Indice

1. Introducción 2

2. Justificación 3

3. Objetivos 4

3.1 Objetivo General 4

3.2 Objetivos Específicos 4

4. Caracterización del Área en que se Participó 5

5. Propuesta de Organigrama 6

6. Problema a Resolver 8

7. Alcances y Limitaciones 9

7.1 Alcances 9

7.2 Limitaciones 9

8. Marco Teórico 10

8.1 Objetivos de los Manuales 10

8.2 Ventajas y desventajas de su uso. 10

8.2 .1 Ventajas 10

8.2.2 Desventajas 11

8.3 Manual de Organización. 12

8.3.1 Tipos de manuales de organización 13

8.3.2 Contenido del manual de organización 14

8.4 Manual de Inducción 15

9. Metodología 16

10. Conclusiones y Recomendaciones 17

10.1 Conclusiones 17

10.2 Recomendaciones 18

11. Fuentes de Información 19

11.1 Bibliografía 19

11.2 Cyberografía 19

Resultado: Manual de Organización

Resultado: Manual de Inducción

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1. Introducción

La residencia profesional es de gran importancia para nuestro futuro

académico y profesional, siendo este un requisito indispensable para la titulación

de cualquier alumno que se encuentre dentro del Instituto Tecnológico de Colima.

Se tuvo la oportunidad de realizar la residencia profesional dentro de la

Secretaría de Fomento Económico, contribuyendo en la elaboración de los

manuales administrativos, para el correcto funcionamiento de las actividades,

alcanzando su objetivo en común, ya que la Secretaría contaba solo con el

manual organizacional, el cual es obsoleto.

En el presente proyecto, se llevó a cabo la actualización del manual de

organización, como también la elaboración del manual de inducción, con el que

no contaba la Secretaría de Fomento Económico del Gobierno del Estado de

Colima, contribuyendo al mejoramiento de la organización.

Se podrá observar y entender a lo largo de este documento, la justificación, los

objetivos, metodología, alcances y limitaciones, así como el resultado obtenido

de este proyecto. Al igual de lo indispensable que es tanto para nosotras como

para la Secretaría, es un proyecto de gran importancia para nuestro desarrollo

académico y profesional lo cual significa un buen comienzo para nuestro futuro

como profesionales.

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2. Justificación

En todo tipo de organización es necesaria la existencia de los manuales

organizacionales, considerando como primordiales, para el funcionamiento de

toda institución, el manual de organización y manual de inducción.

Dichos manuales son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y

orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de

desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los

objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentos y políticas

administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su

relación con las funciones, procedimientos y la forma en la que la empresa se

encuentra organizada.

En la Secretaría de Fomento Económico (SEFOME), por ser una dependencia

del Gobierno del Estado de Colima, se deben de implementar los manuales antes

mencionados, debido a que son una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, lo que hace que sean de mucha utilidad para

lograr una eficiente administración.

La realización de estos manuales ha permitido que lleváramos a la práctica

nuestros conocimientos adquiridos a lo largo de nuestra estancia en el Instituto

Tecnológico de Colima, logrando así, desarrollar una madurez profesional,

aprendiendo de los errores cometidos durante la elaboración de los manuales,

para llegado el momento de ejercer nuestra profesión evitar los mismos errores.

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3. Objetivos General y Específicos

3.1 Objetivo General

Elaborar el manual de organización y el manual de inducción para el

mejoramiento de los procesos y actividades que se realizan dentro de la

Secretaría de Fomento Económico del Gobierno del Estado de Colima.

3.2 Objetivos Específicos

Precisar las funciones encomendadas a cada puesto para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidades, y detectar omisiones.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,

evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Explicar las normas generales con lenguaje accesible para el personal de

todos los niveles.

Identificar los procesos administrativos y / o operacionales, a realizar

dentro de la SEFOME.

Especificar las responsabilidades de cada nivel jerárquico.

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4. Caracterización del área en que se participó

El proyecto de residencia que se realizó, fue aplicado dentro de la

Secretaría de Fomento Económico donde se emplearon los conocimientos

administrativos, desarrollándolos de manera profesional para lograr el objetivo

deseado por las residentes y por los asesores.

La Secretaría de Fomento Económico cuenta con una extensa Estructura

Organizacional, conformada por diferentes Directores, Coordinadores, Jefes de

Departamento y Auxiliares administrativos, los cuales trabajan de manera

coordinada, teniendo una visión y objetivos en común. La representación gráfica

de la estructura organizacional de la SEFOME, es una propuesta realizada por las

residentes, el cual se presenta en la página siguiente para su mayor

comprensión.

Nuestro asesor externo fue la Licda. Luisa Adriana Hernández Aguirre, la

cual nos brindó toda la información necesaria, aclarando la dudas que se fueron

presentando a largo del proceso de elaboración del proyecto. La licenciada ocupa

el puesto de Jefe de Departamento de Recursos Humanos dentro de la

Secretaría de Fomento Económico.

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5. Propuesta de Organigrama

Chofer

Dirección Asuntos

JurídicosDirección Fomento

Económico

Dpto. Informática Dpto. R.P. Dpto.Comunicación

Social

Unidad

Administrativa

Auxiliar

Secretario

Particular

Dpto. R.R.H.H.

Secretario Fomento

Económico

SecretariaSecretariaSecretaria Privada

Secretaria Secretaria

Dpto. JurídicoVentanilla Única

CoordinaciónComercio Ext. e

Inversiones

Secretaria

Coordinación dePromoción

Empresarial

Dpto. Fomento

Pymes

Dpto. Fomento

Exportaciones

Dpto. Innovación

TecnológicaDpto. PromociónDpto. Integración

ProductivaDpto. EmpresarialDpto.

Competitividad

Dpto. Mercado

Interno

Coordinación

Mejora Regulatoria

Dpto. Enlace

Institucional

Dpto. Mejora

Regulatoria

Dirección

Financiamiento

Secretaria

Dpto. Programa deFinanciamiento y R.

P.

Dpto. Información

EstadísticaDpto. Minería

Analista Estadístico

Secretaria

Objetivo de la Secretaría de Fomento Económico

De acuerdo a lo establecido dentro de la Ley Orgánica de la Administración

Pública del Estado de Colima, la Ley de Fomento Económico para el Estado de Colima,

la Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Colima y la Constitución Política del

Gobierno Libre y Soberano de Colima, el objetivo general de la SEFOME es: planear,

organizar, dirigir, controlar y normar los procesos y metodologías tendientes a apoyar los

estándares de operación en el otorgamiento de financiamiento y apoyo técnico para

fomentar y fortalecer las empresas en el Estado de Colima.

De este se derivan los siguientes objetivos específicos:

- Es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la organización,

en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este objetivo guía el

estudio de la Administración de Recursos Humanos, el cual describe las acciones que

pueden y deben llevar a cabo los administradores de esta área. De aquí se derivan los

siguientes objetivos específicos:

- Estudiar el comportamiento de los mercados de trabajo y orientar a los buscadores de

trabajo para alternativas de autoempleo y micro industrias.

- Contribuir en el cumplimiento del Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual,

privilegiando en todo momento a los empresarios de los tres sectores económicos.

- Promover el desarrollo sustentable del Estado de Colima impulsando los planes y

programas que fomenten la creación de empleos y oportunidades para las empresas, en

un marco que genere mayor bienestar para la población.

- Implementar los programas de apoyo a la regulación jurídica en el ámbito de Fomento

Económico con base en la legislación vigente.

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6. Problemas a Resolver

La SEFOME no cuenta con un manual de inducción, solo dispone con un manual

de organización, mismo que no esta actualizado, omitiendo así, diversos cambios en

funciones y puestos que se han ido presentando a través de la evolución de la Secretaría.

El manual de organización no ha sido sometido a una revisión y / o análisis y su

contenido ha permanecido estático, por lo cual se ha convertido en obsoleto, y lejos de

ser una herramienta útil se convirtió en una barrera que dificulta el desarrollo de la

institución.

La SEFOME al no disponer de un manual de inducción evita que el nuevo

personal conozca la historia, misión, visión, políticas y valores entre otros datos

relevantes acerca de la Secretaría, obstaculizando que se familiarice con ella.

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7. Alcances y Limitaciones del Proyecto

7.1 Alcances

El manual de organización y el manual de inducción se aplicarán en toda la

Secretaría de Fomento Económico, abarcando cada uno de los Departamentos

establecidos dentro de ésta, utilizándolos como base para la realización de sus

actividades diarias.

7.2 Limitaciones

Algunas de las limitantes que se presentaron durante la elaboración de dichos

manuales fueron las siguientes:

Poca disponibilidad y falta de atención por parte de los trabajadores de la

Secretaría.

Los empleados no tienen conocimiento total de su puesto, debido a la falta de

información y conocimiento acerca de la estructura organizacional de la Secretaría.

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8. Marco Teórico

8.1 Objetivos de los manuales.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, según Gómez Ceja (1994), los

manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a. Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar

la uniformidad en el trabajo.

d. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

8.2 Ventajas y desventajas de su uso.

8.2 .1 Ventajas

Un manual bien concebido tiene, según Gómez Ceja (1994), entre otras, las

siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

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5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada

quien.

10.Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

11.Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

8.2.2 Desventajas

Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales según Gómez

Ceja (1994), se encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiados pequeñas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

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8.3 Manual de Organización.

Los manuales administrativos son documentos detallados que contienen en forma

ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Es la forma

en que Munch Galindo (1998) los define.

El manual de organización, según Rodríguez Valencia (2000), es un documento

oficial cuyo propósito es describir las estructuras de funciones y departamentos de una

organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignadas a cada miembro

del organismo.

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social según Gómez

Ceja (1994), lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace

evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los

sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir,

evaluar y corregir las desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante

contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de

organización, o en su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier

manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o

por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la

diversidad de actividades que en la empresa llevan acabo.

La tarea de elaborar un manual de organización se considera como una función

de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la

dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

puede ser un valioso instrumento administrativo.

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En esencia, el manual organizacional representa un medio de comunicación de las

decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma

sistemática la información administrativa.

Los objetivos del manual de organización son:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

4. Evitar la repetición de las funciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la

ejecución del trabajo.

5. Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

6. Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas

unidades orgánicas.

7. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

8.3.1 Tipos de manuales de organización

Este manual puede clasificarse, según Rodríguez Valencia (2000), de acuerdo a

varios criterios tales como el área de aplicación, el contenido, el grado de detalle, el

personal al que va dirigido. En este caso sólo se consideró el primer criterio enunciado.

Manuales generales de organización. Son aquellos que abarcan toda una

empresa. Por lo común, los manuales generales de organización contienen una

parte en la que incluyen los antecedentes históricos de la empresa.

Manuales específicos de organización. Son aquellos que se ocupan de una

función operacional, un departamento en particular o una sección de la

organización. Contiene un apartado referente a la descripción de puestos.

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8.3.2 Contenido del manual de organización

Los manuales de organización, según Rodríguez Valencia (2000), son

documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación, que facilitan el

cumplimiento de las funciones y asignación adecuada de los recursos humanos, en

consecuencia, facilitan lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado

organismo social.

El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la

cantidad de material que se desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que

pudieran presentarse para manuales más específicos.

Los apartados que deberá contener un manual de organización para informar su

presentación son los siguientes:

1. Identificación.

2. Índice.

3. Introducción.

Objetivo del manual.

Ámbito de aplicación.

Autoridad.

Cómo usar el manual.

4. Directorio

5. Antecedentes históricos.

6. Base legal (en caso de organismo público).

7. Organigrama.

8. Estructura funcional.

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8.4 Manual de Inducción

El Manual de Inducción según Terry G. R. 2001, tiene como finalidad que cada

nuevo integrante de una empresa, conozca aspectos importantes de la misma tales como

su misión, su visión, sus funciones, los servicios que se ofrecen y las políticas de

personal que le afectarán etc., información que le servirá como base fundamental para

que de esa forma, se integre rápida y adecuadamente en la organización y con el

personal que la conforma, y así de inicio al desarrollo de sus actividades.

Beneficios

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal

ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

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9. Metodología

Este proyecto se desarrolló por medio de la investigación documental,

investigación de campo y la investigación analítica teniendo como instrumentos la

entrevista y la encuesta principalmente.

Para la realización del manual de organización, se aplicó la investigación

documental, la investigación de campo y la investigación analítica, se tomaron estos tres

tipos de investigación por que son los indicados para la obtención de respuestas e

información específica para la elaboración este manual. Los instrumentos que se

utilizaron fueron la encuesta y la entrevista.

Para obtener la información necesaria se llevó a cabo la investigación de campo y

la investigación analítica, aplicando encuestas, las cuales fueron entregadas a cada uno

de los empleados de SEFOME, puesto que también se realizaron entrevistas a varios de

los coordinadores, directores y jefes de departamento, para obtener respuestas más

amplias y verídicas. La encuesta aplicada constó con dieciséis preguntas, con las cuáles

se obtuvo la información correcta para poder analizarla, y así realizar el análisis de

puestos conforme a las actividades, funciones y características principales de cada

puesto dentro de la Secretaría.

Por último para el manual de inducción, la investigación documental fue la

utilizada, por lo que se tomaron los aspectos necesarios para poder crear dicho manual.

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10. Conclusiones y recomendaciones

10.1 Conclusiones

Los manuales administrativos son indispensables en toda organización, ya que

ayudan al buen funcionamiento de éstas.

En la SEFOME, la mayoría del personal que labora, no tienen claro cual es el

puesto el que desempeña, ni las funciones que realizan, son las que por naturaleza, su

puesto debería desarrollar.

Las encuestas aplicadas arrojaron información que revelaba la existencia de

puestos que no formaban parte del organigrama oficial de la Secretaría, que en realidad

no eran puestos definidos, siendo éstas unas de las tantas consecuencias de tener

manuales obsoletos, o no contar con alguno de ellos. De esto se desprende también, el

tener una organización deficiente dentro de la SEFOME.

Los manuales realizados tienen una función específica, como lo es el manual de

organización, con el cual el personal podrá ubicarse dentro de la institución, conociendo

las actividades y tareas que cada uno debe desarrollar, al igual que establece la

jerarquización entre los trabajadores teniendo en cuenta que puesto es superior e inferior,

con este manual se evitará la ineficiencia en funciones dentro de la Secretaría, ya que

cada trabajador sabrá cual es su posición dentro de ésta.

Para nosotros fue favorable el enfrentarnos a esta problemática dentro de la

SEFOME, ya que tuvimos la oportunidad de aprender mas cosas, a diferencia de haber

realizado el proyecto en alguna otra empresa sin este tipo de cuestiones, donde no

pudiéramos desarrollarnos como lo hicimos dentro de la Secretaría, ya que nos dimos

cuenta de la situación actual y real en la que vivimos, en la cual aplicamos nuestros

conocimientos.

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10.2 Recomendaciones

Que el personal de la Secretaría consulte periódicamente los manuales, para el

beneficio de la institución, para no olvidar su razón de ser dentro de ella.

Reproducir suficientes copias de los manuales a cada Dirección, para distribuirlos

a los trabajadores en el momento que ellos lo soliciten.

Entregar a personal de nuevo ingreso el manual de inducción que hemos

propuesto, para el conocimiento de la cultura y estructura organizacional de la

SEFOME.

Tratar de apegarse a los manuales para cumplir eficientemente los objetivos

generales y específicos de la Secretaría.

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11. Fuentes de Información

11.1 Bibliografía

Gómez Ceja Guillermo (1994). Planeación y Organización de Empresas, Guía

Técnica (8ta Ed). México: Edicol.

Munch Galindo Lourdes (1998). Fundamentos de Administración. (5ta. Ed).

México: Trillas.

Rodríguez Valencia Joaquín (2000). Administración Moderna de Personal,

Fundamentos. (6ta. Ed). México: Thompson.

William B. Werther, Jr. Keith Davis.(2003). Administración de Personal y Recursos

Humanos (5ta. Ed). México: Mc Graw Hill.

11.2 Cyberografía

http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080825193049AA8Yzh9

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr

ativos/

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