Informe Ejecutivo de Gestión

Informe Ejecut ivo de Gest ión

Vicepresidencia Auditoría CorporativaA ñ o 2 0 1 8

Vicepresidencia de Auditoría Corporativa Informe Ejecutivo de Gestión 2018

Cubrimiento e Impactos1

Gestión y Desarrollo de la

Actividad2

Anexos3

• Campaña “Auditoría acompaña tu proceso, el valor de lo que hacemos (Tres líneas de defensa)

• Cultura de mejoramiento (Seguimiento planes de mejoramiento)

• Implementación Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Gobierno (ambiente de control)

• Seguimiento de matriz de riesgos de corrupción (Plan anticorrupción)

• Auditoría gestión integral de riesgos (Riesgos estratégicos)

Riesgo

• Aseguramiento continuo comité de contratación.

• Homologar el método de registro e identificación de las actividades de control pérdidas no técnicas

• Capacitación y socialización del procedimiento y guía para la celebración de actas de interacción, transacción e intervención.

• Capacitación análisis de riegos en contratos y fortalecimiento en administración de contratos.

Control


1. Cubrimiento e impactosConclusión General


1. Cubrimiento e impactos

Seguimiento a

planes de

mejoramiento

Evaluaciones

especiales (MIPG*)

Atención incidentes

Actividades de

Gestión y desarrollo

Ituango 19

Asignaciones

20

94%

Ituango

Cumplimiento

del plan de

trabajo

Ejecutadas

Planeadas

Cubrimiento unidades auditables


1. Cubrimiento e impactos- Estratégicos

Sistema de Control Interno (MIPG) – Asuntos

Relevantes:

• Falta de Gestión de los riesgos institucionales.

• Pendiente por definir metodología para evaluar el

cumplimiento de los estándares de conducta y la

práctica de la integridad.

• Debilidades en análisis de los resultados de las

evaluaciones de desempeño y la aplicación de planes

de desarrollo individuales.

• Falta de estrategias de evaluación y monitoreo a los

canales de comunicación.

Impacto: Como parte de la implementación del MIPG, serealizó autodiagnóstico a la dimensión de Control Interno,arrojando como calificación un total de 87 puntos,encontrándose en la escala de nivel 5.

Gestión integral de riesgos (Riesgos

estratégicos) – Asuntos Relevantes:

• No se evidencia seguimiento

periódico a los riesgos de Empresa.

• Falta de aplicación de la Guía

Metodológica para la gestión de los

riesgos y de los planes de

mejoramiento

Impacto: Definir riesgo porprocesos, iniciando con lasáreas de soporte.


1. Cubrimiento e impactos- Misionales

Gestión de Ingresos – Asuntos Relevantes

• Debilidades en la aplicación de controles durante la ejecución de revisiones para la gestión de

pérdidas no técnicas y disponibilidad del repositorio con la información comercial que soporta el

proceso.

• Necesidad de analizar y fortalecer estrategias de recuperación de consumos.

• Falta de actualización de los censos con el registro del estado de los medidores

• Ausencia de ficha técnica, que incluya los criterios de componentes técnicos, gestión ambiental,

gestión de riesgos y financieros, principios de pertinencia, costos eficientes, visión de largo plazo,

indicadores, para los proyectos que son incluidos en el POIR.

• Falta de un repositorio único de información, para dar cumplimiento a la norma y custodia de la

información fuente utilizada para la elaboración del POIR.

Impactos: Homologar el método de registro e identificación de las actividades decontrol pérdidas no técnicas y los criterios que se establezcan para las diferentesactividades del plan y capacitar personal involucrado.

Elaborar para cada proyecto del POIR una ficha técnica, que contenga lossoportes técnicos y financieros utilizados para la formulación, incluyendo análisissobre los principios de pertinencia, ajuste técnico, costos eficientes, visión delargo plazo y viabilidad financiera, componentes de gestión ambiental y gestiónde riesgos.


1. Cubrimiento e impactos- Soporte

Gestión Financiera – Asuntos Relevantes:

• Excepciones en registros contables.

• Falta de depuración de saldos a favor, en la

página de la Dian

• Cuentas por pagar vencidas y pendientes por

compensar (Vigencia 2015)

Impacto: Integridad, disponibilidad yconfidencialidad de la información

Gestión TI – Asuntos Relevantes:

• Debilidad en la gestión del inventario de

equipos.

• Instalación de software sin licenciamiento no

autorizado

• Falta de ajuste de las políticas de seguridad

en los equipos, para que eviten la instalación

de software por los usuarios finales.

Evaluación y Mejoramiento – Asuntos Relevantes:

• Completitud de criterios, requisitos establecidos en el

procedimiento y normatividad establecidos, para la elaboración y

celebración de las actas de transacción e intervención del Acuerdo

de Gobierno

• Monitoreo de las actividades de la administración de las actas de

transacción e intervención. Impacto: Capacitación y socialización delprocedimiento y guía para la celebración de actas deinteracción, transacción e intervención

Impacto: fortalecimiento delSistema de Gestión de Seguridad dela Información


1. Cubrimiento e impactos- Soporte

Prestación de Servicios de Soporte Administrativo –

Asunto Relevante:

Ausencia de documentación y soportes para la

implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial

Impacto: Completitud de PESV eimplantación en contratista que aplique

Ciclo Gestión del Talento Humano – Asuntos

Relevantes:

Cierre de brechas de cada uno de los estándares

establecidos en la Resolución 1111 del 2017 del

Ministerio de Trabajo, que no se han cumplido y

aunque se han realizado tareas y actividades, no

se pueden calificar como cumplidos.

Ciclo Suministro de Bienes y Servicios –

Asuntos Relevantes:

• Aseguramiento en la obtención de

información, sobre aspectos

cualitativos de los proveedores

(experiencia)

• Dar cumplimiento de las obligaciones

legales, prestaciones sociales y pago

de salarios de los contratistas.

• Control en la revisión de los

documentos como facturas y requisitos

legales, por parte de los

administradores de contratos.

Impacto: Fortalecer a los administradores de los contratosen el procedimiento de seguimiento a los contratistas enmateria de seguridad y salud en el trabajo.

Impacto: Capacitación análisis deriegos en contrato y fortalecimientoen administración de contratos.

1. Cubrimiento e impactosEvalu

adas

61

No c

um

plidas

1830%(1)

Efi

caces

3377%(2)

No e

ficaces

10

1 Base evaluadas2 Base cumplidas

Seguimientos - Acciones

Planes formulados: 100%

Cumplidas 43“Avanza”

Como resultado de las

recomendaciones del

Comité de Auditoría, a

partir de agosto de

2018, se implementó en

EPM y filiales

nacionales la

herramienta para la

gestión de los planes de

mejoramiento.

Mejora del Control: 79%


Seguimiento a planes de mejoramiento


2. Gestión y Desarrollo de la actividad

Fenecimiento de la cuenta, sinsalvedades, con una calificaciónde la gestión fiscal de 92,18puntos, y un conceptoFAVORABLE producto de undictamen a los estadosfinancieros como LIMPIOS.

Apoyo en la Auditoria Regularvigencia 2017. Hallazgosadministrativos seis (6)

Transparencia

Medición de TransparenciaEmpresarial, ubicándose en unnivel moderado de riesgo decorrupción, superando la metaque le estableció el GrupoEmpresarial EPM para lavigencia 2018 de 70.

Proveedores de Aseguramiento

Programa Aseguramiento y mejora de la calidad PAMC

70,9(base 100)

Evaluaciones internas decalidad:

• Año 2018: “CumpleParcialmente con un72%”


2. Gestión y Desarrollo de la actividad

Logros Retos

• Inicio de implementación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión (MIPG).

• Reporte y publicación de informes MIPG,

transparencia por Colombia y Plan anticorrupción

• Aprobación de una (1) plaza por parte de la Junta

Directiva para un nuevos profesional de Auditoría.

• Apoyo del nivel directivo para el fortalecimiento de

la actividad de auditoría.

• Se llevo a cabo la campaña de fortalecimiento al

grupo de interés interno, “Auditoría acompaña tu

proceso, el valor de lo que hacemos”

• Gestión y seguimiento al 100% de los

planes de mejoramiento.

• Implementación total del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión

(MIPG).

• Fortalecimiento del equipo de

Auditoría.

• Cumplimiento del plan de trabajo del

100%.

Anexo1 - Indicadores

79%94%

*Cumplimiento del

plan de trabajo

Impacto en la mejora

del control

88%100%

4.36

Calidad del trabajo

4.57

100%4.0 70%Meta

Indicadores de la actividad


* El cumplimento del 94% del plan de trabajo, se debe al retirodel profesional de Auditoría en el mes de noviembre de 2018

Anexo 2 – Evaluaciones realizadas


Ciclo/Macroproceso Evaluación Nivel de

Riesgo

Recibió plan de

mejoramiento

Ciclo Gestión de Ingreso

POIR en la Tarifa Regionales 0.62 Si

Pérdidas No Técnicas 0.63 Si

Ciclo Gestión del Talento Humano Seguridad y Salud en el Trabajo 0.51 Si

Gestión Financiera Control Interno Contable 0.51 Si

Prestación de servicios de soporte

administrativo

Plan Estratégico y Seguridad Vial 0.56 Si

Ciclo Gestión Tecnologías de

Información

Cumplimiento Derechos de Autor 0.51 Si

Ciclo Suministro de Bienes y

Servicios

Adquisición de Bienes y Servicios 0.58 Si

Aseguramiento Continuo Comité

Contratación (primer y segundo

semestre)

No Aplica No Aplica

Anexo 2 – Evaluaciones realizadas


Ciclo/Macroproceso Evaluación Nivel de

Riesgo

Recibió plan de

mejoramiento

Gestión de la Arquitectura

Empresarial

Sistema de Control Interno No Aplica No Aplica

Macroproceso evaluación y

mejoramiento

Acta de Transacción 0.51 Si

Gestión Integral de Riesgos 0.62 Si

• Seguimiento planes de mejoramiento

Proveedores de aseguramiento

• Plan anticorrupción y atención al

ciudadano

• Medición indicador de transparencia

• Interacción proveedores de

aseguramiento

• Contratación e interventoría

auditorías externas o revisoría fiscal

No Aplica No Aplica

Anexo 3 – Evaluación MIPG

Evaluación Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG

Resultados generales de desempeño institucional

Desempeño Institucional

87

Puntaje Nivel

0 - 20 1

21 - 40 2

41 - 60 3

61 - 80 4

81 - 100 5

Esta dimensión se encuentra en la escala

de nivel 5, lo que significa que se

fortalece el Sistema de Control Interno

con frecuencia y se deben trabajar en

aspectos como: Gestión de los riesgos,

evaluación del desempeño y planes de

mejoramiento individuales y evaluación a

los canales de comunicación

Ambiente de

control Gestión de riesgos

institucionales Actividades

de control

Información y

comunicación

Monitoreo y

supervision

continua

Total Control

Interno

Resultados Componente Sistema de Control Interno

80.4 82.7 86.5 92 95,7 87


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