IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

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Presentación Práctica Empresarial IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO PRODUCTIVO Y MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA COMPAÑIA LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, Noviembre 2017

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Presentación Práctica Empresarial

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO PRODUCTIVO Y

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA COMPAÑIA

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD CONTADURIA PÚBLICA

Bogotá, Noviembre 2017

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Presentación Práctica Empresarial

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO PRODUCTIVO Y

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA COMPAÑIA

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

Presentador por:

Diana Carolina Perilla Novoa

Viviana Andrea Mesa

Profesor: Luis Alberto Rojas

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD CONTADURIA PÚBLICA

Bogotá, Noviembre 2017

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Tabla de contenido

Introducción .............................................................................................................................................. 4

Reseña de la empresa ................................................................................................................................ 5

Objetivos .................................................................................................................................................... 7

Objetivo general.......................................................................................................................................... 7

Objetivos específicos .................................................................................................................................. 7

Descripción del problema ......................................................................................................................... 8

Plan de trabajo .......................................................................................................................................... 9

Cronograma de actividades.................................................................................................................... 10

Marco legal .............................................................................................................................................. 11

Antecedentes............................................................................................................................................ 14

Marco teórico .......................................................................................................................................... 17

Capítulo 1

Herramientas del diagnóstico empresarial ........................................................................................... 19

Capítulo 2

Creación e implementación del sistema de costos ................................................................................. 25

Capítulo 3

Organigrama y manuales de funciones a implementar ........................................................................ 30

Capítulo 4

Verificación del alcance de la herramienta ........................................................................................... 58

Conclusiones ............................................................................................................................................ 59

Recomendaciones .................................................................................................................................... 59

Referencias .............................................................................................................................................. 60

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INTRODUCCIÓN

El presente proyecto está enfocado en la aplicación de un sistema de costos en los procesos

de producción y la realización e implementación de un manual funciones y procedimientos para

darle el manejo correspondientes a la documentación contable de la compañía LA TAVOLA

SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS ubicada en la localidad de Teusaquillo barrio galerías y

cuya actividad principal es el catering de eventos y restaurante.

El proceso de implementación de costos consiste en la creación, desarrollo e

implementación de un sistema de costos que identifique los productos que se encuentran en las

recetas utilizadas para la realización de la actividad comercial y analizar si dichos productos

pueden ser sustituibles al momento de un cambio significativo en el precio por diversos factores

(clima, situación del país, etc.), para así poder tener un costo de ventas fijo y que el precio de venta

al público pueda mantenerse estable.

De ahí la necesidad para la compañía de la elaboración de un modelo de costos por procesos

que permita registrar y reportar información oportuna para determinar el funcionamiento y

crecimiento de la empresa, ya que el método de costos permitirá obtener el valor de cada producto

en el proceso de producción con la finalidad de garantizar el control eficiente de los recursos y

poder generar estrategias no aleatorias para la competencia, promociones y productos, seguido de

esto se realizará el análisis operativo que permitirá diseñar la operación de la empresa, plan de

compras, plan de producción y la infraestructura necesaria para garantizar el flujo de la cadena de

producción en pro del crecimiento y éxito de la compañía.

Por otro lado la compañía no cuenta a la fecha con un manual que pueda indicar el conducto regular

que se debe llevar con respecto al manejo de los inventarios desde la entrada de los productos hasta

su proceso y posterior venta.

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RESEÑA DE LA EMPRESA

Nombre: LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS.

¿Quiénes somos?

La Távola Santa Eventos y Servicios SAS una empresa Colombiana, que desde el año 2010 se ha

preocupado por brindar a sus clientes un espacio donde se disfrute “EL ARTE DEL BUEN

COMER”, su restaurante ubicado en Galerías, un espacio agradable tranquilo, donde sus clientes

pueden disfrutar de una comida sin prisa, con la mejor atención y disposición de nuestro personal,

lo que hace que nuestros clientes se sientan como en casa. Se pretende aquí establecer la

pertinencia del trabajo del practicante en la Empresa, para la formación profesional del mismo. En

este apartado se debe consignar la siguiente información:

Visión

La Távola Santa Eventos y Servicios SAS, será una empresa reconocida y preferida en el

medio de Eventos y Servicios, brindando un ambiente artístico que combine lo más exquisitos

platos y bebidas con servicios y productos de excelencia.

Consolidando su base de clientes y en constante crecimiento, con calidad humana y principios

éticos, como un grupo de trabajo con proveedores sólidos y profesionales, destacándonos por

buenos manejos a nivel interno y externo de la organización.

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Misión

Brindar a nuestros clientes la posibilidad de disfrutar nuestra comida y servicios, en un ambiente

de tranquilidad, ya que entendemos “EL ARTE DEL BUEN COMER” como todos los factores

que intervienen al momento de sentarse a la mesa, por esto ponemos a disposición de nuestro

clientes los mas exquisitos platos con ingredientes cuidadosamente seleccionados y presentados

de la manera mas agradable a la vista y al gusto, para que el comer se convierta en el momento

de nutrición del cuerpo y el espíritu, para esto disponemos del mejor personal desde su preparación

hasta la mesa siempre pensando en el bienestar de nuestros clientes.

Tipo de actividad

La empresa ofrece catering de eventos y restaurante.

Figuras 1y 2: Tomadas de Facebook Jairo Giovanny López Mesa propietario La Tavola Santa

SAS.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de costos en el proceso productivo y manual de procedimientos para

el manejo de inventarios de la compañía LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS,

mediante el desarrollo de una herramienta que estime el costo de los procesos de producción en

las recetas utilizadas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Identificar mediante un diagnostico las falencias que existen internamente con respecto al

proceso de ingreso de cada uno de los productos de la compañía y el costo de cada uno de

estos.

2. Diseñar e implementar un sistema que permita identificar el costo de venta y la utilidad en

cada una de los menús diarios propuestos por el restaurante.

3. Diseñar e implementar un manual de funciones para cada una de las áreas y de

procedimientos de los documentos contables que permita identificar los pasos que se deben

seguir desde el ingreso de los productos al restaurante, pasando por el proceso, preparación,

hasta su llegada a la mesa.

4. Verificar el alcance de la herramienta utilizada del nuevo modelo de costos y del manual

de procedimientos con respecto a los inventarios de productos para que a través de su

identificación la compañía pueda realizar tomas de decisiones para obtener una

información clara y veraz del manejo de estos procesos.

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DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Entre los sectores que actualmente se encuentran más golpeados por la economía del país

está el sector de las comidas que son procesadas y servidas a la mesa, tales como el sector de

restaurantes, cafeterías, bares, y eventos sociales.

La razón de este golpe es que el país se ha venido enfrentando a diferentes cambios

climáticos, paros camioneros, paros campesinos, y diversas situaciones que ponen en jaque a las

micro, pequeñas y medianas empresas del sector ya que muchos de los principales alimentos de la

canasta familiar escasean, y los que se consiguen tienen un costo muy elevado lo que hace que la

utilidad que se puede sacar a un alimento procesado es muy baja.

Específicamente el sector de los restaurantes debe acarrear con la compra de productos

incluidos en sus recetas a precios muy altos lo que hace que el costo de venta de la receta suba y

la utilidad disminuya pues el valor de venta al público no puede variar. Por ejemplo: el restaurante

La Tavola Santa Eventos y Servicios SAS, ofrece al público un menú para el almuerzo por valor

de doce mil pesos ($ 12.000) que contiene una sopa o crema del día, un plato que consta de dos

harinas (arroz, papa, yuca, plátano) una proteína: (carne, pescado, pollo) y una ensalada, además

como valor agregado se incluye un postre.

Este precio al público debe ser estable por lo menos en el lapso de un año, pues el restaurante

tiene sus clientes fijos y estos siempre pagaran el mismo valor por el menú, el restaurante aparte

de adquirir los productos que contienen estas recetas debe acarrear con el costo que tiene procesar

estos alimentos para que finalmente llegue preparados a la mesa del cliente, pero ¿Qué pasa si uno

de los productos que se incluye en el proceso de la preparación es demasiado alto?

Es allí donde se debe crear e implementar por medio de macros, tablas dinámicas y otras

ayudas un sistema de costos que reemplace dichos productos sin que esto afecte el bolsillo de la

compañía ni el buen gusto del cliente.

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Por otro lado y para darle un valor agregado a la empresa, se detecta que esta no cuenta con

manuales de procedimientos contables en temas de: recepción y manejo de documentos,

facturación, archivo, etc. y debido a esto hay falencias como perdidas de documentos, o

documentos sin soportes. De ahí la necesidad de redactar e implementar procesos que beneficien

la empresa incluso cuando hay cambio de personal y no tenga claro que procesos se llevan en la

compañía.

PLAN DE TRABAJO

La estrategia que se va utilizar es identificar, analizar y documentar los productos sustitutos

para así asignar los costos y ofrecer a los clientes precios fijos y manejar la mejor calidad y

economía del sector.

Se realizará con la colaboración de LA TAVOLA SANTA SAS para crear las recetas con

productos sustitutos teniendo en cuenta factores como el clima que en nuestro país es

diversificado.

La TAVOLA SANTA SAS es una empresa dedicada a catering de eventos y ofrece servicio

de restaurante que ofrece platos procesados servidos a la mesa con un precio de venta fijo por cada

plato en el mercado, debido a la actividad económica de la empresa es difícil establecer un sistema

de inventarios, ya que son productos perecederos usados en recetas y con un precio que puede

variar de un día a otro.

La estrategia a utilizar es usar tablas dinámicas y macros para crear un sistema de costos

donde se incluirán las recetas utilizadas por la empresa y el costo de usado en cada una de ellas,

pero incluyendo en cada una de estas productos que se puedan sustituir en caso que por costos

elevados de los productos principales que componen la receta no se puedan incluir.

Al implementar cambios de productos componentes, sin alterar las recetas y con un costo

que mantenga un margen podemos tener una estabilidad tanto en la utilidad deseada, el costo de

venta, y el precio al público, también implementar las políticas contables mejorando con este la

realidad económica de la compañía.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD FECHA MAXIMA

Presentación del proyecto listo para ejecutar a los dueños de la

empresa. 18 de agosto

Elaboración de tabla en Excel que incluya los costos de

productos utilizados en la fabricación de las recetas. 15 de septiembre

Análisis y propuesta de manuales de funciones y procesos. 15 de septiembre

Elaboración de tablas dinámicas que incluyan las recetas con sus

respectivos productos sustitutos 15 de octubre

Realización de manuales de funciones y procesos requeridos

por la empresa. 15 de octubre

Socialización con los propietarios de la compañía para la

implementación del sistema de costos y manuales de procesos. 11 de noviembre

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MARCO LEGAL

La necesidad de implementar un sistemas de costos en las empresas tanto publicas y

privadas surge en Colombia desde hace más de una década, debido a esto el plan general de la

Contaduría Pública al reestructurarse mediante la resolución 354 del 5 de septiembre de 2007, se

concibe una armonía entre conceptos y criterios de las operaciones, entre estos sistemas de costos

y manuales de procedimientos que promuevan una cultura contable entre los usuarios de la

información, también se habla de la necesidad de una disminución de costos que deje ver la

transparencia y la optimización en el uso del recurso.

El propósito principal de esta resolución es fortalecer el sistema nacional de contabilidad

pública mediante la implementación de una metodología que oriente el reconocimiento y posterior

cálculo de los costos que permita mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos.

Existe actualmente en la normatividad general varios casos que sugieren una

implementación de un sistema de costos que sugiere a los usuarios una herramienta para

incrementar la eficiencia y el control para el desarrollo de las actividades en las empresas.

Como primera medida está el caso de la superintendencia de servicios públicos y

domiciliarios y las comisiones de regulación que tiene un modelo de costos definidos desde el año

1993 y actualizado en el año 2005, este contempla todos los elementos que deben ser utilizados

para la implementación de un sistema de costos y que también exige el envío de información

relacionada con los costos de prestación de los servicios a través del SUI (sistema único de

información).

Esta superintendencia junto con el misterio de protección social son los únicos entes en

Colombia que han exigido obligatoriedad en cuanto a la implementación de un sistema de costos

en Colombia, los demás entres son contradictorios y dejan muchos vacíos en cuanto a metodología,

lo que deja incógnitas en los usuarios de la contabilidad ya que en algunos casos hasta se

contradice.

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El análisis de la normatividad en cuanto a implementación de un sistema de costos se puede

iniciar con la constitución política de Colombia año 1991 con los siguientes artículos:

ARTICULO 338: “En tiempo de Paz, solamente el Congreso, las asambleas departamentales

y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La

ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los

hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos. La ley, las ordenanzas y los acuerdos

pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los

contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en

los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y

beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las ordenanzas o los

acuerdos”

ARTICULO 367: “La ley fijará las competencias y responsabilidades relativas a la

prestación de los servicios públicos domiciliarios, su cobertura, calidad y financiación, y el

régimen tarifario que tendrá en cuenta además de los criterios de costos, los de solidaridad y

redistribución de ingresos”.

Por otro lado la ley 174 de 1994 establece que todos los contribuyentes se encuentran

obligados a presentar sus declaraciones tributarias certificadas por contador y revisor fiscal y que

estas incluyan un sistema de inventarios regido por un sistema reconocido y autorizado por la

dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN), además la norma obliga a las empresas de

manufacturas o comercializadoras de bienes a implementar un sistema de costos.

El decreto 3730 de 2003 en su artículo 3 describe como funciones propias del cargos del

contador general de cada departamento la siguiente actividad: Propender por la implementación

de sistemas de costos, en el sector central del departamento y en las entidades u organismos

descentralizados territorialmente o por servicios, que lo integran”.

La resolución 335 de 2007 en su numeral 9.1.4.4.del plan general de la contabilidad pública

contempla el establecimiento de un sistema de costos para entidades públicas que presten servicios

individualizables o que produzcan y bienes ya sean para la venta o para entrega gratuita.

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El parágrafo 298 del nuevo plan general de contabilidad pública dice: “Los diferentes

conceptos que conforman el costo de producción deben reconocerse por el costo histórico. Para la

determinación y registro deben implementarse sistemas de acumulación ajustados a la naturaleza

del proceso productivo, bien sea por órdenes específicas, procesos o actividades, empleando

metodologías reconocidas técnicamente como costeo global, directo o marginal, o costeo basado

en actividades, entre otras, que permitan satisfacer las necesidades de información de la entidad

contable pública. Dicho sistema puede operar sobre bases históricas o predeterminadas ya sean

estas estimadas o estándar, siempre que la entidad contable pública esté en capacidad de calcular,

de manera técnica, los costos de producción con anterioridad a su ocurrencia”

En los anteriores artículos es claro en el hecho de que debe reconocerse un sistema de costos

y como debe reconocerse pero es vacío al determinar cuál será la metodología que se debe usar

para implementar dicho sistema.

Aparte de esto es únicamente el sistema público quien tiene exigencias a nivel de costos,

pero en el caso de la empresa privada aún no existe ninguna ley que obligue a estas empresas a

implementar sus sistemas de costos y de qué forma deben aplicarlos.

Esto sugiere un gran atraso para nuestra legislación colombiana ya que en países como

Canadá que es el más adelantado en estos sistemas desde 1989 tiene una guía para el costeo de

productos y en 1995 publico otra guía para el coste de servicios que contiene una metodología

exactas de cómo debe seguirse una implementación de costos

ANTECEDENTES

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Colombia un país con una diversidad gastronómica donde se mezclan ingredientes indígenas

y españoles con características de preparación africana es sin duda una de las más apetecidas del

mundo.

Debido a su gran biodiversidad, a su clima tropical y fértiles suelos produce una gran

variedad de alimentos que al pasar por algunos procesos se pueden convertir en exquisitos platos

servidos a la mesa.

El servicio de restaurante nace originalmente en parís aproximadamente en el año 1764

donde existía una pasión por el caldo y las sopas que vendedores ofrecían a sus clientes con el

nombre de reconstituyentes, de allí la palabra restaurantes fue entonces donde los vendedores de

estos productos se dieron cuenta que existía un campo de negocio en este sector y fue donde

empezaron a usar locales con mobiliario para atender clientes que quisieran pagar por alimentos

ya preparados.

Esta idea a partir del año 1800 empieza a expandirse a otros países, momento en el cual llega

a Colombia en épocas de conquista, donde se ofrecían servicios de alimentación y hospedaje a

forasteros.

Hoy en día este sector ha tenido una importancia relevante en la economía de nuestro país,

según la muestra mensual de servicios presentada por el DANE en el primer semestre de 2016 el

sector registro un crecimiento anual de 4,3% (cerca de 32 billones de pesos) con respecto al año

2015, además en su medición efectuada en el año 2014 de los 22 millones de trabajadores que

tiene el país 1,2 millones están empleados en este sector lo que corresponde al 6% de empleos

generados en el país.

También se ha convertido en pieza clave para el recaudo de impuestos en Colombia pues

debido a este sector se creó el impuesto al consumo (DIAN D. 8., 2013) que genera parte

importante del recado de impuestos.

De acuerdo con un estudio de la Cámara de Comercio De Bucaramanga cada vez es más

alto el índice mujeres que deciden salir a trabajar y responder solidariamente con los gastos del

hogar, cosa que implica que muchas veces no se preparen los alimentos en el hogar y de esta forma

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crezca el consumo de alimentos fuera de casa aumentando así el consumo en un 10,6 % en los

últimos diez años.

De allí que surja la necesidad de contar con sitios con variedad de alimentos listos para el

consumo y de precios que estén a la orden de las personas ya que estas siempre buscan variedad

de sitios que oferten opciones accesibles.

El barrio galerías ha sido uno de los barrios más populares de esta ciudad y uno de los más

concurridos por su variedad de almacenes, centros comerciales y además de la cercanía con el

estadio NEMESIO CAMACHO EL CAMPIN.

Ubicado en la localidad de TEUSAQUILLO, sus residentes pertenecen a los estratos 3 y 4

y por lo general estos habitantes llevan mucho tiempo viviendo en el sector.

LA TAVOLA SANTA SAS nace al ver que en el sector existía la carencia de un punto de

venta donde se ofreciera comida tipo gourmet a un precio que empleados de oficinas cercanas y

residentes pudieran acceder.

Por este motivo en septiembre del año 2014, el restaurante abre sus puertas al público y es

atendido por sus propietarios, quienes han cuidado desde el principio la rigurosa preparación de

cada uno de los platos, además de la inclusión de recetas exclusivas del restaurante y de una oferta

de alimentos balanceados.

Además del servicio de restaurante, LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS,

ofrece catering de eventos, lo que quiere decir que para temas de eventos sociales donde sea

necesario llevar la comida al punto, esta llegara y será atendido con personal altamente calificado

y con certificación de manipulación de alimentos.

La compañía a pesar de llevar poco tiempo en este sector y a pesar de la cantidad de

restaurantes y franquicias que existen en la zona, se ha logrado posesionar entre uno de los lugares

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más concurridos del sector, contando con una clientela que atrae a más clientes por la exquisitez

de sus platos.

MARCO TEORICO

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Se entiende por sistema de costos en el conjunto de procedimientos, técnicos,

administrativos y contables que emplea un ente para determinar el costo de sus operaciones en

diversas fases para ser utilizado en la toma de decisiones, control e información contable. (tomado

de página web Gerencie.com)

Un manual de funciones es un documento escrito que especifica los requisitos para

determinada área o cargo y cuál será la interacción con otros procesos, sus responsabilidades y

funciones.

Tomando como base estas definiciones y adentrándonos en el sector gastronómico el cual

es uno de los sectores con más falencias a la hora de calcular sus costos de ventas debido a sus

productos perecederos, mermas, cambios climáticos, etc. Es necesaria la implementación de un

sistema de costos que permita calcular las pérdidas en el proceso de producción, además de la

búsqueda de una solución al cambio necesario en algunos de los productos sin que dicho cambio

pueda afectar el costo.

Con el diseño de esta herramienta podemos estimar un costo en el proceso de producción del

producto terminado además de realizar una estimación real de cuál es la ganancia que se está

adquiriendo en dicho proceso.

Además de la creación de un manual de procedimientos que incluya los pasos a seguir en el proceso

del manejo de inventarios desde el momento que estos ingresan a la empresa por parte del

proveedor hasta que finalmente salen a la venta.

Existen nuevas posibilidades de crecimiento para el sector gastronómico, durante los

últimos años según la Asociación Colombiana de la Industria Gastronómica (ACODRES), indica

que el sector tuvo en promedio un crecimiento del 22%, pasando por un buen momento, los

habitantes de Bogotá presentan la problemática de trabajar lejos de casa, con múltiples

ocupaciones que se ven reflejadas en la falta de tiempo y con la incertidumbre del tráfico, razones

que no permiten almorzar en los hogares y buscar alternativas diferentes, como salir a comer, o

pedir a domicilio.

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Según PORTAFOLIO en su edición del 13 de agosto de 2011, en su sección NEGOCIOS

sobre el consumidor en el 2020, el panorama para entonces está marcado por una creciente clase

media en los países emergentes que demandará productos y servicios, dos áreas serán

fundamentales por su incidencia en el comportamiento del consumidor: la tecnología de las

telecomunicaciones y los alimentos, sector en el que se desarrolla la actividad económica del caso

de estudio.

Entrelazando las tendencias del mercado y el crecimiento del mismo se ve la necesidad de generar

herramientas que permitan la competitividad en el mercado de los restaurantes y catering, ya que una de

las principales razones por las que fracasan los restaurantes es por no tener un control constante de los

costos de los alimentos, sobre todo en esta economía tan cambiante es un alto riesgo no estar al día con la

información.

La estandarización de la recetas permite a los clientes encontrar el mismo sabor, presentación y

calidad de aquel plato que probaron y que quizá hasta recomendaron, y al empresario le permite poder

pronosticar adecuadamente el costo de un producto, siempre con la misma cantidad de ingredientes ya que

cualquier variación afectará el costo, si se sirve menos de lo costeado afecta al cliente y si se sirve más de

lo establecido afectara el costo, y a futuro generando valor agregado en la facilidad de capacitación o

entrenamiento al personal.

CAPITULO I

HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

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MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES INTERNOS (MEFI)

Después de una realización de auditoria con respecto al sistema de costos y manual de

procedimientos carentes en la empresa LA TAVOLA SANTA SAS, las siguientes son las matrices

correspondientes para evaluar las relaciones entre ellas dentro del área funcional de la empresa.

Factores Peso Calificación Calificación

Ponderada

Debilidades 50%

1. No hay control de ingreso a los productos a la

empresa.

0,1 2 0,2

2. No se verifica el estado de los productos a su

ingreso

0,1 2 0,2

3. No se calculan mermas ni desperdicios a los

productos perecederos.

0,1 1 0,1

4. Falta de cálculo en el costo de venta de las

recetas.

0,2 2 0,4

Fortalezas 50%

1. Compras en centrales de abastos que reducen los

precios de compra.

0,1 4 0,4

2. proveedores calificados que garantizan productos

frescos y en buen estado.

0,1 4 0,4

3. Experiencia y trayectoria en el sector que hace de

la empresa un lugar confiable a la hora de consumir

sus alimentos.

0,15 3 0,45

4. Personal calificado que economiza, manipula y

optimiza de la mejor forma los alimentos.

0,15 3 0,45

Totales 100% 2,6

Calificación entre 1 y 4 donde:

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1: Debilidad Menor.

2: Debilidad Mayor.

3: Fortaleza menor

4: Fortaleza mayor.

ANALISIS:

Al obtener una calificación de 2,6 nos muestra que la empresa se encuentra en las

condiciones adecuadas para la realización de sus procesos y puede soportar un cambio en el control

interno, donde se encuentra que sus fortalezas más importantes son: la compra en centrales de

abastos las cuales permiten adquirir los productos a precios más bajos, y el conocimiento de

proveedores calificados que dotan la empresa de productos frescos y de alta calidad que permiten

menos desperdicios además de llevar productos de alta calidad a la mesa de los clientes.

Los factores que se encuentran con mayor debilidad son:

1. No existe un control de ingreso a los productos lo que indica que entran a la cocina, se

procesan sin realizarles antes una evaluación.

2. No se verifica el estado en que llegan los productos para lo que sería necesario la

implementación de una tabla escrita que califique cada uno de estos.

3. No hay cálculo en el costo de venta pues los productos se procesan desconociendo los

precios y por qué otros productos se pueden cambiar en caso de elevación de estos precios.

MATRIZ DE FACTORES DE EVALUACION EXTERNA (MEFE)

Factores Peso Calificación Calificación

Ponderada

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AMENAZAS 60%

1. Cambios climáticos y sociales

(paros camioneros) del país.

0,2 4 0,8

2. Alta competencia en el sector. 0,2 2 0,4

3. Cambios económicos del país

(impuestos, importaciones)

0,2 2 0,4

OPORTUNIDADES 40%

1. Demanda ascendente. 0,2 4 0,4

2. platos reconocidos y aceptados

en el sector

0,05 3 0,05

3. Opciones variadas para el

cambio de productos en las

recetas.

0,15 3 0,6

Totales 100%

2,65

Calificación entre 1 y 4 donde:

1: Nada importante.

2: Poco importante.

3: Importante.

4: Muy importante.

ANALISIS:

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Se obtuvo un puntaje de 2,65 y al ser mayo que 2,5 se puede encontrar que la empresa está lista para

afrontar las condiciones del entorno utilizando sus oportunidades para enfrentar sus amenazas.

La amenaza con más alta calificación fue el cambio climático y social que puede presentar el país en

cualquier momento.

En el campo climático el país está expuesto a diversos fenómenos que traen consigo inundaciones,

sequias, heladas, etc. Factores determinantes a la hora de comprar productos alimenticios pues estos

productos pueden escasear o aumentar significativamente el precio, lo que los hace inaccesibles para

preparar las recetas del restaurante.

Por otro lado el entorno social no es favorable pues con los paros a los que el país se está viendo

enfrentado por parte de camioneros, agricultores, arroceros, los costos de los productos también se elevan

considerablemente o escasean a tal punto que no se consiguen en ninguna parte.

La oportunidad mejor calificada es la demanda ascendente pues a pesar de la alta competencia el

restaurante se encuentra muy bien posicionado en el mercado por sus opciones variadas de menú, sus platos

fabricados con excelente calidad, además de personal altamente capacitado que atiende con amabilidad.

MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO DE LA EMPRESA (MPC)

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ESCALA DE CALIFICACION: del 1 al 10.

ANALISIS:

Se realizó un estudio comparativo con dos restaurantes de la zona llamados LA CUCHARITA

GALERIAS y LA GRAN COMIDA CRIOLLA, después de ingresar a cada uno de los restaurantes

antes mencionados y realizar la respectiva comparación de precios, sabores y además de realizar

entrevistas con los respectivos administradores de cada lugar y a clientes frecuentes, se estableció

que esta sería la calificación otorgada a cada restaurante.

ANALISIS GENERAL DE MATRICES

Después del análisis interno y externo, además de la comparación en servicio y productos con otros

establecimientos del sector similares al restaurante la TAVOLA SANTA, es evidente que la

Factores Críticos para el Éxito Peso Calificación Calificación

PonderadaCalificación

Calificación

PonderadaCalificación

Calificación

Ponderada

Participación en el mercado 0,1 5 0,5 7 0,7 9 0,9

Competitividad de Precios 0,1 7 0,7 7 0,7 7 0,7

Posición Financiera 0,1 6 0,6 8 0,8 8 0,8

Calidad del Producto 0,3 9 2,7 9 2,7 7 2,1

Lealtad del cliente 0,2 8 1,6 8 1,6 6 1,2

Cualificación del personal 0,2 9 1,8 8 1,6 6 1,2

TOTAL 1 44 7,9 47 8,1 43 6,9

LA TAVOLA SANTA

SASLA GRAN COMIDA

CRIOLLA

LA CUCHARITA

GALERIAS

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implementación del sistema de costos, acompañado de sus respectivos manuales de procesos le

genera una ventaja competitiva en cuanto a saber exactamente que ingredientes componen cada

una de las recetas y que proporción tiene cada insumo en estas.

Además de lograr una fácil identificación del precio de cada una de las materias primas de dichas

recetas, para que así en el momento que por cambios climáticos, factores sociales o cualquier otro

factor que influya en el precio de estos insumos el componente pueda ser reemplazado y la utilidad

generada siga siendo la misma.

CAPITULO II

CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS

Page 25: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

25

El sistema de costos a implementar en la compañía requiere de dos partes: una la parte de los

insumos o materias primas, pasando por su proceso en el área de cocina, y la segunda parte que

consta de una receta ya preparada y su venta al cliente.

1. Portada y presentación del sistema, que incluye cinco botones que enviaran al usuario

directamente a la información que desea consultar o incluir.

Figura 3: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

2. Al ingresar al botón lista de insumos encontramos la lista de insumos o materias primas

utilizadas en todos los procesos productivos de la cocina cada uno de estos ya con unos

códigos establecidos.

Page 26: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

26

Figura 4: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

3. El botón movimientos de cocina nos lleva a un formulario donde se ingresan datos

específicos de las entradas de los inventarios, que parten de la fecha, código, el producto a

relacionar en el formulario, el respectivo movimiento al producto: entrada, salida y traslado

Page 27: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

27

en caso de desperdicio o merma del producto, cantidad de unidades del producto, unidad

(kilos, litros o unidades), su respectivo precio de compra y finalmente el valor calculado.

Figura 5: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

4. Después de ingresados los datos en la tabla anterior, estos automáticamente se despliegan

a una tabla que se encuentra en la parte inferior del formulario la cual esta alimentad con

datos y dese la cual podemos consultar saldos, fechas y movimientos de cada producto del

inventario. Ejemplo que muestra la imagen: producto: arroz.

Figura 6: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

Page 28: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

28

5. Al regresar e ingresar por el tercer botón se encuentran las recetas: cada una de las recetas

que prepara el restaurante con las unidades en peso de cada uno de los insumos que la

componen, además de las fechas en la que se compraron los insumos para posteriormente

descontarlas en los movimientos de insumos y así obtener un precio por unidad de cada

una de las recetas.

Figura 7: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

6. Finalmente se encuentra el botón: movimientos mostrador que tiene un trabajo similar al

de movimientos insumos, se alimentan los datos en el formulario y este a su vez alimenta

la tabla inferior.

La diferencia radica en que esta parte ya incluye un precio de venta, el cual se estipulo con

los propietarios de la compañía de la siguiente manera:

El valor del almuerzo es de $12.000 pesos que incluye una entrada (sopa o fruta) con un

valor de $1.500 pesos, un plato fuerte compuesto de una proteína por valor de $6.000 pesos,

una ensalada por valor de $ 1.500 pesos, y acompañante por valor de $1.500 pesos, y un

jugo por valor de $1.5oo, para llegar finalmente al valor de los $12.000 pesos.

Page 29: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

29

Figura 8: Autoría propia Mesa Viviana Andrea.

La respectiva socialización se realizó el día 11 de noviembre de 2017 a la señora

NATHALY JULIETH RUIZ, donde se le presento el sistema de costos con sus respectivos

manuales de procesos.

Se realizaron pruebas a las matrices del sistema además de resolver inquietudes en cuanto

a su implementación y la modificación de algunos pasos que se consideraron innecesarios

en el proceso.

CAPITULO 3

ORGANIGRAMA, MANUALES DE FUNCIONES Y PROCESOS A IMPLEMENTAR.

3.1. ORGANIGRAMA DE LA TAVOLA SAS

Page 30: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

30

FIGURA N°3.1.1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL LA TAVOLA Y SERVICIOS SAS

(AUTORIA PROPIA)

La Tavola Santa Eventos y Servicios S.A.S cuenta con un personal calificado por su amplia

experiencia para cada una de sus áreas, es una empresa familiar de la cual hacen parte 8

empleados es perteneciente a las pymes.

3.2.1 ANALISIS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.2.1.1 Alcance

Actualmente La Tavola santa eventos y servicios sas, no existe un manual de funciones y

procedimientos, es por esta razón que es necesario realizar una implementación que será

diligenciado en un nuevo documento el cual será verificado por la administración.

Se pretende mejorar aspectos como:

1. La comunicación y coordinación entre las áreas de la empresa.

2. Facilitar las laboras de auditoria, medición de inventarios, control interno y su

evaluación.

Page 31: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

31

3. Los empleados asuman responsabilidades y criterios de sus decisiones.

4. Generar información oportuna, confiable y eficaz para la elaboración de informes

financieros.

3.2.1.2. OBJETIVO

3.2.1.2.1. MANUAL DE FUNCIONES:

Propósito de establecer las funciones de cada cargo y facilitar la comunicación asertiva entre las

áreas.

Page 32: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

32

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:

REPORTA A

(NOMBRE DEL

REQUISITOS DE

FORMACION:

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

Negociar personalmente los contratos comerciales con clientes.

Designar todas las posiciones de la estructura.

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA: Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia

Profesional relacionada o afin.

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

cultural & eventos

Cinema | Galería | Eventos y restaurante

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

MANUAL DE FUNCIONES

GERENTE

AREA ADMINISTRATIVA

UNO (1)

GERENTE

Título administración de empresas,

administración pública o ingeniería industrial.

Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al

mismo.

OBJETIVO

PRINCIPAL:Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas

por la Gerencia comercial y Marketing para el área de ventas nacionales

y institucionales, a través de la eficiente administración del departamento

y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias

de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de

fidelización de clientes y un servicio de venta de excelencia.

Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos. 

Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y entregar las

proposiciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes administrativos.

FUNCIONES

PRINCIPALES:

*Primera parte: Nombre de la

empresa, los servicios que ofrece,

datos ubicación de la empresa.

*Segunda parte: del cargo, la

dependencia del área al que perfil

pertenece, el número de cargos

existentes en la empresa con un

mismo perfil y a quien debe

reportar.

*Tercera Parte: Requisitos de

formación del perfil gerencia debe

tener para ocupar el cargo y

experiencia.

* Cuarta Parte: Objetivo principal:

describe los objetivos del cargo y

responsabilidades y funciones que

debe realizar la gerencia.

Page 33: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

33

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: GERENTE.

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola santa eventos y servicios sas a identificar

las funciones correspondientes al cargo de gerencia donde encontramos:

1. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos ubicación de la

empresa.

2. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que gerente pertenece, el

número de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien debe reportar.

3. Tercera parte: requisitos de formación del perfil gerencia debe tener para ocupar el cargo

y experiencia.

4. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la gerencia.

Page 34: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

34

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:

REPORTA A

(NOMBRE DEL

REQUISITOS DE

FORMACION:

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

Negociar personalmente los contratos comerciales con clientes.

Designar todas las posiciones de la estructura.

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA: Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia

Profesional relacionada o afin.

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

cultural & eventos

Cinema | Galería | Eventos y restaurante

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

MANUAL DE FUNCIONES

GERENTE

AREA ADMINISTRATIVA

UNO (1)

GERENTE

Título administración de empresas,

administración pública o ingeniería industrial.

Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y

motivando al mismo.

OBJETIVO

PRINCIPAL:Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas

por la Gerencia comercial y Marketing para el área de ventas nacionales

y institucionales, a través de la eficiente administración del departamento

y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias

de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de

fidelización de clientes y un servicio de venta de excelencia.

Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de las funciones de

los diferentes departamentos. 

Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y

entregar las proposiciones de dichas metas para la aprobación de los

gerentes administrativos.

FUNCIONES

PRINCIPALES:

Page 35: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

35

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: ADMINISTRACIÓN.

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola Santa eventos y servicios sas a identificar

las funciones correspondientes al cargo de subgerencia donde encontramos:

5. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

6. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que subgerente pertenece, el

número de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien reporta.

7. Tercera parte: requisitos de formación del perfil Administración subgerencia debe tener

para ocupar el cargo y experiencia.

8. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la subgerencia.

Page 36: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

36

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:REPORTA A

(NOMBRE DEL

CARGO):

REQUISITOS DE

FORMACION:

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA:

FUNCIONES

PRINCIPALES:

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro cultural &

eventos

Cinema | Galería | Eventos y restaurante

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

OBJETIVO

PRINCIPAL:

Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación

y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de

producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de

cumplir con los controles de calidad a los clientes en tiempo y forma.

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MANUAL DE FUNCIONESADMINISTRADOR

AREA ADMINISTRATIVA

UNO(1)

GERENTE

Título administración de empresas,

administración pública o ingeniería alimentos.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia Profesional

relacionada.

* Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición,

preparación de pedidos y transporte de los mismos).

* Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la

empresa.

* Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de

pedidos.

* Optimizar procesos de trabajo.*Asesorar a la Gerencia en la formulación de políticas, reglamentos,

programas, estrategias operativas y administrativas del restaurante, para

un adecuado manejo de los recursos humanos, físicos y tecnológicos.

*Dirigir, programar y coordinar las actividades de selección y

administración del personal, evaluación del desempeño, salud

ocupacional, capacitación, bienestar social y relaciones laborales, de

acuerdo con las políticas.

*Responder por el manejo y utilización de los bienes, muebles e

inmuebles, de propiedad o bajo custodia y de su personal a cargo.

Page 37: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

37

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: JEFE DE COCINA.

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola Santa eventos y servicios sas a identificar

las funciones correspondientes al cargo de subgerencia donde encontramos:

9. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

10. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que chef pertenece, el número

de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien reporta.

11. Tercera parte: requisitos de formación del perfil jefe de cocina debe tener para ocupar el

cargo y experiencia.

12. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la Jefe de cocina.

Page 38: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

38

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:

REPORTA A

(NOMBRE DEL

REQUISITOS DE

FORMACION:

FUNCIONES

PRINCIPALES:

AREA DE PRODUCCION

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro cultural &

eventos

Cinema | Galería | Eventos y restaurante

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

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MANUAL DE FUNCIONESJEFE DE COCINA

UNO(1)

SUBGERENTE

TENGOLOGIA EN GASTRONOMIA.

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA:Requisitos de Experiencia un (2) año de experiencia Profesional

relacionada o afín.

OBJETIVO

PRINCIPAL:

Es el responsable de elaborar las recetas ofrecidas a los clientes en el

restaurante.

* Coordinar la correcta preparación de las recetas.

* Optimizar los inventarios al máximo.

* Gestionar el cumplimiento de servicio.

* Optimizar procesos de trabajo y deberá supervisar de ayudantes de

cocina, así como el uso adecuado del equipo.

* Realizar el inventario de materias primas.

* Recepción y revisión de materias primas.

*La organización general de la cocina

* Elabora y componer los menús

* Hacer los pedidos de materia prima

* Ser responsables por la utilidad de la cocina

*Supervisar la cocina a la hora del servicio

* Asesorar a la gerencia en la compra de los equipos.

Page 39: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

39

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: MESERO.

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola santa eventos y servicios sas a identificar

las funciones correspondientes al cargo de subgerencia donde encontramos:

13. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

14. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que mesero pertenece, el

número de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien reporta.

15. Tercera parte: requisitos de formación del perfil mesero debe tener para ocupar el cargo y

experiencia.

16. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la mesero.

Page 40: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

40

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:REPORTA A

(NOMBRE DEL

CARGO):

REQUISITOS DE

FORMACION:

FUNCIONES

PRINCIPALES:

Phone : +57 321 241 7915

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro cultural & eventos

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

* Dependiendo del evento, los meseros podrían tener que recibir y sentar

a los clientes antes de la comida y hacer el cargo después de la misma.

MANUAL DE FUNCIONES

MESERO

AREA DE PRODUCCION

DOS(2)

ADMINISTRACION

BACHILLER ACADEMICO

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA:Requisitos de Experiencia uno (1) año de experiencia

Profesional relacionada.

OBJETIVO

PRINCIPAL:Es el responsable de atender al cliente a la mesa.

* Atención al cliente.

* Tomar orden al cliente.

* Constantemente presentarse a la mesa para saber si el cliente necesita

algo.

* Llevar los platillos a la mesa.

*Los meseros responden preguntas y mantienen a los clientes contentos

mientras están en el evento.

* Asegurarse de que los clientes reciban los platillos correctos y que

estos estén cocinados de acuerdo a la preferencia del cliente.

*Revisar que sus clientes estén bien periódicamente para tomar órdenes

adicionales y sus bebidas.*Deben estar familiarizados con el menú del restaurante para poder

responder cualquier pregunta que los clientes tengan sobre los platillos

que se ofrecen. *Deberán saber no sólo lo que se incluye en cada artículo del menú, sino

poder dar a los clientes una idea del sabor del platillo y de cómo se

presenta.* Los meseros deben dar información a los clientes sobre cualquier

oferta especial que haya.

Page 41: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

41

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: JEFE CONTABLE.

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola santa eventos y servicios sas a

identificar las funciones correspondientes al cargo de jefe contable donde encontramos:

17. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

18. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que jefe contable pertenece,

el número de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien reporta.

19. Tercera parte: requisitos de formación del perfil jefe contable debe tener para ocupar el

cargo y experiencia.

20. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la jefe contable.

Page 42: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

42

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:

REPORTA A (NOMBRE

DEL CARGO):

REQUISITOS DE

FORMACION:

MANUAL DE FUNCIONES

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro cultural & eventos

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

OBJETIVO PRINCIPAL: Rendir informes a la gerencia sobre la situación financiera de la

compañía.

*Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de

conformidad con el plan de cuentas establecido.

*Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los

auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido.

* Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de La

Tavola santa eventos y servicios sas que exijan los entes de control y

mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.

* Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal

y nacional esté obligado.

* Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus

correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas

vigentes.

* Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados

JEFE AREA CONTABLE

AREA ADMINISTRATIVA

UNO(1)

GERENTE

PROFESIONAL DE CONTADURIA PUBLICA

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA:

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia Profesional relacionada.

FUNCIONES

PRINCIPALES:

Page 43: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

43

MANUAL DE FUNCIONES CARGO: AUXILIAR DE COCINA

Este manual es una herramienta que ayudara La Tavola santa eventos y servicios sas a

identificar las funciones correspondientes al cargo de Auxiliar de cocina donde encontramos:

21. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

22. Segunda parte: nombre del cargo, la dependencia del área al que jefe contable pertenece,

el número de cargos existentes en la empresa con un mismo perfil y a quien reporta.

23. Tercera parte: requisitos de formación del perfil auxiliar de cocina debe tener para

ocupar el cargo y experiencia.

24. Cuarta parte: objetivo principal: describe los objetivos del cargo y responsabilidades y

funciones que debe realizar la auxiliar cocina.

Page 44: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

44

NOMBRE DEL CARGO:

DEPENDENCIA:

NUMERO DE CARGOS:

REPORTA A

(NOMBRE DEL

CARGO):

REQUISITOS DE

FORMACION:

*utilizar adecuadamente los elementos de dotación y elementos

FUNCIONES

PRINCIPALES:

*Recibe y revisa materia prima (mercado).

*Recibe y entrega turno al cocinero.

*Alistamiento diario de materia prima (mercado).

*Procesamiento de materia prima( limpiar y pelar frutas y verduras,

*Entregar platos con la adecuada presentación.

*lavar y secar lenceria de cocina.

*lavar y secar sarmovares.

*Organización y llenado de listas de verificación asignadas.

*Asear el puesto de trabajo.

*Medir y mezclar ingredientes, p.e., utilizando básculas y jarras

*Solicitar al jefe de cocina con anticipación a la elaboración.

*Desempaquetar y almacenar las existencias en congeladores, armarios y

BACHILLER ACADEMICO

REQUISITOS DE

EXPERIENCIA:Requisitos de Experiencia un (2) año de experiencia Profesional

relacionada o afín.

OBJETIVO

PRINCIPAL:

Es el responsable de ayudar a elaborar las recetas ofrecidas a los

clientes en el restaurante.

MANUAL DE FUNCIONESAUXILIAR DE COCINA

AREA DE PRODUCCION

DOS (2)

ADMINISTRADOR

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro cultural & carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

Page 45: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

45

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Propósitos que se pretender cumplir con los procesos.

FACTURA DE COMPRA /

MATERIA PRIMA

PROVEEDOR CREDITO

RESPONSABLES:

DEPENDENCIA:

USUARIOS:

REPORTA A (NOMBRE DEL

CARGO):

CUENTAS A CRUZAR:

ACTVIDAD: FACTURA DE COMPRA RESPONSABLE SOPORTE

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN Orden de compra

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN

Se elabora la orden de compra a

nombre del proveedor.

Factura de compra.

La Administración revisa

fisicamente (determina %

desperdicio en los alimentos

defectuosos o dañados y su

valor al recibir la mercancía).

Herramienta

implementada

Se ingresan los datos de

inventario en la herramienta

implementada excel.

Se realiza compra de materia

prima (mercado).

Factura de compra.

ADMINISTRACIóN

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

cultural & eventos

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

DESCRIPCION

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRADOR-JEFE CONTABLE

AREA ADMINISTRACIóN

PROVEEDOR-ADMINISTRADOR-CONTADOR

GERENCIA

PROCEDIMIENTO:

PROCEDIMIENTO:

CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO PRINCIPAL:

Revisón e implementación de la herramienta en excel por recetas para

de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables

contabilizar el documento factura compra.

Listado de inventario de

materia prima (mercado)

impreso de herramienta

implementada.

Se revisa mediante el informe

semanal (herramienta

implementada) la rotación de

inventario y con base a ello se

elabora la orden de compra.

INICIO

VERIFICACION DE ROTACION DE MP EN LA HERRAMIENTA

IMPLEMENTADA EN EXCEL

ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA (SEGUN HERRAMIENTAIMPLEMENTADA).

RECEPCION FISICA DE MERCANCIA EN ALMACEN (SEDETERMINA EL % DE DESPERDICIO DE MP RECIBIDA)

SE REALIZA LA COMPRA DONDE EL PROVEEDOR.

INGRESA MP(MERCADO) A LA HERRAMIENTA IMPLEMENTADA EN EXCEL) ENTRADA DE INSUMOS.

*Primera parte: Nombre de

la empresa, los servicios que

ofrece, datos ubicación de la

empresa.

*Segunda parte: responsables

del procedimiento ya sea

documento o proceso, la

dependencia del área de la cual

depende el procedimiento,

usuarios que se benefician con

el procedimiento, persona a la

que reporta, cuenta contable a la

cual afecta.

*Tercera parte: objetivo

principal: que busca el

proceso.

*Cuarta parte: En este

procedimientos se

encuentran los pasos para

ingresar un documento,

donde encontramos:

*Actividad: que

corresponde al documento

o procedimiento descrito,

*Descripción: indica cual

es la acción que debe

realizar el responsable del

proceso en el

flujo.*Responsable: quien

debe generar la acción.*

Soporte: documento físico

que corresponde a la

acción de flujo.

Page 46: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

46

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLES: JEFE CONTABLE –ADMINISTRACION.

Este manual de procedimientos es una herramienta que ayudara La Tavola santa eventos y

servicios sas a identificar los debidos pasos para ingresar a la contabilidad y registro de LA

FACTURA DE COMPRA:

1. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

1. Segunda parte: responsables del procedimiento ya sea documento o proceso, la

dependencia del área de la cual depende el procedimiento, usuarios que se benefician con

el procedimiento, persona a la que reporta, cuenta contable a la cual afecta.

2. Tercera parte: objetivo principal: que busca el proceso.

3. Cuarta parte:

En este procedimientos se encuentran los pasos para ingresar un documento: FACTURA DE

COMPRA, donde encontramos:

1. *Actividad: que corresponde al documento o procedimiento descrito, *Descripción: indica

cual es la acción que debe realizar el responsable del proceso en el flujo.*Responsable:

quien debe generar la acción.* Soporte: documento físico que corresponde a la acción de

flujo.

2. En este proceso se describe el ingreso de la factura de compra, entrada de mercancía

(mercado) se debe hacer la verificación del inventario existente en base al informe impreso

de la herramienta implementada, que se compra este se hace semanalmente utilizando la

herramienta implementada donde se imprime un listado para verificar las existencias, luego

de ello se realiza la compra y recibe de mercancía a la cual se le es calculado % desperdicio

al recibirla debido a que es un inventario MP (mercado perecedero) , si existiera algún error

se diligenciara un documento de inconsistencias, si no existieran errores se causa la factura

de compra se imprime y se anexa la causación ,se revisan los descuentos de impuestos si

estas correctos se envía para pago, si existieran errores se diligencia un documento de

inconsistencia se corrigen nota débito, se verifica si la factura se debe pagar de contado si

es así se realiza un comprobante de egreso o transferencia se verifican los impuestos se es

firmada la autorización de pago se genera el pago luego se archivan

Page 47: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

47

FACTURA DE COMPRA /

MATERIA PRIMA

PROVEEDOR CREDITO

RESPONSABLES:

DEPENDENCIA:

USUARIOS:

REPORTA A (NOMBRE DEL

CARGO):

CUENTAS A CRUZAR:

ACTVIDAD: FACTURA DE COMPRA RESPONSABLE SOPORTE

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN Orden de compra

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN

Se elabora la orden de compra a

nombre del proveedor.

Factura de compra.

La Administración revisa

fisicamente (determina %

desperdicio en los alimentos

defectuosos o dañados y su

valor al recibir la mercancía).

Herramienta

implementada

Se ingresan los datos de

inventario en la herramienta

implementada excel.

Se realiza compra de materia

prima (mercado).

Factura de compra.

ADMINISTRACIóN

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

cultural & eventos

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

DESCRIPCION

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRADOR-JEFE CONTABLE

AREA ADMINISTRACIóN

PROVEEDOR-ADMINISTRADOR-CONTADOR

GERENCIA

PROCEDIMIENTO:

PROCEDIMIENTO:

CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO PRINCIPAL:

Revisón e implementación de la herramienta en excel por recetas para

de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables

contabilizar el documento factura compra.

Listado de inventario de

materia prima (mercado)

impreso de herramienta

implementada.

Se revisa mediante el informe

semanal (herramienta

implementada) la rotación de

inventario y con base a ello se

elabora la orden de compra.

INICIO

VERIFICACION DE ROTACION DE MP EN LA HERRAMIENTA

IMPLEMENTADA EN EXCEL

ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA (SEGUN HERRAMIENTAIMPLEMENTADA).

RECEPCION FISICA DE MERCANCIA EN ALMACEN (SEDETERMINA EL % DE DESPERDICIO DE MP RECIBIDA)

SE REALIZA LA COMPRA DONDE EL PROVEEDOR.

INGRESA MP(MERCADO) A LA HERRAMIENTA IMPLEMENTADA EN EXCEL) ENTRADA DE INSUMOS.

Page 48: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

48

Nota debito.

luego de la revisión de

inventario fisica,ingreso en la

herramienta y causación en el

sistema contable, se imprime la

causación se anexa factura de

compra.

comprobante de

causación factura de

compra.

Jefe contable

Jefe contable

Jefe contable factura de compra

Jefe contable

Se revisan los descuentos

de impuestos y/o

devoluciones realizadas.

Se debe revisar si la

factura es de contado.

Se ingresa la información del

proveedor y datos de la factura

de compra al sistema contable

liquidando los impuestos IVA,

retenfuente,ica.

factura proveedor

SE CAUSA FACTURA DE COMPRA EN EL SISTEMA CONTABLE.

SE IMPRIME CAUSACIóN Y SE ANEXA FACTURA COMO SOPORTE

FORMATO DE INCONSISTENCIA

EXISTENCIA DE ERRORESO INCONCISTENCIAS

NO

SI

¿FACTURA ES DE CONTADO?

Page 49: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

49

Comprobante de egreso

y/o transferencia.

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN

comprobante de egreso o

transfrencia.

Jefe contable

Se realiza el comprobante

de pago y/o borrador de

transferencia, descontando

notas debito.

Jefe contable

Jefe contable

Si no esta correcto se hace

la correción.

comprobante de egreso

y/o transferencia

comprobante de egreso o

transferencia

El comprobante de egreso

y/o transferencia debe ser

firmado por gerencia.

comprobante de egreso o

transferencia

Cheque o transferencia

aprobada.

Generacion de pago.

se procede a archivar la

documentación.

REALIZACIóN DE NOTA DEBITO

SE REALIZA EL COMPROBANTE DE EGRESO Y O BORRADOR DE LA TRANSFRENCIA.

SE REALIZAN DESCUENTOS

SON REVISADOS LOS DESCUENTOS

CORRECIóN

FIRMA DE AUTORIZACION

GENERA EL PAGO

ARCHIVO

FIN

NO

SI

ARCHIVO

Page 50: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

50

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLES: JEFE CONTABLE – ADMINISTRACIÓN.

Este manual de procedimientos es una herramienta que ayudara La Tavola sas a identificar los

debidos pasos para ingresar a la contabilidad y registro de LA FACTURA DE VENTA:

3. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

4. Segunda parte: responsables del procedimiento ya sea documento o proceso, la

dependencia del área de la cual depende el procedimiento, usuarios que se benefician con

el procedimiento, persona a la que reporta, cuenta contable a la cual afecta.

5. Tercera parte: objetivo principal: que busca el proceso.

6. Cuarta parte:

En este procedimientos se encuentran los pasos para ingresar un documento: FACTURA DE

VENTA , donde encontramos

7. *Actividad: que corresponde al documento o procedimiento descrito en flujograma

*Descripción: indica cual es la acción que debe realizar el responsable del proceso en el

flujo.*Responsable: quien debe generar la acción.* Soporte: documento físico que

corresponde a la acción de flujo.

8. En este procedimiento se describe el proceso de la factura de venta , en este documento

podemos encontrar lo facturado a diario en el servicio de restaurante y catering, inicia con

la verificación de la orden de pedido la cual se revisa y se diligencia la orden de compra

tanto en la cocina como en el servicio catering por parte de la subgerencia, se da salida de

mercancía (mercado) del almacén hacia la cocina , se verifica físicamente si existen

inconsistencias se diligenciara el formato , luego se procede a la causación de la factura

en ella se liquidan los impuestos correspondientes , se imprime la causación junto a la

factura de venta este proceso lo realiza el jefe contable si existieran errores se realiza una

nota crédito, se verifica si la factura se cancelara de contado se lleva a la mesa en el caso

del restaurante, si esta es cancelada realizaremos el recibo de caja y se archiva.

Page 51: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

51

FACTURA DE

VENTA /SERVICIO

RESTAURANTE.

RESPONSABLES:

DEPENDENCIA:

USUARIOS:

REPORTA A (NOMBRE DEL

CARGO):

CUENTAS A CRUZAR:

ACTVIDAD: FACTURA DE VENTA RESPONSABLE SOPORTE

ADMINISTRACIóN Listado de inventario de

materia prima (mercado)

impreso de herramienta

implementada.

ADMINISTRACIóN Orden de salida almacen.

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN Orden de salida.

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN Factura de venta

Se revisa mediante el

informe semanal

(herramienta implementada)

se elabora la orden de

salida.

Se elabora la orden de

salida de el almacen.

Se alimenta la herramienta

implementada en excel con

las salidas MP (mercado).

Se realiza la factura de venta

Se recibe la mercancia en

cocina.

Salida de mercancia según

orden de pedido.

CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO PRINCIPAL:

Revisón e implementación de la herramienta en excel por recetas para

de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables para

contabilizar el documento factura venta.

PROCEDIMIENTO:

DESCRIPCION

PROCEDIMIENTO:

JEFE CONTABLE-ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN

CLIENTE-ADMINISTRACIóN-CONTADOR

GERENTE

LA TAVOLA SANTA EVENTOS Y SERVICIOS SAS

La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

carrera 18 A # 53 - 79, Bogotá, Cundinamarca, Colombia

Mail : [email protected]

Phone : +57 321 241 7915

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INICIO

VERIFICACIóN DE LAS SALIDAS DE RECETAS (PLATILLOS)

HERRAMIENTA IMPLEMENTADA EN EXCEL

ELABORACION DE ORDEN DE SALIDA

SALIDA FISICA MP(MERCADO) DE ALMACEN A COCINA

SE RECIBE LA MP (MERCADO ) EN COCINA.

SE REALIZA FACTURACIóN DE VENTA.

SE ALIMENTAN LAS SALIDAS DE MP (MERCADO) EN LA HERRAMIENTA IMPLEMENTADA.

Page 52: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

52

ADMINISTRACIóN

Jefe contable Factura de venta

Nota credito

Jefe contable

factura de venta

Jefe contable nota credito.

Jefe contable factura de venta.

Si existen errores se diligencia

el formato de incosistencias.

se imprime causación y se

anexa factura de venta.

si se encuentran

inconsistencias se

diligenciara la nota credito.

se debe revisar si la factura

es de contado

Luego debe pasar a la factura

de venta, se causa liquidando

los impuestos IVA,

retenfuente,ica.

comprobante de

causación

FORMATO DE INCONSISTENCIA

NOTA CREDITO

SE CAUSA FACTURA DE VENTA .

SE IMPRIME CAUSACIóN Y SE ANEXA FACTURA COMO SOPORTE

NO

SI

FORMATODE

INCONSISTENCIA

FACTURA ES DE CONTADO?

EXISTENCIA DE ERRORESO INCONCISTENCIAS

NO

SI

SI EXISTEN ERRORES O INCONSISTENCIAS

Page 53: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

53

factura de venta

factura de venta

recibo de caja

Jefe contable factura de venta

Recibo de caja

ADMINISTRACIóN

ADMINISTRACIóN

se procede a archivar la

documentación.

Se entrega factura al

cliente.

ADMINISTRACIóN factura de venta.

Se verifica su forma de

pago.

se entrega recibo de caja

REALIZACIóN DE NOTA CREDITO.

ARCHIVO

SE DEBE LLEVAR FACTURA A LA MESA.

SI

¿FACTURA SE CANCELO?

SI

SE REALIZA EL RECIBO DE CAJA Y SE ENTREGA AL CLIENTE

NO

ARCHIVO

ARCHIVO

FIN

Page 54: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

54

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLES: CONTADOR –ADMINITRACIÓN

Este manual de procedimientos es una herramienta que ayudara La Tavola sas a identificar los

debidos pasos para ingresar a la contabilidad y registro de IMPUESTO NACIONALES RENTA:

9. Primera parte: Nombre de la empresa, los servicios que ofrece, datos de la empresa.

10. Segunda parte: responsables del procedimiento ya sea documento o proceso, la

dependencia del área de la cual depende el procedimiento, usuarios que se benefician con

el procedimiento, persona a la que reporta, cuenta contable a la cual afecta.

11. Tercera parte: objetivo principal: que busca el proceso.

12. Cuarta parte:

En este procedimientos se encuentran los pasos para realizar: IMPUESTOS NACIONALES,

donde encontramos

13. *Actividad: que corresponde al documento o procedimiento descrito en flujograma

*Descripción: indica cual es la acción que debe realizar el responsable del proceso en el

flujo.*Responsable: quien debe generar la acción.* Soporte: documento físico que

corresponde a la acción de flujo.

14. En este procedimiento se describe el proceso de LOS IMPUESTOS NACIONALES , en

este documento podemos encontrar como se debe realizar los impuestos anuales inicia con

la impresión del balance de prueba a nivel auxiliar debemos determinar cual costos debe

ser deducible es decir que no lo podremos descontar de la renta presentada a la DIAN

entidad recaudadora en Colombia de impuestos, para este proceso se debe verificar que los

saldos de proveedores y clientes coincidan con los de estos para ello podemos solicitar un

estado de cuenta a proveedores asi también con los clientes enviarles un estado de cartera,

se debe conciliar saldos de las cuentas de impuestos tales como: retención de ica y anticipo

de renta en este punto debe solicitarle a nuestros clientes los certificados de retención de

ica y anticipos de renta los cuales deben ser iguales a los saldos en el balance de prueba ya

impreso.

Puede realizar anexos en Excel para apoyarse en estos como papales de trabajo si no

llegaran a ser iguales los saldos se deben realizar los ajustes correspondientes.

Si están iguales los saldos se realiza reunión con la subgerencia para verificar la

declaración y su debida aprobación, después de aprobada ingresamos los datos

correspondientes a la página DIAN se firmar digitalmente, se presenta y imprime el

recibo de pago, con este se debe realizar el comprobante de egreso o transferencia y

archiva donde finaliza el proceso.

Page 55: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

55

IMPUESTOS

ANUALES

RESPONSABLES:

DEPENDENCIA:

USUARIOS:

REPORTA A (NOMBRE DEL

CARGO):

CUENTAS A CRUZAR:

ACTVIDAD: DECLARACION RESPONSABLE SOPORTE

contador balance de prueba

contador

contador certificados

contador anexos

se realiza los ajustes necesarios

como costos no deducibles para

poder determinar los saldos

fiscales.

Se concilian las cuentas por

cobrar y por pagar, con

documentos fisicos e informes

de modulos de cartera y

cuentas por pagar.

contador comprobante de ajustes.

Se deben solicitar los

certificados con

anticipación a los clientes

para poder verificar estos

con el sistema contable.

Se realizan anexos a los

listados de las cuentas

anticipo de renta 135515 y

ica135518

AREA CONTABLE

CLIENTE-PROVEEDOR- ADMINISTRACION-CONTADOR-GERENCIA

ADMINISTRACIóN

IMPUESTOS POR PAGAR

OBJETIVO PRINCIPAL:

Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y

teniendo en cuenta los principios contables.

PROCEDIMIENTO:

DESCRIPCION

Se imprime balance de

comprobación a nivel

auxiliar para determinar el

impuesto a pagar.

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La Távola Santa Centro cultural & eventosLa Távola Santa Centro

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO:

CONTADOR

cuenta de cobro

proveedor

INICIO

IMPRESION DE BALANCE DE PRUEBA

SE DETERMINA Y AJUSTA COSTOS NO DEDUCIBLES.

SE DEBEN CONCILIAR SALDOS COMO CUENTAS POR COBRAR Y PAGAR CON LOS DOCUMENTOS.

CERTIFICADOSDE ICA, ANTICIPO DE RENTA.

SE PUEDEN REALIZAR ANEXOS A LOS LISTADOS DE LA CUENTA DE ANTICIPO DE RENTA Y ICA.

Page 56: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

56

contador

contador

subgerencia

contador

contador

contador

subgernecia.

contador

comprobante de egreso o

transferencia.

se realiza el comprobante

de egreso.

se procede a archivar la

documentación.

anexos y libros

auxiliares.Se verifica que los listados

sean iguales al sistema

comprobante de

causación.

se diligencia datos en la

pagina web DIAN

Se realiza la reunion con

subgerencia para comentar

declaracion.

Cuando la declaración es

aprobada se procede

diligenciar en la pagina

DIAN.

Se entrega copia del recibo

de caja y sus anexos, para

realizar la contabilización

de la declaracion.

SE VERIFICA QUE SEAN IGUALESSI

NOREUNIóN CON SUBGERENCIA Y CONTADOR

SE REALIZAN LOS AJUSTES DEBIDOS .

APROBACIóN

INGRESO DE DATOS A LA PAGINA DIAN

FIRMAR, PRESENTAR Y DILGENCIAR RECIBO DE CAJA

SE REALIZA EL COMPROBANTE DE EGRESO Y O BORRADOR DE LA TRANSFRENCIA.

ARCHIVO

FIN

Page 57: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

57

Simbología de los procedimientos:

El símbolo de proceso

Representa un proceso, acción o función. Es el símbolo más ampliamente usado en los diagramas

de flujo.

1. El símbolo de datos almacenados:

Representa datos albergados en un dispositivo de almacenamiento.

2. El símbolo de documento

Representa la entrada o salida de un documento. Ejemplos de entrada son recibir un informe,

correo electrónico o pedido. Ejemplos de salida son generar una presentación, una carta o un

memorándum.

El símbolo de documentos múltiples

Representa documentos o informes múltiples.

3. El símbolo de terminador

Representa los puntos de inicio y finalización, y los posibles resultados de una ruta.

4. El símbolo de decisión

Page 58: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

58

CAPITULO 4

VERIFICACION DEL ALCANCE DE LA HERRAMIENTA.

Se implementó la herramienta del sistema de costos para verificar si este se adaptaba a la necesidad

de la compañía de obtener mediante una herramienta los saldos de inventarios en existencia, la

comparación de precios debido a la variación que tienen los alimentos en el mercado y el valor

unitario de cada una de las recetas por fecha y existencias.

La herramienta implementada demostró que es útil para la comparación de precios, inventarios y

componentes de recetas además de la importancia que esta herramienta logra dividir e identificar

las dos diferentes áreas del proceso productivo:

1. El ingreso del insumo o materia prima su respectiva revisión según el manual de

procesos y su ingreso a la cocina.

2. Identificación de las mermas o sobrantes para ingresar al sistema, el proceso que

tiene cada componente para finalmente llegar a la receta deseada y su respectiva

salida de la cocina a las mesas.

3. El ingreso de la comida preparada a la mesa realizando un traslado de cocina a

mostrador (mesas) contado por unidades producidas y su posterior salida como

venta, así como la identificación de los plato que no se lograron vender en un dia y

el manejo a estos platos.

4.

De esta manera se evidencio que el sistema de costos es útil y necesario para el desarrollo de la

actividad económica de la compañía.

Page 59: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

59

CONCLUSIONES

La necesidad de la compañía de una herramienta de control para el tratamiento de los productos

desde que se inicia su compra pasando por su proceso de producción, y culminando finalmente en

la venta en el restaurante, además de un manual de procesos que muestren los pasos y actividades

a realizar en el respectivo proceso de ingreso, producción y salida del producto, nos llevó a

analizar, identificar y finalmente llevar a cabo dichas herramientas, para que tengan un alcance

veraz y en tiempo real de todo el proceso productivo y de la información necesaria que requiera

la compañía, para que esta realice cualquier tipo de decisión frente a sus costos de producción e

inventarios.

RECOMENDACIONES

Se recomienda comenzar a alimentar el sistema a diario con todas las salidas, entradas, traslados,

ventas y compras de la compañía para así obtener una información clara veraz y oportuna para que

el desarrollo de la actividad económica sea más llevadero y funcional.

La importancia de que se puedan obtener datos en tiempo real y se puedan realizar las diferentes

comparaciones, y decisiones depende de la alimentación diaria de la herramienta implementada.

Page 60: IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE COSTOS EN EL PROCESO …

60

REFERENCIAS

actualicese. (14 de agosto de 2017). actualicese. Obtenido de

http://actualicese.com/actualidad/2015/03/18/politicas-contables-su-razon-de-ser/

cvcxv. (s.f.).

DIAN. (s.f.). DECRETO 803 DE 2013.

DIAN, D. 8. (2013). DECRETO 0803 DEL 24 DE ABRIL DE 2013. En M. D. PUBLICO,

IMPUESTO NACIONAL AL CONSUMO (pág.

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2013/Decretos/Decreto_0803_24042013

.pdf). BOGOTA.

GERENCIE.COM. (s.f.). QUE ES UN SISTEMA DE COSTOS .

JENNY, A. (10 de OCTUBRE de 2017). Obtenido de

https://red.uao.edu.co/bitstream/10614/2941/1/TCT00882.pdf

Mejia, M. (14 de agosto de 2017). repositorio utp . Obtenido de

http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/901/6581552M516.pdf;jsessi

onid=64C49444F0B9C7D564056B17B67C594C?sequence=1