Una Auditora realizada efectivamente debe: Funcionar como un escner. Permitir conocer el desempeo del sistema. Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las Decisiones. Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

Requisitos fundamentales para una Auditora Efectiva: Apoyo de la Direccin Auditores entrenados Independencia de los auditores Acceso a documentos Acceso a todos los niveles gerenciales Procedimiento de auditora definidoISO 19011La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditoras de losSistemas de Gestin en cualquier tipo de auditora.PRINCIPIOS DE AUDITORIA1) Integridad El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y responsabilidad Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.2) Debido cuidado profesional: Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos.3) Confidencialidad: Discrecin en el uso y proteccin de la informacin adquirida en el curso de sus labores.5) Independencia: Imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditoraEnfoque basado en la evidencia La evidencia de la auditora debe poder ser verificable, esto permitir que laAuditora sea fiable.

GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIASCriterios a considerar para la programacin de nuestras auditoras Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del producto, prevencin de la contaminacin, accidentes e incidentes. Resultados de las auditorias previas. Cubrir todos los requisitos de la norma. Disponibilidad de los auditados y auditores.

ACTIVIDADES DE AUDITORAINICIACIN DE LA AUDITORIADefinicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoriaREVISIN DE LA AUDITORIAUna buena prctica antes de realizar la auditora es que los auditores revisen la documentacin(Procedimientos, manuales, instructivos) del proceso o actividad a auditar.Preparacin del plan de auditorias Objetivo y alcance Criterios Equipo Auditor Lugar y fecha Duracin de las actividades Reuniones de enlace y retroalimentacin Reuniones de apertura y cierre Designacin de responsabilidades

PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIAS

Listas de verificacin Herramienta del equipo auditor Ayuda en la entrevista Permite estructurar la evaluacin Recordatorio No limitarse a ella No es para interrogar Permite despersonalizar la auditora Administracin del tiempo Uniformidad al proceso de Auditora

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA Reunin de apertura Reuniones de enlace entre los auditores Reunin de retroalimentacin Reunin de cierre

Comunicacin durante la auditoria Miembros del equipo auditor consultarse peridicamente par intercambiar Informacin Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado Acciones para reconfirmacin del plan de auditoria

Para una correcta evaluacin... Pregunte Escuche Observe Piense Evale Registre

TCNICA DE ENTREVISTA

Palabras fundamentales del Auditor: Cmo Dnde Cundo Qu Por qu Quin

Preguntas Abiertas Preguntas Cerradas Se debe evitar hacer: Preguntas que sugieren una respuesta Preguntas con connotacin emotiva Entonacin adecuadaRealizacin de las Actividades de Auditora In situACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORAPermanecer seguro Administrar el tiempo adecuadamente No dejarse conducir o engaar Ser detallista y eficiente Evitar apartarse del tema

ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS Ser negativo, indisciplinado Ser crtico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcstico

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

Cualidades personales. Un auditor debe ser:

tico imparcial, sincero, honesto y discreto De mentalidad abierta Diplomtico-Amable Con capacidad de comunicacin (oral y escrita) Observador Perceptivo Preparado Paciente Verstil capaz de adaptarse a diferentes situaciones Tenaz persistente, orientado a la consecucin de los objetivos Decidido Seguro de si mismo acta y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros Puntual

TRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MAYOR La ausencia o el incumplimiento en la implementacin y mantencin de uno o mas elementos obligatorios del sistema, o una situacin que en base a evidencia objetiva disponible, planteara la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee.

NO CONFORMIDAD MENOR Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros o en la gestin de una actividad en particular. Puede ser tambin una situacin que en base a evidencias objetivas determinara la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Poltica y Objetivos.OBSERVACIN Un hallazgo que merece la atencin de la organizacin, pero que no requiere obligatoriamente una accin correctiva.

No Conformidades ms Comunes...Existencia de Documentos Obsoletos Procedimientos que no se cumplen o desactualizados Controles operacionales que no se cumplen o que no se han implementado. Registros incompletos o sin implementar Legajos de personal incompletos Contratos que no se cumplen en todas sus clusulas No se evalan a los subcontratistas. Criterios no homogneos de control Fechas de Calibracin vencidas Falta eficacia en la atencin de encuestas de satisfaccin de Cliente No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas Falta implementar acciones para mejorar el desempeo de los indicadores No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas Acciones Correctivas inadecuadas

Informe de Auditora

Estructura: Alcance y objetivos de la auditora Identificacin de los auditores Personas contactadas Fecha de la auditora Normas de referencia Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria. Fortalezas y Debilidades Descripcin de las no conformidades encontradas Adjuntar: SAC y Observaciones Exclusiones.

Qu no debe incluirse? Opiniones Subjetivas Informacin Confidencial no correspondiente Crtica hacia individuos Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunin de cierre.Seguimiento de Auditora. CORRECTA REDACCIN DE NO CONFORMIDADESLas no conformidades debern registrarse y deber contar con evidencias de auditora que las sustenten. Problema Evidencia Requisito incumplido