INFORME CUATRIMESTRAL DEL AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

Mayo – Julio de 2014

Directora Ejecutiva

María del Pilar Restrepo Mesa

Medellín

Julio 2014

INFORME POR MENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Aida Zulima Escobar Correa

Período evaluado: Mayo – Julio 2014

Fecha de elaboración: 30 de Julio de 2014

Este informe presenta las principales conclusiones sobre la verificación de la

sostenibilidad y operación del Sistema de Control Interno bajo el Modelo Estándar

de Control Interno MECI 1000:2005, considerando además los criterios de

evaluación dispuestos por el DAFP en la Encuesta Referencial para presentar el

Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, y la

solicitud de Auditoría Corporativa del grupo EPM en relación con el tema de

unificar informes cuatrimestrales con cortes diferentes al que se venía utilizando.

La Auditora Interna conforme a sus funciones como evaluador independiente,

presenta el siguiente Informe del Estado del Control Interno, luego de realizar la

correspondiente valoración de cada uno de los temas, con los avances

desarrollados hasta el mes de Julio de 2014.

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

El subsistema de Control Estratégico se estructura considerando tres

componentes: Ambiente de control, direccionamiento estratégico y administración

de riesgos, sobre los cuales se pueden precisar los siguientes asuntos:

Avances

1. Para el componente ambiente de control, específicamente para el elemento

estilo de dirección se cuenta con el compromiso de la Alta Dirección de la

Fundación EPM para orientarla de acuerdo a los principios y valores

previamente identificados y establecidos por la Fundación EPM.

En la Fundación EPM, se propende por la generación de un ambiente que

procure el control y el mejoramiento continuo en las diferentes actividades y

procesos que se adelantan en la institución.

2. En el componente direccionamiento estratégico se menciona el contar con

una estructura organizacional dinámica, que permite la actuación y

adaptabilidad ante las situaciones y variabilidad de los programas y proyectos.

Respecto al elemento planes y programas, la Fundación EPM cuenta con el

plan estratégico corporativo, bajo los lineamientos del Grupo EPM, la

Asamblea General y el Consejo Directivo, el cual se constituye en la carta de

navegación de la Fundación EPM, dado que el mismo, establece aspectos,

como la misión, la visión, es decir, las condiciones en las que pretende estar la

Fundación EPM en el corto, mediano y largo plazo, los objetivos estratégicos y

el conjunto de principios y valores definidos por la Fundación EPM.

La Fundación EPM consideró un plan de compras para el año 2014,

considerando los diferentes programas y/o proyectos establecidos en el

plan de acción para dicho periodo, así como el presupuesto anualizado

debidamente aprobado por el Consejo Directivo de la Fundación.

Para la evaluación del Sistema de Control Interno por el segundo cuatrimestre de

2014, se se tuvo en cuenta que la Fundación EPM se encuentra en un proceso de

revaluación y reconsideración del relacionamiento con el Grupo EPM y

posiblemente de su estrategia organizacional, lo que implicaría de transición para

adecuar su operación a la un nuevo pensamiento Estratégico.

Debilidades

1. Componente ambiente de control: la Fundación EPM viene trabajando

desde el último trimestre del año 2013 en procura de un ambiente de control

adecuado que coadyuve a la gestión. Sin embargo, es un proceso que se

encuentra en análisis para su implementación y que requiere de tiempo para

que los empleados y demás grupos de interés de la Fundación EPM,

interioricen el control como parte esencial en el cumplimiento de sus

obligaciones y relacionamiento permanente.

El componente, está constituido por tres elementos, así: acuerdos,

compromisos o protocolos éticos, desarrollo del talento humano y estilo de

dirección.

Para el elemento acuerdos, compromisos o protocolos éticos, se evidencia

la identificación de un conjunto de principios y valores, recogidos éstos en

el código de ética que deberá regir el actuar de empleados, contratistas y

terceros que se relacionen con la Fundación EPM, el cual a la fecha se

encuentra en actualización para ser discutido de forma oficial y entregado a

los empleados y a los terceros, procediendo con su socialización e

implantación. No se logró la meta de actualización en el primer semestre

de 2014 y se reprograma para el segundo semestre.

El segundo elemento, desarrollo del talento humano, aunque se han venido

adelantando esfuerzos de definición de políticas, definición de roles y

responsabilidades, continúan aspectos como la ausencia de políticas de

desarrollo de talento humano que contribuyan al fortalecimiento de las

competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los empleados;

implementación y/o formalización de los programas de bienestar laboral e

incentivos para los empleados de la Fundación EPM; definiciones

completas de la estructura y relacionamiento institucional que incluya

personal de planta y personal outsourcing (de forma complementaria).

Durante el segundo cuatrimestre, la Fundación ha venido construyendo

levantamiento de cargos y perfiles, acorde con las disposiciones legales

vigentes y las necesidades de la Fundación EPM, el cual no se logró tener

listo en el finalizando el primer semestre de 2014, por lo que se reprograma

para el segundo semestre de 2014.

2. Componente direccionamiento estratégico, compuesto por los siguientes

elementos: planes y programas, modelo de operación por procesos y

estructura organizacional.

En lo relacionado con el elemento planes y programas, es necesario revisar

las políticas que ha establecido la Fundación EPM para la divulgación de su

plan estratégico, así como el plan de acción 2014 y el seguimiento de su

cumplimiento, dado que se pudo evidenciar que podrían no tener la

suficiente difusión y conocimiento por la totalidad de los empleados

responsables.

La Fundación EPM no deja trazabilidad sobre los seguimientos que efectúa

sobre la ejecución del plan estratégico, y no se cuenta con la medición

completa de los indicadores estratégicos planteados.

Respecto al plan estratégico, la Fundación EPM debe propender por

estructurar el plan de acción a mediano y largo para alcanzar la visión

esperada, así como revisión del plan de acción a corto plazo y la

integralidad de este con las estrategias propuestas y los resultados

esperados.

En lo que corresponde al elemento modelo de operación por procesos, el

mismo a la fecha de verificación continua en actualización y redefinición. La

mayoría de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación

identificados, cuentan con caracterizaciones desactualizadas y por definir

las de aquellos procesos que no contaban con estas definiciones.

Para el año 2014, la Fundación EPM tiene contemplado iniciar un proceso

fuerte de actualización del modelo de gestión y alineamiento con la

estrategia corporativa definida, con el acompañamiento asesores externos

expertos en el tema, los cuales iniciarían el apoyo en el segundo semestre

del año 2014.

En cuanto al elemento estructura organizacional, se estaba construyendo el

Manual de funciones liderado por el área de gestión Humana. El Manual

permitirá configurar integral y articuladamente los cargos, las relaciones y

los niveles de autoridad y responsabilidad, así como las interacciones entre

los diferentes equipos de trabajo.

La Fundación no ha logrado establecer una estrategia efectiva que permita

la descentralización del conocimiento institucional que poseen algunos

funcionarios y contener la permanente rotación del personal clave que

contribuye al debilitamiento de la institucionalidad y a la generación de

rupturas en los procesos que se adelantan.

3. Componente administración de riesgos, la Fundación EPM durante el

segundo cuatrimestre de 2014 ha efectuado la identificación de una serie de

riesgos institucionales generales estratégicos, al igual que los riesgos

asociados a algunos de los procesos de la institución. Se encontraba

pendiente la valoración de los mismos en cuanto a la probabilidad y el impacto,

así como la revisión y actualización de los mismos y establecimiento de los

controles y medidas de mitigación respectivas.

Continuaba pendiente la revisión y/o actualización de la política general de

administración de riesgos emitida en el año 2007, así como la divulgación

suficiente de la misma.

Se estableció la implementación de un plan de acción, con el propósito de

realizar la liquidación de contratos de vigencias anteriores, los cuales a la fecha

por diversas problemáticas aún no están liquidados. Sin embargo, no ha sido

posible a la fecha de emisión del informe el cumplimiento del plan de acción

propuesto.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

El subsistema Control de Gestión está conformado por tres componentes,

actividades de control, la información, y comunicación pública.

Avances

1. En lo que corresponde elemento comunicación informativa se debe destacar la

actualización de las páginas WEB relacionadas con los programas Red de

Bibliotecas, Biblioteca EPM y Medellín Ciudad Inteligente, así como la

realización de programas radiales que han permitido dar a conocer los

servicios y logros de la Fundación EPM.

2. Sinergias con el grupo EPM que permiten el apoyo en métodos, procesos y

procedimientos, en el fortalecimiento que actualmente adelanta la Fundación

EPM en cuanto a la imagen corporativa.

3. En el elemento medio de comunicación, se observa el uso de variados medios

de comunicación escrita, oral, y virtual para la difusión de los diferentes

programas y proyectos de la Fundación EPM hacia sus grupos de interés.

Debilidades

1. Componente Actividades de Control, para este componente aún no se

dispone de la caracterización de todos los procesos identificados por la

Fundación EPM, lo que genera que algunas de las actividades que se ejecutan

se lleven a cabo de acuerdo al conocimiento y experiencia del empleado

responsable, y no permiten que estos procesos se convierta en una guía de

observación y consulta permanente de todos los empleados y colaboradores

de la Fundación EPM.

Con respecto a los elementos de este componente se tienen:

Elemento - Políticas de Operación: Se cuanta con políticas adoptadas en

temas como: contratación, inversiones, manejo de activos, manejo de la

información, seguridad informática, entre otros. Sin embargo, la mayoría de

estas vienen siendo revisadas para ser actualizadas, y deberán volver a

revisarse una vez se hayan caracterizado la totalidad de los procesos y se

haya efectuado el análisis de los riesgos asociados a cada uno de ellos.

Continúa pendiente la definición de la jerarquización normativa cuenta con

un conjunto de políticas, pero no se cuenta con un documento de

consolidado de políticas de operación o con definición de políticas en todos

los procesos de forma que se definan los límites y parámetros para ejecutar

las actividades y procesos en cumplimiento de los planes y programas

desde todos los aspectos administrativos, técnicos/operativos y financieros.

Elemento - procedimientos: se pudo evidenciar que la Fundación EPM ha

caracterizado un número importante de procedimientos. Sin embargo, se

observa que la Fundación EPM no ha puesto en marcha la aplicación de

los procedimientos identificados y caracterizados, o estos se encuentran

desactualizados, o no han sido suficientemente divulgados.

Elemento - controles: la Fundación EPM ha venido diseñando estos

controles con la caracterización de los procesos, sin embargo éstos están

pendientes por implementación.

Elemento – indicadores: la Fundación EPM formuló los indicadores para

sus procesos; sin embargo, los mismos aún no se están aplicando y/o

midiendo, por tanto, no permiten efectuar el control de aquellas variables

críticas identificadas para los planes y procesos de la Fundación EPM, por

consiguiente no se constituyen en un sistema de información a partir del

cual se puedan formular acciones que propendan por el mejoramiento

continuo de la Fundación EPM.

Elemento - Manual de Procedimientos o Manual de Operaciones: la

Fundación EPM cuenta con una serie de procedimientos caracterizados y

escritos; sin embargo, no cuenta con un Manual de Operaciones, el mismo

está en construcción y se espera poder dar respuesta a este elemento en el

año 2014.

2. Componente - la información, frente a este componente se observa:

La Fundación EPM no ha segregado como corresponde la información

interna y externa que se maneja en su interior. En lo que respecta a la

información interna se tiene el listado maestro de documentos internos que

se encuentra en revisión y actualización. En lo inherente a la información

externa no se cuenta con el normograma institucional y algunos específicos

de los procesos no se encuentran actualizados. En lo que concierne a las

tablas de retención documental, no se cuenta con estas. La Fundación

EPM se encuentra en proceso de actualización de su página WEB

principal, en algunos de los aspectos relevantes presentaba

desactualización.

Elemento - sistemas de información: la Fundación EPM dispone de políticas

informáticas, sin embargo, la misma se encuentra desactualizada, por lo

anterior, se generan vacíos frente a actividades como respaldos de la

información electrónica, administración de licencias, planes de

contingencia, entre otros. Se cuenta con el software Novasoft, sin embargo,

este software se encuentra subutilizado en el módulo de contratación y los

registros que permiten el enlace entre presupuestos y contabilidad, o en

algunos momentos presenta fallas técnicas que afectan el servicio ordinario

de algunos módulos y por consiguiente el trabajo adelantado por los

empleados, en tiempos superiores a una hora. Se están implementando

sistemas de administración documental. Se evidencia algunas debilidades

en relación con los procesos de intranet, conocimiento de políticas y no se

cuenta con un software de apoyo a la gestión y administración de

indicadores, los mismos son construidos, y administrados por cada equipo a

través de hojas de Excel.

3. Componente comunicación pública: conformado por tres elementos,

comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de

comunicación. Se evidencia la ausencia de políticas claras para el manejo de

estos tres elementos.

Elemento comunicación organizacional, la Fundación EPM no cuenta con

intranet, lo que dificulta el pronto acceso a la información corporativa interna

por parte de los empleados. A partir del mes de diciembre de 2013 se

estableció un espacio virtual centralizado en el servidor de la Fundación

EPM donde pudieran ubicarse fácilmente para consulta las políticas de la

Fundación. Sin embargo, se cuenta con canales de comunicación internos

alternos a través del correo electrónico.

Elemento comunicación informativa, se observa la carencia de una política

de comunicaciones y un plan de comunicación. Se observa que la

Fundación EPM pública los informes de Gestión y Resultados anuales; sin

embargo, no se conservan en la página los informes de gestión históricos.

No se publican los Estados Financieros. No se realiza rendición pública de

cuentas. El link en Web no se encuentra permanentemente actualizado en

algunos de los aspectos relevantes.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

El subsistema de Control de Evaluación está estructurado considerando tres

componentes: autoevaluación, evaluación independiente, y planes de

mejoramiento.

Avances

1. El componente Autoevaluación y específicamente al elemento

autoevaluación al control, la Fundación EPM ha definido mecanismos que le

permiten verificar la efectividad de sus procesos y de su gestión institucional,

con áreas responsables, como son el Comité de Auditoría y el Consejo

Directivo, los cuales han estado operando permanentemente con el objetivo de

realizar seguimiento.

2. El componente evaluación independiente se tiene:

La Fundación EPM realiza una auditoría de seguimiento al plan de

mejoramiento presentado como resultado de las auditorías por los diferentes

órganos de control como la Contraloría General de Medellín, la Revisoría

Fiscal, y la Auditoría Interna realizadas a los procesos.

3. Se debe destacar además las evaluaciones realizadas por parte de la

Fundación EPM, que dan cuenta del estado del avance del sistema de control

interno del Organismo de Control para el segundo cuatrimestre del año 2014,

donde se complementó el informe con un diagnóstico del sistema.

4. Otro de los aspectos que debe ser resaltado es el compromiso que se

evidencia por parte de la alta dirección para con la implementación del sistema

de control interno, que propenda tanto por la cultura del autocontrol como por

el mejoramiento continuo de la Fundación EPM.

Debilidades

1. Componente - Autoevaluación, conformado por dos elementos,

autoevaluación del control y autoevaluación a la gestión.

Elemento - autoevaluación a la gestión, como se refirió en el componente

actividades de control, la Fundación EPM formuló indicadores para algunos

de los procesos de su sistema de gestión por procesos; sin embargo, éstos

aún no se están aplicando por lo que no ha sido posible identificar

desviaciones a partir de las mediciones realizadas que permitan establecer

acciones que propendan por el mejoramiento continuo de la Fundación

EPM.

Otro mecanismo de autoevaluación a la gestión es la revisión por la

dirección, la cual no se viene realizando, se pudo establecer que se usa

como mecanismos complementario el procedimiento análisis causa-raíz y

las auditorías de control interno que se llevaron a cabo en el segundo

semestre del año 2013.

5. Componente Evaluación Independiente, a partir del año 2014 (vigencia

2013) se empezará a realizar la evaluación independiente al sistema de control

interno y remitirla vía web, al Departamento Administrativo de la Función

Pública – DAFP.

6. Componente Planes de Mejoramiento, con respecto al elemento planes de

mejoramiento institucionales y por procesos, la Fundación EPM ha elaborado

planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones adelantadas por:

la Revisoría Fiscal, los análisis causa-raíz, las auditorías de control interno

realizadas por el área responsable y la Contraloría General de Medellín, en los

que se han establecido acciones que propenden por el mejoramiento continuo

de la Fundación EPM. No obstante, se debe definir un procedimiento interno

por parte de la Fundación EPM que determine el número de días hábiles

(entre 5 – 8) posteriores a la recepción definitiva de un informe de auditoría,

para suscribir el respectivo plan de mejoramiento.

En lo que respecta a los planes de mejoramiento individual aún no se han

implementado por parte de la Fundación EPM, y no se ha establecido un

procedimiento formal para este tema, brindando una herramienta que puede

contribuir al mejoramiento continuo institucional, y a la gestión de funcionarios

y/o terceros relacionados.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Durante la vigencia 2014 se retoma el trabajo sobre el sistema de control interno

de la Fundación EPM, buscando la participación activa de los líderes de los

procesos y de los equipos de trabajo, lo que permite evidenciar el compromiso y

respaldo de la Dirección Ejecutiva.

La Fundación EPM tiene presupuestado finalizar en el primer semestre del año

2014 la actualización e implantación del sistema de gestión por procesos, como

respuesta al compromiso de la alta dirección para con el sistema. Sin embargo,

esta meta no se logra, replanteándose para el primer semestre del año 2015, en

razón a que desde el Grupo EPM se realizó incorporación con la estrategia BOOZ

y se está a la espera de los resultados preliminares de esta intervención.

En el segundo cuatrimestre de 2014, deben realizarse esfuerzos significativos que

le permitan a la Fundación EPM actualizar lo concerniente al diseño del sistema

de gestión por procesos y garantizar la puesta en marcha del mismo, así como

culminar la formulación de los indicadores para cada uno de sus procesos e iniciar

su aplicación, además de efectuar autoevaluaciones, tanto, del sistema de control

como de la gestión, a fin de poder dar cuenta de forma clara y precisa del

cumplimiento de metas y objetivos corporativos en observancia a las disposiciones

legales y reglamentarias.

Por último, es pertinente destacar que el contar con un plan estratégico, así como

un plan de acción para la vigencia 2014 y 2015, permitirá establecer cómo ha sido

la gestión de la Fundación EPM durante el primer año de la actual administración y

dar cuenta de ello en el momento en que un organismo de control lo solicite o la

alta dirección de la Fundación EPM lo considere conveniente.

La Fundación EPM cumple con el reporte de los diferentes informes a los entes de

control. Se realizó el proceso de planeación de auditoría para la vigencia 2014.

RECOMENDACIÓNES

Lograr la implementación del Modelo Estándar de Control Interno _ MECI, así

como el del sistema de gestión por procesos para la Fundación EPM. Una vez

se hayan implementado ambos sistemas, la Fundación EPM debe garantizar

su mantenimiento y por ende buscar a través de todas sus actuaciones el

mejoramiento continuo.

Continuar con las campañas de sensibilización al interior de la Fundación EPM

con el propósito de desarrollar en sus funcionarios y contratistas la cultura de

la autogestión, la autorregulación y el autocontrol, que en última instancia

deben contribuir al de mejoramiento continuo de la Fundación EPM.

Establecer un cronograma claro para la actualización del sistema de gestión

por procesos de la Fundación EPM, así como de la puesta en marcha al ciento

por ciento del mismo, a fin de poder efectuar un control adecuado y oportuno a

dicho proceso.

Establecer los planes de bienestar institucional, planes de incentivos,

evaluaciones de desempeño y programas institucionales de capacitación.

Incluir en el programa de Inducción y re-inducción actividades sobre el Modelo

Estándar de Control Interno MECI-1000:2005, con el objetivo de resaltar su

importancia para la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos

institucionales. Realizar jornadas de capacitación a los empleados en temas

como manejo de indicadores de gestión, Autocontrol, riesgos, MECI.

Ejecutar en su totalidad el plan de auditorías para el año 2014. Hacer

seguimiento a la implementación de la mayoría de los controles definidos en el

mapa de riesgos. Fortalecer la cultura de autocontrol y de autoevaluación en

cada uno de los empleados.

Realizar actualización de riesgos y consolidar una matriz de riesgos

institucional completa donde se establezcan los riesgos así como los

controles claves y secundarios aplicables. Complementariamente, estructurar

la política de controles asociada a los riesgos claves, incluyendo controles

preventivos, detectivos, correctivos, manuales/ de usuario, de sistema y

administrativos.

Definir el normograma institucional, actualizar la reglamentación interna

aplicable. Definir los niveles de protocolo de emisión de normas internas y su

divulgación.

Capacitación permanente a los interventores y/o supervisores empleados

responsables de esta actividad. Actualización del reglamento de Interventoría

y divulgación del mismo. Evaluar la pertinencia de conformar grupo

independiente de Interventoría transversal a los procesos.

Evaluar los aspectos contractuales y riesgos asociados al contrato de personal

outsourcing de la Fundación.

Evaluar los aspectos contractuales de los bienes inmuebles a cargo de la

Fundación.

Establecimiento de planes sucesorales y/o Backup / respaldo de funcionarios

principalmente de cargos claves.

Se deben implementar políticas de motivación suficientes que contribuyan a la

retención del personal. Complementariamente, fortalecer los aspectos de

capacitación y actualización permanentes para los funcionarios.

Deberán evaluarse las cargas laborales en algunos de los equipos de trabajo

establecidos, así como las responsabilidades asignadas a los mismos.

Definir los protocolos del proceso de comunicación que contribuyan con el

proceso de toma de decisiones con los lineamientos establecidos por la

Fundación EPM.

A partir de diagnósticos adelantados en la Fundación, en temas de sistemas

de información y financieros, tomar las acciones a que haya lugar.

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Aida Zulima Escobar Correa

Auditora Interna

Fundación EPM