INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

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Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en la LEY 1474 del 12 de julio de 2011, articulo 9, sobre la publicación cada cuatro (4) meses de un informe pormenorizado del estado de control interno en la página web de la entidad, se presenta el Informe a 30 de Abril de 2013.

Teniendo en cuenta que la entidad posee un Sistema Integral de Gestión y Control conformado por las normas NTC ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 y GP 1000:2005, vinculado al MECI 1000:2005, se presenta el detalle por procesos según análisis Control Interno.

Procesos Estratégicos

1. Planeación Estratégica

Realizado Pendiente o por ejecutar

Se encuentra actualizada la asignación de responsables por proceso. Se realizó el Plan de Acción 2013 de la entidad y fue publicado según Ley en página web. Diseño de formato Plan de acción por proceso. Diseño de formato para Formulación de proyectos y consolidado para inscripción.

No se ha realizado Revisión por la Dirección conforme a la gestión de la entidad durante el 2012. Aun no se ha estructurado la actualización de Directrices organizacionales según Taller de Planeación Estratégica (Misión, Visión, Política). Implementar Mapa Estratégico que contenga los indicadores por objetivos integrales con el fin de llevar la respectiva medición. Se deben registrar los planes de acción para todos los procesos, solo unos ya están documentados.

2. Mejoramiento Continuo

Realizado Pendiente o por ejecutar

Se inició actualización de Listado maestro de procesos. Se inició la implementación de Planes de Mejoramiento, para proceso de Gestión Jurídica y Gestión Documental(Archivo)

Aun no se ha terminado la actualización del Listado maestro de documentos puesto que algunos procesos faltaban por revisión documental. Aun todo el personal no conoce la aplicación del Plan de Mejoramiento y no ha documentado las mejoras a sus procesos. Revisión y Aprobación del Plan de Auditorias 2013. Conocimiento del concepto y metodología para reporte de Servicios No Conformes.

Procesos Misionales 1. Gestión de vivienda de interés social

Realizado Pendiente o por ejecutar Se realiza la entrega de 66 viviendas que hacen parte del proyecto Ciudadela el Progreso y adelanto en la conformación de 5 vías. Se atiende visita de interventoría, trabajo para la liquidación y sustituciones del proyecto Desplazados I y II. Igualmente se adelantan obras de sardineles, andenes, y obras de mitigación. Con el Fondo de adaptación 432 carpetas con

Culminar la verificación de los proyectos presentados a la convocatoria de Banco Agrario. Disponibilidad presupuestal para culminar obras de urbanismo Progreso. Reunión con planeación municipal para realizar el reporte de cambio de uso del suelo en Torcoroma II e iniciar las ventas, aspecto que aún se encuentra en revisión.

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documentación completa. 516 de afectados con arriendo y 200 de Damnificados no reportados. Se realizaron 179 visitas en los Barrios Tucunaré, San Rafael y Virgilio Barco, con lo cual se inscribieron los formatos enviados por el MVCT para la validación por el Consejo Municipal y Departamental de riesgos y posteriormente ser enviadas al MVCT. Avalar los censos realizados por parte del Crepad. Sustituciones Desplazados I y II llegaron listado personas presentaron anomalías ya que se presentaron más personas. Convocatoria Desplazados días 15-16 y 17 de Abril. Lanzamiento proyecto Balcones del Progreso el 23 de Mayo con 70 asistentes. Feria Inmobiliaria 170 apartamentos vendidos al Fondo de Adaptación. Recorrido Centrales Eléctricas a los cuatro (4) proyectos viviendas nueva revisar necesidades que se presentaron a fin de dar cumplimiento a las entregas proyectadas cronograma MVCT.

2. Titulación de Predio Realizado Pendiente o por ejecutar Titulación Gratuita Cierre del proceso de Titulación 2012- MVCT. Cierre del proceso de titulación 2012- Instrumentos públicos. Base de datos única: integración de bases de datos: edicto 1, edicto 2, edicto 3, con la de CPPC, riesgo, carpetas existentes y resoluciones registradas. Solicitud de certificación de riesgos. Solicitud de aclaración de la escritura 060 (Comunas 3 y 4 antiguo municipio de San Luis). Solicitud de aclaración de linderos y cabidas de la comuna 8. Solicitud de matrículas inmobiliarias de predios propiedad del municipio. Conceptos jurídicos. En proceso: Elaboración de Proyecto del Programa 2013, Elaboración del proyecto de estudio del impacto del Programa 2009-2012 Elaboración de las encuestas de diagnóstico y medición de factores sociales, que deben ser implementados en el proceso del 2013 y subsiguientes. Envío de la relación de propiedades tituladas en el periodo 2009-2012 a la Secretaria de Hacienda Municipal y al IGAC. Titulación por Venta 24 Carpetas recibidas 14 vendidas

Titulación área rural. Procedimiento para el levantamiento de cláusulas restrictivas (prohibición de enajenar, patrimonio familiar, afectación familiar) Actividades necesarias: Edicto 4 Solicitar al ministerio el acompañamiento de Instrumentos Públicos Asignación de formatos SIGC. Finalizar la Firma de Acuerdo 0014 vencido para autorización de ventas.

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35 visitas técnicas realizadas 41 carpetas estudiadas ante Comité

3. Legalización de Asentamientos Realizado Pendiente o por ejecutar Entrega final y estudio área civil y obras propuestas para los asentamientos Crispín duran y la Primavera, entrega documental al área de archivo y cierre de contrato inter-administrativo 601. Revisión de riesgo mujeres del futuro y brisas de Sinaí, consecución de pasantías, visita al asentamiento sabana verde y los olivos proyecto de socialización. Preparación y elaboración de estudio resumen para Socialización final proceso de legalización Crispín duran teatro municipal con acompañamiento de planeación municipal. Elaboración de presupuesto para legalización de asentamientos y proyección del plan de acción con el acompañamiento de planeación municipal, desarrollo de pasantía a través de evaluación y toma de muestra estudio socio económico para los sentamientos mujeres del futuro y brisas del SINAI.

Aprobación del plan de acción para el proceso por parte de Planeación y Metrovivienda. Firma de Convenio Ingreso de recursos para el desarrollo del proceso.

4. Mejoramiento de Vivienda Realizado Pendiente o por ejecutar Ejecución del proyecto de Mejoramiento de Barrio Nueva Esperanza, con un avance de obra del 81,07%, corte 28 de abril. Igualmente con solicitud de prórroga aceptada por 30 días. Entrega de plan de contingencia. Cumplimiento de mejoramiento de vivienda Barrio Niña Ceci, instalación de batería sanitaria. Formula proyecto para Desplazados, beneficiarios de titulación gratuita y demás población que propone la adecuación de 1 alcoba o batería sanitaria.

Revisión y nuevo planteamiento de proyectos de Mejoramiento de viviendas. Culminar Obras 5 mejoramientos en Nueva Cúcuta, con el fin de iniciar los cobros.

Procesos Apoy o 1. Talento Humano

Realizado Pendiente o por ejecutar Diseño del Plan de Formación 2013 para la entidad. Inician evento de formación con ARL, acercamiento ESAP para solicitud de capacitaciones.

Aun no se han trazado ni firmado los planes de mejoramiento individual puesto que no se cuenta con el total de los resultados de las Evaluaciones de Desempeño, se debe documentar para evaluar avance en Julio del presente año. Formalizar e implementar cambios en la estructura organización con el diseño formato específico de funciones y de competencias laborales dando cumplimiento a los requisitos legales aplicables. Reinducción Laboral con los temas establecidos en guía.

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2. Adquisición de bienes y servicios Realizado Pendiente o por ejecutar Revisión y actualización documental del proceso, se registran las nuevas versiones y códigos y se incluyen formatos requeridos. Con colaboración del contratista que presta servicios de asesoría Jurídica se realiza la revisión a algunos contratos de diferente modalidad periodo 2012 evidenciando el cumplimiento. Elaboración de Hoja de Ruta que permita el control adecuado en la contratación.

Aun no se entregan a la oficina de control Interno según lo establecido en Comité las observaciones al Manual de Contratación.

3. Gestión Jurídica Realizado Pendiente o por ejecutar La oficina ha desarrollado los siguientes procesos: Contestación de Derechos de petición: N° 27 Contestación de Acciones de tutela: N° 19 Proyectos de Acuerdo: N° 03 Acciones Populares: N° 01 Denuncias: N° 04 Oficios entes de control: N° 13 Conceptos Jurídicos: N° 12 Estudios previos de contratación: N° 02 Liquidación de contratos: N° 02 Hoja de ruta proceso contractual: N° 02

4. Gestión Financiera Realizado Pendiente o por ejecutar Se realiza Evaluación de Control Interno a través de Cuestionarios en los siguientes temas: Presupuestal, Tesorería, Nomina, Inventario propiedad planta y equipo y Sistema de control Interno Contable. Se actualizan los procedimientos que conforman todo el proceso. Revisión a los formatos e inclusión con el fin de mejorar el control a Inventarios. Se realiza inventario general de Almacén.

Actualización del Plan de Compras a Plan Anual de Adquisiciones.

5. Gestión Comunicaciones Realizado Pendiente o por ejecutar Consolidado de Plan de Comunicaciones 2013. Actualización de página web y redes sociales. Logística eventos entrega de títulos, entrega de viviendas, taller de vivienda Sabana Verde, Feria institucional organizada por Red Unidos, Banco de empleo apoyo SENA. Registro y seguimiento al estado de procesos contractuales en el SECOP. Actualización carteleras institucionales. Contestación y seguimiento a PQRS recibidos a través de página web y redes sociales.

Proyecto para el diseño e implementación del Protocolo de eventos con estudiante en práctica Comunicación Social. Continuar Boletín bimensual.

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6. Gestión Documental Realizado Pendiente o por ejecutar Elaboración de plan de mejoramiento Archivo según concepto Contraloría Municipal de Cúcuta. Diseño de Plan de Acción 2013. Inicia el inventario documental del archivo de gestión. Actualización de los formatos que conforman el proceso, tanto los perteneciente a la gestión de Archivo como Control de correspondencia.

Actos Administrativos para formalizar la labor de archivo en la entidad. Continuar Inventario Documental y finalizar en el archivo central. Documentar procedimientos del proceso.

7. Mantenimiento Realizado Pendiente o por ejecutar Reporte oportuno de anormalidades en equipos y orden de trabajo. Se ha realizado la adquisición de equipos que permitirán mejorar la atención al usuario. A través de proyecto de práctica Ing. Industrial se realiza Realizar Inventario actualizado de equipos y muebles y enseres y en proceso Fichas Técnicas de equipos y registro de mantenimientos realizados

Programa de mantenimiento preventivo. Asignación de inventario actualizado por personal. Identificación de equipo, muebles y enseres con respectivo código.

8. Gestión Ambiental y s&so Realizado Pendiente o por ejecutar Inicia el proceso de implementación de Exámenes Ocupacionales periódicos. Se han realizado los encuentros de Comité de convivencia laboral y Copaso. Formalización de Programa de actividades 2013 con la ARL. Instalación de afiches y stickers con campaña de ahorro de recursos, Buenas prácticas en la oficina. Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales. Reposición de material de primeros auxilios Botiquín y adquisición de elementos para atención de emergencias. Inicio de eventos de formación y sensibilización.

Definir si se realizara el cambio de instalaciones con el fin de desarrollar el Plan de Emergencias de la entidad y la ubicación del Plano de Evacuación con la respectiva cartelera de información. Aún se encuentran pendientes hallazgos de Inspección de instalaciones e Investigación de Accidentes, tales como adecuaciones eléctricas, iluminación y mobiliario, señalización, dotación; principalmente resolver las eléctricas evitando accidente.

Procesos Evaluación y Control 1. Evaluación y Control

Realizado Pendiente o por ejecutar Distribución de Ficha Normograma a todo el personal para su consolidación. Elaboración del Plan de Auditorias 2013. Formulación de Plan de "Transparencia": Anticorrupción y Atención al ciudadano

Diseño de Política de Administración de Riesgos y prácticas Anticorrupción según Mapa de Riesgos.

Elabora por: Lorena Sepúlveda Ruiz _ Jefe Oficina Control Interno

Dirigido a: Luz Karime Coronel Ruiz _ Gerente