Habilidades para la administración y distribución de su tiempo

L.J. Seiwert, estudioso de la administración del tiempo considera que:

El tiempo es un capital,El tiempo es un bien absolutamente corto,El tiempo no es comprable,El tiempo no es ahorrado o almacenado,El tiempo no se puede ampliar,El tiempo es: “VIDA”

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Características generales del tiempo

Equitativo y paradójico, todos disponen de la misma cuota diaria, 24 horas. Indispensable, no se puede desarrollar ninguna acción sin él.Limitado, hagas lo que hagas, se acaba.Incontrolable, se controlan las acciones de las personas y no al tiempo.Regulado, porque los hábitos sociales atrapan en una red cuya malla se mide en tiempo. Se repiten los horarios de trabajo, reunión, comida, tiendas y oficinas públicas, informativas y película televisada de la noche, salida de trenes y lactancia del bebé.Sobrecargado, porque la vida material de esta sociedad exige mayor rendimiento que a los antepasados.

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“El dilema del tiempo no es sólo del dirigente, es también un problema del profesional, la ama de casa, el carpintero o el estudiante.

Pero la dificultad estriba en que esa cuota no se puede ahorrar, ni acumular ni pedir prestado, ni posponer, ni adelantar, o lo usa bien o lo pierde. ¡No hay arreglo!”.

He aquí la paradoja de este recurso, si no se usa, desaparece de todas formas.

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Indicadores de una mala administración del tiempo

1. Trabajar más horas que las empleadas habitualmente.2. Tener demasiados trabajos comenzados y asumiendo otros3. Tener dificultades en distinguir lo Importante y lo Urgente4. Realizar muchas tareas poco importantes que no aportan a la consecución de las metas.5. No utilizar los llamados “tiempos muertos” que son los de transportación, espera a que comiencen las reuniones entre otros, en leer informes, anotar aspectos importantes etc.

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6. Planificación de las tareas sin previo análisis de prioridades ni de las capacidades objetivas para cumplir con las mismas.7. Dejar asuntos de importancia para más adelante y finalmente no se dedica suficiente tiempo para resolverlas.8. Llegar tarde a las reuniones.9. Poco tiempo destinado a compartir con la familia (esposa, hijos y otros miembros).10. Apenas dedicar tiempo al autoanálisis y reflexión a cerca de los proyectos personales y asuntos más íntimos.11. Percepción de cansancio y agotamiento.

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Ladrones o desperdiciadores de tiempo

Reuniones

Antes de convocar a una reunión, valora si es necesaria o simplemente con un intercambio telefónico se puede resolver.Si es usted quién convoca, transmita un memorándum o correo, con los temas a tratar y el tiempo previsto para ello.Comienza analizando los temas más sencillas y luego las cruciantes e importantes.Minimiza las conversaciones innecesarias.Revisa y ten en orden los documentos a llevar.Fija un límite de tiempo para la misma.

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Visitantes inesperados:

“Cuando alguien visita a otra persona no es para perder su propio tiempo, sino para perder el tiempo del otro.”

Planifica un tiempo diario para las interrupciones y visitantes.No contribuyas a conversaciones innecesariasPropón citas en vez de permitir visitas inesperadas.Aprende a decir no, principalmente cuando le pregunten ¿me puede atender unos minutos?

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Uso del teléfono

Planifica las llamadas a realizar, destinando momentos específicos durante el día para ello.Una vez el saludo, plantea el tema a tratar de inmediatoEscriba los datos importantes de la conversación para evitar olvidos y confusiones.Si la conversación se extiende, busque una excusa razonable para concluir la misma.

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Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

EL TIEMPO

El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

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Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

Urgente No Urgente

Importante

Cuadrante 1:

Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes.

Cuadrante 2:

Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera.

No Importante

Cuadrante 3:

Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4:

Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.

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Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestión del tiempo.

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10 claves para aprovechar mejor el tiempo

1. Cuida todas las parcelas de tu vida, no dejes ninguna de lado.

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2. No renuncies: Gestionar bien el tiempo significa dedicarle tiempo a todas las áreas de tu vida, aunque a unas les debas dedicar más tiempo que a otras.

3. Cada minuto que dediques a algo, que sea verdadero: No malgastes el tiempo. Más vale dedicar 10 minutos con concentración a una tarea que dedicarle 1 hora sin estar verdaderamente centrado en ella. La calidad es más importante que la cantidad.

4. Evita postergar tareas innecesariamente. No busques excusas para retrasar tareas que igualmente tendrás que realizar.

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5. Sé eficiente (alcanza los objetivos que te propones) y eficaz (economizando los recursos de los que dispones, incluyendo en ellos el tiempo).

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6. Evita los “Ladrones del tiempo”. Los más comunes suelen ser: interrupciones, falta de organización, confusión en las prioridades, pesimismo en la valoración de las propias habilidades o el potencial de trabajo, escasa delegación de tareas, postergación de tareas, precipitación en la toma de decisiones, entorno desordenado, falta de planificación, urgencias e imprevistos, dispersión, falta de disciplina.

7. Planifica y organiza tu tiempo. Decide cuánto tiempo quieres dedicarle a qué cada día. Acuérdate, planifica en función de cómo eres, no en función de cómo te gustaría ser. Si nunca cumples tus planificaciones, pregúntate ¿por qué?

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8. Se proactivo: En lugar de reaccionar ante las cosas que te van ocurriendo, anticípate, planifica y se proactivo. Adelántate.

9. Evita el estrés. Puede que te guste trabajar bajo presión, pero el estrés es un enemigo potente que hace que no se aproveche bien el tiempo. Se puede trabajar con intensidad sin necesidad de estar estresado

10. Conócete y reflexiona acerca de tus puntos fuertes y tus puntos débiles. Potencia tus cualidades y trabaja para mejorar tus debilidades.

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