HIDROCENTRO LTDA.Análisis empresarial

Valentina Astete - Javiera Ruiz - Gonzalo Vargas

ÍndiceResumen Ejecutivo...................................................................................3Introducción..............................................................................................3Planeación.................................................................................................3

Visión.....................................................................................................3Misión.....................................................................................................4Objetivos................................................................................................4Estrategias.............................................................................................4Políticas, Procedimientos y Reglas.........................................................5Programas y Presupuestos.....................................................................6

Organización.............................................................................................6Organización formal de la empresa.......................................................6Organización informal de la empresa....................................................8Outsourcing............................................................................................8

Dirección...................................................................................................8Motivación..............................................................................................8Liderazgo...............................................................................................9Comunicación........................................................................................9Comités o Consejos..............................................................................10

Control....................................................................................................10Proceso de Control...............................................................................10Tipo de Control.....................................................................................11

Análisis FODA..........................................................................................11Fortalezas............................................................................................11Debilidades..........................................................................................11Amenazas............................................................................................12Oportunidades.....................................................................................12

Conclusiones...........................................................................................12Planes..................................................................................................12Dirección..............................................................................................13

Control.................................................................................................13Anexos....................................................................................................14

Anexo 1. Locales de Hidrocentro.........................................................14Anexo 1. Manual de Procedimientos y Políticas Internas....................16Anexo 2. Circulares dentro de la empresa...........................................27

Resumen EjecutivoHidrocentro es una empresa comercializadora y distribuidora de

productos de ferretería especializada en instalaciones de agua, tales como alcantarillado, riego y piscina. Fundada hace 20 años atrás en la región del Bío Bío. Hoy está conformada por 5 sucursales y una plataforma web que le permite al cliente revisar, cotizar y comprar el producto que necesite.

Esta empresa busca “Aportar con los materiales oportunamente para el rápido y seguro transporte del agua”, por lo que ha ingresado en el mercado con la característica de ser una empresa especialista, como estrategia de marketing principal.

La organización de la empresa se define mediante el criterio de departamentalización por zona, con jefaturas por local y gerencias centralizadas. El liderazgo en la organización es principalmente democrático hasta cierto nivel jerárquico y dependiendo de los cargos, la información fluye horizontal o verticalmente.

La Dirección de la empresa, conducida por su gerente general y fundador, Jaime Astete Opazo, es una de las fortalezas en la empresa, sin embargo se observan falencias en cuanto a Control se refiere, según el análisis realizado.

Introducción

Hidrocentro es una empresa dedicada a la venta de materiales para instalaciones de agua, alcantarillado y riego, la cual se ha mantenido constantemente en crecimiento durante sus 20 años en el mercado chileno; esto principalmente, por una adecuada administración y gestión de su fundador y gerente general Sr. Jaime Astete Opazo, quien el año 1995 inauguró su primer local comercial ubicado en San Pedro de la Paz, Concepción. Años más tarde se expandiría con un segundo local en Concepción, dos en la ciudad de Chillán y una quinta sucursal en La Serena, región de Coquimbo.

Actualmente, Hidrocentro cuenta con 20 trabajadores por cada local, entre ellos administrativos, cajeras y vendedores de sala y terreno; quienes se preocupan de entregar una atención especializada, ofreciendo soluciones tanto a los contratistas del rubro como también a particulares que desean realizar mejoras en sus proyectos de riego y alcantarillado.

Esta empresa realiza la venta de sus productos a través de distintos modelos de negocios, por una parte la venta directa al cliente en el local, por otro lado los vendedores a terreno ofrecen los productos a ferreterías y constructoras y por último, se entrega la opción al cliente de comprar a través de la página web (www.hidrocentro.cl) con despacho gratuito a su domicilio, dentro de la región del Bío Bío y región de Coquimbo.

Más información sobre su planeación, dirección y control de la empresa, se encuentra detallada en este trabajo, además de un análisis foda y recomendaciones para un mejor manejo de la administración en Hidrocentro.

PlaneaciónVisión

“Alcanzar un lugar permanente en el mercado de la construcción, enfocado en la especialización de productos y soluciones para el

transporte de agua”

Misión

“Aportar con los materiales oportunamente para el rápido y seguro transporte del agua; ya sea para riego agrícola, agua potable y alcantarillado o riego tecnificado para áreas verdes y piscinas”

Además, Hidrocentro pretende contribuir a la calidad y seguridad del buen funcionamiento de estos procedimientos, asegurando una excelente calidad tanto de los productos como el servicio entregado a sus clientes.

Esta misión es la que guía las acciones como empresa y compromete a todo el personal de Hidrocentro Ltda., independiente del rol que cumpla dentro de la organización.

Objetivos

Los objetivos de la empresa están destinados principalmente a un aumento de las ventas que permita una mejora de la posición de la empresa dentro del mercado. Actualmente, la empresa posee una rentabilidad del 10% en el mercado nacional, de manera que los esfuerzos en conjunto del personal de la empresa están enfocados a mantener esta rentabilidad estable.

Estrategias

En cuanto a marketing se refiere, las estrategias utilizadas por Hidrocentro Ltda. son: en primer lugar, la estrategia de especialista o de concentración o enfoque, la cual le ha permitido a la empresa posicionarse al nivel de grandes competidores de presencia nacional; y en segundo lugar, gracias a distintas alianzas estratégicas que ha concretado don Jaime Astete en los últimos 5 años, hoy el 60% de los productos de la empresa son importados desde proveedores chinos, lo que le ha permitido a Hidrocentro convertirse en un líder en costos.

Para el próximo año, la empresa implementará la estrategia de crecimiento intensivo de penetración del mercado, esto se pretende logar mediante el aumento de publicidad física en la Región del Bío Bío y Región de Coquimbo y promocionar la página web, plataforma donde se pueden realizar cotizaciones y consultar toda la gama de productos disponibles sin ningún costo alguno para el cliente. Además, se inaugurará un nuevo local en la ciudad de Los Ángeles, región de la Araucanía, como estrategia de desarrollo de mercado.

Políticas, Procedimientos y Reglas

Estos tres tipos de planes se encuentran detallados en el Manual de Políticas Internas de Hidrocentro, el cual se encuentra en el Anexo 1 de éste documento. Dicho manual es entregado a todos los funcionarios para evitar confusiones y malos entendidos, además ayuda al correcto funcionamiento de la empresa, y así generar confianza en su clientela.

En cuanto a políticas, podemos encontrar los siguientes ejemplos dentro del manual:

Se le deben ofrecer siempre las mejores alternativas, descuentos y regalar algunos productos, con V°B° de la jefatura. Nunca dejar de hacer un descuento que corresponda dar.(I,3)

Se deben responder las cotizaciones dentro del día en que fueron recibidas y reiterar al cliente que use nuestra pagina Web para cotizar y comprar, que haga simulaciones de compras, las que quiera, pues no tiene costo alguno para él.(I,4)

Los procedimientos en la empresas están definidos para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa, en donde se detalla la forma en la cual las tareas de cargos menores deben ser realizadas, evitando confusiones, optimizando procesos y asegurando la calidad del servicio entregado. Estos procedimientos también se encuentran detallados en el documento del Anexo 1, dentro del cual encontramos:

Los Cajeros tienen la obligación de realizar el arqueo del efectivo, ventas con tarjeta y los cheques recibidos, al finalizar la jornada de trabajo, adjuntando copias de los recibos correspondientes y entregados al jefe de cajas, el cual, verificara los valores

señalados por el sistema de cajas, si no es así pedirá a la cajera que cuadre la caja en el acto. Posteriormente será entregada al jefe de finanzas o guardado en la caja fuerte. (III, A, articulo 6)

El arqueo debe efectuarse en forma simultánea en las Cajas. Pagadoras, Receptoras y Caja Chica, debiendo permanecer los cajeros en su puesto y funcionarios de la Sección Caja, incluido el Jefe mientras dure el recuento del efectivo.(III,c, articulo 4))

Hidrocentro cuenta con distintas reglas que deben ser respetadas por sus funcionarios, las cuales definen lo que se debe y no hacer dentro de la empresa, estableciendo el orden y cooperando con la buena convivencia al interior de la organización. En el documento anteriormente mencionado se encuentran todas las reglas de la empresa. Dentro de ellas, podemos encontrar:

Ningún funcionario podrá retirarse antes que termine la atención del público, deben retirarse todo el equipo junto (I.3).

Mantener siempre limpio y ordenado su lugar de trabajo y sobre todo, los elementos que se entregan como los equipos y herramientas a su cargo(V.g)

Programas y Presupuestos

En Hidrocentro no se realiza un presupuesto anual, ni tampoco se elabora un programa de trabajo. Para poder evaluar la cantidad de productos a comprar y la manera de trabajo, se utiliza la retroalimentación de años anteriores, haciendo las correcciones necesarias, pero no se realiza de manera formal.

OrganizaciónOrganización formal de la empresa

En el siguiente recuadro es posible observar el organigrama de la empresa, donde se señala su estructura formal y los distintos niveles jerárquicos.

Todas las Gerencias son centralizadas, sus oficinas se encuentran en la casa matriz de la empresa. Por otro lado, las jefaturas (administrativas, ventas y sala) poseen el mismo nivel jerárquico y existen estos cargos por cada sucursal, así también sus subordinados.

Como se puede observar, dentro de la organización de la empresa se cumple con el principio de Span o ámbito de control, ya que la cantidad de subordinados a cargo de cada jefe no es muy grande, lo que no transgrede el correcto funcionamiento de la empresa.

Se observa en el organigrama que la empresa utiliza el criterio de departamentalización por zona o área geográfica para su organización, lo que se traduce a un Jefe de Ventas, Jefe de Sala, Encargado de Ventas a Terreno y un Jefe Administrativo por cada establecimiento, además,

de un encargado de mantención por cada ciudad en la que la empresa se encuentra presente

Como ventajas a este tipo de distribución, podemos destacar una mejora en el tipo de respuestas a los clientes según necesidades locales, lo cual va en la línea de las políticas de la empresa; así también, se destaca una mayor cobertura geográfica y una estructura descentralizada. Por otra parte, como desventaja es posible mencionar el aumento de costos que este tipo de organización implica, debido a la multiplicación de cargos.

Organización informal de la empresa

La organización informal de la empresa se ve reflejada principalmente en cuatro instancias:

Celebración de Fiestas Patrias: en cada ciudad la empresa organiza un almuerzo para todos los trabajadores, se invita a un conjunto folclórico para acompañar con música y bailes típicos del país, así también se realizan juegos donde todos participan.

Celebración cumpleaños: para el día de cumpleaños de un trabajador o trabajadora, la empresa invita a una torta y otros aperitivos, para cantarle por su día especial junto a todos los colegas.

Celebración Fiestas Fin de Año: en estas celebraciones, se reúnen los trabajadores de cada ciudad para disfrutar de un cóctel y música, donde se les hace entrega de un presente por parte de Hidrocentro. Además, en esta velada se realiza el intercambio de regalos del "amigo secreto".

Paseo Anual de la empresa: el segundo fin de semana del mes de enero, la empresa organiza un paseo en la Región del Bío Bío, en el cual asisten todos los empleados de la región junto a sus familias.

Outsourcing

En Hidrocentro no existen servicios de outsourcing, ya que considerando el tamaño de la empresa, éstos no han sido necesarios.

Dirección

Motivación

En Hidrocentro mantener la motivación de los trabajadores es un factor muy importante, es por esto que cumpliendo con la teoría de los dos factores de Frederick Herzberg, dentro de cada local es trascendental la limpieza e infraestructura de los espacios donde se trabaja, además de los lugares donde los clientes transitan, por lo que cada sucursal cuenta con personal del aseo, aire acondicionado o calefacción según la época del año, baños en perfecto estado y un casino en donde los trabajadores pueden desayunar y almorzar. Constantemente se realizan remodelaciones de las oficinas, así como también se facilitan uniformes de trabajo a los empleados, teniendo distinción entre el uniforme de verano y el de invierno. Además, a los vendedores de terreno se les facilita una camioneta para movilizarse, con los gastos de mantención y combustible financiados por la empresa.

De acuerdo a la teoría de las necesidades de Abraham Maslow, Hidrocentro cumple con suplir las necesidades fisiológicas de los empleados, otorgándoles desayuno, almuerzo y una colación, así como agua fresca y café a libre disposición en cada uno de los locales. Además, dentro de las necesidades de afiliación, la empresa se encarga de mantener un buen ambiente laboral, en donde las personas tengan tiempo para desenvolverse y comunicarse con el resto de sus compañeros. Finalmente, Hidrocentro realiza préstamos de auxilio sin intereses a trabajadores que lo necesiten, cubriendo de ésta manera, las necesidades más altas de la pirámide de Maslow.

Liderazgo

El liderazgo en Hidrocentro se realiza de manera distinta en los diferentes niveles del organigrama. Es así como a nivel de Jefaturas y Gerencias es un liderazgo de tipo democrático, en donde existen reuniones semanales entre los Jefes de Sala, Administrativos y Ventas, y el Gerente General. En dichas reuniones se informa sobre lo programado para la semana, así como inquietudes que pudieran tener los jefes de parte de los empleados de menor cargo.

De distinta manera, en los niveles inferiores del organigrama se observa un liderazgo autocrático, en donde los empleados deben cumplir con distintas reglas y órdenes desde la alta gerencia.

Comunicación

Así como en el liderazgo, la comunicación también se desarrolla de manera distinta según el nivel en la organización. De esta manera, encontramos una comunicación ascendente en el nivel de Jefaturas y Gerencias, en donde se comparte información y existe retroalimentación por medio del equipo presente en las reuniones. Es importante mencionar, que por el carácter de estas reuniones, la comunicación se realiza de manera verbal; sin embargo, luego de cada reunión se redacta un documento el cuál es enviado a todos los presentes en la reunión, con las decisiones tomadas en la misma, para seguir el conducto durante la semana.

En los niveles inferiores, a diferencia de las jefaturas y gerencias, la comunicación es descendente, ya que los empleados sólo reciben órdenes desde los cargos superiores. Estas órdenes se difunden de manera verbal cuando son instrucciones pequeñas, o mediantes circulares formales cuando son indicaciones más específicas en donde se requiere mayor atención y preocupación por parte de los empleados, ya que se tratan de actividades claves dentro de la empresa. En los anexos de este documento, se encuentran dos de los últimos circulares difundidos por la empresa.

De ésta manera, podemos ver como dentro de la empresa se utilizan los distintos tipos de comunicaciones.

Comités o Consejos

La implementación de un comité o consejo dentro de una empresa crea una visión más amplia para la resolución de problemas, es por esto que dentro de Hidrocentro se arman comités en dos instancias claves dentro del año.

La primera, es el comité de inventario, el cual durante el mes de Diciembre de cada año realiza un inventario general en toda la tienda; lo que se realiza en cada una de las cinco tiendas de la empresa. De ésta manera, se optimiza el trabajo y se simplifica la tarea, repartiendo la actividad entre todos los trabajadores de la empresa.

La segunda, corresponde a instancias de celebraciones en donde se arman comités para dividir el trabajo de preparación de la fiesta u ocasión especial. De ésta manera se crean, por ejemplo, el comité encargado de la comida, música, decoración, cuotas de cooperación e invitaciones, entre otros.

Control

Proceso de Control

Dentro del proceso de control, encontramos en primer lugar las normas de la empresa, las cuales quedan claramente establecidas dentro de la Política de Reglas y Procedimientos de Hidrocentro. En cuanto a la Evaluación del Desempeño, la empresa no aplica ningún tipo de criterio para esto, ni tampoco algún tipo de evaluación anual a sus trabajadores; sólo se rige por lo establecido en el código del trabajo en cuanto a los derechos y deberes de los empleados.

Finalmente, en cuanto a la corrección de las desviaciones y procesos de retroalimentación, estos se van ajustando mes a mes, aprendido de errores y analizando que decisiones fueron acertadas y cuáles no.

Tipo de Control

En Hidrocentro se implementa el control Inpost, en donde se revisan los pedidos de los productos en el momento que llegan, realizando un inventario. En caso de encontrar algún producto defectuoso, se devuelve al proveedor, ya sea en China, Brasil o dentro de Chile.

Análisis FODA

Fortalezas1. Gran variedad de productos y a precios bajos que lo posicionan en

el mercado frente a otros competidores. 2. Todos los productos poseen garantía y convenio con servicio

técnico.3. Amplia sala de ventas donde se ofrece atención personalizada en

cada sucursal.4. Poseer una plataforma virtual donde los clientes pueden comprar

vía online y recibir su pedido a su domicilio sin costo alguno dentro de la región del Bío Bío y región de Coquimbo.

5. Ventas a terreno realizadas por los vendedores.6. Pocos funcionarios dependientes de un jefe, lo que favorece al

control y cumplimiento de las normas.

Debilidades1. Para la época de alta demanda, el personal de ventas con

conocimientos en el área se hace escaso y también se satura con pedidos por entregar el personal de despacho.

2. No existe convenio con casas comerciales para crédito (salvo las tarjetas bancarias.) ni tampoco existe crédito para particulares.

3. Los locales no cuentan con baño para el público.4. La empresa no cuenta con políticas de garantía extendida para los

productos.5. El control en la sucursal de La Serena se ve dificultado, dada su

ubicación geográfica lejana a la casa matriz.

Amenazas1. Fuerte competencia en el mercado y no posee una gran

participación en él.2. No es distribuidor exclusivo de algunas marcas importantes en el

mercado como Koslan y Tigre3. Productos de grandes dimensiones se venden solo a pedido.4. Poca frecuencia de los despachos en zonas rurales (cada 15 días)5. No tener alianza con las grandes cadenas nacionales del rubro

como MTS

Oportunidades

1. Conseguir la licitación de proyectos municipales o del ministerio de agricultura.

2. Crear alianzas con constructoras, empresas contratistas y 3. Ofrecer los productos en Viñas, terrazas de cultivos y cualquier

lugar en donde utilicen sistemas de riego elaborados. 4. Realizar capacitaciones a maestros contratistas, con un posterior

convenio en la adquisición de productos de la empresa.

Conclusiones

A partir de la investigación e información recogida sobre la empresa Hidrocentro, se logró observar cualidades y deficiencias en su planeación, dirección y control, análisis detallado a continuación, donde también se entregan recomendaciones para fortalecer la estructura de la empresa.

Planes Se destaca la adecuada definición de los conceptos Visión y

Misión que plantean los objetivos de Hidrocentro. En cuanto a estrategias de Marketing implementadas, son apropiadas y acertadas para el tipo de rubro en el cual la empresa pertenece, además de ir en la línea de sus objetivos y características. De igual manera, las Políticas,

Procedimientos y Reglas de la empresa están correctamente elaboradas, ya que éstas son claras, precisas y concisas en lo que se desea transmitir y obtener de los trabajadores, lo cual evita ambigüedades y mantiene el orden en los trabajos de cada empleado.

La Organización dentro de la empresa, muestra que posee un organigrama propicio para el correcto funcionamiento de la misma, el cual permite optimizar la toma de decisiones, facilita el control desde la alta dirección, otorga una mayor cobertura geográfica y proporciona la capacidad de entregar respuestas adecuadas a las necesidades locales. Se considera hábil la decisión de no recurrir al Outsourcing ya que por el momento, dado el tamaño y la orgánica de la empresa, no se lograría optimizar los recursos al externalizar servicios que se desarrollan debidamente por trabajadores de planta.

Es importante mencionar, la necesidad de realizar algunas modificaciones en otros planes dentro de ésta área, por una parte la falta de objetivos concretos en la empresa, dado que éstos son poco claros, no son cuantitativos ni están fijados en un plazo de tiempo, además de ser débiles para el tamaño de la empresa Por otra parte se hace hincapié en la necesidad de elaborar un programa y un presupuesto anual, que permitan darle orden a la empresa, facilitando la dirección y el curso a seguir durante el año.

Dirección

La Dirección de la empresa es uno de los puntos fuertes de ella, ya que gracias al liderazgo efectivo y la preocupación por los trabajadores de parte del Gerente General se han implementado diferentes acciones que permiten mantener la motivación de los trabajadores en un nivel apto para el cumplimiento de las tareas principales.

La comunicación dentro de Hidrocentro es efectiva y funcional, pues permite que todas las órdenes o nuevas tareas sean entendidas a cabalidad por cada uno de los integrantes de la empresa lo que a su vez posibilita un correcto funcionamiento de las distintas partes que componen la organización para lograr una excelente atención a los clientes en cada local de Hidrocentro.

Finalmente, la formación de comités por parte de la empresa es útil e indicada, para las actividades externas que se realizan dentro de la

empresa con la colaboración de todos los empleados en pro de un mismo objetivo.

Control

Es en este punto en donde la empresa necesita hacer la mayor cantidad de cambios, ya que a pesar de que hasta el momento funcione de manera correcta, sus mayores falencias se encuentran en la falta de control de la organización.

En primer lugar, se considera de gran importancia la incorporar algún tipo de evaluación de desempeño de los trabajadores dentro de la empresa, ya sea a través de una encuesta, una autoevaluación u otro método que permita conocer y corregir las falencias de cada empleador y también visibilizar los factores que afectan al desarrollo de su trabajo.

En segundo lugar, la retroalimentación dentro de la empresa es muy débil por lo cual se requiere realizar informes anuales que permitan encontrar los puntos débiles, errores y fallas cometidas durante el año, con el objetivo de enmendarlas y tomar las medidas para mejorar. De ésta manera, se facilitaría la construcción de un programa, el cuál es necesario para optimizar el funcionamiento de la empresa.

Finalmente, es necesaria la implementación de un control de tipo Expost, ya sea con encuestas de satisfacción o evaluaciones por parte del cliente; lo que permitiría conocer la opinión de la clientela y poder mejorar la calidad de sus productos, atención a los clientes e infraestructura de los locales, entre otros.

A pesar de que Hidrocentro es una empresa en la cual se pudo observar algunas falencias, es importante reconocer que este emprendimiento nacional ha sido capaz de crecer exponencialmente durante sus 20 años de existencia. Este desarrollo ha sido logrado por un gran equipo de trabajadores que se han sentido parte de ella y por el acertado rumbo que la empresa ha llevado bajo la conducción de su fundador y Gerente General.

Anexos

Anexo 1. Locales de Hidrocentro

Pedro Aguirre Cerda 543 San Pedro de la Paz, Concepción.

Paicaví 1890, Concepción

Prat 580, Chillán

Collín 735, Chillán.

Balmaceda 4011, La Serena.

Anexo 1. Manual de Procedimientos y Políticas Internas.

HIDROCENTROConcepción – Chillán – La Serena

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS INTERNAS

Septiembre 2011

HIDROCENTRO

I.- POLÍTICA DE ATENCIÓN A NUESTROS CLIENTES, INSTALADORES, CONSTRUCTORAS, CONTRATISTAS Y FERRETEROS.

1. Saludar a todos los clientes amablemente y con cariño, preguntarles si les pueden ayudar y ofrecer café o agua si desean.

2. Los clientes deben ser atendidos lo más rápido posible, para así dar solución a su necesidad en forma satisfactoria.

3. Se le deben ofrecer siempre las mejores alternativas, descuentos y regalar algunos productos, con el visto bueno de la jefatura. Nunca dejar de hacer un descuento que corresponda dar.

4. Se deben responder las cotizaciones dentro del día en que fueron recibidas y reiterar al cliente que use nuestra página Web para cotizar y comprar, que haga simulaciones de compras, las que quiera, pues no tiene costo alguno para él.

5. Los clientes importantes deben ser atendidos por la jefatura para negociar, si el jefe no está cerca ubicarlo para que atienda. (un negocio no se puede perder).

6. Se tiene que entregar la mejor atención, amena, cordial para que nuestros clientes nos sigan prefiriendo.

7. Las Cotizaciones en lo posible, deben ser por e-mail ya que por teléfono no es formal.

II.- POLITICAS GENERALES DE VENTAS A TERRENO

1° VENTAS

El vendedor debe hacer la venta por la página web y enviar en forma oportuna sus órdenes de ventas a la coordinadora, esta las recibirá hasta las 9 hrs. del día anterior al despacho, revisara venta, crédito, y envío con el personal idóneo.

2° COMISIONES POR VENTA

Se cancelaran en base al margen neto de utilidad del negocio, de lo cual el vendedor obtendrá un % de acuerdo al volumen de sus ventas, lo que será cancelado de las ventas efectivamente documentadas; las comisiones se cancelaran dentro de los primeros 5 días de cada mes, pudiéndose optar a un anticipo semanal los días viernes. Para la cancelación total del mes se debe presentar la boleta de honorarios correspondiente.

Las ventas son estrictamente al contado o documentado con cheque, con plazo máximo de -30 y 60 días' en casos especiales se puede llegar a 120 días con V°B° del Jefe. El chofer repartidor no debe entregar mercaderías sí no existe el pago; no interactuar con el cliente en temas relacionados con el plazo y precios, debe orientar al cliente hacia su vendedor, el solo reparte las mercaderías. En casos de emergencia podrá tomar pedidos cuando el cliente se lo solicite y exista posibilidad de despacho.

3° DESCUENTOS

El vendedor, debe hacer descuentos a todos sus clientes, este varía desde un 10% a 30%, dependiendo del lugar donde se encuentre. Otros descuentos adicionales se pueden dar, en casos especiales debidamente justificados y con el visto bueno de la jefatura.

Descuentos por volumen en PVC, se manejaran caso a caso pudiendo llegar al 5% sin consultar; el 2% descuento se puede aplicar para pago contado La cañería de cobre se venderá a precio de fábrica más margen, consultando caso a caso cuando sea volumen. Las listas de precios están claramente en la página web el stock correspondiente, deben ser solicitados vía remota por el vendedor.

4° RELACIÓN CON LOS VENDEDORES

No existe ninguna relación o vinculo laboral entre la empresa y el vendedor que signifique subordinación y dependencia. El vendedor solamente presta servicios a honorarios a la empresa, en forma externa. Para lo cual existirá un convenio de prestación de servicios firmado ante notario, donde se detallaran específicamente estas condiciones. Por lo tanto queda estrictamente prohibido al vendedor retirar mercadería del local para reparto y hacer cobranzas no autorizadas.

III.-POLITICAS GENERALES DE CAJAS Y VENTAS

A.- REGLAMENTO DE CAJA Y DE LAS RECAUDACIONES

Articulo 1. Los Cajeros, son las encargadas de recepcionar cualquier ingreso en moneda nacional efectuados por los clientes.

Articulo 2. Por toda recepción de efectivo o cheques, producto de las ventas normales, devoluciones o por cualquier concepto en general, debe emitirse recibo oficial (facturas, boletas guías y notas de crédito) prenumerado correlativamente por el mismo sistema. El incumplimiento de este requisito dará lugar a sanciones contemplándose en el Art. 160 del código del trabajo.

Articulo 3. Las recaudaciones diarias obligatoriamente, deberán ser depositadas en el día en la cuenta corriente de la empresa, salvo las recaudaciones de última hora de trabajo, que deberán ser depositadas el primer día hábil siguiente previa presentación de las boletas de depósitos selladas y firmadas por la entidad Bancaria.

Articulo 4. El cajero dinero recepcionado con el importe registrado en la factura, boleta o guía y entregar el documento oficial al interesado aceptando su conformidad, con timbres de pagado y despachado. El cliente debe estampar su firma y datos personales al pie de la factura y guía, de acuerdo como lo pide el SII.

Articulo 5. El Jefe de la sección Caja tendrá a cargo los Cajeros y auxiliares que le fueran asignados como colaboradores inmediatos, a quienes distribuirá el trabajo que considere necesario y fijara los términos, debiendo contemplar que el horario de 10°° a 1300 horas deben estar funcionando la totalidad de las cajas, ya que es el momento pick de las ventas.

Articulo 6. Los Cajeros tienen la obligación de realizar el arqueo del efectivo, ventas con tarjeta y los cheques recibidos, al finalizar la jornada de trabajo, adjuntando copias de los recibos correspondientes y entregados al jefe de cajas, el cual, verificara los valores señalados por el sistema de cajas, si no es así pedirá a la cajera que cuadre la caja en el acto. Posteriormente será entregada al jefe de finanzas o guardado en la caja fuerte. Queda estrictamente prohibido quedarse con los

valores en el punto de venta, deben ser guardadas en la caja fuerte del local.

B.- DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS

Articulo 1. Los cajeros son responsables:

a) Por el manejo de la totalidad del efectivo, cheques, valores y los documentos de la Institución, relacionados a caja.

b) Del resguardo y control de la clave asignada, y cualquier otro medio o instrumento que le fuera entregado para el desarrollo de su trabajo, (equipo computacional, timbres, etc.).

c) Verificar la identificación de los clientes al momento del pago exigiendo el carnet de identidad, Rut y/o poder notarial debidamente firmado por el interesado. Verificar los cheques en Dicom a través del jefe directo y colocar código al reverso.

d) Tomar las precauciones necesarias en el traslado del efectivo desde el lugar de recaudación hasta Tesorería y al momento de hacer las cuadraturas de caja.

e) Mantener al día el registro de las cajas diarias.f) Anotar al reverso de los cheques el Nº del documento de venta

código Dicom, el Nº de carnet de identidad y teléfono del girador, endosar el documento y dejarlo nominativo a favor de la empresa. Queda estrictamente prohibido recibir cheques de otras plazas y de terceros sin el VºBº del jefe de cajas.

g) No deben hacer cambios de mercaderías sin el consentimiento del jefe de inventarios y jefe de cajas.

h) Queda prohibido Anular documentos, facturas, guías, notas de crédito y boletas; y hacer notas de crédito sin el VºBº del jefe de cajas.

i) Permitir el acceso a personas particulares al lugar de trabajo, como también utilizar los elementos de seguridad, uniformes, herramientas y materiales para fines particulares fuera del horario de trabajo.

j) Queda prohibido utilizar el efectivo bajo custodia, fondos de caja, para fines particulares.

k) Efectuar cancelaciones o pagos, sin la debida autorización de la jefa de finanzas o el gerente de la empresa.

C.- DE LOS ARQUEOS Y AUDITORIAS

Artículo 1: La Empresa realizará Auditoria Interna, en donde se harán Arqueos Sorpresivos y periódicos en el momento y fecha que juzguen conveniente. Estos arqueos deben desarrollarse durante la jornada de trabajo.

Artículo 2: Durante el arqueo debe suspenderse la atención a público mientras dure el recuento del dinero.

Artículo 3: El informe sobre los arqueos de cajas y diferencias de éstas deben ser presentadas a la Gerencia, en el tiempo más breve posible y dentro del día.

Artículo 4: El arqueo debe efectuarse en forma simultánea en las Cajas. Pagadoras, Receptoras y Caja Chica, debiendo permanecer los cajeros en su puesto y funcionarios de la Sección Caja, incluido el Jefe mientras dure el recuento del efectivo.

D.- DE LA CUSTODIA DE DINERO, VALORES Y OTROS DOCUMENTOS

Artículo 1: El jefe de Cajas es el responsable que el efectivo recibido sea resguardado, en las cajas fuertes de la Unidad, hasta su depósito en las cuentas bancarias de la Empresa.

Artículo 2: Los cajeros están obligadas a entregar al jefe de cajas el dinero efectivo que se recaude, apenas sea recibido, por tanto debe tener en caja solo el fondo caja y un máximo de hasta $100.000.- Este efectivo debe ser guardado inmediatamente en caja fuerte.

E.- CREDITO

Artículo 1: Son de exclusiva responsabilidad del vendedor informar a los clientes el plazo, este será de 30 días documentado pudiendo optar a otros plazos previa conversación y aprobación con el jefe directo.

Artículo 2: Queda estrictamente prohibido vender al crédito sin documento, excepto lo que sea previamente aprobado por al jefe de

finanzas y jefe de ventas y siempre que tengan la orden de comprar correspondiente.

Artículo 3: Si una empresa requiere crédito, deberá solicitarlo completando la solicitud de crédito, para este efecto adjuntar 3 últimos IVA, fotocopia representante legal, declaración de impuesto, constitución de sociedad, y dejar un cheque en garantía por el mismo monto del crédito que le fue aprobado (sin fecha).

F.- GASTOS

Artículo 1: Todos los gastos deben ser justificados y rendidos previamente autorizados por tesorería, se recibirán gastos que estén respaldados por comprobantes solo pasajes, boletas y facturas.

Artículo 2: Los gastos deben ser pagados con fondo de gastos, y en la eventualidad que esta no tuviera y surgiera una emergencia debe ser incurrido por una de las cajas y posteriormente será reembolsado por Tesorería.

G.- DOCUMENTOS Y SEGURIDAD

Artículo 1: Los cajeros tienen la responsabilidad de ordenar correlativamente la documentación, ya sea, facturas, guías de despacho, boletas y notas de créditos y entregarlas ordenadamente al jefe de cajas y a la administración de contabilidad para su archivo.

Artículo 2: Las llaves de las cajas fuertes son de exclusiva responsabilidad de los cajeros asignados, las cuales deberán ser entregadas formalmente y usadas con la máxima precaución, siendo necesario implantar un control periódico en las diferentes cajas.

Artículo 3: Como medida de seguridad el jefe de la sección caja debe ser el responsable de custodiar una copia de la llave de las cajas fuertes.

Artículo 4: Los funcionarios que sean nominados para desempeñar las funciones de cajero deben reunir los siguientes requisitos mínimos:

a) Ser funcionario de planta.b) Ser un funcionario probo, con experiencia, de conducta intachable,

que hayan demostrado honestidad, honradez y responsabilidad.

c) Que cumpla con los requisitos de orden técnico, definidos en la descripción del cargo, para garantizar un desempeño esperado.

H.- DE LAS PROHIBICIONES:

El incumplimiento a cualquiera de estas prohibiciones, dará lugar a la aplicación del Art.160 del código del trabajo).

Artículo 5: Los cajeros y personal en general están prohibidos de:

a) Recibir dinero y valores u otros sin emitir el recibo oficial correspondiente con sello del SII y firma, facturas, guías y boletas)

b) Recibir extraoficialmente por cualquier concepto, dinero o valores ajenos al de la venta.

c) Alejarse o hacer abandono de su lugar de trabajo, sin la debida autorización de su jefe, inmediato superior.

d) Efectuar el cambio de cheques particulares por efectivo de la empresa.

e) Queda estrictamente prohibido a todo el personal consumir cualquier tipo de alimento en el lugar de trabajo.

f) Utilizar los sistemas computacionales para fines particulares, Internet y redes sociales.

I.- INSTRUCCIONES DE CIERRE DEL LOCAL.AL PERSONAL DE LOCAL DE VENTAS Y BODEGAS:

1- El horario de cierre del local y bodegas es 15 minutos antes del horario oficial de cierre, para terminar, la atención del público que permanece al interior.

2- 2 - Durante estos 15 minutos, podrán ingresar solamente clientes que sean reconocidos y habituales, se prohíbe el ingreso de personas extrañas.

3- Ningún funcionario podrá retirarse antes que termine la atención del público, deben retirarse todo el equipo junto.

4- Antes de retirarse se debe verificar:- Que el cajero tenga su caja cerrada y lo recaudado

debidamente resguardado en la caja fuerte.

- Verificar que no queden equipos encendidos, excepto Ios servidores.

- Revisar que no queden luces encendidas.- Que el local y bodegas queden debidamente cerradas con sus

candados- Resguardar en forma segura las llaves.- Dejar activada la alarma del local.

5- Se obliga al jefe de local y bodegas, ha mantener en forma visible, los teléfonos de emergencias de su sector- Plan cuadrante de carabineros y reten mas cercano.- Compañía de electricidad- Bomberos.- Samu- Mutual de Seguridad- Servicio de impuestos internos.- Inspección del trabajo

IV.-POLÍTICAS GENERALES DE INVENTARIO

A.-DE LOS CAMBIOS O DEVOLUCIONES MERCADERIAS.

Para las devoluciones y cambios de mercaderías deben ser autorizadas por el jefe directo a cargo de inventarios, se debe pedir facturas o boletas que respalden la compra de otra forma no se aceptaran dichas devoluciones. El plazo máximo será 60 días según fecha de compra y 90 días para casos especiales con V°B° del Gerente. Los equipos y bombas que hayan sido manipulados por el cliente deben pasar primero por el servicio técnico no existe otra opción.

B.- INSTRUCTIVO PARA INGRESOS DE MERCADERÍAS

Las mercaderías recepcionadas en el local, ya sea por compras a proveedores o solicitudes efectuadas entre empresas, su recepción será de responsabilidad de las personas que se indican:

• Sergio Lagos (Hidrocentro Concepción).• Rodrigo Espinoza (Hidrocentro Chillan).

• Roberto Figueroa (Hidrocentro Paicavi).• Rodrigo Vargas (Hidrocentro La Serena).

La persona que trae la mercadería (fletero), debe ponerse en contacto con la persona indicada; con la documentación ya sea facturas, guías de despacho enviadas por el proveedor de las mercaderías, los encargados dispondrán del momento en que se recepciona la mercadería, donde se deja y que personal de la bodega la recibe, mientras no se cumpla esta condición no se debe recibir nada, una vez recepcionada la mercadería, por el encargado de bodega, este entregara al jefe de bodega la documentación firmada con Vo B° de recepción conforme de toda la mercadería, dando a conocer las novedades de la recepción a la brevedad con el fin de mantener la actualización correspondiente de las existencias.

Una vez recibidos conformes los artículos, deberán ser trasladados a la sala de venta y a las bodegas correspondientes y ordenadas, por las personas que se han asignado por el jefe de bodegas.

Cualquier mercadería recepcionada que venga sin su documentación correspondiente, deberá darse aviso oportuno, para regularizar dicha anomalía como también las mercaderías faltantes, deterioradas o que no corresponden a !o solicitado.

Además todas las mercaderías .utilizadas en forma interna deberán informarse para realizar la salida correspondiente en el sistema y los despachos a Sucursales con su correspondiente factura o guías.

Se solicita a las personas involucradas en el proceso de recepción, ordenamiento y despacho de los mercaderías, velar por el cumplimiento de lo anteriormente expuesto, esto con la única finalidad de mantener actualizado el sistema de existencias y entregar la información adecuada al departamento de contabilidad y finanzas para el pago de las facturas.

Un cliente podrá comprar en una sucursal y retirarlas en otra, solamente exhibiendo el original de la factura o boleta; también podrá cancelar en una sucursal y comprar en otra ambos casos previa verificación de las jefas de cajas.

C.-MANEJO DE LOS STOCK MAXIMOS Y MINIMOS:

A.- Generalidades:

Dada la importancia que los stocks tienen en las ventas, ya que si no hay productos no hay ventas; sobre todo si esta es una empresa ESPECIALIZADA, el cliente espera encontrar todo, esto sin duda, es la mayor FORTALEZA y diferenciación que tenemos, y esto queda demostrado con los años de experiencia. En el último tiempo se han experimentado diferentes formas para mantener los stock en niveles aceptables y no se produzcan quiebres de stock, sin que nadie se de por aludido, hasta que llega un cliente y pregunta por algo urgente que necesita y no hay; una de estas ultimas experiencias a sido entregar una clave a los proveedores para que ellos por si mismo ingresen a nuestros sistemas y formalicen su orden de compras sin mas objeciones que respetar el stock máximo determinado para cada producto, como esto tampoco ha dado resultado, estamos nuevamente incorporando un nuevo sistema de MANEJOS DE STOCK MAXIMOS Y MINIMOS, lo cual a motivado la presente circular, la cual necesitamos sea aplicada al 1.000 % para que la empresa siga siendo competitiva y se mantenga en este mercado, a través de la especialización.

B.- Determinación de las faltas de stock:

1. Todos los funcionarios, desde el jefe de local hasta el portero, están llamados a informar al jefe directo, cada vez que se detecta la falta de algún producto, se esta vendiendo el ultimo o queda poco, si esta información no ocurre y es reiterativa, significa que este funcionario no esta en la MISION Y VISION de la empresa y debe ser reemplazado por otro.

2. El jefe de local, es el único responsable final de las faltas de stock, por lo tanto debe organizar y delegar en su personal, para que la información sea rápida; asignar responsabilidades

por sector, pasillos, bodegas, patios o como mejor este distribuida su tienda para no modificar tanto lo que ya esta organizado, todo el local debe estar asignado, esto va servir para que el funcionario, mantenga la cuadratura del inventario, el orden, aseo, reposición y exhibición de su sector. Esta distribución de cada local, deberá ser informada al jefe de compras, (Sergio Lagos) a mas tardar el día 15 de septiembre.

3. Otra forma para enterarse de los bajos niveles de stock, es la que se encuentra en el sistema de ventas, que arroja los niveles bajo stock mínimo, esta revisión semanal debe ser ejecutada por cada jefe de local u otra persona que el asigne e informada vía mail, al jefe de compras, todos los días viernes en la tarde, antes de las 24,00 hrs.

C.- Adquisición de los productos:

1. Para esta sección, se ha contratado un funcionario, Don Jorge, en apoyo al jefe de compras, con dedicación exclusiva para hacer llegar los productos en forma oportuna a cada local, antes que se produzca un quiebre de stock. Para esto se ha creado una programación de compras, interna, quincenales para cada proveedor.

2. Cada vez que un jefe de local, sea informado por algún funcionario, que hay una falta de 1 producto o baja de stock, este inmediatamente, en el minuto, nada que lo anoto, lo dejo para después o lo junto con otro, no, es de inmediato, envía esta información vía mail, al jefe de compras, con copia al gerente de la empresa. Para esto el jefe se puede apoyar en otro funcionario para que escriba el mail y lo envíe, el solo puede dar la orden.

3. Con la información anterior, se crea una emergencia, que el jefe de compras debe solucionar de inmediato:

PASO 1: Suple la falta con el apoyo de otro local que si tenga stock suficiente y lo hace enviar por los medios habituales, mientras se espera para hacer la orden de compras, según programación.

PASO 2: El stock de este producto esta muy critico en todos lados, (vamos a desvestir un santo para vestir otro), en este caso se genera una orden de compras, por cada local, para este proveedor y por todo su mix de productos, dejando los cuatro locales abastecidos hasta el stock máximo, nos adelantamos a la programación habitual.

4. Una vez recepcionada la mercaderías, el jefe de local deberá revisar que lo que llego corresponde al 100 % de lo solicitado en la orden de compras, e informar inmediatamente vía mail si algo no llego, para que se solicite al producto faltante a otro proveedor.

5. Las ventas de volumen y ventas calzadas, se trataran en forma independiente, aparte del inventario habitual que ya esta programado. El jefe de local inmediatamente podrá generar la orden de compras correspondiente solo por estos productos que ya están vendidos, con el descuento especial que se logro con el proveedor cuando este interactúa en la negociación de venta; todos sabemos que estamos autorizados para negociar con un proveedor alguna venta de volumen; una vez hecha la orden al momento de ser despachada al proveedor se envía copia al jefe de compras para que tome conocimiento, esto es obligatorio, no puede haber una adquisición, sin que el jefe de compras no esté enterado.

V.-OBLIGACIONES DEL PERSONAL

A.-Respetar los horarios de entrada y salida de la empresa; no se aceptan salidas sin autorización del jefe directo.

B.-Para las vacaciones se debe programar el calendario con las fechas anticipadas a tomar por los trabajadores'. Solo para las personas que tengan el año cumplido en la empresa.

C.-EI libro de asistencia debe ser firmado sin errores y según el nuevo horario entregado por el Gerente, ya sea, invierno o verano.

D.-Respetar los tiempos de colación en el casino ya sean el desayuno 10 minutos, almuerzo 20 minutos independientes cual sea el tiempo total de su colación.

E.-Se debe respetar la fecha de solicitud de los anticipos, la fecha será los días 15 de cada mes y por escrito en una lista con el personal. Cualquier petición extraordinaria será previa autorización del Gerente. El anticipo no podrá superar el 30% del sueldo líquido.¿

F.- Hacer correcto uso de los uniformes y elementos de seguridad entregados por la empresa, en caso de perdida se descontara de la liquidación correspondiente.

G.-Mantener siempre limpio y ordenado su lugar de trabajo y sobre todo, los elementos que se entregan como los equipos y herramientas a su cargo.

H.- Queda estrictamente prohibido ingresar y salir de la empresa con bolsos, mochilas y carteras grandes.

I- Las relaciones efectivas, amorosas y acoso sexual entre funcionarios serán sancionadas de acuerdo a la ley, por cuanto quedaran estrictamente prohibidas y será sancionado con el Art.160 del Código del Trabajo.

J- Cualquier pérdida, deterioro y menoscabo evidente que ocasione un funcionario a la empresa, será motivo suficiente para retener los bonos de responsabilidad asignados para este fin.

K- Se informa que este "manual de procedimiento y políticas internas" como también el "reglamento de orden y seguridad" de la empresa, forman parte del contrato de trabajo.

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Este documento contiene las pautas y reglas básicas que permiten al empleado orientarse y conocer mejor la institución en términos de su estructura organizativa, Misión - satisfacer las necesidades de nuestros clientes, tales como, constructoras, contratistas, ferreteros, instaladores etc. ofreciendo productos con un elevado estándar de calidad mediante la integración de personal calificado -. Visión - consolidar nuestra empresa a nivel regional entregando productos y servicios de primer nivel y la mejor calidad posible, satisfaciendo así íntegramente las necesidades de nuestros clientes y consumidores-.

Por otra parte enseña a comprender mejor sus deberes y derechos con la finalidad de fortalecer el clima laboral y crear sinergias capaces de potenciar la productividad y el compromiso de los mismos para lograr los resultados esperados por la organización.

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Teresa Inzunza Melo Jaime Astete Opazo

Adm. Y Finanzas Gerente General

SEPTIEMBRE 2011

Anexo 2. Circulares dentro de la empresa

CIRCULAR DE COMPRAS CENTRALIZADASMANEJO DE LOS STOCK MAXIMOS Y MINIMOS:

A.- GENERALIDADES:

Dada la importancia que los stock tienen en las ventas, ya que si no hay productos no hay ventas; sobre todo que esta es una empresa ESPECIALIZADA, el cliente espera encontrar todo, es la mayor FORTALEZA y diferenciación que tenemos, está demostrado con los años de experiencia ; en el último tiempo se ha experimentado diferentes formas para mantener los stock en niveles aceptables y no se produzcan quiebres de stock, sin que nadie se de por aludido, hasta que llega un cliente y pregunta por algo urgente que necesita y no hay; estamos nuevamente incorporando un nuevo sistema de MANEJOS DE STOCK MAXIMOS Y MINIMOS, lo cual a motivado la presente circular, la cual necesitamos sea aplicada al 1.000 % para que la empresa siga siendo competitiva y se mantenga en este mercado, atravez de la especialización.

B.- DETERMINACION DE LAS FALTAS DE STOCK:

1.- Todos los funcionarios, jefes de ventas, cajeras, pasilleros, choferes, etc., están llamados a informar al jefe de sala, cada vez que se detecta la falta de algún producto, se esta vendiendo el ultimo o queda poco, si esta información no ocurre y es reiterativa, significa que este funcionario no esta en la MISION y VISION de la empresa y debe ser reemplazado por otro.

2.- El jefe de sala, es el único responsable final de las faltas de stock, por lo tanto debe organizar y delegar en el personal, para que la información le llegue rápidamente; asignar responsabilidades por sector , pasillos, bodegas, patios o como mejor este distribuida su tienda para no modificar tanto lo que ya está organizado, todo el local debe estar asignado, con la carpeta que corresponde a cada pasillero, la que contiene un listado con todos los productos que debe administrar, esto va servir para que el funcionario, mantenga la cuadratura del inventario, el orden, aseo, reposición y exhibición de su sector.

3.- Otra forma para enterarse de los bajos niveles de stock, es la que se encuentra en el sistema de ventas, que arroja los niveles bajo stock mínimo y máximo, esta revisión debe ser ejecutada por el JEFE DE COMPRAS Don RICARDO RIBERA que está en San Pedro, en el correo compras1@hidrocentro.cl.

C.- ADQUISICION DE LOS PRODUCTOS:

1.- Para esta sección, se ha contratado un funcionario, jefe de compras, con dedicación exclusiva para hacer llegar los productos en forma oportuna al local, antes que se produzca un quiebre de stock.

2.- Cada vez que el jefe de sala, detecte una falta de stock o sea informado por algún funcionario, que hay una falta de 1 producto, bajo de stock o stock 0, este inmediatamente, en el minuto, nada que lo anoto, lo dejo para después o lo junto con otro, ¡¡¡¡¡¡ es al tiro, pasa esta información , al jefe compras, Don Ricardo Rivera compras1@hidrocentro.cl o al whatsapp +56 9 5687xxxx, para que se proceda hacer la orden de compras respectiva.

3.- Con la información anterior, se crea una emergencia, que el jefe de sala y el de compras deben solucionar de inmediato:

- PASO 1: El jefe de sala lo manda a comprar, de inmediato, a la competencia más cercana, cuando el artículo es de alta rotación y esta con stock crítico y lo informa al jefe de compras centralizado.

- PASO 2: El jefe de compras Don RICARDO RIVERA, suple la falta con el apoyo de otro local que si tenga stock suficiente y lo hace enviar por los medios habituales, mientras se hacer la orden de compras, urgente al proveedor.

- PASO 3: El jefe de compras centralizadas Don Ricardo Rivera, hace las ordenes de compras, para los 5 locales, completando con todo el mix de ese proveedor según los stock de reposición que entrega el sistema y a la vez envía la orden de compras a cada jefe de sala y al jefe de abastecimiento pabloastete@hidrocentro.cl para información de lo que se debe recibir.

4.- Una vez recepcionada la mercadería, el jefe de sala, deberá revisar si lo que llego corresponde al 100 % de lo solicitado en la orden de compras, e informar inmediatamente, si algo no llego, para que se solicite el producto faltante a otro proveedor.

5.- Las ventas de volumen y ventas calzadas, se trataran en forma independiente, aparte del conducto habitual que ya está programado. El jefe de sala inmediatamente podrá generar la orden de compras correspondiente, solo por estos productos que ya están vendidos, con el descuento especial que se logro con el proveedor cuando este interactúa en la negociación de venta; todos sabemos que estamos autorizados para negociar con un proveedor alguna venta calzada; una vez hecha la orden al momento de ser despachada al proveedor se envía copia al Gerente de Abastecimiento, Pablo Astete, pabloastete@hidrocentro.cl , para que tome conocimiento, esto es obligatorio, no puede haber una adquisición, sin que el gerente de abastecimiento no este enterado.

El stock es lo más importante para el local, porque no puede ser que llegue un cliente a comprar y tenga que irse porque el producto no esta, es una falta grave del jefe de sala y la jefa de ventas y en general de

todos, este aspecto se debe tener siempre presente, porque la esencia del negocio es vender.

- Se solicita, que se entregue una copia impresa de esta circular, a cada funcionario, en un listado en que cada uno debe firmar su recepción conforme.

CONCEPCION, 24 DE AGOSTO 2015.-

JAIME ASTETE OPAZO

GERENTE GENERAL.

CIRCULAR INVENTARIOS 2015

GENERALIDADES:Como lo indica el Servicio de Impuestos Internos, es obligatorio para todas las empresas, hacer inventario físico de todos sus activos, nosotros no escapamos de esta normativa, por cuanto debemos cumplirla, a continuación se presenta una programación con la toma del inventario para este año, el cual debe ser aplicado en los cinco locales que tiene la empresa.

1.- FECHAS Y HORARIOS :a) El inventario se tomará en los primeros tres fines de semana del mes de Diciembre, los días 5 y 6, 12 y 13, 19 y 20, en los siguientes horarios, Sábados de 15 a 20 hrs, Domingos de 9 a 13 hrs. y de 14 a 19 hrs., estos horarios son generales, pudiéndose variar alguno dentro de estos márgenes.

2.- PROCEDIMIENTOS.a) El inventario se realizara con la misma estructura que cuentan hoy día los locales, cada pasillero y patio, toma su inventario en su sector tanto en sala como en bodegas, haciendo un barrido de su sector, se parte de un extremo hasta barrer todo, por lo tanto tiene que sectorizar su sector en tres fines de semanas o menos, dependiendo de su disponibilidad para el trabajo.

b) Esta labor de toma de inventario se realizara, con la misma carpeta que se utiliza para el control de stock diario, la idea es que se ordene también esta carpeta, eliminando los productos que no le corresponden y agregando los que faltan, al final del inventario vamos tener una carpeta completa de cada pasillero; el primer fin de semana se trabaja con lápiz color azul, segundo con color rojo y tercero color negro, siempre en la misma carpeta.

c) Las bodegas, las vitrinas, muestrarios y exhibiciones, que no están en los pasillos, se cuentan en la semana del 30 de noviembre y el 4 de Diciembre, en la misma carpeta, anotando al lado de la descripción del producto con lápiz color rojo; de igual forma en esta semana se debe usar para ordenar, embolsar y prepararse para el fin de semana.

d) Los funcionarios que no tengan pasillos asignados, cajeras, aseo, administración, etc, el jefe se sala los debe asignar en apoyo a los pasilleros, con más carga de trabajo, los jefes de sala y jefes de ventas no deben contar solo dedicarse a supervisar que se haciendo bien el conteo y que no queden artículos sin ser ingresados.

e) Los ajustes del inventario se deben comenzar hacer el día Domingo 6 de Diciembre, con lo que se contó el Sábado anterior y así sucesivamente, para esta tarea se asignara una persona que domine el sistema de ajuste de inventarios o se le enseña, para no retener la carpeta del pasillero, se le sacan fotocopias a las hojas con más artículos contados y se va ajustando en forma paralela.

3.- LOGISTICA DE LA OPERACIÓN.

a) Los horarios en los cuales se tomara el inventario, son de carácter extraordinario, por lo tanto se cancelaran como tal, con el 50% de recargo, en la liquidación del mes de Diciembre, esto debe quedar formalizado en un convenio de horas extras, que deberá firmar el funcionario, por los días que efectivamente se compromete a trabajar, se puede dar el caso que alguien no pueda asistir en un horario determinado, por compromisos adquiridos con anterioridad; por otra parte queda abierta la posibilidad que si algún funcionario desee cambiar el pago por días libres, de devolución de tiempo, esto debe quedar estampado en el convenio. Se debe firmar el libro de asistencia cada vez que se ingrese y salga en los horarios convenidos.

b) La alimentación para el personal de inventario, debe estar asegurada con alteración, por el jefe de sala, desayuno y onces, se compra en supermercado con factura con cargo al fondo fijo, el almuerzo se contrata por los conductos normales, siempre debe haber agua fresca en los depósitos.

Se solicita el máximo de colaboración a todo el personal, para que esta tarea se cumpla de la mejor forma posible. ATTE.

CONCEPCION,25 noviembre de 2015

LA GERENCIA