PROCESOFORMULACIÓN,

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PROGRAMAS

CÓDIGO PIGU03

GUÍAGUÍA PRÁCTICA PARA LA

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

VERSIÓN 2

Guía PRÁCTICA Para La Construcción De Indicadores

ELABORÓ:Profesional Oficina Asesora

de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de

Planeación

FECHA:11/11/2014

FECHA: 16/12/2014

FECHA: 19/12/2014

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Presentación

En el marco del segundo eje estratégico, definido por la Superintendencia Nacional de

Salud (SNS), para el cuatrienio 2018-2022: Aumentar la capacidad técnica, tecnológica,

autonomía e independencia de la entidad, la Oficina Asesora de Planeación (OAP), en

su trabajo conjunto con las dependencias de la SNS para la construcción de los

instrumentos de planeación y evaluación requeridos por la institución, ha identificado una

serie de oportunidades de mejora en el proceso de formulación y seguimiento de

indicadores de gestión al interior de la entidad.

La presente guía es una actualización de la herramienta de construcción y análisis de

indicadores de gestión, que tiene como propósito sugerir una ruta práctica que facilite la

construcción de indicadores a los equipos técnicos de cada una de las dependencias de

la SNS, y que les provea unos principios sencillos para pensar y formular indicadores

que generen valor a la toma de decisiones dentro de la entidad, al seguimiento de su

gestión y de sus metas desarrollados en instrumentos como el Plan Anual de Gestión

(PAG).

La guía práctica de construcción de indicadores tiene, entonces, tres objetivos:

Definir una ruta práctica que facilite la formulación de indicadores.

Priorizar el valor estratégico de los indicadores para la toma de decisiones.

Disminuir el nivel de complejidad técnica o teórica que obstaculiza la apropiación

de los indicadores como una herramienta clave en los procesos internos de la

SNS.

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Se trata de una guía orientada a lograr un mayor nivel de simplificación y orientación

práctica en la conceptualización, formulación y uso de indicadores.

________________________

Sandra Camargo Bendeck

Oficina Asesora De Planeación

Jefe De Oficina Superintendencia Nacional de Salud

Diciembre de 2019

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Capítulo 1

¿Para qué me sirve un indicador?

Antes de establecer la función o utilidad de un indicador, debemos fijar con claridad y

precisión su definición. Existen múltiples definiciones técnicas de un indicador, incluso

definiciones desde las metodologías de evaluación de la gestión pública; sin embargo,

buscamos simplificar el entendimiento del indicador para poder simplificar su uso y

formulación. Por lo tanto, para el caso de esta guía, usaremos la definición más simple y

sencilla del indicador:

Indicador1: Que indica o sirve para indicar.

Indicar2:

1. Mostrar o significar algo con indicios y señales.

2. Decir algo.

Los indicadores son un mensaje o una señal que queremos comunicar sobre el estado

de una actividad, un objetivo, un proceso, etc.

Los indicadores nos muestran, nos ayudan a poner en evidencia, algo que queremos

comunicar.

1 Real Academia Española. (2014). Diccionario de la lengua española (23.a ed.). Consultado en http://www.rae.es2 Real Academia Española. (2014). Diccionario de la lengua española (23.a ed.). Consultado en http://www.rae.es

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¿Cuál es la función más básica de un indicador? Nos sirven para informar, probar o

demostrar.

¿Qué podemos informar, evidenciar, probar o demostrar con un indicador?

El avance o retroceso de un proceso o actividad de nuestro trabajo.

El estado de consecución de un objetivo.

Las problemáticas, necesidades o desafíos que enfrentamos en nuestro trabajo.

Cuando usamos un indicador ¿qué podemos lograr?

Los indicadores tienen una utilidad en doble vía: generan valor para el que los diseña,

como para el que los analiza. Los indicadores no deben ser pensados solo para el uso

de los equipos directivos, sino que tienen un uso y funcionalidad clave también para los

equipos operativos, técnicos y ejecutivos.

Con un indicador podemos:

Generar valor para la toma de decisiones en la entidad.

Posicionar información o tareas clave frente a nuestros jefes o equipos

directivos.

Posicionar desafíos o necesidades en nuestros jefes o equipos directivos.

Al mismo tiempo, con un indicador podemos lograr para nuestra gestión y funciones

específicas:

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Medir el avance o estado de nuestras tareas.

Identificar oportunidades de mejora en nuestro trabajo.

Orientar nuestras acciones y actividades a resultados específicos.

Los indicadores nos sirven para posicionar y medir nuestro trabajo, nos facilitan el

entendimiento de lo que hacemos y su evolución en el tiempo, cuando generamos un

indicador no es para describir lo que hacemos, sino para evidenciar el valor de un

producto, tarea, proceso o actividad que es determinante para las misiones, objetivos y

propósitos estratégicos de nuestro rol o dependencia dentro de la Superintendencia

Nacional de Salud.

Hace parte de la naturaleza de los indicadores la medición. Medir en términos

generales es importante, porque permite evaluar y establecer los resultados de una

acción, actividad, plan o proyecto, de ahí que los indicadores sean un instrumento de

medición de por sí y que se entiendan simplemente como una unidad de medida,

dejando atrás su valor y utilidad estratégica previamente señalada en esta guía.

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¿Para qué me sirve un indicador? Para posicionar y medir mi trabajo.

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Capítulo 2

Mitos de los indicadores

La Superintendencia Nacional de Salud, al igual que muchas organizaciones de carácter

público, no escapa a las creencias erróneas o mitos sobre la formulación, uso y utilidad

de los indicadores. Es determinante poder aclarar e identificar cada uno de esos mitos

con el fin de propiciar un uso y apropiación efectiva del valor de los indicadores por parte

del equipo operativo, técnico y directivo de la institución.

Mito 1: Un indicador es una medida/formula única

No existe una formula única para construir un indicador. La fórmula puede variar de

acuerdo con la información y datos que se busque comunicar. Los indicadores de

carácter cuantitativo pueden tener diferentes fórmulas de cálculo como por ejemplo

relaciones (por ciento, por cien mil), medidas de dispersión estadística (media, moda,

mediana, desviación estándar, etc.), modelos de estimación estadística descriptiva o

predictiva, o incluso el indicador puede ser solo una cifra o dato.

Mito 2: Es para medir el desempeño de los empleados

Los indicadores van más allá del desempeño de un rol, buscan establecer o conocer los

resultados y estado de la gestión de una actividad, proceso, plan o proyecto. Son una

señal que nos permite ver qué estamos haciendo bien y qué podemos mejorar.

Mito 3: Siempre tienen que dar el 100%

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Un indicador que informe el cumplimiento del 100% de una actividad u objetivo, es un

indicador obsoleto. Los indicadores de 100% reportan que no hay nada que hacer, que

todo está cumplido para esa tarea. Los indicadores nos deben ayudar a decir cómo

vamos y qué nos falta por hacer o mejorar en nuestra gestión. Un indicador que no

reporte el 100% no es un mal indicador, es un indicador real.

Mito 4: Es un requerimiento de planeación y solo los de planeación saben para que sirven

Los indicadores son una herramienta para el seguimiento, monitoreo y evaluación de la

gestión pública en el país, permiten medir los resultados de las intervenciones públicas

como un programa de gobierno, un proyecto de desarrollo o una política pública. No son

un ítem de chequeo en los procesos de planeación, por el contrario, son la variable que

da cuenta del cumplimiento de las metas de gestión y los resultados de las entidades

públicas en el país.

Mito 5: Solo se usan una vez al año

Los indicadores deben guiar al día a día de la gestión. Si los indicadores solo se revisan

o se reportan en cuenta una vez al año, no están siendo relevantes ni pertinentes para la

gestión y la gestión no está teniendo un norte o enfoque estratégico que le permita

contribuir al logro de objetivos o avances en la misionalidad de la entidad, en este caso

para Superintendencia Nacional de Salud. Por lo tanto, la medición y su reporte, debe

ser mínimo dos veces al año.

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Capítulo 3

Ruta fácil para la formulación de indicadores

A continuación, se presentan cuatro pasos básicos y sencillos para lograr que

cualquier miembro del equipo de la Superintendencia de Salud pueda lograr construir

indicadores con un mínimo de utilidad y relevancia para la gestión de la entidad y sus

dependencias. Esta ruta fácil para la formulación de indicadores está compuesta por:

Paso 1: Pensar el indicador.

Paso 2: Formular el indicador.

Paso 3: Revisar y poner a prueba el indicador.

Paso 4: Usar el indicador.

Paso 1: Pensar el indicador

Antes de sentarnos a escribir y buscar las fórmulas de los indicadores, que van a

informar sobre la gestión de nuestra dependencias y roles en la entidad, debemos

hacernos una serie de preguntas guía que nos permitan especificar cuál es el propósito de los indicadores. Para ellos debemos tener en cuenta tres ejercicios clave:

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Ejercicio 1 - Alineación: Aterrizar la estrategia de la entidad a la gestión de la dependencia

Los indicadores deben generar valor, no solo a la dependencia, sino a toda la entidad y

la consecución de sus objetivos. De ahí, que el primer ejercicio de conceptualización de

los indicadores sea establecer el enfoque o ejes estratégicos de la entidad a los cuales

buscamos apuntar o contribuir como dependencia. Es importante, entonces, tener en

cuenta:

1. ¿Cuáles son los ejes estratégicos de la entidad para el periodo en curso?

2. ¿A qué eje estratégico aplican las funciones de mi dependencia o rol?

3. ¿Cómo contribuye el área o dependencia al cumplimiento de ese eje

estratégico?

4. ¿Qué tareas de mi área o dependencia son de alto valor para ese eje

estratégico?

Ejercicio 2 - Propósito: Establecer el objetivo del indicador

Este segundo ejercicio busca responder a la pregunta el para qué del indicador, es decir

con el indicador busco:

1. Señalar un problema, necesidad o desafío.

2. Posicionar una actividad o resultado.

3. Incidir en la toma de decisiones sobre un tema o línea de acción.

4. Dar a conocer información prioritaria.

Ejercicio 3 - Uso: estimar el uso del indicador

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Los indicadores deben servir a toda la entidad y no solo a un área o dependencia; en

consecuencia, es necesario establecer a quién le sirve el indicador, quién lo puede usar

y si se tiene o no las capacidades o recursos para que su uso sea eficiente y oportuno.

Resultados esperados del paso 1:

Indicadores pertinentes al marco o enfoque estratégico de la entidad.

Propósito del indicador

Usuario y/o audiencia del indicador.

Paso 2: Formular el indicador

Una vez establecido el propósito, usuario y conexión estratégica de los indicadores que

queremos construir, el paso siguiente es avanzar en su formulación. El proceso de

formulación es fundamental, ya que de él depende que el indicador sea usado y refleje

efectivamente su propósito y función.

Para este momento se sugiere llevar a cabo los siguientes ejercicios:

Ejercicio 1 - Alcance: delimitar el indicador

Es el paso de lo estratégico a lo técnico, específicamente a la condición de medición que

requiere tener un indicador. En este momento se sugiere resolver las siguientes

preguntas:

¿Qué quiero medir?

¿Es posible medirlo?

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¿Esa medición me permite informar lo que quiero informar?

¿Es costo-eficiente?

¿Cuál es la fuente de información del indicador?

Ejercicio 2 - Nombre: establecer el nombre del indicador

El nombre del indicador es su carta de presentación y debe tratar de ser un mensaje en sí mismo. Si el nombre del indicador logra explicar o generar una noción

general de su utilidad, ya se habrá dado un paso importante en el posicionamiento y uso

de este.

Para el nombre tener en cuenta:

Corto.

Usar el lenguaje común en la entidad.

Que genere reconocimiento en el usuario final del indicador.

Ejercicio 3 - Tipo3: establecer el tipo de indicador

Escoger el tipo de indicador que sea más adecuado. Según la clasificación establecida

en la actualidad, los indicadores pueden ser de:

3 Guía para la construcción y análisis de indicadores de gestión (2018), Departamento Administrativo de la Función Pública.

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1. Gestión: cuantifica los recursos físicos, humanos y financieros utilizados en el

desarrollo de las acciones; y mide la cantidad de acciones, procesos,

procedimientos y operaciones realizadas durante de la etapa de implementación.

2. Producto: cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales) producidos y/o

provisionados a partir de una determinada intervención, así ́ como los cambios

generados por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos directos.

3. Resultado: evidencian los cambios que se generan en los ciudadanos una vez

recibidos los bienes o servicios

4. Impacto: evidencian el cambio en las condiciones objetivas que se intervinieron,

esto es, si en realidad se dio solución a los problemas o satisfacción a las

necesidades, gracias a la gestión de la organización.

Ejercicio 4 - Fórmula: establecer la fórmula de cálculo

De acuerdo con el tipo de indicador, su fuente y el tipo de información que se busca

reportar, se debe definir la fórmula de cálculo más apropiada. Algunas de las

fórmulas de cálculo que se pueden tener en cuenta son:

Porcentaje

Tasa

Promedio

Razón

Cifra

Media

Moda

Ejercicio 5 - Desplegar: definir una línea base y una meta

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Los indicadores no son estáticos en el tiempo, deben tener un punto de arranque y un

punto de llegada, esto con el fin de poder contrastar y determinar avances o retrocesos.

Línea base: Dato base de comparación. Es el punto de arranque del indicador. Si

no hay información disponible, es necesario ponerlas en marcha al momento de

crear el indicador.

Meta: Proyección del resultado deseado o esperado. El cumplimiento de la meta

no determina el éxito del indicador. Las metas permiten visualizar avances

esperados, pero no son una condición de utilidad o éxito del indicador.

Paso 3: Revisar el indicador

Una vez conceptualizado y formulado el indicador es clave someterlo a revisión y ajustes, no solo del formulador sino de los posibles roles que puedan retroalimentarlo y

perfeccionarlo. Los ejercicios de revisión sugeridos son:

Ejercicio 1 – Metodología SMART

Los indicadores deben cumplir al menos las siguientes cinco características:

(S) Específico: Explican claramente lo que buscan medir.

(M) Medible: Proporcionan una unidad de medida clara/cuantificable.

(A) Realizable: Están dentro del alcance de las capacidades y recursos.

(R) Relevante: Generan valor para la toma de decisiones.

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(T) Tiempo: Establecen o suceden en un momento específico en el tiempo.

Ejercicio 2 – Retroalimentación pares

Los indicadores pueden tener implicaciones estratégicas y operativas para todo un

equipo de trabajo, por eso es importante hacer una revisión y validación colectiva de los

mismos. Para orientar la realización de este ejercicio se proponen las siguientes

preguntas guía:

¿Con quién se debe validar el indicador?

¿Quién es el responsable del indicador?

¿Qué implicaciones tiene en las actividades y procesos de levantamiento de

información del área o dependencia?

Paso 4: Uso del indicador

En diferentes momentos de esta guía hemos hecho énfasis en que los indicadores

existen para usarlos. Evitar la complejidad y la saturación de indicadores es clave para

facilitar la apropiación del indicador como herramienta de gestión y planeación. Para este

último paso se propone examinar la batería o grupo de indicadores finales teniendo en

cuenta las siguientes preguntas:

¿Cuántos indicadores tengo?

¿Estoy midiendo todo o solo lo prioritario?

¿Hay indicadores redundantes o que informan lo mismo?

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¿Puedo alimentar el indicador oportunamente?

¿Va a ser útil para la toma de decisiones? ¿lo van a usar?

¿el indicador se entiende?

¿Para dónde voy con el indicador? ¿Qué metas puede tener?

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Capítulo 4

Formato de formulación:

Para la formalización de un indicador se realiza en el formato PIFT12 hoja de vida de

indicadores. Formato establecido en el Sistema Integrado de Gestión, para que una vez

definido el indicador; se realice el registro en la Hoja de Vida del Indicador.

Los indicadores formulados, se verán reflejados en los siguientes planes Institucionales:

Indicadores Estratégicos: Plan Estratégico Institucional y Desarrollo Administrativo

- PEIDA

Indicadores de Gestión: Plan Anual de Gestión – PAG

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CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS

QUE CAMBIARON

EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Inclusión Anexo

Mediante memorando con NURC 3-2019-13421, se solicitó el cambio de código que era ASGU02 y se aprobó mediante NURC 3-2019-13490

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26/07/2019 1

Modificación de Documento

Mediante el memorando NURC 3-2019-23407 se solicita la modificación total de la guía, relacionada en cuanto a la presentación y contenido. Este se aprueba mediante memorando de aprobación NURC 3-2020-405.

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14/01/2020 2

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