Guía para la recepción de Cuentas por Pagar · Web viewEste guía va dirigida a los funcionarios...

PROCESO GESTION CONTABLE CÓDIG

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GUÍA RECEPCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

VERSIÓN

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GUIA PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

BOGOTÁ D.C.2019

ELABORÓ:

Profesional Subdirección Financiera - Grupo Contabilidad

Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:

Coordinador Grupo

Contabilidad

Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ:

Secretario General

FECHA: FECHA: FECHA:

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27/09/2017 21/12/2017 21/12/2017

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO............................................................................................................................3

ALCANCE.............................................................................................................................3

ÁMBITO DE APLICACIÓN....................................................................................................3

DEFINICIONES.....................................................................................................................3

ROLES Y RESPONSABILIDADES.......................................................................................4

LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCION Y RADICACION DE CUENTAS POR PAGAR...5

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OBJETIVO

Brindar una descripción detallada de los documentos a revisar por el funcionario encargado de la recepción, revisión, aplicación en SIIF y pago de las cuentas por pagar, presentadas para su respectivo pago, por los contratistas, supervisores y proveedores de la Entidad.

ALCANCE

Inicia con la recepción de las cuentas por pagar de los contratistas que tiene la Superintendencia Nacional de Salud. Continúa con la revisión de la documentación aportada por los contratistas, aprobación de la cuenta, ingreso en el sistema de información SIIF y finaliza con el traslado al Grupo de Tesorería, quien realiza el pago de la cuenta radicada.Este guía va dirigida a los funcionarios del área de Contabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud que realizan la recepción y revisión de las cuentas por pagar.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los lineamientos expuestos en la guía se circunscriben a los funcionarios encargados de la recepción de las cuentas por pagar por parte de los contratistas, supervisores y proveedores.

DEFINICIONES

Contrato: Contrato es un término con origen en el vocablo latino contractus que nombra al convenio o pacto, ya sea oral o escrito, entre partes que aceptan ciertas obligaciones y derechos sobre una materia determinada. El documento que refleja las condiciones de este acuerdo también recibe el nombre de contrato. El contrato, en definitiva, es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones entre los firmantes en una determinada materia.

Objeto contractual: El objeto de los contratos son las obligaciones que el crea (ej obligaciones del comprador y del vendedor) y que esas obligaciones a su vez tienen por objeto prestaciones (sea de dar cosas, de hacer o de no hacer); además que todo contrato es un acto jurídico.

Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a

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la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.

Compromiso Presupuestal: Es el acto de administración por el cual el funcionario facultado a contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la entidad acuerda la realización de gastos previamente aprobados, por un importe, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios; el Compromiso se efectúa con posteridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio y debe afectarse a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario.

Código rubro presupuestal: Identificación Presupuestal: Código de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de Liquidación del presupuesto.

Seguridad Social: El sistema de Seguridad Social en Colombia está reglamentado primordialmente por la Ley 100 de 1993 expedida por el Congreso de Colombia, la cual se divide en cuatro secciones que se refieren a los componentes principales del Sistema: .Sistema General de Pensiones; Sistema General de Seguridad Social en Salud; Sistema General de Riesgos laborales. Y servicios sociales complementarios.

Supervisor del contrato: La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el funcionario delegado para tal fin.

Certificación de parafiscales: Documento que expide el Revisor Fiscal o representante Legal de una compañía, para acreditar que la entidad se encuentra al día en los pagos de parafiscales, a la seguridad social, y puedan de esa forma efectuar contratos con Entidades Estatales (artículo 50 ley 789 de dic 27 de 2002; Orientación profesional 008 de Sept.30 de 2003 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública).

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Subdirección Financiera: Área encargada para la revisión, recepción y pago de las cuentas por pagar, a través de los grupos de trabajo:

Grupo de Contabilidad: Canal autorizado para la recepción, revisión, devolución de las cuentas por pagar, aplicación de las obligaciones en el SIIF y traslado al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.

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Grupo Tesorería: Canal autorizado para recibir las cuentas por pagar aprobadas y cargadas en el SIIF, para que se realice el respectivo pago, y responsable del archivo de cuentas.

LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCION Y RADICACION DE CUENTAS POR PAGAR

Verifique cuidadosamente que el contratista diligencie correctamente el formato actualizado CGFT05 denominado Certificación de Supervisión para Pago, el cual se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión página Web, que por facilidad de quien revisa las cuentas se presenta de manera desagregada por títulos.

Formato para la elaboración del informe de Supervisión

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GCFT 05

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FUENTE RECURSO VIGENCIA

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TOTAL - - -

Firma Supervisor

Nombre: Nombre:Dependencia: Dependencia:

DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR

• Copia de las planillas de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista sobre el período anterior que corresponde al pago certificado, el cual fue objeto de verificación documental, por parte del supervisor.• Factura o documento equivalente.• Para el primer pago adjuntar copia de RUT y RIT(excepto personas excentas o excluidas) y formato diligenciado de declaración juramentada para deducción de retención en la fuente y soportes.• Allegar entrada a almacén ( en caso de que sea el pago de bienes y/o materiales y suministros • Hace parte integral de esta certificación, el informe de actividades presentado por el contratista, debidamente aprobado por el supervisor del contrato y actualmente reposa en el archivo físico del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para el caso de SECOP I • Para los contratistas qu realizaron el proceso de contratación con SECOP II, deben subir todos los documentos escaneados en la platadorma de Secop II y deberán crear la cuenta por cobrar en esta misma plataforma.

Nombre:Dependencia:

Para uso del Grupo de Tesoreria y Contabilidad

Se recibió por parte del Grupo de Tesoreriaícorrespondiente a la programación

pago certificado a realizar.

Grupo de Tesoreria Funcionario que revisa:

Nombre: ________________________________________________

Firma: ________________________________________________

Fecha: ________________________________________________

Grupo de Contabilidad - Funcionario que recibe:

Nombre: _______________________________________________

Firma: _______________________________________________

Fecha: ______________________________________________

SUPERVISOR Y CONTRATISTAEs importante revisar de forma mensual las liberaciones de presupuesto, cuando por alguna circunstancia no se haya ejecutado el contrato en su totalidad, en especial el

primer pago, de acuerdo con la información remitida por Presupuesto.

__________________________________Firma Supervisor Firma Supervisor

VALOR PRESENTE DE PAGO SALDO DESPUES DE ESTE PAGO

TESORERIA

VALOR SEGURIDAD SOCIAL: ACREDITA PAGO SEGURIDAD SOCIAL MES DE :

Entrada de Almacén No.___________________________

(aplica a contratos que involucren entrega de bienes y/o materiales y suministros)

Esta certificación se expide con destino a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud para efectos del valor total a pagar certificado.

FACTURA No.COMPROMISO

PPTAL(RP)

CODIGO RUBRO PRESUPUESTAL

CODIGO DEPENDENCIA SALDO ANTERIOR

____________________________

CIUDAD Y FECHA DE CERTIFICACION: Fecha de certificación supervisor y entrega a Grupo Contabilidad

EL (LA) SUSCRITO(A) SUPERVISOR (A) DE CONTRATO CERTIFICA:

Que (<<nombre completo del contratista>> ), identificado con C.C. ó NIT No. XXXXX, cumplió a cabalidad con las obligaciones o actividades del contrato No. XXX de _fecha del contrato, cuyo objeto es: ________________________________________________________________, así:

PAGO CORRESPONDIENTE A: Mes o período de tiempo por el que se va a pagar VALOR A PAGAR:

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FORMATO CERTIFICACION DE SUPERVISION PARA PAGO VERSIÓN

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1. Información General:GCFT 05

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CIUDAD Y FECHA DE CERTIFICACION: Fecha de certificación supervisor y entrega a Grupo Contabilidad

EL (LA) SUSCRITO(A) SUPERVISOR (A) DE CONTRATO CERTIFICA:

Que (<<nombre completo del contratista>> ), identificado con C.C. ó NIT No. XXXXX, cumplió a cabalidad con las obligaciones o actividades del contrato No. XXX de _fecha del contrato, cuyo objeto es: ________________________________________________________________, así:

PAGO CORRESPONDIENTE A: Mes o período de tiempo por el que se va a pagar VALOR A PAGAR:

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FORMATO CERTIFICACION DE SUPERVISION PARA PAGO VERSIÓN

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a. Ciudad y fecha de certificación: Verificar que corresponda al mes que presenta la cuenta de cobro.

b. Nombres y apellidos o Razón Social: Verificar frente al contrato el nombre completo o Razón social

c. Nro. de Cedula de ciudadanía o NIT: Verificar que este igual al registrado en el contrato

d. Nro. Contrato y Fecha: Verificar frente al contrato y debe tenerse en cuenta si hay adiciones, modificaciones del mismo.

e. Objeto Contractual: Verificar que el objeto corresponda al pactado contractualmente. (contrato)

f. Pago correspondiente mes de pago: Verificar que la fecha que se reporta corresponde a la fecha de cobro, en la mayoría de los casos se registra el mes correspondiente al pago o la porción de tiempo que están cobrando.

g. Valor a pagar: Verificar si el valor corresponde al pactado contractualmente (contrato)

2. Datos Presupuestales

TOTAL -

FACTURA No.COMPROMISO

PPTAL(RP)

CODIGO RUBRO PRESUPUESTAL

CODIGO DEPENDENCIA SALDO ANTERIOR

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a. Factura No: Verificar que corresponda al número de factura anexa, para quienes están obligados a facturar

Nota: para todos los casos las personas jurídicas deben anexar factura y algunas personas naturales que están obligadas a presentar factura.Para el caso de facturas electrónicas deberá verificarse la radicación de las mismas en la plataforma dispuesta por la DIAN en su página Web.

b. Compromiso presupuestal (RP): Verificar en formato de listado de compromisos exportado del SIIF, que el corresponda al Nro. de documento.

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c. Código Rubro presupuestal: Verificar en formato de listado de compromisos exportado del SIIF, que el corresponda al Nro. del rubro presupuestal (Diligenciar Letra inicial, y numeración, no incluir nombre que aparece en el compromiso o RP).

d. Código Dependencia: Verificar en formato de listado de compromisos exportado del SIIF, que el corresponda al Nro. de dependencia. (No incluir nombre de las dependencias)

e. Saldo Anterior: Verificar en formato de listado de compromisos exportado del SIIF, que el corresponda Saldo por Utilizar. (recuerde que este valor debe varias disminuyendo el valor que ya se ha cancelado, o el valor liberado por presupuesto)

3. Valor a cobrar

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- -

VALOR PRESENTE DE PAGO SALDO DESPUES DE ESTE PAGO

VALOR A PAGAR:

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a. Valor a Pagar: Verificar si el valor corresponde al pactado contractualmente mensualmente y debe ser el mismo valor presente de pago.

b. Valor presente de pago: Ingrese el valor a pagar que deberá corresponder al valor pactado contractualmente dependiendo del mes a cobrar o el valor de la facturación, según sea el caso.

c. Saldo después de este pago: Verificar que corresponda al valor del saldo anterior menos el valor presente pago.

4. Tesorería

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FUENTE RECURSO VIGENCIA

TESORERIA

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a. Fuente: Verifique la fuente de donde provienen los recursos de acuerdo con el compromiso presupuestal (propios, nación)

b. Recurso: Verificar en formato de listado de compromisos exportado del SIIF, que el corresponda a fuente.

Vigencia: debe corresponder al año de la ejecución del contrato.Nota: Para Vigencia anterior: para el caso de la vigencia anterior de la ejecución del contrato deberá especificar el año y la palabra reserva.

5. Acredita pago Seguridad Social y aval de supervisor o supervisores.

MES: VALOR: $ -

Firma Firma Firma Nombre: Nombre: Nombre:Dependencia: Dependencia: Dependenc

ACREDITA PAGO SEGURIDAD SOCIAL:

Esta certificación se expide con destino a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud para efectos del total a pagar certificado.

Firma SupervisorNombre:Dependencia:

Entrada de Almacén No. (aplica a contratos que involucren entrega de bienes y/o materiales y suministros)

Mes: Verificar que el mes que está aportando de seguridad social, corresponda al mes que está cobrando como base para deducción de retención en la fuente. Si el contratista paga mes vencido verificar la certificación de afiliación a EPS y Fondo de Pensión para la primera cuenta, para los siguientes meses el pago del mes anterior

Nota: debe tenerse en cuenta el límite de pago de acuerdo con los dos últimos dígitos de verificación, respecto de la fecha que radica la cuenta

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Para las deducciones de ley, se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 1.2.4.1.6. Decreto 2250 de 29-12-2017: “Depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente. Para obtener la base de retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta percibidos por las personas naturales por concepto de las rentas de trabajo de qué trata el artículo 103 del Estatuto Tributario tales como: salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajador asociado cooperativo y las compensaciones por servicios personales, podrán detraerse los pagos efectivamente realizados por los siguientes conceptos”(…)(subrayado fuera de texto)

Valor: Verificar con la planilla de pago el valor corresponda a seguridad social y realizar la liquidación correspondiente a ley, esto es la base de liquidación corresponde al 40% del valor del pago mensual sin incluir el IVA.

Firma del Supervisor: Verificar que este firmado por el supervisor del Contrato y que aparezca el Nombres y apellidos del supervisor, para el caso de tener más de un supervisor deberá aparecer con las respectivas firmas, y para el caso de cambio de supervisor en el mismo mes de la cuenta deberá especificar el período de cada uno, en la parte inferior de la respectiva firma.

Dependencia: Verificar que se encuentra el cargo y nombre completo de la dependencia donde se encuentra asignado dicho contratista

6. Visto bueno de funcionarios que realizaron la revisión y recepción de cuenta

DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR

• Copia de las planillas de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista sobre el período anterior que corresponde al pago certificado, el cual fue objeto de verificación documental, por parte del supervisor.• Factura o documento equivalente.• Para el primer pago adjuntar copia de RUT y RIT(excepto personas excentas o excluidas) y formato diligenciado de declaración juramentada para deducción de retención en la fuente y soportes.• Allegar entrada a almacén ( en caso de que sea el pago de bienes y/o materiales y suministros • Hace parte integral de esta certificación, el informe de actividades presentado por el contratista, debidamente aprobado por el supervisor del contrato y actualmente reposa en el archivo físico del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para el caso de SECOP I • Para los contratistas qu realizaron el proceso de contratación con SECOP II, deben subir todos los documentos escaneados en la platadorma de Secop II y deberán crear la cuenta por cobrar en esta misma plataforma.

Para uso del Grupo de Tesoreria y Contabilidad

Se recibió por parte del Grupo de Tesoreriaícorrespondiente a la programación

pago certificado a realizar.

Grupo de Tesoreria Funcionario que revisa:

Nombre: ________________________________________________

Firma: ________________________________________________

Fecha: ________________________________________________

Grupo de Contabilidad - Funcionario que recibe:

Nombre: _______________________________________________

Firma: _______________________________________________

Fecha: ______________________________________________

SUPERVISOR Y CONTRATISTAEs importante revisar de forma mensual las liberaciones de presupuesto, cuando por alguna circunstancia no se haya ejecutado el contrato en su totalidad, en especial el

primer pago, de acuerdo con la información remitida por Presupuesto.

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a. Grupo de Tesorería: Verificar que se encuentre el PAG previamente solicitado por el área responsable para la solicitud.

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b. Grupo de Contabilidad y funcionario que recibe: Verificar que se la cuenta este debidamente diligenciada, con los respectivos soportes que debe allegar, así como la verificación del visto bueno de Grupo de Tesoreria.

Documentos soportes como requisitos para radicación de cuentas

Planilla de soporte pago de SGSS Personas Naturales: Verificar que el pago corresponda al mes que certifica el supervisor y realizar la liquidación que coincida con la planilla de pago, para lo cual se toma como base de liquidación el 40% del valor a cobrar, o el valor de la factura sin incluir IVA.

Salud 12.5%: Verificar el pago corresponda al mes de cobro

Pensión 16%: Verificar el pago corresponda al mes de cobro

ARL 0.0522%: Verificar el pago corresponda al mes de cobro (este es el mínimo de la entidad, puede estar más alto de este porcentaje, dependiendo del riesgo.)

Certificación parafiscales Personas Jurídicas: Verificar que se adjunte la certificación o certificaciones debidamente firmadas por el revisor fiscal o representante legal, correspondiente al mes inmediatamente anterior.

Para el caso de Unión temporal se debe verificar que se adjunten las certificaciones de cada representante legal o revisor fiscal de cada entidad que constituye la unión temporal.

Factura para todas las personas Jurídicas y para personas naturales que están obligadas a facturar, y la factura debe cumplir con requisitos según artículo 617 Estatuto Tributario.

Se debe verifica que la factura se presente en original que contenga:

o Numero factura

o Ciudad y fecha corresponda al mes de cobro.

o Verificar que este dirigida a nombre de la SNS

o Que contenga el Nit de la SNS.

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o Revisar fecha de Resolución de aprobación por parte de la DIAN que esté vigente, numeración habilitada (Aprobación DIAN 2 años)

o Revisar que la factura indique la actividad económica o código CIIU para ICA, o tarifa si no la trae copia de RIT. (Acuerdo 65/02 D.C)

o Verificar la descripción de la factura corresponda al objeto contractual, o al pago de servicios correspondiente.

o Verificar que se encuentre el valor de la factura discriminado según corresponda, Subtotal (antes de IVA, AIU (según sea el caso)

o IVA % Establecido por ley y correspondiente a la vigencia del contrato

o Valor total. corresponde al valor subtotal más IVA

o Para el caso de los contratistas que están obligados a facturar electrónicamente deberán cumplir con la normatividad respecto de esta, la cual deberá ser revisada por el Grupo de Contabilidad.

Acta de Inicio Verificar que se adjunte el acta de inicio cuando es el primer pago del contrato, en formato establecido por la SNS

Acta de Liquidación o paz y salvo, de acuerdo con lo que se estipule en el contrato, si no está estipulado no se solicita. Verificar que se adjunte acta de liquidación cuando es el último pago si lo exige el contrato, en formato establecido por la SNS.

Entrada a almacén: Verificar que se adjunte la entrada al almacén para el caso de adquisición de bienes, y debe coincidir con el valor de la factura.

Para personas naturales que realizaron el tramite contractual a través de SECOPII, están obligados a subir a la plataforma de SECOP, con los soportes respectivos, sin perjuicio de la entrega en físico de los mismos en la Subdirección Financiera, a área Contable para liquidación de deducciones.

El Grupo de Contabilidad subirá al SECOPII, la obligación que se genera en SIIF de la respectiva cuenta por pagar, de las contratitas que se vincularon a través de SECOPII

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CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS

QUE CAMBIARON

EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL

CAMBIODD/MM/AAAA

VERSIÓN

Adopción del documento

Solicitud de creación mediante memorando NURC 3-2017-020811 Se aprueba mediante memorando NURC: 3-2018-000053

Secretaria General 03/01/2018 1

Modificación del documento

Solicitud de actualización memorando NURC 3-2018-015806, se solicita actualización en lo siguiente: Aclaración del literal a del numeral 2, página 7; ampliación de la explicación del numeral 3, página 7; Aclaración del literal a del numeral 5, y contenidos de la factura, agregando un ítem, página 8.

Se Aprueba con memorando NURC 3-2018-015931

Secretaria General

27/09/2018 2

Modificación del documento

Solicitud con memorando NURC 3-2019-8459, de actualización de la guía en normatividad y adopción del formato de certificación de supervisión para pago código GCFT05.

Se Aprueba con memorando NURC 3-2019-9147

Secretaria General

31/05/2019 3

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