, que posibilite en realidad un fácil acceso a ellos, dado que estos son de continua consulta o labor de sustanciación; y en caso de considerar que el lugar actualmente utilizado para archivo no es el adecuado, se solicite al Grupo de Recursos Físicos la adecuación de un lugar dentro de las instalaciones idóneo para el archivo de estos expedientes.

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Igualmente es perentorio fortalecer la base de datos de que habla el Manual de Procesos y Procedimientos y actualmente usada para registrar las actuaciones, en el sentido de que una sola persona se encargue de alimentarlas en un horario o día de la semana destinado para ello, hasta tanto se realice la capacitación del nuevo programa diseñado para ese fin. Respecto a la directriz de revisión de los procedimientos y operaciones contempladas en el manual de procesos y procedimientos, es necesario se solicite acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación quien por su especialidad podrá orientar el levantamiento de los mismos, así como de los formatos y controles a establecer para que el procedimiento fluya adecuadamente. Igualmente, en esta misma solicitud se puede requerir el análisis de cargas de trabajo que dará cuenta real de las necesidades o no de personal para reforzar a la Oficina Asesora Jurídica.

• Informe de Auditoría Grupo Notificaciones

Mediante memorando NURC No. 3-2012-010799 del 26 de Julio de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría practicada al Grupo Notificaciones de la Entidad; texto en el cual se recomendó formalizar el procedimiento de Notificaciones realizado por el ese Grupo, para lo cual es pertinente que eleve la Solicitud a la Oficina de Planeación para el levantamiento del Procedimiento y formatos correspondientes. Respecto a los actos administrativos que se comunican a través del correo electrónico y el Sistema SUPERCOR, se recomendó realizar algún tipo de campaña o divulgación para oficializar esta práctica, además de crear conciencia y habito en los funcionarios para consultar estas herramientas, todo lo cual se encuentra ajustado a lo preceptuado por el Nuevo Código Contencioso Administrativo Se recomendó al Grupo de Notificaciones liderar una campaña de actualización de los Directorios de vigilados y actores del SGSSS donde se indique Dirección, teléfono, correo electrónico y demás datos pertinentes, con el fin de hacer más oportuna la entrega de las comunicaciones y citaciones; así mismo se recomendó al citado Grupo solicitar a las diferentes Áreas que en los actos administrativos que generen, se especifique claramente la dirección, evitando realizar la correspondiente y oportuna notificación. Se recomendó a las Superintendencias Delegadas, oficinas y grupos que notifican sus actuaciones administrativas por intermedio del Grupo de notificaciones, que en caso de ser devuelto un acto administrativo sin notificar, con ocasión a ocurrencia de situaciones como “no reside” o “desconocido”, de inmediato se revise la base de datos de direcciones y domicilios con el objeto aportar al grupo de notificaciones la dirección acertada en procura de realizar la notificación o, en su defecto se imparta la respectiva instrucción a este grupo notificador en el sentido de señalar qué clase o medio de notificación alterno se efectúe para cumplir con tal cometido, atendiendo los preceptos legales vigentes en la materia. Sobre esta serie de recomendaciones, la Oficina de Control Interno puede evidenciar que la Administración ha adelantado acciones tendientes a acatar las mismas específicamente en : 1) Expedición de una Resolución en la que se podrá notificar mediante la utilización de la plataforma tecnológica por la que actualmente opera la Circula Única, los actos administrativos que se expidan en relación con los vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud 29 Se celebró contrato de Prestación de Servicios profesionales, con el cual el Doctor Horacio Cruz Tejada, Abogado procesalista, apoyó a la Superintendencia Nacional de Salud en la expedición de un Manual de Notificaciones de Actos Administrativos, producto que ya fue entregado por el contratista, socializado al interior de la Institución en el Auditorio de la Entidad; y que debe formalizarse mediante Acto Administrativo para la aplicación interna en la Superintendencia Nacional de Salud, actividades estas que seguramente llevarán a un mejoramiento del proceso de notificación al interior de la Institución, redundando en su actividad misional de Inspección, Vigilancia y Control

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• Informe de Auditoría Verificación y Seguimiento a Procesos y Procedimientos realizados por la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales. Mediante memorando NURC No. 3-2012-010842 del 26 de Julio de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Auditoría practicado a la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales de la Superintendencia Nacional de Salud; del cual se realizaron las siguientes recomendaciones. Al Procedimiento Registro de Interventores, Liquidadores y Contralores se le realice una mejora considerable no solo en lo referente a la forma de presentación de los documentos para el registro como agente interventor y/o liquidador y Contralor, sino que además requiere que los documentos solicitados se ajusten con lo establecido en el Decreto Ley 019 de 2012, para lo cual es necesario armonizar lo establecido al respecto en la Circular Única con el mencionado Decreto Ley, como por ejemplo eliminar lo relativo a la prueba de supervivencia como requisito para la correspondiente inscripción.

Se recomendó que la ficha de Seguimiento, sea actualizada permanentemente (mínimo trimestralmente acorde con lo estipulado en la Circular única), de tal forma que pueda ser utilizada como un mecanismo que permita realizar la trazabilidad de la gestión de la Entidad Intervenida; además, debe contener toda la información de la Entidad con la medida especial, esto es, contener como mínimo los Cinco informes solicitados por Circular única, el cronograma de trabajo y las causas que originaron la intervención, así como su fecha de inicio y el tiempo que lleva en la medida especial.

Atendiendo la ley anti trámites se recomendó realizar un trabajo de articulación de información con otras Superintendencias Delegadas, evaluar qué información es compartida y unificar criterios de solicitud y reporte (analizar la información que se carga a través del aplicativo Inteligencia de negocios), generar campañas de capacitación a los funcionarios y contratistas de esta Delegada y de toda la Superintendencia Nacional de Salud, en cuanto al uso del correo electrónico institucional a través de la pagina WEB de la Superintendencia Nacional de Salud cuando se requiera transmitir información de la Entidad y se encuentren fuera de la Sede Principal, pues se pudo evidenciar durante la auditoria el desconocimiento de esta funcionalidad, es muy importante concientizar a todos los funcionarios y contratistas de la Institución sobre la seguridad de la información y la manera en que esta debe ser transmitida. Esta recomendación va en consonancia con la política de cero papel como política del Gobierno Nacional y también apunta a la seguridad de información de un proceso que es supremamente confidencial por sus alcances.

• Informe de Seguimiento al Fortalecimiento de la Participación en la Superintendencia Nacional de Salud. Mediante memorando NURC No. 3-2012-010859 del 27 de Julio de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento al Fortalecimiento de la Participación Ciudadana en la Superintendencia Nacional de Salud. A raíz de la contratación de empresa externa (People Contact) puede fortalecerse el proceso de participación ciudadana, derivado de una mejor atención de las PQRs, sin embargo debe incrementarse las aperturas de investigaciones administrativas, tendientes a sancionar a los prestadores que reiteradamente incumplen con sus obligaciones, en el sentido de no contestar oportunamente los requerimientos (PQRs) que realizan los usuarios y que a su vez la Superintendencia Nacional de Salud, a través del mencionado contratista o directamente ejecuta a los vigilados; para lo cual la Oficina de Control Interno recomendó se utilicen los insumos que el mencionado contratista aporta a la Institución, procediéndose a iniciar investigaciones contra los vigilados incumplidos, de manera global, con los respectivos informes de la firma antes mencionada, que deben contar con las evidencias pertinentes, que respeten como es lógico los principios del debido proceso.

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De otra parte la Oficina de Control Interno en el informe correspondiente llamó la atención sobre el aspecto que tiene que ver con que en cada consulta ciudadana se constituye una veeduría, que se considera deben ser aliados estratégicos de la Institución, en busca de fortalecer cada día más la participación ciudadana en las regiones, y que esta valiosa herramienta implementada en la Constitución Nacional, pueda colaborar con las funciones de IVC de la Entidad, por lo que la recomendación puntual es instrumentar un seguimiento que permita el objetivo anteriormente planteado, mediante la utilización de herramientas tecnológicas que no generan actualmente costo para la Institución, como el chat, aulas virtuales, Skipe, correos electrónicos, entre otros.

Dado que las visitas de verificación de la existencia de las Oficinas de Atención al Usuario se encuentra claramente establecido como una función que debe ser ejercida por la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana, se recomendó que en cada desplazamiento para celebrar consultas ciudadanas, se programen un número importante de visitas, en las que pueda evidenciarse la efectiva existencia y funcionamiento de las Oficinas de Atención al Usuario y en caso de incumplimiento, respetando el debido proceso y los procedimientos al interior de la Institución, se inicien las investigaciones administrativas a que hubiere lugar; con ello se optimizan los recursos de la Superintendencia Nacional de Salud, y se cumple con diferentes objetivos en una sola actividad.

Se recomendó la estructuración de manual en el que se establezcan los requisitos mínimos que deben cumplir los prestadores en su obligación de rendir cuentas a la ciudadanía y que se establezcan fechas y periodos en que estas deban ejecutarse, lo que facilitará la tarea de la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana e incentivará esta clase de actividades en busca de un mejor desempeño de la Participación Ciudadana, que bien y debidamente aprovechada puede llevar a un mejor desempeño de las funciones de IVC de la Superintendencia Nacional de Salud en general.

• Informe de seguimiento Trámites asignados a los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud - mes de Julio Mediante memorando NURC No. 3-2012-011161 del 01 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe de seguimiento Trámites asignados a los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud - correspondiente al mes de Julio 2012, labor ejecutada por los colaboradores de la Oficina de Control Interno mediante la verificación en línea, utilizando las opciones que brinda el sistema SUPERCOR, de los trámites efectivamente atendidos y los pendientes por atender por parte de cada colaborador de la Institución. Que por intermedio de la Oficina de Tecnología de la Información, se realice lo necesario en el sentido de posibilitar la emisión de un mensaje tipo alarma, que le indique al funcionario o contratista que le ha asignado un trámite; lo anterior con el ánimo de generar cultura de revisión constante del sistema SUPERCOR. A pesar de lo expuesto es preciso señalar que es responsabilidad de cada colaborador de la Superintendencia Nacional de Salud hacer el seguimiento de tramites pendientes en el Sistema, accediendo al aplicativo para ello de manera periódica, cultura que debe incentivar el responsable de cada dependencia de la Institución, mediante las herramientas que considere apropiadas para ello, entre otros correos electrónicos y memorandos. Se recomendó que la Oficina de Tecnología de la Información, en procura del mejoramiento y madurez del sistema SUPERCOR y del mejor desempeño de la labor institucional a través de las dependencias misionales y de apoyo, genere reportes que indiquen Nivel de Atención a trámites por dependencia, Alertas o alarmas de vencimiento de términos, a fin de adoptar las medidas necesarias que prevengan el incumplimiento de

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términos; cada Superdelegada debe informar cuales funcionarios y contratistas están adscritos a ella, para evitar que el sistema asigne trámites a quienes no hacen parte de la dependencia y que las Direcciones analicen las causas que dieron origen a la acumulación de documentos sin finalizar, para así mismo diseñar el plan de contingencia que le permita depurar el sistema. Se recomendó a los Jefes de Área o Superdelegados, impartir las instrucciones pertinentes para que los trámites cuenten con los reportes ciertos que le permitan a la alta dirección tomar de decisiones oportunas y acertadas; y para aquellos casos en que la no atención de tramites se derive de aspectos como carencia del personal necesario para ello u aspectos operativos, se recomendó que los responsables de cada dependencia remitan a las que son competentes para resolver estos aspectos, las solicitudes respectivas y la Institución pueda entonces avanzar con la atención oportuna, eficiente, efectiva y eficaz de los trámites, entendiendo aquellos como la labor misional de Inspección Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud.

• Informe Jornadas de Conciliación

Mediante memorando NURC No. 3-2012-011550 del 09 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de verificación de la Jornada de Conciliación efectuado en la Ciudad de Quibdó – Departamento del Chocó; jornada en la que se recomendó a los funcionarios, contratistas y Superintendente Delegado para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, que luego de realizar pre jornadas o jornadas de conciliación en cualquier lugar del País, se emita con destino al Despacho del Superintendente Nacional de Salud, un informe de lo acontecido en la actividad, el cual a su vez sea contentivo de las causas del éxito o del fracaso en los objetivos trazados antes de iniciarla, posibilitando así adoptar los correctivos del caso en procura de que la actividad sea provechosa y no se mantenga dentro de un margen de inoficiosidad. La prejornada y jornada de conciliación en el Chocó lleva a concluir que aspectos como la intervención de los actores del SGSSS es utilizada como argumento para que estos no acudan a las audiencias de conciliación a que son convocadas cuando se encuentran en esta situación (Intervenidas). El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero sobre el particular prevé que los interventores en desarrollo de su gestión, deben propender o promover acuerdos conciliatorios de la cartera que presenta la entidad a su cargo en virtud de la intervención, por lo cual recomendamos, que si bien se han buscado acercamientos entre el Superintendente Delegado para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, con el Superintendente Delegado Para las Medidas Especiales, puedan surtirse comunicaciones por parte de la última, sean por escrito o telefónicamente, a los agentes interventores de las entidades existentes en las regiones en las que se vayan a desarrollar pre jornadas y jornadas de conciliación, buscando el efectivo aprovechamiento de la herramienta que brinda la Superintendencia Nacional de Nacional de Salud, a través de jornadas de conciliación por regiones, logrando una mayor eficiencia administrativa que impactará favorablemente la gestión tanto de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, como de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales.

• Auditoría Seguimiento Proyectos de Inversión SUPERSALUD

Mediante memorando NURC No. 3-2012-011607 del 10 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe Auditoría Practicada a los Proyectos de Inversión de la Superintendencia Nacional, en el que se sugiere fortalecer la contratación de proyectos de inversión y de funcionamiento pues se evidenció un porcentaje de ejecución del 3,15% equivalente a $1.333.792.732 de los $42.295.470.000; porcentaje bajo considerando que nos encontramos al momento de la auditoria en el mes de Agosto de 2.012, con lo cual solo quedan prácticamente cuatro (4) meses para ejecutar los recursos asignados a la Institución, como los destinados para la Adquisición y adecuación de edificación para la Sede de la Superintendencia Nacional de Salud, por presentar una elevada cuantía, constituyen un gran porcentaje

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del presupuesto asignado, por lo cual la Oficina de Control Interno recomendó que en lo posible, este presupuesto se ejecute en lo que resta del año. Si bien es cierto que no es una actividad de fácil cumplimiento por todas las condiciones técnicas con que debe contar la estructura física, y que la Institución debe ajustarse al presupuesto asignado para la adquisición del bien, se recomendó por parte de la Oficina de Control Interno que se proceda a agilizar la toma de la decisión pertinente sobre el particular; fue puesto en conocimiento de la Oficina de Control Interno que se han presentado a la Institución diferentes posibilidades para adquisición de inmueble en Bogotá D.C., las que han venido evaluándose por parte de la administración. De otra parte no hay que olvidar que los recursos del proyecto implantación e implementación del Sistema de Información para la Superintendencia Nacional de Salud tiene que ver con la dotación de Hardware y Software de las diferentes sedes en que la Entidad se desconcentrará. Si no existen inmuebles en los que funcionaran las sedes sea en arriendo o adquiridas por parte de la Institución, difícilmente puede ejecutarse con este proyecto, porque depende de circunstancias como el establecer las dimensiones de cableado, número de personas que laboraran en esas sedes, circunstancias estas que entonces deben comunicarse prontamente a la Oficina de Tecnología de la Información para que esta a su vez pueda instrumentar los procesos de contratación debidos y estos recursos luego no sean recortados a la Institución, quien entonces con posterioridad al no contar con los recursos financieros correspondientes, se vera en dificultades para poder instrumentar la desconcentración. En lo referente al Proyecto de Inversión de Diseño implantación e Implementación del Sistema de Información para la Superintendencia Nacional de Salud; la Oficina de Control Interno de manera respetuosa y comedida se permite realizar recomendación encaminada a que por parte de los supervisores de estos contratos se constate que las actividades que estos ejecuten efectivamente cumplan con el objeto contractual para el cual se vincularon, conforme al objeto establecido en el contrato, y aunque resulte redundante no desarrollen otro así resulte similar al pactado.

• Auditoría Seguimiento Proyectos de Funcionamiento SUPERSALUD

Mediante memorando NURC No. 3-2012-012056 del 17 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe Auditoría Practicada a los Proyectos de Funcionamiento de la Superintendencia Nacional; en donde se recomendó por parte de la Oficina de Control Interno, gestionar los controles y registros necesarios referentes a porcentajes, cuantías y soportes de ejecución de los eventos contractuales que se generan por cuenta de las diferentes actividades que se requieren para el funcionamiento de la Superintendencia Nacional de Salud, realizando de manera periódica auto controles que garanticen que los recursos que fueron otorgados se estén ejecutando conforme a los requerimientos legales y del área, para evitar incurrir excesos en los recursos asignados. Se recomendó a la Oficina Asesora Jurídica remitir los estudios previos al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, para iniciar el proceso de adjudicación del Sistema de Avance Jurídico; el cual al momento de efectuar el proceso de auditoría, no se evidenció actuación alguna. Es importante que se genere una herramienta que permita un control más estricto y casi que en tiempo real de todas las actividades que se generan para dar cumplimiento a los diferentes Proyectos (ya sea de Funcionamiento o de Inversión) que desarrolla la Entidad; toda vez que se pudo evidenciar, que es desgastante la recolección de información para poder hacer seguimiento a este tipo de eventos; sin embargo la recomendación sobre este particular tiene que ver con la posibilidad de poder culminar estas actividades precontractuales con la mayor celeridad posible y con el cumplimiento de los requisitos de ley, poder entrar en la etapa contractual que permita la ejecución de los recursos asignados a la Institución y la obtención de productos, con la debida supervisión de los contratos respectivos, que permita a la Superintendencia Nacional de Salud cumplir con su actividad misional; es preciso citar que al inicio del año 2.011, se estructuró

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un aplicativo con el apoyo de la Oficina de Tecnología de la Información y la intervención del Grupo de Contratación, por lo que sería importante poder retomarlo para los efectos anotados anteriormente.

• Informe Seguimiento Contratos de Tecnología de la Superintendencia Nacional de Salud

Se recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información de la Superintendencia Nacional de Salud, entregar en el menor tiempo posible al contratista las políticas de Seguridad de la Información y de Backups, para lo cual es necesario que se agilice la aprobación de esta política; igualmente se recomendó unificar el Dominio de Red de la Superintendencia Nacional de Salud para que el Software suministrado por el contratista, mediante el cual ejecuta su labor contratada, pueda ser puesto en marcha en un 100%.

Es imposible contar con un único punto de Login para todos los recursos de red, es decir; que un usuario no se puede autenticar con un único nombre de usuario y contraseña para acceder a todos los recursos y/o servicios de red, situación que dificulta la administración e introduce algunos riesgos de seguridad. Se recomendó realizar breves jornadas de capacitación en cuanto el uso del Sistema Aranda y de los diferentes medios implementados por la Oficina de Tecnología de la Información de la Supersalud; para los usuarios de la Entidad para la solicitud de soportes.

• Informe Evaluación Posterior Revocatorias Directas

Mediante memorando NURC No. 3-2012-012698 del 29 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Evaluación Posterior Revocatorias Directas; en el que se evidenció en la auditoría, que en términos generales, en las actuaciones administrativas no se lleva por parte de los profesionales asignados por los diferentes Superintendentes Delegados el debido orden; que permita evidenciar el cumplimiento de etapas procesales, que lleven a concluir que las notificaciones se han surtido en debida forma y conforme a la evolución lógica de las mismas, ante lo cual la recomendación de la Oficina de Control Interno es que se instrumente una campaña de capacitación interna, liderada por el Grupo de Talento Humano y el Grupo de Archivo y Correspondencia, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, que permita lograr que este proceso (Archivo de Expedientes de Actuaciones Administrativas) se ejecute en debida forma, con el ánimo de evitar revocatorias directas como las que en este informe nos hemos referido. En el SUPERSIAD, software en el que se alimentan los procesos administrativos que son impulsados por la Superintendencia Nacional de Salud, se recomendó insertar campos que evidencien el cumplimiento de etapas procesales progresivas, que eviten pasar a la siguiente sin el cumplimiento o agotamiento de la anterior, con especial relevancia en lo que tiene que ver con la debida notificación de los vigilados, de cada una de las etapas procesales. Si por situaciones tecnológicas este control recomendado no pueda establecerse, cualquiera que sea la circunstancia; se sugiere que al menos en físico se lleve este, mediante la implementación de un formato, para evitar que la Superintendencia Nacional de Salud, a través de sus funcionarios o contratistas, adelante actuaciones administrativas que a la postre terminen siendo revocadas, por incumplimiento de etapas procesales sucesivas o falta de la debida notificación, situación que en la medida de posibilidades debe evitarse.

• Informe de Auditoría Grupo Talento Humano

Mediante memorando NURC No. 3-2012-012842 del 31 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Auditoría al Grupo de Talento Humano de la Superintendencia Nacional; en el que se recomendó en lo referente al procedimiento de Administración de Personal, en la Fase de nombramiento en periodo de prueba, que se le comunique a los funcionarios que actualmente hacen parte de la escalera de los cargos que salieron a concurso, el estado de la lista de

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elegibles correspondiente al cargo que ocupan, esto es, informar si el elegible solicitó prorroga, cual es la fecha probable de posesión o si el cargo se declaro desierto; esto con el propósito de que el o los funcionarios que ocupan actualmente los cargos; estén preparados y puedan proyectar sus objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo, así como sus opciones laborales y económicas. Atendiendo al procedimiento de Administración de personal en la fase 5.2.3. Nombramiento por encargo, se hace necesario que el Grupo de Talento Humano cuente con el registro donde se pueda observar el análisis efectuado al estudio de hojas de vida de los funcionarios que cumplen el perfil requerido para proveer el empleo vacante, esto es, el resultado de estudio de hojas de vida, el estudio técnico y el listado de funcionarios seleccionados en orden de puntuación. Conscientes que el talento humano es el recurso más importante de la Entidad, la Oficina de Control Interno recomendó que se propenda por realizar actividades que conlleven a fomentar el grado de pertenencia hacia la institución, de forma que todas las personas que la integran, desarrollen las funciones asignadas con entusiasmo, responsabilidad y con espíritu de servicio. La Oficina de Control Interno recomendó que la Entidad tenga claro antes de el termino de esta vigencia los empleos que se proveerán mediante el uso de lista de elegibles (Vacancias y empleos desiertos), y realice la provisión presupuestal correspondiente ya que para este año se estableció un costo por cada vacante a proveer con estas listas de novecientos mil pesos ($900.000), valor que se incrementará cada año teniendo en cuenta el IPC.

• Informe de Acompañamiento a Visita Efectuado por la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales a La Lotería del Atlántico en Liquidación Mediante memorando NURC No. 3-2012- 012844 del 31 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Acompañamiento a Visita Efectuado por la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales a La Lotería del Atlántico en Liquidación. La Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales recomendó a la Agente Liquidadora, de la Lotería del Atlántico, revisar los indicadores de ejecución que se relacionan en el cronograma de actividades correspondientes al corte del mes de Julio de 2012; esto con el fin de evaluar y corregir 4 de los indicadores que conforman el citado cronograma; actividad esta que deberá ser verificada por parte de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales en el informe que se remita por parte de la Agente Liquidadora correspondiente al mes de Agosto de la presente vigencia; por ende la Oficina de Control Interno se permite recomendar hacer seguimiento a esta situación, esto, para tener un mejor control de los indicadores establecidos en el seguimiento a la ejecución del cronograma establecido. Mediante Resolución 101 del 21 de Diciembre de 2009, se determinó y aceptó el inventario de avalúo de bienes muebles e inmuebles de la masa; acto que fue modificado con la Resolución 30 del 31 de Octubre de 2011; consecuente; se informó por parte de la Agente Liquidadora a la Comisión de la Superintendencia Nacional de Salud, que una vez realizados los cotejos correspondientes, se pudo establecer la existencia de un predio que a la fecha no se encuentra relacionado en el inventario de la Lotería del Atlántico en Liquidación. Por lo expuesto, la Comisión de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales recomendó a la Agente Liquidadora, realizar el avalúo del predio ubicado en el Barrio los Andes de la Ciudad de Barranquilla con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), y una vez surtido el trámite, modificar la Resolución No. 30 del 31 de Octubre de 2011, con el ánimo de incluir el terreno dentro del inventario de los bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la Lotería del Atlántico en Liquidación.

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En Acta de Cierre de Visita y conforme a lo evidenciado, la Comisión de la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales recomendó a la Agente Liquidadora, tener en cuenta el tiempo restante para la finalización de la liquidación de la Lotería del Atlántico, toda vez que aún no se ha realizado la venta total de los predios que hacen parte del inventario de la Entidad en liquidación; conforme se refleja en el cronograma de seguimiento al proceso de liquidación, ya que esta actividad presenta una ejecución del 14%; esto por cuanto 15 de los 18 predios pertenecientes a la Lotería del Atlántico en Liquidación son ocupados por la Gobernación del Atlántico, inmueble en los que se desarrollan actividades propias del sector salud; igualmente, los 3 predios restantes, presentan limitaciones por afectación del uso del suelo (zona verde), patrimonio histórico arquitectónico y ocupación por parte de los Magistrados del Tribunal Judicial de Barranquilla – Consejo Superior de la Judicatura. Ante lo expuesto la recomendación de la Oficina de Control Interno a la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales es que se haga especial seguimiento a la gestión que en relación con los inmuebles viene adelantando la Liquidadora en ejercicio de sus funciones, ya que del saneamiento y efectiva enajenación de estos bienes, depende en un alto porcentaje el éxito del proceso liquidatorio.

• Informe de Auditoria Sistemas de Información Grupos de Secretaria General

Mediante memorando NURC No. 3-2012-012831 del 31 de Agosto de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Auditoria Sistemas de Información Grupos de Secretaria General de la Superintendencia Nacional de Salud. Se recomendó a Oficina de Tecnología de la Información apoyar a los Grupos de la Secretaria General, promoviendo soluciones informáticas que les permitan realizar su trabajo de una manera confiable y segura para la información que ellos manejan, evitando un desgaste de los funcionarios de la Entidad mediante verificaciones manuales que en diferentes casos se vienen realizando. Es importante que la Oficina de Tecnología de la Información tenga en cuenta la información institucional que están procesando los Grupos de la Secretaria General para que establezca políticas inmediatas de Backups, dado que la responsabilidad de la custodia de la información no es solamente de los usuarios o de los grupos. Se recomendó a la Coordinadora del Grupo de Talento Humano citar una reunión con el Grupo de Tesorería y verificar que información y como debe salir del sistema Aurora ya que si existe un software en arrendamiento, no tiene sentido que la información deba ser verificada nuevamente en el Grupo de Tesorería situación que afecta el ambiente laboral por demoras en los pagos de la nómina: Igualmente, referente al sistema Sintya, se recomendó capacitar debidamente al funcionario que tiene asignada la actualización de dicho sistema (Ingreso de la información represada), e incluso capacitar a otro funcionario adicional, en caso de ausencia del asignado para esta tarea, recomendación que fue atendida por la Coordinador del Grupo de Talento Humano.

• Informe de seguimiento Trámites asignados a los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud - mes de Julio Mediante memorando NURC No. 3-2012-013367 del 10 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe Trámites asignados a los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud; informe en el cual se sugirió que por intermedio de la Oficina de Tecnología de la Información, se posibilite la emisión de un mensaje tipo alarma, que le indique al funcionario o Contratista que le ha asignado un trámite; lo anterior con el ánimo de generar la cultura de revisión constante del sistema SUPERCOR. Se recomendó que la Oficina de Tecnología de la Información, en procura del mejoramiento y madurez del

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sistema SUPERCOR y un mejor desempeño de la labor de la Institución a través de las dependencias misionales y de apoyo, genere reportes que indiquen Nivel de Atención a trámites por dependencia, Alertas de vencimiento de términos a fin de adoptar las medidas necesarias que prevengan el incumplimiento de términos. El jefe de cada área debe realizar seguimientos diarios, semanales, quincenales o mensuales a los trámites que sean asignados a sus colaboradores, quienes deben también tener la cultura de revisar el estado de sus trámites para proceder a la actualización reasignación o traslado según el caso. Es preciso indicar que es responsabilidad de cada colaborador de la Superintendencia Nacional de Salud hacer el seguimiento de trámites pendientes en el Sistema, para lo cual se debe acceder de forma periódica y así generar autocontrol en el monitoreo de los trámites que le son asignados, autocontrol que igualmente y de forma más repetitiva deben realizar los jefes de las diferentes áreas de la Entidad; esto con el ánimo de generar la cultura necesaria que incentive el responsable de cada dependencia de la Institución, mediante las herramientas que considere apropiadas para ello, entre otros, correos electrónicos y memorandos.

• Informe de Seguimiento a Plan de Contingencia “Propuesta de Cobro” Mediante memorando NURC No. 3-2012-013685 del 14 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento a Plan de Contingencia “Propuesta de Cobro”; informe en el cual se sugirió la asignación de un Asesor del Despacho que realice supervisión directa y exclusiva, que permita impulsar las labores de mejoramiento y correctivas incorporadas en Plan de Pagos presentado por la Oficina Asesora Jurídica al Despacho de la Señora Superintendente Nacional de Salud. Recomendación encaminada a que se agilice lo relativo a software que contenga la sistematización de la labor de Cobro Coactivo, incidiendo en esta tarea capacitación que pueda suministrar la Oficina de Tecnología de la Información a la mayor brevedad posible Se reitera recomendación dada en el pasado por parte de la Oficina de Control Interno, tanto en Comités Directivos como en los informes aludidos anteriormente, que en relación con la serie de títulos (Depósitos Judiciales) y procesos de cobro coactivo existentes al interior de la Institución, se busque realizar acuerdos de pago con Entidades que presenten varios de los últimos mencionados (Procesos de Cobro Coactivo), que involucren la existencia de depósitos judiciales en poder de la Superintendencia Nacional de Salud, con lo cual se lograría mitigar el riesgo existente en cabeza de la Tesorera de la Institución, Doctora Laura Elena Puentes Cortes, quien custodia estos títulos de depósito judicial, y adicionalmente poder mostrar una gestión relativa al cobro coactivo. La Oficina de Control Interno recomendó, que a pesar que la función de Cobro Coactivo conforme al Artículo 9 Numeral 4 del Decreto 1018 de 2.007 recae en cabeza de la oficina Asesora Jurídica, el Despacho del Superintendente Nacional de Salud asigne un Asesor dedicado única y exclusivamente a desarrollar el seguimiento puntual y estricto al Plan de Contingencia. Consideramos que de esta manera, determinando tiempos perentorios y responsables en la ejecución del mismo, y de considerarlo relevante, ajustar el Plan de Cobro con la implementación de actividades que ha bien tenga realizar este Asesor, con el fin de obtener de manera pronta los resultados que se esperan con tal implementación, y que mensualmente puedan mostrarse efectivos indicadores de gestión sobre esta tarea específica. Se recomendó, solicitar por parte de quien se determine liderar la ejecución del Plan de Contingencia a la Oficina de Tecnología de la Información se dicte la capacitación sobre manipulación y uso del software creado para realizar el registro de actuaciones de sustanciación en los expedientes a cargo del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, que es una extensión del SUPERSIAD actualmente existente, aplicativo por el cual se lleva el control de las actuaciones administrativas de la Institución y conforme a lo informado por la Oficina de Tecnología de la Información al momento de efectuar auditoría a los sistemas de

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Información de la Institución ya se encuentra en etapa de producción. Esta recomendación fue atendida por la Oficina de Tecnología de la Información, en coordinación con el Grupo de Talento Humano, capacitando a los colaboradores de la Entidad que tienen bajo su responsabilidad el Cobro Coactivo.

• Informe Consolidado de Auditorias Sistemas De Información de la Superintendencia Nacional de Salud Mediante memorando NURC No. 3-2012-013749 del 17 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe Consolidado de Auditorias Sistemas de Información de la Superintendencia Nacional De Salud, informe en el cual se sugirió a la Oficina de Tecnología de la Información fortalecer su grupo de profesionales, mediante la vinculación de funcionarios de planta o contratistas, para brindar un mejor servicio a los funcionarios y contratistas de la Entidad. Sin embargo, la eficiencia, eficacia y efectividad de los sistemas de información de la Institución, va muy de la mano con las capacitaciones que sobre los aplicativos, softwares y programa se brinde por parte de la Oficina de Tecnología de la Información en un trabajo mancomunado con el Grupo de Talento Humano, el cual se ha venido ejecutando, pero que podría ser más proactivo en busca de un efectivo mejoramiento continuo de la Institución y las herramientas tecnológicas de la Entidad. Las Capacitaciones antes referidas pueden servir de retroalimentación a los integrantes de la Oficina de Tecnología de la Información para que sea que el aplicativo o software, sea de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud o de un contratista, proceda a diseñar las mejoras en los mismos, tendientes a brindar mayores y eficientes funcionalidades a los usuarios de las herramientas tecnológicas, generando de esta manera una sinergia que brinde mejoramiento continuo a los procesos y procedimientos de la Entidad.

• Informe Árbol de Problemas

Mediante memorando NURC No. 3-2012-014032 del 19 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe Árbol de Problemas de la Superintendencia Nacional de Salud. Se concluyó que es necesario que la Superintendencia Nacional de Salud, emprenda acciones encaminadas a mejorar los aspectos que se relacionan tales como: 1. Integralidad: Es necesario se impartan directrices tendientes a la articulación, coordinación y cooperación entre las áreas que hacen parte de la Superintendencia Nacional de Salud, esto para que se trabaje por procesos y no por funciones; teniendo en cuenta el marco de Integralidad, se ve beneficioso para la Entidad que las auditorías que practican las diferentes Superdelegadas se efectuaran de forma integral, lo cual reduciría costos, desgaste administrativo, reproceso, aumentado la cobertura y credibilidad de la Entidad en el ejercicio del IVC. 2. Es prioritario fortalecer las capacitaciones brindadas por la Entidad: Los procesos de inducción y reindución a los funcionarios deben estar enfocados al conocimiento de la Entidad, al fortalecimiento del sentido de pertenencia, compromiso y cultura organizacional de los funcionarios de la Institución. Es conveniente realizar campañas de promoción y divulgación a los vigilados sobre sus obligaciones para con los usuarios y con la Superintendencia Nacional de Salud, buscando un mejoramiento en su desempeño, lo que redundará en los indicadores de la Entidad y el desempeño de las funciones que la Ley le ha asignado. 3. Gestión Documental: Resulta Urgente, se impartan directrices para que la Entidad realice la debida organización de los archivos y documentos de la Institución; para ello sería conveniente realizar las difusiones pertinentes a la utilización de los elementos tecnológicos recientemente adquiridos (Escáner); igualmente es

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perentorio fortalecer el adecuado uso de las Tablas de Retención Documental y los demás lineamientos impartidos a partir de la Ley General de Archivos. 4. Fortalecer la Planeación Estrategia: Esta debe estar enfocada al logro de las metas y objetivos de la Institución, la cual debe socializarse a toda la Entidad

• Informe Seguimiento PAG 2012 Primer Semestre

Mediante memorando NURC No. 3-2012-014424 del 26 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe Seguimiento PAG 2012 Primer Semestre de la Superintendencia Nacional de Salud. Verificada y analizada la ejecución del Plan Anual de Gestión correspondiente al Primer Semestre de la vigencia 2.012, la Oficina de Control Interno recomendó que al interior de la Superintendencia Nacional de Salud se desarrollen mecanismos de inducción y reinducción en el manejo y administración de las herramientas establecidas para el control de la Gestión; socialización que debe darse a todo el personal; para lo cual es pertinente que la Oficina Asesora de Planeación realice mesas de trabajo con las diferentes unidades de la Entidad para lograr concientizar, estimular y ayudar en la construcción del Plan Anual de Gestión y por ende la coherente relación que debe existir entre el PAG y para el caso el Tablero de Control, herramienta que realiza seguimiento¸ en donde factores como la mejora continua y la correspondiente integración de los diferentes procesos sean consecuentes con la planeación estratégica, la planeación operativa y el control de la gestión. Es importante que la Oficina Asesora de Planeación, previo al inicio de cada vigencia, recuerde a todos los Jefes de Área de la Entidad y socialice en todas la Dependencias y a los funcionarios responsables de cada Grupo de Trabajo, en particular, las "reglas" relacionadas con el Plan Anual de Gestión para la respectiva vigencia, acordadas en Comité de Dirección, las cuales se adoptan mediante resolución emanada del Despacho. Así, informadas y advertidas en este tema todas las instancias Supersalud, no existe excusa para formular solicitudes que atañen a la entraña de su "modus operandi", pretendiendo desconocer sus lineamientos.

• Informe de Auditoría al proceso de Conciliación efectuado a la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de la Superintendencia Nacional de Salud Mediante memorando NURC No. 3-2012-014488 del 27 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría al proceso de Conciliación efectuado a la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de la Superintendencia Nacional de Salud. Se recomendó a los funcionarios, contratistas y Superintendente Delegado para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, que luego de realizar pre jornadas o jornadas de conciliación en cualquier lugar del País, se emita un informe contentivo de lo acontecido, tal y como actualmente se realiza, debiendo también incorporarse las causas que en cada caso impidieron la realización del acuerdo, posibilitando así conocer por parte de la Superintendencia Nacional de Salud esas razones. La Oficina de Control Interno recomendó, se modifique o adicione a la Resolución No. 214 de 2011, en el sentido de incorporar en ella, fechas ciertas ó, exactas para que el Grupo de Conciliación perteneciente a la Superintendencia Delegada para la función Jurisdiccional y de Conciliación, emita el informe que indica esa norma (seguimiento a acuerdos conciliatorios), a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud.

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• Verificación de Jornada de Conciliación Efectuada en Santa Marta Mediante memorando NURC No. 3-2012-014429 del 26 de Septiembre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Verificación a la Jornada d Conciliación realizada en la Ciudad de Santa Marta Departamento del Magdalena los días 26 y el 28 de Septiembre de 2012 y correo electrónico de fecha 02 de Octubre de 2012. Aunque la jornada se desarrollo en el marco de una normal organización, la que entre otras cosas dio lugar al cumplimiento de los propósitos de la misma, el auditor considera este aspecto “organización” se puede mejorar, dedicando definidos espacios para la realización de las audiencias de conciliación y otro para la espera de los asistentes.

• Plan de Contingencia para Disminución de Tramites Pendientes de Atención (Puntos Rojos) Mediante memorando NURC No. 3-2012-014946 del 04 de Octubre de 2012, se remite a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe Plan de Contingencia para Disminución de Trámites Pendientes de Atención (Puntos Rojos) La Oficina de Control Interno solicitó a las Dependencias de la Institución se informara las acciones a realizar con el objeto de disminuir los trámites asignados a los colaboradores que las conforman, evidenciándose que las mismas ejecutaron diferentes actividades tendientes a lograr la disminución de los trámites pendientes de atención, estrategias que fueron informadas oportunamente en el informe correspondiente al Superintendente Nacional de Salud.

• Informe Auditoría MECI y Calidad Mediante memorando NURC No. 3-2012-015780 del 18 de Octubre de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud, Informe Ejecución de Auditoría MECI y Calidad, actividad realizada durante los días 8 y 12 de Octubre de 2.012, como actividad incorporada en el Plan Anual de Gestión de la Oficina de Control Interno, esta Dependencia lideró Auditoría Interna, ejecutada por auditores de la Institución; del ejercicio auditor, se detectaron Once (11) No Conformidades y 43 Oportunidades de Mejora e igualmente se destacan las fortalezas; se recomendó que las Acciones Correctivas no superen el mes de Noviembre, para en Diciembre del presente año la Oficina de Control Interno pueda verificar su cumplimiento y estar preparados para la visita de SGS Colombia ente certificador de Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud, la cual se realizará en Febrero de 2013; la Oficina de Control Interno mediante correos electrónicos y memorando, ha insistido a las dependencias de la Institución en la formulación y ejecución de las correspondientes acciones correctivas.

• Auditoría Seguimiento Proyectos Inversión de Funcionamiento SUPERSALUD

Mediante memorando NURC No. 3-2012-015806 del 18 de Octubre de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud, Informe Auditoría Practicada a los Proyectos Inversión y Funcionamiento de la Superintendencia Nacional; En esta oportunidad presentamos seguimiento a estos proyectos, cumpliendo con Acción Correctiva incorporada en el Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República, con el estado de ejecución de estos recursos, con las correspondientes recomendaciones y conclusiones, las cuales esperamos que sean de utilidad para la Institución.

Resulta preocupante y así se expuso en informe presentado al Señor Superintendente Nacional de Salud que ante encontrarnos en el mes de Octubre de 2.012, la ejecución de los proyectos de inversión, para los cuales existe una ejecución del 7% y la adquisición de la nueva sede de la Institución, que no se ha podido materializar por las circunstancias descritas en el informe, representa el 59% del total de los recursos de

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inversión, por lo que la recomendación respetuosa de la Oficina de Control Interno fue que se implementaran acciones tendientes a lograr la ejecución de estos recursos.

• Informe de Auditoria Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales Mediante memorando NURC No. 3-2012-015848 del 19 de Octubre de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud, Informe de Auditoría efectuado a la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales; documento en el que se recomendó que de parte del Superintendente Delegado para las Medidas Especiales se solicite, al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, agilizar dentro de rangos de tiempo prudenciales, la revisión de los proyectos de mejoramiento que pretende adelantar el área, y de las cuales se considero remitir a esa Oficina Asesora para la respectiva revisión de orden jurídico tendiente a dar aplicación legal de las mismas.

• Informe de Auditoría al proceso de Atención de Peticiones Quejas y Reclamos

Mediante memorando NURC No. 3-2012-016628 del 31 de Octubre de 2012, se remite al Señor

Superintendente Nacional de Salud, Informe de Auditoría al proceso de Atención de Peticiones Quejas y

Reclamos de la Superintendencia Nacional de Salud.

La Oficina de Control Interno en desarrollo de su labor de evaluador independiente y en ejercicio del control posterior contemplado en la Ley 87 de 1.993 y sus Decretos reglamentarios, efectuó auditoría al proceso de Atención de Peticiones Quejas y Reclamos por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, a cargo de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana. Actualmente la Institución cuenta con un Contrato con la firma PEOPLE CONTACT, quien suministró al auditor documentos que sirvieron entre otros, de insumos para el informe que ahora presentamos, el cual permite concluir que: a) De las PQRs que han llegado a la Entidad por los diferentes canales (Telefónica, Web, Chat y Escritas) y de las cuales se da traslado a los vigilados, solo se ha recibido respuesta oportuna por parte de aquellos en un porcentaje equivalente a un 40% de las mismas, dato que suministra la firma contratista en reunión sostenida para el desarrollo de esta auditoría, labor que tuvo como referente el periodo comprendido entre Julio y Octubre de 2.012.

b) Se recomendó inicien las actuaciones administrativas sancionatorias (Facultad de Control), contra aquellos

vigilados que no han atendido los requerimientos de la Entidad, sin más dilaciones, desde el vencimiento del

primer requerimiento enviado a los diferentes vigilados, lógicamente respetando el debido proceso, que lleven

a que las facultades de control de la Superintendencia Delegada auditada pueda ser desarrollada en debida

forma, siendo la recomendación de la Oficina de Control Interno, se estructure la iniciación de las

correspondientes actuaciones administrativas, acumulando en una sola actuación por vigilado, en ejercicio de

las funciones de IVC asignadas por Ley a la misma, lo que puede permitir avanzar en esta función de Control,

en procura de una mejor atención de los requerimientos de los usuarios del SGSSS

• Consolidado de Evaluación Superintendencia Nacional de la Superintendencia Nacional de Salud Periodo Enero a Septiembre de 2.012 Mediante memorando NURC No. 3-2012-016608 del 31 de Octubre de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud Consolidado de Evaluación Superintendencia Nacional de la Superintendencia Nacional de Salud Periodo Enero a Septiembre de 2.012 de la Superintendencia Nacional de Salud; documento que contiene resumen de auditorías efectuadas por esta Oficina, discriminado por dependencias; finalmente se presentan recomendaciones generales al Despacho de la Entidad como el

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gestionar la adecuación de espacios físicos para el almacenamiento de documentos en los archivos de gestión y las remisiones al Archivo Central, ya que se observa congestión de documentos que afectan el ambiente de trabajo. La importancia que cada Jefe de Área realice seguimientos efectivos e integrales de los indicadores de gestión que competen a su área, apoyado por la Oficina Asesora de Planeación, con objeto de detectar, ajustar, modificar, suprimir, etc., posibles errores o inconsistencias en la concepción, diseño y/o definición de indicadores que, lejos de estandarizar la medición de la gestión, lo distorsionan, generando desviaciones en la información de ejecución, que le restan credibilidad y confiabilidad. Implementar un plan de choque que permita a los funcionarios con más trámites rojos y devueltos, revisar y adelantar los registros pendientes, programando reuniones quincenales con los Superintendentes Delegados, Directores y Coordinadores de Grupos a fin de realizar un seguimiento y verificar el avance en la resolución de los trámites de correspondencia del aplicativo SUPERCOR. Realizar capacitación y re-inducción a todos los funcionarios en el conocimiento de la Entidad y el manejo de las diferentes herramientas y aplicativos que son utilizados en la Superintendencia Nacional de Salud, como mecanismos para la adecuada Inspección, Vigilancia y Control propias de la Misión que le fue asignada a la Institución.

• Seguimiento a los Sistemas MECI y Calidad

Mediante memorando NURC No. 3-2012-010569 del 23 de Julio de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe Seguimiento al Sistema MECI y Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud; texto en el cual se indica el compromiso por parte del Superintendente Nacional de Salud, para obtener la recertificación del Sistema de Gestión de Calidad, como herramienta de gestión que permita el mejoramiento continuo en la Entidad; aspecto que promueve fortalecer los conocimientos de la Norma NTCGP1000:2009 en todos los funcionarios de la organización, así como la gestión por procesos, sobre todo en los actuales momentos de renovación de cargos de la Entidad por la provisión de los mismos derivada del concurso de carrera administrativa efectuado por la Comisión Nacional del Servicio Civil; es importante generar mecanismos o estrategias que generen motivación, una vez se formalice la modificación de los procesos y procedimiento de la Entidad, a fin de garantizar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad. Mediante memorando NURC No. 3-2012-015982 del 22 de Octubre de 2012, se remite al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento a MECI y Calidad correspondiente al Tercer Trimestre de la Vigencia 2012 de la Superintendencia Nacional de Salud, en donde se recomendó actualizar el Manual de Calidad y la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la mano con la actualización de los procesos y procedimientos que viene ejecutando actualmente la Institución, bajo los lineamientos de la norma y de acuerdo al nuevo mapa de procesos resultado del rediseño de la institución, en aplicación de la Ley 1438 de 2011. Se reitera la recomendación encaminada a la conservación de los archivos de la Institución, aspecto de especial trascendencia para un debido evolucionar y cumplimiento de los procesos misionales y de apoyo; que se encuentra en la norma NTCGP 1000:2009.

• Plan de Mejoramiento Contraloría General de la República

Mediante oficio NURC No. 2-2012-050556 del 19 de Julio de 2012, se remitió a la Contralora Delegada para el Sector Social de la Contraloría General de la República el Seguimiento al Plan de Mejoramiento, en concordancia con la Directiva Presidencial No 08 de 2003 y la Resolución Orgánica No 6368 de 2011;

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comunicado en el que se relaciona el seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con esa Entidad de Control, con corte a 30 de junio de 2012; así mismo el día 24 de Julio de 2012, se registró el cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento en el aplicativo SIRECI de la Contraloría General de la República, así como la publicación en la pagina WEB de la Superintendencia Nacional de Salud. Mediante oficio NURC No. 3-2012-016644 del 31 de Octubre de 2012, se remitió al Señor Superintendente Nacional de Salud, el Seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República; el seguimiento que se presenta es interno, por cuanto al ente de control solo se debe reportar en Enero con Corte al 31 de Diciembre de 2.012 y en Julio de 2.013 con corte a Junio 30 de 2.013.

• Seguimiento Anual Control Interno Contable de la Contaduría General de la Nación

Mediante Memorando NURC: No. 3-2012-014358 del 25 de Septiembre de 2.012, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, presentó a la Señora Superintendente Nacional de Salud, Informe de Control Interno Contable a corte 30 de Junio de 2012 de la Superintendencia Nacional de Salud.

Estado general del Sistema de Control Interno

• La Superintendencia Nacional de Salud continua con la certificación otorgada por SGS en las normas ISO 9001:2.008 y NTCGP 1000:2.009, en cuanto se refiere al mantenimiento de los sistemas, lo que indica una mejora continua en el Sistema de Control Interno. • La Superintendencia Nacional de Salud presenta un nivel satisfactorio, respecto al mantenimiento y mejora del Sistema de Control Interno, el cual ha contado con el apoyo fundamental del Señor Superintendente Nacional de Salud en el fortalecimiento institucional de la mejora continua de los procesos y procedimientos, buscando siempre efectividad en el cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, y en la máxima reducción de riesgos de corrupción que se puedan suscitar. Actualmente se vienen modificando los procesos y procedimientos de la Entidad, así como el mapa de riesgos de la misma y se viene trabajando arduamente en la desconcentración de la Institución con el objeto de cumplir con lo aprobado en la Ley 1438 de 2.011

Conclusiones

• La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, durante la vigencia 2.012, ha practicado auditorías de seguimiento, evaluación y control a los diferentes procesos y procedimientos de la Entidad, con las correspondientes conclusiones y recomendaciones, cuya finalidad ha sido verificar el cumplimiento de las funciones que le fueron encomendadas a cada una de las dependencias que conforman la Institución y en especial la misión que debe cumplir la Entidad. • Pese a tener establecidos procedimientos e instructivos publicados en la Intranet de la Entidad, referentes al Sistema de Gestión de Calidad, se ha detectado la necesidad de fortalecer su socialización para que se cumplan de acuerdo con lo que se encuentra documentado en todos los niveles de la organización. Esta situación se origina en la vinculación de nuevos contratistas y funcionarios de la Institución, a los cuales hay que interiorizar el Sistema de Gestión de Calidad, dado el cambio que se viene ejecutando a los procesos y procedimientos de la Institución. • La Oficina de Control Interno respecto al riesgo de deterioro y pérdida de documentación ha presentado en sus diferentes informes, recomendaciones en tal sentido, actualmente la administración está trabajando en el

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proyecto para la adquisición del nuevo edificio sede de la Superintendencia Nacional de Salud, inmueble que debe garantizar la adecuada prestación de servicios a nuestros usuarios y óptimas unidades locativas para salvaguardar el patrimonio documental de la Entidad (Archivo). Adicionalmente, siguiendo los lineamientos del Gobierno Nacional, se viene trabajando fuertemente en procesos de digitalización y mayor utilización de herramientas de sistemas, que impida la impresión de documentos, pueda beneficiar de mejor manera al usuario y vaya en armonía con la política del Gobierno Nacional de Cero Papel.

ORIGINAL FIRMADO

JUAN DAVID LEMUS PACHECO Asesor Encargado de las Funciones de Jefe de la

Oficina de Control Interno