Indicaciones para preparar un Manual ambiental de bienvenida
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[1_ Biblioteca de Recursos]
Título de la Guía:
Indicaciones para preparar un Manual ambiental de bienvenida
Principios Básicos
Obra publicada por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com bajo Licencia Creative Commons. Para más detalles, puede visitar la web creativecommons.org.
Este documento introduce una serie de principios pero no es su objeto desarrollarlos en profundidad. Su contenido es apto para lectores con o sin conocimientos previos del tema. Sin embargo, se recomienda estar relacionado con el concepto de «política ambiental».
Es muy posible que en tu entorno tengas a tu disposición profesionales del medio ambiente que pueden ayudarte a mejorar la integración de la variable ambiental en tu empresa.
¡No dudes en contactar con ellos!
Referencia publicación: 11-001.2 Fecha publicación: 06/2011 Fecha última revisión: 06/2011
Principios Básicos
Este material se publica con fines exclusivamente divulgativos. Así pues, la información contenida en
este documento no excluye en ningún caso la consideración de los textos legales que puedan tener
relación con la materia tratada y que son los únicos que tienen auténtica validez legal. Por ello, antes
de llevar a cabo ninguna acción debes conocer la legislación aplicable a tu organización y actuar en
consecuencia. El autor de la obra y administrador de comunicarsostenibilidad.com declina de esta
manera cualquier tipo de responsabilidad derivada de un uso o aplicación inadecuada de la misma. Al
utilizar este material el lector entiende y acepta estos términos.
01_ [Consideraciones previas]: 1
02_ [Elaboración del Manual]: 2
02.1_ [Paso 1: elaboración de la parte A del documento]: 4
02.2_ [Paso 2: elaboración de la parte B del documento]: 7
02.3_ [Paso 3: comunicar el Manual]: 10
02.4_ [Paso 4: tareas de refuerzo]: 12
03_ [Cuéntanos tu experiencia]: 13
Índice
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[Consideraciones previas]
El objetivo de la guía es poner a disposición del lector información que sirva como base para iniciar la formalización de un Manual
ambiental de bienvenida.
Por otra parte, este documento, está catalogado como «Principios Básicos» por lo que no tiene como objeto desarrollar una
metodología completa relacionada con el tema en cuestión. La intención del autor es establecer los pilares básicos en los que el lector
pueda apoyarse para crear su propio sistema de información en relación a la materia tratada y poder mejorar, consecuentemente, los
resultados de su organización en materia de gestión medioambiental.
Teniendo en cuenta la premisa anterior, el contenido del documento se ha redactado teniendo en cuenta los siguientes
condicionantes:
Priorización de los aspectos prácticos frente a los teóricos
Brevedad. ¡No puede llevar más tiempo leer la guía que ponerla en práctica!
Claridad. El estilo de redacción es directo y se evita en la medida de lo posible la terminología técnica
El contenido es revisable y actualizable
Un Manual ambiental de bienvenida es un documento a través del cual la organización transmite a los trabajadores recién
incorporados información relativa a su gestión medioambiental con la intención de hacerlos participes, desde un principio, de los
compromisos y valores que la identifican.
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[Elaboración del Manual]
Existen diferentes enfoques a la hora de abordar la realización de este tipo de documentos. En la propuesta realizada desde esta
guía recomendamos tener presentes los siguientes criterios en la redacción del Manual:
Brevedad: leer un Manual de bienvenida demasiado extenso puede resultar agotador, sobre todo si el cargo del nuevo
trabajador no tiene una relación directa con la gestión medioambiental de la empresa.
Implicación: el Manual tiene que trasladar al lector el papel que desempeña la organización en relación a las cuestiones
medioambientales y la importancia de la participación y asunción de esos principios por parte del nuevo trabajador. Es
necesario transmitir que las conductas individuales son clave para asegurar el éxito de las políticas de corte ambiental.
Es muy recomendable que el Manual de bienvenida esté orientado al puesto (o puestos) que vaya a desempeñar el nuevo
compañero. Para lograr la personalización requerida estructuraremos el documento en dos partes diferenciadas:
Parte A: puede incluir una introducción de bienvenida para expresar a continuación la filosofía de la empresa en relación al
medio ambiente. Esta parte es común para todos los Manuales.
Parte B: constituida por los protocolos de actuación específicos para los diferentes puestos de trabajo.
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En esta Figura se aprecian ejemplos de la composición de dos Manuales de Bienvenida.
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[Paso 1: elaboración de la Parte A del documento]
La primera parte del Manual de bienvenida debe plasmar los valores y compromisos de la empresa en relación a las cuestiones
medioambientales, o dicho de otra manera, debe ser la expresión de su política ambiental.
A la hora de redactar los principios que componen la política ambiental podríamos caer en el error de plagiar la política de otra
empresa siguiendo el razonamiento siguiente: “…si es bueno para ellos, también lo es para mí…”. Esta acción desvirtuaría la
política haciéndola inútil y perdiendo de esta manera la oportunidad de mejora que representa.
La política ambiental se asienta en principios rectores del comportamiento de la organización y por ello en su ADN. Es una
declaración única e intransferible en la que la empresa expresa sus valores y asume ciertos compromisos con la firme convicción de
que son fuente de mejora continua. Resumiendo: se podría decir que la política ambiental está determinada por la organización y
determina, a su vez, su acción.
Una herramienta de tal importancia (¡si, has leído bien! la política ambiental es una «herramienta» ya que será el fundamento de
las actuaciones que llevemos a cabo con vistas a conseguir los objetivos que nos marquemos) tiene que estar asumida y aprobada por
la dirección de la organización. De hecho, la política ambiental es tan relevante que forma los cimientos con los que la norma
internacional ISO 14.001 construye su sistema de gestión medioambiental.
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No es objeto de este Manual profundizar en la metodología aplicable a la elaboración de una política medioambiental. Si tienes
dudas, puedes consultar la numerosa bibliografía existente o contactar con algún profesional del medio ambiente.
No obstante lo anterior, sí que se van proporcionar algunas indicaciones orientativas: a la hora de redactar la política ambiental
puedes optar por seguir los requisitos exigidos en la ya nombrada norma certificable ISO 14.001 y redactar una política que
denominaremos formal o bien puedes decantarte por establecerla fuera de ese marco, o de otra forma, establecer una política
informal. En cualquier caso, debes tener en cuenta que los principios asumidos y expresados en el documento deben mostrar un
compromiso de la organización, al menos, en los siguientes términos:
Cumplimiento de la legislación ambiental
Desarrollo de la organización en términos de mejora continua
Apuesta por la prevención de la contaminación
Ser apropiada a la naturaleza y a los impactos de la organización
Puede resultar más sencillo elaborar la política ambiental después de haber realizado un Diagnóstico (auditoría) de los aspectos
ambientales de la empresa ya que de esta manera identificaremos los aspectos ambientales existentes en la actividad y sus impactos
asociados.
Desde comunicarsostenibilidad.com recomendamos la implantación y posterior certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental en las organizaciones.
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Recuerda que una política ambiental no es más creíble porque tenga un mayor número de «principios». Es preferible expresar
únicamente aquellos que la organización (y su dirección) asuma y determine su acción.
Aunque el cuerpo principal de la Parte A está compuesto por la política ambiental también se puede incluir: Una pequeña introducción de bienvenida a la organización. No debiera ser más extensa de un párrafo
Una referencia en el caso de que la organización haya realizado algún tipo de intervención de valor añadido en términos
medioambientales (dotación de recursos para la promoción de eventos de carácter ambiental, utilización de energías
renovables, patrocinios, etc.).
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[Paso 2: elaboración de la parte B del documento]
La Parte B del Manual estará compuesta por los protocolos de actuación relacionados con aquellas áreas ambientales en las que
el nuevo miembro de la organización vaya a desarrollar su trabajo.
«Área ambiental»: Conjunto de procesos o servicios que presentan los mismos aspectos ambientales.
«Aspecto ambiental»: Hecho que puede generar en el medio ambiente un determinado impacto. Son ejemplos de aspectos
ambientales: la generación de residuos, la emisión de vertidos y de sustancias a la atmósfera, el ruido, el
consumo de recursos…
Lo primero que tenemos que realizar es un listado de áreas ambientales para las que estableceremos posteriormente un
protocolo de actuación.
A la hora de determinar las áreas es importante resaltar que no tienen porqué corresponderse con áreas productivas o
funcionales. En cualquier caso, las áreas que debemos designar serán las convenientes para nuestras necesidades:
Ejemplo 1: una determinada empresa dedicada a la venta en sus instalaciones de material de ferretería al por mayor tiene las
siguientes áreas funcionales: logística, atención al cliente, administración, ventas y mantenimiento. Sin embargo, el responsable de
medio ambiente ha resuelto acotar las áreas ambientales a tres: logística, oficinas y mantenimiento. En este caso el área «oficinas»
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incluye a: atención al cliente, administración y ventas, ya que estas tres generan los mismos residuos y presentan los mismos
consumos.
Ejemplo 2: el antiguo propietario de una empresa de elaboración de patatas fritas embolsadas había hecho un esquema de la
actividad de la empresa atendiendo a los siguientes procesos: almacén de producto, proceso productivo, ventas y administración. Con
el tiempo, la fábrica fue comprada por otro empresario que decidió establecer áreas ambientales, y dividió el proceso denominado
«productivo» en los siguientes: preparación de la patata (lavado, pelado y cortado), fritura y envasado.
Ejemplo 3: el responsable de un pequeño taller de chapa y pintura de vehículos ha contratado a dos nuevos trabajadores, uno de
ellos trabajará en la oficina de las instalaciones dedicado a labores burocráticas, mientras que el otro trabajará como auxiliar en todas
las operaciones de reparación y mantenimiento de los vehículos, ya que todos los mecánicos trabajan en todas las secciones del taller.
Para este caso, el responsable de la empresa ha decido establecer las siguientes áreas ambientales: administración y proceso
productivo.
Recuerda que el contenido de la Parte B es para hacer referencia exclusivamente a cuestiones de orden medioambiental por lo
que deben evitarse otro tipo de indicaciones no relacionadas con esta área.
Una vez establecidas las áreas ambientales de tu empresa debes dotarlas de contenido. Para ello, es recomendable:
Ser lo más breve y directo posible
Ser cordial pero firme
Valorar el esfuerzo del trabajador
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Protocolos ambientales «Cauchos vulcanizados X, S.L. », área ambiental: «Mantenimiento»
1. …
2. …
3. Si compruebas que existe alguna fuga de aceite en un latiguillo que no haya sido recogida por la bandeja de retención
debes hacer uso de la cantidad apropiada de absorbente y una vez recogido debes depositarlo en el contenedor identificado
como «absorbentes contaminados». Recuerda no depositarlo en otro contenedor, ya que de otro modo te va a ser muy
complicado traspasarlo al contenedor adecuado.
¡Gracias por tu colaboración!
En caso de tener dudas sobre los protocolos específicos que puedes incluir en cada área ambiental, puedes ayudarte de manuales
de buenas prácticas del sector o solicitar el asesoramiento de un profesional del área de medio ambiente.
Debes de tener en cuenta que si tu empresa dispone de áreas en las que existan otras personas responsables de las mismas, es
muy recomendable que previamente a la implementación de cualquier protocolo ambiental hables con ellos para alcanzar un acuerdo
sobre cuál es la manera más eficaz de lograr los objetivos deseados. Recuerda que gran parte del éxito de la estrategia de gestión
ambiental de la empresa va a depender de su colaboración y predisposición.
En cuanto al número de protocolos de cada una de las áreas, es recomendable reducirlos y sintetizarlos lo máximo posible. Incluye
las cuestiones más apremiantes y deja el resto para otro tipo de comunicación.
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[Paso 3: comunicar el Manual]
Cuando se habla de «comunicar el Manual» nos referimos a la manera en que se presenta la información a la persona que la
recibe.
La primera cuestión que nos debemos plantear es el formato en que vamos a presentar el Manual: ¿papel o digital?
Aunque es innegable que el formato tradicional de papel presenta alguna ventaja (mucha gente todavía prefiere leer los
documentos en este soporte, bien porque le pueda parecer más cómodo, bien porque le resulte menos agotador para la
vista o bien porque sea simplemente su costumbre) es preferible presentar el Manual, en la medida de lo posible, en
formato digital ya que de otra manera puede resultar contradictorio con criterios eficientes. Es decir, el lector puede restar
credibilidad a los compromisos de la organización.
En cuanto a la entrega efectiva del documento:
Es preferible hacerlo de forma personal a través de una pequeña charla con el nuevo trabajador. Esta reunión informal es
recomendable tenerla con todos los nuevos miembros de la organización (o por lo menos con los que tengan una mayor
responsabilidad compartida en la gestión de los aspectos ambientales de la empresa) y se puede realizar conjuntamente
con personal designado por el área de Recursos Humanos si éstos lo creyeran oportuno. Es recomendable que la charla se
realice con posterioridad a la entrega / envío del Manual (no debiera demorarse más de dos días). La intención es reforzar el
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contenido del documento, así como resolver posibles dudas que se le hubieran planteado al lector. Además, para algunas
áreas ambientales puede resultar positivo desplazarse al puesto de trabajo y realizar las indicaciones oportunas para
explicar claramente el objetivo de determinados protocolos. Por ejemplo, en el caso de personas que tengan que depositar
algún tipo de residuo peligroso en el acopio (almacenamiento) de residuos.
En cualquier caso, el trabajador debe estar informado que con posterioridad al envío del Manual tendrá lugar la citada
reunión informal. En ningún caso es recomendable fomentar la idea de que el motivo de la charla es un «examen» del
contenido del Manual, ya que no es el caso. Tenemos que recordar que la colaboración de los compañeros es vital para
lograr una implementación con éxito de los protocolos, y por tanto, de nuestros objetivos de gestión.
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[Paso 4: tareas de refuerzo]
Es habitual que existan incumplimientos en los protocolos de actuación (especialmente en lo referido a segregación de residuos).
Por ello, es necesario reforzar la implantación de los mismos y trabajar en mantener el compromiso de los trabajadores con el medio
ambiente. Para ello se pueden utilizar herramientas como:
Paneles informativos
Charlas formativas comunes
Charlas informales personales
Para terminar es importante recordar que:
Tanto los compromisos como los valores de la empresa tienen que refrendarse en las decisiones y en la gestión diaria de la
organización. El trabajador debe «sentir» que lo expresado en el Manual es coherente con lo que «ve» en la organización o
de otra manera su colaboración puede no ser tan completa y cuidada.
Es importante que la organización sea creíble y veraz a ojos del trabajador.
El responsable de medio ambiente debe ser el primero en dar ejemplo al resto de compañeros.
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[Cuéntanos tu experiencia]
Si has hecho uso de la información contenida en este Manual, me interesa conocer tu experiencia. Tu opinión es útil para seguir
mejorando comunicarsostenibilidad.com. Puedes contactar conmigo enviándome un correo a: