Informe de practica profesional

Informe de Practica Profesional

Ingeniería Comercial

Carlos Méndez

Universidad Autónoma De Chile -Facultad de Negocios -Ingeniería Comercial | Carlos Méndez Córdova

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Contenido Introducción .................................................................................................................................. 2

Reseña de Laser Imaging Chile ....................................................................................................... 3

Productos y servicios de Laser Imaging .......................................................................................... 3

Operaciones y Alianzas .................................................................................................................. 4

Alianzas estratégicas ...................................................................................................................... 4

Número de Trabajadores y estructura ............................................................................................ 5

Desarrollo Práctica ......................................................................................................................... 6

Tareas ............................................................................................................................................ 6

Alcances del cargo ......................................................................................................................... 7

Comunicación Colateral ................................................................................................................. 7

Análisis Personal ............................................................................................................................ 8

Logros .......................................................................................................................................... 11

Conclusiones ................................................................................................................................ 12


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Introducción

El objetivo principal de la práctica, es realizar una aproximación lo más cercana a

la realidad a la cual el futuro profesional se verá enfrentado cuando ejerza su

profesión, aplicando conocimientos y poniendo en práctica las diferentes materias

cursadas durante todos los semestres de la carrera. Esta práctica en el caso de la

carrera de Ingeniería comercial de la Universidad Autónoma de Chile, podrá ser

realizada en cualquier área de la empresa que tenga relación con la carrera

anteriormente mencionada.

Dentro de los aspectos relevantes a mencionar en la ejecución de práctica cabe

mencionar los siguientes:

Aplicación de modelos teóricos en tareas practicas

Desarrollar labores interpersonales de buena convivencia en equipos

multidisciplinarios y así el fomento de trabajo en equipo

Poner en práctica habilidades blandas para la consecución de objetivos

particulares y grupales

Ahondar en labores de interés para un futuro desempeño laboral como

Egresado

Añadir valor a la empresa

Propuesta de mejoras al fin de la practica

El presente Informe dará a conocer las diferentes tareas que se realizaron durante

2 meses, detallando la empresa, labores y tareas, para finalizar con un análisis

personal y conclusiones


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Reseña de Laser Imaging Chile

Es una empresa orientada a brindar soluciones de impresión y Gestión

documental. Desde su creación en 1997 se han caracterizado por ofrecer a

sus clientes productos y servicios del más alto nivel. Las soluciones son a la

medida de cada cliente, con muchos casos de éxitos comprobados.

El foco de Laser Imaging es ser un activo económico e intelectual para cada

Cliente y comunidad donde se desenvuelva. Entregando servicios de impresión y

tecnología a empresas e instituciones, contribuyendo al aumento de su

productividad, privilegiando la relación a largo plazo y trabajando en constante

colaboración con la comunidad y el medio ambiente.

Productos y servicios de Laser Imaging


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Operaciones y Alianzas

Los servicios de arriendo de impresoras consisten en la instalación,

configuración, control de impresión y Continuidad operativa para las impresoras

y multifuncionales, en arriendo.

Alianzas estratégicas

Laser Imaging es Lexmark Business Solutions Dealer

Laser Imaging es HP Business Partner

Distribuidor Oficial de Equipos y servicios Samsung

Compromiso con el medio ambiente a través de Logística Inversa y

Recolección de cartuchos vacíos.


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Número de Trabajadores y estructura

En laser Imaging Chile actualmente trabajan un total de 16 personas, distribuidas de la

siguiente manera:

- Técnicos : 4

- Chofer : 1

- Orden y aseo : 1

- Mesa de ayuda : 1

- Coordinador de operaciones: 1

- Contract Manager : 1

- Ventas :1

- Gerente general : 1

- Abastecimiento: 1

- Compras : 1

- Contabilidad y finanzas :1

- Gerente finanzas : 1

Organigrama estructura Empresarial

Gerente General

Compras Abastecimiento Contabilidad y

finanzas

Gerente de Administración y

finanzas

Jefe de operaciones

Mesa de Ayuda

Jefe de Ventas Contract Manager


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Desarrollo Práctica

En Laser Imaging, durante mi estadía me desempeño como contract manager

(Administrador de contrato) o ejecutivo de cuentas, y me encontro bajo la subordinación

directa del gerente general, ya que la empresa cuenta con un organigrama funcional, y

como quedó demostrado en la figura anterior bastante reducida pero acorde a las labores

realizadas en el día a día.

Tareas

Realizar seguimiento continuo de el fiel cumplimiento de los derechos y deberes

que conlleve cada cliente y cada contrato

Administrar cartera de 14 Clientes que cuentan con contrato vigente con Laser

Imaging tanto de arriendo de equipos ( impresoras) como de servicios

Visitas periódicas a clientes para mejorar y estrechar relaciones comerciales

Seguimiento y fiel cumplimiento de labores técnicas

Coordinación en compras de insumos para multifuncionales en contrato

Coordinación en despachos y mantención en stock de suministros (toners) en

dependencias de los clientes con contrato vigente.

Elaboración de propuestas comerciales a potenciales clientes

Mejoramiento y up grades en actuales parques de impresión de clientes

Implementación de nuevos servicios

Levantamiento de información para la elaboración de proyectos de digitalización y

cartelera digital

Renovación de contratos en caso de ser necesario


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Administrar back-office de mercado publico

Administrar cartera de productos en Chile compra

Venta de suministros tecnológicos ( notebook, monitores, tablets, etc)

Preparación de propuestas para licitaciones públicas fueras de convenio marco de

Impresoras y Arriendo de Impresoras, ID 2239-9-LP11

Gestión en las órdenes de compra de entidades públicas

Reporte semanal de proyección de venta mensual.

Plan de reducción de costos y mejoramiento de procesos operacionales

Alcances del cargo

Principalmente los alcances del cargo están enfocados en mantener, profundizar y

expandir la relación comercial con los actuales clientes, esto con el objetivo de lograr

aumentar la cantidad de contratos y la futura renovación de los mismos. Para lograr este

objetivo, se llevan a cabo periódicamente las tareas anteriormente detalladas, poniendo

especial cuidado en los periodos de renovación de contratos, ya que esta labor implica

varias semanas y hasta meses de negociación.

Además se busca hacer eficientes las labores técnicas, coordinando las faenas tanto

operativas como comerciales y brindar al cliente una mejor experiencia de servicio, para

así abrir nuevos negocios con los clientes.

Comunicación Colateral

La comunicación que tengo dentro de la empresa es con todo el personal, ya que al ser

una pyme se interactúa diariamente con la mayoría de las áreas, además la correcta

ejecución de mis labores está directamente relacionada con la excelente coordinación que

debe existir entre las distintas unidades y los plazos que yo indique.


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Mi principal relación es con mesa de ayuda, operaciones, compra y despacho (pag 5.) ya

que mis labores diarias de supervisión y coordinación se encuentran estrechamente

relacionadas con el correcto actuar de estos.

Por otra parte, también interactuaba prácticamente todos los días con gerencia general,

ya que por el pasaban las aprobaciones de las propuestas que presentaba a los clientes

asignados en mi cartera, así como la protección de precios en la comercialización de

suministros, descuentos, tarifas etc, así como de supervisar mi labor durante la práctica, y

actual desempeño laboral.

Junto con lo anterior, el gerente general, el jefe de ventas y yo revisamos periódicamente

las proyecciones de ventas y posibles contratos con organismos públicos, labor que se

está comenzando a desarrollar por primera vez en la empresa, y por lo mismo tiene

bastante grado de incertidumbre la cual necesita constante apoyo.

Análisis Personal Dentro de las principales dificultades las cuales me enfrente fue el poco conocimiento en

el la industria tecnológica, específicamente en el rubro del arriendo de impresoras, luego

de esto la siguiente dificultad que me toco superar fue el sin fin de reuniones con clientes

de todo tipo de organización, ya que muchas veces la contraparte comercial podía ser una

secretaria, pasando por un jefe de departamento hasta muchas otras veces con gerentes,

lo cual saco necesariamente habilidades blandas para poder relacionarme con ellos de

manera óptima, y así lograr una relación comercial prolongada y fructífera

A nivel empresa existían varias falencias y dificultades entre las que destacan

principalmente:

Problemas de flujo de caja

Poco personal técnico especializado

Poco stock de suministros

Elevada tasa de fallos en suministros

Poca promoción de productos y servicios

Poco poder de negociación con los proveedores

Nulas políticas internas de trabajo

Poca claridad en la descripción y alcances de cargo

Nula preocupación por el cuidado de la marca

Falta definir claramente la visión y misión de la empresa

Falta de diferenciación respecto a grupo estratégico

Falta de mecanismo financiero para protección por fluctuación del dólar

Nula presencia de mecanismos para medir satisfacción del cliente

Políticas de relaciones a largo plazo


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Falta de planes estratégicos para la consecución de objetivos

Inexistencia de indicadores de gestión

Bajos incentivos laborales para la mejora de procesos

Baja promoción web

Pocos canales de comunicación con potenciales clientes

Poco experiencia en licitaciones a organismos públicos

Inexistencia de software para mesa de ayuda para monitoreo y control

Inexistencia de software para el manejo de activos

Propuesta de soluciones:

Establecer políticas financieras claras que vayan de la mano con las proyecciones

de la empresa

Realizar análisis acabado de cuantos técnicos serían los óptimos para satisfacer

las necesidades de post venta de toda la cartera de clientes en contrato

Realizar alianza estratégica con proveedores para gestionar de mejor manera el

arribo de suministros.

Cambiar proveedor o indicar que mejore sus estándares de calidad

Realizar estrategia de marketing que abarque medios digitales, eventos

empresariales además de una estrategia para hacer más conocida la marca

Constituir políticas internas de trabajo, definición de organigrama compartido por la

organización en su conjunto, reuniones trimestrales con la totalidad de los

trabajadores

Realizar descripción de cargo de cada trabajador, entregando a su llegada un

pequeño resumen de las principales labores y su alcance, que sea comprendido

por toda la organización, dejando claro las directrices y el marco laboral en cual se

debe desempeñar.

Integrar en el espíritu del equipo de trabajo en general que uno de los pilares

fundamentales para lograr crecer en la creación de nuevas oportunidades de

negocio es el cuidado de la marca, esto parte desde la primera cara visible (en

este caso los técnicos) hasta el gerente general. Hay que pensar que el cliente es

vital para el negocio y todas las fuerzas tienen que ir dirigidas para que él

recomiende la empresa

Misión y visión: En este punto intentaría 2 estrategias. La primera; si se cuenta con

capital disponible para invertir en mejoras profundas para la organización, llamaría

a una consultora externa que me ayuda a elaborar una misión y una visión que

refleje fiel mente los intereses de los dueños. Si no se dispone de capital para

invertir en este ítem intentaría reunir información respecto a la filosofía de los

fundadores, además de ver que atañen directamente hoy por hoy a la organización.

Añadir a la cartera de productos y servicios un aumento en el número de

soluciones que vayan de la mano con agregar valor a la venta de suministros o el


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arriendo de las impresoras. Ej. En venta de suministro contar con monitoreo de los

móviles que realizan despacho, para entregar información concreta a los clientes.

Ej . en el caso de servicios se podría integrar un software de service desk para que

cada cliente pueda levantar una solicitud y esta pueda ser medida ( SLA, Tecnico

que asistió, cuantas veces se asistió al mes el mismo equipo, tasa de falla de la

sucursal etc)

Hace ya varios años las empresas en distintos rubros que se ven afectadas por el

tipo de cambio CLP/USD u otro toman mecanismos para resguardarse ante

posibles variaciones que pudiesen afectar negativamente al negocio. La mejor

manera que se ve a mediano plazo es evaluar la posibilidad de tomar forward

para minimizar el riesgo al que se ven expuestos al comprar insumos.

Para medir los servicios y la percepción de cada cliente, junto con instaurar un

Service Desk añadiría la opción de que cada cliente pueda cerrar el ticket y

efectuar una evaluación ( mecanismo que presente en la empresa mediante el

software de INVGATE Service Desk http://www.invgate.com/es/service-desk/)

Junto con las medidas mencionadas anteriormente viene prácticamente por

añadidura la búsqueda continua de la relaciones a largo plazo, ya que al

presentarse como ‘partner’ estratégico dentro de las labores operativas de los

clientes, tiene que existir el concepto de relación a largo plazo y tiene que ser

compartido por toda la organización y cada uno de sus miembros.

Realizar plan estratégico, el cual contemple como quiere estar Laser imaging en el

largo plazo, analizando cada una de las áreas de la empresa, realizar un foda,

análisis peste, análisis de las fuerzas de Porter, analizar la propuesta de valor,

realizar presupuestos claros y trabajar acorde a ellos, agregar indicadores de

gestión en cada área, para cumplir los objetivos planteados en el ‘plan estratégico’

Como se mencionó anteriormente para llevar a cabo la planeación estratégica, se

tiene que constar con indicadores, los cuales tienen que ser elaborados acorde a

esta estrategia

Incorporar dentro del plan estratégico, una política de recompensas claras,

consistentes al nivel de desempeño de cada área, y que se encuentre acorde a los

objetivos alcanzados.

Invertir en la reestructuración de la página web, convirtiéndola en un canal de

venta más para la empresa.

Adquirir cursos de entidades privadas o los propios de mercado público para el

mejorar el rendimiento en el convenio marco vigente

Adquirir software web (de bajo costo) para el monitoreo de los equipos a lo largo

de todo Chile.

http://www.invgate.com/es/service-desk/


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Logros Uno de los logros fue poder implementar más contratos a la cartera de clientes

entregados.

Otro de los logros fue poder desarrollarme tanto profesional como personalmente

en proyectos de TI en los cuales tenia algunos conocimientos previos.

( Administración de redes – Duocuc) Estos proyectos contemplaban el apoyo en

aspectos financieros, comerciales y operativos por lo que pude complementarlo

con los 10 semestres que tengo actualmente estudiados en Ingeniaría Comercial.

En lo que respecta netamente a lo profesional, tuve la oportunidad de reunirme

con bastantes gerentes de área, sub gerentes, técnicos, jefes de departamento y

otros, con lo que logre mejorar mis habilidades comerciales en terreno.

También tuve la oportunidad de desenvolverme en un equipo multidisciplinario y

poder potenciar algunas habilidades blandas.

En aspectos éticos, nunca tuve ningún problema ya que siempre actué de la

manera más ética y profesional posible, tanto con los demás compañeros de

trabajo como con clientes y todos los involucrados

Otro logro, fue poder expandir las ventas al sector público, área la cual la empresa

no había visto años anteriores como mercado potencial y que en la actualidad

promedia $10M de facturación mensual, aportando $4M de contribución aprox.

Lograr hacer más eficiente los contratos : al momento de mi llegada los contratos

se encontraban en pésimo estado, muchos de los clientes no nos conocían, no

sabían a quién dirigirse, habían tenido muchos problemas técnicos que la empresa

era incapaz de resolver , además de contar con equipos en clientes que no se

tenía idea que estaban, por otra parte los clientes tenían demasiado stock de

toners, lo cual no permitía un correcto control, para lo cual propuse realizar un plan

de stock ‘just in time’ para hacer más rentable los contratos, logrando mejorar el

margen de contribución en un año en un 30% mensual aproximadamente.


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Conclusiones

En esta tercera práctica, logré identificar falencias que en mis dos practicas anteriores no

había logrado, esto debido a que en este último proceso cuento con más experiencia

laboral, además de más conocimientos académicos, los que a su vez me permiten ver los

problemas de una forma más estratégica, y no tan operacional ( como los veía en mis dos

practicas anteriores) , es por lo mismo que cada día hay más espacio para proponer

soluciones dentro de la organización y poder agregar valor a cada operación.

Creo que realizar la práctica profesional en una pyme, además de trabajar en ella, me

permitió adquirir las habilidades para poder proponer soluciones concretas y así poder

plasmar todo lo aprendido.

Por otra parte en lo que respecta directamente a la empresa, creo que tiene muchos

puntos que puede mejorar, pero el problema más crítico es la poca visión de futuro ya que

el día a día es visto como más importante.

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