Herramientas Tecnológicas de Productivdad

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD

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Sesión No. 8

Hojas de cálculo Objetivo: Al término de la sesión, el alumno identificará el entorno de un libro de

trabajo en línea y las referencias absolutas y relativas.

Contextualización En la actualidad, dentro de este mundo globalizado es imperante contar con

mayores herramientas tecnológicas que agilicen y mejoren el manejo de la

información, asegurando una alta calidad en el control y presentación de ésta.

Para ello, Microsoft Office Web Apps cuenta con una paquetería ofimática a

través de una aplicación de hoja de cálculo, conocida como Excel Web App, a la

cual ahora puedes acceder, como una aplicación, a través de Hotmail; es útil

para diferentes tareas, como por ejemplo: análisis estadísticos, administración

de finanzas personales y empresariales, mantenimiento de listas de direcciones

y de alumnos, etcétera.

Conociendo este programa y todas sus bondades podrás hacer trabajos

detallados y profesionales, con gran cantidad de manejo de datos, su

visualización, imágenes, gráficos, etcétera, aumentando la productividad y

mejora la toma de decisiones con el extra de que puede editarse en línea,

visualizarse desde casi cualquier dispositivo con acceso a internet y compartirse

con diversos usuarios en la red.

¿Te agradaría realizar un trabajo en la mitad de tiempo y con mejor calidad de presentación de los resultados?


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Introducción Mediante esta sesión se brindará una introducción completa a Excel Web App,

donde se describirán los elementos y características que lo integran,

identificando su ambiente, principales operaciones, conociendo las funciones en

cálculo matemático básicas, la realización de bases de datos, gráficas, etcétera.

Esto te ayudará a comprender esta aplicación y gozar de los beneficios en la

productividad que representa al elaborar un trabajo. Además de confirmar que

es sencillo de comprender aunque los conocimientos en computación no sean

avanzados, debido a su lenguaje y fácil ejecución, así como criterios comunes

que maneja la aplicación.

¿Están listos para entrar en una nueva y dinámica experiencia en el manejo de datos y su presentación?


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Explicación

Hojas de cálculo en Línea Microsoft Office 2013 menciona: Excel es un software que

permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de

software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas

que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que

especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Identificación del entorno de trabajo

¿Conoces los elementos básicos que conforman el ambiente de Excel Web App?

A continuación se describirán brevemente cada uno de ellos:

Abrir y cerrar Excel Web App

La forma de acceder a Excel Web App desde Hotmail con tu cuenta de correo

UNID, es la siguiente:

a) Acceder a la página www.hotmail.com > iniciar sesión con tu

cuenta de correo electrónico @red.unid.mx

b) Ahora debes seleccionar la pestaña ‘Más’ ubicada en la parte

superior y en el menú que se despliega, seleccionar la opción

‘SkyDrive’


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c) A continuación se cargará la siguiente pantalla:

Libro de trabajo

Este programa trabaja con hojas de cálculo que se integran en libros de trabajo.

Son archivos que se generan al crear documentos en Excel; aquéllos tienen la

extensión .XLSX para que la computadora los reconozca. Al iniciar se nombrará

de manera automática al documento, Libro1.

¿Cómo crear un nuevo libro de trabajo?

a) Una vez situado en la interfaz de SkyDrive, debes situarte en la

pestaña “Crear” y seleccionar la opción “Libro de Excel”, en el

menú que se despliegue.


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d) Para crear un nuevo Libro de Excel, es necesario que asignes un

nombre al archivo (recuerda que automáticamente se asigna el

nombre de “Libro 1”) para un mejor control de tus documentos.

Cada libro se conforma de hojas, al principio constará de 1 y se pueden ir

agregando con el símbolo de “+”. Se encuentran en la parte inferior de la

ventana de Excel.


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Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo contiene muchas celdas, las cuales

forman o integran varias hojas dentro del mismo libro, o dicho

de otra manera: contiene muchas celdas, entonces, se

puede considerar una página de un libro de mapas. Celda

En este contexto, el termino celda se define como un

cuadrado de la hoja de cálculo. Puede especificar texto,

números y fórmulas, siendo la intersección entre una fila y

una columna.

Columna y fila

La columna es el conjunto de celdas

seleccionadas verticalmente y se nombrar por

letras. Excel tiene 16.384 columnas en total. (Microsoft Office, 2013)

Mientras las filas tienen encabezados

numéricos, que comienzan con 1, 2, 3 y así sucesivamente. (Microsoft Office, 2013)

Rango de datos

Es un bloque rectangular de 2 o

más celdas que Excel trata como

una unidad. Son vitales en la

hoja de cálculo, ya que todo tipo

de operaciones se realizan a bases de rangos


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Barra de título

Contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana activa, en ese

momento, dentro del programa. Contiene en la parte superior derecha los

botones para enviar comentarios, ayuda y cerrar.

Barra de acceso rápido

Se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de título, seleccionando la

opción “Archivo” resaltada en verde, que contiene las herramientas de acceso

rápido: Información, Guardar como, Imprimir, Compartir, Acerca de, Ayuda y

Salir.


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Cinta de opciones

Permite realizar las operaciones de Excel organizadas en diferentes fichas que,

a su vez, contienen diferentes grupos.

Dentro de esta área del documento se encuentra la opción “Abrir en Excel” que

nos permitirá visualizar el archivo en la versión tradicional que ofrece la

paquetería de Office.


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Barra de etiquetas, barra de fórmulas y barra de estado

La barra de etiquetas permite el movimiento entre las distintas hojas de trabajo

del libro de Excel.

La barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa (la casilla donde

nos situamos).

La barra de estado indica en la condición en que se encuentra el documento

abierto, posee herramientas para realizar zoom y cambiar la visualización del

libro.

Edición del área de trabajo

Comando de alineación


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Se realiza esta acción abriendo la ficha “Alineación”, como se muestra en la

imagen.

Se visualiza un cuadro con las siguientes opciones: Ajustar texto, combinar y

centrar y alinear.

Ajustar alto de fila y ancho de columna

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila, dependiendo del tipo de letra

que se utilice, aunque también se puede modificar manualmente.

En cuanto a la columna, está configurado en 8,43 caracteres o 10,71 puntos y

también se puede modificar manualmente.

Cambiar el nombre y color de la hoja de cálculo

La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres. No puede

haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo título.

También se puede asignar diversos colores a cada hoja, lo que facilita la

identificación de cada hoja y su contenido.

Referencias: relativas y absolutas entre hojas y libros

Una referencia de celda “se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja

de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel

pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula” (Microsoft

office, 2013).

Se dice que una fórmula que contiene una referencia de celda relativa cambia

a medida que la copia de una celda a otra. Como ejemplo, si copia la

fórmula =A2+B2 de la celda C2 a D2, la fórmula en D2 se ajusta hacia abajo una


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fila y se convierte en =A3+B3. es decir, que son relativas a la celda que las

contiene. (Microsoft office, 2013)

Para indicar una referencia absoluta es cuando se desea mantener la

referencia de celda origina en una fórmula y se debe de colocar delante de las

columnas (A y B) y de la fila (2). A continuación, cuando copia la fórmula

(=$A$2+$B$2) de C2 a D2, la fórmula permanece exactamente igual (Microsoft

Office, 2013) y así, aunque se copie la celda a otra, nunca variará la referencia.

Funciones y fórmulas

Microsoft Office indica que una función es una fórmula predefinida por Excel (o

por el usuario) y que opera con uno o más valores y que devuelve un resultado.

De igual forma menciona que todas las fórmulas en Excel inician con el signo de

igual = y en el caso de operaciones matemáticas utilizan operadores

matemáticos como los que se muestran a continuación:

Algunos SIMBOLOS PARA LA OPERACIÓN QUE REALIZA

+ Suma, - Resta, * Multiplica, / Divide, ^ Expone, & Une o Concatena, = Compara o

Igual que, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual a, <= Menor o igual que.

Las funciones se pueden obtener ingresando a la etiqueta de “fórmulas”>

insertar función.

Algunas otras funciones pueden ser:

Promedio. Calcula la media aritmética.

Max. Obtiene el valor máximo.

Min. Obtiene el valor mínimo.


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Moda. Obtiene el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o

rango de datos.

Para poder utilizar estas funciones, se puede ingresar desde la pestaña ‘Ingresar’ Situada en la parte superior izquierda, y al seleccionarla se habilitan las siguientes opciones:


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Conclusión

Ahora que conoces el ambiente básico de Excel Web App y empezaste a

trabajar con algunos de sus elementos, te invitamos a continuar practicando y

descubriendo más acerca de los beneficios que brinda esta aplicación. Recuerda

que es una herramienta para elaborar contabilidad, presupuestos, facturación,

ventas, planeación, seguimiento y calendario y que tiene la enorme ventaja de

poderla compartir en línea para que alguien mas la visualice o edite, logrando un

trabajo colaborativo.


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Para aprender más

Acerca de Excel Web App y las cualidades y ventajas sobre las versiones

anteriores.

Office 365 Excel Web App Deep Dive. (2012). Consultado el 23 de abril de 2013:

http://www.youtube.com/watch?v=6qINnBgFe7M

Una lectura para complementar los conceptos revisados en la session.

Ortíz, M. (2012). Excel Web App. Consultado el 23 de abril de 2013:

http://exceltotal.com/excel-web-app/

http://www.youtube.com/watch?v=6qINnBgFe7M

http://exceltotal.com/excel-web-app/


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Actividad de aprendizaje Objetivo: Al término de la sesión, el alumno identificará el entorno de un libro de

trabajo en línea y las referencias absolutas y relativas en Excel Online.

Instrucciones

¿Qué vas a hacer?

En esta sesión debes crear y compartir en Excel Online (antes Excel Web App)

un archivo donde, una vez que ubiques el entorno de un libro de trabajo, realices

un ejercicio respecto a referencias absolutas y relativas.

1. Ingresa a One Drive con tu cuenta institucional de correo electrónico

UNID de Office 365 (tipo [email protected])

en https://onedrive.live.com/ al ingresar aparecerá tu nombre.

2. Una vez en One Drive, ingresa a Excel Online (antes Excel Web App).

3. Ya en Excel Online y a través de fórmulas, realiza dos tablas con las

siguientes características:

a. Referencia relativa. Utilizando las referencias relativas, calcula

partiendo del año actual y hacia 3 años a futuro, el salario mínimo

vigente en el DF, de modo que en cada año sumes el 10% del

salario del año actual.

b. Referencia absoluta. Utilizando las referencias absolutas, calcula

partiendo del año actual, que llamaremos año inicial o base, y

hacia 3 años a futuro, el salario mínimo en el DF. De este modo, al

primero después del inicial suma el 10% del salario; al segundo, el

total del primero más el 10% del inicial; y al tercero, la suma del

segundo más el 10% del inicial.

Puedes apoyarte en el siguiente ejemplo con datos del precio de la

gasolina:

https://onedrive.live.com/


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¿Cuál es la forma de entrega?

• Una vez elaborado el documento en línea con todas las características

solicitadas, nombra el archivo de Excel Online como S08NombreApellido.

• Obtén el hipervínculo del archivo compartido en línea y colócalo en la plataforma en donde se solicita la actividad (coloca solamente el

hipervínculo, no se debe subir archivo a la plataforma). Asegúrate de que

la liga funcione, se pueda ver el archivo sin ninguna contraseña y esté

habilitado para edición.

¿Cómo serás evaluado?

Tu actividad debe contar con las siguientes características.

Característica Porcentaje

• Nombre de archivo en línea • Nombre del alumno visible desde el usuario

5%


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del programa

Archivo en línea:

• Incluye dos tablas con los datos solicitados. • Utiliza fórmulas para obtener los resultados. • Los cálculos son correctos.

90%

Redacción y ortografía 5%

Total 100

Esta actividad representa el 5% de tu calificación final.

¡Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación!

Cibergrafía

Ponluisa, A. (2012). Microsoft Excell 2010. Consultado el 19 de febrero de

2013: http://www.slideshare.net/AlexisPonluisa2012/manual-de-excel-

2010

Microsoft Office. (2013). Soporte: Ayuda y Procedimientos de Windows.

Consultado el 19 de febrero de 2010:

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help

http://www.slideshare.net/AlexisPonluisa2012/manual-de-excel-2010

http://www.slideshare.net/AlexisPonluisa2012/manual-de-excel-2010

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help

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