ISO 9001-2008

Diagnstico de la Situacin de la Calidad (Norma 9001-2008)

SIItemNum. ISOREQUISITOENTREGABLENA
INALCEC: INALCEC:REQUISITO NO APLICABLE BAJO LOS PARAMETROS DE EXCLUSION DE ISO 9001NO
INALCEC: INALCEC:REQUISITO APLICABLE, NO DISEADO, NI DESARROLLADO, NI IMPLEMENTADOIDEA
INALCEC: INALCEC:REQUISITO EN PROCESO DE DISEO O DESARROLLO COMO ESPECIFICACION DEL SGCDOCUMENTADO
INALCEC: INALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO, CON RESULTADOS, REGISTROS Y EVIDENCIASIMPLEMENTADO
INALCEC: INALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO Y AUDITADO CON RESULTADOS CONFORMESREGISTROS DE IMPLE
INALCEC: INALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO, AUDITADO Y EN PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUOTOTALOBSERVACIONES4.1 REQUISITOS GENERALES00004075%Instrucciones para Diligenciar la Herramienta14.1Tiene claro el alcance de su Sistema de Gestin de Calidad en trminos del producto o servicio que se ofrece.Definicin del Alcance1Con esta herramienta usted podr identificar de una manera general, el estado de avance del sistema de gestin de la calidad en su Facultad, Instituto Sede.24.1Teniendo en cuenta el alcance definido, se tiene claramente identificados los clientes o usuarios y productos o servicios que ofrece el Isoftware.Caracterizacin de Usuarios1Ubquese en cada una de las preguntas y coloque un 1 en la casilla que corresponda segn las siguientes opciones: 34.1Se encuentran identificados los procesos para el Sistema de Gestin: Procesos de direccin, procesos operativos, procesos de apoyo, procesos de control (opcional). Este mapa de procesos debe considerar los procesos definidos institucionalmente en el GICUV. Pueden incluirse dentro del mapa del SGC procesos empresarial.Mapa de Procesos1NA:Requisito no aplicable bajo los parmetros de exclusin de ISO 9001:2000.44.1Se ha definido el objetivo, alcance, responsable, actividades (PHVA), entradas, salidas, mecanismos de control, indicadores de cada uno de los procesos.Caracterizaciones de Procesos1NO:Requisito aplicable, pero no diseado, ni desarrollado, ni implementado. 4.2REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN01104056%IDEA:Requisito en proceso de diseo o desarrollo como especificacin del Sistema de Gestin de Calidad.54.2.2Tienen un Manual de Calidad que describa el alcance del SGC, las exclusiones justificadas, la descripcin de los procesos (mapa y caracterizaciones), referencia los documentos del SGC.Manual de Calidad1DOCUMENTADO:Requisito Implementado, con resultados, registros y evidencias.64.2.3Aplica las directrices establecidas institucionalmente para elaborar los documentos del SGC. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Documentos elaborados en los formatos empresariales1IMPLEMENTADO:Requisito Implementado y auditado con resultados conformes.74.2.3Aplica el procedimiento que ha establecido la institucin para el control de documentos. Entregan copias controladas de los instructivos de procedimientos que se han elaborado en su sistema. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Procedimiento de control de documentos empresarial entendido y aplicado1REGISTROS DE IMPLEMENTACIN:Requisito implementado, auditado y en proceso de mejoramiento continuo.84.2.3Tienen un inventario de la documentacin que se ha levantado para el SGC (Instructivos de Procedimientos y Documentos Externos).Listado Maestro de Documentos del SGC194.2.4Aplica el procedimiento que ha establecido la empresa para el control de los registros de calidad. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Procedimiento de control de registros institucional entendido y aplicado1Recomendaciones:El formato debe ser diligenciado por la persona que tenga conocimientos de la gestin de la Facultad, Instituto Sede.104.2.4Tiene establecidas las disposiciones para controlar los registros de calidad que se generan en sus SGC. Debe contener los registros internos y externos.Listado Maestro de Control de Registros1Slo se puede colocar un 1 en cada numeral, de lo contrario el formato genera error.5RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION00018072%Se deben contestar todos los numerales.115.3Se tiene una poltica de calidad. La poltica de calidad debe estar alineada con la politica de calildad institucional y el plan de desarrollo.Politica de Calidad1125.3Ha difundido la poltica de calidad.Registros de difusin de la poltica1135.3Ha evaluado el entendimiento de la politica de calidad.Registros de evaluacin del entendimiento de la poltica de calidad1145.4.1.Se tienen objetivos que se relacionan con la politica de calidad. Se ha definido para cada objetivo: Responsable de medir, Formula, Frecuencia, Meta, Plazo para alcanzar la meta. Matriz de Objetivos de Calidad1155.4.2Se planifican los cambios que pueden afectar la integridad del SGC de acuerdo con las directrices institucionales. Ver Manual de Calidad y Operaciones MP-12-01-01 Vigente.Registros de planificacin de cambios1165.5.1Se tienen definidos los niveles de autoridad y las responsabilidades de las personas que puedan afectar la conformidad del producto o servicio. Revise si las descripciones de cargo definidas institucionalmente son suficientes.Responsabilidad y Autoridad para todos los cargos definidas1175.5.2Se ha seleccionado y nombrado formalmente el representante de la direccin para el SGC.Nombramiento del Representante de la Direccin1185.5.3Se han establecido los procesos de comunicacin entre los procesos.Canales de comunicacin definidos. (Pueden estar dentro de los documentos que se han elaborado para los procesos)1195.6Se ha realizado la Revisin del SGC por parte de la direccin considerando las entradas y salidas establecidas en el requisito 5.6 de la NTC-ISO 9001:2008Actas de Revisin por la Direccin16.1PROVISIN DE RECURSOS00010050%206.1Existe una metodologa para definir el presupuesto que requiere la implementacin y el mantenimiento del sistema, y estos recursos son asignados oportunamente.Presupuesto para el SGC16.2RECURSOS HUMANOS00041055%216.2.2Se ha determinado la competencia del personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto/servicio.Manuales de competencias de cargos administrativos revisadosPerfiles especificos de personal (convocatorias) conservados y organizados1226.2.2Se cumple con las normas establecidas en los documentos institucionales para la seleccin del personal? Consulte los manuales Ingreso de Personal Administrativ, MP-10-01-01 Vigente, para personal administrativo y Ingreso de Profesores, MP-10-01-02 Vigente para personal docente.Registros de seleccin de docentes (consultar cuales registros quedan en el nivel central y cuales en la empresa)1236.2.2Se cumple con la induccin del personal nuevo y sta se realiza de acuerdo con lo establecido en los manuales institucionales MP-10-02-09 Vigente y Induccin y Reinduccin de Empleados Pblicos y Trabajadores Oficiales, MP-10-02-08 Vigente.Registros de induccin (consultar cuales registros quedan en el nivel central y cuales en la empresa)1246.2.2Existe una metodologa que permita identificar las necesidades de formacin y suministrar la misma al personal del SGC. Revisar si se cumple con los documentos institucionales.Plan de capacitacin1256.2.2Se mantienen registros que evidencien la educacin, formacin, habilidades y experiencia.Registros soportes de competencia16.3INFRAESTRUCTURA00042058%266.3Se cuenta con un listado de los equipos con los que cuenta la empresa y que inciden en la conformidad del producto o servicio.Inventario de equipos1276.3Los equipos cuentan con la informacin documentada que describa las especificaciones tcnicas del equipo.Fichas Tcnicas de equipos o Manuales del fabricante1286.3Se han definido las frecuencias para realizar el mantenimiento preventivo de los equipos.Programa de mantenimiento preventivo de equipos1296.3Se han definido las actividades y frecuencias para realizar el mantenimiento preventivo a la planta fisica.Programa de mantenimiento preventivo de edificios1306.3Se informa sobre los planes de mantenimiento definidos al proceso institucional.Programas de mantenimiento preventivo alineados al Programa institucional1316.3Se cumple con los planes de mantenimiento definidos y se conservan registros de los mantenimientos realizados.Registros de ejecucin del mantenimiento16.4AMBIENTE DE TRABAJO00200025%326.4.Se han identificado las condiciones del ambiente de trabajo que afectan la conformidad del servicio.Ej. Temperatura, Humedad, Aseo, Higiene, Ruido, ErgonomiaCondiciones ambientales necesarias para prestar el servicio: clases, laboratorios, espacios de computo, salas de lectura.Condiciones de ambiente de trabajo que deben ser controladas identificadas1336.4Se han definido los controles para el ambiente de trabajo que afecta la conformidad del servicio.Controles para el ambiente de trabajo17.1PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO00020050%347.1Se han determinado los requisitos del producto/servicio. Ver los Planes de Calidad de los Procesos Misionales Institucionales.Caracterizacin de Usuarios - Caracterisitcas del producto o servicio1357.1Se tiene documentado el plan de calidad: Descripcin de los controles que deben realizarse en cada una de las etapas del proceso. Variable a controlar, especificacin, metodo de control, registro.Plan de calidad17.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE00022063%367.2.1/ 7.2.2Tienen unas metodologa para gestionar intercambios con los clientes.Procedimiento de relacin con el cliente1377.2.3Se han establecido los procesos de comunicacin con el cliente relacionados con la informacin sobre el servicio. Identificar la forma como se comunican con el usuario. Documentos que contengan informacin especifica sobre el producto o servicio ofrecido (Pgina web, brochure, catlogos, etc). 1387.2.3Se han establecido los procesos de comunicacin con el usuario durante la prestacin del servicio. Procedimiento de relacin con el cliente1397.2.3Se cumple con las disposiciones institucionales definidas para el manejo y tratamiento de quejas y reclamos. (Ver Modelo Institucional).Conocimiento del procedimiento de PQRS institucional y comunicacin a sus usuarios sobre la metodologa que deben seguir.Informacin a la oficina de atencin de PQRS sobre las PQRS que se reciben, incluyendo tutelas y derechos de peticinExistencia de buzn de sugerencias17.3DISEO Y DESARROLLO00100025%407.3Se cumple con el procedimiento indicado para la Gestin de los Programas Empresariales, Ver Manual de Procedimientos MP-04-01-01 Vigente.Conocimiento del procedimiento empresarial.Registros disponibles que deben quedar en la empresa, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento17.4COMPRAS10310025%417.4.1Conocen cules son los proveedores que ms afectan la calidad (proveedores de productos o servicios misionales como materiales).Listado de Proveedores y productos que suministran1427.4.1Se tienen criterios para evaluar los proveedores. Se cumple con el procedimiento indicado para la Seleccin de Proveedores, ver manual de procedimientos MP-08-01-01 Vigente. En caso de que no haya directrices institucionales para los proveedores que usted contrata debe dejar documentado estos criterios.Conocimiento del procedimiento MP-08-01-01 Vigente y registro de la evaluacin de proveedores1437.4.2Conoce y aplica el Manual de Contratacin empresarial y los procedimientos de compras.Conocimiento del procedimiento empresarial Contratacin y Compras nacionales Mp-08-01-02 Vigente.Registros disponibles que deben quedar en la sede, facultad o instituto, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento1447.4.2Si realiza compras descentralizadas, estas se ajustan a los requisitos definidos en el nivel central.Registros de evaluacin de proveedores, de ordenes de compra, contratos, etc1457.4.3Se verifican los productos y servicios comprados.Registros de verificacin del cumplimiento de especificaciones de las compras17.5PRODUCCIN Y / O PRESTACIN DEL SERVICIO00047066%467.5.1Se cumple con lo establecido en los procesos misionales de acuerdo con el Mapa de Procesos Institucional.Documentos misionales revisados1477.5.1Se tienen identificados los servicios que ofrece la empresa a sus Usuarios?.Caracterizacin de usuarios1487.5.1Se cuenta con procedimientos que describan las actividades especificas que se realizan durante la prestacin del servicio de formacin, investigacin y extensin en la sede, facultad o instituto.Procedimientos de formacin, investigacin y extensin en la sede, facultad o instituto1497.5.1Los procesos de prestacin de servicio cuentan con los equipos apropiados y los equipos de seguimiento y medicin necesarios.Verificacin de la adecuacin de equipos1507.5.1Se tienen establecidos e implementados controles durante la prestacin de los servicios para asegurar que se cumpliran los requisitos del producto.Controles definidos y documentados en los documentos de los procesos1517.5.2Revise si es necesario validar el proceso. Analice si su producto no puede verificarse mediante actividades de seguimiento o medicin, lo cual conlleva a que cuando se entregue el servicio no haya seguridad de que se cumple con todos los requisitos. Esto incluye a cualquier proceso en el que las deficiencias se hagan aparentes nicamente despus de que el producto est siendo utilizado o se haya prestado el servicio.Definicin de la aplicacin del requisito 7.5.2. En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad1527.5.2Si la respuesta anterior es positiva, revise si se tienen establecidas las disposiciones para estos procesos, incluyendo cuando sea aplicable: a) los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos, b) la aprobacin de equipos y calificacin del personal, c) el uso de mtodos y procedimientos especficos, d) conservacin de los registros e) la revalidacinDocumentos donde se estasblecen las actividades de validacin1537.5.3Se identifican los productos o servicios?.Mtodo de identificacin del producto o servicio1547.5.3Se tiene una metodologa que identifique la informacin de enlace y/o la ruta para la trazabilidad?.Mtodo de trazabilidad1557.5.4Tienen identificados que elementos suministra el cliente o usuario para la prestacin del servicio y existe una metodologa para el tratamiento del producto suministrado por el cliente.Documentos donde se encuentren establecidas las actividades para el manejo de la propiedad del cliente 1567.5.5Durante la prestacin del servicio se utilizan productos que puedan deteriorarse y afectar la conformidad del servicio. Si su respuesa es positiva, existe una metodologa para la preservacin de estos productos que incluyan la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin.Ejm: materiales de laboratorio.Documentos donde se encuentren establecidas las actividades para la preservacin de los productos.En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad17.6CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN00231046%577.6Conocen cuales son los equipos de medicin que pueden afectar la calidad del producto o servicio. Analice si existen equipos con los cuales se realicen mediciones y que se requiera que los datos obtenidos sean confiables y precisos. En caso de que los equipos utilizados durante la prestacin de l servicio sean suministrados por el contratista, este aspecto debe verificarse en la evaluacin de proveedores (requisito 7.4.1). Ejemplo: Aplica para los Laboratorios de la Facultad de Ingeniera, Salud y Ciencias Naturales y Exactas.Listado de equipos de seguimiento y medicin. En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad1587.6Cumple con los requerimitos de calibracin de los equipos de acuerdo con lo contemplado en la Norma 17.025? Para laboratorios de Calibracin y Ensayo de la Facultad de Ingeniera, Ciencias Naturales y Exactas y la Facultad de Salud. En el caso de las dems Facultades deben revisarse que los equipos que requieran estar calibrados lo estn.Documentos y registros exigidos por la Norma 17.0251597.6Los equipos de medicion poseen ficha tcnica y hoja de vidaFichas Tcnicas y Hojas de vida de equipos de medicin1607.6La gestin metrolgica de estos equipos se ajusta a la Guia Metodolgica de metrologia definida en los Procedimientos MP-12-01-06 Vigente.Registros de control metrolgico propuestos en la Guia Institucional. 1617.6Existe un responsable de la funcin metrolgica en la empresa.Persona asignada para realizar las actividades de control metrolgico1627.6Se conservan los registros de mantenimiento, verificacin y calibracin de los equipos de medicin.Registros de calibracin, verificacin y/o mantenimiento de los equipos de medicin18.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN00190048%638.2.1Se realiza seguimiento a la satisfaccin del cliente o usuario. La herramienta para hacer seguimiento se establece en la caracterizacin de usuarios y la metodologia utilizada se ajusta a la Guia para la medicin de la satisfaccin de usuarios .Encuesta de medicin de la satisfaccin de usuario u otras herramientas aplicadasInforme de Satisfaccin de Usuarios1648.2.1Se realiza seguimiento a la satisfaccin del usuario a travs de las encuestas?.Informe de encuestas de satisfaccin de usuarios1658.2.2Conoce y aplica el procedimiento para auditoras internas de calidad. En el caso de aplicar auditoras internas de calidad se debe seguir lo contemplado en el Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento Continuo, MP-12-01-03 Vigente.Conocimiento del Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento Continuo, MP-12-01-03 Vigente1668.2.2Se realizan auditorias internas al proceso programadas por la Institucin programadas por la Oficina de planeacin.Registros de auditoria institucionales1678.2.2Se realizan auditorias internas a los procesos que se han definido dentro del mapa definido para el Sistema de Gestin de Calidad con enfoque ISO 9001.Registros de auditoria del SGC de e la sede, instituto o facultad1688.2.2Los auditores que realizan las auditorias son competentes.Auditores competentes 1698.2.2Se ha elaborado un programa de auditoras internas de calidad para el SGC.Programa de Auditorias internas del SGC de la sede, instituto o facultad1708.2.3Se tienen definidos mtodos para hacer seguimiento los procesos del SGC de la sede, instituto o facultad.Registros de actividades de seguimiento del proceso (Actas de reuniones, comites, etc)1718.2.3Se realiza seguimiento y anlisis a los indicadores contemplados en el Plan de Accin 2008 - 2011 y a los indicadores de Gestin planteados por cada Facultad, Sede o Instituto para medir la eficacia de los procesos del SGC.Informe de indicadores1728.2.4Tienen metodologas para la evaluacin y seguimiento de la prestacin del servicio.Informe de indicadores relacionados con el servicio18.3CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME02000010%738.3Conoce y aplica el procedimiento para el control del servicio no conforme. Se cumple con las actividades planteadas en el Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento, MP-12-01-03 Vigente. Procedimiento de Control Producto y Servicio No Conforme Institucional entendido y aplicadoRegistros de Producto y Servicio No Conforme1748.3Se tienen identificadas las posibles no conformidades relacionadas con los servicios misionales del SGC de la sede, instituto o facultad. Cada servicio contemplado por la Facultad o Instituto Acadmico debe revisar cules son los servicios no conformes (aquellos errores que se pueden cometer antes de prestar un servicio, identificar cul es el tratamiento que se da y establecer las acciones correctivas para evitar que se vuelvan a presentar).Tabla de posibles no conformes18.4ANLISIS DE DATOS00121050%758.4El anlisis de datos se aplica a la satisfaccin del cliente.Informes de analisis de datos del proceso1768.4El anlisis de datos se aplica a la conformidad del producto o servicio.Informes de analisis de datos del proceso1778.4El anlisis de datos se aplica a las caractersticas y tendencias de los procesos y los productos o servicios.Informes de analisis de datos del proceso1788.4El anlisis de datos se aplica a los proveedores.Informes de analisis de datos del proceso18.5MEJORA00240042%798.5.1Se cuenta con un Plan de MejoramientoPlan de Mejoramiento1808.5.2Conoce y aplica el procedimiento institucional MP-12-01-03 Vigente, para implementar y verificar la eficacia de las acciones correctivas.Procedimiento entendido y aplicado. Registros de acciones correctivas1813.3.3.*Existen planes de mejoramiento individual.Planes de Mejoramiento Individual1821.3.2.*Se han identificado los riesgos asociados a la gestin de la entidad.Mapa de Riesgo1838.5.3Conoce y aplica el procedimiento institucional MP-12-01-03 Vigente, para implementar y verificar la eficacia de las acciones preventivas.Procedimiento entendido y aplicado. Registros de acciones preventivas1848.5.28.5.3Se han formulado acciones correctivas, preventivas o de mejora como resultado de: Auditoras Internas de Calidad, Cambios en el SGC, Registros de no Conformes, Anlisis de Datos, Indicadores y Evaluacin de la Satisfaccin de Usuarios.Registro de acciones correctivas y preventivas1PROMEDIO6%18%76%218%176%0.045%* Requisitos del MECI (Modelo Estandar de Control Interno)* Los procedimientos que se referencian en esta herramienta debe ser consultados en la pgina http://gicuv.univalle.edu.co

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Empresa: _________________________________________________

Asesor: ________________________&"Arial,Negrita"&16CUESTIONARIO ISO 9001:2000&"Arial,Negrita"&12

Fecha: _____________

&"Arial,Negrita"&11Pgina &P de &N&"Arial,Negrita"&11F02-P042

GRAFICO DEL PERFILDiagnstico de la Situacin de la Calidad (Norma 9001-2008)

RESULTADOS DEL PREDIAGNOSTICO

NUMERALREQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADPORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO4.1 REQUISITOS GENERALES75%4.2REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN56%5RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION72%6.1PROVISIN DE RECURSOS50%6.2RECURSOS HUMANOS55%6.3INFRAESTRUCTURA58%6.4AMBIENTE DE TRABAJO25%7.1PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO50%7.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE63%7.3DISEO Y DESARROLLO25%7.4COMPRAS25%7.5PRODUCCIN Y / O PRESTACIN DEL SERVICIO66%7.6CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN46%8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN48%8.3CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME10%8.4ANLISIS DE DATOS50%8.5MEJORA42%PROMEDIO45%

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