GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE USUARIO -...

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE

USUARIO (DESARROLLO DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS)

Código: 114 –GTI – GUI 04 V.02

Elaborado por: Angela Romero, Eduardo Hernandez Revisado: Hector Chaparro Aprobado por: Dr. Gabriel Lozano Diaz Control documental: Planeación y Sistemas Grupo SIG

MANUAL DE USUARIO

SIVIGILA D.C. – MÓDULO SISVEA

Actualizado Febrero de 2016

________________________________________________________________________

Secretaría Distrital de Salud

Subsecretaria de Salud Pública

Dirección Epidemiología, Análisis y Gestión de Políticas de Salud Colectiva

Subdirección de Vigilancia en Salud Pública

Sandra Patricia Rodríguez Junco

Excel Ferney Beltrán Peña

Fanny Lucia Higuera Pérez

Edwin Moreno Anaya

Jorge Alejandro Rivera Daza

Omar Alberto Guzmán Silva

Manual de Usuario

Sivigila D.C – Módulo Sisvea versión 3.0

Sistema de Vigilancia Epidemiológica Ambiental y Sanitaria - SISVEA

Bogotá, Febrero de 2016






CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSIÓN

VIGENCIA A PARTIR DE LA QUE SE

IMPLEMENTA

FECHA RESÚMEN DE CAMBIOS ELABORÓ AJUSTÓ APROBÓ

1 Enero 2015 Enero 2015

Elaboración y primera publicación del Manual de Usuarios del aplicativo

Sandra Rodríguez

Ferney Beltrán

Fanny Higuera

Edwin Moreno

Alejandro Rivera

Omar Guzmán

No aplica Sandra Rodríguez

2 Febrero – Abril 2016

Febrero 2016

Actualizaciones para el ingreso, diligenciamiento de nuevas variables en formularios, detalle de reportes publicados y disponibles para consulta, mesa de ayuda técnica

Sandra Rodríguez

Ferney Beltrán

Fanny Higuera

Edwin Moreno

Alejandro Rivera

Omar Guzmán

Ferney Beltrán

Fanny Higuera

Sandra Rodríguez






Tabla de contenido

1. GENERALIDADES ................................................................................................................ 15

1.1 ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS Y OPERATIVAS DEL APLICATIVO SIVIGILA DC. ............ 15

1.1.1 Sistema de Información SIVIGILA D.C. ......................................................................... 15

1.1.2 Arquitectura SIVIGILA D.C. .......................................................................................... 15

1.1.3 Plataforma tecnológica. .............................................................................................. 15

1.1.4 Requerimientos Mínimos SIVIGILA D.C. ....................................................................... 15

1.2 OBJETO. ........................................................................................................................ 16

1.3 ALCANCE. ...................................................................................................................... 16

1.4 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL. ......................................................................... 17

1.5 GENERALIDADES PARA EL INGRESO AL MÓDULO DEL COMPONENTE DE SALUD

AMBIENTAL. ....................................................................................................................... 19

1.5.1 Recomendaciones de tipo general para ingresar al módulo .......................................... 19

a) Configuración de pantalla........................................................................................ 19 b) Configuración de separadores de miles y decimales ................................................. 19 c) Nivel de ZOOM del explorador Web (internet Explorer) ........................................... 19 d) Configuración de ingreso del explorador Web (internet Explorer) ............................ 19

1.6 Ingreso a inspección vigilancia y control IVC. .................................................................. 21

1.6.1 Entrar al módulo ......................................................................................................... 21

1.6.2 Menú ......................................................................................................................... 22

1.6.3 Cerrar Sesión .............................................................................................................. 22

1.6.4 Menú IVC ................................................................................................................... 23

2. ESTABLECIMIENTO VIGILADO Y CONTROLADO .................................................................... 23

2.1 Creación de establecimientos. ....................................................................................... 24






2.1.1 Cédula del establecimiento ......................................................................................... 25

a) Línea de intervención .............................................................................................. 26 b) Tipo establecimiento .............................................................................................. 26 c) Matricula establecimiento ....................................................................................... 27 d) Clasificación por trabajadores ................................................................................. 27 e) Razón social ............................................................................................................ 28 f) Nombre comercial ................................................................................................... 28 g) NIT ......................................................................................................................... 28 h) Tipo sede ................................................................................................................ 28

i) E-mail ...................................................................................................................... 29 j) Área rural ................................................................................................................ 29 k) Dirección comercial ................................................................................................. 30 l) Territorio ................................................................................................................. 30 m) Microterritorio ...................................................................................................... 30

n) Teléfono 1 – Teléfono 2 ........................................................................................... 30 o) Nombre del propietario ........................................................................................... 30

p) Tipo documento propietario ................................................................................... 30 q) Número de documento ........................................................................................... 31 r) Representante legal ................................................................................................. 31 s) Persona que atiende la visita ................................................................................... 31

t) Cargo ....................................................................................................................... 31 u) Tipo documento ..................................................................................................... 31 v) Número de documento ........................................................................................... 32 w) Dirección de notificación ........................................................................................ 32

x) Coincidencia actividad principal vs CIIU .................................................................... 32 y) Asistente para buscar CIIU ....................................................................................... 33

2.2 Creación de nueva acta de IVC. ...................................................................................... 33

2.2.1 Información requerida para agregar el acta de IVC ...................................................... 34

2.2.2 Información del acta ................................................................................................... 35

2.2.3 Establecimientos ........................................................................................................ 35

2.2.4 Aspectos .................................................................................................................... 36

a) Línea Seguridad Química ......................................................................................... 38 b) Línea Calidad del Agua y Saneamiento Básico .......................................................... 38 c) Línea Alimentos Sanos y Seguros ............................................................................. 40

d) Línea Eventos Transmisibles de Origen Zoonótico .................................................... 41 e) Línea Medicamentos Seguros .................................................................................. 42






2.2.5 Concepto visita ........................................................................................................... 46

2.3 Anexos. Espacios Libres de Humo ................................................................................... 48

2.3.1 Estructura................................................................................................................... 48

2.4 Terminación. Ingreso Establecimiento Terminado .......................................................... 50

2.4.1 Estructura establecimientos terminados ..................................................................... 51

3. Inspección de vehículos transportadores de alimentos ........................................................ 53

3.1 Cédula del Vehículo ....................................................................................................... 55

a) Empresa social del estado ....................................................................................... 55 b) Línea de intervención .............................................................................................. 55 c) Tipo de transporte .................................................................................................. 55 d) Nombre propietario vehículo .................................................................................. 55 e) Teléfono ................................................................................................................. 55 f) Tipo documento ...................................................................................................... 55 g) Número documento ................................................................................................ 55

h) E-mail ..................................................................................................................... 56 i) Tipo de vehículo ...................................................................................................... 56 j) Placa ....................................................................................................................... 57 k) Modelo ................................................................................................................... 57 l) Marca ...................................................................................................................... 57

m) Tipo de carrocería .................................................................................................. 57 n) Fecha última inspección .......................................................................................... 57

o) Condición sanitaria de la última, inspección ............................................................ 57

3.2 Ingreso de actas de IVC, medidas sanitarias, operativos y donaciones en vehículos

inspeccionados ................................................................................................................... 57

3.2.1 Reporte acta de IVC .................................................................................................... 58

a) Número acta de inspección ..................................................................................... 59 b) Nombre ESE ............................................................................................................ 59 c) Línea de intervención .............................................................................................. 59 d) Tipo de establecimiento .......................................................................................... 59 e) Fecha de intervención ............................................................................................. 59 f) Dirección inspección ................................................................................................ 59 g) Localidad ................................................................................................................ 60






h) UPZ......................................................................................................................... 60 i) Barrio ...................................................................................................................... 60 j) Territorio ................................................................................................................. 60 k) Microterritorio ........................................................................................................ 60 l) Nombre propietario vehículo ................................................................................... 60

m) Teléfono ................................................................................................................ 60 n) Tipo de documento ................................................................................................. 60

o) Número documento................................................................................................ 60 p) E-mail ..................................................................................................................... 61 q) Nombre conductor .................................................................................................. 61 r) Teléfono.................................................................................................................. 61

s) Tipo de documento.................................................................................................. 61 t) Numero documento ................................................................................................ 61 u) Nombre propietario producto ................................................................................. 61 v) Teléfono ................................................................................................................. 61

w) Tipo documento ..................................................................................................... 61 x) Número documento ................................................................................................ 61 y) E-mail ..................................................................................................................... 61

z) Área rural ................................................................................................................ 61 aa) Dirección de notificación ....................................................................................... 61 bb) Varios ................................................................................................................... 62

cc) Última inspección .................................................................................................. 62

3.2.2 Aspectos a verificar .................................................................................................... 62

3.2.3 Aspectos generales ..................................................................................................... 62

3.2.4 Condiciones físicas y sanitarias generales del vehículo ................................................. 63

3.2.5 Personal manipulador de alimentos ............................................................................ 64

3.2.6 Información concepto visita ........................................................................................ 65

a) Aplicación de medida sanitaria ................................................................................ 69 b) Funcionario que realiza la inspección ...................................................................... 69 c) Tipo de documento ................................................................................................. 69

d) Número de documento ........................................................................................... 69 e) Persona que atiende la inspección ........................................................................... 69 f) Tipo de documento .................................................................................................. 69

g) Número de documento ........................................................................................... 69 h) Testigo visita .......................................................................................................... 69 i) Tipo de documento .................................................................................................. 69 j) Número de documento ............................................................................................ 69






4.Medidas Sanitarias a Establecimientos y productos ............................................................. 70

4.1 Acta de aplicación medida sanitaria a establecimiento ................................................... 72

4.2 Acta de levantamiento medida sanitaria a establecimiento ............................................ 73

4.3 Acta de levantamiento medida sanitaria a producto ....................................................... 74

4.4 Acta de destrucción o desnaturalización......................................................................... 75

4.5 Acta de medida de seguridad congelación ...................................................................... 76

4.6 Acta de medida de seguridad de decomiso ..................................................................... 78

a) Cantidad ................................................................................................................. 79 b) Unidad de medida .................................................................................................. 79 c) Causal de aplicación de la medida ............................................................................ 79

d) Destino final ........................................................................................................... 79 e) Congelación ............................................................................................................ 79 f) Decomiso ................................................................................................................ 79 g) Operativos .............................................................................................................. 80

5. Operativos de inspección ................................................................................................... 83

5.1 Operativos de establecimientos (Alimentos) .................................................................. 84

5.1.1 Nuevo operativo ......................................................................................................... 84

5.2 Operativos de medicamentos ........................................................................................ 89

5.2.1 Nuevo operativo ......................................................................................................... 89

5.3 Operativos de juguetes .................................................................................................. 94

5.3.1 Nuevo operativo ......................................................................................................... 95

6. Reportes módulo Sisvea ..................................................................................................... 99

6.1 Tipos de reportes ......................................................................................................... 103

a) Visitas .................................................................................................................... 103 b) Establecimientos ................................................................................................... 103 c) Línea de seguridad química .................................................................................... 103

d) Medidas sanitarias ................................................................................................. 103 e) Ley 1335 ................................................................................................................ 104 f) Vehículos ............................................................................................................... 104 g) MECE ..................................................................................................................... 104

h) Operativos de inspección ....................................................................................... 104






i) Utilidades ............................................................................................................... 104 j) Reporte de establecimientos terminados ................................................................ 104

7. Casos de uso: Manejo de archivos y censo de establecimientos ........................................... 106

8. Módulo de asistencia técnica ............................................................................................. 107

8.1 Nueva solicitud ............................................................................................................. 108

8.2 Objeto de la asesoría .................................................................................................... 109

8.3 Anexar archivo ............................................................................................................. 109






Tabla de Imágenes

Imagen 1 Resolución de la pantalla................................................................................................... 19

Imagen 2 Escritorio Sivigila DC (1) ..................................................................................................... 20



Imagen 5 Ingreso al módulo Sivigila DC ............................................................................................ 21

Imagen 6 Opciones de Menú ............................................................................................................ 22

Imagen 7 Salir del sistema Sivigila DC ............................................................................................... 22

Imagen 8 Ingreso a IVC ...................................................................................................................... 23

Imagen 9 Establecimientos vigilados y controlados ......................................................................... 24

Imagen 10 Creación de establecimientos – datos del establecimiento (cédula). ............................. 25

Imagen 11 Ventana de búsqueda tipo establecimiento ................................................................... 26

Imagen 12 Clasificaciones de los trabajadores de menos de 20 trabajadores - 20 o más

trabajadores. ..................................................................................................................................... 28

Imagen 13 Ingreso tipo sede ............................................................................................................. 28

Imagen 14 Ingreso tipo documento propietario ............................................................................... 31

Imagen 15 Selección de CIIU (SI) ....................................................................................................... 32

Imagen 16 Selección de CIIU (NO)..................................................................................................... 32

Imagen 17 Vista del asistente para CIIU ............................................................................................ 33

Imagen 18 Formulario por nueva acta IVC ........................................................................................ 33

Imagen 19 Formulario por editar establecimiento ........................................................................... 34

Imagen 20 Formulario editar establecimiento / Actas IVC ............................................................... 34

Imagen 21 Pantalla ingreso a Actas de IVC ....................................................................................... 35






Imagen 22 Formulario atributos generales del riesgo establecimiento / Establecimiento / Actas de

IVC ..................................................................................................................................................... 36

Imagen 23 Aspectos a verificar línea de seguridad química, opción seleccione .............................. 37

Imagen 24 Aspectos a verificar línea de seguridad química, selección de todos los campos. ......... 37

Imagen 25 Aspectos a verificar (datos A) / Actas IVC ....................................................................... 38

Imagen 26 Aspectos a verificar (datos B) / Actas IVC ....................................................................... 38

Imagen 27 Aspectos tipo institución educativa (A) ........................................................................... 39

Imagen 28 Aspectos tipo institución educativa (B) ........................................................................... 39

Imagen 29 Aspectos administración jardín (A) ................................................................................. 40

Imagen 30 Aspectos administración jardín (B) ................................................................................. 40

Imagen 31 Administración comedor comunitario (A) ....................................................................... 41

Imagen 32 Administración comedor comunitario (B) ....................................................................... 41

Imagen 33 Médico veterinario (A) .................................................................................................... 42

Imagen 34 Médico veterinario (B) .................................................................................................... 42

Imagen 35 Aspectos: MECE - Inyectología - Droguería 24 horas - Potenciador Homeopático......... 43

Imagen 36 Plan de gestión de residuos - Medicamentos Seguros ................................................... 44

Imagen 37 Plan de gestión de residuos ETOZ (A) .............................................................................. 44

Imagen 38 Plan de gestión de residuos ETOZ (B) .............................................................................. 44

Imagen 39 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A)......................................................... 45

Imagen 40 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B) ......................................................... 45

Imagen 41 Ingreso concepto de la visita ........................................................................................... 46

Imagen 42 Ingreso a espacios libres de humo .................................................................................. 48

Imagen 43 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo ............................................................... 49






Imagen 44 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo ........................................ 49

Imagen 45 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado .................................. 50

Imagen 46 Pestaña terminación - Establecimiento terminado ........................................................ 50

Imagen 47 Cedula - Establecimiento terminado ............................................................................... 51

Imagen 48 Observaciones - Establecimiento terminado .................................................................. 51

Imagen 49 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado ......................................... 52

Imagen 50 Ingreso al módulo de inspección a vehículos .................................................................. 53

Imagen 51 Vehículos reportados filtros ............................................................................................ 53

Imagen 52 Cedula vehículos .............................................................................................................. 54

Imagen 53 Tipos de Vehículos ........................................................................................................... 54

Imagen 54 Cedula del Vehículo ......................................................................................................... 55

Imagen 55 Tipo de Vehículo .............................................................................................................. 56

Imagen 56 Tipo de Vehículo Carretilla .............................................................................................. 56

Imagen 57 Tipo de Carrocería ........................................................................................................... 57

Imagen 58 Eventos asociados a vehículos ....................................................................................... 58

Imagen 59 Actas de IVC ..................................................................................................................... 58

Imagen 60 Acta de inspección........................................................................................................... 59

Imagen 61 Formulario para ingresar dirección estandarizada ......................................................... 60

Imagen 62 Aspectos a verificar ......................................................................................................... 62

Imagen 63 Formulario preguntas Aspectos Generales ..................................................................... 62

Imagen 64 Formulario preguntas Condiciones físicas y sanitarias generales del vehículo .............. 63

Imagen 65 Formulario Personal manipulador de alimentos ............................................................. 64

Imagen 66 Información Concepto Visita ........................................................................................... 65






Imagen 67 Selección de Producto Transportado A ........................................................................... 65

Imagen 68 Selección de Producto Transportado B ........................................................................... 66

Imagen 69 Selección de Producto Transportado C ........................................................................... 66

Imagen 70 Selección de Producto Transportado D ........................................................................... 66

Imagen 71 Desasociar Producto A .................................................................................................... 67

Imagen 72 Desasociar Producto B .................................................................................................... 67

Imagen 73 Desasociar Producto B .................................................................................................... 68

Imagen 74 Desasociar Producto C..................................................................................................... 68

Imagen 75 Menú ingreso a Establecimientos vigilados y controlados ............................................. 70

Imagen 76 Establecimientos Vigilados y Controlados ...................................................................... 71

Imagen 77 Datos del Establecimiento ............................................................................................... 71

Imagen 78 Acta de aplicación medida sanitaria a establecimiento .................................................. 72

Imagen 79 Formulario Buscar Acta visita IVC para relacionarla a un acta de toma de medida ....... 73

Imagen 80 Formulario Buscar Acta aplicación medida a establecimiento ...................................... 73

Imagen 81 Formulario Acta de levantamiento medida sanitaria a establecimiento ........................ 74

Imagen 82 Acta medida de levantamiento medida sanitaria a producto......................................... 75

Imagen 83 Tabla productos destruidos ............................................................................................. 75

Imagen 84 Formulario productos destruidos o desnaturalizados .................................................... 76

Imagen 85 Formulario Acta medida de seguridad de congelación ................................................... 77

Imagen 86 Formulario productos congelados .................................................................................. 77

Imagen 87 Formulario productos decomisados................................................................................ 79

Imagen 88 Ingreso al reporte de operativos ..................................................................................... 81

Imagen 89 Formulario operativo de inspección de alimentos y bebidas alcohólicas ....................... 81






Imagen 90 Formulario productos inspeccionados ............................................................................ 82

Imagen 91 Operativos de Inspección ................................................................................................ 83

Imagen 92 Operativos de Inspección Establecimientos.................................................................... 84

Imagen 93 Operativos de Inspección Establecimientos – Consulta o Creación ............................... 84

Imagen 94 Operativos de Inspección Establecimientos– Registro de Información .......................... 85

Imagen 95 Operativos de Inspección Establecimientos.................................................................... 85

Imagen 96 Operativos de Inspección Establecimientos- Productos ................................................. 86

Imagen 97 Agregar producto por unidad de medida ........................................................................ 86

Imagen 98 Operativos de Inspección Establecimientos - Productos ................................................ 87

Imagen 99 Operativos de Inspección Establecimientos – Almacenado A ........................................ 88

Imagen 100 Operativos de Inspección Establecimientos - Almacenado B ....................................... 88

Imagen 101 Operativos de Inspección Medicamentos ..................................................................... 89

Imagen 102 Operativos de Inspección Medicamentos – Consulta o Creación ................................. 89

Imagen 103 Operativos de Inspección Medicamentos – Registro de Información .......................... 90

Imagen 104 Operativos de Inspección Medicamentos ..................................................................... 91

Imagen 105 Operativos de Inspección Medicamentos- Productos .................................................. 91

Imagen 106 Ingreso de productos inspeccionados ........................................................................... 92

Imagen 107 Operativos de Inspección Medicamentos - Productos ................................................. 92

Imagen 108 Operativos de Inspección Medicamentos – Almacenado A .......................................... 93

Imagen 109 Operativos de Inspección Medicamentos – Almacenado B .......................................... 93

Imagen 110 Operativos de Inspección Juguetes ............................................................................... 94

Imagen 111 Operativos de Inspección Juguetes – Consulta o Creación ........................................... 94

Imagen 112 Operativos de Inspección Juguetes – Registro de Información .................................... 95






Imagen 113 Operativos de Inspección Juguetes ............................................................................... 96

Imagen 114 Operativos de Inspección Juguetes- Productos ............................................................ 96

Imagen 115 Validación de cantidades inspeccionadas ..................................................................... 97

Imagen 116 Operativos de Inspección Juguetes - Productos ........................................................... 98

Imagen 117 Operativos de Inspección Juguetes – Almacenado A .................................................... 98

Imagen 118 Operativos de Inspección Juguetes – Almacenado B .................................................... 99

Imagen 119 Ingreso al módulo de reportes ...................................................................................... 99

Imagen 120 Categoría módulo de reportes .................................................................................... 100

Imagen 121 Consulta módulo de reportes...................................................................................... 100

Imagen 122 Filtro de búsqueda módulo de reportes ..................................................................... 101

Imagen 123 Interfaz del reporte - Módulo de reportes .................................................................. 102

Imagen 124 Interfaz para exportar el reporte - Módulo de reportes ............................................. 102

Imagen 125 Reporte establecimiento terminado ........................................................................... 105

Imagen 126 Rango de consulta del establecimiento terminado .................................................... 105

Imagen 127 Interfaz final de los establecimientos terminados ...................................................... 105

Imagen 128 Ingreso al módulo de asistencia técnica ..................................................................... 107

Imagen 129 Modulo general de asistencia técnica ......................................................................... 107

Imagen 130 Crear asistencia técnica - Tipo de asistencia técnica .................................................. 108

Imagen 131 Objeto de la asesoría ................................................................................................... 109

Imagen 132 Anexar un archivo ....................................................................................................... 109






1. GENERALIDADES

1.1 ESPECIFICACIONES TECNOLÓGICAS Y OPERATIVAS DEL APLICATIVO SIVIGILA D.C. 1.1.1 Sistema de Información SIVIGILA D.C.

Es una herramienta de tipo modular, orientada a apoyar procesos de gestión de la vigilancia en salud pública, permite seguimiento a la administración, análisis y divulgación de la NOTIFICACIÓN y las INTERVENCIONES que se producen en relación con la vigilancia en salud pública realizada en el Distrito Capital. Este aplicativo está desarrollado para permitir registro de eventos objeto de vigilancia en salud pública en el momento en que se presenten, registro logrado a través de las unidades notificadoras vía web en tiempo real, almacena y proporciona el acumulado para el periodo en reporte discriminado por categorías de interés. 1.1.2 Arquitectura SIVIGILA D.C. La construcción del SIVIGILA D.C. responde a una distribución modular donde cada uno de los módulos funcionales del sistema corresponde a un subsistema de vigilancia del Sistema de Vigilancia de la Salud Pública del Distrito; adicionalmente, existen módulos de funcionalidad general cuyas características son compartidas en general por todos los demás módulos del sistema. Dicha distribución permite que se puedan desarrollar e integrar nuevos módulos al sistema de acuerdo a las necesidades de los usuarios. 1.1.3 Plataforma tecnológica

Actualmente, el Sivigila D.C. funciona con las siguientes características técnicas en cuanto a su plataforma tecnológica:

Motor de Base de Datos: Microsoft SQL Server 2008 Servidor Web: Microsoft Internet Information Services 7 Motor de aplicación: Microsoft Asp.Net con Microsoft Frame Work 2.0 Lenguajes de programación utilizados: VisualBasic.Net, JavaScript, XML, HTML y

CSS. Componente para interfaz de Usuario: TELERIK RADCONTROLS para ASP.NET

AJAX. 1.1.4 Requerimientos Mínimos SIVIGILA D.C.

La dirección de Planeación y Sistemas y el componente de Sistemas de Información de la Secretaría Distrital de Salud, establecieron los requerimientos mínimos necesarios para el buen funcionamiento y acceso al sistema de información de Vigilancia de la Salud Pública






SIVIGILA DC en sus especificaciones de hardware, software y canal de Internet dedicado los cuales se mencionan a continuación:

HARDWARE

Procesador Procesador de Doble Núcleo de 1.7 GHz o

superior

Memoria RAM 2 Giga Bytes o superior

Disco Duro 120 Giga Bytes o superior

Dispositivos Convencionales Monitor, teclado, mouse y unidad de CD-RW

SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 7 o superior

Ofimática1 MS Office 2007

Explorador Internet Internet Explorer versión 8 o superior

CANAL DE INTERNET DEDICADO

Conexión LAN 2 Mega Bytes exclusivo para SIVIGILA DC

Tabla 1. Requerimientos mínimos de Infraestructura tecnológica SIVIGILA DC

1.2 OBJETO

El sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea es una plataforma tecnológica orientada a optimizar la captación de la información resultante de las acciones de la vigilancia sanitaria y ambiental en el distrito, que favorezca el seguimiento continuo y sistemático de la salud ambiental, de acuerdo con procesos establecidos para la notificación, recolección, procesamiento y análisis de los datos sanitarios y ambientales, e igualmente del comportamiento de eventos de salud relacionados con las líneas de intervención con el fin de generar información oportuna, válida y confiable para orientar medidas de prevención, vigilancia y control a nivel territorial.

1.3 ALCANCE

El presente manual se diseñó para efectos de orientar a las Empresas Sociales del Estado (ESE), en lo referente al correcto diligenciamiento de las variables que componen el sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea, con esto se busca optimizar la captación de

Ofimática: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,

automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.






datos de los establecimientos intervenidos a través de la inspección, vigilancia y control (IVC) y de todas las acciones derivadas de la salud ambiental, favoreciendo la posterior consolidación y análisis de información.

1.4 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL Ingreso al sistema Para ingresar al sistema se requiere un usuario y una clave, que será asignada por el Administrador del Sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea de la Secretaria Distrital de Salud. El sistema cuenta con varios tipos de usuarios, los usuarios que se asignarán a las ESE será: uno de consulta y otro de digitación, el primero solo podrá revisar la información ingresada dentro del sistema rol asignado generalmente a los referentes de Ambiente y referentes de línea, el segundo tendrá el rol de digitador y administrador de la información, éste último tiene la propiedad de ingresar y modificar información. Cada usuario deberá contar con una clave, la cual es de uso exclusivo e intransferible dado que cada usuario se hace responsable del mal uso que se pueda dar a la contraseña. El referente de ambiente de la ESE será el encargado de informar a través del correo [email protected], todas las novedades relacionadas con autorización o cancelación de usuarios y claves para referentes o funcionarios de su hospital. Ingreso de información al módulo del Sisvea

La herramienta deberá ser diligenciada siguiendo el presente manual, así mismo los datos deberán ser ingresados periódica y oportunamente por los funcionarios designados en las Empresas Sociales del Estado (ESE) y cumpliendo con los tiempos de reporte, establecidos para cada uno de los procesos; lo anterior permitirá entre otros contar con datos más aproximados ejemplo del número de establecimientos intervenidos en el distrito por parte de la Secretaría Distrital de Salud (SDS). Todas las variables que conforman la cédula del establecimiento de los formatos de IVC son de obligatorio diligenciamiento, en los casos específicos que por la dinámica de la vigilancia sanitaria no se cuente con la información, se deben seguir las instrucciones del presente manual. El o los funcionarios autorizados para el diligenciamiento de la información y administración del sistema, serán los que recibieron inducción de conceptos básicos de la vigilancia sanitaria y ambiental por parte del referente de ambiente e inducción sobre el manejo y administración de la herramienta por parte del técnico SISVEA de nivel central. El o los funcionarios autorizados deberán cumplir igualmente con el perfil descrito en los lineamientos. Los referentes de ambiente de las ESE deberán implementar estrategias efectivas de inducción y reinducción, dirigidas a los funcionarios que se encuentran realizando las






actividades en campo, debido a que se ha evidenciado que no hay unidad de criterio al diligenciar las variables de la cédula del establecimiento de los instrumentos establecidos para adelantar las visitas de IVC, situación que se refleja en la baja calidad del dato especialmente en las variables dirección y número de matrícula mercantil. La SDS estableció el instructivo para el diligenciamiento de la cédula del establecimiento, dicho instructivo es de consulta obligatoria por parte de los funcionarios que adelantan las visitas de IVC, la última versión del instrumento (septiembre 29 de 2015) se encuentra publicado en el link de documentos del aplicativo SISA. Verificación de la información ingresada al módulo Es responsabilidad del referente de ambiente o de quien designe el mismo, la verificación del correcto ingreso de la totalidad de información en el sistema, esta verificación deberá realizarse previo al cierre del sistema o fecha establecida para el reporte. Para la verificación se deben seguir las pautas dada por la SDS en las capacitaciones sobre el manejo de las herramientas del Sisvea a los referentes de ambiente y referentes de línea de las diferentes ESE, así como las directrices proporcionadas en el presente manual. Instrucciones para el ajuste de la información reportada Cada reporte de visita de IVC, aplicación de medida, toma de muestra o reporte de dispensación de medicamento de control especial, está ligado a la creación de un establecimiento en el sistema. El sistema permite crear nuevos registros y modificar solamente los registros ingresados en el mes inmediatamente anterior, y en el caso de las visitas de IVC, podrán ser ajustados solamente los datos consignados en las variables de la última visita del establecimiento reportada en el sistema. Solo se recibirán modificaciones dentro de la fecha establecida en los lineamientos (máximo tres días hábiles posteriores a la recepción por parte de las ESE del reporte de inconsistencias notificado por la SDS), si posterior a este plazo persisten las inconsistencias se procederá a generar la glosa o glosas definitivas a que haya lugar y que se establecen en la matriz de aspectos a auditar. No se podrán ingresar visitas de IVC en el sistema posterior a la fecha de cierre del reporte del mes que se debía informar sin haber hecho la solicitud a través de oficio, ni cuando se estén ajustando inconsistencias reportadas por la SDS, es decir que no se deben ingresar registros nuevos del mes ya reportado cuando se estén adelantando las modificaciones sobre la información ya digitada. Se avalarán los ingresos posteriores de información con justificación detallada en el oficio y solo en los casos que estén relacionados con alguna falla de ingreso en el sistema.






1.5 GENERALIDADES PARA EL INGRESO AL MÓDULO DEL COMPONENTE DE SALUD AMBIENTAL

1.5.1 Recomendaciones de tipo general para ingresar al módulo

a) Configuración de Pantalla

Se recomienda utilizar para equipos de escritorio la configuración de 1024 * 768 pixeles, (Ver imagen 1).

Imagen 1 Resolución de la pantalla

b) Configuración de separadores de miles y decimales

Se recomienda utilizar la configuración de separadores así:

- SEPARADOR DE DECIMALES (.) PUNTO - SEPARADOR DE MILES (,) COMA

c) Nivel de ZOOM del explorador WEB (Internet Explorer)

Se recomienda utilizar Nivel de ZOOM DE 100%.

d) Configuración de ingreso por el explorador WEB (Internet Explorer)






En el momento de ingresar al SIVIGILA DC tener en cuenta: Abrir SIVIGILA DC con el explorador WEB (Internet Explorer) Si la pantalla del navegador despues de ingresar su usuario y contraseña se muestra en color azul celeste (Ver imagen 2) se debe proceder:

Imagen 2 Escritorio Sivigila DC (1)

Se da clic en el botón en ese momento se refresca el explorador y debe quedar en interfaz

tipo Windows Vista. (Ver imagen 3 - 4)








En caso de no salir el botón se deberá seguir los siguientes pasos:

1. Abrir el menú de herramientas de internet Explorer (mantener pulsada la tecla ALT). 2. Seleccionar la URL del Sivigila DC (saludcapital.gov.co) y dar clic en agregar. 3. Finalice dando clic en el botón cerrar.

1.6 INGRESO A INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL - IVC - A continuación encontrará las instrucciones para ingresar a IVC, menú de opciones, cerrar cesión, y en el capítulo 2 el detalle para el ingreso de establecimientos al aplicativo a través de formularios. 1.6.1 Entrar al módulo.

Imagen 5 Ingreso al módulo Sivigila DC






1.6.2 Menú Una vez se ingresa al sistema, el Usuario puede observar las diferentes opciones del Menú; para esto se posiciona el puntero del mouse en el botón Menú ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, aquí encontrara las opciones de: cerrar sesión, cambio de contraseña, asistencia técnica, solicitar formatos, quejas, formato de captura, nodo boletines, vulnerabilidades, reportes, webservices, agendamiento de tareas entre otras (Ver imagen 6).

Imagen 6 Opciones de Menú

1.6.3 Cerrar Sesión Para salir del sistema el usuario debe dar clic en la primera opción de Menú “Cerrar Sesión” de la imagen anterior. Una vez se da clic en esta opción aparece una ventana que pregunta si está seguro que desea salir de la aplicación, se debe dar clic en sí o no según se desee. (Ver imagen7).

Imagen 7 Salir del sistema Sivigila DC






1.6.4 Menú IVC Para ingresar al menú de inspección, vigilancia y control, se da clic en IVC de la opción de Menú, donde se encuentran las siguientes opciones:

Establecimientos vigilados y controlados Donación de productos Inspección a vehículos Registro de otras actividades de ambiente Consultas (Salidas de información)

Imagen 8 Ingreso a IVC

2. ESTABLECIMIENTO VIGILADO Y CONTROLADO Al ingresar por Menú/ IVC/ Establecimientos vigilados y controlados/ se despliega una pantalla que se compone de la siguiente información (ver imagen 9):

Listado de los establecimientos creados Opción de filtro por cada columna del establecimiento Localidad Validador de Proyecto de vigilancia intensificada Opción de creación de establecimientos Opción de Ingreso de actas IVC Opción de Actualización de establecimientos






Opción de Activar o inactivar establecimientos Opción de Eliminar establecimientos

Vea la siguiente imagen. Recomendación: Antes de dar clic en cualquier control, amplié la pantalla dando doble clic en la barra superior o utilizando el botón (Maximizar)

Imagen 9 Establecimientos vigilados y controlados

2.1 CREACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados” se tiene la opción de crear nuevos establecimientos, al dar clic al botón Nuevo establecimiento. Esta se compone de la estructura general de la cedula del establecimiento (Ver imagen 10).






Imagen 10 Creación de establecimientos – datos del establecimiento (cédula).

2.1.1 Cédula del establecimiento Esta zona contiene los datos básicos del establecimiento, donde cada una de las variables corresponde al estándar definido para el diligenciamiento de las actas de Inspección Vigilancia y Control. Para un adecuado diligenciamiento de las variables en el sistema, es importante tener en cuenta los siguientes casos:

CASO

CONDICIÓN

PARA EL

ANÁLISIS

CÓDIGO QUE EL

DIGITADOR

DEBE INGRESAR

EN EL SISTEMA

En el acta de IVC el espacio está en blanco o se trazó una línea Sin dato 9999

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “NO TIENE” No tiene 8888

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No presenta”, aplica

solo para los casos en los que el funcionario indica que la persona

que atiende la visita se niega a presentar los documentos o

suministrar información.

No presenta 7777

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No requiere” este caso

solo aplica para las entidades que no están obligadas a registrarse

ante la Cámara de Comercio, se podrán consultar en el link

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf,

especialmente variable matrícula establecimiento.

No requiere 6666

Cuando no se levanta acta de IVC (aplica para operativo de carnes,

operativo de temporada y aplicación de medida sin visita de IVC)

Operativos y

medidas sin

visita de IVC

5555

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf






a) El primer dato que debe escoger es la línea de intervención, a la cual pertenece el establecimiento. Usted encontrara en el formulario las líneas con el siguiente orden:

1. Aire, ruido y radiación electromagnética 2. Alimentos sanos y seguros 3. Calidad del agua y saneamiento básico 4. Eventos transmisibles de origen zoonótico 5. Medicamentos seguros 6. Seguridad química

b) Continúe con la opción Tipo Establecimiento, para buscar se da clic en el botón de búsqueda el cual abre una ventana en la que se realiza la búsqueda (Ver imagen 9). La opción de búsqueda del tipo de establecimiento, muestra 5 columnas con algunas filas, las cuales contienen los tipos de establecimientos en orden alfabético y distribuidas de izquierda a derecha por Id tipo de establecimiento, Tipo Establecimiento, Código CIIU, Id punto crítico y Nombre de punto crítico. Si alguna de las opciones que le muestra la pantalla es la indicada según lo plasmado en el numeral 2.1 del acta de IVC, usted deberá seleccionarla ubicando el puntero del mouse en cualquiera de las filas y/o columnas y dar clic izquierdo. Al realizar esta acción la fila pasara a un color naranja el cual le indicara el tipo de establecimiento seleccionado, seguidamente debe dar clic en aceptar.

Imagen 11 Ventana de búsqueda tipo establecimiento

Dado que la pantalla de búsqueda no brinda todas las opciones, se hace necesario realizar la búsqueda por filtros, para esta acción usted dispondrá de 5 casillas en las cuales deberá colocar nombres o números relacionados con la búsqueda en particular. Ver imagen 11 (recuadro en rojo).

Nota: Para la búsqueda o filtro de cualquier registro se tiene que colocar exactamente el nombre y tildes en caso de que las tenga, o parte del nombre sin la






primera letra. Ejemplo: Si se busca Restaurante se escribe para buscar “resta” ya que el sistema es muy exigente en su escritura.

Después de haber realizado el proceso del tipo de establecimiento, se debe continuar diligenciando los datos de la cédula del establecimiento de la siguiente manera: c) Matrícula del establecimiento: Digitar el número de la matrícula mercantil del

establecimiento, esto es en caso de ser formal. Recuerde que hay entidades que son formales pero no están obligadas a registrarse ante Cámara y comercio, es decir no reportan un número de matrícula del establecimiento (mayor información consulte el “Instructivo para el diligenciamiento de la cédula del establecimiento de los instrumentos de IVC – componente vigilancia sanitaria y ambiental). Para estos casos especiales “digite un código establecido para el caso”

d) Clasificación por trabajadores: Únicamente aplica para la línea seguridad química, al seleccionar los siguientes establecimientos:

Al realizar la selección se habilitan las opciones Menos de 20 trabajadores y 20 o más trabajadores (imagen 12).

INTERVENCIÓN INDICATIVA DESCRIPCIÓN

IVC A DEPÓSITOS DE MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN, DE 20 O MAS

TRABAJADORES

IVC A DEPÓSITOS DE MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN, DE MENOS DE

20 TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA TEXTIL, DE 20 Ó MAS TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA TEXTIL, DE MENOS DE 20 TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA DE LA MADERA, DE 20 Ó MÁS TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA DE LA MADERA, DE MENOS DE 20 TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA DEL PLÁSTICO, DE 20 Ó MÁS TRABAJADORES

IVC A INDUSTRIA DEL PLÁSTICO, DE MENOS DE 20 TRABAJADORES

IVC A ESTABLECIMIENTOS QUE UTILICEN COMO MATERIA PRIMA EL

METAL, DE 20 Ó MÁS TRABAJADORES

IVC A ESTABLECIMIENTOS QUE UTILICEN COMO MATERIA PRIMA EL

METAL, DE MENOS DE 20 TRABAJADORES

IVC A FÁBRICAS DE AUTOPARTES, DE 20 Ó MÁS TRABAJADORES

IVC A FÁBRICAS DE AUTOPARTES, DE MENOS DE 20 TRABAJADORES

IVC A ESTABLECIMIENTOS DE MANTENIMIENTO AUTOMOTRIZ DE 20 Ó

MAS TRABAJADORES

ESTABLECIMIENTOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN Y LAVADO DE VEHÍCULOS

AUTOMOTORES Y/Ó COMERCIALIZACIÓN DE ACEITES LUBRICANTES, ADITIVOS Y

PRODUCTOS DE LIMPIEZA PARA VEHÍCULOS

IVC A ESTABLECIMIENTOS DE MANTENIMIENTO AUTOMOTRIZ DE

MENOS DE 20 TRABAJADORES

ESTABLECIMIENTOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN Y LAVADO DE VEHÍCULOS

AUTOMOTORES Y/Ó COMERCIALIZACIÓN DE ACEITES LUBRICANTES, ADITIVOS Y

PRODUCTOS DE LIMPIEZA PARA VEHÍCULOS. NO INCLUYE TALLERES DE

REPARACIÓN DE BICICLETAS

ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO AL POR MENOR Y AL POR MAYOR DE MATERIAL

DE CONSTRUCCIÓN, ARTÍCULOS DE FERRETERÍA Y PINTURAS, EN LOS QUE SE

DISTRIBUYAN SOLVENTES, SUSTANCIAS CORROSIVAS O INFLAMABLES

ESTABLECIMIENTOS QUE TENGAN PROCESOS INDUSTRIALES DE PREPARACIÓN,

HILATURA, TEJEDURÍA Y ACABADO DE PRODUCTOS TEXTILES Y FABRICACIÓN DE

OTROS PRODUCTOS TEXTILES, INCLUÍDOS LOS JUGUETES

ESTABLECIMIENTOS TRANSFORMEN Y/O FABRIQUEN PRODUCTOS DE MADERA,

CORCHO, CESTERÍA Y ESPARTERÍA; EN LOS QUE SE EMPLEEN SOLVENTES,

PINTURA U OTRAS SUSTANCIAS QUÍMICAS

ESTABLECIMIENTOS QUE FABRIQUEN Y/O TRASNFORMEN PRODUCTOS DE

PLÁSTICO Y CAUCHO EN UN PROCESO INDUSTRIAL DEFINIDO: SOPLADO,

INYECCIÓN, EXTRUSIÓN, PELETIZADO, AGLUTINAMIENTO, TERMOFORMADO,

SELLADO TÉRMICO. INCLUYE APROVECHAMIENTO DE BOLSAS DE SUERO Y LA

FABRICACIÓN DE JUGUETES. NO INCLUYE DEPÓSITOS DE RECICLAJE

ESTABLECIMIENTOS QUE FABRIQUEN Y/O TRANSFORMEN PRODUCTOS

METÁLICOS PARA USO ESTRUCTURAL, TANQUES, DEPÓSITOS, GENERADORES DE

VAPOR, HERRAMIENTAS DE MANO O ARTÍCULOS DE FERRETERÍA, MUEBLES

METÁLICOS, ARTÍCULOS DEPORTIVOS, JUGUETES Y OTROS

FÁBRICAS DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES, MOTORES, CARROCERÍAS, PARTES,

PIEZAS Y ACCESORIOS. NO INCLUYE REPARACION DE CARROCERÍAS






Imagen 12 Clasificaciones de los trabajadores de menos de 20 trabajadores - 20 o más trabajadores.

e) Razón social: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre completo de la razón social tal como está inscrito en el acta. Cuando el acta indique: no presenta, no tiene, o sin razón social, debe digitar en el aplicativo el código establecido para el caso.

f) Nombre comercial: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre comercial del

establecimiento tal como está en el acta. Cuando el acta indique que no presenta, no tiene, o sin nombre comercial, debe digitar el código establecido para el caso.

g) NIT: Digitar el NIT del establecimiento, tal como aparece en el acta. Este debe

contener entre 6 y 10 dígitos. Cuando el acta indique que no presenta o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

h) Tipo Sede: Despliegue las opciones correspondientes a este campo, según sea el

caso (ver imagen 13). Por favor lea cuidadosamente las siguientes indicaciones, para seleccionar el nombre o número de la sede del establecimiento según corresponda:

Imagen 13 Ingreso tipo sede






Plaza de mercado: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado está ubicado dentro de una plaza de mercado. Seguido aparecerá una lista desplegable con las plazas de mercado del distrito, seleccione la que corresponda según sea informado en el acta. Finalice ingresando el nombre de la sede del establecimiento, según lo indique el acta; en caso que no presente sede, no tenga o sea sede única digite el código establecido para el caso. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

Conglomerado: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado

está ubicado dentro de un conglomerado (centro comercial, pasaje comercial u otras instalaciones que agrupen establecimientos de comercio). Seguido aparecerá una lista desplegable con los conglomerados inscritos en el distrito, seleccione la que corresponda según sea informado en el acta; en caso de no encontrar el conglomerado en la lista desplegable, encontrara la opción “otro” dentro de este mismo listado, de clic sobre este y aparecerá el campo para inscribir el conglomerado al que pertenece el establecimiento. Finalice ingresando el nombre de la sede del establecimiento, según lo indique el acta; en caso que no presente sede, no tenga o sea sede única digite el código establecido para el caso “NO TIENE”. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

Otro: En el caso que el establecimiento se encuentre fuera de las anteriores

opciones (aplica por ejemplo para instituciones educativas que tengan varias sedes), se selecciona esta opción; una vez seleccionada se habilita el campo “cual sede” para que ingrese el nombre de la sede. Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

No tiene: Seleccione esta opción cuando el establecimiento sea de única sede

y no se encuentre dentro de plaza de mercado o conglomerado. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

i) E-mail: Digitar el correo electrónico que aparece en el acta, siguiendo el formato

estándar. j) Área rural: Dar clic en la casilla si el establecimiento se encuentra fuera de los límites

urbanos de la ciudad de Bogotá.






k) Dirección comercial: Digite según los parámetros del manual de nomenclatura distrital. El correcto diligenciamiento de esta información permite que el sistema ubique la localidad, la UPZ y el barrio correspondiente a la dirección digitada. En los casos que la dirección digitada no sea ubicada por el geocodificador, se debe ingresar la localidad, la UPZ y el barrio; para los casos en que el barrio indicado en el acta no esté incluido en la lista desplegable, seleccione la opción “otro” y complete la información en el campo que se habilita. Los datos aquí ingresados deben ser totalmente correctos, ya que esta información es geocodificada para la entrega de informes distritales y procesos sancionatorios. Vea aquí presentación manual de nomenclatura.

l) Territorio: Digite en mayúscula sostenida el nombre del territorio donde se ubica el

establecimiento intervenido. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los territorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

m) Microterritorio: Digitar en mayúscula sostenida el nombre del microterritorio donde

se ubica el establecimiento intervenido. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los microterritorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

n) Teléfono 1 - Teléfono 2 - Fax: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según

sea el caso (teléfono fijo o celular). En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

o) Nombre del propietario: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del

propietario siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

p) Tipo documento propietario: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de

ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte. (Ver imagen 14).

http://www.saludcapital.gov.co/DocumentosTallerCalidadDelDato/Anexos%20estandares/Manual%20nomenclatura%202003%20v.2%2029-01-04%28Bogota%29.pdf

http://www.saludcapital.gov.co/DocumentosTallerCalidadDelDato/Anexos%20estandares/Manual%20nomenclatura%202003%20v.2%2029-01-04%28Bogota%29.pdf






Imagen 14 Ingreso tipo documento propietario

q) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que corresponde al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

Recuerde: este campo requiere un mínimo de 6 dígitos para continuar con la digitación, por lo tanto cuando los números del documento sean menores a 6 dígitos, deberá incluir antes del número los ceros que sean necesarios. Ejemplo:

001234 – para documentos de cuatro dígitos, incluya dos ceros antes del número 012345 – para documentos de cinco dígitos, incluya un cero antes del número

r) Representante legal: Los datos se deben ingresar con los mismos criterios utilizados

para propietario (nombre, tipo de documento, número de documento). Cuando el acta indique que no presenta, sin información, no tiene, no requiere debe digitar el código establecido para el caso.

s) Persona que atiende la visita: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo

siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

t) Cargo: Digitar el cargo que ocupa la persona que atiende la visita. u) Tipo documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía,

Cédula de extranjería, NIT y Pasaporte.






v) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, el código establecido para el caso.

w) Dirección de notificación: Digite la dirección registrada en el acta teniendo en cuenta

los parámetros del manual de nomenclatura.

x) Coincidencia actividad principal vs CIIU: Se debe seleccionar entre las opciones Si o No. En caso de seleccionar Si, el código correspondiente al CIIU evidenciado será cargado automáticamente (Ver imagen 14). Si la selección es No, es necesario abrir el asistente para CIIU, el cual se habilita dando clic en enlace (ver imagen 15).

Imagen 15 Selección de CIIU (SI)

Imagen 16 Selección de CIIU (NO)






y) Asistente para buscar CIIU: Para utilizar este módulo se ingresa una palabra clave que debe tener algún tipo de relación con el criterio deseado. Por ejemplo, la palabra “madera” trae todos los CIIU relacionados con dicha actividad (ver imagen 16).

Imagen 17 Vista del asistente para CIIU

Tenga en cuenta que todos los datos anteriormente mencionados corresponden a la Cédula del establecimiento que encontrara siempre en las actas de IVC, por lo que si usted evidencia inconsistencias en las mismas, deberá diligenciar una bitácora, registrando las actas que no se pueden diligenciar en el aplicativo y realizar la realimentación correspondiente al referente de ambiente, con el fin de que el referente verifique que se realicen los ajustes pertinentes y de esta manera garantizar la calidad del dato.

2.2. CREACIÓN DE NUEVA ACTA IVC

Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados” se tienen 2 opciones para la creación de un acta IVC.

La primera es por el botón Nueva Acta IVC la cual crea el establecimiento desde la cédula, aspectos a verificar, concepto de la visita y anexos (imagen 17)

La segunda opción es desde el botón que aparece cuando se tiene un establecimiento ya creado, y se le quiere digitar un acta de visita de IVC (imagen 18)

Imagen 18 Formulario por nueva acta IVC






Imagen 19 Formulario por editar establecimiento

Dentro de la creación de actas IVC se debe tener en cuenta que:

La captación de la información es la misma para los 2 tipos de acceso. Cuando se ingresa por la opción 2 en la etiqueta Actas IVC al dar clic en el

botón se abre la ventana Nueva Acta IVC Para Establecimiento que es la misma pantalla de la opción 1.

Imagen 20 Formulario editar establecimiento / Actas IVC

2.2.1 Información requerida para agregar el acta de IVC

La pantalla del ingreso del acta de IVC se compone de 5 pestañas básicas:

1. Información del acta 2. Establecimientos






3. Aspectos: corresponde al ingreso de aspectos a verificar definidos por cada una de las líneas de intervención, para el caso de la línea de seguridad química se digita la totalidad de los aspectos del acta general de IVC.

4. Concepto visita 5. Anexos

Imagen 21 Pantalla ingreso a Actas de IVC

2.2.2 Información del acta

En este punto se encuentran los metadatos del acta. La mayoría de los datos que se encuentran en esta pantalla ya están por defecto, como la fecha de diligenciamiento o la entidad responsable, sin embargo existen dos campos que son obligatorios para continuar con el proceso: Número del acta y Número de carpeta, los cuales se deben diligenciar de acuerdo a los datos de las actas físicas.

2.2.3 Establecimientos

Cédula establecimiento. Muestra los datos de la Cédula del establecimiento que anteriormente se registraron (segunda opción).

Atributos generales del riesgo. Dentro de esta pestaña se tiene en cuenta el objeto y el motivo de la vista discriminados de la siguiente manera:

Objeto de la visita Visita 1 Visita 2 Visita 3 Visita 4

Motivo visita Asociada a brote






Notificación comunitaria Solicitud del interesado, en este caso se activa una casilla

donde el usuario deberá ingresar el número de radicado de la solicitud.

Solicitud oficial, en este caso se activa una casilla donde el usuario deberá ingresar el número de radicado de la solicitud.

Visita de oficio

Imagen 22 Formulario atributos generales del riesgo establecimiento / Establecimiento / Actas de IVC

Estos datos van asociados a la fecha de visita, la fecha de la última visita, el radicado y un cuadro donde se muestra la trazabilidad de las actas de IVC creadas al establecimiento.

Todos los datos deben quedar correctamente escritos y con las longitudes establecidas como en el caso de los teléfonos o los números de documentos de identificación. Recuerde que deberá guardar el acta para poder ingresar a los aspectos.

2.2.4 Aspectos: Para la línea de seguridad química se capta la totalidad de los aspectos del acta general de IVC. Para las demás líneas se ingresan los datos dependiendo de la definición y requerimientos de los referentes de línea del nivel central. En todos los casos el aplicativo le mostrara por defecto la palabra seleccione, por lo que se deberá escoger alguna de las opciones de la lista desplegable (imagen 22). Nota: Para poder guardar los aspectos será necesario seleccionar el dato que corresponda en cada una de las opciones y al terminar dar clic en el botón actualizar. Si no se diligenciaron todos los campos, el sistema mostrara una pantalla de advertencia con el número del campo que no se seleccionó (imagen 23).






Imagen 23 Aspectos a verificar línea de seguridad química, opción seleccione

Imagen 24 Aspectos a verificar línea de seguridad química, selección de todos los campos.






a) Línea Seguridad Química

En este punto se diligencian los aspectos a verificar del acta, los cuales cuentan con una calificación y cumplimiento (se seleccionará cada aspecto tal como aparezca en el acta), así mismo se diligenciarán los hallazgos encontrados en cada uno de los puntos. Ver imagen 25 y 26.

Para el diligenciamiento de los aspectos en campo los funcionarios deberán seguir el instructivo establecido por la referencia de la línea para propender por la calidad del dato.

Imagen 25 Aspectos a verificar (datos A) / Actas IVC

Imagen 26 Aspectos a verificar (datos B) / Actas IVC

b) Línea Calidad de Agua y Saneamiento Básico

Tipo Institución Educativa (aplica para la línea Calidad de agua y saneamiento básico):

Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a una institución educativa,

excepto educación preescolar, debe elegir según la información del acta una de las

siguientes opciones (ver imagen 27 y 28):

IED (Institución educativa distrital) Privado Concesión (Convenio público – privado)






Imagen 27 Aspectos tipo institución educativa (A)

Imagen 28 Aspectos tipo institución educativa (B)

Administración Jardín (aplica para la línea Calidad de agua y saneamiento básico): Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a una institución educativa de educación preescolar, debe elegir según la información del acta una de las siguientes opciones (ver imagen 29 y 30):

Privado Concesión (Convenio público – privado) SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) CDI (Centro de Desarrollo Infantil, pertenece a Secretaría Distrital de Integración

Social) Jardín ICBF (No se debe seleccionar por esta opción los HOBIS) SED (Instituciones administradas directamente por Secretaria de Educación

Distrital)






Imagen 29 Aspectos administración jardín (A)

Imagen 30 Aspectos administración jardín (B)

c) Línea Alimentos Sanos y Seguros

Administración Comedor Comunitario (aplica para la línea Alimentos sanos y seguros): Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a comedores o cocinas comunitarias, debe elegir según la información del acta una de las siguientes opciones (ver imagen 31 y 32):

Particular SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) Fondo de Desarrollo Local IDIPROM






Imagen 31 Administración comedor comunitario (A)

Imagen 32 Administración comedor comunitario (B)

d) Línea Eventos Transmisibles de Origen Zoonótico

Nombre médico veterinario: Se encuentra con el nombre Información de los trabajadores (ver imagen 33). Para su diligenciamiento digite en mayúscula sostenida el nombre del médico veterinario siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar “NO TIENE” en mayúscula sostenida. Este campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma (ver imagen 33 y 34).






Imagen 33 Médico veterinario (A)

Imagen 34 Médico veterinario (B)

e) Línea Medicamentos Seguros

Matricula profesional: Digite el número del documento tal como se registró en el acta

Nombre director técnico: Digite en mayúscula sostenida el nombre del director técnico siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso. Este campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma.

Tipo del documento: Digite el número del documento tal como se registró en el acta.

Título DT: Digite el título del director técnico tal como se registró en el acta.

Inyectología: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 35), para su ingreso seleccione SI / NO






Droguería 24 horas: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 35), para su ingreso seleccione SI / NO.

Potencializador homeopático: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 35), para su ingreso digite en este campo SI/NO según informe el funcionario en el espacio de “Observaciones” del acta IVC. Recuerde que esta información es un dato oficial que debe ser reportado al INVIMA mensualmente y en todos los casos de encontrar SI, debe estar asociado un muestreo o una medida a producto.

Imagen 35 Aspectos: MECE - Inyectología - Droguería 24 horas - Potenciador Homeopático

MECE: (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 35), para su ingreso digite en este campo SI/NO según como se encuentre en el acta.

Línea Medicamentos Seguros, Calidad del Agua y Saneamiento Básico y ETOZ

Plan de gestión de residuos: Esta variable se habilita únicamente para cuatro líneas de intervención y para puntos críticos específicos; constituye una exigencia reglamentada por norma sanitaria y las opciones de selección corresponden a las indicadas en el acta.

Medicamentos Seguros: Tiendas naturistas, Droguerías y Farmacias-droguerías, las opciones de selección corresponden a: SI o NO






Imagen 36 Plan de gestión de residuos - Medicamentos Seguros

Eventos transmisibles de origen zoonótico ETOZ: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento (ver imagen 37), asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Consultorios, Clínicas, Laboratorios y Droguerías veterinarias. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado (ver imagen 38)

Imagen 37 Plan de gestión de residuos ETOZ (A)

Imagen 38 Plan de gestión de residuos ETOZ (B)






Calidad de Agua y Saneamiento Básico: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento (ver imagen 39) asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Cementerios, Funerarias, Salas de velación y actividades similares. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado (ver imagen 40)

Imagen 39 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A)

Imagen 40 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B)

Seguridad Química: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Centros de Estética, Escuelas de formación de estilistas y manicuristas, Peluquerías y actividades similares (PGIRP). Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado (ver imagen 40).






2.2.5 Concepto visita

Corresponde a la parte final del acta, la cual se encuentra distribuida de la siguiente

manera (ver imagen 41):

Imagen 41 Ingreso concepto de la visita

Información de la visita:

Exigencias: Se debe selecciona Si – NO – N/A.

Observaciones de las exigencias: De las visitas realizadas a los establecimientos en la Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las exigencias en este campo, independientemente que la selección del validador anterior haya sido afirmativa.

Concepto de la visita: Encontrará una lista desplegable asociada a la línea de intervención y deberá seleccionar una de las siguientes opciones:

Concepto Favorable Concepto Pendiente Se aplaza la emisión del concepto No se emite concepto Concepto Desfavorable

Nota: Solo en los casos de sitios de encuentro sexual fuera de la zona de tolerancia, los

expendios de gas propano en viviendas, viviendas visitadas y sea por algún tipo de riesgo

o por presencia de vectores, no se emite concepto, solo en estas intervenciones deberá

ser seleccionada esta opción.






Días de plazo: Digitar los días de plazo dados por el funcionario que realiza la vista. Recuerde cuando el plazo se otorga en días corrientes, este iniciara a contarse a partir del siguiente día de la visita, y si son días hábiles el plazo iniciara a contarse del siguiente día hábil posterior a la visita. Si en el instrumento de visita no se aclara que el plazo corresponde a días hábiles, se entenderá que el plazo será contado como días corrientes.

Plazo inicial: Seleccionar la fecha en la que inicia el plazo inicial. Plazo termina: Seleccionar la fecha en la que termina el plazo. Aplicación de medida sanitaria: Seleccionar si se aplica medida al

establecimiento, al producto o si es una medida preventiva. Recuerde que dependiendo de la opción que sea seleccionada, se habilitaran los diferentes tipos de medidas que aplican para cada uno de los casos. Al seleccionar alguna de las opciones al terminar de diligenciar la información de la visita, usted deberá ingresar a través de la ventana “medidas sanitarias” y diligenciar el formulario correspondiente a la medida que se haya aplicado, este diligenciamiento se debe iniciar a partir de las medidas que se apliquen el 1 de enero de 2015, en el caso que se deba iniciar antes este reporte, la Secretaría informará oportunamente a los referentes de ambiente. En caso de no aplicar ninguna medida, se debe dejar el campo en blanco.

Observaciones de quien atiende: De las visitas realizadas a los establecimientos en la Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las observaciones de quien atiende la visita en este campo.

Evento de Salud Pública: Seleccionar la opción de la lista desplegable según sea el caso, si no se reporta ningún evento en el acta, se debe seleccionar la opción no aplica.

Funcionario que realiza la visita: Digitar el nombre del funcionario que realizó la intervención.

Persona que atiende la visita: El sistema trae automáticamente estos datos, teniendo en cuenta los ingresados en la Cédula del establecimiento (pueden ser modificados).

Testigo visita: Digitar el nombre completo del testigo de la vista. Digite en mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios.

Cargo: Digite el cargo según corresponda.






2.3 ANEXO DE ESPACIOS LIBRES DE HUMO

A fin de llevar el control del cumplimiento de la ley 1335 de 2009 por parte de los

establecimientos, y siguiendo el lineamiento establecido por la línea de Aire, Ruido y REM

y lo establecido en la guía operativa del Sisvea, en los casos en los que los funcionarios

haya diligenciado el anexo de espacios libres de humo, se deberán diligenciar en el

aplicativo las opciones de selección de dicho anexo (ver imagen 42).

Imagen 42 Ingreso a espacios libres de humo

2.3.1 Estructura

Información general: Los datos correspondientes a este punto, se cargan de manera automática en cada uno de los campos, según lo ingresado anteriormente en la cedula del establecimiento. Aspectos a verificar: Se ingresa en la plataforma tecnológica por medio de una lista desplegable, la cual contiene los siguientes datos: Cumple y No cumple (ver imagen 43)






Imagen 43 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo

Información de los propietarios y los administradores: El sistema lo carga de manera automática de la cedula del establecimiento. Observaciones: Se ingresan tal y como se encuentra en el acta. Concepto técnico: Se debe seleccionar de la lista desplegable, si cumple o no con las exigencias de los artículos 19 y 20 de la Ley 1335 de 2009.

Imagen 44 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo






2.4 TERMINACIÓN. INGRESO DE ESTABLECIMIENTO TERMINADO

Para ingresar un establecimiento terminado, se debe realizar la creación de la cedula del establecimiento y luego dar clic en el lápiz para ir a la interfaz de la cedula del establecimiento (ver imagen 45). Ya en la interfaz de la cedula del establecimiento se debe seleccionar la casilla terminación (ver imagen 46).

Imagen 45 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado

Imagen 46 Pestaña terminación - Establecimiento terminado






2.4.1 Estructura establecimientos terminados

Los primeros datos que deben ser ingresado son el Acta mes No y el Radicado SDS (en

caso de tenerlo), los demás registros se digitan según la siguiente estructura:

Cedula del establecimiento: Todos los campos de este ítem, se cargan de manera

automática (ver imagen 47).

Atributos generales de riesgo: Se cargan de manera automática, según lo digitado en la

creación de la cedula del establecimiento.

Imagen 47 Cedula - Establecimiento terminado

Observaciones: Se ingresan a la plataforma, teniendo en cuenta los datos del acta.

Algunos de los datos se cargaran de manera automática, dependiendo del histórico de

visitas del establecimiento, estos campos son: Última visita, Concepto sanitario y Medida

Sanitaria (ver imagen 48)

Imagen 48 Observaciones - Establecimiento terminado






Los siguientes son los campos que se deben ingresar (ver imagen 49):

Motivo de la visita: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Asociada a brote 2. Notificación comunitaria 3. Solicitud del interesado 4. Solicitud oficial 5. Visita de oficio

Fecha de la visita: Seleccionar del calendario la fecha en la que se realizó la visita. Establecimiento terminado por: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Cambio de actividad 2. Cesación de actividad

Funcionario de salud 1 y 2: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.

Imagen 49 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado

Testigo: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.






3. INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS TRANSPORTADORES DE ALIMENTOS

Para realizar el ingreso de la información de los vehículos inspeccionados, se debe dar

clic en el botón Menú de la pantalla de inicio, dar clic en el módulo IVC y luego dar clic en

la opción inspección de vehículos. (Ver imagen 50)

Imagen 50 Ingreso al módulo de inspección a vehículos

Al ingresar el aplicativo muestra el listado de vehículos ingresados y brinda la opción de

filtrar por Id, Placa etc… también dispone de la opción de crear un nuevo registro dando

clic en el botón “Nuevo vehículo”. (Ver imagen 51)

Imagen 51 Vehículos reportados filtros






Crear nuevo vehículo

Al dar clic en el botón , el aplicativo se dirige la siguiente ventana: (Ver

imagen 52)

Imagen 52 Cedula vehículos

Los campos Empresa Social del Estado y Línea de Intervención los asigna el aplicativo de

acuerdo al usuario que se registró al ingreso. El tipo de vehículo se ingresa dando clic en

la lupa que se encuentran en seguida de la etiqueta Tipo transporte el cual habilita la

siguiente ventana (Ver imagen 53)

Imagen 53 Tipos de Vehículos

En esta pantalla seleccionar una de las siguientes opciones y dar clic en el botón aceptar

Vehículos transportadores de alimentos Vehículos transportadores de carne Vehículos transportadores de leche Vehículos transportadores de refrigerios






Seleccionar el tipo de acta para ingresar al formulario correspondiente en el cual está

compuesto por las pestañas Datos Vehículo, Aspectos a verificar e Información. Concepto

visita en las que se encuentran las variables que se describen a continuación: (Ver

imagen 54)

Imagen 54 Cedula del Vehículo

3.1 CÉDULA DEL VEHÍCULO

a) Empresa Social del Estado: Este dato lo asigna automáticamente el sistema según la ESE a la cual corresponde el usuario que se logeo.

b) Línea de Intervención: Este campo se diligencia automáticamente según el acta seleccionada.

c) Tipo de transporte: Seleccionar el tipo de establecimiento en el listado que se

muestra al dar clic en la lupa . d) Nombre Propietario Vehículo: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo

del propietario del vehículo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin propietario, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

e) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

f) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

g) Número de Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número






de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”. (Campo no obligatorio)

h) E-mail: Digite el correo electrónico que aparece en el acta.

i) Tipo de vehículo: Seleccione entre las opciones: Automóvil, Camión, Camioneta, Carretilla, Moto, Motocarro, Pickup, Tractocamión como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 55 Tipo de Vehículo

Para el Tipo de Vehículo Carretilla, el aplicativo deshabilitara el campo Placa.

Imagen 56 Tipo de Vehículo Carretilla






j) Placa: Digite el número de placa del vehículo, este campo valida existencia de la placa en caso que se haya ingresado por otra ESE.

k) Modelo: Digite el modelo del vehículo (año). l) Marca: Digite la marca del vehículo. m) Tipo de carrocería: Seleccione entre las opciones botellero, cabinado, carretilla,

Estacas, furgón; panel, Pick up, remolque, SRS, Tanque, van. Como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 57 Tipo de Carrocería

n) Fecha última inspección: Escoger el día mes y año del calendario ubicado en la parte derecha de este campo si hubo una inspección realizada anteriormente, en caso de que sea la primera inspección que se le hace al vehículo, dejar este espacio sin diligenciar.

o) Condición sanitaria de la última inspección: Seleccione entre las opciones cumple o no cumple si hubo una visita anterior, de lo contrario deje éste espacio sin diligenciar.

Finalmente dar clic en el botón para grabar los datos del vehículo.

3.2 Ingreso de actas de IVC, Medidas sanitarias, Operativos y Donaciones en Vehículos inspeccionados

Después de ingresar los datos de la cédula del vehículo se pueden reportar los eventos

disponibles en la barra de menú del establecimiento. (Ver imagen 58)






Imagen 58 Eventos asociados a vehículos

3.2.1 Reporte Acta de IVC. Al dar clic en la pestaña Acta de IVC se muestra la siguiente

ventana en la cual se muestran las actas de IVC que se han reportado del vehículo (Ver

imagen 59)

Imagen 59 Actas de IVC

Para ingresar una nueva Acta de IVC se debe dar clic en el botón Agregar Acta

Inspección, con lo cual se muestra el siguiente formulario: (Ver imagen 60)






Imagen 60 Acta de inspección

Diligenciar cada uno de los campos del formulario de acuerdo a la información consignada

en el acta de inspección así:

a) Número acta de inspección: Diligencie el número de acta tal como aparece en el documento físico.

b) Empresa Social del Estado: Este dato lo asigna automáticamente el sistema según la ESE a la cual corresponde el usuario que se logeo.

c) Línea de Intervención: Este campo se diligencia automáticamente según el acta seleccionada.

d) Tipo de Vehículo: Seleccionar el tipo de vehículo en el listado que se muestra al

dar clic en la lupa.

e) Fecha de intervención: Haciendo uso del icono , seleccionar el día, mes y año en el calendario ubicado en la parte derecha de este campo.

f) Dirección inspección: Dar clic en el hipervínculo Clic aquí para Ingresar la dirección, y el sistema activara el formulario Ingresar dirección estandarizada (Ver imagen 61), digite según los parámetros del manual de nomenclatura distrital, la dirección consignada en el instrumento donde se realiza la inspección. Esto hace que el sistema ubique la localidad, la UPZ y el barrio correspondiente a la dirección digitada. En caso de que la dirección digitada este errada o el sistema no logre geo codificarla, deberá inscribir manualmente la localidad, la UPZ y el barrio; cuando en la lista desplegable no encuentre el barrio indicado en el acta, debe seleccionar la opción 178-otro barrio y deberá digitar en el campo “cual” el nombre del barrio registrado en el instrumento.






Imagen 61 Formulario para ingresar dirección estandarizada

g) Localidad: Este campo lo diligencia automáticamente el sistema de acuerdo a la dirección digitada.

h) UPZ: Este campo lo diligencia automáticamente el sistema de acuerdo a la dirección digitada.

i) Barrio: Lugar donde se realizó la inspección, éste campo lo diligencia automáticamente el sistema de acuerdo a la dirección digitada.

j) Territorio: Digite en mayúscula sostenida el nombre del territorio donde se ubica la dirección de inspección. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los territorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

k) Microterritorio: Digitar en mayúscula sostenida el nombre del microterritorio donde se ubica la dirección de inspección. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los microterritorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

l) Nombre Propietario Vehículo: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del propietario del vehículo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin propietario, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

m) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

n) Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento de acuerdo a las opciones que brinda la lista desplegable.

o) Número Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las






convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

p) E-mail: Digite el correo electrónico que aparece en el acta. q) Nombre Conductor: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del

conductor del vehículo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

r) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

s) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

t) Número Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

u) Nombre Propietario Producto: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del propietario del producto transportado siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin propietario, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

v) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”.

w) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

x) Número Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

y) E-mail: Digite el correo electrónico que aparece en el acta. z) Área Rural: Marque el cuadro para ingresar una dirección que esta fuera del

perímetro del distrito y digite el texto en el campo que se encuentra en seguida. aa) Dirección de notificación: Digite en este espacio la dirección en la cual se

puede ubicar el responsable del vehículo o del producto / materia prima que se transporta, haciendo uso del formulario para ingreso de dirección estandarizada.

Nota: La dirección de notificación se capta únicamente cuando hay toma de medida al vehículo o a los productos transportados y se copia del acta de medida.






bb) Los datos de tipo de vehículo, placa, modelo, marca, tipo de carrocería, los diligencia el sistema automáticamente tomado la información de la cédula del vehículo.

cc) Última inspección: Los datos de la anterior inspección se toman del acta de la anterior visita, en caso de no haber visita anterior los campos Fecha última inspección y Condición sanitaria se debe dejar vacíos.

El proceso finalizara en el momento de dar clic en el botón insertar

Recuerde: que el sistema le indicara si el proceso se finalizó correctamente o si algún

campo quedo mal diligenciado.

3.2.2 Aspectos a verificar: Diligenciar los numerales 2, 3 y 4 de los aspectos a verificar

dando clic en el icono (Ver imagen 62)

Imagen 62 Aspectos a verificar

3.2.3 Aspectos Generales: En este numeral encontrara los ítems 2.1 y 2.2 (Ver imagen 63).

Imagen 63 Formulario preguntas Aspectos Generales






2.1 Tipo de alimento que transporta: Este campo está vinculado al

campo producto de la pestaña “Info. Concepto Visita” y en él se capta los nombres de los productos que se autorizan a transportar cuando se da concepto favorable a un vehículo.

2.2 Tipo de materias primas que transporta: Diligencie tal como se indica en el acta los nombres de las materias primas que se le autoriza a transportar al vehículo.

Hallazgos: Digite en estos campos lo registrado en el acta según corresponda para el numeral 2.1 o 2.2, si no hay información para estos campos déjelos sin diligenciar.

Grabar la información registrada en Aspectos Generales: Para salir del formulario de

Aspectos Generales debe dar clic en el botón con lo cual se grabaran los datos registrados y lo remitirá nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”.

3.2.4 Condiciones físicas y sanitarias generales del vehículo: En este numeral encontrara los ítems del 3.1 al 3.10 (Ver imagen 70), cada una de ellas permite seleccionar entre las opciones No, Si y No Aplica, de no seleccionar ninguna de las opciones, por defecto se captará el valor “Si”. Seleccione en estos campos lo registrado en el acta según corresponda.

Hallazgos: Frente a cada uno de los ítems del 3.1 al 3.10 hay un campo llamado hallazgos en los cuales se debe registrar lo reportado en el acta referente a cada uno de los ítems.

Imagen 64 Formulario preguntas Condiciones físicas y sanitarias generales del vehículo

Grabar la información registrada en Condiciones física y sanitarias generales del

vehículo: Para salir del formulario debe dar clic en el botón con lo cual se






grabaran los datos registrados y lo remitirá nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”.

3.2.5 Personal manipulador de alimentos: En este numeral encontrará los ítems del 4.1 al 4.6 cada una de ellas permite seleccionar entre las opciones No, Si y No Aplica, de no seleccionar ninguna de las opciones, por defecto se captará el valor “Si”. Seleccione en estos campos lo registrado en el acta según corresponda. (Ver imagen 65)

Hallazgos: Frente a cada uno de los ítems del 4.1 al 4.6 hay un campo llamado hallazgos en los cuales se debe registrar lo reportado en el acta referente a cada uno de los ítems.

Imagen 65 Formulario Personal manipulador de alimentos

Grabar la información registrada en Personal manipulador de alimentos: Para salir

del formulario debe dar clic en el botón con lo cual se grabaran los datos registrados y lo remitirá nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”.






3.2.6 Información Concepto Visita Imagen 66 Información Concepto Visita

Exigencias: Seleccione en este espacio la opción NO debido a que actualmente se conceptúa si el vehículo cumple o no cumple, lo cual no da posibilidad de dejar exigencias. Condición Sanitaria: Seleccione si Cumple o No Cumple de acuerdo a lo registrado en el acta. Clasificación producto: Seleccione una clasificación del producto de la lista desplegable que muestra el aplicativo Producto: De acuerdo a la clasificación seleccionada en el paso anterior el aplicativo le muestra el listado de productos que pertenecen a esa clasificación y le permite seleccionar uno o varios productos.

Selección de producto transportado: Ubicar y dar clic en la lupa como se muestra en la

imagen

Imagen 67 Selección de Producto Transportado A






Se despliega una pantalla con las opciones de Grupo, Categoría y Producto.

Al ubicar el producto requerido, se debe seleccionar dando clic sobre la palabra Sel ubicado al costado izquierdo como se muestra a continuación:

Imagen 68 Selección de Producto Transportado B

Una vez sea seleccionado el o los productos, serán resaltado en color rojo. El cargue de

los productos se realiza dando clic en cualquiera de los 2 botones ubicados

en la parte superior o inferior de la misma pantalla de Asociar productos.

Imagen 69 Selección de Producto Transportado C

Una vez se actualice la selección de los productos quedarán asociados al vehículo de la siguiente manera: Imagen 70 Selección de Producto Transportado D






Pasos para desasociar productos a vehículos:

Ubicar y dar clic en la lupa ubicada en Para el transporte de:

Imagen 71 Desasociar Producto A

Una vez se despliegue la pantalla de productos, indicará los productos

seleccionados en rojo.

Imagen 72 Desasociar Producto B






Para retirar un producto seleccionado (resaltado en rojo) se debe dar clic en la

palabra Sel ubicado al costado izquierdo, el producto cambiará a color blanco.

Imagen 73 Desasociar Producto B

Actualizar dando clic en cualquiera de los 2 botones ubicados en la

parte superior o inferior de la misma pantalla de Asociar productos.

Imagen 74 Desasociar Producto C






a) Aplicación de medida sanitaria: Seleccione alguna de las siguientes opciones, según sea indicado en el acta:

Congelación Decomiso Destrucción o desnaturalización

En caso de no aplicar ninguna medida, dejar el campo en blanco. Proceda con el ingreso

de la información según acta de toma de medida (ver capítulo 4)

b) Funcionario que realiza la inspección: Dando clic en “buscar usuario” se abrirá una pantalla con los usuarios asignados a la ESE.

c) Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

d) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios.

e) Persona que atiende la inspección: Digite en mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

f) Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

g) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios.

h) Testigo visita: Digitar el nombre completo del testigo de la vista. Digite en mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar “NO TIENE” en mayúscula sostenida.

i) Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

j) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios.






4. MEDIDAS SANITARIAS A ESTABLECIMIENTO Y PRODUCTOS

Para realizar el ingreso de medidas sanitarias a establecimientos y/o a productos se debe

ubicar el establecimiento siguiendo la ruta: Menú / IVC / Establecimientos vigilados y

controlados.

Imagen 75 Menú ingreso a Establecimientos vigilados y controlados

Para ubicar el establecimiento en el cual se va reportar una medida se hace uso de filtros

por lo menos por dos variables para evitar duplicar establecimientos, las variables más

recomendadas son: Razón social, NIT Establecimiento, Matricula o Dirección, para las

ESE que tienen a cargo más de una localidad, deben seleccionar la localidad en la cual

está ubicado el establecimiento y luego si hacer uso de los filtros para ubicarlo. (Ver

Imagen 76)






Imagen 76 Establecimientos Vigilados y Controlados

Una vez ubicado el establecimiento dar clic en el icono para activar la edición de datos

del establecimiento y creación de eventos. (Ver Imagen 76), si no se encuentra el

establecimiento y se tiene la certeza de que no ha sido creado, se procede a la creación

del establecimiento de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.1 de este documento.

En esta ventana están organizadas por pestañas todas las opciones de eventos que se

pueden seleccionar al establecimiento como son Actas de IVC, Medidas sanitarias,

Operativos, Terminación, Toma de muestras y Donaciones.

Para reportar medidas se debe dar clic en la pestaña “Medidas Sanitarias” y luego activar

la lista desplegable Agregar Acta; para seleccionar el formato de acta donde reportar la

toma de medida a establecimientos o a productos.

Imagen 77 Datos del Establecimiento






4.1 ACTA DE APLICACIÓN MEDIDA SANITARIA A ESTABLECIMIENTO

Se deben diligenciar todos los campos activos del formulario iniciando por el número del

acta de toma de medida sanitaria, en el espacio IVC N° se coloca en VoBo cuando se va

asociar la medida al establecimiento con un número de acta de IVC y dando clic en el

icono , el aplicativo muestra todas las actas de IVC que se han creado en el

establecimiento para que se seleccione con cuál de ellas está relacionada la medida que

va a reportar(Ver imagen 78).

El aplicativo carga automáticamente la mayoría de los campos del formulario Acta de

Aplicación medida sanitaria a establecimiento, cuando se ha asociado a un acta de IVC y

solo deja activos para digitar los siguientes campos: Fecha de la medida, Tipo de

persona, seleccionar si es el dueño o el representante legal, nombre , tipo de documento,

numero de documento, dirección de notificación, correo electrónico, se debe seleccionar

el tipo de medida aplicada, sitio de aplicación de la medida y seleccionar una o varias

causales de aplicación de la medida; porque son los datos que pueden llegar a variar

acorde a la fecha en que se haga la actuación.

Luego se debe diligenciar el campo normas que soportan la aplicación de la medida (Ver

imagen 78). Todas las variables son de obligatorio diligenciamiento y el aplicativo no

graba el acta de otra forma.

Imagen 78 Acta de aplicación medida sanitaria a establecimiento

Los datos de los responsables de la realización de la visita y nombre del propietario del

producto los trae del acta de IVC pero el sistema permite cambiarlos si es necesario

según lo consignado en el acta que se está digitando.






Imagen 79 Formulario Buscar Acta visita IVC para relacionarla a un acta de toma de medida

4.2 ACTA DE LEVANTAMIENTO MEDIDA SANITARIA A ESTABLECIMIENTO


acta con la que se levantó la medida al establecimiento, numero de radicado, fecha de

levantamiento de la medida (por defecto el sistema asigna la fecha en la que se realizó la

visita de IVC, pero permite cambiarla cuando el levantamiento de la medida se hace en

una fecha posterior a la visita).

Medidas aplicadas: Se debe seleccionar la medida que se levanta relacionada en el acta

que se está digitando (la medida que se levanta debe ser igual a la reportada en el acta

de aplicación de medida a establecimiento).

Acta Medida Sanitaria Nº: El aplicativo permite digitar el número del acta con la cual se

tomó la medida sanitaria, sin embargo se recomienda emplear el icono de búsqueda

para que el sistema cargue las actas de medidas aplicadas al establecimiento y se pueda

seleccionar con la que corresponda para que cargue automáticamente los datos. (Ver

imagen 80)

Imagen 80 Formulario Buscar Acta aplicación medida a establecimiento

El aplicativo diligencia la mayoría de los campos de este formulario y solo deja activos

para digitar los siguientes campos: fecha acta medida sanitaria, seleccionar el tipo de






persona, el cargo (si es representante legal o dueño), nombre, seleccionar el tipo

documento, digitar el número documento, dirección notificación, correo electrónico y

finalmente se debe diligenciar el campo: “Teniendo en cuenta que fueron subsanadas las

siguientes causas que originaron la medida o hechos subsanados”.

Los demás campos se cargan automáticamente con los datos de la cedula del

establecimiento previamente diligenciados. (Ver imagen 81)

Imagen 81 Formulario Acta de levantamiento medida sanitaria a establecimiento

4.3 ACTA DE LEVANTAMIENTO MEDIDA SANITARIA A PRODUCTO


acta mes, radicado SDS, fecha de levantamiento de la medida, tipo de persona,

seleccionar el acta de congelación a la que se le va a levantar la medida dando clic en el

asistente para búsqueda de actas .

Luego de seleccionar el acta en la tabla del formulario, se visualizan todos los productos

congelados en el acta seleccionada de donde se deben eliminar los productos a los que

NO se les levanta la medida dando clic en el icono y se deben dejar los productos a

los que SI se les levanta la medida; a estos se les debe diligenciar los campos causal de

levantamiento de la medida fue, reglamentación especialmente (especificar norma),

documentos que se anexan, folios (ver imagen 82).

Si en el campo folios se requieren adicionar varios ítems referentes a anexos y folios, se

debe dar clic en el icono para insertar un nuevo espacio para más datos. Finalmente se

deben diligenciar los datos del funcionario de salud que realiza la visita y responsable o

propietario del producto.






Imagen 82 Acta medida de levantamiento medida sanitaria a producto

4.4 ACTA DE DESTRUCCIÓN O DESNATURALIZACIÓN

Digitar los campos Acta mes, radicado SDS, acta decomiso Nº, para este último campo se

recomienda hacer uso del icono de búsqueda , se debe seleccionar el acta

correspondiente con lo cual se cargan los productos en la tabla de productos destruidos

(Ver imagen 82). De los datos cargados, se deben eliminar los productos que NO se

destruyeron dando clic en el icono y se deben dejar los productos que SI se

destruyeron.

Posteriormente se diligenciarlos campos fecha medida y las observaciones

correspondiente a los campos: La aplicación de la(s) medida(s) se toma de conformidad

con lo previsto por la ley 09/79 y Forma de desnaturalización o destrucción.

Imagen 83 Tabla productos destruidos

Si la cantidad de producto destruido es inferior a la cantidad de producto decomisado se

debe seleccionar el producto en la tabla (Ver imagen 83) y digitar la cantidad de productos

destruido según lo consignado en el acta de destrucción. (Ver imagen 84)






Imagen 84 Formulario productos destruidos o desnaturalizados

4.5 ACTA DE MEDIDA DE SEGURIDAD CONGELACIÓN

Seleccionar si la medida se tomó durante un operativo, en caso que sea así, seleccionar

el tipo de operativo; seleccionar si está relacionado con un acta de IVC o no, en el caso

que si tenga relacionada un acta se debe seleccionar el acta haciendo uso del icono de

búsqueda , para que el aplicativo muestre los números de acta de IVC relacionadas

con el establecimiento que se está digitando. Cuando la medida se tomó durante un

operativo es probable que no exista un acta de IVC, en estos casos se debe seleccionar

la opción Sin Acta IVC.

El aplicativo asigna por defecto la fecha de la IVC seleccionada pero también permite

escribir una nueva fecha medida la cual no debe ser menor a la fecha del acta de IVC.

Luego se debe seleccionar el tipo de persona entre representante legal o dueño del

establecimiento. Los campo dirección de notificación y correo electrónico se pueden

actualizar según lo consignado en el acta, el sistema asigna por defecto los consignados

en el acta de IVC, los demás campos del formulario no se pueden modificar; en caso de

ser necesario ajustar algún campo se debe ingresar por la pestaña cédula del

establecimiento.






Imagen 85 Formulario Acta medida de seguridad de congelación

Para adicionar los productos a los cuales se les aplico la medida se da clic en

(ver imagen 85), para que se active el formulario “Productos congelados” (ver

imagen 86)

Imagen 86 Formulario productos congelados






Los productos se encuentran agrupados y clasificados a través de una categoría la cual

se encuentra relacionada en el aplicativo, los productos se ubican digitando el nombre del

mismo en el campo Producto o Nombre genérico.

Sivigila cuenta con la funcionalidad de habilitar la unidad de medida Litros, Unidades Y

kilogramos según corresponda el estado físico de los productos para alimentos.

La unidad de medida UNIDADES aplica productos farmacéuticos y juguetes.

Diligenciar cada uno de los campos del formulario productos congelados de acuerdo a lo

consignado en el acta y oprimir el botón Insertar para grabar el producto digitado, este

procedimiento se debe realizar para cada uno de los productos congelados.

Finalmente diligenciar los campos; Normas aplicadas, OBSERVACIONES, nombre de la

persona que queda encargada del producto, Tipo de documento y Documento.

Nota: Los registros ingresados en la tabla de productos decomisados se guardan

únicamente cuando se oprima el botón aceptar del formulario Acta medida de seguridad

de congelación y el aplicativo le confirme que el acta se actualizo exitosamente.

4.6 ACTA DE MEDIDA DE SEGURIDAD DECOMISO

Seleccionar si la medida se tomó durante un operativo, en caso que sea así, seleccionar

el tipo de operativo. Ingresar el número de acta de decomiso, el número de radicado de la

medida y seleccionar si el decomiso está relacionado con: acta de congelación, de IVC o

sin acta, este último caso se presenta cuando no se ha realizado una congelación

previamente (normalmente sucede en operativos).

En el caso que esté relacionado con un acta de congelación, se debe ubicar el acta y

relacionarla por medio del buscador , posteriormente se da clic en el botón

y en la tabla de productos decomisados se visualizan los mismos productos

que se digitaron en el acta de congelación seleccionada. Dejar en la tabla únicamente los

productos a los cuales se les aplico la medida de decomiso y oprimir el icono para

editarlos indicando el destino final y la cantidad decomisada de cada uno de los

productos; sí es diferente a la cantidad congelada. Los demás productos se deben

eliminar de la tabla. Si los productos decomisados no se encuentran en el acta de

congelación, se pueden adicionar dando clic en “Agregar Producto” donde se activa el

formulario de “Productos decomisados” (ver imagen 87)

http://dev.saludcapital.gov.co/sivigiladcpruebas/ComponenteIvc/FrmActaMesDecomiso.aspx?opcion=New&IdEstablecimiento=204815&EsProyectoVI=0&n=0.7741788789303656






Imagen 87 Formulario productos decomisados

a) Cantidad: Digite la cantidad del producto al que se le aplicó la medida de

seguridad.

b) Unidad de Medida: Las medidas se toman en Kilogramos (Sólidos), Litros

(Líquidos), o Unidades (para la línea de medicamentos seguros, cada unidad

puede ser un frasco, una tableta, gragea, una solución, o un frasco vial). “Unidad”

aplica también para colchones, equipos y utensilios y para medios de cultivo.

c) Causal De aplicación de la medida: Seleccionar por lo menos una de las

opciones de las causas que generaron la toma de la medida a producto. Producto

Adulterado, Producto Falsificado, Producto Fraudulento, Incumplimiento Rotulado,

Desviación de canal comercial, No autorizado para su comercialización,

Documentación y Otra causa que se especifica en el renglón de observaciones.

d) Destino Final: Seleccionar teniendo en cuenta el destino final que se da al

producto decomisado así:

e) Congelación: Liberación y/o Decomiso

f) Decomiso: Donación, Destrucción y/o Tabla de Retención. Si los productos fueron

decomisados durante operativo de temporada y/o de operativo de carnes, deben

ingresar uno a uno en la tabla de decomisos dando clic en .

Finalmente diligenciar los campos; Normas aplicadas y Observaciones, los demás

campos del formulario los diligencia el sistema asignando los datos consignados

en el acta de IVC






En el caso de la Línea de Medicamentos Seguros, solo se tendrán en cuenta para la

selección de la o las causas de la aplicación de medida a los productos farmacéuticos las

siguientes opciones:

Alterado o Fraudulento: De las opciones de fraudulento y/o alterado se deberá

seleccionar por lo menos una causa (de acuerdo a lo expresado en los decretos 677 y

2092 y demás que regulan a los productos farmacéuticos)

Muestra médicas

Uso institucional

Empaques y envases vacíos

Resultado LSP “No cumple”

Fraudulento es:

Producto elaborado por laboratorio Farmacéutico que no tiene licencia sanitaria

de funcionamiento.

Producto elaborado por laboratorio Farmacéutico que no tenga autorización para

su fabricación.

Producto que no proviene del titular del reg. Sanitario.

Producto que utiliza envase, empaque o rotulo diferente al autorizado

Producto introducido al país sin cumplir con los requisitos técnicos y legales.

Producto con marca, apariencia o características de un producto legitimo sin

serlo.

Producto que no tiene registro sanitario

Alterado es:

Producto en el que se le hubiere sustituido, sustraído o adicionado parcial o

totalmente elementos de su composición oficial.

Producto que ha sufrido transformaciones en sus características fisicoquímicas,

biológicas, organolépticas o en su valor terapéutico.

Producto con fecha de expiración vencida.

Producto con contenido que no corresponde al autorizado.

Producto que no se encuentra debidamente almacenado

g) Operativos: El reporte se hace ubicando el establecimiento, si este no existe

deben seguir las instrucciones del numeral 2.1 de este documento para crearlo y

luego se ingresa a la cedula del establecimiento, desde donde se tiene acceso a la

pestaña Operativos (Ver imagen 88).






Imagen 88 Ingreso al reporte de operativos

Una vez ubicado en el establecimiento, dar clic en y diligencie los

campos Tipo de operativo, N°. Acta de operativo, radicado SDS, fecha de operativo y

seleccione el tipo de persona, los demás datos los asigna el aplicativo de acuerdo a la

cedula del establecimiento.

Imagen 89 Formulario operativo de inspección de alimentos y bebidas alcohólicas

Para cargar los productos se debe dar clic en de la tabla “Inspección a los

siguientes productos” (Ver imagen 89) y diligencie el formulario de productos

inspeccionados para cada uno de los productos a reportar (Ver imagen 90).






Imagen 90 Formulario productos inspeccionados

Luego de ingresar la totalidad de productos inspeccionados se debe diligenciar los

campos observaciones y funcionario de salud 1 y oprima el botón Insertar para grabar la

información digitada correspondiente al operativo.

Importante: Debido a que los datos del establecimiento captados en el acta de operativo

no incluye la totalidad de variables que se captan en el formulario de la cedula del

establecimiento se debe emplear el código 5555 (ver tabla numeral 2.1.1) para que el

aplicativo permita grabar el registro, sin embargo debe existir al menos los datos de quien

atiende la inspección. El código 5555 estará habilitado en el aplicativo a partir del 19

de enero de 2015.






5. OPERATIVOS DE INSPECCIÓN

El ingreso de los operativos (Temporada y Fuera de Temporada) de inspección

corresponde a los establecimientos que no tienen historial en el aplicativo SIVIGILA,

donde solo se realiza inspección de productos y no se les aplica medida sanitaria.

A través del menú IVC / Operativos se despliega las opciones:

Operativos de Establecimientos (Alimentos)

Operativos de Medicamentos

Operativos de Juguetes

Operativos de Temporada

Semana Santa

Halloween

Navidad

Imagen 91 Operativos de Inspección






5.1 OPERATIVOS DE ESTABLECIMIENTOS (ALIMENTOS)

Ingresar por el menú como se visualiza a en la imagen

Imagen 92 Operativos de Inspección Establecimientos

Una vez se ingrese por la opción Operativos Inspección se despliega el listado de los

operativos creados. Esta pantalla nos permite consultar un operativo a través de los filtros

o crear un nuevo operativo utilizando la opción .

Imagen 93 Operativos de Inspección Establecimientos – Consulta o Creación

5.1.1 Nuevo Operativo

Una vez se selecciona Sivigila despliega el formulario

OPERATIVO DE INSPECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ALCOHOLICAS






Imagen 94 Operativos de Inspección Establecimientos– Registro de Información

Se debe seleccionar según corresponda:

Tipo de Operativo: (Temporada o Fuera de Temporada) según corresponda

Línea de Intervención: Automáticamente SIVIGILA deja la correspondiente a la línea de

Alimentos Sanos y Seguros.

Diligenciar cada uno de los campos del formulario operativos de acuerdo a lo consignado

en el acta y oprimir el botón Insertar para grabar la información del establecimiento.

Imagen 95 Operativos de Inspección Establecimientos






Una vez se selecciona insertar, el aplicativo habilita el botón de productos

Imagen 96 Operativos de Inspección Establecimientos- Productos

Al seleccionar se habilita el formulario para el ingreso de los productos

inspeccionados, en el cual se debe diligenciar los campos en su totalidad, los productos

alimenticios se reportan en unidad de medida UNIDADES, LITROS o KILOGRAMOS.

Imagen 97 Agregar producto por unidad de medida






Con el botón insertar el producto queda registrado en el operativo de inspección.

Imagen 98 Operativos de Inspección Establecimientos - Productos

Este paso debe repetirse para cada producto a registrar.

Una vez se termine de ingresar los productos, se procede a dar clic en el botón






Imagen 99 Operativos de Inspección Establecimientos – Almacenado A

Imagen 100 Operativos de Inspección Establecimientos - Almacenado B






5.2 OPERATIVOS DE MEDICAMENTOS

Ingresar por el menú como se visualiza en la imagen

Imagen 101 Operativos de Inspección Medicamentos

Una vez se ingrese por la opción Operativos Inspección, se despliega el listado de los



Imagen 102 Operativos de Inspección Medicamentos – Consulta o Creación



OPERATIVO DE INSPECCIÓN DE MEDICAMENTOS






Imagen 103 Operativos de Inspección Medicamentos – Registro de Información


Tipo de Operativo: Temporada, solo es la opción correspondiente a este tipo de

operativos.

Línea de Intervención: inicialmente se refleja la línea de medicamentos seguros, sin

embargo se puede seleccionar la línea según corresponda la inspección.








Imagen 104 Operativos de Inspección Medicamentos


Imagen 105 Operativos de Inspección Medicamentos- Productos








de medicamentos se reportan en unidad de medida UNIDADES.

Imagen 106 Ingreso de productos inspeccionados

Con el botón insertar el producto queda registrado en el operativo de inspección.

Imagen 107 Operativos de Inspección Medicamentos - Productos








Imagen 108 Operativos de Inspección Medicamentos – Almacenado A

Imagen 109 Operativos de Inspección Medicamentos – Almacenado B






5.3 OPERATIVOS DE JUGUETES

Ingresar por el menú como se visualiza en la imagen

Imagen 110 Operativos de Inspección Juguetes

Una vez se ingrese por la opción Operativos Inspección, se despliega el listado de los



Imagen 111 Operativos de Inspección Juguetes – Consulta o Creación








OPERATIVO DE INSPECCIÓN DE JUGUETES

Imagen 112 Operativos de Inspección Juguetes – Registro de Información


Tipo de Operativo: Fuera de Temporada o Temporada de Navidad.

Línea de Intervención: Automáticamente SIVIGILA deja la correspondiente a la línea de

Calidad de Agua y Saneamiento básico.








Imagen 113 Operativos de Inspección Juguetes


Imagen 114 Operativos de Inspección Juguetes- Productos








de juguetes se reportan en unidad de medida UNIDADES.

El formulario de registro de productos inspeccionados solicita el total de productos

(juguetes), con base en esta cantidad se debe registrar las cantidades en cada una de las

variables o preguntas de aspectos e higiene y seguridad.

Este formulario cuenta con una validación de las cantidades que se ingresan en cada una

de las variables versus la cantidad inspeccionada como se muestra a continuación

Imagen 115 Validación de cantidades inspeccionadas

Con el botón insertar el producto queda registrado en el operativo de inspección






Imagen 116 Operativos de Inspección Juguetes - Productos



Imagen 117 Operativos de Inspección Juguetes – Almacenado A






Imagen 118 Operativos de Inspección Juguetes – Almacenado B

6. REPORTES MÓDULO SISVEA

Como todo sistema, el aplicativo Sivigila DC – módulo Sisvea dispone de salidas de información que podrán ser empleadas para la respuesta a requerimientos internos y externos, para la generación de consolidados, análisis, boletines y para la toma de decisiones entre otros. El sistema Sivigila DC dispone de un módulo exclusivo para esto, en el que se encuentran reportes estandarizados acorde a los requerimientos del componente de Vigilancia Sanitaria, para acceder a estos reportes se ingresa por el escritorio principal de SIVIGILA DC le damos clic en Menú/’Alerta/Reportes’/ Reportes (ver imagen 119).

Imagen 119 Ingreso al módulo de reportes






Al Ingresar al módulo se encuentran 125 reportes, de los cuales 43 pertenecen al módulo del Sisvea, para la ubicación rápida del reporte se muestra una ficha categórica con las variables que se listan a continuación:

Nombre del reporte

Descripción: Indica el objeto del reporte, orienta en la búsqueda.

Categoría: Las categorías establecidas para el módulo.

Fecha de Creación

Ver Reporte : Se da clic sobre el icono, en ese momento se genera el reporte.

Imagen 120 Categoría módulo de reportes

En la ficha categoría se puede filtrar por el tipo de reporte que se va a consultar, ejemplo visitas, establecimientos y la verificación / inconsistencias. En el momento de haber digitado la categoría se debe hacer filtro y seleccionar la opción contiene (ver imagen 120)

Imagen 121 Consulta módulo de reportes

La siguiente pantalla muestra todos los reportes que se encontraron con el validador escogido, así como la descripción del mismo. Cuando ya se tiene definido el reporte que






se quiere consultar, se debe hacer clic sobre la lupa (ver imagen 121). El siguiente paso es seleccionar la línea (se puede una o todas), la Localidad vinculada(s) a la ESE y el periodo requerido (ver imagen 122), el cual corresponde a la fecha en la que se realizó en este caso la visita.

Imagen 122 Filtro de búsqueda módulo de reportes

Después de haber realizado los anteriores pasos, se puede ver la interfaz final del reporte,

la cual se encuentra estructurada de la siguiente manera (ver imagen 123):

Sección de filtrado de búsqueda: Muestra los datos correspondientes a la ESE, Localidad,

rango de fecha (año – mes dependiendo del reporte requerido).

Zona de interacción: Permite ver el número de páginas que compone el reporte, el zoom dependiendo el grado de visualización que se requiera y la lista de exportación del informe a diferentes tipos de formatos.






Imagen 123 Interfaz del reporte - Módulo de reportes

El reporte final se puede exportar a diferentes tipos de formatos, los cuales dependen de la necesidad de la ESE (generalmente se exporta a Excel para facilitar el manejo de datos), para realizar este proceso se debe seleccionar de la lista desplegable la opción deseada y luego dar clic en el botón export (ver imagen 124).

Imagen 124 Interfaz para exportar el reporte - Módulo de reportes






6.1TIPOS DE REPORTES

A continuación se relacionan los tipos de reportes por su categoría, ID y descripción:

a) Visitas

ID 317: Reporte con el consolidado total de las visitas IVC y establecimientos Terminados ingresados al SIVIGILA DC - Módulo SISVEA por año y mes

ID 318: Reporte con el consolidado total de las visitas IVC ingresadas al SIVIGILA DC - Módulo SISVEA por año y mes

b) Establecimientos

ID 298: Reporte con el consolidado mensual de establecimientos con el último concepto de visita IVC y terminados

c) Línea Seguridad Química

ID 319: Presenta el consolidado de los Aspectos a Verificar y los hallazgos

evidenciados en las visitas realizadas en el periodo objeto de análisis, en

los establecimientos vigilados por la línea de Seguridad Química, excepto

Sector Belleza, por periodo de año y mes

ID 320: Presenta el consolidado de la última visita de los Aspectos a

Verificar y los hallazgos evidenciados en las visitas realizadas en el periodo

objeto de análisis, en los establecimientos vigilados por la línea de

Seguridad Química, excepto Sector Belleza, generados por año y mes

ID 321: Reporte que muestra las sustancias químicas de los Aspectos a

Verificar de los numerales 9.1-sustancias químicas utilizadas y

almacenadas, 9.2-producto terminado, 9.3-producto terminado (residuos),

por año y mes

ID 322: Reporte que muestra la última visita las sustancias químicas de los

aspectos a verificar de los numerales 9.1-sustancias químicas utilizadas y

almacenadas, 9.2-producto terminado, 9.3-producto terminado (residuos),

por año y mes

d) Medidas sanitarias

ID 324: Reporte con el consolidado total de las medidas sanitarias

ingresadas al SIVIGILA DC - Módulo SISVEA por año y mes de las medidas sanitarias






e) Ley 1335

ID 325: Reporte con el consolidado del Anexo de espacios libres de humo ley 1335 por periodos de Año y Mes

f) Vehículos

ID 287: Reporte para consultar a nivel distrital los de vehículos inspeccionados por placa

ID 290: Presenta el consolidado total de los Vehículos Inspeccionados por entidad y en un periodo de tiempo

g) MECE

ID 289: Presenta el consolidado por año y mes de reporte de medicamentos de control especial MECE

h) Operativos de Inspección

ID 339: Presenta el detalle de los operativos de inspección correspondiente a Establecimientos (Alimentos)

ID 340: Presenta el detalle de los operativos de inspección correspondiente a Medicamentos

ID 341: Presenta el detalle de los operativos de inspección correspondiente a Juguetes

i) Utilidades

ID 285: Reporte con el consolidado correspondiente a Línea, Punto Crítico

(Intervención), Tipo de Establecimiento, Actividad Económica y CIIU ID 338: Reporte genera la clasificación de productos

j) Reporte Establecimientos terminados

La consulta correspondiente a los establecimientos terminados se encuentra en el módulo de reportes/establecimientos, con el ID 326 (ver imagen 125)






Imagen 125 Reporte establecimiento terminado

Para poder ver el reporte se da clic sobre la lupa, lo cual llevara al usuario a una nueva interfaz en donde únicamente se selecciona la fecha del reporte (año / mes), según el requerimiento (ver imagen 126).

Imagen 126 Rango de consulta del establecimiento terminado

Después de seleccionar el periodo, se da clic en View Report, para poder ver la cantidad de establecimientos intervenidos en el rango de fecha indicada y a partir de este punto, se deben seguir las indicaciones del reporte final (ver imagen 127)

Imagen 127 Interfaz final de los establecimientos terminados






7. CASOS DE USO: MANEJO DE ARCHIVO Y CENSO DE ESTABLECIMIENTOS

En este capítulo se presentan los casos de uso, que corresponden a los cambios en la identificación de un establecimiento y sus actividades de comercio. Es de gran importancia revisarlos y tenerlos en cuenta para el manejo del archivo y de los ingresos de información en el aplicativo. Los casos aquí relacionados se han identificado dentro de la dinámica comercial del distrito capital, sin embargo pueden existir otras variaciones o nuevas dinámicas, que deben ser informadas por los equipos de Digitadores y Técnicos de las ESE oportunamente al equipo Sisvea de nivel central para su análisis y línea técnica respectiva. Casos de uso identificados: - El establecimiento no cambia de razón social, ni de propietario, ni de dirección ni de actividad económica, pero adiciona o retira servicios: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo, el tipo de establecimiento corresponde al servicio predominante o de mayor riesgo. - El establecimiento cambia de razón social y continua con la actividad económica y mismo propietario, en la misma dirección: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando razón social y digitando en el campo de observaciones de la visita la razón social anterior. - El establecimiento cambia de razón social y de propietario y continua con la actividad económica, en la misma dirección: se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando el nombre del propietario y razón social, e indicando en el campo de observaciones de la visita los datos anteriores de razón social y propietario. - El establecimiento cambia de razón social, actividad económica y propietario, se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y para la nueva actividad económica crear un nuevo registro. - El establecimiento no cambia de razón social, ni de actividad económica, ni de propietario, pero se traslada de sede; se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y abrir un nuevo registro. - El establecimiento fue terminado, y tiempo después reabre con la misma razón social, actividad económica, propietario y dirección, en ese caso se debe seguir manejando la misma carpeta en físico y digitar una nueva vista en el registro histórico del establecimiento ya creado en censo magnético (no se debe abrir un nuevo registro).






8. MODULO DE ASISTENCIA TÉCNICA

Para realizar el ingreso de las no conformidades, se debe dar clic en el botón Menú de la

pantalla de inicio, dar clic en asistencia técnica / unidad análisis / interventora y luego dar

clic en la opción asistencia técnica. (Ver imagen 128)

Imagen 128 Ingreso al módulo de asistencia técnica

El sistema debe mostrar la pantalla de asistencia técnica, en la que se puede filtrar según

el requerimiento y de esta manera poder realizar seguimiento a las asistencias ingresadas

(ver imagen 129).

Imagen 129 Modulo general de asistencia técnica






8.1 NUEVA SOLICITUD

Para realizar el ingreso de una nueva asistencia técnica, se debe dar clic en nueva

solicitud (ver imagen 129). El sistema mostrara la interfaz para crear la asistencia técnica

y se cargaran de manera automática los siguientes datos:

Usuario solicitante: Se mostrara el nombre del usuario que ingreso al sistema para realizar la solicitud.

Fecha solicitud asesoría: Día exacto en el que se realiza la solicitud.

Entidad que solicita: Se muestra la ESE vinculada al usuario solicitante. El tipo de asistencia deberá ser seleccionada por el usuario, según el tipo de requerimiento, los cuales son:

Técnica: Solicitudes relacionadas a fallas de red, usuarios del sistema, conectividad entre otras.

Tecnológica: Solicitudes relacionadas a fallos de interfaz, datos faltantes y necesarios para garantizar el proceso y vinculados a desarrollo.

Jurídica: (Inactivo)

No conformidad: Fallos vinculados a solicitudes de pérdida o duplicidad de la información, eliminación de registros y procesos generales que no permitan el ingreso de la información (ver imagen 130).

Imagen 130 Crear asistencia técnica - Tipo de asistencia técnica






8.2 OBJETO DE LA ASESORÍA El sistema permite el ingreso de texto como si se estuviera trabajando sobre Word, por lo que se podrá ingresar sin ningún problema de manera coherente y ordenada la asistencia técnica o no conformidad encontrada en el proceso (ver imagen 131). Imagen 131 Objeto de la asesoría

8.3 ANEXAR ARCHIVO Esta pestaña permite adjuntar una imagen en formato JPG, que permita de una manera visual, tener una mayor claridad de la asistencia, así como una prueba de las fallas reportadas. Para cargar el archivo dar clic en el botón select y buscar la imagen guardada en el equipo garantizando que la extensión sea .JPG (ver imagen 132). Imagen 132 Anexar un archivo

Después de indicar en texto el motivo de la asistencia y de anexar un archivo (en caso de ser necesario), se debe dar clic en insertar para que se guarde la no conformidad.

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