Implementacion SAP y ASAP

La Implementacin de SAP R/3El significado usual de Implementar es llevar a cabo alguna cosa, mientras que un proyecto es normalmente definido como la calendarizacin de un problema para su solucin.

En los proyectos de Implementacin de SAP, el problema es normalmente, la implementacin en si misma. La implementacin no se reduce solamente a la instalacin de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde la planificacin de la implementacin hasta los upgrades posteriores. Ello se debe a las siguientes razones: 1.- En la mayora de los negocios el cambio es un proceso contnuo. 2.- La implementacin de SAP requiere del desarrollo de estrategias de soporte y de gestin de sistemas para ptimos resultados. 3.- Normalmente las implementaciones SAP se realizan mdulo por mdulo, en distintas fases.Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3 Estrategias de ImplementacinExisten bsicamente tres tipos de estrategias de implementacin:

Step by Step

Big BangRoll - out

Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3 Estrategias de Implementacin Step by StepEste tipo de implementaciones se caracteriza por la implantacin del software en etapas, normalmente con mdulos relacionados cada vez.

VentajasBaja complejidad en coordinacin, control y organizacin del proyecto y recursos. Menor cantidad de recursos Mejora constante en la calidad de los proyectos Se posibilita la consultora interna La gente tiene ms tiempo para adaptarse a los cambios Costos prorrateados en el tiempo Verificacin de la funcionalidad del modelo implementado

DesventajasProyectos ms largos en el tiempo Mayor construccin de interfaces para mantener la transferencia de datos entre sistemas no SAP y SAP Declina la motivacin de los miembros del proyecto Uso parcial de la ventaja de la integracin Puede ser necesario redisear procesos previamente implementados La parametrizacin puede no ser ptima debido a que existen mdulos no implementadosOverview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3 Estrategias de Implementacin Big BangEste tipo de implementaciones reemplaza los sitemas existentes en la compaa en una solo operacin con el nuevo software de empresas.

VentajasSe requieren pocas o ninguna interfaz entre los sistemas antiguos y SAP Menor tiempo de implementacin La funcionalidad de integracin puede utilizarse de inmediato Alta motivacin de los miembros del proyecto Altamente eficiente, al evitar parametrizacin redundante Integracin ptima de los componentes involucrados

DesventajasLa implementacin es muy compleja Se requiere gran cantidad de recursos (financieros y humanos) en un corto perodo de tiempo. Todos los empleados estn sometidos a altos niveles de stress al mismo tiempo Gran involucramiento de la alta gerencia Para reducir la complejidad, slo se plantean objetivos modestosOverview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3 Estrategias de Implementacin Roll-outPara este caso, se crea un modelo de implementacin en un lugar, que luego es replicado en otros sitios. Para el desarrollo de del modelo puede usar la estrategia de Step by step o Big bang

VentajasExpertise disponible para implementaciones rpidas Costos reducidos, porque se requieren pocos recursos Se reducen los riesgos, ya que la mayora de los problemas se resuelven en la realizacin del modelo Uniformidad en todas las implementaciones de la compaa Mejor comunicacin entre las diferentes implementaciones

DesventajasLa parametrizacin debe considerar los estndares de la compaa en las implementaciones siguientes Es posible dejar fuera procesos especficos de una implementacin


Etapas de proyectos de Implementacin Un proyecto de Implementacin SAP, normalmente se divide en las siguientes etapas: 1.- Organizacin del Proyecto 2.- Diseo Conceptual

3.- Diseo Detallado4.- Preparacin al Productivo 5.- Entrada en Productivo y SoporteOverview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de Implementacin

1.- Organizacin del ProyectoLa primera fase en el ciclo de vida del proyecto la etapa de Organizacin de Proyecto es la base para el proyecto completo. En esta etapa se define el alcance del proyecto, se involucra a la organizacin, se asignan los recursos, se crea el cronograma de la implementacin y se determina el entorno tcnico. Las principales tareas a realizar son: 1.1 Determinar alcance del proyecto 1.2 Determinar la organizacin del proyecto 1.3 Determinar el equipo de trabajo 1.4 Determinar la administracin del proyecto 1.5 Cronograma del Proyecto 1.6 Entorno TcnicoOverview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto1.1 ALCANCEEl alcance del proyecto incluye la definicin, objetivo y estrategias para la implementacin.

Definicin del ProyectoExplica brevemente la idea de realizar la implementacin, respondiendo a la pregunta: Cul es el propsito del proyecto?

Objetivos del ProyectoLos objetivos deben ser definidos por la mxima autoridad del proyecto, y deben poseer las siguientes caractersticas: Claramente definidos Medibles Controlables RealistasOverview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto1.1 ALCANCEEl alcance del proyecto incluye la definicin, objetivo y estrategias para la implementacin.

Estrategia del ProyectoLa estrategia del proyecto entrega las guas para el resto de la implementacin. La definicin de la estrategia debe contener los siguientes puntos: Ubicacin espacio fsico donde se desarrollar el proyecto Departamentos involucrados Estrategia de Implementacin Hardware y Software a usar


1.- Organizacin del Proyecto1.2 ORGANIZACINLa organizacin se refiere a la forma en que estarn relacionados los recursos participantes en el proyecto. Aunque esta puede variar para cada caso, en general se sigue la siguiente estructura:Steering Committee

Project Manager

QA SAP

Basis

Equipo BC Programadores

Equipos por Mdulo

Consultores

Usuarios


1.- Organizacin del Proyecto1.2 ORGANIZACIN

Steering CommitteeEs la mxima autoridad del proyecto, y debe cumplir las siguientes tareas: Asumir la responsabilidad del proyecto Controlar los objetivos del proyecto Gestionar la implementacin de las polticas del proyecto Controlar la planificacin y progreso del proyecto Permitir decisiones rpidas Decidir sobre temas organizacionales Gestionar la disponibilidad de Recursos Apoyar al gerente de proyecto Aprobar propuestas para el equipo de proyecto



Project ManagerEs el lider del proyecto. En generl, existen dos gerentes de proyecto, uno por la empresa y otra por la consultora. Las tareas son las siguientes: Liderar el proyecto Gestionar el proyecto (planificacin, organizacin, coordinacin, control) Dirigir a los miembros del proyecto Detectar y resolver problemas y conflictos Relaciones publicas y marketing Entrenar a los jefes de equipo y steering committee Reportar al steering committe Dirigir el control de calidad



Equipo de proyecto - UsuariosLos usuarios participantes en el equipo de proyecto deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocios a implementar, as como capacidad de decisin respecto de los cambios en los procesos. Configurar y parametrizar el sistema Definir los concepts As Is y To Be Apoyar a los otros miembros del equipo de proyecto Entrenar y apoyar a los usuarios Probar el sistema Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto Evaluar las propuestas del equipo de proyectoOverview of SAP Implementations


Equipo de Proyecto - ConsultoresLos consultores poseen un conocimiento profundo del funcionamiento del sistema, y de los procesos de negocios a implementar. Las tareas bajo su responsabilidad son:

Apoyar y Entrenar a los usuarios del equipo de proyecto Determinar los puntos crticos Crear, controlar y verificar plan de implementacin Resolver problemas Configurar y parametrizar el sistema Proveer control de calidad de los mdulos implementados Documentar las actividades


1.- Organizacin del Proyecto1.3 EQUIPOS DE TRABAJOUna vez definidas las posiciones dentro de la estructura organizativa (organigrama) del proyecto, deben seleccionarse las personas que formarn parte de esos equipos

Los recursos humanos, en la apropiada cantidad y calidad, son cruciales para el xito del proyecto.Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto1.3 EQUIPOS DE TRABAJOConsideraciones: Establecer relaciones de confianza entre los miembros del equipo: comunicacin efectiva, delegar responsabilidades, apoyo, etc. Establecer la participacin activa de las gerencias, que deben sentirse propietarias del proyecto. Formar una direccin de proyecto fuerte y efectiva. Entregar atribuciones suficientes al gerente de proyecto Formar un equipo de proyecto slido y bien calificado Reclutar miembros de proyecto capaces Definir tareas y responsabilidades claramente Asignar usuarios full-time al proyecto Incluir usuarios con experiencia operativa Aprender de los consultores externos, estableciendo relaciones de confianza con la compaa de consultoraOverview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto1.4 ADMINISTRACIN DEL PROYECTOLa administracin del proyecto incluye todas las materias relacionadas a reportes de progreso, registro de tiempos, organizacin de reuniones, distribucin de la informacin del proyecto, etc. Debe considerarse: Mantener reuniones peridicas, para mejorar la comunicacin, controlar el avance y apoyar al equipo de proyecto. Deberan realizarse reuniones con alta frecuencia. Preparar la reuniones, distribuyendo informacin a discutir en forma previa Determinar la documentacin estndar del proyecto e hitos de control Mantener a la organizacin informada de los avances del proyecto de implementacin Organizar la asignacin de salas para reuniones, creando un calendario de reuniones.Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto1.5 CRONOGRAMAEl cronograma del proyecto es vital para el control de las actividades, avance del proyecto y aplicacin de medidas correctivas. Para la elaboracin del cronograma debe tenerse en consideracin lo siguiente: Asegurarse que el cronograma cumple todas las tareas requeridas Apoyarse en los consultores para la creacin del cronograma Tomar en cuenta las contingencias en la planificacin Mantener la planificacin simple y no burocrtica Distribuir la planificacin entre los miembros del equipo de trabajo Mantener cronogramas detallados por mdulo y fases del proyecto


1.- Organizacin del Proyecto1.5 CRONOGRAMA - Global


1.- Organizacin del Proyecto1.6 ENTORNO TECNICOEl entorno tcnico describe la configuracin del hardware para las aplicaciones SAP, la infraestructura de redes y la compra de software y licencias.

Ref.:Sesin 1 Consideraciones Tcnicas de implementaciones SAP R/3



2.- Diseo ConceptualLa fase de Diseo Conceptual corresponde a la definicin de los procesos de negocios a implementar. En esta etapa se realiza la reingeniera de los procesos de negocios, con la ayuda del modelo de referencia SAP.

Las tareas a realizar en esta fase son: 2.1 Determinar Estructura Organizativa 2.2 Determinar situacin Actual As Is 2.3 Determinar situacin futura To Be 2.4 Determinar Interfaces y desarrollos ABAP/4 adicionales 2.5 Determinar conversiones iniciales 2.6 Determinar formularios y reportes 2.7 Aprobar el Diseo ConceptualOverview of SAP Implementations

2.- Diseo Conceptual 2.1- ESTRUCTURA ORGANIZATIVAAntes de comenzar la parametrizacin debe quedar claramente establecida la estructura organizativa que representar a la compaa en el sistema SAP. Modelar la estructura organizativa es un paso fundamental en el proyecto, ya que de ella dependen muchos otros procesos. Para ello debe realizarse una reunin integrada, con participacin de todos los equipos de trabajo (de cada mdulo), considerando tambin el crecimiento esperado para la compaa.


2.- Diseo Conceptual 2.2.- SITUACIN ACTUAL As El relevamiento de la situacin actual pretende conocer los Isprocesos que realiza la compaa, y sus requerimientos futuros. Los puntos a considerar son: 1.- Descripcin General 1.1 Compaa y departamentos 1.2 Estructura Organizativa 2.- Descripcin detallada 2.1 Datos Maestros 2.2 Procesos 2.3 Funciones y Procedimientos 3.- Medidas de Performance


2.- Diseo Conceptual 2.3.- SITUACIN FUTURA To Describe la situacin futura de la compaa, despus del Beanlisis a los procesos actuales y requeridos, y a partir de los modelos de negocio incorporados en SAP (Modelo de Referencia). Los puntos a incluir en el anlisis de situacin futura son:

1.- Descripcin detallada 2.1 Datos Maestros 2.2 Procesos 2.3 Funciones y Procedimientos 2.- Medidas de Performance 3.- Conclusiones 5.1 Puntos Crticos 5.2 Gap y soluciones


2.- Diseo Conceptual 2.4.- Interfaces y Desarrollos ABAP/4de los requerimientos y de la solucin SAP (To A partirBe), se identifican los procesos no cubiertos por SAP. En este caso es necsario identificar y disear interfaces desde otros sistemas no SAP que entregarn la informacin necesaria, as como determinar si deben construirse programas especiales para asegurar la funcionalidad requerida no cubierta por SAP. Los puntos a inlcuir son: 1.- Interfaces: diseo, periodicidad y tipo de interfaz. 2.- Programas especiales ABAP/4

Debe realizarse un mapa de sistemas con el diseo final de sistemas, sealando las interfaces que permanecen.


2.- Diseo Conceptual 2.4.- Interfaces y Desarrollos ABAP/4 de Interfaces MapaProduccinTDC VAX

MantencinMAXIMO

Recursos HumanosCta.Cte.Personal Remuneraciones Personal

Movimiento de Productos

Contabilidad Administracin de ContratosFACTURACIN


2.- Diseo Conceptual 2.5.- Conversiones InicialesLas conversiones iniciales corresponden a la transferencia de datos desde los sistemas antiguos a SAP. Despus de realizar el anlisis de procesos y datos maestros, se determina que datos sern cargados inicalmente en el sistema R/3, y la forma en que se realizar esta carga.

A partir de esta informacin se comienza con el trabajo de Depuracin de datos maestros, y el desarrollo de programas de carga inicial. Normalmente se consideran dos programas diferentes, uno para extraccin y otro para carga en SAP:

?

ABAP/4

Sistemas antiguosOverview of SAP Implementations

SAP

2.- Diseo Conceptual 2.6.- Reportes y formulariosDurante el relevamiento de situacin actual y requerimientos futuros deben identificarse los reporte y formularios que deben desarrollarse para satisfacer los requerimientos de informacin de la compaa. En el caso de los Reportes, SAP provee una gran variedad de informes de gestin , a los que deben asimilarse los requerimientos de la compaa. En caso de que los reportes no existan en SAP, debe considerarse la posibilidad de desarrollarlos en ABAP/4.

Para los Formularios, existe una herramienta en SAP , SAPscript, para la construccin de formularios. Deben identificarse y detallarse lo formularios que se imprimirn en la operacin en productivo de la empresa.


2.- Diseo Conceptual 2.7.- APROBARUna vez que se han realizado las tareas de anlisis de procesos, se genera el documento de Diseo Conceptual, que incluye los requerimientos de usuarios, los procesos SAP a implementar, anlisis de Datos Maestros, Cargas iniciales de Datos, Interfaces y desarrollos ABAP/4, Formularios y Reportes. Se incluyen tambin los puntos crticos de la implementacin y en algunos casos un anlisis FODA. Este documento es aprobado por el comit de direccin del proyecto. Este paso es clave, ya que a partir de la informacin incluida en este documento se realizar la parametrizacin en la etapa siguiente.


Etapas de proyectos de Implementacin 3.- Diseo DetalladoLa fase de Diseo Detallado corresponde a la parametrizacin del sistema, desarrollo de interfaces y programas ABAP/4. Las tareas a realizar en esta fase son:

3.1 Ajustar estructura de IMG en SAP 3.2 Parametrizar estructura organizativa y Procesos 3.3 Programar interfaces y desarrollos ABAP/4 3.4 Realizar y presentar prototipo


3. Diseo Detallado 3.1.- Ajustar Estructura de IMG La IMG (Implementation Guide) es la base para laparametrizacin del sistema SAP. Posee muchas funcionalidades para agilizar la parametrizacin. Para cada aplicacin de negocios, la IMG explica cada paso del proceso de implementacin, los parmetros estndar de SAP, describe como debe configurarse el sistema y abre las actividades en forma interactiva.El ajuste de la IMG correponde a dejar las actividades a utilizar en la fase de implementacin, seleccionando mdulos y submdulos, y luego generando una IMG especfica para el proyecto.


3. Diseo Detallado 3.1.- Ajustar Estructura de IMG


3.2.- PARAMETRIZACIN

3. Diseo DetalladoLa parametrizacin corresponde a ajustar los PARAMETROS que permiten definir los procesos en SAP. Es recomendable utilizar la IMG, ya que se requiere que la secuencia de actualizacin de parmetros siga un orden lgico . La tarea de parametrizacin toma como base las definiciones realizadas en la etapa de diseo conceptual. Una vez que se realiza un cambio o una nueva parametrizacin, este se registra en una ORDEN DE TRANSPORTE, que permitir copiar los cambios realizados en la mquina de desarrollo al productivo. ORDEN DE MODIFICACIONES AL SISTEMAOverview of SAP ImplementationsTRANSPORTE SIDK00000111

3.3.- DESARROLLOS E INTERFACES

3. Diseo DetalladoLos desarrollos ABAP/4 incluyen los programas de cargas iniciales, as como interfaces y programas especficos. Este es uno de los puntos crticos del proyecto, y deben considerarse los puntos siuientes: Alta Prioridad Las cargas iniciales consumen mucho tiempo Se requieren programadores con conocimiento de los lenguajes de programacin de los sistema antiguos y de SAP, que deben interactuar entre s. Los datos a cargar deben ser revisados por los usuarios


3.4.- PROTOTIPO

3. Diseo DetalladoEl objetivo de esta fase es construir un prototipo que contenga los principales procesos y procedimientos del modelo de negocios, y los datos de prueba apropiados. Seleccionar los procesos que se incluirn en el prototipo es una tarea que depende de los usuarios claves del proyecto. En general, se consideran los procesos ms frecuentes y/o mas criticos dentro de la organizacin, y se incluyen en el modelo. Una vez que el prototipo est terminado, se presenta al equipo de proyecto, en la reunin de cierre de la etapa de Diseo Detallado.



4.- Preparacin al ProductivoLa fase de Preparacin al Productivo corresponde a las tareas previas al comienzo de la operacin en el entorno real. Se realizan las pruebas y puesta a punto del sistema para el comienzo de la operacin. Las tareas a realizar en esta fase son: 4.1 Pruebas 4.2 Transporte de la parametrizacin y programas 4.3 Creacin de Perfiles de Usuario 4.4 Verificacin de la documentacin 4.5 Transferencia de Datos Iniciales


4.- Preparacin al Productivo4.1 PRUEBASAntes de transportar la parametrizacin al sistema productivo, es necesario asegurar que los procesos, interfaces, programas y cargas funcionan de acuerdo a lo requerido. Para ello se realizan diferentes pruebas en el mandante de test:

Pruebas IndividualesCorresponde a probar cada proceso, o ciclo con un modelo real de la operacin diaria, en cada mdulo

Pruebas IntegradasDebe verificarse la integracin de los procesos, entre todos los mdulos implementados, para ello se disean pruebas con alto grado de interaccin.

Pruebas de Volumen Stress testCorresponde a la prueba de performance del sistema cuando opera con todos los usuarios.Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo4.2 TRANSPORTESUna vez realizadas las pruebas, y las correcciones, se debe transportar la parametrizacin y programas desarrollados al sistema productivo. Para ello se debe haber creado previamente la instancia productiva, y ajustar las conexiones entre el sistema de desarrollo y el sistema productivo. El transporte se realiza a travs de ordenes que se exportan e importan entre ambos sistemas:Sistema desarrolloMandanteORDEN DE TRANSPORTE SIDK00000111

Sistema Productivo ImportarORDEN DE TRANSPORTE SIDK00000111

Mandante

Instancia R/3

Exportar

Instancia R/3


4.- Preparacin al Productivo4.3 PERFILES DE USUARIOLos perfiles de usuario contienen las autorizaciones para operar en el sistema SAP. Existen muchos elementos que permiten definir las autorizaciones para realizar determinadas actividades en el sistema. Este es un punto crtico, ya que si los usuarios no cuentan con los perfiles adecuados pueden ver bloqueado el acceso a las operaciones que realizan, o se les puede dar acceso a operaciones e informacin que no corresponde a sus funciones. Para la creacin de perfiles de usuario debe establecerse una matriz de roles de acuerdo a las funciones que desempean los usuarios en la compaa. A cada rol le corresponden autorizaciones para ejecutar algunas tareas. Luego de crear los perfiles, estos se asocian a los usuarios creados en el sistema SAP.Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo4.4 DOCUMENTACINComo resultado de las diferentes etapas de la implementacin, se generan varios documentos que sirven de apoyo al control del proyecto y a la operacin posterior. La documentacin ms importante es:

Diseo ConceptualRegistra los procesos a implementar, despus del anlisis de procesos de negocios de acuerdo al modelo de referencia de SAP. Es aprobado al final de la fase de diseo.

Manual de ParametrizacinEn el manual de parametrizacin se registran los cambios realizados durante la etapa de parametrizacin del sistema. Es fundamental cuando se quieren realizar nuevos cambios.Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo4.4 DOCUMENTACINManual de UsuarioEl manual de usuario est orientado a los usuarios finales del sistema. Es una gua acabada de la forma de operar cada una de las transacciones funcionales a las que los usuarios deben acceder, en el sistema SAP R/3. Es importante como soporte a la entrada en productivo.

Manual de ProcedimientosEl manual de procedimientos complementa al manual de usuario. Es una guia de los procedimientos a seguir, fuera de SAP. Tiene llamadas al manual de usuario para indicar acciones a realizar en el sistema.


4.- Preparacin al Productivo4.5 CARGAS INICIALESCuando se ha transportado la parametrizacin, el sistema productivo est listo para ser poblado, es decir, para recibir los datos maestros con los que debe comenzar a operar. Los datos deben haber sido depurados por los usuarios, y extraidos desde sus sistemas de origen, via archivos o manualmente. La carga inicial de datos es el ltimo paso antes de la entrada en productivo. Para estos efectos se han construido los programas de Batch Input, que simulan las transacciones de entrada de datos.0001 001 088 20001 540; 0001 001 088 20002 100; 0001 001 088 20003 000; 0001 001 088 20004 000; 0001 001 088 20100 010; 0001 002 090 20001 000; 0001 002 090 20002 200;

Sistema ProductivoMandante

Batch InputInstancia R/3



5.- Entrada en productivo y Los Soporte proyectos de implementacin no terminan con laentrada en produccin. Hay muchas tareas que continan despus de la entrada en productivo, entre ellas:

5.1 Soporte a la operacin 5.2 Optimizacin del sistema


5.- Entrada en Productivo y Soporte5.1 SOPORTEEl proyecto de implementacin no termina con la entrada en productivo. A partir del momento en que comienza la operacin real en SAP, se debe prestar soporte a los usuarios finales del sistema, mediante una mesa de ayuda. Tambin debe crearse un plan de contingencia para el caso de que la operacin con SAP no est disponible. Los principales problemas al momento de comenzar la operacin son: Autorizaciones de los usuarios para la ejecucin de tareas Desconocimiento de la operacin del sistema Desconocimiento de los nuevos procedimientos administrativos


5.- Entrada en Productivo y Soporte5.2 OPTIMIZACIN DEL SISTEMALa optimizacin del sistema es necesaria ya que no todos los escenarios pueden ser completamante probados antes de la entrada en productivo. Tambin surgen nuevos requerimientos de los usuarios cuando el sistema ya se encuentra en productivo. Los factores que mas influyen en la estabilizacin del sistema son:

Cargas Iniciales Pruebas y preparacin del sistema Difusin del proyecto y formacin de usuarios


Entorno de la implementacin SAP Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lolargo del proyecto de implementacin, y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el xito del proyecto. Estas son:

1.- Capacitacin 2.- Control del Proyecto

3.- Gestin del Riesgo4.- Gestin del Cambio


Entorno de la implementacin SAP

1.- CAPACITACINLa capacitacin constituye una de las tareas ms difciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto. Existen tres momentos claves para la formacin: Antes del Diseo conceptual, los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos SAP de nivel 1 y 2, que les permitan comprender los procesos que van a modelar, y las potencialidades del sistema.



1.- CAPACITACINAntes del Diseo Detallado, o parametrizacin. Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos SAP de nivel 3, que les permitan aprender a parametrizar el sistema. Antes de la Entrada en productivo. Debe disearse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operar el sistema SAP. Este curso est dirigido a los usuarios finales, y constituye el punto mas importante de motivacin a los futuros usuarios SAP. Es importante adems que la formacin sea entregada poco antes de la puesta en marcha, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de prctica.



2.- CONTROL DE PROYECTOEl control de Proyecto es un aspecto clave de la implementacin del sistema. Las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rpidamente identificadas y evaluadas, para determinar las medidas correctivas necesarias.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases

Definir

Medir

Dirigir

CorregirOverview of SAP Implementations


3.- GESTIN DEL RIESGOAl comienzo del proyecto debe realizarse un anlisis de riesgo, para identificar, analizar y responder a los riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus etapas. La identificacin de riesgos o puntos crticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propsito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al lider del proyecto en cualquier momento. Una forma comn de gestionar el riesgo es mantener un reporte peridico de riesgos potenciales, por mdulo, para cada etapa del proyecto:Overview of SAP Implementations


3.- GESTIN DEL RIESGOEl reporte de anlisis de riesgo debe contener los siguientes datos: Factor de Riesgo Cambio de probabilidad Probabilidad de ocurrencia Mediciones Impacto en el proyecto



4.- GESTIN DEL CAMBIOLa implementacin de un sistema de gestin integrado, como SAP, tiene un gran impacto en una empresa, especialmente en sus empleados. La reaccin usual es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo. Normalmente, quienes perciben el cambio como negativo siguen un ciclo del tipo siguiente:ACTIVO

Miedo a perder la propiedad de los datos Miedo de cometer errores Enojo Depresin Aceptacin Perdida de contacto social Muy flojos para responder al cambio Schock Temor a cambios Estructurales Pesismismo PASIVO Otras dificultades personales ComprensintiempoOverview of SAP Implementations

Negociacin


4.- GESTIN DEL CAMBIOEn el caso de que el cambio se perciba como positivo, se tiene el siguiente ciclo:

ACTIVOComprobacin Mayor acceso a datos de toda la compaa Esperanza Realista Facilita Pesimismo el contacto con otros empleados Informado Posibilita el crecimiento en sus trabajos Optimismo Mayor capacidad de negociacin con informado proveedores o clientes, por acceso a datos Optimismo Satisfaccin Desinformado PASIVO ms rpido tiempoOverview of SAP Implementations

Metodologa ASAPASAP (Accelerated SAP) es la solucin SAP para implementaciones rpidas, especficamente diseada para acelerar y estandarizar el proceso de implementacin, para alcanzar la funcionalidad de los procesos crticos

As Soon As Possible.http://www.sap.com/mexico/partners/howtopartner/index.epx

Nmero de Proyectos

70 60 50 40 30 20 10 0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13Overview of SAP Implementations

Duracin en meses

Metodologa ASAPLa metodologa ASAP consta de las cinco etapas clsicas de proyectos de implementacin:

Cada una de estas etapas contiene herramientas de ayuda para facilitar y acelerar la implementacin (cuestionarios, formatos, etc.)


Metodologa ASAP


Metodologa ASAPAdems de las herramientas de ASAP, existe una base de datos de preguntas y respuestas, que permite realizar un control de calidad a la implementacin:


Aceleradores SAPLos aceleradores SAP son herramientas que permiten definir en forma rpida ciertos aspectos claves de las implementaciones de R/3. Entre ellos estn:

AutorizacionesMandantes preconfigurados Comercio electrnico Reportes

Guias Made EasyTransferencia de Datos Formularios Administracin de Sistemas EDI Otros


Herramientas de Control de ProyectoDentro del Sistema R/3 existen herramientas que ayudan a controlar la implementacin. La principal herramientas es la Guia de Implementacin (IMG)

La GUIA de IMPLEMENTACIN es una estructura jerrquica organizada, que refleja los componentes de las aplicaciones de negocios de R/3. En ella, se listan todos los documentos para la implementacin (parametrizacin) del sistema, y permite acceder directamente a las siguientes actividades:Ejecuta transacciones de parametrizacin

Permite documentar el proyectoMantiene informacin del Status del proyecto Permite controlar y documentar el proceso de implementacin.

Existen varios niveles de trabajo con la IMG:


Herramientas de Control de Proyecto

IMG de Referencia SAPIMG de la empresaIMG del proyecto IMG del proyecto IMG del proyecto

IMG de la versin


Trabajo con la IMGEjemplo: Parametrizar grupos de compra


Trabajo con la IMGEjemplo: Parametrizar grupos de compra


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