GUATEMALA, C.A. · Relaciones Exteriora -MiNEX-,Dirección General de Migración y otras...

¡RENAP' HMíwal a* l9t f MMw

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-21«01JPágina 1 de 2

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-GUATEMALA, C.A.

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-214-2019

EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS-RENAP-

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 19 del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República Ide Guatemala, de la referida Ley. el Director Ejecutivo es el superior jerárxíuico administrativo del jRENAP, quien ejerce la representación legal y es el encargado de dirigir y velar por el ,funcionamiento normal e idóneo de la entidad; asimismo, en el articulo 20 literales a) y m) se ^establecen que son funciones del Director Ejecutivo, cumplir velar porque secumplan los objetivos ,de la Institución, asi como las leyes yreglamentos; ytodas aquellas que sean necesarias para ue ;la Institución alcance plenamente sus objetivos. '

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 24 y27 del Acuerdo de Directorio número ;80-2016, Reglamento de Organización y Funciones del Registro Nacional de las Personas, seestablece que el Registro Central de las Personas es la dependencia encargada de centralizar lainformación relativa a los hechos yactos inscritos en los Registros Civiles de las Personas, dé la ^organización ymantenimiento del archivo central yadministra la base de datos del país. Asimismo.:et Departamento de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero es la dependencia encargadade planificar, dirigir, coordinar, controlar yevaluar todas aquellas actividades que se relacionan conla atención al migrante yservicios que el Registro Nacional de las Personas preste en el territorionacional oen el extranjero, para lo cual debe mantener enlace interinstitucional con el Ministerio de-Relaciones Exteriora -MiNEX-, Dirección General de Migración y otras instituciones, así como.

Embajadas, Misiones Diplomáticas yConsulares acreditadas en Guatemala; y,

CONSIDERANDO:

Que la Dirección de Gestión y Control interno, solicitó a la Dirección Ejecutiva, la aprobación del"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ATENCION ALMIGRANTE Y SERVICIOS EN EL EXTRANJERO" versión 02 del Registro Central de las

Personas, del Registro Nacional de las Personas, el cual tiene por objeto proveer un documentotécnico administrativo que sirva de apoyo y orientación que defina las responsabilidades,actividades y normativa que regule a quienes atienden solicitudes de servicio del RENAP,provenientes de guatemaltecos migrantes; y, en virtud que el mismo cumple con todas tasdisposiciones legales correspondientes, se estimaprocedente su aprobación.

Calzada Rooseveit 13-46 zona 7, Edificio RENAP CENTRALPBX2416-1900 CALL CENTER: 1516 www.renao.eob.gt

íRENAP- Mffifro tfadwwr A imrwWMl

ACUERDO DEDIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-214-201dPágina 2 de 2

POR TANTO:

Con base en loconsiderado, normas legales citadas y lo que para elefecto establecen iosartículos

134 de la Constitución Política de la República de Guatemala; 1, 8, 19. 20 literales a) y m) del

Decreto 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala. Ley del Registro Nacional de lasPersonas: 24 y 27 del Acuerdo de Directorio número 80-2016, Reglamento de Organización yFunciones del Registro Nacional de las Personas -RENAP-.

ACUERDA:

Artículo 1. APROBAR el contenido del " MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL MIGRANTE Y SERVICIOS EN EL EXTRANJERO", versión

02, del Registro Central de las Pereonas.

Artículo 2.Se derogan todas las disposiciones anteriores que regulen la materia oque se oponganal presente Manual.

Articulo 3.Se Instruye a las Direcciones involucradas, para que una vez seencuentre notificado elpresente acuerdo, se realicen las diligencias necesarias a efecto de hacer posible la ejecución delmismo.

Artículo 4. Efectúese las notificaciones a todas las direcciones administrativas y oficinas

. ejecutoras del RENAP por medio de la Secretaría General de laInstitución.

Artículo 5. El presenteacuerdo entraen vigencia Inmediatamente.

Dado en la ciudad de Guatemala, el once de junio de dos mildiecinueve.

"Registro Nacional de las Persona^^

Cabada Raoseveit 13-46 zona 7, Edificio RENAPcentralPBX2416-ISOO CALLCENTER;1516 www.r6nap.gob.gt

K«. - V <>• i-*»

SECRETARÍA GENERAL

CÉDULA DE NOTIFICACIÓN

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA DE-214-2019

En la ciudad de Guatemala, el

mil die^ueve, siendo las

de junio de dos

horas

con minutos, constituido en la: Calzada

Rooseveit trece guión cuarenta /%eis, zona siete, Edificio Renap Central, Guatemala. NOTIFICO

A: DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO; el Acuerdo emitido por: Dirección

Ejecutiva del Registro Nacional de las Personas -RENAP-, número DE guión doscientos catorce

guión dos mil diecinueve (DE-214-M19). de fecha once de junie de dos mil diecinueve, por medio

de cédula entregada a:

entrega de la (s) copia (s) de ley que consta efe UN folio (s) y quien de enterado (a)

/

Lic. Juan Carlos Beteta Ps'ursTécnico Jurídico de Secret€>ria General

Secretaria GeneralSede Centra/ RBHAf Guatemali». Guatsmala

haciéndole

firma.

Registro i-Nlücicnüi da ¡as r-c.

. 3 JUN 2019

rbiU ^DRECCIO

l-irrrjii:

No se llevo a cabo la Notificación, por la causa siguiente:

Dii'ección Inexacta No Existe la Dirección Persona a Notificar FaUectó

Lugar Desocupado Persona Fuera del País Datos No Concuerdan

Otra:

Calzada Rooseveit 13-46 zona 7. Edificio RENAP Central

PBX 2416-1900 CALL CENTER: 1516 www.renap.gob.gt

RENARogistfo Nactoi'ôl do ios Pctâooos

REGISTRO CENTRAL DE US PERSONAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL MIGRANTE YSERVICIOS EN EL EXTRANJERO

^^íCSÎ^siffBsfCian RamírezJefe de Organizacióny Molodos

Dirección de Gestión yCentro! internoSede Central RENAP Guatemala, Guatemala

. ¿iiaián valdiión tLWa. J^nnipher Graae^^^ Aiencion uc.eo'%te ei ExtrcniefO 3^.ôl rVigronH^ Servio personas r aiemai3

Director da irtorno

César DavidDirector Ejecuilvo en Furitfo Nar.inndl i|y li^n |i|i| imî IHM

Guatemala, Guatemala

FECHA DE EMISIÓN: Mayo 2019

CÓDIGO: MNP-16-05-2019

VERSIÓN: 02

departa'mento de organización y métodosDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

§RENAPSúif!ítro lioc'M0 oe¡es

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DEEMISIÓN: Mayo 2019



CÓDIGO; MNP-16-05-2019

VERSIÓN: 02

PAGíNA: Página 2 de 21

Contenido

1. Objetivo 4

2. Campo de aplicación 4

3. Base legal 4

4. Monitoreo y seguimiento 4

5. Simbología 5

6. Procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes por vía telefónica,correo electrónico o puesto de servicio 6

6.1. Normas del procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes por víatelefónica, correo electrónico o puesto de servicio 6

6.2. Descripción del procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes por víatelefónica, correo electrónico o puesto de servicio 7

6.3. Flujograma del procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes por víatelefónica, correo electrónico o puesto de servicio 8

7. Procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecos migrantes enEmbajadas y Consulados de Guatemala acreditados en el extranjero, por medio dela estación de captura 10

7.1. Normas del procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecosmigrantes en Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en el extranjero,por medio de la estación de captura 10

7.2. Descripción del procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecosmigrantes en Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en eí extranjero,por medio de la estación de captura 11

7.3. Flujograma del procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecosmigrantes en Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en el extranjero,por medio de la estación de captura 12

8. Procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de los DPI solicitados enel extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores 14

E aboradour Revl$pie^6r:

Jide Oreanlzadón yMítedoi

Revisa

iefe dc'BVteneMn

Vtéf >n «I awnMw

Validado^^^ Aprobado

ylOubdlrector de ReglUM

Central de las Personas

. Olreóor Elecudvo •fwnÁiMs

mENAPtiegisin Hacional <¡9 lasParsorias



DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL MIGRANTE VSERVICIOS EN EL EXTRANJERO


VEftSIÓN: 02

PÁGINA; Página 3 de 21

8.1. Normas del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de los DPIsolicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores 14

8.2. Descripción del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de losDPI solicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores 15

8.3. Flujograma del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de losDPI solicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores 16

9. Procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI de guatemaltecos migrantes 17

9.1. Normas del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes 17

9.2. Descripción del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes 19

9.3. Flujograma del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes 20

Control de cambios 21

Baborsdo por RevJsaAr^: ) RevUadOjftor: VaMIedo ^ \ Validado Aprobad&p«{^

1 PqHHlvniKAeda-.'̂I OmietMl^ v Método*

Jefe(N0r«Mlae(6nvMétodo*

DIroctor de Gcttidn yControl Interno

Jefe dewyttlwFicyltfintey Servfvoe^c! Extranjero da

gRENAPllegistro Nacional de las Personas

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DE EMISIÓN: Mayo 2019




VERSIÓN: 02

PÁGINA: Página 4 de 21

1. Objetivo

Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y orientación que defina lasresponsabilidades, actividades y normativa que regule a quienes atienden solicitudes deservicio del RENAR, provenientes de guatemaltecos migrantes.

2. Campo de aplicaciónEste documento será de observancia y aplicación obligatoria para el personal que labora enel Departamento de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero del Registro Central delas Personas.

3. Base legal

• Constitución Política de la República de Guatemala.

• Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del RegistroNacional de las Personas.

• Decreto Ley número 148, Ley del Servicio Diplomático.

• Convención de Viena sobre Relaciones Consulares, 24 de abril de 1963.

• Convenio de Cooperación Interinstitucional para la documentación de guatemaltecos enel extranjero, suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio deGobernación y el Registro Nacional de las Personas.

• Acuerdo de Directorio número 80-2016, Reglamento de Organización y Funciones delRegistro Nacional de las Personas.

/

4. Monitoreo y seguimientoPara garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Jefe de Atención al Migrantey Servicios en el Extranjero, el Subdirector de Registro Central de las Personas y elRegistrador Central de las Personas, deberán solicitar la actualización oportuna para realizarla inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarsecada vez que el contenido establecido del presente lo requiera.

Elaborado por: Revlí^to*wí—^ Revisado pbr: ^ Vaidado^r

,v\)

Valldado^r;

iAprobrf^^^

^'irtan&id^vMáodot'.I^Dt^of-do.GéfMn*

y

ñRENAP•• Si-f'jtrc ce 'i5 i'e-i'jooaí

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHADE EMISIÓN: Mayo 2019



CÓDIGO: MNP-16-05-2D19

VERSIÓN: 02


5. SimbologíaCon el propósito de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan losdiagramas de flujo o flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolospara representar las actividades. La simbología utilizada para la construcción de losflujogramas del presente manual es la siguiente;

SIMBOLOGÍA LUILIZADA(ANS)>

Inicio / Fin

Actividad

Decisión

Llamado de

procedimiento

Conector

Archivo

Documento

Conector de página

EUborado^X Rewlsa^ Vatdddo PO'̂ \ Validado Aprobado

Departamento deOftanlución v Métodos

jefedeOrgsnliaclóitvMétodos

Directa de Gestión yCodtrol Interno

.iefe^ AtenhMs^lgranteVSe«tcios en el Extranlero

: Subdirector de RegIsUOCentral de las Personas

\ ; Cftrecior€|ecu^«|̂ ;;afundones..:

MRENAPlícc'or'S' de 'cs





VERSIÓN: 02


6. Procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes por vía telefónica, correoelectrónico o puesto de servicio

6.1. Normas del procedimiento para ta atención de guatemaltecos migrantes por víatelefónica, correo electrónico o puesto de servicio

6.1.1. Los servicios que el personal del Departamento de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero deberá gestionar ante las diferentes dependencias delRENAP, a solicitud de guatemaltecos migrantes serán:a) Gestiones de preregistro;b) Gestiones de enmiendas; y,c) Gestiones de emisión del Documento Personal de Identificación, en adelante

DPI.

6.1.2. El Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero promoveráoportunamente acciones de sensibilización en la atención de migrantesguatemaltecos en la Sede y Oficinas del RENAP.

6.1.3. El Auxiliar de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero I y II según seaasignado, dará seguimiento a las solicitudes de pre registro, enmiendas y emisióndel DPI de los guatemaltecos migrantes, ante las diferentes dependenciasinvolucradas, según corresponda. Cuando la dependencia responsable deltrámite no se pronuncie, el Coordinador de Atención al Migrante y Servicios en elExtranjero dará el seguimiento correspondiente.

6.1.4. La información que se proporcionará a los guatemaltecos migrantes será:requisitos, gestiones que deberá realizar para completar un trámite o estatus desolicitudes de emisión del DPI.

6.1.5. Cuando en el puesto de servicio del Departamento de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero requieran de la emisión del DPI, el trabajador deberáactuar conforme a la normativa vigente para la captura de datos.

6.1.6. La comunicación entre el personal del Departamento de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero y el persona! Ministerio de Relaciones Exteriores, enadelante MINEX, Instituto Guatemalteco de Migración, Embajadas, MisionesDiplomáticas y Consulares de Guatemala acreditadas en el extranjero deberárealizarse por las vías siguientes: correo electrónico institucional, teléfonoinstitucional o estación de captura.

6.1.7. Los casos no previstos en el presente procedimiento serán resueltos en su ordenpor el Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero, Subdirector deRegistro Central de las Personas, Registrador Central de las Personas o DirectorEjecutivo.

Elaborada.f>or: Valldajffl'lior: \ Validado dor: Aprobyidpor:

Departamento diOmanizacidn v Métodos

JefedeOrganliacIónyMétodos

Director de Gestidn y

Control Interno

Jefe dAVtenciór^jAlgranteVServaos enVfirtonlero

Sul^#ectordeResIstro ^ tUred^ríJecutlvoM ^Central de lasPersonas r fündónes'-'^'- •-!

kRENAPífjjí'C HOCCrC Jfe Tí





VERSIÓN: 02


6.2. Descripción del procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes porvia telefónica, correo electrónico o puesto de servicio

ResponsablePaso

No.Actividad

Usuario 1.Solicita información de algún trámite a realizar ante elRENAP.

Auxiliar de Atención al

Migrante y Servicios en elExtranjero 1o II

2.Requiere ai usuario información para realizar lasconsultas en los sistemas y aplicaciones respectivas.

3.Analiza si el requerimiento es solicitud de emisión delDPI u otro servicio.

3.1.

Si es solicitud de emisión del DPI, ejecuta elprocedimiento para la captura de datos, considerandola norma 6.1.5 de este manual. Fin del procedimiento.

3.2.No es solicitud de emisión del DPI. Continúa en el pasoNo. 4.

4. Verifica si dispone de la información.

4.1.

Si dispone de la información, soluciona e informa alusuario, indicando los pasos y/o requisitos a completar,si fuera necesario. Fin del procedimiento.

4.2.

No dispone de la información, requiere al usuario unnúmero telefónico o correo electrónico para contactarseposteriormente. Continúa en el paso No. 5.

5,

Analiza el caso y determina la dependencia a la cual sele debe solicitar apoyo e informa ai Coordinador deAtención al Migrante y Servicios en el Extranjero.

6.

Solicita a la dependencia encargada de solucionar lasinconsistencias, atender o gestionar el requerimientodel usuario.

Coordinador de Atención a!

Migrante y Servicios en elExtranjero

7.Verifica que el trámite sea atendido, caso contrariogestiona la atención del mismo.


Migrante y Servicios en elExtranjero 1o 11

8.Da seguimiento a la solicitud realizada en ladependencia.

9. Recibe ta información de la dependencia.

10.Contacta al usuario, informa e indica los pasos y/orequisitos a completar, si fuera necesario.

11. Actualiza el registro de casos atendidos.

Fin del procedimiento.

EUbofad^fOTs Revisadotoor:

"114-Val><Jada>pD^ AprobAtoi^:

Pp 'Diflirtamentode ^VMétodos

Jefe de Orianized^yMétodos

Director deGestiény

Control Interno

jele litíAtcnciójJ^lgrante ^ySerlViot enVPntranIéro

Subdirector de RegistroCentral de las Personas

^-Oireclbr^ecuthra úiAndones; .

pflEAMPlleg:ff!0 hoccrc oe 'w Pt!SOc-o$





VERSIÓN: 02


6.3. Flujograma del procedimiento para la atención de guatemaltecos migrantes porvia telefónica, correo electrónico o puesto de servicio

Usuario

INICIO

Solicita información de

algún trámite a realizarante el RENAP

Auxiliar de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero I o II

Requiere al usuarioInformación para realizar

las consultas en los

sistemas y aplicacionesrespectivas

Analiza si el requerimientoes solicitud de emisión del

DPI u otro servicio

¿Es solicitud deemisión del DPI?

NO

Verifica si dispone de lainformación

¿Dispone de lainformación?

NO4.2

Requiere al usuario unnúmero telefónico o correo |

electrónico paracontactarse posteriormente i

SI

SI

3.1

Ejecuta elprocedimiento para la

captura de datos,considerando la

norma 6.1.5

4.1

Soluciona e informa al

usuario, indicando los

pasos y/o requisitos acompletar, si fuera

necesario

gRENAPWS9 Hoclona\ de las Personas



DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL MIGRANTE Y

SERVICIOS EN EL EXTRANJERO

CÓDIGO: MNP-16-05'2019

VERSIÓN: 02


/^iar de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero I o 11

Analiza el caso y determinala dependencia a la cual se

le debe solicitar apoyo einforma al Coordinador de

Atención al Migrante yServicios en el Extranjero

6

Solicita a la dependenciaencargada de solucionar

las inconsistencias.atender o gestionar el

requerimiento del usuario

Da seguimiento a lasolicitud realizada en la

dependencia

Redice la informadón de tadependenda

10

Contada al usuario,informa e indica los pasosy/o requisitos a completar,

si fuera necesario

11

Actualiza el registro decasos atendidos

_T

FIN

Coordhador de Atención al Migrante y Servados en el Extranjero

Verifica que el trámite seaatendido, caso contrariogestiona la atención del

mismo

Elaborado oor:

/LRevisajt»for~ 7^;

^ l Centrd de las Parsonas =t>ir•eeDrEJtf&t^fON 1

funcionet i

MENAPBegislro Nacional <Je las Personas



DEPARTAMENTO DEATENCIÓN AL MIGRANTE YSERVICIOS EN EL EXTRANJERO


VERSIÓN: 02


7. Procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecos migrantes enEmbajadas y Consulados de Guatemala acreditados en el extranjero, por medio de laestación de captura

7.1. Normas del procedimiento para el seguimiento de solicitudes de guatemaltecosmigrantes en Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en elextranjero, por medio de la estación de captura

7.1.1. El procedimiento de atención por medio de la estación de captura establecidoen el presente manual se utilizará exclusivamente para gestionar serviciossolicitados por Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en elextranjero.

7.1.2. El Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero o a quien estedesigne deberá mantener comunicación interinstitucional con el MINEX,

Instituto Guatemalteco de Migración, Embajadas, Misiones Diplomáticas yConsulares de Guatemala acreditadas en el extranjero, así como otrasinstituciones afines.

7.1.3. El Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero designará a untrabajador como enlace responsable ante el MINEX.

7.1.4. El enlace designado será el responsable de gestionar ante el personal delMINEX, la forma y entrega de los DPl de guatemaltecos migrantes.

7.1.5. El Auxiliar de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero I o II dará elseguimiento de las inconsistencias que informen las Embajadas y Consuladosde Guatemala acreditados en el extranjero, donde se brinden los servicios delRENAP.

7.1.6. Los atestados que se generen de solicitudes del DPl en las Embajadas yConsulados de Guatemala acreditados en el extranjero, serán trasladados víaelectrónica al Departamento de Atención al Migrante y Servicios en elExtranjero, según lo establecido en el artículo 3, numeral 5 del Convenio deCooperación Interinstitucional para la documentación de los guatemaltecos enel extranjero, suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores, e! Ministeriode Gobernación y el Registro Nacional de las Personas.

7.1.7. Los casos no previstos en el presente procedimiento serán resueltos en suorden por el Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero,Subdirector de Registro Central de las Personas, Registrador Central de lasPersonas o Director Ejecutivo.

ñfíENAP^PlF StgiiUo Nacional do las Personas

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DE EMISIÓN; Mayo 2019




VERSIÓN: 02


7.2. Descripción del procedimiento para el seguimiento de solicitudes deguatemaltecos migrantes en Embajadas y Consulados de Guatemala acreditadosen el extranjero, por medio de la estación de captura

ActividadResponsable

Jefe de Atención al Migrante yServicios en el

Extranjero/Coordinador deAtención al Migrante yServicios en el Extranjero

1.Recibe solicitud de Embajadas o Consulados deGuatemala acreditados en el extranjero.

2.Asigna el caso al Auxiliar de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero 1o II.


Migrante y Servicios en elExtranjero! o II

3.Realiza las consultas en los sistemas y aplicacionesrespectivos.

4. Verifica si dispone de la información.

4.1.

Si dispone de la información, soluciona e informa a laEmbajada o Consulado, indicando los pasos y/orequisitos a completar, si fuera necesario. Fin delprocedimiento.

4.2.

No dispone de la información, analiza el caso ydetermina la dependencia a la cual se le debe solicitarapoyo. Continúa en el paso No. 5.

5.Solicita a la dependencia encargada de solucionar lasinconsistencias, atender o gestionar el requerimiento.

6.Da seguimiento de la solicitud realizada en ladependencia.

7. Recibe la información de la dependencia.

8.Contacta a la Embajada o Consulado, informa e indicalos pasos y/o requisitos a completar, si fuera necesario.

9. Actualiza e! registro de casos atendidos.


Ssbondo Rntosdo mmadopor: VaHdsa

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añENAPDsglslro Nacional de las Personas



DEPARTAMENTO DEATENCIÓN AL MIGRANTE Y



VERSIÓN: 02


7.3. Flujograma del procedimiento para el seguimiento de solicitudes deguatemaltecos migrantes en Embajadas y Consulados de Guatemaia acreditados

en el extranjero, por medio de la estación de captura

Jefe de Atención al Migrante y Servidos en el Extranjero/Coordinador de /Víendón al Migrante y Servicios en el Extranjero

INICIO

Redbe solicitud de

Embajadas o Consuladosde Guatemala acreditados

en el extranjero

1%

Asigna el caso al Aunliarde Atención al Migrante y

Servidos en el Extranjero Io II

AuxUiar de Atención al Migrante y Servidos en el Extranjero i o U

Realiza las consultas en

los sistemas y aplicacionesrespectivos

Verifica si dispone de lainformación

¿Dispone de lainformadón?

Si».

NO

t4.2 f

Anaiza el caso y determinala dependenda a la cual se

le debe solicitar apoyo

4.1

Soludona e informa a laEmbajada o Consulado.Indicando los pasos y/o

requisitos a completar, sifuera necesario

^ RENAPhócc-w.' Ob'CS .®8'J0ít0{

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DE Efi/IISIÓN: Mayo 2019




VERSIÓN: 02


Auxiliar de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero I o

Solicita a la dependenciaencargada de solucionar

las inconsistencias,atender o gestionar el

requerimiento

Da seguimiento a lasolicitud realizada en la

dependencia

Recibe la información de ladependencia

8

Contacta a la Embajada oConsulado, informa e

indica los pasos y/orequisitos a completar, si

fuera necesario

Actualiza el registro decasos atendidos

FIN

fcPEAMPREGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DEEMISIÓN; Mayo 2019





VERSIÓN: 02


8. Procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de los DPI solicitados en elextranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores

8.1. Normas del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de losDPI solicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores

8.1.1. El Jefe de Atención a! Migrante y Servicios en el Extranjero designará a untrabajador como enlace responsable ante el MINEX.

8.1.2. El enlace designado coordinará con el personal del MINEX la cita para laentrega de los DPI solicitados; asimismo, acompañará al personal de ladependencia responsable de realizarlo.

8.1.3. El enlace designado deberá mantener un control de los DPI que se entreguen alpersonal del MINEX.

8.1.4. Los casos no previstos en el presente procedimiento serán resueltos en suorden por el Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero,Subdirector de Registro Central de las Personas, Registrador Central de lasPersonas o Director Ejecutivo.

Elaborado Dor: Revlsa^opor ^ Valíd^^or; \1/1 ^ \

Valldaddpw Aprobad¿ poL

Departamento deOrganización y Métodot

de Organización yMótodos

Director de Gettión yControl Interno

lele de«tertc!ónetiaerante

VServinu en el RT^nleroSubdifcctorde RegittroCenirardeiaaPeraonai

CHrictor^éóitivo enfóndone» ^

! RENAPREGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA DEEMISIÓN; Mayo 2019




VERSIÓN: 02


8.2. Descripción del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de losDPI solicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores

ResponsablePaso

No.Actividad

Coordinador de Atención al


1.

Recibe solicitud por parte del Departamento deServicios Generales de la Dirección Administrativa,indicando que existen DPI para entregarse al MINEX.

Enlace designado

2.Solicita al MINEX confirmación de cita para larecepción de los DPI.

3.Recibe confirmación de cita e informa al Departamentode Servicios Generales de la Dirección Administrativa.

4.Designa al Auxiliar de Atención al Migrante y Serviciosen el Extranjero 1o II, quien dará acompañamiento.



5.

Acompaña al personal del Departamento de ServiciosGenerales de la Dirección Administrativa para laentrega de los DPI.

6.Suscribe acta extraordinaria haciendo constar laentrega de los DPI al MINEX.

7. Archiva acta extraordinaria.


1 Elaborad^ur: Rewisaito por: Valida^ por: \ Validado Aprol»dÓ pw:

1 - Departamenio deI OrEtnfaecIdn y Métodos

Jefe de Organlieclón yMétodos

Directoé de Gestión yControl interno

Jefe de Vención emigranteVSerylcWs.en eRSranlero

^Sut^rector deRegistro 'Central de las Personas ^

^ Hlidiliirrjiiiiiluii en 1

^.RENAPf&p.'íf.'C Uccor'c'Ds'cs



DEPARTAMENTO DE ATENCION AL MIGRANTE Y



VERSIÓN: 02


8.3. Flujograma del procedimiento para la confirmación de cita para la entrega de losDPI solicitados en el extranjero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores

Coordinador de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero

INICIO

Recibe solicitud por parte delDepartamento de ServiciosGenerales de la Dirección

Administrativa, indicando queexisten DPI para entregarse

al MINEX

Enlace designado

I Solicita al MINEXconfirmación de cita para la

I recepción de los DPI

Recibe confirmación de

cita e informa al

Departamento de ServiciosGenerales de la Dirección

Administrativa

Designa al Auxiliar deAtención al Migrante y

Servicios en el Extranjero Io II. quien dará

acompañamiento

Auxiliar de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero I o II

Acompaña al personal delDepartamento de Servidos ¡Generales de la Dirección

Administrativa para la |entrega de los DPI

Suscribe acta

extraordinaria haciendo

constar la entrega de losDPI al MINEX

Archiva acta

extraordinaria

FIN

kRENAPkéf' • íej.íf.'c Uoccrs' os 'cs





VERSIÓN: 02


9. Procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI de guatemaltecos migrantes

9.1. Normas del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes

9.1.1. El personal del Departamento de Atención al Migrante y Servicios en elExtranjero dará seguimiento a las solicitudes de emisión del DPI deguatemaltecos migrantes generadas en el extranjero, en la Sede u Oficinas delRENAR, ante las dependencias correspondientes.

9.1.2. El Departamento de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero realizarágestiones ante las distintas dependencias para que se agilice la entrega delDPI, siempre y cuando, corresponda a los casos y se cumplan con losrequisitos siguientes:

a) En caso de pasaporte del titular o hijo menor de edad, vencido, próximo avencer (máximo siete meses antes de la fecha de expiración), poractualización, deterioro o modificación de datos biográficos:

• Fotocopia de la carátula del pasaporte;• Fotocopia de la certificación de inscripción registra! donde conste la

actualización o modificación de datos biográficos;

• Fotocopia de la certificación de inscripción registral de hijo menor deedad (cuando aplique).

b) Por pérdida o robo del pasaporte del titular o hijo menor de edad:• Fotocopia de denuncia presentada ante la Policía Nacional Civil o

Ministerio Público.

c) Por trámites legales y/o bancahos en Guatemala:• Documento que acredite la gestión legal o bancaria a realizar en

Guatemala, extendida por notario o la entidad bancaria, según sea elcaso.

d) En caso de guatemaltecos retornados:• Fotocopia de la hoja de deportación, declaración jurada notarial u otro

documento que acredite tai extremo.

e) En caso de enfermedad del titular o hijo menor de edad:• Presentar la certificación de médico original y dejar una fotocopia de la

misma.

f) En caso de fallecimiento de pariente dentro de los grados de ley del titular:• Fotocopia de la certificación de defunción.

Elaborado DM Revi»a«lo7>or: ""n Revisado pfir:

"O-Validado OU'j// j. Aprobido/or:

•• O^artamento de..-'^Oriattlaaddn v Mitodoi

" Jefede Organización yMétodos

Director de Gestión yControl interno

Jefe d^tenc4ft^j)Mlgrante ^V fl rti/aniero

SubOireetor de Registro ;

Central de las Personas

$:RENAPíej.íí.'o Noc'Onc 0$<6$ Pí-sonsi

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA OEEMISIÓN: Mayo 2019




VERSIÓN: 02


g) En caso de Diplomáticos;

• Fotocopia de la Credencial de Diplomático o fotocopia de la carátuladel pasaporte diplomático.

h) En caso de Misioneros:

• Carta membretada de la entidad que representa, indicando tal extremo.

i) En el caso de vencimiento de plazo legal para entrega del DPI:• Fotocopia de la hoja de datos del DPI, cuando el usuario cuente con

ésta.

j) En casos de reconocimiento de hijo menor de edad:• Fotocopia de informe de nacimiento extendido por el centro

hospitalario, médico o comadrona acreditada por el Ministerio de SaludPública y Asistencia Social o fotocopia de la certificación de inscripciónregistra!.

k) En caso de trámite para regularización de estatus migratorio:• Fotocopia de nota de confirmación de cita en Embajada o Consulado.

Nota: para todos los casos, el personal del Departamento de Atención alMigrante y Servicios en el Extranjero deberá solicitar al guatemalteco migrantelos documentos siguientes:

a) Solicitud de agilización (carta de solicitud);b) Fotocopia de la hoja de datos del DPI, cuando el usuario cuente con ésta;c) Fotocopia del documento de identificación vigente que pruebe que reside

en el extranjero (Tarjeta de Identificación Consular Guatemalteca, licenciade conducir, tarjeta de residencia permanente, otros según sea el caso),con excepción de los guatemaltecos retornados; y,

d) Fotocopia del itinerario de vuelo de retorno al país de residencia, cuando elusuario cuente con este.

9.1.3. En aquellos casos en que la documentación se encuentre incompleta y/o nocorresponde a los supuestos antes indicados, se rechazará; asimismo, senotificará al interesado y se archivará el expediente en el Departamento deAtención al Migrante y Servicios en el Extranjero.

9.1.4. El personal del Departamento de Atención al Migrante y Servicios en elExtranjero gestionará el cambio de lugar de entrega del DPI de guatemaltecos

migrantes, cuando sea requerido de forma escrita por el titular y que el DPI aúnse encuentre en el Departamento de Servicios Generales.

9.1.5. Los casos no previstos en el presente procedimiento serán resueltos en suorden por el Jefe de Atención al Migrante y Servicios en el Extranjero,Subdirector de Registro Central de las Personas. Registrador Central de lasPersonas o Director Ejecutivo.

kRENAP• íes.ií.'í liOC'sr'S^ oe 'cs





VERSIÓN; 02


9.2. Descripción del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes

• ' Responsable ^Paso

^ No.Actividad


Migrante y Servicios en elExtranjero t o II

1.Recibe la papelería de conformidad con la norma 9.1.2según sea el caso.

2.

Completa el formulario proporcionado por la Direcciónde Procesos y traslada a! Coordinador de Atención alMigrante y Servicios en el Extranjero.

Coordinador de Atención al


3. Revisa la documentación.

3.1.

Documentación completa y correcta, firma ladocumentación y la devuelve al Auxiliar de Atención alMigrante y Servicios en el Extranjero 1o 11. Continúa enel paso No. 4.

3.2.

Documentación incompleta o incorrecta, rechaza elexpediente y devuelve al Auxiliar de Atención aiMigrante y Servicios en el Extranjero 1 o II. Fin delprocedimiento.



4.Remite la documentación a la Dirección de Procesospara que se ejecute el procedimiento respectivo.

5.Da seguimiento a la solicitud del DPI hasta queconcluya su emisión.


Elaborado por: Revisajto-por—>. Revisado pof: ^ ValidsdciPpf^ \ Validado por/ Aprobado

Departamento deOreanizacidn v Métodos

Jefe de OrganlAcIdrtyMétodos

OIrectordeCestfdny

Control Interno

Jefede iienciórf^ftWrante ^VServiiWt eneWirnwiero

JubdlíectordefteglstrO;Central de las Personas

Director Ejecutivo en

fundones

§RENAP¡teg'.st^o oe'Sí

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHA OEEMISIÓN; Mayo 2019




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9.3. Flujograma del procedimiento para el seguimiento de solicitud del DPI deguatemaltecos migrantes

Auxiliar de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero Io II j Coordinador de Atención al Migrante yServicios en el Extranjero

INICIO

Recibe la papelería deconformidad con la norma

9.1.2 según sea el caso

Completa el formularioproporcionado por la

Dirección de Procesos ytraslada

! Remite la documentación a

: la Dirección de Procesos

para que se ejecute elprocedimiento respectivo

Da seguimiento a lasolicitud del DPI hasta que

concluya su emisión

FIN

Si

!>-' Revisa la documentación

¿Documentacióncompleta y correcta?

3.1

NO

3.2

Firma la documentación yla devuelve

Rechaza el expediente ydevuelve al Auxiliar de

Atención ai Migrante yServicios en el Extranjero l

o II

fíj.íívf«<»v'S-''íi se 'CJ

REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS FECHAOE EMISIÓN: Mayo 2019




CÓDIGO: MNP-16-05-2ai9

VERSIÓN: 02


Control de cambios

Versión FechaNo. de

folios

Unidades

involucradasDescripción

02 2019 21

RegistroCentral de las

Personas

Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento

de Atención al Migrante y Serviciosen el Extranjero.

01 2017 15

RegistroCentral de las

Personas

Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento

de Atención al Migrante y Serviciosen el Extranjero, aprobado por

medio de Acuerdo de Dirección

Ejecutiva número DE-192-2017.

GUATEMALA, C.A. · Relaciones Exteriora -MiNEX-,Dirección General de Migración y otras...

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