Justificación - ITColima
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Justificación
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Justificación
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La realización de este proyecto de residencia se basa en la cuestión de desarrollo
organizacional de la Secretaria de Cultura de Gobierno del Estado de Colima que a su
vez, tiene a su cargo varias instancias dependientes de esta.
De igual manera será utilizado el manual de organización para futuras referencias en:
Contrataciones
Verificación de perfiles
Capacitaciones necesarias
Auditoras
Entre otras.
Al adentrarme como practicante, se me fue facilitado un equipo de apoyo constando de
2 personas los cuales, estarían bajo mi cargo para el desarrollo del manual de
organización. De esta manera poder ver si mi orientación profesional tendía hacia
R.R.H.H. y empezar a aprender la responsabilidad de tener un equipo de trabajo a
responsabilidad de uno.
Dada mi preparación profesional, se me fue encomendado todo archivo necesario para
su análisis y desarrollo previo al comienzo de la residencia, igual que capacitación. Al
adentrarse hasta las bases de un archivo de esta magnitud, se empieza a ver cómo es
que la coalición de distintas secretarias entra en juego de un solo documento; así
también enseñarme el funcionamiento práctico del flujo de información entre empresas.
Objetivos
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Objetivo General
Actualización del manual de organizacional de la Secretaria de Cultura de
Gobierno del Estado
Objetivos Específicos
Implementar los indicadores de desempeño y que el trabajador esté al tanto de
que son y para qué sirven.
Expedir manual actualizado para el día 30 de noviembre del 2014
[En proceso por cuestiones de falta de información y ausencia de personal]
Expedir organigrama de la secretaria hasta nivel operacional para el día 17 de
Noviembre del 2014 [En espera de autorización por Secretario de Cultura y
autoridades correspondientes]
Distribución de Manual de organización a todas las áreas correspondientes a la
Secretaria de Cultura para el día 12 de Enero del 2015
[Aun por realizar]
Problemas a Resolver
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Al iniciar el proyecto, solo tenía clara la idea de que se iba a actualizar el manual de
organización de la secretaria de culta, sin embargo, al adentrarme más a detalle dentro
del proyecto se denotaron ya puntos críticos que necesitaban resolución puesto que, el
manual anterior no había sido actualizado desde el 2011 y hubo bastantes cambios en
el transcurso de tres años. Algunos de estos problemas se exponen a continuación:
1. Cambios e eliminación de puestos [Resuelto]
2. Análisis de posicionamiento organizacional [Resuelto]
3. Especificación de relaciones internas y externas [En proceso]
4. Clarificación de Información de puestos [En proceso]
5. Implementación de Indicadores de desempeño [En Proceso]
6. Rectificación de conocimientos técnicos [En proceso]
7. Distribución correcta de manual [Solución a futuro]
Los problemas que fueron resueltos, son aquellos que están en consideración como de
mayor importancia, ya que en base a ellos daría paso a la estructuración correcta tanto
del manual de organización como el organigrama funcional.
Aquellos problemas que quedan expuestos a resolverse, ya que el proyecto en
cuestión queda abierto, continuaremos con su elaboración después del término de
residencia para ver la que el manual de organización tenga su correcta expedición.
Alcance y Limitaciones
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Alcance
Abarca todas las áreas y dependencias de la Secretaria de Cultura de Gobierno del
Estado. Dentro del lapso establecido para la realización de proyecto residencial, se
llegó hasta el punto de lograr un 95% de del documento en el que se estaba
trabajando, por cuestiones de que había personal del cual no disponía el tiempo
necesario para poder atendernos o radica la mayor parte del tiempo fuera de las
instalaciones de la Secretaria de Cultura, lo cual nos impedía realizar una cita fija por
cuestiones laborales. Falta aun información de algunos puestos, firmas de revisión y
autorización y distribución del documento en cuestión.
Limitaciones
Información no proporcionada o desconocida: En estos casos, cuando se es
referido a “No Proporcionado”, significa que por cuestiones de confidencialidad
la información no se nos pudo ser otorgada así que solo se manejaba como
manejo de información Sensible o Confidencial. Dado el caso que la persona
que se estuviera entrevistando para la realización del perfilado de puesto, se
tenía que consultar a su superior inmediato; aun así, hubo casos en los que ellos
tampoco tenían noción de la información, por lo cual intentábamos desglosarlo
de la manera más adecuada posible, lo que llevaba a creación de información
nueva que debería al mismo tiempo ser corroborada por el personal en cuestión.
Disposición de tiempo por parte de personal: Dado el caso de la carga de
trabajo, el personal intervalos de tiempos muy cortos en los que nos podían
recibir por lo cual, nos dificulto un poco el poder realizar alguna de las
entrevistas. Esto hecho hacia que le delegaran la entrevista, cuando siendo altos
mandos, a sus subordinados, lo que causaba que en veces no tuvieran
conocimiento de información solicitada.
Falta de Tiempo: En respecto al tiempo establecido para la realización del
proyecto, hubiera sido el suficiente si no hubiera habido ningún contratiempo sin
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embargo, el hecho de haberse presentado alguna contingencia causo que el
proyecto no concluyera.
Procedimiento y Descripción
Antecedentes
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La entrada en vigor de la Ley Orgánica de la Administración Pública en el Estado de
Colima, el día 17 de Noviembre de 1985, además de otras Secretarías, se creó la
Secretaría de Educación, Cultura y Deporte, en el inicio gubernamental del Lic. Elías
Zamora Verduzco, siendo el primer Secretario, el Ing. Jesús Morales González, quien
estuvo al frente de esta Secretaría hasta el año de 1987. En este mismo año, fue
designado como Secretario el Lic. Héctor Dueñas González, quien concluyó el periodo
gubernamental de Zamora Verduzco, y fue ratificado en el mismo cargo, por el
Gobernador Lic. Carlos de la Madrid Virgen en 1991, cargo que mantuvo hasta 1995,
siendo sustituido por el Prof. Benito Montes quien estuvo al frente de la Dependencia
hasta 1997, en que a raíz de una reforma a la Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado, se cambió la denominación de la Secretaría de Educación, Cultura
y Deporte por Secretaría de Educación.
El H. Congreso del Estado, mediante Decreto número 323 de fecha 29 de agosto de
1997, publicado en el Periódico oficial el sábado 6 de septiembre de 1997, reformó la
Ley Orgánica de la Administración Pública, con el propósito de crear la Secretaría de
Cultura. Se consideró el H. Congreso del Estado, que para dar cumplimiento al acuerdo
nacional para la modernización de la educación básica y poder así elaborar la calidad
de la que imparte, se requiere cada día una mayor atención y un aumento en las
actividades que este rubro debía enfrentar la entonces Secretaría de Educación,
Cultura y Deporte, lo que aunado a la necesidad de elevar y consolidar el nivel cultural
del pueblo de Colima, que es una de las tareas prioritarias del Gobierno Estatal, hacían
de la creación de la Secretaría de Cultura una medida inaplazable para optimizar los
recursos destinados al impulso y desarrollo científico u cultural del Estado, lo que
permitirá aprovechar de mejor manera la infraestructura existente, la que pasaría a
depender de la nueva Secretaría de Cultura, que como instancia superior podría mejor
diseñar, ejecutar y evaluar la política estatal de esa materia.
En el primer artículo transitorio del Decreto por lo que se creó la Secretaría de Cultura,
se determinó que este entraría en vigor el día primero de noviembre de 1997.
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En el cuarto transitorio, se abrogó la Ley del Instituto Colimense de Cultura, aprobada
mediante Decreto No. 86 de fecha 11 de septiembre de 1992, publicado en el periódico
Oficial del Estado de Colima, el 21 de noviembre de 1992.
Asimismo, los bienes muebles e inmuebles propiedad o que hubiera tenido en
administración el Instituto Colimense de Cultura, pasaron a formar parte del patrimonio
de la Secretaría de Cultura.
Marco Normativo
Dentro del marco normativo que se maneja en la secretaria se encuentran todas las
leyes, decretos, acuerdos, programas y otros documentos que se manejan para el
correcto funcionamiento de la secretaria de cultura.
CONSTITUCIONES:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima.
LEYES:
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima.
Ley de Adquisiciones Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de
Colima.
Ley que crea el Archivo Histórico de Colima.
Ley que Crea Premios y Estímulos para los Colimenses.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal.
Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima.
Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Ley de los Trabajadores al Servicio del Gobierno, Ayuntamiento y Organismos
Descentralizados del Estado.
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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima.
Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado de Colima.
Ley de lo Contencioso Administrativo del Estado de Colima.
Ley de Educación del Estado de Colima.
Ley de Obras Públicas del Estado.
Ley de Participación Ciudadana.
Ley de Pensiones Civiles.
Ley de Planeación Para el Desarrollo del Estado de Colima.
Ley del Sistema Estatal de Protección Civil.
Ley Federal de Derechos de Autor.
Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.
Ley Federal de Ciencia y Tecnología.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal.
Ley General de Hacienda Municipal.
Ley Orgánica del Municipio Libre.
PLANES:
Plan Estatal de Desarrollo 2009-2015
CÓDIGOS:
Código de procedimientos penales para el Estado de Colima, y agregar Código Penal
del Estado.
Código de Procedimientos Penales Federal
Código Penal Federal
REGLAMENTOS:
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Reglamento interior de la Secretaría de Cultura del Estado de Colima.
Reglamento de Estímulos y Recompensas a los Trabajadores al Servicio del Gobierno
del Estado de Colima.
Reglamento para el Otorgamiento del Estímulo por Puntualidad y Eficiencia.
DECRETOS:
Decreto de la Ley donde se establecen las bases administrativas generales respecto de
las disposiciones legales que regulan la asignación y uso de los bienes y servicios que
se pongan a la disposición de los funcionarios y empleados de las dependencias y
entidades de la administración pública del estado de Colima.
Decreto No. 364,por el que se reforman el artículo 9º, las fracciones II y XII, del artículo
19º, la fracción xii del artículo 20º, 21º, 25; se adicionan las fracciones XXIII, XXIV y
XXV del artículo 20º, haciéndose el corrimiento respectivo para que la actual fracción
XXIII pase a ser la fracción XXVI; y se derogan las fracciones VII y XIII del artículo 20º,
todos de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima.
NORMATIVOS
ACUERDOS:
Acuerdo de Ley donde se establecen las bases generales conforme a las cuales los
servidores públicos deberán de entregar a quienes los sustituyan al término de su
empleo, cargo o comisión.
Acuerdo que crea la Dirección de Seguimiento y Control de las Acciones de Gobierno.
NO NORMATIVOS
PROGRAMAS:
Programa de Apoyo a las Culturas Municipales y Comunitarias (PACMYC)
Programa para el Desarrollo Cultural Infantil.
Programa para el Desarrollo Cultural Juvenil.
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Programa Estatal para la Cultura y las Artes.
Programa de Teatro.
Programa Fomento a la Lectura.
Programa Parota: Centro de Artes Gráficas “La Parota”
Programa Fondo Regional Centro Occidente.
GUÍAS:
Lineamientos para elaborar y actualizar manuales de organización en la APE
Guía Técnica Para Elaborar Manuales de Procedimientos
INFORMES:
Informe anual de Actividades para la elaboración del Informe del Gobernador.
Informes al Consejo Nacional para la Cultura y la Artes.
CONVENIOS:
Convenio Québec-Américas para la Juventud.
Convenio Gobierno del Estado, INAH y U de C. para proteger la Zona Arqueológica de
la Campana.
Convenio con el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología CONACYT y el Gobierno
del Estado de Colima, para apoyar los proyectos que generen el conocimiento de
frontera.
Atribuciones de la Secretaria de Cultura
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I. Diseñar, ejecutar, evaluar y apoyar la política cultural y científica del Estado.
II. Coordinar las acciones del Fondo Estatal para la Cultura y las Artes, del
Consejo Consultivo Estatal de Artes y Ciencias y del Colegio de Colima.
III. Suscribir, por delegación expresa del Gobernador del Estado, convenios y
acuerdos entre el Poder Ejecutivo Estatal y la Administración Pública Federal
en materias relativas a su competencia, así como ejercer las atribuciones que
en el desarrollo de las actividades antes mencionadas contengan los
convenios y acuerdos señalados.
IV. Servir de órgano de consulta y asesoría en la materia a las dependencias y
entidades públicas, así como a los sectores social y privado.
V. Propiciar la participación de los sectores público, social y privado en la
planeación, programación, ejecución y evaluación de los programas de
cultura y ciencia.
VI. Promover la organización de los sectores social y privado con propósito de
fomento y difusión de la cultura y la ciencia.
VII. Promover la creación de nuevos organismos programas necesarios para el
mejor cumplimiento de sus funciones.
VIII. Propiciar y promover la participación de los Ayuntamientos en los programas
de fomento y difusión de la cultura y la ciencia.
IX. Administrar el patrimonio cultural y científico, mueble e inmueble, del Estado.
X. Promover el incremento del patrimonio cultural, mueble e inmueble del
Estado.
XI. Promover y apoyar la investigación en los campos de la cultura y la ciencia.
XII. Planear e impulsar el establecimiento de centros de investigación, formación
y para la difusión de la cultura y la ciencia.
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XIII. Fomentar la creatividad artística y científica en el Estado.
XIV. Participar en coordinación con las dependencias y entidades federales y
estatales, en la planeación y programación de proyectos de inversión y obras
tendientes o destinadas a la difusión y fomento de la cultura y la ciencia.
XV. Planear e impulsar en coordinación con las dependencias y entidades
federales y estatales, la organización y realización de ferias, festivales,
concursos, certámenes, congresos, simposios, seminarios y otros eventos,
tendientes a fomentar y difundir la cultura y la ciencia, en la Entidad.
XVI. Promover la participación de los creadores e investigadores, artistas y
científicos colimenses en ferias, festivales, concursos, certámenes,
congresos, simposios, seminarios y otros eventos, estatales, nacionales e
internacionales, propios para difundir la cultura y avances científicos de la
Entidad.
XVII. Promover el otorgamiento de estímulos y reconocimientos a los ciudadanos
que en la materia de su competencia se distingan por sus aportaciones al
Estado.
XVIII. Despachar los asuntos que en el área de su competencia le encomiende el
titular del Poder Ejecutivo.
XIX. Refrendar las Leyes, Reglamentos y Decretos del Ejecutivo Estatal que le
correspondan, y
Las demás que le atribuyan las Leyes y Reglamentos vigentes, siempre que esta Ley
no los señale como exclusivos de otras dependencias.
Mision
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Satisfacer las necesidades de difusión y participación cultural en el Estado,
promoviendo el arte, la cultura y la música, fortaleciendo la integración cultural en la
sociedad colimense y propiciar toda la infraestructura necesaria para fortalecer los
valores de nuestro país.
Vision
Lograr consolidar la misión a través de la participación entusiasta del personal, para
difundir y dar continuidad al Plan Estatal de Desarrollo satisfaciendo las demandas
ciudadanas en el fomento a la cultura, el arte y la música en el Estado de Colima.
Objetivo General de la Secretaria de Cultura de Gobierno del Estado
I. Apoyar las manifestaciones de la cultura popular, rescatar y conservar nuestra
historia, costumbres y tradiciones e impulsar las nuevas expresiones culturales que
enriquezcan la identidad de los colimenses.
II. Descubrir y alentar las aptitudes y talentos desde los primeros años de edad, para
impulsar a los nuevos creadores de las artes, la ciencia y la tecnología.
III. Fortalecer el apoyo a los artistas, creadores e investigadores, para afianzar su
compromiso con la producción artística y la generación del conocimiento, así como
impulsar los diferentes programas para la difusión de sus obras.
IV. Descentralizar, promover y difundir las manifestaciones artísticas y científicas en
todo el estado aprovechando la infraestructura existente con el programa “La cultura en
tu espacio”.
V. Modernizar y sistematizar el patrimonio cultural, acervo documental y bibliográfico de
las diferentes áreas.
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CÓDIGO DE ÉTICA
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Toda aquella persona que vaya a fundar parte de la administración pública debe de
firmar, lo que aquí vemos, un código de ética que constata de varios acuerdos que uno
como servidor público debe de cumplir. Este viene seccionado en cuatro apartados que
son orientadas a la persona, del servicio publico, de la calidad en el servicio publico y
de la protección al medio ambiente que a su vez, tiene sus apartados:
Bienestar comunitario
Responsabilidad
Honradez
Imparcialidad
Transparencia
Equidad
Institucionalidad
Eficiencia y eficacia
Conservación del entorno ecológico y protección del medio ambiente
A continuación se desglosara cada uno para su mayor entendimiento y para la
resorción de la información.
ORIENTADOS A LA PERSONA
- Bien común
Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar dirigidas a la
satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de intereses
particulares ajenos al bienestar de la colectividad. El servidor público no debe permitir
que influyan en sus juicios y conducta, intereses que puedan perjudicar o beneficiar a
personas o grupos en detrimento del bienestar de la sociedad.
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El compromiso con el bien común implica que el servidor público esté consciente de
que el servicio público es un patrimonio que pertenece a todos los mexicanos y que
representa una misión que sólo adquiere legitimidad cuando busca satisfacer las
demandas sociales y no cuando se persiguen beneficios individuales.
- Responsabilidad
Responder a las consecuencias de nuestras acciones en el ejercicio del servicio
público.
El servidor público debe de obrar con la premisa de saber responder a las acciones que
diariamente realiza en el ejercicio de su empleo, cargo o comisión, afrontando las
consecuencias de sus actos y así encaminar sus acciones a la satisfacción de las
demandas sociales, procurando que su actuación fomente al desarrollo sustentable de
la entidad, para la cual deberá evitar la afectación del patrimonio cultural y del
ecosistema del estado.
- Honradez
El servidor público no deberá utilizar su cargo público para obtener algún provecho o
ventaja personal o a favor de terceros.
Tampoco deberá buscar o aceptar compensaciones o prestaciones de cualquier
persona u organización que puedan comprometer su desempeño como servidor
público.
DEL SERVICIO PÚBLICO
- Imparcialidad
El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a
organización o persona alguna.
Su compromiso es tomar decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin
prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas.
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- Transparencia
El servidor público debe permitir y garantizar el acceso a la información gubernamental,
sin más límite que el que imponga el interés público y los derechos de privacidad de los
particulares establecidos por la ley.
La transparencia en el servicio público también implica que el servidor público haga un
uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad
indebida en su aplicación.
Para el servidor público rendir cuentas significa asumir plenamente ante la sociedad, la
responsabilidad de desempeñar sus funciones en forma adecuada y sujetarse a la
evaluación de la propia sociedad.
Ello lo obliga a realizar sus funciones con eficacia y calidad, así como a contar
permanentemente con la disposición para desarrollar procesos de mejora continua, de
modernización y de optimización de recursos públicos.
- Equidad
El servidor público debe prestar los servicios que se le han encomendado a todos los
miembros de la sociedad que tengan derecho a recibirlos, sin importar su sexo, edad,
raza, credo, religión o preferencia política.
No debe permitir que influyan en su actuación, circunstancias ajenas que propicien el
incumplimiento de la responsabilidad que tiene para brindar a quien le corresponde los
servicios públicos a su cargo.
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DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO PÚBLICO
- Institucionalidad
El servidor público debe reconocer y definir los valores institucionales y su actuar se
sustenta en ellos.
Es por ello que debe de cumplir con los valores institucionales apropiándose de ellos y
defendiéndolos ante todo aquello que pretenda quebrantarlos
- Eficiencia y Eficacia
El servidor público debe alcanzar los objetivos planteados, utilizando los recursos que
tenga asignados de manera responsable.
El servidor público debe plantear y alcanzar los objetivos propuestos mediante
estrategias con enfoque hacia resultados utilizando el mínimo de recursos y tiempo que
tenga asignados para cumplir con sus obligaciones.
- Liderazgo
El servidor público debe convertirse en un decidido promotor de valores y principios en
la sociedad, partiendo de su ejemplo personal al aplicar cabalmente en el desempeño
de su cargo público este Código de Ética y el Código de Conducta de la institución
pública a la que esté adscrito.
El liderazgo también debe asumirlo dentro de la institución pública en que se
desempeñe, fomentando aquellas conductas que promuevan una cultura ética y de
calidad en el servicio público. El servidor público tiene una responsabilidad especial, ya
que a través de su actitud, actuación y desempeño se construye la confianza de los
ciudadanos en sus instituciones.
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DE PROTECCION AL MEDIOAMBIENTE
- Conservación del entorno cultural y ecológico y protección del medioambiente
Al realizar sus actividades, el servidor público debe evitar la afectación de nuestro
patrimonio cultural y del ecosistema donde vivimos, asumiendo una férrea voluntad de
respeto, defensa y preservación de la cultura y del medio ambiente de nuestro país,
que se refleje en sus decisiones y actos.
Nuestra cultura y el entorno ambiental son nuestro principal legado para las
generaciones futuras, por lo que los servidores públicos también tienen la
responsabilidad de promover en la sociedad su protección y conservación.
Políticas Generales
Proporcionar los lineamientos generales que guíen la actuación de los integrantes de la
institución de acuerdo a la estructura descrita en el Manual de Organización de la
dependencia.
Los cuales deben ser claros y concisos.
Cumplir con las normas y lineamientos en materia de administración,
remuneraciones y desarrollo de personal.
Proporcionar a las dependencias del Ejecutivo los servicios administrativos que
requieran con oportunidad para que cumplan con sus atribuciones.
Verificar que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de planeación,
presupuestación, ingresos, financiamiento, inversión y patrimonio.
Promover el mejoramiento de la gestión pública y el eficiente ejercicio de los
recursos públicos.
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El personal de la Secretaría que tiene implementado el control de checado en la
tarjeta de asistencia deberá hacerlo personalmente y en el horario
correspondiente al ingreso y salida de labores.
El personal deberá ser responsable del buen uso del mobiliario y equipo que le
sea asignado, así como mantener limpia su área de trabajo y observar todas las
medidas de seguridad para su beneficio.
Fomentar el buen ambiente de trabajo en cada una de las áreas y el buen trato
entre los trabajadores de la Dependencia.
Propiciar y vigilar que las áreas en general, remplacen los sistemas burocráticos
por sistemas emprendedores que permitan a la Secretaría tener los elementos
de mejora y desarrollo que propicien su evolución con enfoque al futuro.
Todo el personal de la Dependencia deberá asistir a cursos de capacitación,
siempre y cuando las actividades que realizan les permitan participar en estos.
Todo servidor público debe observar una conducta laboral correcta basada en
los valores de la honestidad, integridad, lealtad en el desempeño de su función y
en concordancia con la misión Institucional.
Proporcionar asesoría jurídica a las diferentes áreas, con el propósito de que las
actividades que se realizan en la Secretaría de Cultura, se apeguen al marco
legal aplicable, salvaguardando con ello los recursos públicos con que se
dispongan.
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ORGANIGRAMA
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El desarrollo de la restructuración del Organigrama Funcional de la Secretaria de
Cultura de Gobierno del Estado, presento ser un reto más complicado de lo esperado,
puesto que dentro de la misma organización había algunos cambios con respecto a
nombramientos, cargos, cambio de coordinación, eliminación de área o restructuración
con respecto al posicionamiento.
Para el comenzar a desarrollar el organigrama actual, mostrado en la página anterior,
se tomó como base el organigrama expedido en febrero del 2014 que solo contenía los
puestos de mandos altos y de allí empezar a desglosar por departamento sus
subordinados.
Hubo unos cuantos detalles por cuestión de dependencias de coordinaciones bajo el
cargo de coordinaciones, por lo cual se optó por realizar un cambio a estos, dándoles
un grado mayor a todas aquellas que se encontraba bajo su cargo alguna coordinación,
convirtiendo estas en coordinaciones generales, así eliminando el conflicto
administrativo
La validación del organigrama esta aun por llevarse a cabo, puesto que por cuestiones
de tiempos no se habían clarificado del todo el nombramiento que se les pondría a
ciertas coordinaciones.
Aquí les pondremos con clarificación de algunos de los puestos que vienen integrado
en el organigrama tanto como en el manual de organización con su objetivo.
Puestos Directivos y Coordinaciones
- Secretario(a) de Cultura:
Administrar las políticas de fomento a la cultura y a la ciencia en el Estado de
Colima.
- Coordinador(a) de Normatividad Cultural:
Revisar la normatividad aplicable a la secretaría de cultura realizando
propuestas de modificación pertinentes de acuerdo a las políticas culturales y la
realidad de operación de la actividad cultural.
- Coordinador(a) de Comunicación Social:
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Administrar y difundir la información que se genera dentro de la Dependencia, de
conformidad a los lineamientos establecidos por el Gobierno del Estado.
- Coordinador(a) de Difusión Cultural:
Crear nuevas estrategias de comunicación a través de medios alternativos.
- Coordinador(a) General Administrativo(a):
Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y de servicios de la
Secretaría de Cultura, supervisando el transparente ejercicio del presupuesto de
egresos, de acuerdo con el programa operativo anual.
- Coordinador(a) De Recursos Humanos:
Llevar a cabo los mecanismos para promover con igualdad de oportunidades, la
capacitación y el desarrollo en el ámbito laboral, de los trabajadores de la
Dependencia.
- Director(a) General de Cultura:
Diseñar los mecanismos necesarios que permitan acercar la cultura y las artes a
la sociedad colimense.
- Director(a) General De Artes Y Humanidades:
Difundir el Arte y la Cultura en el estado, a través de los diferentes programas de
apoyo y formación de artistas.
- Director(a) De Vinculación Cultural Con Los Municipios:
Promover las actividades culturales en todos los municipios del estado, y brindar
apoyos económicos, artísticos, asesoramiento y atracción hacia las actividades
la secretaría de cultura.
- Director(a) De Promoción Cultural:
Crear los espacios y las condiciones necesarias para que se puedan desarrollar
las actividades culturales y artísticas y de promoción que desarrolla la
Dependencia.
- Director(a) del Teatro Hidalgo:
Organizar las actividades derivadas de la operación del Teatro Hidalgo.
- Coordinador(a) de Promoción de Artes Escénicas:
Elaborar la programación de actividades escénicas en el Teatro Hidalgo
- Director(a) De La Banda De Música:
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Asegurar la calidad de las interpretaciones de la Banda de Música del Estado en
las presentaciones Cívicas y Sociales que se realizan.
- Director(a) De Vinculación Con Los Estados:
Coordinar las relaciones culturales con los Estados de la zona Centro –
Occidente del País.
- Director(a) Archivo Histórico Del Estado De Colima:
Custodiar los documentos que componen el acervo documental integrado por
materiales del siglo XVI al siglo XX con sustrato de papel u otros soportes,
manuscritos, impresos, o electrónicos.
- Coordinador(a) Del Taller De Conservación Y Restauración Del archivo Histórico
Del Estado De Colima: Desarrollar los programas de conservación, restauración,
y gestión de riesgos del archivo histórico del estado de colima.
- Coordinador(a) De Culturas Populares:
Promover la realización de actividades necesarias para rescatar, preservar y
difundir las expresiones de cultura popular en el estado.
- Coordinador(a) De Desarrollo Cultural Infantil:
Diagnosticar, diseñar y operar los proyectos culturales y artísticos dirigidos a la
población infantil.
- Coordinador(a) De Desarrollo Cultural Juvenil Y Agenda De Infraestructura De
Casa De La Cultura: Contribuir a una mejor calidad de vida y bienestar para los
jóvenes mediante acciones y programas de difusión y promoción de la cultura.
- Coordinador(a) Del Centro Cultural “Adolfo Mexiac”:
Promoción, fomento de actividades culturales y artísticas en el Centro Cultural.
- Coordinador(a) de Públicos Específicos:
Coordinar las relaciones culturales con los públicos específicos y vulnerables
dentro del Estado de Colima.
- Coordinador(a) De Bandas Musicales Infantiles:
Coordinar las bandas infantiles y juveniles de la secretaria de cultura del
gobierno del estado.
- Coordinador(a) De Vinculación Territorial y del Centro Cultural “Daniel Cosió
Villegas”: Promoción de actividades culturales y artísticas en barrios y colonias,
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tanto como, la coordinación de las actividades culturales y artísticas
desarrolladas en el Centro Cultural.
- Coordinador(a) de Galerías de Casa de la Cultura:
Coordinar y administrar las dos salas, la virtual y la de exposiciones.
- Coordinador(a) General de la Imprenta del Gobierno del Estado:
Coordinar la producción de material impreso para la secretaría de cultura y las
dependencias del gobierno estatal, procurando la optimización de los recursos y
buscando la capacitación y desarrollo constante del personal que aquí labora.
- Coordinador(a) De Formación Editorial:
Facilitar el apoyo a los autores de obras literarias así como realizar la formación
editorial de libros, realizar la revisión y corrección de textos y realizar diseños
para la promoción de actividades culturales.
- Coordinador(a) De Planeación:
Administrar información requerida por la Secretaría de Planeación, supervisando
el transparente ejercicio del presupuesto de egresos, de acuerdo con el
programa operativo anual y al plan estatal de desarrollo.
- Coordinador(a) General Del Centro Estatal De Producción De Audio Y Video:
Colaborar en la difusión de la Imagen y Cultura del Estado, a través de la
producción audiovisual.
- Coordinador(a) de Video Documental:
Colaborar con el Centro estatal en el diseño y producción de la difusión de la
Imagen y cultura del Estado.
- Coordinador(a) Del Área de Cine y Video Ficción:
Colaborar en la difusión de la Imagen y Cultura del Estado, a través de la
producción audiovisual y cinematográfica.
- Coordinador(a) del Centro Cultural “Balvino Dávalos”:
Promoción de actividades culturales y artísticas en barrios y colonias, con las
actividades culturales y artísticas desarrolladas en el Centro Cultural.
- Director(a) del Museo Interactivo Xoloitzcuintle:
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Diseñar e instrumentar los servicios que el museo presta a los usuarios así como
gestionar los proyectos pertinentes para su permanente actualización.
- Coordinador(a) Estatal De Fomento A La Lectura:
Fomento de la lectura mediante diversas acciones de intervención en
comunidades, barrios y colonias. Diseño de programas, espacios y actividades
en los que se propicie la difusión y disfrute de la cultura escrita. Seguimiento del
Programa Nacional Salas de Lectura y formación de mediadores de lectura.
- Coordinador(a) Del Centro De Cultura Escrita “Miguel Ángel Cuervo”:
Que el funcionamiento del centro de cultura escrita sea el óptimo hacia el público
en general, además de brindar apoyo a instituciones educativas con actividades
de fomento a la lectura y desarrollo de talleres también de fomento a la lectura
para el público en general.
- Coordinador(a) del Museo de Arte Contemporáneo “Jorge Chávez Carrillo”:
Coordinar las actividades culturales que se llevan a cabo dentro del Museo
- Director(a) De Conservación Y Mantenimiento De Infraestructura Cultural Y
Artística: Coordinar el mantenimiento de la Infraestructura Cultural (bibliotecas,
museos, teatros, talleres, salones y espacios de expresión artística)
perteneciente a la Secretaría, como planear y supervisar que se brinden los
servicios generales preventivos y correctivos a los inmuebles para su óptimo
funcionamiento. También, instrumentar proyectos relativos a la ampliación de la
Infraestructura Cultural.
- Director(a) De La Red Estatal De Bibliotecas:
Fomentar la lectura proporcionando servicios bibliotecarios eficientes, así como,
coordinar los esfuerzos de los tres órdenes de gobierno para el buen
funcionamiento de la Red Estatal de Bibliotecas.
- Director(a) De Talleres De Artes Y Artesanías:
Coordinar la realización de los talleres de formación inicial artística (música,
danza, artes plásticas, artes escénicas y artesanías).
- Director(a) De Investigaciones Históricas Y Patrimonio Cultural:
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Coordinar los programas de investigación con el fin de rescatar, conservar y
difundir el Patrimonio Cultural material e inmaterial del Estado de Colima.
- Director(a) De La Red Estatal De Museos:
Administrar las actividades de los museos que conforman la red estatal y
supervisar el correcto manejo y resguardo del patrimonio cultural del estado,
Ejecutar el Programa de Exposiciones
- Coordinador(a) De Difusión De La Red Estatal De Museos:
Crear nuevas estrategias de comunicación a través de medios alternativos.
- Coordinador(A) de Galerías de Casa de la Cultura:
Coordinar y administrar las dos salas, la virtual y la de exposiciones.
La oportunidad de realizar mi proyecto de residencia fue presentada por medio del
banco de proyectos que estaban a su tiempo disponibles. La maestra Margarita me
proporciono los contactos necesarios para poder adentrarme a la dependencia
correspondiente y consiguientemente tomar la capacitación necesaria para poder
realizar correctamente el manual de organización.
Con la primera persona que tuve contacto para dar inicio a este proyecto, fue con la
Lic. Elizabeth Ayala Calvario de la Dirección de Planeación en la Secretaria de
Finanzas y Administración, la cual me proporciono con todos los documentos
necesarios para la realización del manual de organización, tanto como los lineamientos
En las primeras dos semanas que transcurrieron del proyecto de residencias, fueron
enfocados a capacitación y inducción de cómo se iba a desarrollar lo que era el manual
de organización y que cambios iba a haber, tanto de por parte de la Secretaria de
Finanzas y Administración como de La Secretaria de Cultura.
Se nos dio una capacitación por parte de la Secretaria de Finanzas y Administración,
en la cual, se nos fue explicado específicamente como se debería de hacer el llenado y
cuáles eran los contextos que habían cambiado en el formato nuevo a realizar. De igual
forma se nos aclararon dudas y tomaron en cuenta algunos puntos en los que hicimos
referencia, como dado el caso de falta de información, aspectos de confidencialidad, y
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evaluación respectivamente con los indicadores de desempeño y aspectos de medición
entre otros. Esta capacitación nos sirvió para poder coordinar al equipo que se nos fue
proporcionado en las instancias que estaríamos laborando, así de esta forma poder
capacitarlos a ellos para tener una mayor agilidad en la adquisición de la información
necesaria.
Departe de la Secretaria de cultura, se me fue proporcionado guías técnicas para la
elaboración de manuales y el manual anteriormente expedido en el año 2011 por la
misma secretaria para su revisión de contenido y análisis de los cambios que se
deberían de hacer respectivamente con el formato nuevo.
Durante este tiempo se empezó a buscar cómo elaborar lo que era la estructura
organizacional o el organigrama de la Secretaria de Cultura ya que había
departamentos y puestos que cambiaron de posición y de nombre, lo que implicaba
buscar entre los puestos actuales y anteriores establecidos para poder encontrar los
cambios realizados que no se habían registrado puesto que no se había realizado una
revisión de puestos desde que se expidió el manual organizacional anterior.
A finales de la segunda semana, empezamos a laborar un plan de trabajo por el cual
estaríamos trabajando, de esta manera poder delegar el trabajo entre los integrantes
del equipo inicialmente de 4 personas incluyéndome. Este continúo hasta el segundo
periodo.
Al comienzo del segundo periodo, el programa de trabajo estaba por completarse, más
sin embargo había detalles que aún faltaban por concretar, como las fechas específicas
en las que íbamos a programar las entrevistas respectivamente con los Coordinadores
y Directivos de área. Al llegar a este punto, se nos complicó un poco puesto que
muchos de los altos directivos suelen estar fuera de oficinas para cumplir con sus
actividades laborales; dado el caso muchas de las entrevistas se tuvieron que empezar
a hacer con el personal con más disponibilidad de tiempo.
Al efectuar el programa de trabajo, empezamos a ver que había cambios significativos
que debíamos que hacer, como los tiempo de entrevista y las secciones en las que se
dividieron persona por departamento. Siendo que no teníamos un lugar estable para
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poder citar al personal necesario, nos vimos en la necesidad de estar acudiendo a sus
oficinas con aviso previo de minutos para ver su disponibilidad por causas de tiempos
muy cortos libre que dispone el personal.
A mediados del segundo periodo se no integro otro practicante del tecnológico, para el
apoyo en el mismo manual de organización pero con enfoque en procesos, esto nos
benefició en gran parte para tener una base más concretada de lo que se estaría
llevando a cabo.
A partir de este punto la recopilación de información de los puestos se nos fue
conferida a nosotros dos puesto que ocupaban que fuera lo más pronto posible, ya que
había una auditoria en puerta y la agilización de que se completara la mayor parte del
proyecto era de suma importancia para el Coordinador de Recursos Humanos, siendo
el uno de los integrantes del proyecto en cuestión.
Así mismo nos empezamos a enfocar en como podíamos mejorar las entrevistas que
nos estaba tomando a veces hora para completar, para poder reducirlo a 10 minutos
por puesto, sin embargo esto no se logró hasta el tercer periodos, después de estar a
prueba y error con varios estilos de entrevista.
Durante la búsqueda de como bajar los tiempos de las entrevistas, nos empezamos a
dar cuenta de cuáles eran los puntos críticos en los que nos deberíamos de enfocar y
que puntos del manual permanecían sin cambios en la mayoría de los casos. De igual
manera para corroborar que estábamos en lo cierto, formulamos preguntas que no
generarían respuestas largas, sino cortas claras y concisas, así evitando una
prolongación innecesaria.
Repartiéndonos el trabajo entre los integrantes del equipo que trabajábamos en el
manual de organización, la recopilación de información nos fue mucho más ágil de lo
que uno hubiera esperado, sin embargo, hubo varios detalles al hacer esto como, la
utilización de varios documentos que nos afectaba el documento original al hacer la
transcripción de datos de un formato a otro puesto que nos fue señalado después por
la secretaria de administración, quienes corrigieron estos errores e igual señalaron
otros al mandarlo a revisión.
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Siendo que hubo bastantes cambios en aspectos de medición y modificación de
perfiles, se tuvo que hacer varias visitas al complejo administrativo para asi poder dar
un claro acomodo a lo que estábamos elaborando. A pesar de esto hubo muchas
complicaciones por cuestiones de tiempos del personal, por causa de sus actividades
se nos retrasaba el poder finalizar con el proyecto en cuestión.
Al final de cuenta la información necesaria fue obtenida por medio de citar a los
servidores públicos por reuniones obligatorias puesto que el tiempo se nos vino encima
y debíamos responder lo más pronto posible a la Secretaria de Finanzas y
Administración para que pudieran dar validez al manual de organización y poder tenerlo
listo para antes de que llegue la auditoria en febrero ya que, este manual se usara para
corroborar información entre archivos del personal y información proporcionada en el
manual de organización, referentemente a constancias, estudios o competencias con
las que cuenta el personal en cuestión.
El primero de diciembre se firmara el manual de organización finalizado por el personal
autorizado dentro de la secretaria de cultura y la secretaria de administración.
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Conclusiones y recomendaciones
El haber tenido la oportunidad de trabajar en una dependencia de gobierno me dejo
mucho que desear, puesto que hay muchos aspectos en los cuales padece como
empresa y en gran parte como organización.
Se puede denotar de toda esta experiencia que, hay organizaciones que les hace falta
un organización más rígida ya que en muchas de las ocasiones, me estampaba con
cuestiones de que no sabían con quien se deberían de dirigir con respecto a la
estructuración de la dependencia y, la confusión de puestos o funciones no era la cual
estaban asignados para ello.
Sin embargo, me dio la grata satisfacción de probarme tanto como organizador, tanto
como líder, tanto como aprender a coordinar, distribuir personal y delegar tareas a
personas de las cuales dependían de mi mando momentáneo.
En esta ocasión me toco estar dentro de la secretaria de cultura en el tiempo que se
estaba llevando a cabo lo de Colima capital americana de la cultura, entonces esto fue
uno de los casos por los cuales muchos de los funcionarios no estaban presentes, por
cuestiones de ferias de libros, ferias de cines presentaciones de obras entre otras.
Con respecto a recomendaciones que se pueden hacer, sería más que nada, que se
tenga una mayor organización dentro de las dependencias gubernamentales y que se
establezca un orden y comunicación más fluida. Se debe de establecer un medio más
adecuado de comunicación tanto entre los departamentos como con la secretaria de
finanzas y administración, que son bastantes las ocasiones que personal múltiple de
alto mando debe trasladarse hacia haya así dejando a personas y trabajo desatendido.
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Competencias Desarrollada y/o Aplicada
Gestión del Capital Humano
Dentro de esta clase nos inculcaron como poder interactuar y manejar a personal
mediante varias actividades didácticas las cuales fomentaban a la creación de una idea
de liderazgo para poder conllevar el papel de un buen jefe de equipo. Me ayudó mucho
el poder regresar a ella y ver que lo enseñado tuvo aplicación en el campo laboral.
Diseño organizacional
Me fomento las bases para la realización estructural del organigrama que fue realizado
dentro de la residencia profesional ya que el desglosamiento de los puestos hasta nivel
operacional debería de llevar estar acomodado adecuadamente para su correcto
entendimiento.
Introducción a la Logística de Negocios
Realizamos no solo uno mismo si no, el salón completo trabajamos como una gran
organización para poder complicar un manual organizacional de una empresa. Creo
que esta clase fue la que más aportación e impacto tuvo para mi residencia profesional
ya que, estuvo enfocado específicamente a lo que termino siendo mi proyecto de
residencia.
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Referencias Bibliográficas y Virtuales
Manual de organización versión 2 febrero 2014
Información obtenida de la aplicación de entrevistas realizadas (Verbal)
Reglamento Interior de la Secretaría de Cultura
Normateca digital: http://www.finanzasyadministracion.col.gob.mx/normateca/
Guía técnica para la elaboración de manuales para las APE http://www.colima-estado.gob.mx/transparencia/archivos/portal/2014112610124796_PR-03-05-06-Procedimiento-para-elaborar-actualizar-manuales-organizacion-en-la-APE.pdf
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Anexos
1. ANEXO 4 LI-03-05-01 VERBOS COMUNES PARA REDACTAR FUNCIONES
2. Imagen1
3. FO_03_04_18 catalogo de puestos V3
4. FO-03-03-19 CRITERIOS BASICOS PARA CATALOGO DE PUESTOS
5. FO-03-04-16 Catálogo de habilidades
6. FO-03-04-17 Catalogo de actitudes
7. FORMATO MANUAL DE ORGANIZACION #v1
8. FORMATO MANUAL DE ORGANIZACION
9. IT_03_04_02 Catalogo de puestos V3 final
10. LI-03-05-01 3005014
11. LISTADO DE PUESTOS 26.08.14
12. MO SCULTURA V0
13. organigrama direcciones agosto 2014
14. Organigrama FEBRERO 2014
15. Organigrama a expedir
16. MO CULTURA Daniel en Revisión final
