INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL · informe ejecutivo de gestiÓn institucional - 2011...

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y

REGISTRO

INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL

2011

INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - 2011

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCIA

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

BOGOTÁ D.C. FEBRERO 2012

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

0

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

CONSEJO DIRECTIVO

Juan Carlos Esguerra Portocarrero Ministro de justicia

Jorge Bustamante Roldan

Director Departamento Administrativo de

Estadísticas - DANE

Iván Darío Gomez Guzman Director Instituto Nacional Agustín Codazzi

Cesáreo Rocha Ochoa

Representante del Presidente de la

Republica

Eduardo Matuk Morales

Representante del Presidente de la

Republica

Jorge Enrique Vélez García Superintendente

EQUIPO DIRECTIVO

Jorge Enrique Vélez García Superintendente

María Emma Orozco Espinosa Secretaria General

Enrique José Nates Guerra

Superintendente Delegado para el

Registro de Instrumentos Públicos

Ligia Isabel Gutiérrez Araujo

Superintendente Delegada para el

Notariado

Jairo Mesa Guerra

Superintendente Delegado para la

Protección, Restitución, Formalización

Néstor Raúl Sánchez Espitia

Director de Registro de Instrumentos

Públicos

Carlos Augusto Prieto León Director de Desarrollo Registral

Zoraida Celis Carrillo Directora de Gestión Notarial

Oscar Aníbal Luna Olivera Director Financiero

Jorge Eliecer Delgado Salas Director de Capacitación

Daniel Enrique Ariza Heredia Jefe Oficina Asesora de Planeación

Marcos Jaher Parra Oviedo Jefe Oficina Asesora Jurídica

Elba Lucia Corredor Jefe Oficina de Informática

Diego Salazar Saa

Jefe Oficina de Control Interno

Disciplinario

Karen Varón Lozano

Jefe Oficina de Control Interno de

Gestión.

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1



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................3

OBJETIVOS INSTITUCIONALES ...........................................................................................................4

1. PROCESOS ESTRATÉGICO ..............................................................................................5

1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................................... 5

1.1.1. PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. ........................................................................ 6

1.1.2. CALIDAD – MECI. ........................................................................................................... 8

1.2. DIVULGACIÓN COMUNICACIONES .............................................................................. 9

2. PROCESOS MISIONALES ..............................................................................................10

2.1. LEY JUSTICIA Y PAZ ........................................................................................................... 10

2.2. ORIENTACION, INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL REGISTRAL........................ 16

2.3. DIRECCION DE REGISTRAL .............................................................................................. 19

2.4. ORIENTACIÓN, INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL ......................... 20

2.5. DIRECCIÓN DE GESTIÓN NOTARIAL ............................................................................. 22

2.6. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCION AL CIUDADANO ............................................ 23

3. PROCESOS DE APOYO. ................................................................................................24

3.1. GESTION HUMANA ........................................................................................................... 24

3.1.1. INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN ........................................................................... 24

3.1.2. TALENTO HUMANO ...................................................................................................... 26

3.1.3. GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO ........................................................................ 28

3.1.4. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO ........................................................................... 29

3.2. GESTIÓN FINANCIERA ..................................................................................................... 32

3.2.1. PRESUPUESTO ............................................................................................................... 32

3.2.2. CONTABILIDAD. ........................................................................................................... 33

3.2.3. TESORERIA..................................................................................................................... 34

3.2.4. PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA: ..................................................................... 35

3.3. GESTIÓN LOGISTICA ........................................................................................................ 37

3.3.1. GESTION DOCUMENTAL ................................................................................................. 37

3.3.2. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ..................................................................................... 39

3.3.3. COMPRAS Y CONTRATACIÓN ................................................................................... 40

3.3.4. DISEÑO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA: ..................................... 42

3.4. GESTIÓN TECNOLOGICA ................................................................................................ 45

3.4.1. RECURSOS DE TECNOLOGÍA: ..................................................................................... 45

3.4.2. INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍA ......................................................................... 47

3.5. GESTION JURIDICA ........................................................................................................... 49

4. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL ...................................................................50

ESTADISTICAS ...................................................................................................................................53

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2



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3



INTRODUCCIÓN

El presente documento muestra los principales resultados de la ejecución

de los macro-procesos con base en lo programado en el plan Institucional

para el año 2011.

La Superintendencia de Notariado y Registro en cumplimiento de su misión

institucional, asume con total deferencia su rol dentro del marco de la Ley

de Víctimas en materia de restitución de bienes, para lo cual se encuentra

adecuando su capacidad institucional a fin de responder a las

expectativas de la población desplazada en Colombia. La Entidad en

cumplimiento de la Ley 387 de 1997 y el decreto 2007 de 2001 creó el

grupo denominado “Ley de Justicia y Paz” mediante la resolución 6126 del

29 de Julio del 2011, impartiendo directrices y procedimientos a los

registradores de instrumentos públicos del país para proteger el patrimonio

y reconocer los derechos que ejercían las personas, en situaciones de

desplazamiento. Los resultados de las investigaciones identificaron 9.867

predios que contienen 458.513 hectáreas con irregularidades.

En relación con el concurso notarial y en aras de la transparencia y el

debido proceso para el nombramiento de 159 notarios en diferentes

círculos del país, se suscribió el convenio No. 567 de 2010 con la

Universidad Nacional de Colombia. En este proceso se inscribieron 25.190

ciudadanos, de los cuales terminaron su participación 17.523, convocando

a prueba de conocimientos a 8.474 concursantes y al que se presentaron

6.060, es decir el 75% del total de convocados.

Siguiendo los lineamientos estratégicos del Gobierno Nacional en el tema

de Gobierno en línea, la Superintendencia de Notariado y Registro lidera el

proyecto de Ventanilla Única de Registro “VUR” que facilita el proceso de

registro de inmuebles a la ciudadanía y simplifica los trámites asociados al

proceso y la prestación de un servicio con excelencia.

La Superintendencia con base en lo establecido en el artículo 46 de la Ley

909 de 2004 realizó análisis y evaluación a la planta de personal para

adecuarla a las nuevas necesidades de la organización, incluyendo

personal idóneo que permita garantizar el apoyo administrativo y jurídico

contribuyendo a la modernización de la entidad.

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4



OBJETIVOS INSTITUCIONALES

La Superintendencia de Notariado y Registro en conjunto con todo su

equipo de servidores públicos se encuentra comprometida a trabajar

permanentemente para superar las expectativas del ciudadano,

generando confianza, transparencia, amabilidad, integridad, respeto

compromiso y calidad en la prestación del servicio registral, así como la

orientación, inspección, vigilancia y control del servicio notarial.

Por ello la entidad persigue los siguientes objetivos:

Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, usuario de nuestros

servicios.

Racionalizar los trámites para mejorar el tiempo de respuesta al

ciudadano.

Mejorar continuamente los procesos de la institución, para optimizar

costos y garantizar excelencia en la prestación del servicio al

ciudadano.

Brindar confianza, transparencia amabilidad, integridad,

oportunidad, respeto, compromiso e imagen institucional al

ciudadano.

Mejorar continuamente la cobertura y la tecnología para prestar

mejor servicio al ciudadano, usuario del servicio público registral y

notarial.

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1. PROCESOS ESTRATÉGICO

Conformado por los macro-procesos: Direccionamiento Estratégico y

Gestión de Comunicaciones.

1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN – AÑO 2011

La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe

pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y

la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial;

soportada en un sistema de información integral, con talento humano

competente y comprometido con los principios de oportunidad y

transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano.

VISIÓN – AÑO 2011

En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá

incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar,

optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público

registral, así como la vigilancia y el control del servicio público notarial, con

talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de

la fe pública.

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1.1.1. PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS.

Presupuesto de Inversión, según Ley 1420 de 2010 de Presupuesto General

de la Nación, le fue aprobado para la Superintendencia en la vigencia

2011 un presupuesto de $215.944.580.000 distribuidos y priorizados en 9

proyectos de inversión de acuerdo con la disponibilidad de recursos,

donde el 45 % pertenece a Inversión Directa, por $97.907.000.000 y el 55% a

las transferencias por Ley 55 de 1985 por $118.037.580.000.

Tabla 1 Distribución presupuestal de los recursos de inversión por rubro – Proyecto de Inversión

No. PROYECTO APROPIACIÓN

VIGENTE

1 Sistematización y modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional $ 39.227.124.336

2 Asistencia técnica de la administración central a la sistematización de las oficinas de

registro $ 10.200.000.000

3 Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la SNR $ 16.712.000.000

4 Implementación interrelación catastro registro $ 1.623.000.000

5 Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la ventanilla

única de registro $ 8.722.222.397

6 Reposición y recuperación de oficinas de registro de instrumentos públicos obras y

muebles $ 4.200.000.000

7 Estudios de vulnerabilidad y obras de reforzamiento estructural en 140 oficinas de

registro de instrumentos públicos a nivel nacional $ 7.377.000.000

8 Construcción de la nueva sede de la superintendencia de notariado y registro en

Bogotá D.C. $ 9.845.653.267

9 Implantación convenio para ejecución de proyectos de inversión para el sector

justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 $ 118.037.580.000

TOTAL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN $ 215.944.580.000

Fuente: Aplicativo SIIF Nación II - 31-12-2011

Con corte a 31 de diciembre de 2011, la ejecución del presupuesto

asignado para la inversión en la entidad fue del 89,8%, es decir, $193.874

millones de pesos, de los cuales la ejecución de la inversión directa fue del

77,5% frente a los compromisos del presupuesto asignado, es decir, $75.836

millones de pesos.

Los compromisos no obligados en la vigencia 2011, fue de $56,219 millones

de pesos, es decir, el 74,1% quedó para ejecutar en la vigencia 2012.

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7



Fuente: Aplicativo SIIF Nación II - 31-12-2011

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8



1.1.2. CALIDAD – MECI.

En el 2010, La Superintendencia de Notariado y Registro inició el proceso

de certificación, mediante la aplicación de las normas NTCGP1 1000: 2009

e ISO2 9001: 2008, en el nivel central y en las Oficinas de Registro de

Instrumentos Públicos de Bogotá Zonas: Norte, Centro, Sur y la oficina de

Bucaramanga, cumpliendo con los requisitos de la norma, como

herramienta de gestión, permitiendo dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social.

En el 2011, se adelantó la auditoria de sostenimiento por parte del

ICONTEC, a los 11 Macro Procesos de la Entidad, incluido el Macro Proceso

de Gestión Registral de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de

Bogotá Zonas Norte, Centro, Sur y Bucaramanga. El resultado de dicha

auditoria conllevó al sostenimiento de la certificación notificada en el mes

de septiembre de 2011.

La entidad culminó el proceso de certificación de las oficinas de Registro

de Medellín Zonas Sur y Norte, Barranquilla, Valledupar y Manizales y con la

auditoria, al sistema de gestión de la calidad, realizada por el ICONTEC, se

amplió la certificación a dichas sedes, recibiendo previo concepto de

aprobación de la certificación, en el mes de diciembre de 2011.

1 NTCGP: Norma Técnica de Calidad Gestión Pública 2 ISO: Organización para la Estandarización Internacional

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1.2. DIVULGACIÓN COMUNICACIONES

En el 2011 se avanzo en el diseño e implementación de la primera fase de

la nueva imagen corporativa de la entidad; Actualmente estamos

utilizando el nuevo logo, producto de este cambio de imagen, en el que se

busca posicionamiento institucional. El cambio de imagen corporativa

obedece a la necesidad de la Entidad para tener una identidad propia, a

través de las actividades que ejecuta y que causan impacto a sus clientes.

En desarrollo de su nueva estrategia se realizaron 6 programas de televisión

en el Canal Institucional, sobre servicios de notariado y registro. “Fe

Pública” es un programa de la Superintendencia de Notariado y Registro,

en donde mediante entrevistas con los altos directivos de la

Superintendencia, los notarios y los registradores, se informa a la

ciudadanía sobre los servicios registrales y notariales que se prestan tanto

en la Superintendencia como las Oficinas de Registro y notarías.

Participamos en notas de actualidad en el programa de Televisión, del

Ministerio del Interior, llamado “Acceso”. Es un programa informativo,

donde participan las entidades adscritas al Ministerio. Cada semana

salimos al aire con un tema de actualidad y de interés para los

televidentes.

Se realizó el rediseño de la página web, cambiando la presentación y

trasladando la información de la actual a la nueva, con el fin de ofrecer

una página web más asequible a las necesidades del servicio al cliente.

Publicamos en la página web los comunicados de prensa sobre los

servicios que prestan en la Superintendencia de Notariado y Registro, las

Oficinas de Registro y Notarías, los planes, programas y proyectos y temas

de actualidad relacionados con nuestra visión y misión.

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2. PROCESOS MISIONALES

Conformados por los macro-procesos: Gestión Ley de Justicia y Paz,

Gestión Orientación, Inspección, vigilancia y Control Registral y Notarial,

Gestión Registral y Notarial, y Gestión Cultura de Servicio y Atención al

Ciudadano.

2.1. LEY JUSTICIA Y PAZ

En el tema de Justicia y Paz se ha efectuado las siguientes gestiones en

relación con la aplicación de las leyes 387 de 1997, Decreto 2007 de 2001,

Ley 975 de 2005, Ley 160 de 1994 y ley 1448 de 2011.

REGISTRO ÚNICO DE PREDIOS Y TERRITORIOS ABANDONADOS - RUPTA

RUTA COLECTIVA / RUTA INDIVIDUAL.

En cumplimiento a los Decretos 387 de 1997 y 2007 de 2001, la Entidad ha

expedido 20 Circulares para informar a los Notarios y Registradores del país,

sobre las zonas declaradas en desplazamiento forzado y el levantamiento

de los mismas. Para el año 2011 se obtuvieron los siguientes resultados

relacionados con las solicitudes de inscripción de protecciones por Ruta

Colectiva e Individual:

Tabla 2 Folio inscritos en 2011 por Ruta Colectiva e Individual.

DESCRIPCIÓN FOLIOS INSCRITOS EN 2011

RUTA INDIVIDUAL

FOLIOS INSCRITOS EN 2011

RUTA COLECTIVA

Folios de matrícula inmobiliaria inscritos con protección 1.673 4.767

Nota devolutivas 2.571 No Aplica

Levantamiento 399 No Aplica

Repetidas 1.185 No Aplica

Fuente: Base de datos Grupo de Justicia y Paz

Gráfica 1 Solicitud de inscripción ruta individual

Fuente: Base de datos Grupo de Justicia y Paz – RUPTA

InscritosNota

devolutivasLevantamiento Repetidas

AÑO 2011 1.673 2.571 399 1.185

AÑO 2010 1.497 3.385 119 699

1.673

2.571

399

1.185 1.497

3.385

119

699

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

REQ

UER

IMIE

NTO

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Gráfica 2 Comportamiento mensual de RUPTA 2011


Gráfica 3 Proceso para la protección de un predio


LEY 975 DE 2005 LEY DE JUSTICIA Y PAZ.

48 Bienes fueron reportados por Oficinas de Registro sobre los que tienen

o han tenido derechos reales los postulados solicitados por la Unidad de

Justicia y Paz.

La Superintendencia emitió la Resolución 1476 del 25-02 2011, por la

cual se adoptan códigos para la inscripción de las decisiones judiciales

adoptadas por los Fiscales de la Unidad de Justicia y Paz.

141

328

101

223 266

9 104

142

281

171

516

289

133 120 116 102

153

225

147

79 81 74

281

162

ene-11 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 nov-11 dic-11

NOTAS DEVOLUTIVAS INSCRIPCIONES

Petición del interesado

ante el Ministerio Público.

Ingreso de la solicitud al RUPTA por parte

del INCODER

Envio de solicitud a

Orip´s correspondiente

Inscribción de la

medida de protección y

envio a la SNR para la actualizació

n en el Sistema.

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ESTUDIOS ESPECIALES - DIAGNÓSTICOS REGISTRALES EN TIERRAS

Se realizaron ocho (8) visitas a las Orip´s Carmen de Bolívar, Sincelejo,

Corozal, Turbo, San Martín, Ocaña, Cúcuta y Marinilla, en donde se

analizaron aproximadamente 7.561 folios de matriculas inmobiliarias con

inscripciones provenientes de documentos con irregularidades de forma y

fondo y/o sin inscripción de la medida colectiva. Tabla 3 Visitas realizadas para diagnostico.

REGIÓN ESTUDIADA OFICINAS DE REGISTRO DE

INSTRUMENTOS PÚBLICOS

Montes de María Carmen de Bolívar, Corozal y

Sincelejo

Urabá Antioqueño Turbo

Departamento del Meta San Martín

Departamento de Norte de

Santander

Cúcuta y Ocaña

Oriente antioqueño Marinilla


Tabla 4 Tipologías Estudiadas

TIPOLOGÍA DESCRIPCIÓN

Ventas masivas. Se estudiaron las personas naturales y/o jurídicas que adquirieron más de 5

predios o 100 has en la región y las figuras jurídicas utilizada para la

transferencia o administración de dichos predios. Transferencia de predios

desde el año 2005.

Predios con

protección.

Se estudiaron los folios donde se encontraba inscrita una medida de

protección individual o colectiva, e igualmente se analizó aquellos predios

que deberían estar protegidos y no lo están. Se estudiaron las ventas

realizadas sobre estos predios. Inscripción de Protecciones desde el año 2005.

Predios del Fondo

Nacional Agrario

Se estudiaron el 100% de las adjudicaciones realizadas por el INCORA e

INCODER en parcelaciones del Fondo Nacional Agrario, sus restricciones y

procedimientos para las transferencias. Desde el año 1994.

Actualizaciones de

Áreas.

Se detectaron folios de matrículas inmobiliarias con actualizaciones de área

que superan hasta un 100% su cabida inicial.

Ventas Masivas Compra venta masiva de predios adjudicado como baldío en contravía de

lo establecido en el artículo 72 de la Ley 160 de 1994.


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Tabla 5 Resultados Obtenidos Estudios Especiales

NOMBRE PROBLEMÁTICA NÚMERO DE

PREDIOS

HECTÁREAS

Montes de Maria Se estudiaron las ventas masivas dadas en la

región, los predios transferidos que se

encontraban con medida de protección y

los predios que provienen de la Reforma

Agraria (Fondo Nacional Agrario).

1400 75.000

Escritura Falsa Puerto Lopez Mediante la inscripción de una Escritura Falsa

de la Notaria 23 de Bogotá D.C, se usurparon

28,900 hectáreas de Baldíos de la Nación, en

jurisdicción del Municipio de Puerto Gaitán

Meta, en el área donde Opera el Loco

Barrera

2 28.900

Falsa tradición sobre Baldío

de la Nación en San Martin

Meta

Hato los Laureles ha tenido una falsa

tradición que ha pasado por manos de la

Dirección Nacional de Estupefacientes e

INCORA y devuelta a sus antiguos

Ocupantes siendo un Predio de la Nación.

Informe a INCODER

1 15.000

Curvarado y Jiguamniando Se resolvieron cuatro accesiones, se

revocaron 17 inscripciones ilegales y

extemporáneas y se revocó la inscripción de

Ocho resoluciones presuntamente Falsas.

29 25.479

Predio Guaracú Predio que mediante escritura Adulterada, se

amplió el de 7.000 a 15.000 hectáreas y paso

de ser un baldío a propiedad privada.

1 17.000

Juez de Paz El juez quinto de paz de Barranquilla, ha

titulado predios en Barú Cartagena y en los

montes de maría - denuncia penal por la SNR

5 111

Caso Barranquilla Presunta Falsedad en Escritura 0419 en

cuanto a que el señor ya estaba muerto

cuando la firmo

12 250

Urabá Antioqueño (Turbo) Se detectaron una serie de irregularidades

relacionadas con falsificación de escrituras,

ventas masivas, resoluciones falsas del

INCODER.

1320 44.000

San Martin - Meta Se hallaron una serie de irregularidades

relacionadas con: ventas masivas,

resoluciones falsas del INCODER,

actualizaciones de áreas que superan el

100% su cabida inicial y escrituras falsas.

1400 183.000

Marinilla No se registra la información de cabida de

los predios en el folio de matricula.

2730 34.773*

Norte de Santander Se presentaron compra ventas masivas de

predios.

2967 35.000*

Total 9.867 458.513


Nota: Los datos suministrados en los informes de Marinilla y Norte de Santander corresponden a la suma de los

predios que registraron su extensión (numero de hectáreas), por lo tanto dichas cifras no reflejan el numero real

de hectáreas estudiadas, uno de los problemas identificados en ambos estudios es la falta de registro de la

información de cabida de los predios en los folios de matricula.

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APOYO INTERINSTITUCIONAL: UNIDAD ELITE DE BIENES FISCALÍAS PARA LA

JUSTICIA Y LA PAZ Y LA FISCALÍA DE ANTICORRUPCIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro ha apoyado a la Fiscalía

General de la Nación en cuanto a los estudios de títulos y conceptos

jurídicos en temas registrales y de tierras respecto de los predios que son

postulados para la reparación de víctimas por parte de los procesados

bajo la Ley de Justicia y Paz y en el proceso adelantado por la Fiscalía

Unidad Anticorrupción por presuntos hechos punibles en la región de

Montes de Maria.

Igualmente se ha orientado a las diferentes fiscalías de Justicia y Paz y

Unidad Anticorrupción, frente a la situación registral de folios de matrícula

inmobiliaria. También se realizó estudios jurídicos sobre la tradición de

aproximadamente 100 folios de Matricula

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Para la vigencia 2011 el presupuesto aprobado fue de $ 5.300.706.973 y

los recursos ejecutados alcanzaron la suma de: $ 5.127.642.527.

Creación de la Superintendencia Delegada para la Protección,

Restitución y Formalización de Tierras – Se adelantaron los estudios

técnicos para la creación de la Delegada con sus respectivos soportes,

actualmente se encuentra surtiendo su trámite en las entidades

encargadas para dichos asuntos (Ministerio de Justicia y del Derecho,

Departamento Administrativo de la Función Publica, Ministerio de

Hacienda y Presidencia de la Republica.

Capacitaciones 2011 – Se realizaron cuatro talleres registrales sobre

Leyes 387 de 1997, 975 de 2005, Decreto 2007 de 2001, Ley 160 de 1994

dirigidos a Registradores de Instrumentos Públicos del país, funcionarios

de Ministerio Público y Oficinas de Registro, capacitando a 190

registradores y a 450 calificadores.

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Adicionalmente se llevaron a cabo dos talleres de Presentación de

Informes a la Procuraduría y a Fiscalía de Justicia y Paz de los

diagnósticos registrales rurales de Montes de María y del Urabá

Antioqueño.

Registro Móvil - Se adjudicó por licitación pública el diseño y fabricación

de la Unidad Móvil de Registro, que será entregada a finales del mes de

Marzo de 2012, con la que se pretende:

o Ampliación de la cobertura registral.

o Mayor facilidad para el usuario en las transferencias de dominio o

negocios jurídicos.

o Conocimiento de la situación jurídica del bien inmueble por parte

del usuario.

o Atención a la población desplazada víctima de la violencia.

Visitas de Apoyo a las Orip´s - Se hicieron 35 visitas para apoyar en las

funciones de las oficinas a fin de prestar un mejor servicio registral a la

población desplazada. En especial a la Oficina del Carmen de Bolívar

en donde se inicio actuaciones administrativas relacionadas con

inconsistencias registrales encontradas en las investigaciones realizadas.

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS INCODER

Se gestionó los siguientes convenios interadministrativos con el Instituto

Colombiano para el Desarrollo Rural.

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Tabla 6 Convenios interadministrativos – INCODER

CONVENIO OBJETO

Convenio Marco No. 036 - 23-12-2010.

Actividades conjuntas en restitución de tierras.

(en ejecución)

Aunar esfuerzos interinstitucionales entre la

Superintendencia y el INCODER para ejecutar la política

agropecuaria y de desarrollo rural del Gobierno

Nacional.

Convenio Específico No. 001- 10-06-2011

Cruce de información adjudicación de baldíos de

los últimos 20 años

Aunar esfuerzos humanos, técnicos, económicos y

logísticos para avanzar en objetivo de lograr el cruce de

información entre ambas entidades, a fin el de facilitar

los procesos misionales de cada una de ellas.

Convenio Específico No. 002 -10-06-2011

Trabajo conjunto en la restitución y formalización de

predios en zonas priorizadas por el gobierno

nacional.

Aunar esfuerzos Humanos, técnicos, económicos y

logísticos entre las dos entidades en el área de

cooperación denominada en el Convenio Marco de

Cooperación como INTERVENCIÓN ZONIFICADA, a fin de

desarrollar conjuntamente planes de acción priorizados

por zonas de intervención, que permitan diagnosticar el

estado actual de la propiedad rural en Colombia.

FUENTE: Grupo de Ley de Justicia y Paz

Tabla 7 Otros Convenios

CONVENIO OBJETO

Convenio interadministrativo marco de cooperación

suscrito entre la superintendencia de notariado y

registro y parques nacionales naturales de Colombia

31-12-2011

El presente convenio tiene por objeto aunar esfuerzos

interinstitucionales (humanos, técnicos, económicos y

logísticos) entre Parques Nacionales Naturales de

Colombia y la Superintendencia de Notariado y

Registro, con el fin de realizar un diagnóstico de la

situación registral de los predios ocupados en

jurisdicción de los parques nacionales naturales que

sean priorizados, que servirá de insumo para la

iniciación de los trámites administrativos tendientes a

invalidar las inscripciones de propietarios ilegales y su

posterior registro a favor de la Nación

FUENTE: Grupo de Ley de Justicia y Paz

2.2. ORIENTACION, INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL REGISTRAL

VISITAS A LAS OFICINAS DE REGISTRO DEL PAIS.

En el 2011 se realizaron ciento siete visitas a las Oficinas de Registro de

Instrumentos Públicos para revisar y hacer seguimiento a la gestión

realizada. El resultado de las visitas y sus correspondientes requerimientos

son enviados a las dependencias encargadas de resolverlos.

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17



Tabla 8 Visitas realizas a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos 2011

VISITAS DE APOYO

JURIDICO, ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

VISITAS DE INTERVENCION

POR ASPECTOS JURÍDICOS,

ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS

VISITAS ESPECIALES

OFICINA No.

Visitas

OFICINA No. Visitas OFICINA No.

Visitas

Agua de Dios 1 Armenia 1 Cali 1

Bogotá Centro 1 Barranquilla 2 El Carmen de Bolívar 1

Bogotá Norte 1 Bogotá Centro 3 Cartagena 1

Turbo 1 Bogotá Norte 3 Málaga 1

Florencia 1 Bogotá Sur 3 San Juan del Cesar 1

Magangué 1 Calarcá 1 Calarcá 1

Zipaquirá 1 Cali 1 Pasto 1

Buenaventura 1 Cartagena 1 San Martín 1

Carmen de Bolívar 1 El Banco 1 Santa Marta 1

Puerto López 1 Tunja 1 Facatativá 1

Ubaté 1 Buga 1 TOTAL 10

Villavicencio 1 Ubaté 1

Santa Marta 1 Facatativá 1

Puerto Carreño 1 Puerto López 1

San Martín 1 Corozal 1

Aguachica 1 TOTAL 22

Corozal 1

Espinal 1

Cartagena 1

Yopal 1

Calarcá 1

La Dorada 1

Pasto 1

Valledupar 1

Riosucio 1

TOTAL 25

Fuente: Base de datos Superintendencia Delegada para el Registro

VENTANILLA UNICA DE REGISTRO – VUR

Gracias a la estabilidad y consolidación del servicio de Ventanilla Única de

Registro, durante el año 2011 se amplió el alcance transaccional y territorial

así como la innovación en materia de integración de los sistemas registrales

(Folio magnético – SIR).

Para facilitar este servicio en el campo jurídico se emitieron actos para:

La estandarización en las notarias y el tiempo para la realización de las

transacciones dentro del alcance VUR a dos días.

/


18



Dar validez a las consultas por concepto de impuesto predial realizadas

a través de la plataforma VUR en virtud del webservices desarrollado

con la Secretaria de Hacienda del Distrito y dando cumplimiento a lo

establecido en la Ley 1430 de 2010 y el acuerdo 469 de 2011.

Ampliar el alcance del modelo de servicio de la Ventanilla Única de

Registro VUR, para que los servicios que esta ofrece puedan ser

utilizados en todo tipo de actos de transferencia de dominio de bienes

inmuebles.

También se desarrolló e implementó el webservices de consulta con la

Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y la Secretaria De

Hacienda Distrital en Bogotá y Secretaria De Hacienda Distrital en

Barranquilla.

En cuanto a los puntos de atención, se extendió la prestación del servicio

al SuperCade de Fontibón. Se puso al aire una cuña radial

promocionando los servicios de expedición de certificados en la red Super

CADES de la ciudad de Bogotá y se capacitó en “servicio al cliente y

trabajo en equipo” a todos los operadores. La prestación de este servicio

se amplió a las ciudades de Manizales y Valledupar.

También se logró la suscripción del Convenio Interadministrativo con la

Gobernación del Valle con el fin de lograr la integración locativa de la

liquidación y recaudo del impuesto de registro en la ORIP.

ESTADISTICA VUR 2011 Tabla 9 Principales estadísticas del Sistema VUR en Bogotá

NOMBRE CONSULTA TOTALES

DATOS BÁSICOS DEL INMUEBLE 145.511

ESTADO DE CUENTA POR CONCEPTO DE PREDIAL SHD 173.127

ESTADO DE CUENTA POR CONCEPTO DE VALORIZACIÓN IDU 63.216

ESTADO JURÍDICO. 244.057

Total general 625.911

Fuente: Base de Datos del VUR

Tabla 10 Principales estadísticas del Sistema VUR en Barranquilla

NOMBRE CONSULTA TOTALES

DATOS BÁSICOS DEL INMUEBLE 6.020

ESTADO JURÍDICO 29.976

Total general 35.996

Fuente: Base de Datos del VUR

/


19



ESTADISTICAS SOBRE LA INTERRELACION BASES DE DATOS DE REGISTRO –

CATASTRO

El objetivo fundamental del proyecto es regularizar la tenencia de predios

en el país y modernizar el sistema de registro-catastro de manera que

permita en ambas bases de datos una descripción clara y coincidente del

inmueble y se logre que la transferencia y consulta de información entre la

Superintendencia de Notariado y Registro y el catastro del país sea ágil y

efectiva en términos de tiempo y calidad.

Los logros alcanzados en este proyecto son:

Interrelacionaron de 123 municipios de 120 programados

Implementación del módulo ICARE en ciento veintitrés (123) municipios,

equivalentes a 482.640 folios de matricula inmobiliaria incluidos los de

falsa tradición (443.232 Folios de Propiedad 39.408 Mejoras). Total

municipios interrelaciones durante la vigencia del proyecto ochocientos

ochenta y cinco (885).

Incorporación de los libros del Antiguo Sistema a Folio de Matricula

Inmobiliaria 74.491 folios tramitados.

Inclusión número catastral para el año 2011.

o En sistema Folio Magnético 1.948.130 folios de matrícula

inmobiliaria equivalentes a 257 municipios.

o En sistema SIR 1.134.049 folios de matrícula inmobiliaria

equivalentes a 243 municipios

2.3. DIRECCION DE REGISTRAL

En desarrollo de la capacitación que estuvo enmarcada dentro del tema

de Ética, se realizaron talleres en Bogotá y Medellín a los que asistieron 191

y 56 funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

Para el manejo de los expedientes de segunda instancia, se definieron los

requerimientos funcionales para la implementación del software

entregado por la Alcaldía Mayor de Bogotá, Durante esta vigencia

ingresaron un total de 586 expedientes de los cuales fueron finalizados 354

y están pendientes de tramitar 232.

/


20



2.4. ORIENTACIÓN, INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

CONCURSO PÚBLICO DE MÉRITOS

Para el nombramiento de 159 notarios en los diferentes círculos notariales

del País, de los cuales corresponden: 20 para notarías de primera

categoría, 32 para notarías de Segunda Categoría y 107 para notarias de

tercera categoría, se suscribió el convenio No. 567 de 2010 con la

Universidad Nacional de Colombia.

Para este concurso se registraron 25.190 ciudadanos, de los cuales

terminaron su inscripción 17.523. De ese número 11.123 fueron admitidos al

concurso distribuido en: primera categoría, 1.902, en segunda categoría

2.674 y en tercera categoría 6.547. De este número y una vez surtidos los

recursos respectivos, fueron convocados a prueba de conocimientos 8.474

concursantes, a la que se presentaron efectivamente 6.060, es decir el 75%

del total de los convocados. Interpuestos los recursos, fueron llamados a

entrevista aquellos concursantes que sumado su puntaje de méritos y

antecedentes tuvieren un puntaje ponderado de más de 50 puntos, para

un total de 2.071 convocados a entrevistas, discriminados así: Bogotá 950

concursantes, Cali: 368, Medellín 311, Barranquilla 239 y Bucaramanga 203.

Igualmente, el Consejo Superior aprobó 10 Acuerdos regulatorios para el

del concurso.

ESTADISTICAS DEL CONCURSO.

La notaria que mayor número de postulantes tuvo fue la notaria 66 del

Círculo de Bogotá de primera categoría, con un total de 669 personas.

La notaria que tuvo el menor número de postulantes fue la notaría

Única de Alto Baudó –Choco, con 81 postulantes.

El máximo puntaje obtenido fue 89.46 y la media 71.5.

Con el acuerdo No. 029 del 15 de diciembre de 2011, proferido por el

Consejo Superior de la Carrera Notarial se aprobó el listado de lista de

elegibles conformados por círculo notarial con nombres y documentos de

identidad de quienes en estricto orden descendente obtuvieron los

puntajes mayores consolidados por encima de los sesenta puntos (60)

puntos, como resultado de todas las etapas surtidas en el concurso.

/


21



La lista de elegibles quedo conformada por mil seiscientos 1.620 personas

y su vigencia será de dos (2) años, contados a partir de la fecha de su

publicación.

VISITAS GENERALES REALIZADAS A NOTARIAS:

Las visitas realizadas a las notarias durante los meses octubre a diciembre

del 2011 se hicieron a los siguientes Departamentos:

Tabla 11 Relación de visita a notarias por Departamento

DEPARTAMENTO TOTAL NOTARIAS

VISITADAS

CORDOBA 3

PUTUMAYO 3

META 6

SUCRE 6

GUAJIRA 6

NARIÑO 8

RISARALDA 9

CASANARE 10

BOYACA 11

QUINDIO 11

CALDAS 12

NORTE DE SANTANDER 12

HUILA 13

MAGDALENA 18

ATLANTICO 18

BOLIVAR 18

CESAR 19

TOLIMA 20

SANTANDER 23

ANTIOQUIA 27

VALLE DEL CAUCA 32

TOTAL GENERAL 285

Fuente: Base de datos Superintendencia Delegada para el Notariado

ADOPCIÓN DEL SISTEMA BIOMÉTRICO EN LA IDENTIFICACIÓN Y SERVICIO DE

REGISTRO CIVIL EN LINEA

El convenio No 00311 del 14 de julio de 2011, celebrado entre la

Registraduría Nacional del Estado Civil, el Ministerio de la Tecnología de la

Información y las Comunicaciones, el Fondo de Tic-, La Superintendencia

de Notariado y Registro y Registro y la Unión Colegiada del Notariado

Colombiano, permitirá que a Partir de Julio del año 2012, todos los

ciudadanos tengan la oportunidad de identificarse en las notarías

Colombianas, mediante el sistema biométrico en el que se adoptará el uso

obligatorio de la huella digital, dando seguridad jurídica a los actos

notariales.

/


22



2.5. DIRECCIÓN DE GESTIÓN NOTARIAL

La Superintendencia con el objeto de desarrollar actividades tendientes a

optimizar el trámite de los asuntos administrativos del notaria, adelantó la

expedición 7.100 actos administrativos que concedieron permisos y

licencias a notarios del país, de acuerdo con los requerimientos de cada

uno de ellos.

Así mismo se implementó la expedición de certificaciones laborales por

tiempo de servicio en el cargo de notario, sustentado en la información

contenida en el aplicativo de hojas de vida.

En cuanto al concurso público de méritos para la selección de notarios,

tramitó los decretos y comunicaciones sobre los nombramientos de

notarios designados en la lista de elegibles, también analizó y revisó la

documentación presentada por cada uno de los designados para el

proceso de posesión y apertura o actualización de la correspondiente hoja

de vida.

Otra de las gestiones adelantadas por la Dirección Notarial corresponde a

la actualización y conservación de la base de datos para trámites

sucesorales, con un aplicativo adecuado y sencillo, que permita a los

notarios del país alimentarlo permanentemente y mantener una

información confiable y verás.

REPARTO NOTARIAL

Se emitió la Resolución No. 10137 del 23 de noviembre de 2011 que

determinó el procedimiento para el trámite del reparto notarial,

modificado por la Resolución No.10935 del 15 de diciembre de 2011, que

regula el trámite para el reparto notarial.

/


23



GESTIÓN DOCUMENTAL.

La identificación de técnicas y prácticas ha permitido que en el flujo de

documentos recibidos, se determine la importancia y los tiempos de

respuesta de cada documento o solicitud, así como los documentos que

deben guardar o eliminar y asegurar la conservación indefinida de los

documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y

economía.

Lo anterior ha permitido mantener un control mediante hojas de ruta,

aplicación la implementación de la Ley 594 del 2000, relacionada con el

Archivo General. Este desarrollo permite adelantar un proceso archivístico

oportuno, facilitando la información necesaria y requerida.

2.6. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCION AL CIUDADANO

Se implementó comunicaciones con los notarios y registradores, evaluando

las Preguntas, Quejas, Reclamos, Solicitudes y consultas, en donde se

estable un término de tres días hábiles, para que se de respuesta al

ciudadano de forma eficaz, eficiente y efectiva.

Gráfica 4 Principales ejes temáticos de consultas.

Fuente: Base de datos Aplicativo SAC

MEJORAMIENTO DE TRÁMITES INSTITUCIONALES.

En cuanto a las funciones de certificación del estado civil de las personas,

del cargo de notario y apostillaje que se realizaban en la

Superintendencia, fueron trasladadas a las entidades del estado que por

competencia funcional deben responder, excepto los casos presentados

de acuerdo con el articulo 3 del decreto 2092 de Junio 10 de 2010.

9

15

16

56

61

65

85

94

271

300

329

467

938

951

3.041

Tarifas Notariales

Informacion Proceso Notarial

Informacion proteccion al registro unico de Predios

Horario Atencion ORIPs

Direccion SNR

Solicitud de posesion regular (ley 1183 del 2008)

Informacion Proceso Registral

Horarios y Turnos Notarias

Direccion y Telefono Notarias

Nit de la SNR

Direccion y Telefono ORIPs

Información Registro Civil

Requisitos para expedicion de Certificados de…

Certificación de la firma de Notario y Horario de…

Consultas Generales

/


24



3. PROCESOS DE APOYO.

Conformado por los macro-procesos Gestión Humana, Gestión Financiera,

Gestión Logística, Gestión Tecnológica, Gestión Jurídica.

3.1. GESTION HUMANA

3.1.1. INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN

Mejorar la calidad de la prestación de los servicios, proporcionar

herramientas y habilidades que necesitan los servidores de la SNR, para

realizar su trabajo generando con ello el bienestar general y la

consecución de los fines que le son propios, así como garantizar el

conocimiento efectivo y duradero de competencias y capacidades

específicas en los servidores públicos y en la Entidad.

Para la vigencia 2011 se aprobó el Plan Institucional de Capacitación 2011,

en cumplimiento de este objetivo si bien se habían programado capacitar

a 770 funcionarios, con la gestión adelanta se superaron las expectativas

en mas de un 300% logrando capacitar 2.478 funcionarios de todo el País y

del nivel central, en diferentes temáticas.

De igual manera se aprovechó la capacitación y formación ofrecida por

diferentes entidades, tales como: Capacitación impartida por entidades

estatales: ESAP, SNR-OCID, Ministerio de Justicia, Fiscalía General de la

República, ARP- Positiva, Escuela Latinoamericana de Liderazgo, Imprenta

Nacional, Dirección Nacional de Estupefacientes, FONADE, ISS, ICONTEC,

SENA, Registradora Nacional, MICROSOFT.

Para el logro de los objetivos propuestos en el Plan Institucional de

Capacitación 2011, se organizaron encuentros Registrales y talleres de

calificadores con la asistencia de los Registradores, calificadores, cajeros y

Liquidadores.

Tabla 12 Temática de Capacitaciones realizadas año 2011

SEMINARIOS

Régimen disciplinario del servidor

público

Planeación Estratégica

Estatuto de título de tierras

Servicio al Cliente

Contratación Pública II

CURSOS

Sensibilización y Pedagogía

preventiva de la Responsabilidad

Disciplinaria

Norma NTCGP-100

Fundamentos Implementación del

SGC

TALLERES

Indicadores de Mando Integrado

Taller de Liderazgo

Sensibilización del Iris y Gestión

Documental

Talleres y encuentros registrales

/


25



Contratación Administrativa

Antiguo Sistema

Atención al Ciudadano

SIIF-Ingresos y Devoluciones

Sistema de Gestión de Calidad

Aplicativo SIIF Nación II

Grupo de Apoyo de la Inspección

de Vigilancia

Nuevo Código Contencioso

Administrativo

Nuevo Estatuto Anticorrupción - Ley

1474 de 2011

Herramientas Estadísticas

Excel Básico

Estilo de Afrontamiento del Estrés

Medio Ambiente

Autoestima y Motivación

Actualización en Derecho

Disciplinario

CHARLAS

Charla Motivacional

Desarrollo y Crecimiento Personal

Charla Pensiones

Talleres cajeros

DIPLOMADOS

Estadística Básica

Gestión Pública Territorial

Tabla 13 Los temática de capacitación dirigidos a los Registradores, calificadores, cajeros y funcionarios de las

Orip´s

TALLERES REGISTRALES DE PROTECCION,

FORMALIZACION Y RESTITUCION DE TIERRAS

Ley 1448 de 2011-Ley de Victimas

Ley 1448/2011 SNR en la Restitución de Tierras

“Protección, Restitución y Formalización de Tierras”

Taller “Protección de Tierras”

Taller “Relaciones Interpersonales”

Atención al Ciudadano

Contratación Administrativa

SIIF

Meci-Calidad, Acuerdos de Gestión

Seguridad Informática

TALLERES DE PROTECCION, FORMALIZACION Y RESTITUCION

DE TIERRAS II

Estatuto Registral y sus Modificaciones

Ética

Propiedad horizontal

“Novedades Jurisprudenciales en el Registro”

“Despojo de Tierras”

Taller Ley 160 de 1.994, UAF y Reforma Agraria (Baldíos

Parcelas II Parte)

Taller Ley 160 de 1.994, UAF y Reforma Agraria (Baldíos y

Parcelas II Parte)

Ley 1448 de 2011-Ley de Victimas


Protección de Tierras

El Papel de la SNR en el Marco de la Ley 1448, Protección,

Restitución y Formalización de Tierras

Acción Preventiva Disciplinaria

Ley 1182 y 1183 “Saneamiento a la Propiedad”

Taller “Estrategias Comunicacionales de Proyecto de

Tierras”

Actualización de Cabidas y Linderos

Medidas Cautelares Reales, y Coactivas; Extinción de

Dominio, en Procesos de Justicia y Paz, y para la

Restitución de Tierras


Intervención Superintendente Delegada para el

Notariado

Actuaciones Administrativa para Corregir Errores en la

Titulación de Tierras

Taller por Equipos – Exposición de Casos

/


26



3.1.2. TALENTO HUMANO

ENCARGOS DE FUNCIONARIOS CON DERECHOS DE CARRERA

ADMINISTRATIVA.

En cumplimiento de lo establecido en los Decreto 775 y 2929 de 2005, 4968

de 2007, en concordancia con la circular 29 de 15 de marzo de 2007,

proferida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, se han efectuado 105

encargos de los funcionarios con derechos de carrera administrativa para

ocupar temporalmente empleos de superior jerarquía.

RESTRUCTURACIÓN

EXPEDCIÓN DEL NUEVO MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS.

En cumplimiento de los Decretos 2163 y 2164 de 17 de junio de 2011, se

dictó la Resolución 6128 de 28 de julio del mismo año para adoptar el

Manual Específico de funciones y Competencias laborales para los 2.352

empleos de la planta global de personal de la Entidad.

Se efectuaron las modificaciones requeridas por el Departamento

Administrativo de la Función Pública, el Programa de Renovación de la

Administración Pública, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio del Interior y

de Justicia, lo que llevó a la culminación del proceso de restructuración y

se obtuvieron los siguientes cambios.

Gráfica 5 Planta de personal periodo 2010 vs. 2011

Fuente: Base de datos Grupo Talento Humano

Nota: Cambios reflejados a partir del 1º de agosto de 2011.

Gráfica 6 Asignación Salarial periodo 2010 vs. 2011

11 2

629

307

1341

205

6

597

296

1248

NIVEL DIRECTIVO NIVEL ASESOR NIVEL

PROFESIONAL

NIVEL TÉCNICO NIVEL

ASISTENCIAL

AÑO 2010 AÑO 2011

/


27



Fuente: Base de datos Grupo Talento Humano

Los cambios más significativos fueron: disminución el porcentaje de cargos

en el nivel asistencial y técnico, en consecuencia se incrementan los

niveles asesor y directivo.

En reconocimiento a la preparación de los funcionarios de la Entidad y al

galardón de los mejores funcionarios por niveles jerárquicas y mejores

equipos de trabajo se realizaron 25 nuevos encargos en el nivel central y 70

en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para los funcionarios de

carrera administrativa. Para el caso de los funcionarios en provisionalidad

se hicieron 61 nuevos nombramientos en el nivel central y 128 en las

Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

FUNCIONARIOS CON ESTATUS DE PENSIÓN

En noviembre de 2010 se encontraban 75 funcionarios de carrera

administrativa con estatus de pensión y 22 en provisionales en la misma

situación, con la gestión adelantada por el Superintendente de Notariado

y Registro ante la Directora del Instituto de Seguro Social, se han obtenido

las Resoluciones de reconocimiento de pensión de 133 funcionarios a los

cuales se les ha retirado por entrar en la nómina de pensión tanto de ISS

(110) como de Cajanal (23)

RESTRUCTURACION FASE III

La Superintendencia con base en lo establecido en el artículo 46 de la Ley

909 de 2004, realizó convenio con la Universidad Nacional de Colombia

para adelantar la restructuración de la Entidad.

$ -

$ 5.000

$ 10.000

$ 15.000

$ 20.000

$ 25.000

$ 30.000

$ 35.000

$ 40.000

$ 45.000

NIVEL

DIRECTIVO

NIVEL ASESOR NIVEL

PROFESIONAL

NIVEL

TÉCNICO

NIVEL

ASISTENCIAL

Milla

res

AÑO 2010

AÑO 2011

/


28



3.1.3. GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO

En relación con el recurso humano, la Superintendencia ha desarrolla las

siguientes actividades para incentivar a los funcionarios tanto de carrera

administrativa como de provisionalidad, dentro de estas tenemos:

BIENESTAR - ESTÍMULOS E INCENTIVOS

Créditos educativos

ICETEX

Créditos para financiar estudios de: Pregrados, Especializaciones y Maestrías. 35 –II

semestre 2010: $ 83,429,845 y 77 créditos aprobados en I y II semestre 2011 por $

159,517,545

Plan de Estímulos e

Incentivos

Mejor Funcionario Mes a Mes, Torneo Inter-empresa I semestre Colsubsidio 2011, Día de la

Mujer, Día de la Secretaria, Día de la Niñez, Equipos Disciplinas Deportivas I y II semestre

Nacional (presupuesto SNR $10.546.488), Feria artesanal y Empresarial de Funcionarios, Día

del Conductor, Día de la Familia, Torneo Inter-empresa II semestre Colsubsidio 2011, Día

Nacional del disfraz Nacional (presupuesto Total SNR $ 31,470,000 ), Bienvenida la Navidad

Nacional (presupuesto de la SNR 189 Orip´s y nivel central $ 138,540,000 y Novenas.

Elección de mejores

servidores públicos y

mejor equipo de

trabajo

Por nivel ocupacional: Profesional, Técnico y Asistencial para las Oficinas de Registro y Nivel

central. Mejor Equipo de Trabajo Nacional.

24 Elegidos nivel nacional. Incentivo pecuniario 1er. Puesto..$21.000.000

SALUD OCUPACIONAL

Programa de salud

ocupacional

Levantamiento del panorama de riesgo y condiciones de salud a nivel Nacional.

Brigadas de: Primeros Auxilios e Incendios y Evacuación y Rescate.

Elección de Nuevos Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO y

capacitación.

Actividades de

promoción y

prevención en salud

gestión ambiental –

PIGA

brigadas

Semana Nacional de la Salud, Brigadas de salud, Valoraciones físicas a deportistas,

Jornadas de vacunación. Encuentros psicosocial – NATURA.

Campaña: “Mes de las Buenas Prácticas Ambientales”, Inspección ambiental,

Evaluación del PSO-Revisión Programa y revisión PIGA

Simulacro y pista de entrenamiento.

Ergonomía

COPASO

mesa laboral

Valoración puestos de trabajo y pausas activas. Software y acompañamiento.

Elección COPASO nacional y capacitación en Responsabilidad Legal en Salud

Ocupacional

Mesa Laboral Nacional. Análisis de casos especiales de enfermedad Profesional.

Intervención Psicosocial. Consulta y talleres de stress, relaciones humanas y manejo

de conflicto.

IMPLEMENTACIÓN DE

CONTROL DE

ADICCIONES

Presencial: 29 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y modalidad virtual: 165

oficinas restantes.

Bogotá asistieron 458 funcionarios del nivel central y norte, centro y sur y 566

funcionarios de las ORIP: Armenia, Calarcá, Pereira, Dosquebradas, Manizales,

Barranquilla, Cartagena, Cali, Buga, Palmira, Montería, Sincelejo, Bucaramanga

Cúcuta, Medellín Zona Norte y Sur, Valledupar, Villavicencio, Pasto, Popayán,

Ibagué, Neiva, Facatativá y Tunja; Total:1024 asistentes.

/


29



EVALUACIÓN DESEMPEÑO

DISEÑO DEL MODELO

PROPIO DE EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO

LABORAL PARA LA S.N.R.

– MODELO GESTION

HUMANA.

• Modelo propio de EDL para SNR

• Formato de EDL SNR

• Diccionario competencias comportamentales.

• Guía Evaluadores y evaluados.

• Normas de competencia funcional.

• Prueba Piloto

• Presentación para aprobación ante la Comisión Nacional del Servicio

Civil

GESTIÓN EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO

LABORAL

INFORME II PERIODO 2010

INFORME I PERIODO 2011

Funcionarios Carrera administrativa:1292

Evaluaciones remitidas :1151

NIVEL DESTACADO 90%-100%: 943 (88%)

NIVEL SATISFACTORIO 66% -89%: 207 (18%)

NIVEL NO SATISFACTORIO menor a 66% : 0.

Funcionarios 1225

Evaluaciones reportadas 1116

NIVEL DESTACADO90%-100%: 909 (82%)

NIVEL SATISFACTORIO 66% -89%: 205 (18%)

NIVEL NO SATISFACTORIO menor a 66% : 0.

GESTIÓN ETICA

SOCIALIZACIÓN DE PRINCIPIOS Y

VALES

Mensajes correo electrónico. Chat. Charla en taller registral. Campaña de

difusión.

3.1.4. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Durante el año 2011, La Superintendencia emitió fallos de gran

connotación nacional.

FALLOS DISCIPLINARIOS

Durante el año 2011 se emitieron 15 fallos de los cuales 14 fueron

sancionatorios y 1 absolutorio.

Orip Acacias - Meta: se emitió fallo de destitución e inhabilidad por 15

años para ocupar cargos públicos al Registrador.

Orip Agua de Dios -Cundinamarca: destitución e inhabilidad por 15

años para ocupar cargos públicos a la Registradora.

Orip Barranquilla- Atlántico: destitución e inhabilidad de 10 años para

ocupar cargos públicos a funcionario.

Orip San Juan de César-Guajira, Sincelejo-Sucre, Palmira-Valle, Corozal-

Sucre, San Vicente del Caguán y Florencia-Caquetá: se realizaron

suspensiones e inhabilidades de 9 funcionarios por periodos de 2 a 12

meses.

/


30



Orip San Vicente del Caguán y Florencia Caquetá: 6 funcionarios

destituidos e inhabilitados para ocupar cargos públicos, 1 por 20 años y

5 por 15 años.

Orip San Martín-Meta: se destituyen e inhabilitan para ocupar cargos

públicos por 15 años tres funcionarios, incluido el Registrador.

Orip Bogotá- Zona Norte: se emitió un fallo absolutorio de cinco

funcionarios.

Orip Tulúa- Valle del Cauca: Destituido e inhabilitado para ocupar

cargos públicos por 10 años a 1 funcionario. En el mismo fallo fue

absuelto otro funcionario.

Orip Medellín-Sur: destituida e inhabilitada funcionaria para ocupar

cargos públicos por 10 años.

Orip Medellín-Sur: Se destituye e inhabilita para ocupar cargos públicos

por 10 años, funcionaria que ya había sido destituida por otros hechos.

(Misma funcionaria del numeral 9)

Orip Barrancabermeja-Santander: Destituida e inhabilitada funcionaria

para ocupar cargos públicos por 12 años.

Durante el periodo de 2011 fueron emitidos 15 fallos con los cuales se

sancionaron 28 funcionarios en las distintas Orip´s del país.

INHABILIDAD POR TIEMPO

TIEMPO FUNCIONARIOS

DESTITUCIÓN E INHABILIDAD DE 20

AÑOS 1


AÑOS 10


AÑOS 1


AÑOS 5

SUSPENSIÓN DE 1 A 12 MESES 11

ABSOLUTORIO 1

ACTUACIONES VARIAS

Derechos de petición, Tutelas, Oficios

ACTUACIONES VARIAS Nº

DERECHOS DE PETICIÓN 77

TUTELAS 5

OFICIOS (COMUNICACIONES DE ACTUACIONES DISCIPLINARIAS) 2.868

ACTUACIONES DISCIPLINARIAS FINALIZADAS:

Inhibitorios, Terminaciones (Archivos Definitivos).

ACTUACIÓN EXPEDIENTES

INHIBITORIOS 209

TERMINACIONES (ARCHIVOS DEFINITIVOS) 136

ACTUACIONES DISCIPLINARIAS:

(Indagaciones Preliminares-Investigaciones Disciplinarias-

Cargos Disciplinarios).

ACTUACIÓN EXPEDIENTES

INDAGACIONES PRELIMINARES 211

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS 79

CARGOS DISCIPLINARIOS 31

Fuente: Base de datos Control Interno Disciplinario

NOTIFICACIONES:

(Por estado, por edicto, personales)

NOTIFICACIONES Nº

POR ESTADO 139

POR EDICTO 57

PERSONALES 168

/


31



/


32



$ 118,04

$ 193,63

$ 69,68

LEY 55

EXCEDENTES FINACIEROS

OTROS RECURSOS TRANFERIDOS A LA

NACION (CARCELES)

MILES DE MILLONES

3.2. GESTIÓN FINANCIERA

3.2.1. PRESUPUESTO

Comparando la ejecución presupuestal para el periodo enero-diciembre

de 2010 con respecto al 2011, se ejecutó en el 2010 el 84.86% y para el

mismo periodo de 2011 se ejecuto el 89.95%, siendo superior la ejecución

para el 2011 en el 5.04%.

Tabla 14 Comparativo presupuesto de gastos apropiado vs ejecución de gastos año 2011

ITEM APROPIADO EJECUTADO % EJECUCION

FUNCIONAMIENTO $ 468.253.600.000 $ 421.567.850.324 90,03%

INVERSION $ 215.944.600.000 $ 193.869.117.824 89,78%

TOTAL $ 684.198.200.000 $ 615.436.968.148 89,95%

FUENTE: Base de datos Grupo de Presupuesto

El presupuesto ejecutado acumulado al mes de diciembre de 2011

corresponde a la suma de funcionamiento más inversión con una cantidad

de $615.436.968.148. Teniendo en cuenta el monto total del presupuesto

para la vigencia 2011 se ha ejecutado porcentualmente el 89.95%. En

funcionamiento la suma de $421.567.850.324 correspondiente al 90.03% y

para la inversión la suma de $193.869.968.148 correspondiente al 89.78%,

de lo ejecutado.

Gráfica 7 Transferencias a la Nación 2011


TOTAL DE TRANFERENCIAS $ 381.346.380.000

/


33



Disminución presentada por la liberación de algunos CDPs que estaban

comprometidos y hubo la necesidad de liberarlos como:

Sueldos, prima técnica salarial, Prima de servicios, prima de navidad, horas

extras, indemnización por vacaciones, honorarios, mobiliario y enseres,

dotaciones, mantenimiento de bienes inmuebles, mantenimiento de bienes

muebles, equipos y enseres, seguros generales, arrendamiento de bienes

muebles, viáticos y gastos de viaje al interior, servicios de bienestar social,

sentencias y conciliaciones, reposición y recuperación de la infraestructura

registral del orden nacional, estudios de vulnerabilidad y obras de

reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro de instrumentos

públicos a nivel nacional, construcción de la nueva sede de la SNR en

Bogotá, sistematización y modernización de los servicios de la SNR a nivel

nacional, sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la

SNR, diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para

la ventanilla única de registro a nivel nacional, asistencia técnica de la

administración central a la sistematización de oficinas de registro,

implementación interrelación catastro registro nacional y mesadas

pensiónales liquidado FONPRENOR.

3.2.2. CONTABILIDAD.

La Superintendencia bajo los lineamientos del Ministerio de Hacienda

capacitó a las Oficinas de registro Principales y Nivel Central en la

implementación e ingreso en producción del aplicativo SIIF Nación II.

Mediante charlas, talleres e instructivos para facilitar el ingreso de la

información contable.

Gráfica 8 Avance Implementación de Macroproceso SIIF Nación II

100% 95%

90%

45%

100%

Gestion de Gastos Gestion de Ingresos Gestion Contable Gestion Bienes yServicios

Configuracion

/


34



En el sistema de gestión de ingresos, se realizó el cargue de los valores

según extractos de diciembre de 2010 a octubre de 2011 contabilizando

los ingresos en un 95%. Se capacitaron los funcionarios de 195 subunidades

y para el sistema de Gestión Contable, se cargaron los saldos iniciales de

193 oficinas de registro y el nivel central, así como las devoluciones del año

2010. Esta en proceso de carga las devoluciones de 2011 de las 193 Orip´s.

Centralización del Nit de las Orips con el nivel central se lleva un total de

139 oficinas al mes de diciembre de 2011, con un 72.02% centralizado del

total de oficinas de registro.

3.2.3. TESORERIA

Los ingresos por Ley de presupuesto para el año 2011 se cuantificaron en

$425.158.000.000.00, el acumulado al mes de diciembre de 2011 suma de

$438.599.773.569 correspondiente al 103.16%, superando con un valor

absoluto de $13.441.773.569, equivalente a un 3.16% superior a la ley de

presupuesto. Gráfica 9 Iingresos por ventas de bienes y servicios programado 2011 vs. Ingresos por venta de bienes y servicios

ejecutado 2011

FUENTE: Base de datos Aplicativo SIIF

Los ingresos recibidos por la venta de servicios durante el periodo enero-

diciembre de 2010 fue de $396.288.240.585 y para el mismo periodo de

2011 la suma de $438.599.773.569 con una variación absoluta positiva de

$42.311.532.964 equivalente a un incremento porcentual del 10.68%.

$ 438,60

$ 425,16

$ -

$ 50,00

$ 100,00

$ 150,00

$ 200,00

$ 250,00

$ 300,00

$ 350,00

$ 400,00

$ 450,00

$ 500,00

Mile

s d

e m

illo

ne

s

INGRESOS ACUMULADOS META (INGRESOS LEY DE PRESUPUESTO)

/


35



La composición de los ingresos durante la vigencia de 2011 en la Entidad,

se relacionan en la siguiente forma:

Tabla 15 Comparativo del presupuesto apropiado vs ejecución de ingresos año 2011

ITEM APROPIADO EJECUTADO % EJECUCION

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS $ 425.158.000.000 $ 436.470.986.048 102,66%

APORTES DE OTRAS ENTIDADES

(NOTARIAS) $ 4.746.899.430 $ 3.171.390.865,29 66,81%

OTROS INGRESOS $ 2.342.500.000 $ 2.128.787.522 90,88%

FONDOS ESPECIALES $ 49.719.973.570 $ 46.799.305.001 94,13%

RENDIMIENTOS FINANCIEROS $ 8.602.000.000 $ 25.342.954.465 294,62%

EXEDENTES FINANCIEROS $ 193.628.800.000 $ 193.628.800.000 100,00%

TOTAL DE INGRESOS $ 684.198.173.000 $ 707.542.223.902 103,41%


3.2.4. PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA:

CREDITO DE VIVIENDA.

Durante el periodo enero-diciembre el monto recaudado para la vigencia

2010 fue de $1.204.850.813.00 y para el mismo periodo de 2011 la cantidad

de $1.051.140.138.00 pesos arrojando una variación absoluta de

$153.710.675.00 y una variación porcentual negativa de -12.76%.

Tabla 16 Recaudo de cartera enero - diciembre de 2010 vs enero - diciembre 2011

Mes Monto 2010 Monto 2011 Variación %

ene-10 61.293.827 70.432.931 14,91%

feb-10 62.563.682 104.376.362 66,83%

mar-10 77.304.433 100.092.941 29,48%

abr-10 143.659.274 143.538.700 -0,08%

may-10 115.704.025 92.428.415 -20,12%

jun-10 61.214.647 80.638.951 31,73%

jul-10 71.945.848 67.850.613 -5,69%

ago-10 90.053.628 90.097.532 0,05%

sep-10 77.367.028 61.512.500 -20,49%

oct-10 173.294.380 69.977.551 -59,62%

nov-10 113.843.629 65.872.006 -42,14%

Dic-010 156.606.412 104.321.636 -33,39%

TOTAL 1.204.850.813 1.051.140.138

FUENTE: Base de datos Grupo de Cartera y Vivienda

/


36



Gráfica 10 Estado de los créditos de vivienda diciembre de 2011

FUENTE: Base de datos Grupo de Cartera y Vivienda

De los 377 créditos de vivienda otorgados a los trabajadores 262 se

encuentran vigentes correspondiente a un 69.50% del total de los créditos,

109 están al día, correspondiente al 41.60%, 44 créditos se encuentran entre

1 y 3 cuotas, correspondiente al 16.79%, 109 están en mora con 4 o mas

cuotas correspondiente al 41.60% de los créditos vigentes, se han

cancelado 115 créditos correspondiente al 30.50% del total de créditos

otorgados, durante el 2010 se cancelaron 24 créditos correspondiente al

20.87% y durante el 2011 se han cancelado 23, correspondiente al 20%, en

los años anteriores al 2010 se cancelaron 68 créditos equivalente al 59.13%.

PENSION

Para el periodo comprendido entre enero-diciembre de 2010 se cancelo la

suma de $7.439.659.676.00 millones de pesos y para el mismo periodo de

2011 la suma de $7.214.692.464.00 millones de pesos, teniendo una

disminución absoluta de $-224.967.212.00 millones de pesos,

correspondiente a una variación porcentual negativa del -3.02%,

explicada por el menor número de pensionados que se cancelan en la

actualidad, sin embargo es posible que se incorporen pensionados que

cumplen con los requisitos exigidos por el fondo.

Tabla 17 Pensión Pagada año 2010 vs. 2011

AÑO PENSIONADOS MONTO

2010 250 $ 1.019.234.094

2011 250 $ 1.085.921.216 FUENTE: Base de datos Grupo de Cartera y Vivienda

262

109

44

109

115

24

23

68

Créditos Vigentes

Créditos al día

Créditos en mora de 1 a 3 cuotas

Créditos en mora + 4 cuotas

Total Creditos cancelados

Cancelados Año 2010

Cancelados Año 2011

Cancelados Años Anteriores

/


37



3.2.5. RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES

En el presupuesto de gasto para el año 2011, se apropió para el Grupo la

suma de $49.719.973.570 y el ingreso acumulado de ingresos al mes de

diciembre de 2011 fue de $46.799.304.897, correspondiente al 94.13% del

total presupuestado para ingresos, presentándose una diferencia absoluta

por valor de $2.920.668.673, equivalente al 5.87%, que faltaron para cubrir

el presupuesto de ingresos.

Tabla 18 Recaudos y subsidios Notariales

MES INGRESO AÑO 2010 INGRESO AÑO 2011

ene-10 $ 4.591.531.782 $ 5.736.596.524 24,94%

feb-10 $ 3.549.090.155 $ 1.328.684.798 -62,56%

mar-10 $ 3.709.055.101 $ 1.632.743.239 -55,98%

abr-10 $ 1.373.580.461 $ 2.393.122.237 74,23%

may-10 $ 15.244.612.193 $ 8.957.551.765 -41,24%

jun-10 $ 1.855.801.540 $ 2.657.563.196 43,20%

jul-10 $ 2.269.142.664 $ 2.002.949.198 -11,73%

ago-10 $ 1.862.773.453 $ 6.700.216.748 259,69%

sep-10 $ 6.948.192.021 $ 6.206.870.238 -10,67%

oct-10 $ 1.696.754.836 $ 2.268.014.444 33,67%

nov-10 $ 1.219.493.881 $ 2.334.858.097 91,46%

dic-10 $ 1.199.790.742 $ 4.580.134.517 281,74%

Total $ 45.519.818.829 $ 46.799.305.001 2,81%

FUENTE: Base de datos Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales

3.3. GESTIÓN LOGISTICA

3.3.1. GESTION DOCUMENTAL

PROYECTO DE INVERSIÓN: SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO.

A continuación se presentan los logros significativos que contribuyen al

mejoramiento del proceso y las actividades desarrolladas durante la

vigencia 2011 para alcanzar las metas propuestas.

/


38



En el Grupo de Gestión Documental – GGD se ha apropiado recursos de la

vigencia 2011 por valor de $ 5.541.571.812

Tabla 19 Apropiación de recursos por actividad

Tabla 1. APROPIACIÓN DE RECURSOS POR ACTIVIDAD Vr Total % Presupuesto

TOTAL DE PRESUPUESTO ASIGNADO vigencia 2011 $ 5.541.571.812 100,0%

TOTAL DE PRESUPUESTO EJECUTADO vigencia 2011 $ 530.741.315 9,58%

TOTAL DE PRESUPUESTO POR EJECUTAR vigencia 2011

Durante el año 2012

$ 5.010.830.497 90,42%

NO ADJUDICADOS- NO EJECUTADOS. vigencia 2011 $ 42.285.000 0,76%

LOGROS SIGNIFICATIVOS EN LA EJECUCIÓN DEL AÑO 2011.

Ampliación del alcance del aplicativo IRIS Documental ASD, en 10

nuevas Oficinas de Registro para el alistamiento documental,

digitalización, tipificación, control de calidad y armado de documentos

que ingresan o se generan tanto en el proceso misional, como en el de

la ventanilla de recepción de documentos.

Se realizó el procedimiento de organización de documentos misionales

de 442 metros lineales de archivo re almacenados en 1.543 cajas

pertenecientes a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Bogotá

Zona Centro correspondiente a la serie documental registro de matricula

inmobiliaria ubicados en las instalaciones de la Bodega del barrio

Santafé.

Socialización y difusión de la normatividad archivística y talleres prácticos

dirigidos a las Oficinas de Registro, incluido el aplicativo informático IRIS

documental y certificación de calidad.

Organización preparación y traslado de fondos documentales de

archivos dispersos en las diferentes dependencias del nivel central

obteniendo una significativa liberación de espacios en las áreas de

donde se han realizado traslados de documentos.

Avance del 60 % en el levantamiento de información sobre producción

documental para actualización de Tablas de Retención Documental,

Tablas de Valoración Documental e historia institucional.

/


39



Gráfica 11 Organización de archivos Almacenamiento de documentos.

Gráfica 12 Documentos Registrales ORIP BZC - Registrales ORIP BZC

3.3.2. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Donación de 290 elementos de computación al programa de

“Computadores para Educar” de la Presidencia de la Republica.

En desarrollo del objetivo de calidad relacionado con el mejoramiento de

los procesos de la Superintendencia, para el manejo y administración de

los bienes, se conformó el “Manual de bienes de la SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO” a nivel nacional, como herramienta de gestión y

estandarización de procedimientos.

El Manual como herramienta de consulta permite a los funcionarios

intervinientes en el proceso de contratación identificar con claridad las

etapas en las cuales se desarrolla cada actividad y función, así como el

funcionario estratégico y/o operativo responsable de su ejecución. Se

enfatizó en las obligaciones y responsabilidad de los supervisores y/o

interventores.

/


40



Organización del archivo del Grupo conforme a las normas de archivística.

Durante la vigencia 2011, implementado las medidas tendientes al

cumplimiento de las normas archivísticas.

3.3.3. COMPRAS Y CONTRATACIÓN

Durante la vigencia 2011, el Grupo de Contratación Administrativa ha

iniciado la implementación de la estandarización de minutas y

procedimientos.

Durante la vigencia 2011, se implemento el registro fílmico de la Audiencias

celebradas con ocasión de los procesos contractuales, lo cual denota una

mayor claridad y transparencia en cada una de las audiencias

celebradas.

De acuerdo a los cambios en la normatividad contractual, y las políticas

anticorrupción adoptadas por el Gobierno Nacional, la Entidad y

especialmente el Grupo de Contratación Administrativa, se ha vinculado

de manera entusiasta ante esta labor, y ha implementado las políticas

anticorrupción de acuerdo a las normas dictadas por el Gobierno,

apuntando a la transparencia de la gestión y capacitando a sus

funcionarios.

De igual manera, y atendiendo los principios de transparencia, las políticas

anticorrupción, y demás principios y fines estatales, la Entidad ha solicitado

el acompañamiento de la Procuraduría Delegada para la Contratación

Pública, en su calidad de ente de control, para los procesos de

contratación que se adelantan.

Definición y adopción del procedimiento para la contratación

correspondiente al 10% de la menor cuantía de la Entidad, acatando las

múltiples exigencias contenidas en el Decreto 2516 de 2011, reglamentario

del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, de acuerdo a los cambios en la

normatividad contractual, y especialmente frente a la modalidad de

mínima cuantía.

El cuadro presentado a continuación, consagra los procesos adjudicados,

su presupuesto oficial y el valor del contrato suscrito por la Entidad:

/


41



Tabla 20 Procesos contractuales adjudicados año 2011

CONTRATO No. CONTRATISTA PRESUPUESTO OFICIAL VALOR ADJUDICADO

68 VIGILANCIA ACOSTA $ 4.792.844.851 $ 4.731.975.721

101 PANAMERICANA $ 5.111.702.375 $ 4.830.000.000

197 CASALIMPIA $ 2.150.000.000 $ 2.148.471.405

Pólizas

UNION TEMPORAL ASEGURADORA

COLSEGUROS S.A.

SEGUROS COLPATRIA,

SURAMERICANA S,A.

$ 1.000.000.000 $ 794.014.676

273 BALLISTIC TECHNOLOGY $ 207.148.174 $ 186.433.357

316 PRICEWATERHOUSECOOPER AG LTDA $ 1.429.649.436 $ 1.429.467.584

478 Q & C INGENIERIA $ 74.346.049 $ 74.331.176

507 PROYECTOS Y CONSULTORIAS $ 93.000.000 $ 89.900.000

512 INTEGRAL SECURITY SYSTEMS $ 700.000.000 $ 665.012.616

513 UNIPLES S.A. $ 660.189.299 $ 344.600.000

561 UT-SNR DIGITALIZAR 2011 $ 3.069.360.000 $ 2.988.985.000

554 IVAN PEÑA MONROY $ 76.485.069 $ 75.934.067

561 UT-SNR DIGITALIZAR 2011 $ 3.069.360.000 $ 2.988.985.000

575 FIRST INTERNATIONAL TRADING S.A.S $ 22.272.000 $ 20.899.975

586 AGRICULTURA ASSESSMENTS INTERNATIONAL

CORPORATION S.A.S. $ 34.800.000 $ 34.000.920

593 MANTENIMIENTO DE ELEVADORES Y CIA LTDA $ 7.200.000 $ 6.499.200

617 T.A.T. CONSTRUCCIONES LTDA $ 52.135.568 $ 45.557.553

622 HERICH JAVIER FRASSER GARCIA $ 8.890.000 $ 7.800.000

625 EVENTOS INTERNACIONALES GRUPO

COMPUSISER LTDA $ 42.000.000 $ 38.500.000

646 ALPUNTO SOLUCIONES S.A.S $ 4.865.434 $ 4.205.000

676 MAYATUR S.A. $ 921.666.606 $ 827.060.000

679 T.A.I. CONSTRUCCIONES LTDA $ 47.772.048 $ 38.217.638

688 FUREL S.A. $ 1.491.836.076 $ 1.491.200.225

689 FUREL S.A. $ 1.519.782.571 $ 1.519.134.809

712 DATATOOLS S.A. $ 2.842.111.201 $ 2.707.395.131

713 CREACIONES OFRANC'S LTDA $ 484.050.000 $ 483.203.800

715 UNION TEMPORAL SERVICIOS TECNOLOGICOS $ 13.993.775.998 $ 12.619.428.861

TOTAL $ 43.907.242.755 $ 41.191.213.714

Diferencia a Favor de la SNR $ 2.716.029.041

FUENTE: Base de datos Grupo de Contratación Administrativa

De acuerdo al análisis efectuado anteriormente, encontramos que dentro

de los procesos contractuales adjudicados durante la vigencia 2011, se ha

obtenido un ahorro de $1.005.599.651 al momento de hacer el contraste

entre el presupuesto oficial determinado y el valor del contrato

adjudicado.

/


42



3.3.4. DISEÑO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA:

Se efectuaron los estudios previos para la contratación de bienes

inmuebles tomados en arriendos para 36 oficinas de registro de

instrumentos públicos en el año 2011, a saber:

Nº ORIP MUNICIPIO VALOR TOTAL CONTRATO

VIGENCIA 2011

1 DUITAMA BOYACA $ 95.329.080

2 SANTA ROSA DE CABAL RISARALDA $ 28.065.046

3 BOLIVAR ANTIOQUIA $ 12.712.798

4 MANZANARES CALDAS $ 10.319.793

5 ARMENIA QUINDIO $ 148.192.161

6 GARAGOA BOYACA $ 9.111.188

7 ARMERO TOLIMA $ 10.445.888

8 SOGAMOSO BOYACA $ 52.851.826

9 PIEDECUESTA SANTANDER $ 17.827.776

10 FREDONIA ANTIOQUIA $ 13.460.610

11 GIRARDOTA ANTIOQUIA $ 57.742.185

12 NUQUI CHOCO $ 6.190.200

13 AGUACHICA CESAR $ 23.442.509

14 DOSQUEBRADAS RISARALDA $ 59.824.935

15 TULUA VALLE $ 143.126.016

17 CAQUEZA CUNDINAMARCA $ 11.067.613

18 ZAPATOCA SANTANDER $ 6.945.404

19 PUERTO CARREÑO VICHADA $ 20.427.660

20 MOCOA PUTUMAYO $ 13.431.056,95

21 TUNJA BOYACA $ 78.071.400

23 UBATE CUNDINAMARCA $29.960.568

24 PENSILVANIA CALDAS $ 10.800.000

25 MANIZALES CALDAS $ 9.305.740

26 PITALITO HUILA $ 6.322.897

27 PITALITO HUILA $ 3.951.810

28 LA CEJA ANTIOQUIA $ 13.596.576

29 LA PLATA HUILA $ 3.399.144

30 PASTO NARIÑO $ 7.295.650

31 REGISTRO ZONA CENTRO BOGOTÁ, D.C. $ 28.915.385

32 ALMACEN GENERAL DE LA

SNR

BOGOTÁ, D.C. $ 50.295.775

33 REGISTRO ZONA SUR BOGOTÁ, D.C. $ 39.612.536

35 SAN ANDRES ISLAS Y PROVIDENCIA $ 30.000.000

36 VILLAVICENCIO META $ 165.000.000

/


43



EJECUCION PROYECTOS DE INVERSION (Año 2010)

Se efectuaron las evaluaciones técnicas de los procesos de

contratación de los proyectos de inversión, que sirvieron de soporte

para la suscripción de algunos contratos de la vigencia 2010.

Se coordinó, ejecutó y recibió a satisfacción el contrato de

impermeabilización de la cubierta en la sede de la Superintendencia

de Notariado y Registro según el contrato No. 254 de 2010.

Se recibió a satisfacción las obras ejecutadas en la casa de la 38

propiedad de la SNR, ubicada en el barrio Teusaquillo, para adecuar

áreas para el funcionamiento de oficinas, se incluyo obra civil, suministro

de muebles y archivos rodantes.

Se realizaron los estudios previos de los estudios de vulnerabilidad

sísmica y diseños de reforzamiento estructural y la respetiva

interventoría, así como el apoyo técnico a los procesos licitatorios y

concurso de méritos.

Se recibió a satisfacción de la Entidad el contrato suscrito para la

ejecución de los estudios de vulnerabilidad sísmica y diseños de

reforzamiento estructural.

Se coordinó la ejecución y recibo a satisfacción de los contratos de

adecuación de oficinas como lo muestra la tabla No. 20:

/


44



Tabla 21 En los contratos para suministro de muebles y de interventoría.

CONTRATO CONTRATISTA VALOR OBJETO OBSERVACIÓN

415 José Israel Triana

cárdenas $ 182.348.401,00

Adecuación de los espacios y

suministro e instalación de muebles

para el funcionamiento de la

biblioteca, divulgación, atención al

ciudadano y archivo y

correspondencia en la sede principal

de la s.n.r.

terminado y

recibido por la

entidad

463

AN

Construdiseños

ltda.

$ 364.650.632,97

Contratar adecuación y suministro de

muebles para las oficinas de registro

de andes, turbo, yarumal, segovia,

santabárbara, Quibdó, Buga, Palmira,

Sevilla, Apia y

belén de umbría. agrupación 1

se declaro el

incumplimiento

del contrato

464 Consorcio yamir

valencia $435.149.586,13



de instrumentos públicos de mompos,

san juan del cesar, el banco,

fundación, sitio nuevo, Sincelejo, Sincé,

corozal, cerete,cucuta de la

agrupación 2

terminado y

recibido por la

entidad

465 Fernando

Manrique castillo $ 448.614.166,27



de instrumentos públicos de

Bucaramanga, san gil, pie de cuesta,

contratación, charala , y Yopal de la

agrupación 3

terminado y

recibido por la

entidad

466 Fernando

Manrique castillo $ 439.935.297,52

contratar adecuación y suministro de


de instrumentos públicos de agua de

dios, ubate, Chiquinquirá, moniquira,

santa rosa de Viterbo, Garzón, la plata,

Ibagué, puerto Inírida, acacias, san

Martin, bolívar, puerto asis,de la

agrupación 4

terminado y

recibido por la

entidad

474 DEC INGENIERÍA

LTDA. $ 17.068.825,30

Contratar la adecuación de las

oficinas de registro para el

funcionamiento de la mesa de ayuda

del proyecto vur.

terminado y

recibido

489 Servioficina $ 39.500.000,00

Contratar el suministro e instalación de

muebles en el grupo de contratación

administrativa

terminado y

recibido por la

entidad

546 croming ltda. $ 172.372.458

Contratar la interventoría técnica,

administrativa, control de costos y

control de programación en la

ejecución de las obras y el suministro e

instalación de muebles en las orip

descritas en los estudios previos.

terminado y

recibido por la

entidad

568

evaluadores

profesionales

asociados ltda-

apra ltda

$ 62.067.600

Realizar el avaluó comercial de alguno

inmuebles de propiedad de la SNR

según los estudios previos.

terminado y

recibido por la

entidad

/


45



582 consorcio ic $ 204.005.720

Contratar la interventoría técnica,

administrativa, control de costos y

control de programación de las obras

de reforzamiento estructural de las

oficinas de pasto, Samaniego,

Tumaco, y taqueras ubicadas en

Nariño.

en ejecución

627 consorcio 2r 2009 $ 1.500.109.018

Realizar obras de reforzamiento

estructural y adecuación de las

oficinas de registro de pasto,

Samaniego, Tumaco, tuqueres

ubicadas en el departamento de

Nariño.

en ejecución

3.4. GESTIÓN TECNOLOGICA

3.4.1. RECURSOS DE TECNOLOGÍA:

ADMINISTRACIÓN DE REDES Y COMUNICACIONES:

Desde el Centro de Cómputo Nivel Central, se realiza el monitoreo y la

supervisión continua al funcionamiento de los canales de transmisión de

datos contratados, garantizando su operatividad a doscientos once (211)

canales de comunicación, de los cuales corresponden ciento noventa y

cuatro (194) para Oficinas de Registro, dos (2) para las dependencias

externas: Almacén y Casa RUPTA, uno (1) para Internet, dos (2) para los

Data Center Principal y Alterno-Cali, dos (2) para respaldo Data Center

Principal y DataCenter Alterno, siete (7) para los SuperCades, uno (1) para

servicio de correo electrónico, uno (1) para Backup-Medellín Norte y uno

(1) para los servidores de la Nivel Central de la SNR.

Adicionalmente, como acción de mejora en cuanto al rendimiento del

canal de comunicaciones de la SNR y los 211 canales anteriormente

referenciados, se optimizó su tráfico por medio de la distribución del ancho

de banda acorde a la demanda de los aplicativos que circulan por dichos

canales y se amplió el ancho de banda de las siguientes Oficinas

principales de Registro de Instrumentos Públicos: Bogotá Zona Centro,

Bogotá Zona Norte y Bogotá Zona Sur y el canal de acceso a Internet en el

Nivel Central.

/


46



EQUIPOS ACTIVOS DE RED

El entorno de red de la SNR, se basa en una tecnología MPLS administrada

por un proveedor externo de comunicaciones, disponiendo su gestión en

forma centralizada desde un Data Center Principal y desde el Centro de

Cómputo de Nivel Central con una solución de alta disponibilidad

denominada “Firewall” o cortafuegos, permitiendo el control de accesos

de los usuarios y de la congestión en la red.

Con el objetivo de garantizar la disponibilidad del software se realizó

seguimiento a los diferentes componentes que integran el sistema de

información.

El mantenimiento de las Bases de Datos de la Entidad se continúa con el

soporte, servicio y actualización del licenciamiento de ORACLE, el cual se

realiza anualmente.

ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD INFORMÁTICA:

La administración de la Seguridad Informática depende de la Oficina de

Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro con alcance

para los funcionarios, contratistas y pasantes de las Oficinas de Registro

Sistematizadas (Folio Magnético y SIR), Oficinas de Registro manuales en

proceso de sistematización.

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA Y SOPORTE TÉCNICO:

La Oficina de Informática vela por: la estructura de soporte y seguridad en

cuanto al almacenamiento de imágenes en treinta y siete (37) Oficinas de

Registro que operan con el Sistema de Gestión Documental; igualmente se

han instalado en dos mil ciento sesenta y cinco (2.165) computadores de

dos mil trescientas (2.300) licencias adquiridas, dando soporte al software

de Antivirus por parte de la Mesa de Ayuda, finalmente, mantiene el

servicio de soporte técnico continuo a los Sistemas de Información como

Nómina, Sistema de Información Notarial-SIN, Reparto Notarial e

Interrelación Catastro- Registro.

/


47



ADMINISTRACIÓN DE BACKUP Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACION

(Base de Datos):

Proteger y garantizar que los recursos del sistema de información,

Aplicaciones y Bases de Datos de la Superintendencia de Notariado y

Registro, se mantengan respaldados y sean fácilmente recuperables en el

momento que se necesite.

3.4.2. INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍA

Se continúa con la operación del Sistema de Información Registral - SIR- a

través de un operador externo, el cual garantiza mediante una solución

integral la operación y sostenibilidad de líneas de servicio.

Para la correcta ejecución de los servicios se realiza técnica y

administrativamente lo siguiente:

Infraestructura de conectividad.

Servicios de infraestructura de Datacenter principal.

Servicios de infraestructura de Datacenter alterno.

Servicios de infraestructura para la administración soporte y

mantenimiento del sistema de información registral.

Servicios de infraestructura para mesa de ayuda.

Servicios de infraestructura para gerencia administrativa del proyecto

(PMO).

Servicios de infraestructura para el hosting y mantenimiento del web site

o portal de la SNR.

Servicios de infraestructura para el hosting y mantenimiento del soporte

de correo electrónico corporativo y mantenimiento para el hosting de

aplicativos.

Servicios asociados a los procesos de transferencia y transición del

operador del Outsourcing.

En cuanto a la expedición de Certificados en Línea entre oficinas de

registro, se ha implementado el aplicativo en ciento veinticinco (125)

Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos: noventa y ocho (98) operan

con el aplicativo Sistema de Información –SIR- y veintisiete (27) con Folio

Magnético desde marzo de 2011.

/


48



PROYECTOS DESARROLLADOS EN EL AÑO 2011

PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE PROCESOS JUDICIALES – SIPROJ

En su etapa inicial se efectuó la diagramación del proceso ordinario en lo

contencioso administrativo, de la acción de tutela, de la acción de

reparación directa, de la acción de revocatoria directa, de la acción

contractual, el módulo MASC (MECANISMOS ALTERNATIVOS DE

RESOLUCION DE CONFLICTOS), teniendo en cuenta las recomendaciones

efectuadas por los funcionarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá;

adicionalmente, se ha efectuado la labor de pre alistamiento de la

información que debe digitarse en SIPROJ mediante la intervención y

adecuación de los expedientes jurídicos de la OAJ a la Ley de Archivo. En

virtud de esta labor en el trimestre se intervinieron 387 expedientes de la

Oficina Asesora Jurídica, correspondientes a la ciudad de Bogotá y el

departamento de Cundinamarca. Estos expedientes sumados a los 395

intervenidos en los trimestres anteriores dan un total de 782 expedientes.

PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DIGITAL WEB

Con la implementación de este aplicativo, se está garantizando la

digitación y digitalización de los procesos en el aplicativo WEB de los

sistemas de información SIID; a la fecha se han editado 369 archivos del

aplicativo Sistema Integrado Digital WEB de las Oficinas de Control Interno

Disciplinario y la Delegada para el Registro; finalmente se han digitalizado

49772 folios que corresponden a 498 expedientes de la Oficina de Control

Interno Disciplinario.

PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN DISCIPLINARIO - SIID

Con este proyecto se garantiza el cargue de la información

correspondiente a los procesos disciplinarios. En el trimestre se han

ingresado y actualizado 498 expedientes; se ha brindado asesoría y apoyo

en la digitación y reparto de 642 quejas radicadas y digitalizadas; y se han

capacitado cuatro abogados en el manejo de SIID.

/


49



3.5. GESTION JURIDICA

“Constructor pretendía que el Estado le reconociera 150 mil millones de

pesos. Abogados de la entidad”.

La Superintendencia de Notariado y Registro, ganó millonaria demanda

interpuesta por la compañía urbanizadora López y Suarez LTDA,

que manifestó, mediante demanda interpuesta, sentirse afectada por las

correcciones que el registrador de Bogotá Zona Sur, había efectuado en

unos folios de matrícula inmobiliaria los cuales contenían

inscripciones, que según el demandante, no correspondían con la

realidad jurídica del predio.

La Urbanizadora López y Suarez pretendió mediante distintos recursos que

la Superintendencia le reconociera la suma de 150 mil millones de pesos

por lo que ellos consideraban un error registral. Como lo fallos resultaron

adversos acudieron finalmente a un recurso extraordinario de suplica, para

que el consejo de estado dejara sin piso las actuaciones de instancias

anteriores y mediante este ordenara a la Superintendencia el

reconocimiento de la suma pretendida.

CONCILIACIONES JUDICIALES 2011

ITEM Cantidad

Solicitud de conciliación 141

Audiencias de conciliación

realizadas 128

Actas de conciliación suscritas 47

PROCESOS – JUDICIALES 2011

PROCESOS JUDICIALES Favorables Desfavorables

FALLOS PROCESOS EN

PRIMERA INSTANCIA 119 26

FALLOS DE PROCESOS

EJECUTORIADOS 49 8

MONTO FALLOS

PROCESOS $ 155.331.724.008 $ 109.450.585

ADMINISTRACION JUDICIAL - PROCESOS

Procesos nuevos de 2011 126

Demandas contestadas 126

Novedades judiciales atendidas* 1.755

Fuente: Base de datos Gestión Jurídica

Nota: Basado en los reportes de Litigando sobre

los procesos activos contra la entidad, tales

como pruebas, audiencias de conciliación,

alegatos, recursos, etc.

Fuente: Base de datos Gestión Jurídica

/


50



4. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Se monitoreo los Mapas de Riesgos de las Oficinas de Registro y Nivel

Central.

PRESENTACIÓN DE INFORMES

Elaboración de Informes mensuales de austeridad del Gasto. (Vigencia

2011)

Elaboración de tres (3) informes de seguimiento y evaluación a la

implementación del MECI-calidad, en las Oficinas de Registro Instrumentos

Públicos y el Nivel central.

Informe de seguimiento trimestral a los Gastos de funcionamiento. (cuarto.

Trimestre 2010), presentado en enero de 2011.

Rendición de informes de evaluación y seguimiento al Plan Anual de

Gestión institucional (2 informes para cada trimestre de 2011 y el Informe

Final a dic-31-2010)

Presentación de cuatro (4) informes trimestrales y dos (2) informes

semestrales de evaluación y seguimiento al Plan de Mejoramiento

Institucional.

Informes Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción.

Informe de seguimiento al proceso de atención al ciudadano

correspondiente al primer semestre de 2011.

ASESORÍAS Y ACOMPAÑAMIENTOS

En los Comité de; Conciliación, Contratación, Control Interno, Gobierno en

Línea y Control Interno Contable.

Acompañamiento en las audiencias de etapa Precontractual del Grupo

de Contratos.

/


51



Auditorias Internas de Calidad a:

11 Macro procesos Nivel Central

4 Oficinas de Registro para la evaluación del sistema de control interno

contable y gestión de calidad (3 de Bogotá 1 de B/manga)

Auditorias para Implementación de la certificación en Calidad: 5 ORIPS

(Valledupar, Barranquilla, Manizales, Medellín Zona Norte y Sur)

Auditorias a los Puntos de Control: (Ibagué, Maicao, Málaga,

Facatativá, Bogotá Zona Sur, Bogotá Zona Centro y Sincelejo)

Auditorias a Procedimientos en el Nivel Central: Caja Menor,

Devoluciones de Dinero, Gestión Humana; Administración y Gestión

Legal de Personal y actualmente Auditoria al Sistema de Atención al

Ciudadano –SAC.

Seguimiento y evaluación a los planes de mejoramiento de calidad de

cada proceso del nivel central.

La Oficina de Control Interno participó en la intervención

administrativa, jurídica y operativa de la Oficina de Registro de

Instrumentos Públicos de Facatativá – Cundinamarca –, estableciendo

los puntos de control en cada proceso y seguimiento al cumplimiento

del servicio registral.

CULTURA DEL AUTOCONTROL

La Oficina de Control Interno ha fortalecido la cultura del autocontrol

mediante la publicación de mensajes en la pagina WEB de la Entidad,

reuniones y charlas con los funcionarios de las Oficinas de registro, videos

cuando se visitan y envío de material vía correos electrónicos.

/


52



PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO ENTRE LA SNR Y LA CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA

Retiro de Hallazgos del Plan de Mejoramiento Institucional

La entidad con la ejecución de acciones y metas logró el retiro de

doscientos noventa y nueve (299) hallazgos por parte de la Contraloría

General de la Republica (para el periodo comprendido entre octubre

de 2010 y octubre de 2011), al presentar los correspondientes informes

de seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional con

sus correspondientes documentos y soportes.

/


53



ESTADISTICAS Gráfica 13 Distribución porcentual de los principales actos registrales - nivel nacional 2011

FUENTE: Oficinas de Registro del País 2011

Tabla 22 Movimiento inmobiliario en Colombia año 2011


COMPVENTA

60%

HIPOTECA

16%

REMATE

0,76%

SUCESIÓN

5%

PERMUTA

0,12%

EMBARGOS

10%

DESEMBARGO

S

8%

/


54



Tabla 23 Comportamiento de las compraventas en los principales Departamentos y sus Capitales


Gráfica 14 comparativo embargos vs. Cancelación de embargos 2011


/


55



Tabla 24 Certificados 2011


El certificado de pertenencia, facilita la determinación de la competencia funcional y territorial judicial para

la autoridad que conocerá del proceso -juez civil del circuito del lugar donde se encuentre ubicado el

inmueble-, y permite integrar el legítimo contradictor, por cuanto precisa contra quien deberá dirigirse el

libelo de demanda. Sentencia 383 - 2000

Gráfica 15 Matriculas nuevas 2011


MATRICULAS: La matrícula es un folio destinado a un bien determinado, y se distinguirá con un código o

complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando.

DECRETO 1250 DE 1970.

26.161

30.037

25.881

24.380

38.229

38.312

28.702 35.505

98.616 89.008

92.401

94.183

/

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