MANUAL DE USUARIO

En éste documento se describirán los objetivos e información clara de cómo utilizar el Sistema de Gestión de Inventarios y su funcionamiento.

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INTRODUCCIÓN

El Sistema VOXGI proporciona a los usuarios de una herramienta tecnológica de fácil manejo para realizar procesos de automatización de una manera rápida, optimizando el tiempo en la administración de la información que se maneja en la institución.

El Sistema de Gestión de Inventarios en Línea VOXGI fue creado por el área de informática de almacén central con el objetivo de brindar facilidades al propietario y/o usuario asignado para registrar, agilizar, controlar y consultar la situación de bienes muebles, entre otras opciones; así mismo un apoyo a los directivos para realizar el respectivo análisis y toma de decisiones pertinentes.

Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante la visualización de las páginas, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él; con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN- - - - - - - - - - 2

TABLA DE CONTENIDO- - - - - - - - - 3

OBJETIVO DE ESTE MANUAL- - - - - - - - 4

DIRIGIDO A- - - - - - - - - - - 4

LO QUE DEBE CONOCER- - - - - - - - - 5

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS- - - - - - - - 5

LOCALIZAR EL SISTEMA- - - - - - - - - 6

ACCESO A RALIVOX- - - - - - - - - 7

ACCESO A VoxGI- - - - - - - - - - 7

OPERACIÓN DEL SISTEMA- - - - - - - - 8

INVENTARIO INICIAL- - - - - - - - - 9

OPCION DE CATALOGOS- - - - - - - - - 10

ALTA DE ADSCRIPCION- - - - - - - - - 11

MODIFICAR DATOS DE ADSCRIPCION- - - - - - - 12

OPCION DE BUSQUEDAS- - - - - - - - - 13

UTILIDADES- - - - - - - - - - 19

CAMBIO DE RESGUARDATARIO- - - - - - - 20

CAMBIO DE ADSCRIPCION- - - - - - - - 22

MANTENIMIENTO Y SOPORTE- - - - - - - - 24

FUNDAMNETO DEL SISTEMA T SU DESARROLLO- - - - - 24

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OBJETIVO DE ESTE MANUAL

El objetivo primordial de éste manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema de Gestión de Inventarios VOXGI en línea obteniendo la información sistematizada deseada por el usuario y poder despejar todas las dudas existentes; comprendiendo lo siguiente:

Guía para acceder al Modulo en Línea de VOXGI

Conocer cómo utilizar el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada de las diferentes pciones que se encuentran en este modulo.

Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada de cada una de las páginas que lo conforman.

DIRIGIDO A

Este manual está orientado a una parte de los usuarios finales involucrados en la etapa de Operación del Web Site RALIVOX, específicamente en el módulo VOXGI, es decir, para personal y jefaturas de departamento que puedan Interactuar con la esta herramienta.

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LO QUE DEBE DE CONOCER

Los conocimientos mínimos que deben tener las personas que operarán RALIVOX y deberán utilizar este manual son:

Conocimientos básicos acerca de Programas Utilitarios.

Conocimiento básico de Internet.

Conocimiento básico de Windows.

Conocimiento en paquetería básica.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Para la manejo del Sistema de Control de Inventarios (VOXGI) requerimos lo siguiente:

Hardware Equipo de cómputo personal (PC) el cual debe contar con las características mínimas para su buen funcionamiento.

Software El navegador a utilizar será Google Chrome, que permitan utilizar JavaScript y Cookies. Paquetería como es OFFICE, lector de archivos PDF, etc.

Conectividad El equipo debe contar con conexión constante a internet.

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LOCALIZAR EL SISTEMA

Ubíquese en el ícono de Google Chrome y haga doble clic.

A continuación, en la pantalla de Google Chrome, realizamos la búsqueda con la palabra RALIVOX y seleccionamos el primer resultado.

De igual manera podemos accesar al sistema escribiendo en la barra de dirección de nuestro navegador el siguiente enlace: http://almacen-sshgo.sytes.net.

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ACCESO A RALIVOX

La imagen muestra la pantalla principal del Sistema RALIVOX de la cual ingresaremos solo el módulo de Gestión de Inventarios (VOXGI), con el usuario y contraseña que hacen referencia a dicho modulo.

ACCESO A VoxGI

Una vez hecho esto nos enviara a la siguiente pantalla, misma en la cual ingresaremos el usuario y contraseña que nos fue proporcionada a cada unidad.

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OPERACIÓN DEL SISTEMA

Una vez realizados los pasos anteriores para el ingreso del sistema, a continuación, aparecerá la pantalla principal con las elecciones informáticas que ofrece el Módulo de Gestión de Inventarios VOXGI.

Con el nuevo diseño del sistema ahora los menús se encuentran en la barra superior y los submenús se desplegarán de manera automática al pasar el cursor sobre cada uno de los menús, esto facilitará la transición entre páginas del sistema y hará más amigable la permanecía en este módulo.

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INVENTARIO INICIAL

Esta es una poderosa herramienta que le permite al usurario ser orientado de una manera personalizada y en tiempo real acerca de los servicios, funcionalidad y/o información que se pueda llegar a necesitar o reafirmar según sea el caso. Teniendo un seguimiento de las solicitudes, ya sea para soporte o simplemente de consulta.

En esta pantalla podemos ver de entrada la cantidad de bienes que tenemos validadas y dadas de alta aun en nuestro sistema.

El módulo VoxGI concentra todos los elementos necesarios para tener un seguimiento de las solicitudes del usuario, y le permite obtener una respuesta y seguimiento a sus peticiones. El sistema es tanto flexible como robusto, ya que no requiere especificaciones de hardware muy complejas, sin comprometer la seguridad y la calidad de la información.

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OPCION DE CATALOGOS

Esta opción nos permite realizar búsquedas dentro de la pestaña “Inventario”, podemos filtrar la búsqueda por asignación, clave CABMS o por número de inventario si es que desean un resultado más preciso. Para esto es necesario capturar los números de los mismos en cada uno de los campos que se muestran en la figura 9 y dar clic en el botón buscar, para posteriormente observar la lista que se despliega abajo.

Los botones secundarios como LIMPIAR y REGRESAR, son para hacer una corrección en la búsqueda o regresar a la búsqueda anterior, el botón EXPORTAR, nos enviara el reporte de la búsqueda o del inventario general a un libro de Excel.

En el módulo VoxGI fueron realizadas algunas modificaciones para poder hacer más rápido y accesibles algunos movimientos como son:

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ALTA DE ADSCRIPCIÓN En la pestaña de Catálogos se encuentra el submenú de Unidades.

Da clic en el recuadro de Agregar + para dar de alta:

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MODIFICAR DATOS DE ADSCRIPCIÓN

En la pestaña de Catálogos se encuentra el submenú de Unidades. En cada una del lado derecho se encuentra el icono de modificar .

Para dar de baja alguna unidad se da clic al icono de Baja para borrarla, toda unidad que se va a eliminar no debe tener bienes asignados. En caso aparecerá una advertencia y no permitirá hacer dicha operación.

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OPCION DE BUSQUEDAS

A continuación, se muestra la pantalla para hacer la búsqueda por asignación, aquí elegimos el área de la cual queremos ver los bienes y dando clic en buscar nos despliega una lista como se muestra en la imagen.

Una vez elegida la asignación podemos de igual manera hacer la búsqueda agregando la clave CAMBS como se muestra a continuación:

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Con la lista de los artículos o bienes que necesitamos en pantalla, podemos moverlos al ESTATUS de “INVENTARIADOS”, seleccionándolos como se muestra en la imagen y dando clic en el botón “Procesar”.

En la opción de Inventario podemos hacer uso de los siguientes botones:

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El botón de modificar nos muestra (va a desprender) los siguientes datos:

En esta nueva ventana podemos observar los diferentes campos mismo que son necesarios para asignar a cada uno de los artículos o bienes seleccionados a modificar o/a inventariar.

Es importante resaltar que el botón “Asignación” solo se utilizara si el área de asignación correspondiente a un bien no se encuentra en la lista que nos despliega al buscar la.

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Este botón solo se utilizará para dar de alta un nuevo departamento o área de la unidad.

La Imagen muestra la lista de los diferentes departamentos para asignar un bien.

Terminado el proceso de asignar tanto área como usuario final podemos observar que marca, modelo y No. De serie, así como precio e IVA, aparecen en nuestra pantalla.

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Nota: en algunos bienes aparecerá en blanco el modelo o número de serie, podemos dejarlo así o bien escribir las siglas S/MOD o S/N en los campos de modelo y serie respectivamente, esto solo si en verdad no se cuenta con dichos números, de lo contrario podemos complementar nuestro inventario con los datos que teníamos del sistema anterior.

En el recuadro de observaciones, podemos poner alguna nota referente al bien inventariado, ya sea, que este en buenas condiciones o pendiente de alguna reparación, etc., o bien en el caso de las jurisdicciones para indicar en que Centro de Salud se encuentra el bien.

Cuando hemos realizado y verificado todos los datos anteriores, pasamos al botón “Inventariado” donde nos despliega los siguientes datos:

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Para marcar un bien como inventariado, seleccionas “Si” o “1” de lo contrario si tenemos que hacer alguna corrección y queremos regresarlo a la pestaña de Inventario lo marcamos con “No”.

Con el botón “Aceptar” damos por terminado el proceso de inventariar o dar de alta en nuestro sistema VOXGI los bienes de nuestra unidad o jurisdicción.

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UTILIDADES

Para generar diferentes tipos de reportes y resguardos lo hacemos desde este menú.

Este nos abrirá una nueva ventana con formato PDF.

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Para imprimir reportes solo damos clic en “Exportar a” y esto nos creara un archivo con datos en formato de Excel.

El formato de Excel lo podemos modificar de acuerdo a nuestras necesidades, dejando las celdas o columnas que sean de utilidad para presentar un reporte con datos completos

CAMBIO DE RESGUARDATARIO En el menú del Módulo VoxGI selecciona: Utilidades -> Personal.

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Busca y selecciona al Resguardatario que tiene asignados los bienes donde que se pretenden asignar a otra persona:

Posteriormente en donde dice “Reubicar a”, se busca al nuevo Resguardatario para después seleccionarlo:

Si la intención es reasignar todos los bienes solo se oprime el botón de Procesar que está debajo del nuevo Resguardatario y automáticamente estos serán asignados

Pero si solo se pretende cambiar algunos bienes se selecciona cada uno de estos a cambiar en el cuadro que aparece a la

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derecha del bien; ya que estén seleccionados todos los bienes dale clic en que esta al inicio del listado:

CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN

En el menú del Módulo VoxGI selecciona: Utilidades ->Unidades.

Selecciona la Unidad en la que tiene asignados los bienes donde dice ver como muestra la pantalla

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La reasignación por Unidad se hace de la misma forma que en el menú del Resguardatario, reasignarlos en su totalidad o por una selección.

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MANTENIMIENTO Y SOPORTE

El centro de soporte del área de informática y de inventarios de Almacén Central es quien se encargará del módulo de solicitudes de mantenimiento, que permite a los usuarios reportar anomalías desde cualquier ubicación vía internet, utilizando un navegador para que todas estas solicitudes puedan ser administradas y procesadas por personal de mantenimiento en tiempo real.

La base de datos se encuentra resguardada y administrada por personal a nivel centralizado por lo que la garantía de su información no depende de la capacidad de los equipos individuales de cada centro de costo.

FUNDAMENTO DEL SISTEMA Y SU DESARROLO

El área de informática en conjunto con la directiva de esta institución, lograron tener una visión sobre el planteamiento y el análisis de un sistema integral de información, su función y como debe actuar de acuerdo a las condiciones y requerimientos del usuario; en el cual se incorpora este modulo de inventarios VoxGI.

Con ello se lograron identificar los problemas más importantes de la institución para darle solución mediante el desarrollo del sistema RALIVOX, apoyado en los conocimientos de tecnologías. Durante el desarrollo de la investigación preliminar, se aprendió a descubrir cómo y para que implementar un sistema de información, ya que lo que se busca como institución es evolucionar ante las nuevas necesidades administrativas en compañía de las TIC y su efecto en los servicios de alta calidad y comodidad para todos sus integrantes.

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Siendo pues, un ente imprescindible para esta organización que desea alcanzar un alto grado de efectividad en sus procesos administrativos, resaltando de manera importante su relación con el apoyo al sistema de toma de decisiones, proporcionando las herramientas necesarias para que el trabajo se realice de manera más óptima.

Sin embargo, en el campo de organización, las aplicaciones de estos Sistemas de Información serán de gran utilidad, ya que permitirán al usuario obtener información directa y específica sobre índoles de sistematización realizando una mejor gestión de trabajo.

Y, por último, como acotación, el diseño organizacional puede verse afectado si no se realiza el adecuado uso de los Sistemas de Información, ya que en vez de facilitar las labores pudiera crear retrocesos, cuando el personal no conoce el buen uso y manejo de los mismos así como una resistencia al cambio por parte de los integrantes, pero con una buena inducción, orientación y entrega de guías, se podrán lograr los objetivos pretendidos con la implementación de este sistema de información.