INFORME GESTION DE CALIDAD UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO

ANDREA MARTINEZ RIVERA Coordinadora de Calidad

CALIDAD Y MEJORAMIENTO

JUNIO 28 DE 2013

CONTENIDO

1. POLÍTICA DE CALIDAD 2. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD 3. SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS 4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO

4.1 Encuesta de Clima Organizacional 4.2 Encuesta de Satisfacción de Usuarios 5. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 5.1 Tipo De Solicitudes Recibidas

5.2 Estado De Las PQRS 5.3 Oportunidad de la Respuesta a las PQRS 6. CONFORMIDAD DEL SERVICIO

6.1 Reporte De Dificultades En El Desarrollo De La Actividad Académica Con Corte a junio 21 de 2013. 6.2 Reporte de dificultades de dificultades en los procesos misionales

7. REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 7.1 Resultados Por Proceso

8. REVISIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

1. POLÍTICA DE CALIDAD A mediados del mes de marzo se realizó la encuesta de autoevaluación del MECI con el fin de medir, en uno de sus puntos el grado de percepción de los administrativos y algunos docentes sobre el entendimiento de la política.

1. Conoce usted la Política de Calidad de la Universidad del Valle?

2. Entendimiento de la política de calidad

En la evaluación sobre el entendimiento de la política se identificó que es adecuada al propósito de la institución, entendible un 13% y ambas un 26%, se recomienda seguir trabajando en el proceso de difusión y entendimiento de la política de calidad, para así lograr aumentar el conocimiento e interiorización de la misma. 2. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD El plan de acción 2012-2015 está compuesto por un total de 42 acciones, distribuidas en los cinco asuntos estratégicos que lo integran, en el asunto 1, Calidad y Pertinencia hay un total de 14 acciones, en el asunto 2, Vinculación con el Entorno hay un total de 7

acciones, en el asunto estratégico 3, Modernización de la Gestión Administrativa y Financiera se considera 1 acción, y finalmente para el asunto estratégico 5, Fortalecimiento del Carácter Regional se considera un total de 20 acciones. Para el año 2012 se proyectaron un total de 25 metas para las acciones del Plan, las cuales se cumplieron en un 86%. Para el año 2013 se proyectaron un total de 34 metas estos valores se representan gráficamente a continuación.

Gráfico 1. Ejecución porcentual de las metas proyectadas 2012-2013

De las acciones ejecutadas el año anterior se destacan las siguientes:

La I Feria de Empleabilidad y Emprendimiento organizada por la Alcaldía de Yumbo y la Fundación Mixta Politécnico Univalle Yumbo, permitió fortalecer la cultura del emprendimiento de algunos estudiantes de la Sede Yumbo.

El Encuentro de Danzas Herencia Mestiza. Se realizó el I Seminario de Tecnología "Sistemas Computacionales a través de

medios interactivos" organizado por el programa de Tecnología en Sistemas de Información.

Se compraron recursos bibliográficos por fondo especial aumentando en un 20% de la meta presupuestada para el año 2012.

Para el año 2013 ejecutadas hasta el momento se destaca lo siguiente:

Los informes mensuales de la Fundación presentados hasta el momento es de 5 y un informe financiero trimestral de seguimiento al contrato Univalle-Fundación elaborado por la Dirección de la Sede.

Se presentaron 4 proyectos de investigación de los cuales fueron aprobados tres, uno de Tecnología Química, uno de Tecnología en Electrónica y uno en conjunto con la Sede Palmira, los cuales se empezarán a desarrollar en el transcurso de este año.

En gestión de calidad el número de actividades realizadas es el levantamiento de guías, instructivos de trabajo, entre ellos tenemos de gestión documental, un instructivo de trabajo de control de asistencia docente.

3. SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

En la auditoria externa se detectaron oportunidades de mejora, una de ellas es mejorar el análisis de los datos generados de asuntos estudiantiles y consejería, ya que permite el conocimiento de las recurrencias y tendencias de las quejas. Para esta oportunidad de mejora se dio a conocer el formato que maneja la Sede Buga para la atención de los casos académicos en el comité de calidad del 20 de marzo, el Director autorizó colocar en prueba por este semestre el formato para las próximas reuniones del comité académico, además se verificará en este tiempo su utilidad y acogida, para definir si se adapta el formato, se le hacen modificaciones o se cancela la propuesta.

Auditorías Internas

En el mes de marzo se realizó una auditoría interna, la cual se detectaron 6 debilidades y una oportunidad de mejora. No. Hallazgo o

Dificultad No Conformidad Acciones formuladas

con respecto al hallazgo Debilidad Oportunidad

1 Información de Entrada para la Revisión por la Dirección, se deben considerar cada una de las entradas para la revisión por la dirección y se debe dejar evidencia de su revisión.

x

- Realizar entrevistas a los funcionarios sobre el entendimiento de la política y los objetivos de calidad. - Aplicar mecanismos para que la política sea entendida de una forma clara y sencilla. - Elaborar y entregar una evaluación a los funcionarios para que la diligencien - Analizar los resultados.

2 La Sede realiza difusión y comunicación de la Política de Calidad y en la encuesta de Clima Organizacional pregunta por aspectos de la misión y visión de la Institución sin embargo no se encuentra evidencia de la evaluación del

x

- Realizar encuesta de satisfacción de usuario.

- Analizar encuesta - Realizar encuesta de

clima organizacional para el segundo semestre.

- Analizar resultados - Incluir en la revisión

por la Dirección todos los puntos de entrada.

entendimiento de los funcionarios y usuarios de la política de Calidad.

3 Seguimiento y Medición al Proceso y al Producto frente al debe que cuando no se alcanzan los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas y preventivas; se evidencia que la Sede no realiza correcciones ni acciones frente a los resultados insatisfactorios de seguimiento al Plan de Acción.

x

- Realizar el seguimiento en los comités de calidad

4 Documentar los cambios que pueden afectar el Sistema de Calidad: Evidencia, documentar el cambio en la centralización del manejo de los recursos financieros en tiempos de ejecución y en autonomía de la Dirección de la Sede en la próxima Revisión por la Dirección a llevarse.

X

- Documentar el cambio en la centralización del manejo de los recursos financieros.

5 la Sede debe realizar seguimiento y medición de las características del servicio educativo; éste seguimiento se realiza a través de los resultados de estudios de Deserción, Empleabilidad, entre otros. Con base en dichos resultados la Sede

X

- Contratar un monitor para extensión.

- Revisar el perfil de docente orientador en Matemáticas y Español.

debe tomar Acciones con el fin de mejorar el comportamiento de los mismos y dejar registro de ello

6 Satisfacción del Usuario se deben identificar y tratar los asuntos estudiantes con el fin de identificar acciones tendientes a su mejoramiento. De este análisis debe quedar los registros correspondientes y tomar las acciones pertinentes de acuerdo con el requisito 8.5.

X

- Presentar el modelo de formato que trabajan en Buga

- El formato fue aprobado en comité de calidad para ser usado como piloto el primer semestre en el comité académico.

7 Establecer un procedimiento estandarizado para el seguimiento de la actividad académica de cada programa académico.

X

- Levantar un instructivo de procedimiento para documentar el seguimiento de la actividad académica.

4. Retroalimentación del Usuario: Encuesta de Clima Organizacional, Encuesta de satisfacción de usuario interno 4.1 Encuesta de Clima Organizacional La encuesta de clima organizacional no se ha hecho desde el año 2011, para este año se programó para el segundo semestre del 2013. Por esta razón no se coloca información sobre este punto. 4.2 Encuesta de Satisfacción de Usuarios Se presentan los resultados cuantitativos de la encuesta de satisfacción de usuario aplicados en la Universidad del Valle Sede Yumbo en el mes de mayo de 2013. 4.2.1 Población Objetivo Estudiantes de todas los programas académicos y de diferentes cohortes que en el momento se encuentran vinculados de manera activa a la dinámica académica de la Universidad, es decir que no se consideró los estudiantes que temporalmente están por fuera de la universidad.

4.2.2 Muestra de Estudiantes

En la semana del 27 al 31 de mayo de 2013 se realizó la encuesta de satisfacción de usuario a 158 estudiantes de los diferentes programas académicos. Que corresponde a un 38% de la población total. 4.2.3 Los resultados cuantitativos de la encuesta de Satisfacción de Usuario

aplicada en la Universidad del Valle Sede Yumbo. A. ACADEMICO

¿Cuál es el grado de satisfacción de los estudiantes de Univalle Sede Yumbo en el punto Académico?

En los 7 ítems que se muestran en la siguiente gráfica, el nivel de satisfacción de los estudiantes está por encima del 50%, que equivale al 57% satisfecho y 20% muy satisfecho con la parte académica en general, en el punto que obtuvo un promedio de 44% fue la accesibilidad al profesorado, esto se debe a que la mayor parte de los docentes son hora catedra y el tiempo de dedicación para los estudiantes solo es en el horario de clase.

Grafica No.2 Satisfacción Usuario – Académico

B. TRAMITES ADMINISTRATIVOS En el punto de trámites administrativos en general un 43% entre satisfecho y muy satisfecho, siendo la calificación más común el neutral con un 22% en general para los 5 ítems. La insatisfacción un promedio del 5% en general, las cuales se encuentra la relación precio matricula/calidad con un 8%, recepción y trámites de PQRS con un 9% y la imagen de la universidad con un 11%.

Grafica No.3 Satisfacción Usuario – Trámites Administrativos

C. PROCESOS En este se evalúa los procesos de la sede, la mayoría de los item tuvieron calificación de satisfacción por encima del 50%, En el caso de los laboratorios de electrónica y química con porcentajes por debajo de 50%, en estos casos se asocia a problema de infraestructura que solo se podrá superar con la construcción del nuevo edificio. El hecho de la respuesta no sabe/no responde se explica por la respuesta de estudiantes de Tecnología en Sistemas. En el caso de Bienestar Universitario está igual que el año anterior, en biblioteca el porcentaje es de un 80%, esto debido a que la biblioteca cambio de lugar y está en un espacio mucho más amplio, el material bibliográfico aumentó, esto genera satisfacción entre los estudiantes.

Grafica No.4 Satisfacción Usuario – Procesos

D. INFRAESTRUCTURA Uno de los puntos que ha tenido menos satisfacción con un porcentaje de Es el item de la encuesta donde hay menor grado de satisfacción en general, siendo los valores más bajos la infraestructura en general con el 27% de insatisfacción, en comparación con la encuesta de años anteriores el nivel de insatisfacción disminuyó en un 20%. Esto se debe a que se construyeron dos nuevos salones, la biblioteca se cambió de lugar, quedando en un espacio mucho más amplio, se instalaron videobeam, televisores LCD en los salones del segundo piso.

Grafica No.5 Satisfacción Usuario – Infraestructura

E. VIDA UNIVERSITARIA La vida universitaria los estudiantes se sienten satisfechos en un 64% en general, hubo un aumento de satisfacción en los eventos y actividades académicos, deportivos y recreativos, culturales y de salud están por encima del 50% entre satisfecho y muy satisfecho.

Grafica No.6 Satisfacción Usuario – Vida Universitaria

F. SATISFACCION GENERAL En el punto de satisfacción general está con un 63% entre satisfecho y muy satisfecho. En general la población estudiantil se encuentra insatisfecha con la infraestructura, es decir, con el estado de canchas, ampliación de laboratorios. Además en la parte de mantenimiento sugieren realizar fumigaciones constantes debido a la cantidad de mosquitos, aunque estas se realizan por el personal de mantenimiento frecuentemente.

Grafica No.7 Satisfacción Usuario – Satisfacción General

Entre las sugerencias más destacadas son en la parte de infraestructura, la fumigación en las zonas verdes, instalaciones deportivas, ampliación de laboratorios de electrónica y química.

A continuación se muestra la comparación del número de encuestas contestadas por año obtenida:

Grafica No.8 Comparativo Número de encuestas de satisfacción contestadas por año

Año 2011 Año 2012 Año 2013

PUNTAJE 67%

CRITERIO Satisfactorio y

Muy Satisfactorio

PUNTAJE 64%

CRITERIO Satisfactorio

y Muy

Satisfactorio

PUNTAJE 63%

CRITERIO Satisfactorio

y Muy

Satisfactorio

En general la población

estudiantil se encuentra

insatisfecha con la infraestructura, baños, falta de

espacios de esparcimiento. En la biblioteca que tengan más

material bibliográfico.

Mantenimiento de zonas verdes.

En general la población

estudiantil se encuentra

insatisfecha con la infraestructura, es decir, con

el estado de los salones, canchas, salas, laboratorios.

En cuanto a infraestructura se

encontraron niveles de insatisfacción en ampliación

de salones y laboratorios, mantenimiento de las

paredes, techos, pintura. Además en la parte de

mantenimiento sugieren

realizar fumigaciones constantes debido a la

cantidad de mosquitos. Organización de espacios

comunes con bancas. En la

cafetería no deberían estar los animales por higiene y

salubridad, variedad en los alimentos y mejorar el

servicio.

En general la población

estudiantil se encuentra

insatisfecha con la infraestructura, es decir, con

el estado de canchas, ampliación de laboratorios.

Además en la parte de

mantenimiento sugieren realizar fumigaciones

constantes debido a la cantidad de mosquitos,

aunque estas se realizan por el personal de mantenimiento

frecuentemente.

A nivel general se puede observar que ha disminuido el nivel de satisfacción, aunque todavía se muestra insatisfacción en los mismos puntos, por lo que es importante que con base en los resultados la Dirección de la Sede o la Universidad tome las acciones necesarias para mejorar.

5. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Durante el período febrero-junio de 2013 se recibieron en total Universidad del Valle Sede Yumbo 36 PQRS, a través de los buzones de sugerencias y ventanilla, a donde pueden acudir los usuarios para presentar sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias personalmente.

5.1 TIPO DE SOLICITUDES RECIBIDAS

De un total parcial de 36 PQRS recibidas hasta el 22 de mayo de 2013, sin haber concluido el semestre, la mayor cantidad se concentra en el criterio de Sugerencias, el cual corresponde al 61%, seguido por el criterio de Reclamos con un 36% y por último se encuentra el criterio de Derecho de petición con un 3%.

Grafica No.9 Tipo de PQRS recibidas por mes.

5.2 ESTADO DE LAS PQRS El informe de las PQRS de la Sede Yumbo se cierra al 22 de Mayo de 2013, para hacer una entrega parcial al Área de Calidad y Mejoramiento, por lo cual se presentan hasta el momento 1 PQRS abierta y 1 PQRS en trámite, sin embargo es de aclarar, que se está cumpliendo con el tiempo exigido por la Resolución de Rectoría Nº 3.023 de 2.007, de los 15 días hábiles para dar trámite pertinente.

ESTADO PQRS CANTIDAD

ABIERTA 0

CERRADA 36

EN TRAMITE 0

TOTAL 36

TIPO PQRS CANTIDAD PORCENTAJE

Queja 0 0%

Reclamo 13 36%

Sugerencia 22 61%

Derecho de petición 1 3%

TOTAL 36 100%

Grafica No.10 Estado de PQRS 5.3 OPORTUNIDAD DE LA RESPUESTA A LAS PQRS Durante el presente período, la Sede Yumbo respondió oportunamente a 28 PQRS, que es igual al (78%) de las 36 recibidas, además se cerraron 8 con retraso es decir el (22%), y el (0%) sin respuesta del total recibido.

OPORTUNIDAD II PERIODO 2012

I PERIODO 2013

A TIEMPO 13 28

RETRASO 16 8

SIN RESPUESTA 0 0

TOTAL 29 36

Grafica No.11 Comparativo Oportunidad de Respuesta 2012 vs 2013

6. CONFORMIDAD DEL SERVICIO 6.1 Reporte de dificultades en el desarrollo de la actividad académica con corte a junio 21 de 2013 Programas Académicos T.S: Tecnología en Sistemas de Información T.E: Tecnología en Electrónica T.Q: Tecnología Química

Grafica No.12 Profesores participantes por programa El número total de profesores participantes fueron 30 profesores, en comparación al semestre anterior aumentó considerablemente la participación, esto se debe a que este semestre se utilizó un software el cual el docente puede registrar sus clases y también las dificultades que se le presentaron. A continuación se presentan el porcentaje de participación en esta actividad por programa.

Grafica No.13 Porcentaje de participación profesores por programa Teniendo en cuenta sólo el número total de profesores de los tres programas que

86%

90%

100%

67%

registraron dificultades en el semestre se observa una participación del 86%, encontrando una mayor participación del programa de Tecnología Química con un 100%, seguido del programa de Tecnología en Sistemas con un 90% y en tercer lugar el programa de Tecnología en Electrónica. Número de Dificultades por Programa Académico El mayor número de dificultades presentadas durante el período académico febrero-junio 2013 presentadas fue en el programa de Tecnología Química reportando 61 dificultades de las 96 presentadas en total, seguido de programa de Tecnología en Electrónica con 20 dificultades y Tecnología en Sistemas de Información con 15.

Grafica No.14 Porcentaje de dificultades por programa académico DIFICULTAD CON MAS RECURRENCIA PRESENTADA

Grafica No.15 Proporción de dificultades presentadas

Podemos observar que las dificultades de mayor recurrencia en el primer semestre de 2013 tenemos un empate entre espacios no adecuados y otras dificultades, siguiendo en su orden el bloqueo parcial-total, luego asignación de espacios y por último sobrecupo de salón, por lo cual se escoge como la de mayor impacto Espacios no adecuados para la actividad académica, con votaciones del 46% de los profesores participantes.

Grafica No.16 Dificultad repetitiva en detalle PROGRAMA ACADEMICO

DESCRIPCION DE LA DIFICULTAD QUE GENERA MAYOR IMPACTO EN EL DESARROLLO DEL SUBPROCESO

OBSERVACIONES

Subproceso: Desarrollo de la actividad académica. Programa (No. Profesores)

Tec. Química(4) Tec. Sistemas(3) Tec. Electrónica(3)

Espacios que no están adecuados para la actividad académica(Equipos-daño en cable VGA del Videobeam, imagen del televisor, mantenimiento osciloscopios, falta de computadores en laboratorio de electrónica)

Dificultades con respecto a Equipos: Salón 204: El toma del videobeam le falta un tornillo, el cable VGA queda suelto. Salón 102: El Videobeam aunque estaba prendido, no proyecto imagen, se le informo al responsable de los equipos para que lo revise. Salón 202: conexión del video beam defectuosa, varios minutos de clase perdidos. - sigue dañada la

conexión de la

interfase video beam-pc, 20 min perdidos conllevaron al aplazamiento de una exposición.

Salón 203: Se inicia media hora después de lo programado, pues los equipos solicitados para la sesión no tenían el programa para leer el D.V.D. - La conexión interna del cable vga no funciona, por lo tanto no se pudo utilizar el video beam. - Conector del salón 203 para el video beam estaba en mal estado. - La entrada vga está dañada en el salón 203. - El conector hembra del videobeam está dañado. Salón 204 y 205: Hubo problemas con los colores de la pantalla del televisor. - Problema con el funcionamiento del cable de conexión entre el computador y el televisor. - El videobeam está dando una imagen verdosa, fue incómodo para los expositores. Salón 204. Salón 102: A pesar que reservé el equipo audiovisual, no apareció registrado en el sistema de la biblioteca. Laboratorio de electrónica: Falta de mantenimiento a los osciloscopios análogos. - Faltaron computadores para lectura de catálogos en cada mesa del laboratorio. - Falta que todas las mesas del laboratorio dispongan de un PC.

Tec.Química (3) Espacios que no están adecuados para la actividad académica (Iluminación y cortinas)

Dificultades con respecto a Iluminación: Salón 101 y 102: El salón no es adecuado para la proyección de videos o películas, por falta de cortinas para oscurecerlo. Esto interfiere en el desarrollo de la clase, pues utilizo a menudo los medios audiovisuales. - El salón tiene mucha

claridad en la tarde y por lo tanto se dificulta la proyección del VB.

- En horas de la tarde se dificulta proyectar porque el salón tiene mucha claridad

Salón 103: La imagen proyectada en el tablero por medio de video beam, no se visualizó con claridad. - No se ve bien las

diapositivas. - Iluminación excesiva

que limita la visión del videobeam.

Tec.Sistemas (1) Espacios que no están adecuados para la actividad académica (Canchas)

Dificultades con respecto a adecuación de cancha: Cancha de Futbol y futbol 5: La cancha no se ha podado y tiene mucho pasto. - la cancha se

encuentra con mucho monte.

- Adecuación de cancha de microfútbol.

Tec. Sistemas(1) Tec. Química(3)

Espacios que no están adecuados para la actividad académica (Climatización)

Dificultades con respecto a climatización: Salón 103: Falta de ventiladores. - No presenta por el momento sistema ventilación por lo cual en

las horas de la Tarde es muy incómodo la temperatura del mismo. - hizo falta el ventilador, en ese horario es crítico. Salón 203: Mucho calor y los dos ventiladores no dan abasto. Salón 102: El ventilador del salón 102 fue cambiado de lugar y el salón quedó más caluroso.

Como conclusión este semestre hubo mayor número de participantes en el registro de las dificultades, ya que en comparación con el semestre pasado el porcentaje de participación incremento en 56%, esto como se explicó anteriormente se debe al uso del software de control de clases, el cual tiene un campo para registrar las dificultades, aunque no se tiene el grado de impacto como está en el formato, ha sido efectiva esta herramienta para el registro de dificultades de los docentes. Como se visualiza en el cuadro anterior la mayor dificultad fue espacios no adecuados para la actividad académica, teniendo como dificultad repetitiva el daño en el conector hembra que está en la pared para conectar el videobeam, cables e imagen verdosa, estas dificultades fueron reportadas en el comité de calidad que se realiza mensualmente, para lo cual se tomaron acciones correctivas, pero algunas acciones quedaron para el período de vacaciones, lo cual facilita el mantenimiento de dichos equipos ya que no están los estudiantes. 6.2 REPORTE DE DIFICULTADES EN LOS PROCESOS MISIONALES Para el primer semestre de 2013 de los 12 procesos solo 2 se les presentó dificultades en su proceso. Estas se presentan en la gestión de los subprocesos de carácter misional y los de apoyo. Entre las dificultades reportadas en el proceso formación subproceso gestión del material bibliográfico, que han sido repetitivas, son consideradas de alto impacto e implican decisiones fuera de la gobernabilidad de los responsables de procesos.

Grafica No.17 Resultados del registro de dificultades en los procesos misionales y de apoyo En el subproceso de Gestión del Material Bibliográfico la dificultad más concurrente que se presentó, es con el acceso al OLIB, este es un sistema cliente servidor el cual solo funciona con la red institucional, como lo mencionaba el problema es para el ingreso y la demora para ejecutar cada transacción. Se remitió esta dificultad a la coordinadora del área descentralizada y se dio solución.

7. REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Las acciones correctivas, preventivas y de mejora (ACPM’S) se llevan a cabo para cada uno de los procesos institucionales, con el objetivo de eliminar las causas potenciales o reales de una situación no deseable y de estructurar planes de mejoramiento. A continuación se presentan los resultados generales de las acciones reportadas al área de calidad y mejoramiento para todos los procesos.

Total de Formatos ACPM 9

Acciones Correctivas 34 100%

Acciones Preventivas 0 0%

Acciones de Mejora 0 0%

Total de Acciones 34

Grafica No.18 Tipo de acciones

Gráfica No.19 Acciones Abiertas y cerradas – Retrasadas y con tiempo Del total de las acciones reportadas hasta el momento, la participación de los procesos en la Sede se presenta a continuación:

Gráfica No.20 Asignación de ACPM por proceso

Estado de Acciones

Acciones Abiertas 13 38%

Acciones Cerradas 21 62%

Total de Acciones 34

Estado Abiertas

Abiertas Retrasadas 5 38%

Abiertas con Tiempo 8 62%

Total Abiertas 13

7.1 RESULTADOS POR PROCESO ACPM OBTENIDAS A TRAVÉS DE OTRAS FUENTES Del total de ACPM, dos corresponden a otras fuentes, una de ellas es por Dificultad en el desarrollo de los procesos correspondiente a Gestión de Bienes y Servicios, las acciones planteadas para esta ACPM fueron eficaces, y dicha ACPM está cerrada. La segunda corresponde al proceso de Formación-Desarrollo de la Actividad académica, la fuente de información fue por PQRS y Dificultades en los procesos, la cual se detalla a continuación. FORMACIÓN- Desarrollo de la actividad académica

Gráfica No.21 ACPM Proceso de Formación

Seguimiento La acción que se encuentra abierta, está retrasada esto se debe a que el mantenimiento de los osciloscopios es un poco demorado y además se llevaron a reparar finalizando el semestre ya que el proveedor está en otra ciudad, el ponerlos en funcionamiento se había programado para mayo, pero por motivo presupuestal se pospuso para junio, se espera que iniciando el próximo semestre ya estén funcionando dichos equipos. 1. Gestión del Mejoramiento

Gráfica No. ACPM Proceso Gestión del Mejoramiento Seguimiento De las 12 acciones abiertas, se encuentran 4 retrasadas, estas acciones se cumplirán en el mes de julio y agosto. Una de ellas es brindar a los responsables de procesos reentrenamiento en la toma de ACPM y el análisis de datos. Otro es el registro de los asuntos académicos que sea enviado a la encargada de PQRS, ya que hasta la fecha no se registraron asuntos académicos. Y las dos últimas se refieren a la revisión del instructivo para documentar el seguimiento de la actividad académica y aprobar dicho instructivo, ya que se tiene levantado en un 40%, pero falta socializarlo con los coordinadores de programa y adecuar algunas actividades. 8. REVISIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

En la matriz de riesgos institucional, el porcentaje de ejecución de las acciones propuestas para tratar los riesgos fue del 61%, de las cuales fueron ejecutadas 6 acciones al 100%, 2 acciones en 50%, 5 acciones inferior al 50% y 1 acción más del 50%, y 9 acciones no se han realizado porque su vencimiento es en diciembre, solo una acción no se realizó y se venció en junio 30 de 2013. El seguimiento de este primer semestre se enviará en agosto a Planeación.