INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o

Quien Haga Sus Veces: Lizeth Paola Meneses Zambrano

Periodo Evaluado: noviembre a diciembre de

2020

Fecha de Elaboración: enero de 2020

De conformidad con la Circular externa N°.100-006 de noviembre 19 de 2019, y el Decreto 2106 de 2019 Artículo 156 del Departamento Administrativo de la función pública informa las fechas para la publicación del informe semestral de evaluación independiente del estado del sistema de control interno que debe hacer y publicar la oficina de control interno, con el fin de normalizar la periodicidad semestral de dicho informe, se hará una publicación a más tardar el 31 de enero de 2020, correspondiente al periodo del 1 de noviembre a 31 de diciembre de 2019, teniendo en cuenta el esquema del informe pormenorizado que cada entidad desarrolla. De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 del 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión presenta el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga correspondiente al periodo noviembre-diciembre de 2019.

En el marco del desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y gestión – MIPG, establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, se adelantó en la Dirección de Transito de Bucaramanga el autodiagnóstico, aplicado en mesas de trabajo con el equipo que realiza actividades en el marco de las dimensiones (Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para el Resultado, Evaluación de Resultados, Información y la Comunicación, Control Interno y Gestión del Conocimiento) en las que se recopilo información relacionada con el estado de la implementación de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que aplican a las entidades públicas y se consolidan en el MIPG ; el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina de Control Interno y Gestión, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las tres (3) líneas de defensa de que trata este Modelo.

A continuación, se presentan los principales avances y logros de la gestión institucional en los componentes del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación de Riesgos; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Supervisión y seguimiento.

De acuerdo con lo previsto en los Decretos 648 y 1499 de 2017, la entidad actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución 239 del 25 de Junio 2018, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual será el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG.

1. AMBIENTE DE CONTROL

Este componente demuestra primordialmente el compromiso y liderazgo de la Entidad, estableciendo

lineamientos que fortalecen el ambiente de control; por tal razón se tiene como evidencia en su amplia

gestión que la entidad cuenta con un código de ética que formula los principios y valores adoptados al

interior de la entidad, adoptado mediante acto administrativo No.171A del 07 de abril de 2017, en el cual

se formulan cinco (5) principios y cuatro (4) valores Institucionales. Los valores institucionales se

difunden en la entidad a través de campañas y programas de inducción y re inducción, lideradas por

parte de la oficina de Talento Humano.

PRINCIPIOS: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que adopta la institución para que guíen

y orienten la conducta organizacional.

VALORES: Conductas o normas consideradas como deseables en una comunidad, cualidades de todos

los servidores públicos o particulares con funciones públicas para acondicionar el modelo de servicio.

Lógica Ética

Estética Servicio

VALORES

ESTILO LIDERAZGO ALTA DIRECCIÓN Frente al estilo de liderazgo de la Alta Dirección, se encuentran dados en la planeación estratégica para las vigencias 2018/2019, el cual contiene los propósitos y objetivos Institucionales de largo plazo, metas y prioridades a mediano plazo y las estrategias y líneas generales de política que orientan las actividades del Gobierno Municipal en materia Vial definidos para cada periodo de un Gobierno Municipal.

Se resalta la gestión adelantada por la Alta Dirección en la búsqueda y consecución de recursos de inversión para el mejoramiento de las políticas institucionales que le competen, así mismo se ha venido realizando un trabajo de planeación estratégica para el desarrollo de los siguientes proyectos: Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas institucionales con el objetivo de cumplir con los retos del Plan Municipal de Desarrollo 2016-2019, mejorando la oportunidad en la prestación de los servicios y ampliando la cobertura a nivel local a través del fortalecimiento de la capacidad institucional, Mejoramiento de las Políticas institucionales a través de las Tecnologías de Información TICS con el objetivo de actualizar y mejorar los procedimientos y recursos empleados en la investigación, formulación y difusión de políticas institucionales de aplicabilidad para la entidad y sus servidores públicos. n

Estratégica: Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, Planes de acción de Cada Una

de las dependencias de la entidad.

Según lo establecido en el PR-DIR-001 Procedimiento Formulación, seguimiento y evaluación de planes

de acción, la Oficina asesora de Planeación tiene como función, asesorar la formulación de los planes

de acción y adelantar seguimiento a los planes de acción de la entidad, los cuales consolida, califica y

socializa en los informes de seguimiento trimestral y anual, que reporta a la Oficina de Control Interno y

Gestión para la Evaluación en el Plan de acción Institucional. Para la vigencia 2019, se formularon los

planes de acción, mediante mesas de trabajo con cada uno de los siete (7) líderes de dependencia y

sus coordinadores de grupo de trabajo, igualmente se realizó la publicación del plan de acción

institucional 2019 en la página web institucional en los términos establecidos en la Ley 1474 de 2011.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

La Dirección de Transito de Bucaramanga gestiona el desarrollo del Talento Humano de manera articulada con los demás procesos de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de capacitación, bienestar e incentivos y seguridad y salud en el trabajo conformado con los planes: Institucional de capacitación 2019 y Plan Estratégico del Talento Humano (PETH), acorde con las necesidades de los servidores públicos. Capacitaciones: Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación las cuales se relacionan a

continuación:

Noviembre: Técnico en seguridad vial, tránsito y transporte, inducción y reinducción socialización

Código de Ética – PESV - SGSST, Capacitación técnica moviliza.

De igual manera se realizo la auditoria interna del Plan Estratégico de Seguridad Vial – PESV llegando

a las siguientes conclusiones:

1. No existe un requerimiento para las empresas contratadas sobre los PESV, quienes a su vez tienen relación con el tema de seguridad vial.

2. Es urgente realizar un plan de trabajo que logre parametrizar y crear los procedimientos a todos los pilares del PESV.

3. La ausencia de algunos procedimientos no permite el seguimiento, verificación y evaluación del PESV en todos los pilares.

4. Se evidenció que con los conductores del grupo control vial se ha venido desarrollando las actividades del PESV, pero no hay responsable, ni doliente, ni quien realice el seguimiento a los conductores de las demás áreas como por ejemplo equipo de semaforización, conductor de dirección, CDA, Oficina de la bicicleta, y personal que se desplaza en misión.

5. No se gestionaron procesos contractuales importantes como el tema de la regulación de la velocidad. 6. Es importante que los planes de acción estén articulados con los recursos financieros destinados

donde se integre el líder del pilar, subdirección financiera y oficina planeación. 7. Es fundamental los procesos de contratación con todos los elementos de protección personal. 8. Es importante capacitar a todos los funcionarios sobre el PESV y especialmente a los supervisores

de contratos para el cumplimiento de la normatividad. 9. Determinar capacitaciones por actor vial y su incidencia en el PESV. 10. Fortalecer los procesos de responsabilidad y cumplimiento del PESV desde la alta dirección y de ahí

a todos los usuarios viales. 11. Discriminar individualmente los accidentes de tránsito cuando están conduciendo que tienen relación

con el PESV y los que se ocasionan por el ejercicio de las funciones en la vía. 12. Se sugiere una circular reglamentaria por parte del Director en el que se exija a todo el personal,

interventores y contratistas apoyar y gestionar lo pertinente al cumplimiento de los PESV. 13. Se sugiere que en cada proceso contractual se debe tener en cuenta el cumplimiento relacionado

con seguridad vial, control, vigilancia desde la supervisión el cumplimiento de la implementación del PESV con las empresas contratistas y de transporte según la modalidad de transporte. Base Resolución 1231 de 2016..

14. Se recomienda un seguimiento, vigilancia y control, auditorías internas de Seguridad Vial - PESV, Seguridad y Salud en el Trabajo, que conlleven acciones permanentes e involucre actividades relacionadas con la gestión misional que requiera el desplazamiento de la comunidad y demás funcionarios.

15. Se sugiere Implementar acciones de mejora teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de las situaciones de riesgo o siniestros vividos, desde el punto de vista jurídico (Oficinas jurídicas, contratación) y de sistema integrado de calidad, además de salud y seguridad en el trabajo, los cuales deben ser socializados y parametrizados en los procedimientos internos de la DTB.

16. Se sugiere que los procesos contractuales sean blindados desde el punto de vista de prevención de riesgos jurídicos, sociales y demás, para lo cual es pertinente solicitar previamente en el caso competente a seguridad vial los respectivos planes de seguridad vial (Planes de Manejo de Tráfico – PMT – Planes Estratégicos de Seguridad Vial – PESV, Planes de Implantación y demás que sean requeridos para el desarrollo de las actividades misionales).

17. No hay evidencias entre los contratos ejecutados y que se están desarrollando la documentación en los procesos de seguridad vial por parte de la supervisión.

Diciembre: Rendición de cuentas, curso de cocina, repostería navideña.

El PIC está diseñado teniendo en cuenta la estructura y metodología que propone el Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), se viene llevando a cabo de acuerdo al cronograma

establecido con sus respectivas evidencias de asistencia. Este documento responde a las necesidades

de capacitación de los servidores públicos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y el desarrollo

del mismo satisfaciendo dichas necesidades, teniendo en cuenta el desarrollo de las capacidades,

destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia

personal, grupal y organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados

y el mejoramiento en la prestación de los servicios. En el diagnóstico de las necesidades de capacitación,

se debe tener en cuenta no solo la encuesta a las dependencias a través del formato de necesidades

sino también en lo plasmado en el Comité del Plan Institucional de Capacitación PIC.

Programa De Bienestar Social: Con base en lo establecido en el Plan de Bienestar Social Laboral vigencia 2019, se programaron y ejecutaron nueve (09) actividades:

N° Actividades de Bienestar (Noviembre – Diciembre) Tipo de Actividad

Frecuencia de la Actividad

4 Celebración Cumpleaños Social Laboral Una vez al Mes

6 Jornada Lúdico Deportiva Familiar-Física Una vez al Año

7 Actividad de Vida Saludable Física Trimestral

8 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Mental y Física Mensuales

9 Celebraciones espirituales en actos protocolarios Espiritual Una vez al Mes

1. Jornada Lúdico-deportiva cajasan

2. Actividades de Bienestar Estilos de Vida saludable

3. Actividades de seguridad y salud en el trabajo

Cumplimiento del Programa de Incentivos:

El grupo de talento humano de la entidad está dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución

292 del 11 de mayo de 2015 por medio del cual “adoptó el Plan de incentivos pecuniarios y no

pecuniarios de la entidad.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En El Trabajo de la DTB:

La Dirección de Transito Bucaramanga comprometida con el cambio y desde la Oficina de Seguridad y

salud en el trabajo se dio inició al diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad de

Salud en el Trabajo de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, documentos que se

encuentran parametrizados en la herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE de la entidad. Diseñó e

implementación y actualización de los siguientes programas protocolos y formatos mes de noviembre:

Protocolo de atención en Depresión, Actualización formato de inspección de botiquín, actualización

formato componente de SGSST para la selección para la selección de contratistas.

Diciembre: Actualización del programa de medicina preventiva y del trabajo, Actualización formato para informe de accidentes de trabajo. Instructivo para la realización de actividades deportivas y culturales. Se desarrollaron las siguientes capacitaciones mes de noviembre: nuevo Comité de convivencia Laboral en marco legal, funciones y responsabilidades, a dos brigadistas sobre Brigada naranja positiva ARL, herramientas prácticas para el diseño del Plan Estratégico de Seguridad Vial, personal administrativo sobre los objetivos, las políticas operacionales y los pilares del plan estratégico de seguridad vial, Agentes de Tránsito para la aplicación de pruebas de control preventivo teórico en la conducción de vehículos y motos a los agentes de tránsito. Diciembre: a dos brigadistas sobre Brigada naranja positiva ARL, herramientas prácticas para el diseño del Plan Estratégico de Seguridad Vial, personal administrativo sobre los objetivos, las políticas operacionales y los pilares del plan estratégico de seguridad vial, agentes de Tránsito para la aplicación de pruebas de control preventivo teórico en la conducción de vehículos y motos a los agentes de tránsito, mesa técnica con el auditor médico de la Arl Positiva Dr. Moisés Alfonso Viviesca, Dra. Rosario Orduz Asesora Talento humano y flor Elva Delgado Cárdenas para revisar los casos de la accidentalidad y su atención médica, el día 11 de diciembre de 2019.

Capacitación Comité de Convivencia

Plan Estratégico de Seguridad Vial Pruebas de Alcoholemia

ESTADO DE AVANCE DE IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG POR DIMENSIONES

Con base en los datos del seguimiento al Avance de las actividades del plan de trabajo institucional de

la implementación del MIPG, a junio de 2019 alcanzó un promedio del 79%, el cual en la línea base

inicial de la evaluación su resultado inicial fue del 55%, identificándose que entre la línea base y a junio

de la vigencia presenta un avance del 24% en la implementación del Plan de Acción MIPG.

En el resultado del Autodiagnóstico realizado en septiembre, se alcanzó un avance de implementación

de los criterios establecidos y evaluados en el autodiagnóstico de 74 puntos de 100, de lo cual se formuló

el Plan de Trabajo de implementación, mantenimiento y mejora del MIPG 2020.

Con base en los datos del autodiagnóstico aplicado a la implementación del MIPG, en el mes de

septiembre de 2019 se alcanzó un promedio de evaluación del 74%, el cual es superior al resultado

inicial obtenido en la línea base que fue del 55%, identificándose que entre los autodiagnósticos de la

línea base y a septiembre de la vigencia presenta un crecimiento de la implementación del MIPG en un

19%, respecto a los ítems evaluados.

Finalmente, en marco de la implementación del MIPG, se asistió al desarrollo del Comité Territorial de Gestión y Desempeño, en el cual se expuso informes de avance, resultados de autodiagnósticos 2019 y el respectivo plan de trabajo 2019 -2020; igualmente se elaboró el documento descriptivo del estado de implementación del MIPG, en marco de las 17 políticas solicitado por la Alcaldía para el empalme.

2. EVALUACION DE RIESGOS

Descripción General del Mapa de Riesgos y Plan de Manejo Adoptado por La Entidad:

La Oficina Asesora de Planeación realizo asesoría y acompañamiento a los procesos para la elaboración

de los (7) siete Mapas de Riesgos por procesos Vigencia 2019 : Control Vial, Registro de la Información,

Centro de Diagnóstico Automotor CDA, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica,

Gestión de la Información TICS. Los cuales se encuentran publicados en la herramienta tecnológica

Google Drive y en la página web de la entidad. Así mismo se identificaron veinticuatro riesgos de

corrupción, dentro de los siete mapas de riesgos de corrupción para la presente vigencia. Es importante

resaltar que la implementación de la norma ISO 9001:2015 modificó la estructura por procesos de la

Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad

pasó de tener 19 procesos a 13 procesos. Se dio cumplimiento al Artículo 74° del Estatuto Anticorrupción

con la publicación del plan de acción y plan de adquisiciones en la página Web de la entidad vigencia

2019. La entidad debe diseñar programas, que permitan fortalecer la creación de una cultura

organizacional. Dar cumplimiento al procedimiento de inducción y reinducción a los contratistas. Los

funcionarios de la entidad deben asistir a las capacitaciones programadas de acuerdo al Plan Integral

de Capacitación.

Realizar el seguimiento a los riesgos y aplicar los correctivos donde se evidencia la debilidad, se sugiere

revisar los riesgos de cada proceso, teniendo en cuenta la “guía para la administración del riesgo de

gestión, corrupción y seguridad digital y diseño de controles en entidades públicas”, Emitir lineamientos

para el tratamiento y manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos

institucionales, la Alta Dirección a través de los comités deberá monitorear y revisar el cumplimiento de

los objetivos a través de una adecuada gestión de riesgos con relación a los cambios realizados en el

Direccionamiento estratégico y como estos puedan generar nuevos riesgos o modificar los que ya se

encuentran identificados.

El Banco cuenta con un sistema de administración de riesgos integrado por políticas, procedimientos,

herramientas tecnológicas, indicadores, roles y responsabilidades que le permiten gestionar de manera

adecuada los riesgos de su operación. En el marco de este sistema, se continuó con las actividades de

identificación, evaluación y mitigación de riesgos, como parte integral de la ejecución de los procesos.

Se adoptó un modelo operativo por procesos para los sistemas de gestión y control implementados por

la entidad, cumpliendo los objetivos y políticas de calidad establecidos y a su vez a la ejecución de la misión y visión institucional.

Se evidenció que cada proceso cuenta con una caracterización, procedimientos, formatos, instructivos,

guías, manuales, a los cuales se les han realizado mejoras y actualizaciones permanentes, con el

propósito de mantener el sistema bajo los principios de eficiencia y efectividad. El mapa de procesos se

redefinió, evaluó y analizo la interacción de los procesos. Debido a la implementación de la norma ISO

9001:2015, se modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca

de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13, distribuidos de

la siguiente manera:

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Con el fin de armonizar el Sistema de gestión con las condiciones de la estructura Orgánica se modificó el modelo de operación, el cual trae como consecuencia la reorganización de las operaciones, procedimientos, procesos, roles y responsabilidades. Se presenta reasignación de responsabilidades a los líderes de los procesos con relación a la estructura orgánica: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quedo como líder del proceso Gestión Jurídica y Contratación. La Secretaria General quedó como líder del proceso administrativo que agrupa a las oficinas: Talento Humano, Almacén, Mantenimiento, Control Interno Disciplinario y Gestión Documental. El jefe de la oficina Asesora de Sistemas lidera el Proceso TICS creado en el nuevo modelo.

Actividades realizadas por parte de la Oficina asesora de Calidad: Se Diseñó e implemento el nuevo

modelo de operación por proceso, el cual fue socializado y aprobó en el comité directivo, Se reorganizo

, estructuro y documento el sistema de gestión, existe un procedimiento de auditoria Interna al Sistema

Integrado de Gestión, el cual se encuentra documentado, implementado y en proceso de mejora

continua, se presentó el nuevo Mapa de Procesos el cual ha sido socializado a los funcionarios de la

entidad, de conformidad con la norma SO 9001:2015.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas

actividades relacionadas entre sí, y esto se logra por medio de un Sistema de Gestión, ya que es una

herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades para el desarrollo de la misión de

la entidad; es por esto, que el enfoque para gestionar los procesos en la Dirección de Tránsito de

Bucaramanga se basa en el mantenimiento de los procedimientos y documentos, los seguimientos

continuos, las actualizaciones y la creación de documentos en el sistema de gestión de calidad y

ambiental. Así mismo, la entidad ejecuta programas ambientales los cuales están orientados a prevenir

y mitigar los impactos generados por la realización de sus labores, actividades y procesos, acompañado

del estímulo de la responsabilidad social y ambiental por parte de los funcionarios adscritos a la entidad,

enmarcado en el cumplimento de la normatividad ambiental legal vigente aplicable a la entidad.

N° PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

1 Dirección de los Sistemas de Gestión

Jurídica y Contratación

Centro Diagnostico Automotor

Gestión de Auditoria

2 Direccionamiento Estratégico

Gestión TICS Planeamiento Vial

3 Gestión de Atención al Cliente

Gestión Financiera Control Vial

4 Gestión Administrativa Registro de la información

5 Cultura Vial

La entidad cuenta con mecanismos de seguimiento a la gestión institucional, para la revisión de avances

y resultados, de igual forma realiza seguimientos mensuales de avance al plan indicativo de la entidad

y realiza reporte a la Secretaria de Planeación Municipal mediante formato Plan de acción mensual. La

Oficina asesora de Planeación, presentó el Informe de Seguimiento a la Gestión Institucional con corte

a 31 de diciembre de 2019, el cual muestra el cumplimiento de las metas del Plan de acción Institucional.

Se dio cumplimiento a la Guía de Plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y a lo

establecido en el Comité de Plan anual de adquisiciones de la DTB, se encuentra Publicado en la página

Web de la entidad. Desde la alta Dirección se revisan permanentemente los temas institucionales en los

Comités Directivos realizados.

En el desempeño de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno y gestión, viene

realizando sus auditorías permanentes, seguimientos a la gestión, elaboración y presentación de

informes, acorde con las disposiciones legales vigentes, y su programación para la vigencia 2019.

Convenios y contratos: Durante el periodo noviembre a diciembre de 2019 se gestionaron ochenta y

cinco procesos contractuales. En el siguiente cuadro se muestra por modalidad por la cual fue contratado

cada proceso.

Procesos Disciplinarios:

Relación de los procesos disciplinarios, de acuerdo a la información suministrada por la secretaria

General de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, el estado de los mismos correspondiente al

periodo noviembre a diciembre de 2019, se detalla a continuación.

Asunto del Proceso asuntos tratados

Archivado Indagación Preliminar

Investigación Disciplinaria

Proyecto pliego de cargos/ Citación a Audiencia

Presuntas irregularidades en el ejercicio de funciones

7 6 1 - -

Presunto abuso de Autoridad 1 1 - - -

Presunto incumplimiento de funciones

- - - - -

Omisión en el ejercicio de funciones

1 1 - - -

Total procesos Noviembre a Diciembre de 2019

9 8 1 - -

Modalidad

de contratación

N° procesos

TIPO DE CONTRATO

Suministros

Compraventa

Prestación de servicios

Convenios

Prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la

gestión

Concurso de méritos 0

Mínima cuantía 4 4

Subasta Inversa 3 3

Directa 78 78

Totales 85

Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación Vigencia 2019:

A continuación, se presentan los indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación que hacen

parte de procesos estratégicos, con una frecuencia trimestral y anual, reportados con corte al IV

Trimestre del año 2019.

Cumplimiento Planes de Acción: De los siete (7) Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los mismos cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 31 de diciembre de 2019, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido.

Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2019, se inscribieron 10 proyectos de Inversión en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales ejecutaron las actividades proyectadas ejecutadas según sus cronogramas, con cumplimiento de las mismas con corte a 30 de septiembre de 2019.

NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FRECUENCIA

RESPONSABLE

ANÁLISIS DEL RESULTADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Cumplimiento Planes de Acción Trimestral Jefe oficina

Asesora Planeación

CUMPLIO

Cumplimiento de proyectos de inversión

Anual Jefe oficina

Asesora Planeación

CUMPLIO

TABLA DE INDICADORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Plan De Desarrollo 2016-2019 Gobierno De Las Ciudadanas y Los Ciudadanos La oficina Asesora de Planeación ha contribuido en la gestión del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo - PDM 2016 -2019 “Gobierno de las ciudadanas y los ciudadanos”, y en lo particular en la vigencia 2019 así:

Actualización de ocho (8) y formulación de dos (2) proyectos de Inversión para un total de diez (10) correspondientes a la vigencia 2019 de acuerdo con las mesas de trabajo realizadas con los líderes y responsables de cada Proyecto de inversión en cumplimiento a las metas del PDM 2016-2019, en la metodología MGA y certificados por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, los cuales se presentan a continuación con sus respectivo número de registro CBDPIM:

TABLA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA DTB VIGENCIA 2019

PROYECTO DE INVERSIÓN CERTIFICADO CBPPIM

Formulación e implementación de alternativas que fomenten y fortalezcan la utilización de los modos

de transporte no motorizados en el municipio de Bucaramanga 20160680010200

Diseño e Implementación de un Centro de Investigación del Tránsito Vehicular y Peatonal en

Bucaramanga y su área de influencia 20160680010148

Formulación e Implementación de una Estrategia de Control Vial de la Dirección de Tránsito del

Municipio de Bucaramanga 20160680010092

Modernización del Sistema Georefenciado de semaforización del Municipio de Bucaramanga 20190680010018

Mejoramiento y Actualización de la Señalización Vial en el Municipio de Bucaramanga 20180680010003

Implementación y promoción de programas de educación vial a los usuarios de la vía en el municipio

Bucaramanga 20160680010089

Fortalecimiento del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010090

Fortalecimiento institucional de los sistemas de información, Sistematización y Plataforma

Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010157

Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga 20160680010105

Mejoramiento de las instalaciones físicas de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20190680010107

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Seguimiento mensual al cumplimiento de metas y ejecución presupuestal de cada Proyecto y metas asociadas al mismo. Se continúan realizando Mesas de trabajo con los líderes y responsables de los Proyectos de Inversión para hacer seguimiento al cumplimiento de metas, avance en los procesos contractuales y ejecución presupuestal de cada proyecto.

Se realizaron los informes que solicita la Secretaria de Planeación Municipal y los diferentes Asesores del Despacho del Señor alcalde, encaminados a monitorear el cumplimiento de Proyectos estratégicos, Metas de Producto y de Resultados del Plan de Desarrollo.

De igual manera se asistió a las diferentes reuniones y capacitaciones convocadas por la Secretaria de

Planeación Municipal, en el marco del seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019. Se entregó el avance de las metas del Plan Integral Zonal Ciudad Norte, Ciudad Jardín, Bucaramanga-PIZ 2018-2027 en lo correspondiente a la DTB. Avance del programa de fortalecimiento de la capacidad estadística territorial del DANE a reportar por parte de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la Plataforma Sistema Estadístico Nacional-SEN del DANE, de acuerdo a las directrices dadas por la entidad y la Secretaria de Planeación Municipal.

Plan Operativo Anual De Inversión POAI

A través del Plan Operativo Anual de Inversión POAI se realizó el control y seguimiento a la ejecución

de los presupuestos asignados a los proyectos de inversión de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga

y de las metas asociadas a los mismos, en pro del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

A través del POAI se articularon los Proyectos de Inversión, los rubros presupuestales y las metas del

Plan de Desarrollo, razón por la cual cada una de las actividades realizadas están planeadas y

enfocadas al cumplimiento del Plan de Desarrollo y las Políticas y actividades misionales de la Dirección

de Tránsito de Bucaramanga. Para la vigencia 2019 se formuló y actualizó el Plan Operativo Anual de

Inversión y fueron aprobados por el Consejo Directivo de la entidad y publicados en la página web de

la entidad.

4. INFORMACION Y COMUNICACION

El Sistema de Gestión – SG, origina comunicaciones de tipo informativo, reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal, descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la entidad y están orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo, interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de la información y la gestión del Sistema; para ello se establecerán los mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida, efectiva y afectiva en los diferentes niveles y sentidos de la Administración, conceptualizando que las comunicaciones del Sistema de Gestión pueden ser internas o externas, y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de comunicación.

Mecanismos de comunicación: Web y Google Drive, este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma llegando la respectiva comunicación al destinatario. La herramienta tecnológica Drive se mantiene actualizada: con formatos, guías, manuales, planes y documentos propios del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando la divulgación y comunicación de la misma a los diferentes procesos. La oficina asesora de calidad es la encargada de facilitar el cargue de la información de cada uno de los procesos previa presentación de los mismos.

Correos electrónicos institucionales: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para

permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por

medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de

documentos, este se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a la Dirección,

al igual desde el correo oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con destinatarios que

requieren oportunidad para la transferencia de archivos y su posible manipulación.

Plataforma PQRS: Se creó el link de atención a PQRS en la página web de la institución, http://pqrd1.transitobucaramanga.gov.co:50985/ desde este link se atienden las PQRS y se tiene un mayor control para garantizar respuesta en términos de ley al cliente externo. La oficina de gestión TICS de la entidad consiente del papel determinante de los instrumentos

tecnológicos en el avance de las comunidades y en la eficiencia y eficacia de la entidad, para el

cumplimiento de los objetivos misionales y el desarrollo de la ciudadanía, Se cuenta con un Plan

Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones-PETIC de la Dirección de Tránsito de

Bucaramanga para el periodo 2016-2019 en lo relacionado con el fortalecimiento de los sistemas de

información, incluyendo en cada vigencia los planes de acción a ejecutar, junto con sus presupuestos,

el cual se convertirá en una herramienta de gestión de la oficina de sistemas de la entidad.

A partir del 15 de octubre entra en funcionamiento el nuevo software y durante el periodo de seguimiento

se han recibido 1.026 solicitudes de PQRS por este canal de recepción; de las cuales 1.016 se

encuentran en estado cerrado, 9 en estado asignadas y 1 fue creada con error de ticket, según informe

generado por la plataforma web y al verificar con el informe de Gestión presentado por la Oficina de

Atención al Cliente se observó que las cantidades de PQRS por mes varían de un informe al otro, la

diferencia es de 105 solicitudes de PQRS en el informe de Gestión de Atención al Cliente vs. Informe

de Plataforma WEB.

Se han recibido por plataforma web un total de 1.026 PQRS de las cuales 1.016 se encuentran en estado

cerrado; es decir un equivalente al 99% y 9 se encuentran en estado asignado equivalente al 1%.

La oficina de Control Interno y Gestión realizo seguimiento a las PQRS del segundo semestre de la

vigencia 2019, evidenciando que 32 PQRS se encuentra en estado cerrado, pero fueron respondidas

de forma extemporánea, superando los 30 días y alcanzando los 61 días de extemporaneidad.

De igual manera se evidencia que 9 PQRS que se encuentra en estado asignado y a la fecha no han sido contestadas por la oficina competente evidenciando una respuesta con extemporaneidad. En el informe de seguimiento la oficina de Control Interno y Gestión realizo recomendaciones para que sean tenidas en cuenta por la alta dirección y por los funcionarios que responden las PQRS allegadas a la entidad.

Sistemas De Información y Comunicación Tic Para El Servicio La entidad mantiene los canales de comunicación para el manejo de información interna y externa,

como: página Web, chat, Drive, correo institucional, twitter, carteleras, Facebook, boletines de prensa.

Se publica en el portal institucional toda comunicación de interés para la ciudadanía, así mismo en la

página web se cuenta con el modulo que permite a la ciudadanía poder elevar sus peticiones, quejas y

reclamos relacionadas con sus necesidades, las cuales son direccionados a las diferentes dependencias

para ser resueltas de manera oportuna conforme a la normatividad legal vigente. Participación por

medios electrónicos: a través de la página web se pueden adquirir los certificados de tradición de los

vehículos matriculados en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga e igualmente pago de las vigencias

municipales (porte de placa).

Se implementó en coordinación con la Oficina asesora de Calidad la evaluación de la satisfacción del

usuario, por medio de Terminales de calificación con el fin de medir la calidad del servicio de las

puntuaciones dadas por los clientes a los distintos aspectos del trámite o servicio.

CHAT: En la presente vigencia se crearon diferente grupos de chats para mejorar la comunicación entre

dependencias y a su vez solucionar de manera oportuna los incidentes presentes con el nuevo sistema

de información misional.

Se crearon los siguientes chats entre sistemas y la oficina de charlas de educación vial, patios y asistencia al usuario, patios y charlas de educación vial, sistemas y atención al usuario, inspecciones y sistemas, registro automotor y sistemas, digitación, charlas de educación vial y alcaldía de Bucaramanga. Gestión Integral De Proyectos DTI o Tecnologías De La Información

Sistema de Información Financiera, Sistema de Información Misional, ampliación de Infraestructura

Tecnológica, implementación de la plataforma PQRD con el fin de dar respuesta oportuna a las

peticiones quejas reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos de acuerdo con lo dispuesto

por las normas constitucionales y legales vigentes.

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO

El Modelo MIPG sugiere que las evaluaciones se realicen de manera independientes y continuas, para la verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros.

La entidad viene realizando acciones permanentes de monitoreo y supervisiones efectuadas, que permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos: En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno y gestión,

presentó los siguientes informes: Austeridad en el Gasto, Plan anticorrupción y de atención al

ciudadano, mapa anticorrupción Mapa de Riesgos Institucional, indicadores de gestión.

Se vienen realizando comités directivos, donde se revisan temas institucionales, avances de las metas

propuestas y temas relacionados con la gestión institucional, logros y dificultades, de igual manera se

asignan compromisos a los integrantes del comité.

Se realizan seguimientos trimestrales al plan de acción institucional de la entidad, por parte de la oficina

asesora de planeación, con el fin de verificar el avance de las metas y objetivos institucionales, de igual

manera la oficina de control interno y gestión verifica las evidencias a los avances que soportan las

actividades planteadas para el cumplimiento de los objetivos del plan de acción.

Se envían correos institucionales mensuales recordando el reporte de indicadores de gestión, de igual

manera se informa a los procesos de la entidad la entrega oportuna del avance del plan de acción de

gestión institucional.

Planes de Mejoramiento: Para el mes de mayo de la vigencia 2019, la entidad suscribió un plan de

mejoramiento ante el ente de control, derivado de la auditoria exprés N°.006 de 2019 realizada a la

entidad. donde se detectaron 4 hallazgos, 1 disciplinario y 3 administrativos.

Así mismo se suscribió un plan de mejoramiento derivado de la auditoria exprés N°. 008 de 2019, donde

se detectó 1 hallazgo de tipo administrativo.

Se realizo la auditoria regular de la vigencia 2019 PGA 2019, se suscribió un plan de mejoramiento ante

el ente de control – Contraloría Municipal, donde se detectaron 20 hallazgos administrativos, 7

disciplinarios, 2 fiscales, 1 penal y 1 sancionatorio.

La organización realiza de manera continua ejercicios de monitoreo y seguimiento a su gestión con el propósito de valorar la eficiencia, eficacia y efectividad de sus procesos, controles, planes, programas y proyectos, de modo que se puedan identificar en el momento oportuno las desviaciones e implementar medidas para mitigar los riesgos y alcanzar los objetivos institucionales. Durante el periodo de noviembre y diciembre se realizaron las auditoria de talento humano y registro automotor. Para evaluar el Sistema de Control Interno se cuenta con un marco de control en el que diferentes

organismos ejercen labores de monitoreo sobre su gestión. Además, el Departamento de Control Interno

realiza seguimiento a los planes de mejoramiento que resultan de las observaciones de las oficinas de

auditoría y control.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

El sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga presenta un desarrollo sostenido, donde la mejora continua ha sido una constante y a partir del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, la entidad ha avanzado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG en un 79%, con corte al 31 de diciembre de 2019, de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y las condiciones de la entidad para cada una de las dimensiones.

La oficina de Control Interno y gestión ofrece condiciones necesarias que permiten la implementación de mecanismos de Control, sin embargo algunos procesos no dan cumplimiento a las sugerencias realizadas en los respectivos seguimientos.

La oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento a la relación con Entes Externos, continua con el acompañamiento permanente a las auditorías realizadas por los entes de control (Contraloría Municipal de Bucaramanga), sirviendo de enlace con los procesos de la entidad en cuanto a los requerimientos de información.

Se han realizado seguimientos trimestrales a las acciones correctivas descritas en los Planes de Mejoramiento suscritos con el ente de control relacionadas con las siguientes auditorias: Plan Municipal de Discapacidad vigencia 2014 PGA 2105, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2016- PGA 2017, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2017-PGA 2018, auditoria express N°. 016-2008, y auditoria express N°.033-2018.

Los seguimientos de Control Interno y gestión, han permitido evidenciar los avances significativos de la

línea base de la implementación del MIPG de la entidad; recomendando a los responsables el

cumplimiento del plan de acción propuesto por la entidad para la vigencia 2019.

Se recomienda la adecuada formulación de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros

institucionales para la vigencia 2020, teniendo en cuenta la “Guía para la administración del riesgo de

gestión, corrupción y seguridad digital y, Diseño de controles en las entidades públicas”.

Dar mayor celeridad al proceso de publicación de la información generada en cada proceso requerido

por la Ley 1712 de 2014 y reglamentada por el Decreto 103 de 2015.

Definir dentro de la descripción de las diferentes actividades los tipos documentales producidos, la

trazabilidad de los mismos, las oficinas y grupos de trabajo que participan en el trámite de

los documentos; cuya finalidad es evitar duplicidad de documentos, determinar responsables en la

producción, tramite y disposición final de los documentos.

Implementar controles con el fin de dar respuesta oportuna a las PQRS interpuestas por los usuarios, con el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley. Fortalecer los sistemas de información y comunicación de la entidad, mejorando el componente de

programas, información y conocimiento (software), de todas las oficinas gestoras, y definición de datos

a procesar o difundir, de esta forma reduciendo el manejo manual de la información y uso de

herramientas como Excel que no permiten tener trazabilidad y controles de acceso a la información. De

esta forma articulando acciones de gestión de activos de la información con el desarrollo y

establecimiento de acciones para el tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información.

Monitorear permanentemente el fortalecimiento de la transparencia activa, lo cual, implica la

disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos actualizados mediante la

publicación de la información mínima legal exigida para los sitios web oficiales, de acuerdo con los

parámetros establecidos por la normatividad legal vigente.

Continuar con las adecuaciones y ajustes para la implementación del nuevo MIPG, a partir del resultado

del autodiagnóstico, herramienta dispuesta por el DAFP, tema sobre el cual trabaja la entidad bajo el

liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación.

Con el fin de propender por el mejoramiento continuo de la entidad, se recomienda revisar los procedimientos de cada proceso, con el fin de implementar diagramas de flujo de los procedimientos que se aplican en las oficinas alineadas al sistema misional de la DTB.

Revisar y actualizar el procedimiento de atención de peticiones quejas reclamos y denuncias, e incluir

en las actividades descritas, las solicitudes que se allegan por ventanilla de correspondencia, el cual

debe contener como mínimo los controles efectivos a los derechos de petición radicados para su

respectivo seguimiento.

El Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, ha logrado una consolidación

y mantenimiento adecuado, lo que permite el mejoramiento continuo de los procesos y medidas de

desempeño, aplicando los principios de credibilidad y transparencia en el desarrollo de sus funciones.

Lo anterior se evidencia en las actividades enunciadas en este informe, en los resultados de las

evaluaciones a la estructura de control, así como en la gestión permanente y sistemática del riesgo en

todos los niveles de la entidad.

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO Asesora Grado 02 Control Interno y Gestión Dirección de Transito de Bucaramanga