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ÁREA ECONÓMICO-FINANCIERA Cuentas a Pagar
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ÁREA ECONÓMICO-FINANCIERA
Cuentas a Pagar
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Índice Cuentas a Pagar............................................................................................................................. 5
Cuentas a Pagar. Consideraciones Generales.............................................................................. 5
Facturas...................................................................................................................................... 7
Facturas. Consideraciones Generales ..............................................................................................7 Alta de Proveedores / Acreedores...................................................................................................8 Trabajar con Proveedores / Acreedores...........................................................................................9 Proveedores Embargados ............................................................................................................11 Certificados de Proveedores.........................................................................................................13 Recepcionar Facturas..................................................................................................................14 Modificar Facturas Recibidas ........................................................................................................24 Anular Facturas Recibidas ...........................................................................................................27 Justificante de Imputación de Factura...........................................................................................27 Modificar Vencimientos Previstos..................................................................................................33 Devengar Impuesto Diferido........................................................................................................34
Pagos........................................................................................................................................ 35
Pagos. Consideraciones Generales................................................................................................35 Pagar Facturas...........................................................................................................................36 Retener / Liberar Pago de Facturas...............................................................................................40 Liberar Facturas con Retención Automática ...................................................................................41 Anular pago de Facturas .............................................................................................................42 Justificante de Pago....................................................................................................................43 Imprimir Documentos de Pago.....................................................................................................45 Carta de Envío de Documentos de Pago ........................................................................................47 Pagos en Soporte Magnético........................................................................................................49 Cobro de Abonos........................................................................................................................53 Anular Cobro de Abonos..............................................................................................................54 Provisión a Proveedores ..............................................................................................................55 Compensación de Anticipos .........................................................................................................59 Previsión de Pagos .....................................................................................................................61 Compensación de Retenciones .....................................................................................................63 Solicitud de Autorización de Pagos ...............................................................................................65
Vencimientos ............................................................................................................................ 65
Vencimientos. Consideraciones Generales .....................................................................................65 Liquidar Vencimientos.................................................................................................................66 Modificar Vencimientos Aceptados ................................................................................................67 Anular Liquidación de Vencimientos..............................................................................................68 Trabajar con Vencimientos Indefinidos..........................................................................................68
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Nóminas.................................................................................................................................... 70
Nóminas. Consideraciones Generales............................................................................................70 Datos de Empleados ...................................................................................................................71 Conceptos de Nómina .................................................................................................................75 Trabajar con Nóminas.................................................................................................................75 Pago de Nómina.........................................................................................................................82 Resumen Anual..........................................................................................................................86
Utilidades.................................................................................................................................. 88
Utilidades. Consideraciones Generales ..........................................................................................88 Reclasificar Largo / Corto Plazo....................................................................................................88 Unificar Códigos de Proveedores / Acreedores................................................................................89 Emitir Mailing y Etiquetas............................................................................................................89 Modelos de Mailing .....................................................................................................................90 Modelos de Etiquetas..................................................................................................................91 Modelos de Solicitudes de Pagos ..................................................................................................92 Pago de Facturas Extracontable ...................................................................................................94 Cambiar Proveedor en Facturas ...................................................................................................97 Cambio Masivo de Delegación....................................................................................................100
Consultas ................................................................................................................................ 101
Consultas. Consideraciones Generales ........................................................................................ 101 Situación General de la Cartera.................................................................................................. 101 Extracto de Proveedores ........................................................................................................... 103 Situación de Proveedores a Fecha .............................................................................................. 106 Informe de Saldos de Proveedores ............................................................................................. 108 Retenciones Pendientes de Justificar...........................................................................................110 Impuesto Pendiente de Devengo................................................................................................ 112 Listado de Proveedores / Acreedores .......................................................................................... 113 Detalle de Facturas Recibidas .................................................................................................... 114 Facturas Pendientes de Pago ..................................................................................................... 116 Facturas Pendientes por Promoción ............................................................................................ 118 Facturación por Proveedor / Acreedor ......................................................................................... 119 Registro de Facturación ............................................................................................................ 120 Consulta de Facturas Express .................................................................................................... 120 Detalle de Pagos ...................................................................................................................... 121 Anticipos Pendientes................................................................................................................. 124 Facturas Sin Distribuir Costes .................................................................................................... 125 Retención de Garantías Justificadas ............................................................................................ 127
Cuentas a Pagar
Cuentas a Pagar
Cuentas a Pagar. Consideraciones Generales El Módulo Cuentas a Pagar se encarga de la relación con los terceros a pagar, entendiendo como tal, a proveedores y acreedores en general. También se ocupa, como su propio nombre indica, de la gestión de pagos aplazados (vencimientos, pagarés, etc.).
Como el resto de módulos de gestión de Prinex21, todas las transacciones que así lo requieren ocasionan los asientos contables oportunos. Las herramientas que proporciona este módulo permiten obtener información detallada al máximo nivel (extractos de proveedores, detalle de pagos etc.). Del mismo modo, la contabilización puede realizarse de forma global.
Es importante destacar que en general, cualquier gasto o compra debe introducirse por medio de este módulo, fundamentalmente por la conexión del mismo con Presupuestario y Tesorería, como más adelante veremos.
Proveedores
Bajo esta denominación identificamos cualquier tercero con el que se mantenga una relación de tipo acreedor. En este módulo encontraremos un proceso titulado Trabajar con Proveedores/Acreedores, menú Facturas, donde efectuar el mantenimiento de los datos relativos a los mismos.
Antes de entrar en los detalles relativos al referido proceso, conviene hacer notar que el archivo de proveedores es compartido por todas las sociedades existentes en el sistema. El motivo de tal diseño es evitar la duplicidad en la carga de datos, habida cuenta que los proveedores suelen ser comunes en las distintas empresas del grupo.
Lo anteriormente expuesto, implica un cierto cuidado a la hora de la asignación de cuentas contables, debido a que las que se asignen en la ficha, serán las utilizadas en la contabilización de facturas de cualquier sociedad, razón por la que recomendamos la unificación de las mismas para las distintas sociedades. No obstante, el sistema permite variar el código de cuenta a la hora de recepcionar facturas, por lo que no es de carácter obligatorio dicha unificación.
Tipos de Documentos Recibidos
Mediante el módulo de Cuentas a Pagar se introducen todos los movimientos relativos a Compras y Gastos. Por ello el sistema proporciona distintos soportes, habida cuenta de la diferente naturaleza de las transacciones que se pueden realizar.
En el proceso de Recepción de Facturas es donde se determina el Tipo de Documento que se va a introducir, como veremos detalladamente, más adelante. Para una mejor comprensión de lo que implica el uso de cada uno de ellos, en este epígrafe explicaremos la identidad de los mismos.
Todos los documentos descritos a continuación, tienen, naturalmente, su "contrario" en signo. Por ejemplo, a la Factura le corresponde el Abono.
Factura sujeta a Declaraciones:
En la recepción de documentos de gastos, la factura es el más habitual de todos los procesados. La introducción de una factura, implica su incorporación inmediata al archivo diario de impuesto soportado, mediante el cual se obtiene el Libro de Facturas Recibidas y los datos necesarios para elaborar las liquidaciones del impuesto (IVA o IGIC).
Debe recordar que en Prinex21 el impuesto soportado existe si figura en este diario por el procedimiento de Recepción de Facturas y en ningún caso si se efectúan apuntes manuales en determinadas cuentas contables (472 en este caso).
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Facturas con Impuesto Diferido:
Por lo general, el momento de introducción de una factura implica su inmediato devengo. Pero en ocasiones, esto puede no ser así. El caso más frecuente se da en el tratamiento de las certificaciones de obra, en las cuales a menudo, se considera el devengo del impuesto en el momento del pago y no de la recepción (de forma similar a lo que ocurre en la facturación de ventas).
Cuando se produce este suceso, en el proceso de Recepción de Facturas se le debe indicar al sistema este Tipo de Documento a procesar. De este modo a la hora de confeccionar el correspondiente asiento contable, la parte correspondiente al impuesto pendiente de devengo quedará en una cuenta solicitada en el mismo proceso bajo el titulo de Cuenta Impuesto Diferido.
De este modo, cuando se produzca el o los pagos, se dará por soportado el impuesto de forma automática. No obstante el sistema permite, como veremos, devengar el impuesto en cualquier momento.
Cargos Varios:
Este Tipo de Documento identificado como Varios en la Recepción de Facturas, se emplea cuando se desea introducir un gasto que no está sujeto a ningún tipo de impuesto y por tanto no debe figurar en los Libros de Facturas. No debe confundirse este concepto con facturas exentas del impuesto.
Es importante aclarar que los apuntes de gastos que se introduzcan por Contabilidad no actualizan las partidas del Control Presupuestario. Por este motivo, si se desea imputar un gasto no sujeto a impuesto a una Promoción para su seguimiento presupuestario, debe hacerse a través de este módulo como un "Cargo Vario".
En el epígrafe Conexión con Presupuestario y Tesorería encontrará más detalles acerca de la relación de ambas áreas.
Devolución de Retenciones:
Como es sabido, en la gestión de una promotora es bastante habitual efectuar retenciones en garantía de la realización de un determinado trabajo. Esto es especialmente frecuente en servicios relacionados con la obra (contratistas, constructores, etc.).
Devolución de Retenciones (sin impuestos)
Devolución de Retenciones y Adquisiciones Intracomunitarias
Cuando se recepciona una factura, el sistema permite indicar un porcentaje de retención, contabilizándose el importe de la misma a la cuenta especificada a tal fin.
Operaciones Intracomunitarias:
Este tipo de operaciones se caracteriza por la peculiaridad de declararse tanto como impuesto soportado, como repercutido:
La cuota soportada por la parte deducible (como cualquier otra factura), y el total de la cuota (deducible o no), como impuesto repercutido.
Para realizar esta gestión, basta con indicar este Tipo de Documento; el sistema utilizará la cuenta indicada en el diario de facturación al que se impute. Para ello será preciso indicar en el proceso de Recepción de Facturas / Facturas, el Código de diario y el Número de serie con el que serán registrados en el libro de facturas emitidas.
Para indicar al sistema qué cuentas se utilizarán en la contabilización de las facturas de Operaciones Intracomunitarias, en la pestaña Impuesto Repercutido Adquisiciones Intracomunitarias del punto de menú Diarios de Facturación (Configuración, módulo Configuración, área Herramientas), se han añadido nuevos campos "Impuesto Repercutido Adquisiciones Intracomunitarias".
Este tipo de facturas se tienen en cuenta en la liquidación, y figuran físicamente en el libro de Facturas emitidas. También es posible imprimir dichas facturas en papel.
Prestaciones de Servicios Intracomunitarios (nueva)
Devengo
Para un mejor entendimiento de la gestión de Cuentas a Pagar, conviene explicar qué entiende Prinex21 por el concepto DEVENGO de un gasto.
Este hito se asocia al momento de incurrir en el gasto. Llevado a la práctica, se realiza la recepción de la factura o cualquier otro documento de los antes mencionados imputándose a las correspondientes cuentas
Cuentas a Pagar
de gasto y quedando, desde ese momento, como importe pendiente de pago en la cuenta del proveedor.
Pago
El concepto PAGO lo entendemos como el momento en que la deuda contraída con el proveedor queda saldada en su cuenta.
Esto implica que una factura puede aparecer como "pagada" y no haberse producido aún la salida de tesorería. Este sería el caso de una factura pagada mediante un vencimiento, pagaré o cualquier otro sistema de pago aplazado. En este caso, insistimos, se considera liquidada la factura quedando la gestión de los vencimientos u otros documentos de pago para su gestión en Cartera, como se verá en el apartado Vencimientos.
Conexión con Presupuestario y Tesorería
Hemos insistido en este apartado en la relación entre Cuentas a Pagar y Presupuestario y Tesorería. En este epígrafe detallaremos algunos aspectos de la misma.
Cuando se recepciona una factura, el sistema solicita conjuntamente la información correspondiente a la cuenta contable de cargo y la partida presupuestaria, actualizándose en este punto la información relativa al Devengo en el Presupuestario.
De igual modo, cuando se realiza el pago de una factura, el sistema actualiza el Flujo de Caja de la promoción en el Control Presupuestario, teniendo en cuenta, claro está, que si éste se hace mediante un documento aplazado (vencimiento, pagaré), la salida de tesorería se reflejará en el momento del pago del efecto.
Debido al diseño de Prinex21, es posible llevar cuentas contables de gastos agrupadas, dado que, en el Control Presupuestario, se puede llevar el máximo nivel de detalle que desee.
Facturas Facturas. Consideraciones Generales En este apartado Facturas (Módulo Cuentas a Pagar) explicaremos detalladamente la introducción y mantenimiento de las facturas recibidas.
Tenga presente que el proceso Recepcionar Facturas es común para la introducción de las mismas, así como para la carga de otros documentos recibidos (Nota de Cargo, Devolución de Retenciones, etc.).
No obstante, para mostrar los pormenores del proceso, el ejemplo que presentamos es el de la carga de una factura, por ser éste el más representativo.
NOTA: Es importante señalar que en el proceso de cambio a la versión 030100, Prinex21 hará el registro de todas las facturas intracomunitarias existentes hasta la fecha, solicitando el Número de serie al que se imputarán dichas facturas.
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Alta de Proveedores / Acreedores Con el proceso Alta de Proveedores / Acreedores (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) se da de alta a los proveedores. Para ello hemos de completar los siguientes datos.
Código
Es un Nº que asigna el sistema a cada proveedor que se incorpora al mismo. Este dato no puede ser modificado. El control de la numeración va por Delegación y CIF, lo que implica que, en caso de existir el mismo proveedor en dos delegaciones diferentes, tendrán cada uno su ficha correspondiente.
CIF
Debe introducirse sin puntos, guiones ni otros caracteres especiales. Tenga presente que esta información puede figurar en la declaración de Operaciones con Terceros y en los formatos que utiliza Hacienda no se permiten este tipo de caracteres.
Delegación
En caso de existir delegaciones definidas en su instalación, tenga presente que el sistema sólo permite incorporar proveedores pertenecientes a la delegación del usuario de conexión.
Código de Identificación
Este dato es de carácter opcional y permite al usuario tener una codificación alternativa al número de proveedor asignado por el sistema.
C.C.C: Datos del banco destino: código, sucursal, dígito de control y número de cuenta.
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN".
Condiciones de Pago
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Código de la tabla de formas de pago que permite establecer unas condiciones, por defecto, de cara a las previsiones; ello sin perjuicio de que el pago cierto de cada factura difiera de la especificada en este apartado. Podemos elegir la forma de pago de la lista desplegable que aparece en este ítem.
A este tratamiento se accede, también, mediante un icono ubicado en el proceso Parámetros Generales (C. Pagar), menú Configuración, Módulo Configuración, área Herramientas. Aparece la relación de condiciones existentes (el sistema trae preconfiguradas algunas a título orientativo). Mediante las opciones Añadir, Modificar, Suprimir, se mantienen los datos básicos: nombre y descripción.
Tipo de Tercero
Permite calificar como Proveedor o Acreedor al tercero introducido. El uso de esta identificación permite clasificar a los mismos en diversos informes contables en caso de activarse el desarrollo de terceros.
Practicar Retención por IRPF
Este ítem indica si en la recepción de facturas pueden practicarse retenciones por este concepto.
Cuenta de Acreedor, Anticipos, Efectos a Pagar, Retenciones en Garantía, Retenciones por IRPF
Deben introducirse las Cuentas Contables oportunas para cada uno de los conceptos especificados.
Como en otras asignaciones contables de Prinex21, es posible la utilización de 'máscaras' en las que el sistema sustituye, en su momento, el parámetro definido por su valor (por ejemplo *PP, por código de promoción; *EEE por código de proveedor).
Conviene recordar en este punto, que debido al diseño de Prinex21, puede optar por llevar cuentas individualizadas por proveedor, o bien agrupadas, dado que el detalle individual de transacciones lo proporciona el propio módulo de Cuentas a Pagar.
Trabajar con Proveedores / Acreedores La entrada al proceso Trabajar con Proveedores / Acreedores (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) presenta una pantalla donde puede realizar búsquedas por Código, NIF, Nombre o Apellidos del cliente.
Detalles: Permite consultar los datos del proveedor/acreedor seleccionado.
Copiar: Puede duplicar los datos del proveedor/acreedor seleccionado, indicando los códigos de Delegación y Proveedor destino e indicar al sistema si esos datos serán modificados o no.
Imprimir: Permite obtener copia impresa de la relación de proveedores declarados en su sistema.
Una vez seleccionado el Proveedor / Acreedor con el que queremos trabajar, el programa nos muestra la ficha de dicho proveedor con los datos incluidos en el momento de darlo de alta (Alta de proveedores).
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Mediante los botones Añadir, Modificar, Suprimir puede variar dichos datos que ya fueron explicados en el punto anterior.
El sistema mantendrá el CCC del proveedor y éste se utilizará en los siguientes casos:
Cuando para el proveedor en cuestión no se cumplimente la tabla correspondiente al CCC por Sociedad.
Cuando aún habiéndose cumplimentado la tabla correspondiente al CCC por Sociedad, la sociedad para la cual se esté realizando el pago, no se encuentre dada de alta en dicha tabla.
Dentro de la ficha de un proveedor podremos tener acceso a trabajar con la tabla que permita relacionar un CCC por sociedad Prinex21 para el proveedor en cuestión.
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Al entrar en dicha tabla se podrán relacionar los correspondientes CCC a utilizar por sociedad Prinex21.
El sistema utilizará el CCC en la sociedad para la cual se relacione. El resto de sociedades no cumplimentadas, tomarán el CCC genérico de la ficha del proveedor.
Proveedores Embargados El proceso Proveedores Embargados (Menú Maestros / Módulo Configuración) permite crear una lista de Proveedores Embargados para trabajar con ella.
Presenta una pantalla con todos los proveedores dados de alta en el sistema.
Tenemos tres opciones de filtro para estos Proveedores:
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Si nos posicionamos sobre cualquier Proveedor y pulsamos Trabajar, nos vamos a la siguiente pantalla:
En esta pantalla podemos Añadir, Modificar, Suprimir. Proveedores Embargados.
Nos pide los siguientes campos:
Código de Sociedad y Observaciones si las hay.
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Certificados de Proveedores Cuentas a Pagar/ Facturas / Certificados de Proveedores. Para operar con este proceso es preciso indicar en la Ficha de Proveedores / Acreedores que se trata de un contratista:
Dentro de la opción de Certificados de Proveedores, aparecerán los que están marcados con el check de contratista.
La columna "Certificado hasta" referencia el último Certificado Vigente que ha tenido ese Proveedor / Acreedor.
Permite filtrar por aquellos Proveedores que siendo Contratistas no poseen Certificados. La impresión relaciona todos los Certificados obtenidos para cada uno de los Proveedores / Acreedores, o por el contrario imprimir únicamente el último Certificado Vigente.
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La opción Trabajar presenta el panel donde se cumplimenta:
La fecha de inicio
La fecha fin de la certificación
Él número (identificador) del certificado.
Recepcionar Facturas El proceso Recepcionar Facturas (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) solicita los siguientes datos:
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Proveedor: Nº de proveedor en el sistema. Si no conoce el nº puede seleccionarlo de la lista de proveedores que aparece en el desplegable.
Código de Identificación: El acceso al proveedor se puede realizar por el código anterior o por el tecleado aquí.
Tipo de Documento: El valor introducido en este ítem condiciona los datos solicitados en las partes posteriores del proceso. Para conocer más detalles acerca del significado de cada uno, consulte el epígrafe Tipos de Documentos Recibidos. Éstos son:
Factura Sujetas a Declaraciones
Factura con Impuesto Diferido
Adquisiciones Intracomunitarias
Prestación de Servicios Intracomunitarios
Devolución de Retenciones
Devolución de Retenciones (Sin Impuesto)
Devolución Retenciones y Adquisiciones Intracomunitarias
Nota de Cargo: Al cargar un documento “nota de cargo” en el que no hay impuesto, no será necesario teclear la misma cifra para el importe bruto, ya que éste se copiara automáticamente en este ítem.
Signo Cuenta del Proveedor: Indica si el valor es positivo (Haber) o negativo (Debe), es decir, si se trata de un cargo o abono.
Anticipo: Permite generar un anticipo con cargo al proveedor (Signo de cuenta Haber) o abono al proveedor (Signo de cuenta Debe).
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Declarable en 347: Permite decidir qué movimientos deben entrar en la declaración de Operaciones con Terceros. El valor aparece marcado por defecto.
Dar por pagada: Si se marca, el sistema permite registrar la factura y el pago en el mismo asiento. Esta fórmula sólo es válida para pagos efectuados al contado y resulta especialmente útil para la imputación de pequeños gastos, dado que permite registrar, si así lo desea, el movimiento contable gasto-tesorería sin pasar por la cuenta del proveedor.
Cuando se utiliza este sistema, el proceso "marca" la factura como pagada. Si desea realizar la anulación del pago, posteriormente, debe anular la factura.
Una vez estemos en la ventana de Forma de Pago, podremos cumplimentar los pagos efectuados correspondientes a dicha factura, así como sus correspondientes vencimientos.
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Si una vez pagada la factura, el usuario entrara a través de PRINEX21 al proceso de Pago de Facturas: Cuentas a Pagar, Pagos, A – Pagar Facturas, el sistema nos advertiría que dicha factura ya se ha pagado.
Si intentáramos anular el pago de la factura el sistema también nos notificaría que es una factura dada por pagada.
Días de Control en Fecha Factura
Se incluye un nuevo parámetro general que impide la carga de facturas en las que la fecha de factura sea inferior a la fecha de contabilización en un periodo de tiempo determinado y preestablecido por el usuario.
El proceso controla la diferencia existente entre la fecha contable y la fecha de la factura.
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Dicha Configuración se efectuará en el Módulo de Configuración, Parámetros Generales, Cuentas a Pagar:
Operación de arrendamiento: Las opciones son: No, Local de Negocio u Otros Inmuebles Urbanos. Si es una operación de arrendamiento, el movimiento figurará en el apartado de Arrendamientos al confeccionar la declaración del 347.
Régimen Especial: Este ítem permite reflejar tratamientos especiales en la deducción del impuesto. A saber:
Minorista: Para facturas de comerciantes acogidos al Régimen Minorista (sólo para la Comunidad Canaria). En este supuesto el sistema calcula la deducción del impuesto sobre una parte de la contraprestación (la resultante del producto: Total a Pagar x 0.7).
Ag. Viajes en nombre Propio: En este caso se aplica el criterio establecido por el artículo 142 de la Ley del IVA 37/92; donde se establece que: la cuota soportada será la cantidad resultante de multiplicar el precio total de la operación por 6 y dividir el resultado por 100.
Ejemplo:
Total Factura (IVA incluido)…....: 15.750
Cuota de IVA: 15.750 x 6/100 = 945
Importe Bruto…………………......: 14.805
Cuentas a Pagar
Tenga presente que según el tipo de documento introducido, pueden existir algunas diferencias en cuanto a los datos solicitados.
Por ejemplo, si se trata de la introducción de un 'Cargo Vario', se omite toda solicitud relativa a los datos de tipo de impuesto, al no estar estos sujetos a declaración.
Otro dato que puede o no aparecer, es el porcentaje de retención por IRPF. Éste está condicionado a lo que se haya especificado en el ítem 'Practicar retenciones por IRPF' en la ficha del Proveedor especificado.
En caso de que el proveedor este sujeto a retenciones por IRPF aparece además los siguientes ítems:
Porcentaje Retención IRPF: El tipo puede ser cero o el definido en el proceso Parámetros Generales (Básico), menú Configuración, módulo Configuración.
Cuenta Retención IRPF: Por defecto aparece la que figura en la ficha del proveedor.
Datos necesarios para la recepción de facturas
S/Fra. número: Información relativa al número de factura origen.
Fecha de Factura: Indica la fecha del documento.
Total a pagar: Importe total adeudado al proveedor. El sistema no permite números en negativo. Si se introdujeran, Prinex21 emitirá un mensaje de error.
Importe Bruto: Es el importe total antes de impuestos.
Porcentaje de Impuesto: Tipo impositivo a aplicar. Debe existir en la tabla general de porcentajes de impuesto. El mantenimiento de esta tabla se realiza mediante la opción Clases de Impuestos, proceso Parámetros Generales (Módulo Configuración), menú Configuración, área Herramientas.
Diario: Código de diario de facturación al que pertenece la factura. Debe ser uno de los declarados en el sistema (para más detalles, consulte el epígrafe Diarios de Facturación en el Módulo Configuración).
En caso de que deba introducir más de un porcentaje, marque el ítem "Detallado" y se habilitará la pestaña solicitando el detalle de bases imponibles, tipos y códigos de diario.
Porcentaje de Retención en Garantía: Indica el porcentaje a aplicar, si procede, por este concepto. Nótese que el sistema solicita, además, el importe base sobre el que se calculará y el momento en que se aplicará (antes o después del cálculo del impuesto).
Distribución detallada: Indica si la contabilización del importe de la factura se efectuará contra más de una cuenta cargo y/o partida presupuestaria.
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Si lo marca, se habilita la pestaña solicitando el detalle de cuentas, importes, apartado, capítulo, partida y código. Si ésta entrada se deja en blanco, se toma la cuenta y partida solicitada en ésta misma pestaña.
Cuenta: Cuenta contable de gasto donde se imputará el importe bruto de la factura.
Promoción / Partida: Código de imputación de Control Presupuestario donde se llevará el gasto. Este dato es de carácter opcional, si bien existe la posibilidad de predefinir la coherencia del cruce cuenta-partida. Gracias a esta utilidad se puede evitar que los movimientos a cuentas de gastos queden accidentalmente sin imputar al Control Presupuestario.
Para habilitar esta facilidad, se debe indicar tal circunstancia en el proceso Parámetros Generales (C. Presupuestario), menú Configuración, área Herramientas. Paralelamente las cuentas de cargo deben tener definido el código de promoción al que pertenecen.
Código de Agrupación: Este ítem permite realizar imputaciones de costes y gastos a Inmuebles desde la propia recepción de la factura. Esta funcionalidad permite realizar dos gestiones diferentes:
Control de Existencias inmediato para los inmuebles en Administración Comercial.
Repercusión de Gastos para inmuebles en arrendamiento.
Debido a la especificidad de estos tratamientos, el detalle de los mismos se explica en el apartado de Existencias del manual de Contabilidad y en el dedicado a la Gestión de Alquileres.
Cuenta de Proveedor y de Retención en Garantía: Las cuentas que se presentan son las que aparecen en la ficha del proveedor, pudiendo variarse si fuese necesario. En caso de ser modificadas, esta información NO se actualiza en la ficha del proveedor.
Para el pago de facturas imputadas a una única promoción, Prinex21 propondrá la Cuenta de Tesorería de la promoción. En caso contrario, no existirá automatismo y el proceso actuará como viene haciéndolo actualmente.
Al marcar esta opción el sistema solicita en la pestaña de los siguientes datos:
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Efectuar Apunte en Cuenta de Proveedor: Marcarlo o No.
Forma de Pago: de las catalogadas como "contado".
Cuenta Contable del Pago.
Condiciones de Pago: Presenta, por defecto, la forma de pago habitual para este proveedor tomada de la ficha del mismo.
- Tipo de documento: Operación Intracomunitaria
En esta pestaña, , cuando el documento es del tipo Operación Intracomunitaria, será preciso indicar el Código de diario y el Número de serie con el que serán registrados en el libro de facturas emitidas. Este tipo de documento utilizará la cuenta indicada en el diario de facturación al que se impute.
También es posible imprimir dichas facturas en papel.
- Tipo de documento: Devolución de Retenciones
Como es sabido, en la gestión de una promotora es bastante habitual efectuar retenciones en garantía de la realización de un determinado trabajo. Esto es especialmente frecuente en servicios relacionados con la obra (contratistas, constructores, etc).
Cuando se recepciona una factura, el sistema permite indicar un porcentaje de retención contabilizándose el importe de la misma a la cuenta especificada a tal fin.
Cuando el proveedor factura dicha retención en el proceso de Recepcionar Facturas, el sistema permite introducir este movimiento de dos formas distintas:
Tipo de Documento Devolución de Retenciones: para facturas donde se aplica el porcentaje del impuesto (entran en el libro de facturas).
Tipo de Documento Devolución de Retenciones Sin Impuesto: para cargos por este mismo concepto pero no sujetos a impuesto (no entran en el libro de facturas).
El sistema identifica de este modo, el movimiento, relacionándolo con las distintas retenciones realizadas al proveedor permitiendo así el correspondiente cruce.
Cuando se realiza la introducción de una factura a un proveedor que posee una Previsión de Pagos, este proceso presenta unas variaciones a lo ya visto.
Al cumplimentar los datos de la factura, el sistema presenta la lista de previsiones pendientes para efectuar el correspondiente cruce.
Si opta por realizar el cruce, el sistema elimina de la lista de previsiones el pago marcado, convirtiéndose éste en un 'pago cierto'. En este caso, como podrá comprobar, finalizada la recepción de la factura, ésta se considera liquidada quedando pendiente de pago en la cuenta del proveedor el nuevo cargo, nacido de la previsión.
Si por el contrario, no se efectúa el cruce, el ciclo de pago de la factura no varia conforme a lo ya explicado en el epígrafe Pagar Facturas. Tenga presente, en este caso, que debe anular el cargo de la previsión de forma manual, pues de lo contrario, figurará eternamente pendiente de pago.
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Proceso
Siguiente
Una vez cumplimentados los datos de la factura, el sistema construye el asiento contable correspondiente, utilizando como cuenta contable para el impuesto, la declarada en el diario de facturación.
Finalmente, aparece una pantalla informando del número con el que se ha registrado la factura en el sistema. También pregunta si se desea:
Registrar el Pago de la factura: Si opta por efectuar el pago directo, se presenta la pantalla del Pago de facturas.
Modificar Vencimientos Previstos: Para variar la fecha teórica del pago calculada de forma automática por el sistema, según la forma de pago indicada en la ficha del proveedor.
Imprimir justificante de la imputación: Listar un documento con el detalle de los datos introducidos en la factura.
Tabla de Repartos Base
Este proceso se localiza en la Recepción de Facturas. Al distribuir el gasto, el sistema antes de seleccionar sobre que Tabla de Repartos lo queremos distribuir, solicitará el porcentaje de imputación de la base a dicha tabla.
Cuentas a Pagar
Una vez establecido el porcentaje que queramos repartir el sistema solicitará la Tabla de Repartos Base sobre la que se realice dicho reparto.
El sistema iría solicitando consecutivamente en el caso de haber cumplimentado un importe inferior al 100% en la primera distribución, el porcentaje a aplicar (siempre ajustado al resto = 100% menos la primera y sucesivas imputaciones) y sus correspondientes tablas de reparto.
Justo después de seleccionar la Tabla de Repartos Base sobre la que vamos a efectuar la redistribución del gasto, el sistema solicitará si deseamos incorporar la distribución presupuestaria.
Si le indicamos que sí el sistema atenderá a lo establecido en la tabla de repartos.
Si le indicáramos que no, el sistema dejaría en blanco la cuenta contable y la partida presupuestaria para que fuera el usuario el que cumplimentara dichos datos. El proceso permitiría cumplimentar ambos conceptos en función de lo establecido en el Mantenimiento de Cuentas Contables / Partidas Presupuestarias.
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Modificar Facturas Recibidas El proceso Modificar Facturas (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) permite cambiar algunos de los datos introducidos durante la recepción.
Es importante señalar que en ningún caso se puede modificar información relativa a importes y porcentajes de impuestos. Caso de ser necesario, debe proceder a realizar la Anulación de la carga, proceso que veremos en el siguiente epígrafe.
Tampoco se puede efectuar la modificación relativa a cuentas de gasto. En tal caso, debería modificar el asiento contable.
En la primera pantalla de este proceso se solicita el número de factura (el otorgado por el sistema cuando se efectuó la recepción) o si éste no se conoce (caso más habitual), se puede acceder a la lista de facturas según el código de proveedor introducido.
Para facilitar la operativa en los parámetros de selección y búsqueda de facturas, se incluirá una búsqueda por tipo “Banco” en la modificación de facturas recibidas.
Una vez seleccionada la factura, aparece la relación de facturas de dicho proveedor.
Cuentas a Pagar
Los datos a Modificar son todos los que aparecen en pantalla, a excepción del número de factura y del importe Total.
En las pestañas "Impuesto" y "Distribución Presupuestaria”, encontraremos otros datos adicionales a la factura que también pueden ser modificados. Los principales son:
Desglose del Impuesto (IVA): Permite cambiar el código de diario de facturación.
Distribución Presupuestaria: Mediante está opción se puede modificar la imputación efectuada al Control Presupuestario.
Detalles: Permite consultar los datos generales de la factura seleccionada:
Importes: Resumen de la factura. Importes bruto, impuesto, total, pagado y pendiente.
Distribución Presupuestaria: Promoción, Tipo, Apartado, Capítulo y Partida.
Distribución Costes: Promoción, Partida e Importe.
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Pendiente y Pagado: Muestran los importes pendientes y pagados con la fecha y la forma de pago de los mismos:
El botón Distribuir Costes: Permite repercutir el gasto devengado en factura a Inmuebles de Venta o Alquiler mediante la imputación de Códigos de Agrupación.
Cuentas a Pagar
Anular Facturas Recibidas El proceso Anular Facturas Recibidas (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) Permite eliminar documentos que se han recepcionado de forma errónea. A pesar de su similar resultado, no debe confundirse esta opción con la introducción de abonos, los cuales se incorporan desde el proceso Recepcionar Facturas.
La primera pantalla solicita el número de factura y la fecha desde / hasta. Si teclea proveedor, presenta la lista de facturas relativas al mismo.
Al pulsar Siguiente aparece:
Tipo de Anulación: Borrar Asiento o Contraasiento. Si se escoge Borrar Asiento, el sistema eliminará el asiento y la factura generada. Si se opta por Contraasiento se efectuará el contraasiento y se genera un abono en el libro de facturas.
El sistema procede a la contabilización del asiento, y una vez confirmado, solicita, mediante la pantalla imputación de costes a inmuebles, la distribución de éstos a una Promoción.
NOTA:
Si la factura que pretende eliminar ha sido liquidada en una declaración de impuestos el sistema no permite utilizar la opción Borrar Asiento.
Igualmente, si la factura tiene algún pago asociado no se permite la anulación.
Justificante de Imputación de Factura Mediante el proceso Justificante de Imputación de Factura (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) es posible reimprimir el documento que genera el sistema cuando se realiza la recepción de una factura y que este mismo tratamiento permite imprimir.
La configuración de este informe es parcialmente configurable en lo que respecta a la parte inferior del listado. Esta definición se realiza en Parámetros Generales (Básico), menú Configuración, Módulo Configuración, área Herramientas.
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Recepcionar Facturas Duplicando Cuentas a Pagar / Facturas / Recepcionar Facturas Duplicando
Este proceso permite incorporar facturas de forma rápida a partir de los datos de otras facturas.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para aquellos gastos más o menos repetitivos en los que no existe mucha diferencia entre unos y otros cargos. En la entrada al proceso, el sistema solicita la factura origen de la copia. Seguidamente se presenta la replica en la misma pantalla habitual de la carga. Aquí seguro puede modificar todos los datos que se precisen.
Cuentas a Pagar
Seleccionar la Factura que deseamos Duplicar:
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Señalar todos los datos y pulsar Siguiente:
Se modifica el proceso para que el rango de fechas desde parta desde el inicio del ejercicio.
Cuentas a Pagar
Recepcionar Facturas Express Cuentas a Pagar / Facturas /Recepcionar Facturas Express
Otra alternativa de introducción rápida la ofrece este nuevo proceso que permite la introducción de facturas a través de un panel de líneas donde se va cumplimentando los distintos datos de la factura, tal y como si de una hoja de cálculo se tratase.
Este Método de introducción es útil para la inserción de Notas de Cargo y/o Facturas con escaso Desglose de Gastos.
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Al pulsar Confirmar nos saldrá un Informe de las Facturas Recepcionadas como el que mostramos a continuación:
Facturas Express dadas por Pagadas
Se podrán dar por pagadas las Facturas Express directamente en su alta.
Cuentas a Pagar
Modificar Vencimientos Previstos El proceso Modificación de Vencimientos Previstos (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) permite variar la fecha teórica de pago de una factura pendiente.
Recuerde que esta fecha la calcula el sistema según los datos de forma de pago de la ficha del proveedor, sin perjuicio de que el pago se efectúe de otra forma. Esta información es utilizada exclusivamente para los informes de previsión de pagos.
El proceso solicita el código de proveedor y el rango de fechas que se desea tratar. Seguidamente aparece la relación de facturas que satisfacen la selección efectuada. A continuación se presenta, el vencimiento previsto, que puede ser modificado en su fecha y forma.
NOTA:
Los vencimientos modificables son aquéllos que corresponden a facturas pendientes.
Las facturas que hayan sido liquidadas mediante un pago aplazado (letra, pagaré, etc.) se procesarán en la Modificación de Vencimientos Aceptados, menú Vencimientos.
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Devengar Impuesto Diferido Prinex21 permite recepcionar facturas sin soportar el correspondiente impuesto en el momento de la introducción de la factura. En este caso, el impuesto se devenga en el momento del pago.
No obstante, si antes de producirse el mencionado pago, hubiese necesidad de realizar el devengo (por efectuarse la recepción de obra, por ejemplo) se podría efectuar éste mediante el proceso Devengar Impuesto Diferido.
La primera pantalla del proceso Devengar Impuesto Diferido (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Pagar) solicita el proveedor a procesar. Seguidamente aparecen todas las facturas que se encuentran pendientes de devengo en parte o en su totalidad.
Los datos presentados son: Factura Nº, Fecha, Total Diferido, Total Pendiente y Total a Devengar.
Cuentas a Pagar
Modificar: Nótese que el sistema permite efectuar devengos parciales ya que el importe de la columna Total a Devengar, debe ser tecleado por el usuario.
Tenga presente que el importe a teclear NO es el impuesto, sino éste más su base imponible (el propio proceso efectuará el calculo correspondiente).
Una vez modificado pulse Siguiente. El sistema creará el asiento contable correspondiente (cargo a la cuenta de impuesto soportado y abono a la de impuesto soportado diferido).
Pagos Pagos. Consideraciones Generales Una de las partes fundamentales en el módulo que estamos tratando, es la gestión de Pagos. El sistema permite, como veremos, efectuar los mismos de diversas formas: vencimientos, pagarés, cheques, transferencias, etc.
Aparte de las formas de pago convencionales, Prinex21 permite otra fórmula, que por su flexibilidad, queremos resaltar: la de Compensación. Esta modalidad permite usar como cuenta de pago cualquier cuenta contable, lo cual es especialmente útil cuando se trata de efectuar determinados ajustes.
El uso de las distintas modalidades de pago implica, lógicamente, un tratamiento contable y de gestión diferente. Así, en caso de pagos aplazados, por ejemplo, el sistema realiza un seguimiento posterior hasta su pago efectivo.
Las situaciones en que se encuentra una deuda contraída con un proveedor dentro de Prinex21 son:
Facturas Pendientes de Pago: Son las que se encuentran pendientes de liquidación. Hablando en términos contables, las que figuran como saldo acreedor en la cuenta del Proveedor.
Pagos Aceptados: Corresponden a facturas liquidadas mediante pagos aceptados (vencimientos, pagarés). En Contabilidad la deuda aparece saldada en la cuenta del Proveedor figurando ésta como pendiente en la cuenta de Efectos a Pagar.
Previsiones de Pago: Establecen deudas futuras (alquileres, gastos fijos domiciliados, etc.). Pueden aparecer como información adicional en los informes de pagos previstos. No tienen reflejo contable.
A continuación estudiaremos los procesos relacionados con la gestión de pagos, y la emisión de los documentos que lo acompañan.
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Pagar Facturas El proceso Pagar Facturas (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) está disponible en el menú Pagos y también en Recepcionar Facturas.
La primera pantalla del proceso, como podrá comprobar, es común a gran parte de procesos de la Cuentas a Pagar. En ella se solicita el número de factura que se desea pagar o si este dato se desconoce, se puede efectuar la búsqueda de la misma indicando el proveedor al que pertenece.
Puede hacer esta búsqueda por distintos criterios:
Número de Factura: Código de la factura a procesar. Recuerde que este número de registro lo genera el sistema en el momento de la recepción de la factura y nada tiene que ver con el número de documento contable.
Nombre: El acceso al proveedor se puede realizar de forma indistinta por uno u otro. Si se efectúa esta selección, se presentará una pantalla con todas las facturas pendientes de pago para el mismo.
Una vez seleccionada la/s facturas a pagar, en caso de que existan "Abonos / Provisiones" efectuados al proveedor que se encuentren pendientes de imputación, el sistema muestra una pestaña con los mismos para efectuar el cruce o la compensación, si así se desea. En este mismo capítulo encontrará un epígrafe dedicado a los Anticipos a Proveedores.
En ambos casos el sistema no obliga a realizar el cruce con la factura o facturas que se desean pagar.
Cuentas a Pagar
Pagos a Efectuar:
Con base en la información recogida en la pestaña anterior, el sistema presenta por defecto cómo y cuándo debe liquidarse la factura. Esta información puede tomarse como válida o modificarse en esta misma pantalla. Los datos que aparecen son:
Forma de Pago: Debe ser uno de los tipos permitidos. Con el desplegable podrá ver la lista de códigos válidos.
Fecha de Vencimiento: Este dato es obligatorio en caso de que la forma de pago sea aplazada.
Referencia: Ítem opcional para indicar el número de vencimiento o talón. Es de carácter informativo.
Cuenta de Efectos a Pagar: Si la forma de pago seleccionada es en efectivo (cheque, talón, etc.), debe indicar cuenta de pago (tesorería). En caso de pagos aplazados, debe introducir la cuenta de efectos a pagar.
Para el pago de facturas imputadas a una única promoción, Prinex21 propondrá la Cuenta de Tesorería de la promoción. En caso contrario, no existirá automatismo y el proceso actuará como viene haciéndolo actualmente.
Cuenta de Domiciliación: En caso de pagos aplazados, este ítem indica la cuenta bancaria donde se realizará el pago. Debe ser alguna de las existentes en el fichero maestro de bancos.
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Liquidación:
Esta pestaña presenta el resumen de liquidación permitiendo variar la fecha de pago de la misma.
Presionando Siguiente, el proceso continúa con la confección del asiento correspondiente: cargo al proveedor por importe pagado y abono a la cuenta de pago o de efectos a pagar según proceda.
NOTA: El sistema por defecto va a arrastrar el Centro de Coste de la factura. Si no se hubiera asignado centro de coste (Distribución analítica en asientos de pago, Parámetros Generales / Configuración / Herramientas, Cuentas a Pagar) el programa emite un aviso de error indicando que no se ha podido establecer dicha distribución para alguno de los pagos.
Cuentas a Pagar
Una vez efectuada la contabilización, aparece el resumen de la relación de pagos que liquidan la factura con las siguientes opciones:
Al posicionarnos encima del icono de imprimir: se nos abren las siguientes opciones:
Carta Envío: Imprimir Carta de Envío. El sistema emite una carta para enviar al proveedor junto con los documentos de pago.
Justificante de Pago: Imprimir Justificante de Pago. Mediante esta opción se emite un informe con todos los datos del proceso realizado.
Documento de Pago: Imprimir Documentos de Pago. Al ejecutar esta opción, el sistema solicita el lugar y fecha de emisión de los documentos y el modelo a utilizar para su impresión.
Si desea más información acerca de la emisión de documentos de pago, consulte el apartado de Justificante de Pago.
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Retener / Liberar Pago de Facturas Mediante el proceso Retener / Liberar Pago de facturas (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) podemos retener el pago de facturas o liberar facturas retenidas.
El proceso solicita para las facturas el código de identificación del proveedor y presentará una pantalla con todas las facturas, según el proceso seleccionado.
Si opta por facturas, se presenta una pantalla donde debe indicar el Motivo de la Retención.
Si por el contrario desea liberar facturas, pulse el botón y la factura quedará liberada.
Cuentas a Pagar
Liberar Facturas con Retención Automática Este proceso permite liberar aquellas facturas que se hubieran retenido automáticamente por el sistema.
El motivo de dicha retención consistirá en que dichas facturas habían sido imputadas a partidas presupuestarias cuyo ejecutado supere a la cifra presupuestada para dicha partida.
La retención automática se llevará a cabo siempre y cuando el Parámetro "Retener pago facturas imputadas a facturas excedidas" de Cuentas a Pagar se encuentre activo.
Para ello nos vamos a HERRAMIENTAS COMUNES / CONFIGURACIÓN / Configuración / Parámetros Generales / Cuentas a Pagar
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Anular pago de Facturas El proceso Anular Pago de Facturas (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) vuelve a dejar total o parcialmente pendiente una factura ya pagada.
Este proceso está pensado, tanto para subsanar posibles errores en la realización del pago, como para efectuar modificaciones a posteriori.
En la primera pantalla de este proceso, como es habitual, se solicita el número de factura, la fecha desde/hasta o el código de proveedor. Se mostrarán todas las facturas pagadas del proveedor seleccionado.
Cuentas a Pagar
Seleccionamos el/los pagos que queremos anular.
Al pulsar Siguiente, el sistema mostrará el asiento contable generado (contrasiento) y la posibilidad de obtener copia impresa del justificante.
Justificante de Pago El proceso Justificante de Pago (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) emite un listado con todos los datos relativos al pago de una factura.
El proceso solicita la promoción y el año y presenta una pantalla para teclear el Número de Documento Contable con el que fue registrado el pago.
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La información listada es:
Datos de la factura (detalle de bases imponibles, retenciones, etc).
Imputación Presupuestaria.
Asiento Contable.
Detalle de las cantidades pagadas.
Cuentas a Pagar
Imprimir Documentos de Pago Habida cuenta que las formas de pago son diversas, los formatos de los documentos han de obedecer a diferentes diseños.
El proceso Documentos de Cobro/Pago, menú Configuración, módulo Configuración/Herramientas, permite definir los modelos a utilizar. No existe ningún modelo predefinido por el sistema, dado que éstos varían según la entidad bancaria.
La pantalla de entrada a Imprimir Documentos de Pago (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) permite efectuar la selección por número de pago, por Banco de Domiciliación y Tipo de Pago (efecto, recibo, cheque, pagaré, y estado, emitido o no emitido), así como acotar entre fechas desde/hasta.
Seguidamente presentan los pagos de acuerdo a la selección efectuada, para su tratamiento.
Puede imprimir Carta y Pagaré o solo Pagaré.
Una vez seleccionado/s los documentos, mediante la opción Imprimir, Documento Pago, el sistema solicita el lugar y fecha de emisión y el modelo a utilizar.
Al emitir los Documentos de Pago, se imprimirán todos los datos del Banco destino: Código, Sucursal, Dígito de Control y Número de Cuenta.
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En el programa de Emisión de Documentos de Pago (CPPI10) se imprimirá a hoja de cálculo, la información resultante según los filtros seleccionados.
Cuentas a Pagar
Carta de Envío de Documentos de Pago El proceso Carta de Envío de Documentos de Pago (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar), solicita en su primera pantalla el código de proveedor y el conjunto de pagos (efecto, pagaré, etc.) a incluir en la misma.
Puede acotar la búsqueda seleccionando las fechas contables desde/hasta y las de vencimiento Desde / Hasta.
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Emitir Carta
El proceso solicita el lugar de expedición y el modelo de documento. La información que se imprime en la Carta es el detalle de los Pagos seleccionados y la referencia de las facturas afectadas.
En cuanto al formato empleado en el documento se trata de un estándar de diseño cerrado, si bien es posible hacer algunas modificaciones respecto a la ubicación de determinados datos. Estos ajustes se realizan en el proceso Parámetros Generales (C. Pagos), menú Configuración, Módulo Configuración, área Herramientas.
Cuentas a Pagar
Pagos en Soporte Magnético En el proceso Pagos en Soporte Magnético (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) se agrupan los documentos de pago por tipo y entidad. Los pagos seleccionados se graban en el fichero de salida, según las especificaciones correspondientes a cada entidad.
Dentro del sistema de pagos es posible la realización de éstos mediante la generación de remesas en soporte magnético siguiendo la Norma-34
Formato del Pago:
Para poder realizar las remesas necesarias en esta gestión de pago, debe de operar de la manera siguiente:
Cuando se realiza el Pago de una Factura debe elegir como formato alguno de los identificados en la tabla como:
34-Soporte Magnético, e indicar la entidad bancaria
35-Pagaré Soporte
36-Confirming Contado: genera el movimiento de tesorería en el pago de la factura.
37-Confirming Aplazado: tratamiento similar al de un efecto o pagaré. Requiere liquidación posterior.
El pago por confirming permite generar ficheros de remesas con documentos de pago para su envío a la entidad bancaria oportuna.
Para los formatos 35, 36 y 37 y debido a la inexistencia de un formato normalizado, cada entidad utiliza sus propios diseños de archivo para la grabación de estas remesas. En la versión estándar de Prinex21 se facilitan los siguientes formatos de entidades bancarias:
35-Pagaré Soporte: (BANESTO 0030, BSCH 0049, BANKINTER 0128, BBVA 0182, LA CAIXA 2100)
36-37: Confirming Contado y Aplazado: (BANCO ATLANTICO 0008, BANESTO 0030, BSCH 0049, POPULAR 0075, SOLBANK 0081, BANCO VALENCIA 0093, BANCO ZARAGOZANO 0103, BANKINTER 0128, BBVA 0182, Caixa CATALUNYA 2013, CAJA RIOJA 2037, CAJA MADRID 2038, CAJA MURCIA 2043, BANCAJA 2077, C.A.M. 2090, LA CAIXA 2100)
Debe asegurarse que cuenta con los datos del C.C.C. en la Ficha del Proveedor, indispensable para su emisión.
Pagos en Soporte Magnético (Emisión de Remesas)
El proceso presenta una lista de búsqueda con la relación de remesas existentes.
Los Procesos a realizar son:
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TRABAJAR CON REMESAS:
Trabajar con Remesas: Es la opción responsable de la creación de las remesas. Al activarla el sistema presenta una relación de los pagos de tipo "34, 35, 36 y 37", agrupada por entidades bancarias.
Si en vez de crear una remesa lo que queremos es Trabajar con remesas, las opciones que presenta la pantalla son:
Añadir: Elimina la remesa en cuanto al conjunto de vencimientos que la componen. Los pagos en sí mismos permanecen, quedando nuevamente pendientes de remesar.
Si desea anular algún vencimiento, debe de hacerlo por el proceso de Liquidar Vencimientos, menú Vencimientos.
Detalles: Permite consultar la composición de una remesa profundizando a su vez, en el detalle de cada uno de los pagos que la componen.
Imprimir: Emite una copia por pantalla o impresora de la remesa seleccionada.
Cuentas a Pagar
Repetir Remesa:
Genera de nuevo el fichero de salida conforme a los pagos contenidos en la remesa.
CREACIÓN:
Creación: Mediante este icono, se accede al detalle de los pagos que se agrupan en la entidad seleccionada. En esta pantalla se "marcan" los pagos que han de figurar en la remesa. Mediante la opción Crear se pueden visualizar los por menores del documento seleccionado (factura, asiento, etc).
Crear
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Pulsando el botón y tras activar el icono crear, se solicitan los datos de grabación de la remesa tal y como se detalla a continuación:
Fichero de Salida: teclee el directorio de grabación sin especificar '\' al final (por ejemplo: A:)
Fecha de emisión del Soporte y de los Pagos.
Modalidad del pago: indique el sistema de pago.
Concepto: (formato 34) información complementaria de la transacción de carácter opcional.
Puede optar por imprimir la remesa al finalizar el proceso
Cuentas a Pagar
Cobro de Abonos La práctica más habitual es que los abonos de proveedores se crucen con Otras Facturas Pendientes de Pago, pero si procediese registrar el cobro de los mismos, mediante el proceso Cobro de Abonos (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) se liquidarán tales facturas.
Para ello, el sistema solicita el número de abono o el Código de proveedor. También puede buscar por fecha de la factura desde/hasta.
Siguiente
Una vez seleccionado el abono el sistema monta el asiento contable del cobro.
El usuario debe de modificar la línea del ingreso en tesorería para indicar la cuenta contable.
Cobro de Abonos La práctica más habitual es que los abonos de proveedores se crucen con otras facturas pendientes de pago, pero si procediese registrar el cobro de los mismos, mediante este proceso se liquidarán tales facturas.
Para ello, el sistema solicita el número de abono o el Código de proveedor. También puede buscar por fecha de la factura desde/hasta.
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Siguiente
Una vez seleccionado el abono el sistema monta el asiento contable del cobro.
El usuario debe de modificar la línea del ingreso en tesorería para indicar la cuenta contable.
Anular Cobro de Abonos El proceso Anular Cobro de Abonos (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) permite eliminar abono que se hayan cobrado de forma errónea.
La entrada al proceso, solicita el número de abono o el proveedor.
Una vez seleccionado el abono que se desea anular, bien por nº de abono, bien por proveedor, la pantalla presenta los datos del mismo.
Al pulsar Siguiente el sistema solicita la elección del tipo de anulación a efectuar:
Tipo de Anulación: Borrar Asiento o Contraasiento.
Cuentas a Pagar
NOTA:
Si el cobro a anular estuviera asociado a otros abonos, se anulará el cobro de todos ellos y el proceso advertirá de tal hecho.
Siguiente: Al igual que en otros procesos, el sistema procederá a la contabilización del asiento.
Provisión a Proveedores El proceso de Provisiones a Proveedores (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) permite tanto generar una provisión como imputar la mismo a facturas o efectuar la devolución de la diferencia.
El caso más representativo, se produce cuando se efectúa una provisión de fondos a un tercero con el fin de cubrir gastos, posteriormente justificados.
Además de las opciones descritas, el sistema también permite anular una Provisión ya creada, permitiendo así corregir posibles errores. No debe confundirse esta opción con la Devolución de Provisión.
Para cualquiera de las opciones el sistema solicita el código del proveedor objeto de la Provisión.
Ejecutar
Creación: Una vez tecleado el proveedor, el sistema solicita la cuenta de Provisión a proveedor y la partida presupuestaria. Este último dato, se solicita dado que la entrega de un anticipo ocasiona un movimiento económico que debe constar en el flujo de caja de la promoción. Este dato, no obstante, es de carácter opcional. En cuanto a la cuenta de provisión que se presenta, es la que figura por tal concepto en la ficha del proveedor.
Siguiente
A continuación el proceso presenta una pantalla idéntica a la que aparece en el pago de facturas, solicitando tipo de pago, importe, vencimiento, cuentas de pago, etc.
Por último, el proceso genera el asiento para su confirmación, y presenta la pantalla de impresión de documentos, al igual que en el proceso de pago de facturas.
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Ejecutar
Imputación: Cuando se produce la justificación de un gasto provisionado mediante una provisión, la operativa a seguir es efectuar la recepción de la factura por los cauces ya explicados.
El cruce con la provisión, se puede efectuar de dos formas.
La más habitual es efectuar el pago de la factura por el proceso Pago de Facturas. Esta posibilidad es viable solamente si la provisión fue dada al proveedor objeto de la misma.
En el caso de no ser el mismo, ha de efectuarse por la opción de Imputación. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se entrega una provisión a un notario y éste la justifica con una factura del Registro.
Si entramos a la opción de Imputación e introducimos el proveedor (al que se efectuó la provisión), el sistema nos muestra una lista con todas las entregas pendientes.
En esta pantalla se introduce el código del proveedor al que pertenece. Tras seleccionar la factura, se realiza el cruce de ambos. Si confirmamos el cruce se construirá el correspondiente asiento contable quedando liquidada la factura.
En caso de que el importe de la provisión fuese inferior al de la factura, esta quedará pendiente por el importe de la diferencia. Para cancelarla completamente deberá entrar por el proceso de Pago de Facturas.
Cuentas a Pagar
Ejecutar
Devolución: Es frecuente que los importes de las provisiones no se ajusten a la realidad facturada (en más o en menos). Con esta idea, la opción Devolución, en Provisión a Proveedores le permitirá realizar el cobro del excedente provisionado.
Como en todas las opciones de este proceso, lo primero es seleccionar el proveedor y la provisión a tratar.
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A continuación el sistema le pedirá la Cuenta de Ingreso (tesorería) para efectuar el cobro.
El proceso finaliza con la generación del asiento de liquidación.
Ejecutar
Anulación: vuelve al estado original cualquiera de las operaciones anteriores.
Cuentas a Pagar
Compensación de Anticipos El proceso Compensación de Anticipos (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) permite neutralizar dos anticipos de igual cuantía o diferente, en este último caso seguirá existiendo un anticipo por la diferencia entre ambos.
Proveedor: En este primer bloque la aplicación nos solicita el Código del Proveedor cuyos Anticipos deseamos compensar. También nos pide el Código Identificación del Proveedor, aunque este campo es opcional.
Modo de trabajo: (Este punto nos da la opción de elegir entre Compensar Pendientes o Anular Compensados ya realizada.)
Si seleccionamos Compensar Pendientes y el Código del Proveedor el programa nos mostrará los Anticipos que este Proveedor tiene:
Abonos / Facturas: Hay que seleccionar al menos un abono y un anticipo con un doble click, hasta que
aparezca el símbolo delante del número de la Factura y pulsar "Compensar"
Si volvemos a entrar por Compensar Pendientes y el Código del Proveedor, veremos que estos anticipos ya no aparecen.
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Modo de trabajo: Anular Compensados
Si por el contrario seleccionamos Anular Compensados y el Código del Proveedor el programa nos mostrará las Compensaciones anteriormente generadas a este Proveedor:
Seleccionamos con un doble click el abono o factura que nos ha generado la compensación que
queremos anular y pulsamos "Anular"
Si volvemos a entrar por Anular Compensados y el Código del Proveedor, veremos que esta compensación ya no aparece.
Cuentas a Pagar
Previsión de Pagos En la gestión de Pagos es frecuente realizar previsiones de pagos periódicos conocidos antes de la recepción de las correspondientes facturas. Los casos más representativos son los de teléfono, luz, alquileres, etc.
La opción Previsión de Pago (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) permite crear un calendario de pagos próximos. El proceso no realiza contabilización alguna. La información recogida aparece en los informes de previsión de pagos.
La primera pantalla, solicita el código de proveedor al que se refiere la previsión.
A continuación aparece una lista con las previsiones actuales realizadas para el mismo. La primera vez que se ejecuta está opción, lógicamente, la lista aparece vacía.
Si activamos la opción Añadir se solicitan los siguientes datos:
Concepto: Ítem opcional para definir el pago.
Nº de Pagos: Indique el número total de pagos de la previsión.
Importe: Importe individual de cada pago.
Tipo: Este ítem indica si el pago es Fijo o Variable.
Cuenta de Pago: La cuenta aquí tecleada, será empleada cuando la previsión se convierta en pago cierto. Para más detalles consulte los epígrafes siguientes donde se explica las consecuencias de las previsiones en los procesos de Recepción de Facturas y Pago de Vencimientos.
Forma de Pago: Debe ser alguna de las válidas según la tabla de formas de pago.
Periodo: Nº de meses que transcurren entre cada pago.
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Banco Domiciliación: Código de banco existente en el fichero maestro de bancos.
Cuando se activa la opción Confirmar se genera la previsión, presentándose la pantalla inicial del proceso con el desarrollo detallado de la misma.
Como se puede apreciar, en esta pantalla se pueden Añadir nuevas previsiones del mismo modo que
se ha explicado o Modificar las ya existentes.
Cuentas a Pagar
Compensación de Retenciones Este punto de menú nos permite a través de esta opción compensar retenciones de garantía correspondientes a facturas recibidas. Dicha compensación se podría llevar a cabo cuando para un mismo proveedor existieran facturas de cargo y abono con retenciones de garantía.
El sistema permite adicionalmente anular las compensaciones efectuadas con anterioridad.
Modo de trabajo: (Este punto nos da la opción de elegir entre Compensar Pendientes o Anular Compensados.)
Si seleccionamos Compensar Pendientes y el Código del Proveedor el programa nos mostrará las Facturas/Abonos con Retención que tiene este Proveedor:
Abonos / Facturas: Hay que seleccionar al menos un abono y un anticipo con un doble click, hasta que
aparezca el símbolo delante del número de la Factura y pulsar "Compensar"
Si volvemos a entrar por Compensar Pendientes y el Código del Proveedor, veremos que estas Facturas/Abonos ya no aparecen.
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Modo de trabajo: Anular Compensados
Si por el contrario seleccionamos Anular Compensados y el Código del Proveedor el programa nos mostrará las Compensaciones anteriormente generadas a este Proveedor:
Seleccionamos con un doble click el Abono o Factura que nos ha generado la compensación que
queremos anular y pulsamos "Anular"
Si volvemos a entrar por Anular Compensados y el Código del Proveedor, veremos que esta compensación ya no aparece.
Cuentas a Pagar
Solicitud de Autorización de Pagos El proceso Solicitud de Autorización de Pagos (Menú Pagos / Módulo Cuentas a Pagar) genera los documentos de solicitud de autorización de pagos a la entidad que corresponda, de los siguientes tipos de documentos:
Facturas y Cargos varios
Pago de Anticipos
Pago de Nóminas
La pantalla de entrada al proceso solicita la selección de datos mediante los "Filtros" Banco y Promoción y permite acotar por Fechas Desde/Hasta.
Una vez seleccionado el tipo de pago a imprimir, el proceso solicita el modelo de documento y seguidamente lo genera, como en otros procesos, por pantalla o impresora.
Vencimientos Vencimientos. Consideraciones Generales Una de las partes más importantes de la gestión de Proveedores es el control de la cartera de vencimientos a pagar. En el menú Vencimientos (Módulo Cuentas a Pagar), se agrupan todos los procesos que permiten tratar a los mismos.
Dentro de Prinex21, tienen consideración de vencimientos todos aquellos pagos aplazados que han entrado en cartera al momento de efectuar el pago de una factura. Tenga presente, por tanto, que cuando hablamos de pago de vencimientos nos referimos tanto a letras como a pagarés, recibos u otros documentos de pago aplazado.
A diferencia de Cuentas a Cobrar, en la cual se consideran cobrados los efectos al momento de su vencimiento -siempre, claro está, que se encuentren remesados-, en este módulo, el pago de un vencimiento debe realizarse de forma explícita.
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En gran parte de los procesos de la Cartera relativos al control de pagos, el sistema solicita el Número de Pago. Este código de control es otorgado por el sistema en el momento del pago de la factura. No debe confundirse con el Número de Factura o el de Documento Contable.
Liquidar Vencimientos El proceso Liquidar Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Pagar), permite registrar el cargo en cuenta llegado el vencimiento de los mismos, cerrando de este modo el ciclo del pago.
En la primera pantalla se solicitan el/los vencimientos a tratar. Como en otros procesos, la selección puede ser bajo determinados criterios de búsqueda que facilitan el acceso.
Los datos solicitados son:
Número de Pago: Código del pago.
Banco Domiciliación: Código de banco donde están los cargos que se van a procesar.
Fechas Vencimiento (Desde-Hasta): Rango de fechas de los vencimientos a tratar
Código de Proveedor / Código de Identificación: Proveedor al que corresponden los efectos a pagar.
Número de remesa: Número de remesa pendiente.
Se han incluido los siguientes filtros: Cuenta de Cartera, Forma de Pago.
El sistema presenta, a continuación, una lista con los cargos que satisfacen los criterios de selección empleados. Ésta no aparece si se introdujo directamente el Número de Pago.
Cuentas a Pagar
En esta pantalla se seleccionan los cargos que se van a liquidar. También dispone de otras opciones:
Detalles: Permite consultar los detalles de los pagos
Modificar: Permite cambiar la cuenta de domiciliación de los cargos.
Una vez hecha la selección y al activar la opción Siguiente, el proceso solicita los siguientes datos:
Importe del cargo. Ítem no editable.
Cuenta de Banco: Si se deja en blanco, el sistema tomará la cuenta de cada línea de cargo.
Agrupar Movimientos Debe y Haber: Permite indicar al sistema si el asiento se totalizará por cuentas o no. Esta posibilidad puede resultar práctica para facilitar la identificación de movimientos bancarios de cara a la conciliación.
Finalmente, se genera el correspondiente asiento contable con cargo a la cuenta de efectos en cartera y abono a la cuenta de bancos.
Pago de Vencimientos
Lo más habitual es que la recepción de la factura se produzca antes del pago, pero en ocasiones los acontecimientos ocurren en orden inverso. Esto es especialmente frecuente en el caso de pagos domiciliados, en los que el cargo en banco se produce, a veces, antes de que llegue la factura. Si esto ocurre, y en caso de que existan Previsiones, el comportamiento de los procesos de Pago de Vencimientos y Pago de Facturas se ve alterado por tal circunstancia.
En caso de previsiones con importe variable, una vez seleccionado el cargo e introducido el importe, el resto del proceso continúa como se explica en el epígrafe Pagar Facturas.
Finalizado el proceso, la cantidad cobrada se recoge en cartera como un anticipo al proveedor, puesto que no existe factura que le corresponda.
Cuando llega la factura se introduce como cualquier otra por el punto Recepcionar Facturas, menú Facturas. Al realizar el pago de la misma, el sistema presentará el anticipo generado con anterioridad. Basta con efectuar el correspondiente cruce para dejar saldada toda la operación.
Modificar Vencimientos Aceptados
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El proceso Modificar Vencimientos Aceptados (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Pagar) permite realizar cambios en pagos aplazados. Lógicamente, los vencimientos susceptibles de variación son aquéllos que se encuentren pendientes de pago.
Los datos que se pueden modificar son:
Fecha de Vencimiento
Referencia
Cuenta de Domicilio de Pago
Si desea efectuar otro tipo de modificaciones, tales como importe o forma de pago, debe ejecutar el proceso de Anular Pago Factura, menú Pagos, y volver a efectuar el mismo.
Anular Liquidación de Vencimientos El proceso Anular Liquidación de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Pagar) permite anular la contabilización del cargo en banco, dejando el pago nuevamente en cartera.
No debe confundir este proceso con la anulación física del vencimiento, llevada a cabo como ya se ha dicho en el proceso de Anulación de Pago de Facturas.
En la entrada al proceso, el sistema solicita Número de Pago o Número de Documento Contable. Si efectúa la selección por el primer ítem, el sistema presenta directamente el cargo a anular. En el otro caso, se visualizan todos los cargos contabilizados en el Documento Contable especificado para que efectúe la selección de los que proceda.
En cualquier caso, el sistema genera el asiento contable con el cargo en la cuenta de domicilio de pago y abono en la cuenta de efectos en cartera, quedando los mismos pendientes de pago nuevamente.
Trabajar con Vencimientos Indefinidos
Cuentas a Pagar
En el apartado Trabajar con Vencimientos Indefinidos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Pagar) se muestran los vencimientos que definimos como indefinidos (número 9) a la hora de pagar una factura.
Al entrar en este apartado el proceso pedirá el proveedor (Código o Código de identificación). Posteriormente saldrán todos los pagos que estén como indefinidos y permitirá pagar ese vencimiento con un formato definido, es decir un pagaré, un recibo, etc.
Finalmente, se genera el correspondiente Asiento contable y el proceso presenta el Resumen de Pago permitiendo generar la impresión del Resumen y Justificante de Pago, al igual que en Procesos ya explicados anteriormente.
Imprimir: Carta Envío, Justificante de Pago y Documento de Pago.
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Nóminas Nóminas. Consideraciones Generales En el menú de Nóminas (Módulo Cuentas a Pagar) se encuentran todos los procesos relativos al tratamiento de las mismas, la confección de asientos y las imputaciones presupuestarias.
El tratamiento de Nóminas de Prinex21, dista de ser un programa de gestión de nóminas como tal. Los objetivos fundamentales de los procesos que aquí se recogen son:
Facilitar la contabilización de las nóminas mediante asientos predefinidos, habida cuenta del carácter repetitivo de los mismos.
Ofrecer la posibilidad de imputar los gastos de personal al Control Presupuestario de las distintas promociones.
Incorporar las retenciones de los empleados al informe de retenciones por IRPF, donde se recogen, además, las efectuadas a profesionales.
Es importante aclarar que el uso del tratamiento de nóminas no es de carácter obligatorio, como ocurre con otros procesos de la aplicación, pero, obviamente, será necesario si se desea extraer con posterioridad información fiscal.
Cuentas a Pagar
Datos de Empleados El proceso Datos de Empleados (Menú Nóminas / Módulo Cuentas a Pagar) permite efectuar el mantenimiento del fichero de empleados de la sociedad.
En la pantalla inicial del proceso se presenta la lista de todos los empleados cargados en el sistema.
Filtros en la parte superior derecha para seleccionar los empleados activos, de baja o todos.
Al activar las opciones Añadir o Modificar los datos de los empleados, el proceso muestra una ficha con los datos personales y de pago de los mismos.
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Recoge Datos personales (Nombre, DNI, Domicilio, etc.) y los Datos de Pago del empleado.
Dos modificaciones: Fecha de Nacimiento completa y Datos Contrato / Área y Departamento
Para utilizar la nueva función: “Gestionar Empleados por Sociedad”, VER MÁS ABAJO:
Estos nuevos campos también se podrán importar en el proceso de importación de empleados, aparecerán en el Excel de Importación de datos (Ir a Enlace con Sistemas Externos - Importar nuevos campos para Nóminas).
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN”.
La pestaña "Datos Generales" recoge los datos necesarios para cumplimentar la declaración anual de retenciones, con el mismo sistema que el empleado en los impresos oficiales al uso. Para identificar el alcance y significado de la información solicitada, le recomendamos que consulte la reglamentación vigente.
DATOS FISCALES:
Posibilidad de Dividir Ejercicios Fiscales y Empleado
Esta nueva opción permitirá detallar los Datos Fiscales de cada empleado por Ejercicio Fiscal, y conservar por tanto un Histórico con dichos datos.
A la hora de ejercer los Modelos Fiscales correspondientes (Modelo 190), se tomarán los datos del ejercicio que corresponda en función de las particiones efectuadas.
Cuentas a Pagar
Al pulsar la opción de Añadir / Modificar saldrá la siguiente ventana:
GESTIONAR EMPLEADOS POR SOCIEDAD
Para utilizar la nueva función: “Gestionar Empleados por Sociedad”, debemos acceder a Herramientas Comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Cartera de Pagos. En la parte inferior aparecerá la posibilidad de indicar si queremos gestionar los empleados por Sociedad. Una vez seleccionado el proceso no se podrá anular.
Vemos seleccionada la opción “Gestionar Empleados por Sociedad”
Al entrar en Mantenimiento de Empleados en el Módulo Cuentas a Pagar / Nóminas / Datos de Empleados.
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Tras marcar la dicha opción nos aparecerán sólo los empleados que pertenecen a esta sociedad:
Al añadir un empleado tendremos que añadir la Sociedad a la que pertenece.
Si queremos que el nuevo empleado pertenezca a otra Sociedad, volvemos atrás, seleccionamos otra Sociedad y le damos a Añadir.
Importación de datos desde Enlaces con Sistemas Externos
Se han modificado las plantillas de Importación de datos para poder importar los nuevos campos:
Fecha de nacimiento completa.
Datos Contrato: Área y Departamento.
Importar el campo “Sociedad”
Ir a HERRAMIENTAS COMUNES / Enlace con Sistemas Externos: Importar nuevos campos para Nóminas.
Cuentas a Pagar
Conceptos de Nómina Antes de empezar a trabajar con la utilidad de Nóminas, debe configurar los asientos contables con la estructura que corresponda a su organización.
El proceso Conceptos de Nómina (Menú Nóminas / Módulo Cuentas a Pagar) permitirá efectuar la mencionada configuración. Al entrar al mismo comprobará que Prinex21 proporciona, por defecto, un modelo ya predefinido. Sobre él puede hacer todas las modificaciones que estime oportunas.
Los datos solicitados en esta pantalla son:
Código: Este ítem identifica la línea tratada. Puede introducir el que quiera, pero tenga presente que las líneas de asiento se ordenan en base al mismo.
Se amplía el campo código de nómina a 10 caracteres.
Descripción: Concepto que aparece en el asiento.
Clave de Concepto: Este código permite al sistema identificar la naturaleza del movimiento para su correcta imputación en el Control Presupuestario. Dispone de un menú desplegable con la lista de claves. Si se deja en blanco, indica que el movimiento no se imputará al Control Presupuestario.
Cuenta: Código contable a utilizar.
Signo D/H: Indica la naturaleza del movimiento Debe o Haber.
Trabajar con Nóminas El proceso Trabajar con Nóminas (Menú Nóminas / Módulo Cuentas a Pagar) es el responsable de la contabilización de las nóminas y del registro de la información fiscal.
Las opciones principales de este proceso son:
Añadir: Da de alta una nueva nómina. Los datos solicitados son: código, descripción y fecha de devengo.
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Trabajar: Esta opción permite confeccionar los datos que componen la nómina. Al activarla, el sistema presenta los datos del empleado elegido. Si activa la opción Modificar el sistema solicitará los importes correspondientes a los distintos conceptos a contabilizar para cada uno de ellos.
Tipo de Contrato: General, Inferior a un año o Especial.
Concepto/Importe: Se indicará, el código de concepto que debe existir en la tabla Conceptos Nóminas y el importe.
Retención IRPF: Debe indicar el importe de la retención asociado al concepto indicado en el ítem anterior y la clave identificativa de dicha retención.
Tipo/SC (Subclave de Percepción): La que corresponda según reglamentación.
Detalles, Contabilizar, Anular Contab., Modificar Pptario, Asiento.
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Cuentas a Pagar
El mismo empleado se podrá dar de alta dos veces cuando por ejemplo tenga dos nóminas diferentes en un mismo mes.
Al añadir un empleado a una nómina en la que ya se ha incluido, el sistema te preguntará si deseas duplicar este y añadirá un número secuencial. A partir de ese momento funcionarán como dos empleados diferentes.
El sistema a la hora de contabilizar la nómina a través de Prinex21 (es decir, sin utilizar el tubo importador de asientos del enlace de nóminas), agrupará los importes asociados a la misma cuenta contable, en un único registro.
Enlace con Sistemas Externos, Importación, Nóminas (Plantillas):
Cuando el programa detecta que se repite un concepto para un mismo empleado, al importar asignará un número secuencial distinto a dicho empleado.
a.) Contabilización Nómina Seguridad Social de la Empresa
Este proceso se localiza en el Módulo de Enlace con Sistemas Externos, Importación, Nóminas:
El sistema permitirá realizar la importación de un fichero con la información correspondiente a la Seguridad Social a Cargo de la Empresa exclusivamente.
La nómina a importar tendrá un Código de Nómina no utilizado con anterioridad. En la información correspondiente a la nómina, no se detallará la relación de empleados que conforman dicha nómina (el dato deberá venir en blanco).
La nómina correspondiente a los Seguros Sociales (SE- Seguridad Social Empresa) podrá contabilizarse a través del proceso de Trabajar con Nóminas (en el menú Nóminas del módulo de Cuentas a Pagar), o podrá importarse su movimiento contable desde Enlace con Sistemas Externos (importación de nóminas).
Dicha nómina incorporará exclusivamente el concepto correspondiente a la SE- Seguridad Social de la Empresa.
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A su vez se indicará en dicha plantilla (formato de datos para la importación de nóminas), la nómina origen de la cual se tomará la información correspondiente a la seguridad social por empleado, así como su información presupuestaria.
En la opción Formatos, podremos ver los requisitos necesarios para la importación.
Cuentas a Pagar
b.) Distribución Presupuestaria
El reparto presupuestario del concepto SE – Seguridad Social de la Empresa, será el que viniera en el fichero si la información presupuestaria se cumplimentara. Caso de no hacerlo, y marcar en el proceso de importación para ésta nómina, la opción de Prorrateo Seg. Social Empresa, el sistema realizará la siguiente operación para prorratear dicho importe correspondiente al concepto SE:
Se calculará el porcentaje correspondiente al peso de la Seguridad Social de cada empleado de la nómina origen (aquella que se cumplimente en la plantilla de importación de nóminas) sobre el sumatorio de Seguridad Social de todos los empleados de la nómina origen. Para ello se dividirá la Seguridad Social de cada empleado entre el total de la Seguridad Social de todos los empleados de la nómina origen.
Calculado dicho porcentaje, se aplicará el mismo al Total de la Seguridad Social de la Empresa de la nómina que estemos importando. El importe resultante, se aplicará a las promociones y partidas presupuestarias que se hubieran utilizado para el concepto SU de la nómina origen (dato que deberá indicarse en el fichero de importación de la nómina) en función de los porcentajes indicados para dicho concepto.
En el caso de que una nómina ya tuviera relacionado el concepto SE, el sistema no permitirá la importación de una nueva nómina para la incorporación exclusivamente de la Seguridad Social de la Empresa.
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De vuelta a la pantalla inicial del proceso con la relación de todas las nóminas existentes, encontramos las restantes opciones principales:
Imprimir
Emite un informe de los datos que componen la nómina del empleado seleccionado.
Contabilizar.
Contabiliza los importes correspondientes.
Cuentas a Pagar
Una vez incorporados los datos que procedan (Seguridad Social de la empresa, por ejemplo). El sistema presentará el asiento contable generado para su confirmación.
Anular Contab.
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Mediante está opción se puede anular el asiento contable generado. Como es habitual, el sistema le permite, "Borrar el Asiento" o "Generar Contraasiento".
Modificar Pptario
Modificar Distribución Presupuestaria: Permite variar la imputación de los conceptos al Control Presupuestario.
Pago de Nómina El proceso Pago de Nómina (Menú Nóminas / Módulo Cuentas a Pagar) permite generar un fichero con la orden de pago a los empleados, para su grabación en soporte magnético y posterior envío a la entidad bancaria que corresponda.
En la entrada al proceso, el sistema presenta la relación de nóminas existente con las opciones Emitir, Anular y Asiento.
Emitir Soporte
La pantalla de generación del fichero (opción Emitir), es idéntica a la explicada en el proceso de Pagos por Soporte Magnético a cuya explicación nos remitimos.
Cuentas a Pagar
Adicionalmente, el sistema genera el asiento contable del pago con el movimiento de tesorería y el asiento abierto para que el usuario lo complete.
Pagos Parciales de Nóminas
Este nuevo punto de Menú permite poder pagar una misma Nómina en varios pagos por varias cuentas de distintos Bancos o Cajas. El sistema genera distintos apuntes, en distintas fechas. Tomará en cuenta las fechas de los apuntes y los importes pendientes.
Al entrar en “Pago de Nóminas” nos muestra la siguiente pantalla con las nóminas a pagar:
Contabilizar
Seleccionamos la Nómina que vamos a pagar y pulsamos Contabilizar. Se abre la siguiente pantalla donde señalamos (entrando en detalle) los trabajadores que vamos a incluir en este pago y a continuación la cuenta donde queremos pagar dicha parte de la nómina.
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Seleccionando el icono Detalles, podemos acceder a una ventana con los datos de los Pagos emitidos donde podremos Anular dicho Pago.
Cuentas a Pagar
Anular Cont.
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Para Anular un pago parcial de una nómina entramos en el proceso Pago de Nóminas y seleccionaremos una nómina con varios pagos.
Si seleccionamos Anular Cont. Se nos abrirá una ventana como la que mostramos a continuación, donde podremos seleccionar si queremos anular borrando el asiento o creando el contraasiento.
Para ver todas las Nóminas y poder trabajar con ellas nos iremos a:
Cuentas a Pagar / Nóminas / Trabajar con Nóminas
Para ver los datos de cada Nómina pulsamos “Detalle”, se nos abrirá la siguiente ventana
Pagos Soporte Magnético (Salida Hoja de Cálculo)
Se añade salida a Hoja de Cálculo al proceso Pagos Soporte Magnético que se encuentra en el Módulo CUENTAS A PAGAR / Pagos
Resumen Anual
Cuentas a Pagar
Esta opción (Menú Nóminas / Módulo Cuentas a Pagar) genera el Resumen de la nómina de cada empleado para el periodo solicitado en pantalla.
Puede optar por obtener un listado detallado o total.
El informe obtenido refleja los códigos de nómina y los distintos conceptos relacionados en ella. (Empleado, Importe bruto, Conceptos por IRPF, Retención S.S., Total a Pagar).
Nuevo Filtro en Resumen Anual de Nóminas
Se podrá filtrar por código de empleado y/o código de concepto de nómina, en el informe correspondiente al resumen anual de nóminas.
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Utilidades Utilidades. Consideraciones Generales Como en el resto de los módulos de Prinex21, en Cuentas a Pagar existe una apartado de Utilidades donde se recogen algunos procesos auxiliares a la gestión fundamental de este módulo
Reclasificar Largo / Corto Plazo Mediante el proceso Reclasificar Largo/Corto Plazo (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar) el sistema sondea en Cuentas a Pagar, qué efectos vencen entre la fecha indicada en pantalla y la considerada como límite de Corto Plazo.
El número de días tomado como referencia para el cálculo se obtiene de un valor introducido en el proceso Parámetros Generales (C. Pagos), menú Configuración, Módulo Configuración, área Herramientas.
Por defecto, este ítem contiene: 364 días.
Como resultado de la selección, se presenta una pantalla con todos los efectos candidatos. En ésta el usuario
debe teclear y la nueva cuenta de cartera para que el sistema realice el movimiento contable de traspaso.
Cuentas a Pagar
Unificar Códigos de Proveedores / Acreedores El proceso Unificar códigos de Proveedores/Acreedores (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar) permite sustituir un código de Proveedor/Acreedor por el de otro.
La unificación provocará el traspaso de todos los movimientos del Proveedor/Acreedor sustituido por el código del que lo toma. El código del proveedor sustituido se eliminará.
Emitir Mailing y Etiquetas Prinex21 permite elaborar "cartas personalizadas" y etiquetas fusionando los datos de proveedores. Permite, además, la ejecución masiva del proceso, aplicando criterios selectivos para facilitar la emisión de circulares y notificaciones.
El proceso de Emisión de Mailing y Etiquetas (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar) permite generación masiva de documentos personalizados de forma selectiva.
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Criterios: La pantalla de CRITERIOS DE BÚSQUEDA, presenta un formato de características similares a la Ficha de Datos del Proveedores.
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN”.
Según los ítems seleccionados en la pantalla preliminar, el sistema compone una lista con los registros (proveedores) candidatos a ser procesados. En la relación debe seleccionar los que tengan que ser tratados por el proceso de emisión.
A continuación debe activar el botón Mailing o Etiquetas y especificar el Nombre del Modelo
que va a emplear para la generación uno u otro documento.
Modelos de Mailing Los procesos Modelos de Mailing (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar) permiten mantener en WORD los documentos que servirán de patrón para la emisión de cartas personalizadas.
Cuentas a Pagar
Cuando se activa la opción de Añadir o Modificar, se abre un cuadro de diálogo donde el usuario selecciona el modelo (si éste existe) o le asigna un nombre con la extensión .DOC (si se está creando).
A continuación se abre WORD y aparece en la barra de tareas un icono titulado: Insertar Campos de Combinación. Si se activa el mismo, aparecerá una lista de las variables disponibles para la confección de mailing (Nombre, Dirección, etc.). Basta con seleccionar el dato deseado, para que WORD lo inserte en el documento.
NOTA:
Ocasionalmente, y según la configuración de WORD empleada, puede aparecer en la apertura del documento una ventana para confirmar la selección de la tabla de variables (TITULOS.TXT), donde debe de activar la opción “Aceptar”. También es posible que el sistema le solicite el carácter de separación de campos. Si esto ocurre, debe de seleccionar el carácter: ";" (punto y coma).
Modelos de Etiquetas Mediante el proceso de Modelo de etiquetas (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar) puede definir el formato que se va a emplear en el proceso de emisión. La parametrización se adapta a los distintos modelos de etiquetas normalizados para su emisión por medios informáticos.
Antes de comenzar a definir la estructura del modelo que va a emplear, es importante que imprima la Plantilla de Posiciones (mediante la opción del mismo nombre ubicada en este proceso). Este medio le servirá de orientación para colocar debidamente los datos de las etiquetas y especialmente los ajustes de salto de página.
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Cumplimente los datos solicitados en la pantalla que se presenta al activar la opción Modificar Los ítem solicitados son:
Columna y Línea de la Primera Etiqueta.
Columna de la Segunda.
Línea de la Tercera: se entiende como tal, la ubicada inmediatamente a continuación a la primera, en posición vertical.
Número de Etiquetas (en Vertical y Horizontal).
Líneas por página. Opcional.
Formato de la página: Horizontal o Vertical.
Tipo de Impresión: mediante secuencias de Escape o bajo Windows. Se recomienda preferentemente el uso de la segunda opción mencionada, puesto que la primera requiere ciertos conocimientos en el manejo de configuraciones de impresora.
FONT: permite especificar el ancho de letra (10, 12, 15, etc). Asimismo, el valor aquí introducido repercute en el interlineado del documento (número de líneas por página). En este sentido, comprobará que a mayor valor de FONT, el tamaño de letra disminuye y el número de líneas aumenta.
Las variables disponibles para la confección de etiquetas son las siguientes:
Modelos de Solicitudes de Pagos Mediante este proceso puede definir el formato que se va a emplear en el proceso de emisión de Solicitudes de Pago (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Pagar).
La pantalla de entrada al proceso presenta los modelos de documentos y, al igual que con los procesos anteriores, permite añadir nuevos o modificar los existentes.
Cuentas a Pagar
La Lista de variables para la emisión de solicitudes puede obtenerla mediante el botón I.Variables
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Imprimir, La impresión del modelo de Solicitudes de Pago quedaría como sigue:
Pago de Facturas Extracontable Mediante este proceso podemos pagar las facturas que se han introducido por contabilidad, y aún no están pagadas:
Cuentas a Pagar
De manera que si nosotros introducimos el asiento de pago de una factura, obtendremos un número de documento, a continuación recepcionamos esta factura para generar un número de factura, y lo insertamos en
o lo buscamos por el Proveedor:
Cuando la tengamos en la pantalla le damos un doble click, y nos llevará a la pantalla de Pago de Factura:
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En estos momentos podremos proceder al Pago normal, como se indica en Pago de Facturas.
Cuentas a Pagar
Cambiar Proveedor en Facturas Para cambiar el Proveedor de una Factura, seleccionaremos esta opción.
Se nos abre la siguiente pantalla:
En esta pantalla, al indicar el Proveedor cuya factura queremos asignar a otro Proveedor, nos saldrá una lista con todas las facturas del Proveedor indicado.
Seleccionamos la que queremos Modificar y pulsamos Modificar
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Se nos abre la siguiente Pantalla:
Indicamos cual es el Proveedor al que queremos asignar la factura seleccionada y pulsamos Confirmar, el cambio ha sido efectuado, podemos comprobar el cambio seleccionando el Proveedor que tiene asignada ahora la factura.
Cuentas a Pagar
Como podemos comprobar en cualquiera de las dos Pantallas podemos seleccionar también Detalles: Al pulsar este botón, obtendremos en cualquier momento la Consulta de la Factura con todos los Detalles de la misma.
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Cambio Masivo de Delegación Este proceso permite al usuario Modificar Masivamente la Delegación de un Proveedor.
Se solicitará la Delegación Actual devolviendo la Relación de Proveedores que la tienen asignada.
Una vez seleccionados los Proveedores a Modificar, el Sistema solicitará la Nueva Delegación.
Pulsamos Siguiente y nos muestra este mensaje:
Le decimos que "SI" comienza el cambio.
Si volvemos a entrar podremos comprobar el cambio:
Cuentas a Pagar
Consultas Consultas. Consideraciones Generales En el menú Consultas (Módulo Cuentas a Pagar) se agrupan todos los procesos que permiten acceder a la información gestionada por este módulo.
Como en el resto de los módulos de Prinex21, este acceso se puede efectuar mediante Consultas por pantalla o informes en papel.
En este apartado, describiremos detalladamente las que consideramos fundamentales en la gestión de Cuentas a Pagar.
Situación General de la Cartera El proceso Situación General de la Cartera (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar), muestra el contenido general de la cartera bajo diversos criterios de clasificación y selección.
El resultado puede obtenerse en formato de consulta y de listado. En caso de consulta en pantalla la información se muestra a nivel de totales. En cuanto al informe, es posible elegir el resultado detallado o no.
Orden de Clasificación: Este ítem permite definir distintos niveles de ruptura en la presentación del informe. Para cada uno, el sistema compone el correspondiente subtotal. Es obligatorio teclear al menos uno. Si se teclean varios han de ir en secuencia. Tenga en cuenta que el nivel '1' corresponde a la página.
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Filtros de selección: Sociedad, Delegación, Proveedor, Banco Cta. Domiciliación y Formato de pago (letra, recibo, pagaré): mediante estas entradas se puede decidir qué entidades de las mencionadas deben aparecer en el informe. Como en la mayoría de las consultas de Prinex21, los ítems en blanco, indican al sistema que deben procesarse todos. Para utilizar este filtro, no es necesario que el dato seleccionado sea un campo de clasificación.
Fecha Vencimientos: Permite seleccionar la información dentro de un límite de fechas. También se puede totalizar (si se especifica un orden de clasificación para este ítem) agrupando por meses.
Considerar: Pagos Aceptados, Previsiones, Facturas Pendientes de Aceptar: Indique si se incluye o no la información relativa al estado de la deuda. Consulte lo que Prinex21 entiende por estos conceptos en el apartado de Pagos.
Tipo de Informe: En caso de activar la opción Imprimir, este ítem permite obtener un informe a nivel de Detalle o de Totales.
Los check Sólo Proveedores Homologados y Agrupar Pagos por Confirming, permiten ajustar en mayor medida la selección de la situación de la cartera
Las columnas que se presentan en el listado de detalle son:
Número de Pago: Nº de referencia que da el sistema a cada pago.
Librado. Nombre del proveedor.
Fecha de Vencimiento.
Tipo de Deuda: Esta columna no presenta ningún título de cabecera y solo aparece en caso de que la línea tratada sea una Factura, una Previsión Fija o una Previsión Variable.
Formato de Pago: Efecto, Pagaré, etc.
Importe.
Columnas de Totales: Se imprimen entre una y cuatro columnas de totales según los nivel de ruptura del informe (campos de clasificación).
Cuentas a Pagar
Extracto de Proveedores Esta consulta, Extracto de Proveedores (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar), permite consultar o listar el estado de cuentas de un proveedor.
En la pantalla inicial se solicita el Código de proveedor. Puede optar por listar solo los proveedores homologados, para un rango de fechas (desde/hasta).
La consulta puede obtenerla por pantalla (Consultar) u obtener copia impresa (Imprimir).
Seleccionamos y pulsamos
Presenta Las Cuentas de Proveedor seleccionado con las columnas Fecha, Documento, Concepto, Debe / Haber y Saldo.
Como se puede apreciar, el formato de esta consulta es, en apariencia, el de un extracto de cuenta contable. Tenga presente, no obstante, que en la información aquí visualizada, está tomada de Cuentas a Pagar.
Las opciones disponibles son idénticas a las del extracto de cuentas en contabilidad.
Asiento:
Se pueden consultar detalles de los asientos a los que pertenece cada transacción, así como cambiar el formato de la pantalla para visualizar el acumulado de saldos.
Saldo:
El sistema proporciona herramientas suficientes para tener acceso al detalle particular de cada proveedor sin necesidad de llevar cuentas individualizadas en contabilidad.
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Si pulsamos Saldo, se nos abre la siguiente ventana:
Si seleccionamos Imprimir en la parte superior, nos aparecerá la siguiente ventana:
Genera la impresión del extracto del proveedor seleccionado.
En Pantalla o en Impresora
Hoja de Cálculo
Cuentas a Pagar
Al pulsar "Imprimir" podremos imprimir directamente, o por pantalla, o volcar datos a esta Macro en la Hoja de Cálculo:
En PDF
En esta versión se incorpora la funcionalidad de generar facturas, así como informes PRINEX21 en formato digital.
Al entrar en la aplicación y Registrar los OCX, PRINEX21 creará una impresora denominada PrinexPDF, la cual permitirá generar dicho documentos en formato *.PDF.
A la hora de imprimir un documento bien sea un informe o bien sea una factura, el sistema agregará al control de impresión la opción de obtener el informe en formato PDF.
Si el equipo que estuviera obteniendo dicho informe no tuviera instalado el programa Adobe Acrobat Reader, no abrirá dicho documento, sino que guardará el mismo en el directorio temporal.
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Situación de Proveedores a Fecha Como habrá podido apreciar, la información en los módulos de Prinex21, fluye con cierta autonomía. Por otra parte, la naturaleza de determinadas transacciones obliga a que estas tengan reflejo en Contabilidad.
Aunque la integración de movimientos contables es, en la mayoría de los casos, automática, debe entenderse que para el buen funcionamiento de todo el sistema debe existir una coordinación entre la información contable y la de gestión. Para hacer estas comprobaciones, el sistema tiene lo que denominamos utilidades de cuadre como la que a continuación explicamos.
El proceso Situación de Proveedores a Fecha (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar), permite obtener un listado con el detalle de los distintos movimientos realizados al proveedor (facturas, anticipos, pagos aceptados, etc) agrupados por la cuenta contable donde se realizó la imputación de dichos movimientos.
En la entrada al proceso el sistema solicita a qué fecha se desea ejecutar el informe, para qué sociedades y para qué proveedor (en blanco, todos).
También se solicita el tipo de informe a obtener:
Detalle por Cuentas: Para cada cuenta, se listan todos los movimientos ordenados y totalizados por proveedor.
Totales por Proveedor: acumulado de movimientos de cada proveedor.
Si deja esta entrada en blanco, se emiten ambos informes.
Cuentas a Pagar
El formato del informe de salida para el Detalle por Cuentas presenta la siguiente información:
Cuenta: la utilizada para cada movimiento cuyo detalle vemos en el informe. Es el dato por el cual se ordena la información en el presente listado.
Proveedor: dentro de cada cuenta se lista el proveedor o proveedores con algún movimiento en la misma
Tipo de Documento, Número, Fecha, Importe, Importe Pendiente: esta información configura cada una de las líneas de detalle del informe.
Total Proveedor: importe total de movimientos del proveedor.
Total Cuenta: importe total de movimientos para la cuenta. Este dato será la suma de totales de proveedores.
Saldo Contable: saldo de la cuenta en Contabilidad.
Diferencia: la obtenida entre el Total Cuenta y el Saldo Contable.
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Como se puede apreciar mediante este informe se detecta posibles diferencias entre la información contable y de gestión. Si existe algún descuadre deberá comprobar si se han realizado imputaciones manuales sobre las cuentas afectadas.
El informe de Totales por Proveedor imprime una línea para cada proveedor acumulando los siguientes datos: Facturas Pendientes, Efectos Pendientes, Retenciones Pendientes, Anticipos Pendientes y Total.
Informe de Saldos de Proveedores Este informe de Saldos de Proveedores (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) permite obtener el saldo pendiente de pago o compensación de las cuenta de un proveedor.
Modo Consulta:
La consulta en pantalla ofrece el total de las facturas, abonos y entregas pendientes de imputar, según criterio seleccionado (sociedad, delegación o proveedor).
Cuentas a Pagar
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Modo Informe:
El proceso puede ejecutarse a nivel Resumen (por Sociedades y Delegaciones) o Detallado por proveedor.
En este último caso, se lista una página para cada proveedor con el detalle de sus facturas pendientes de pago total o parcial y posibles abonos o anticipos pendientes de imputar.
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Retenciones Pendientes de Justificar La consulta Retenciones Pendientes de Justificar (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) presenta la relación de retenciones pendientes para el proveedor seleccionado (en blanco, todos).
Al igual que los procesos anteriores el resultado se puede obtener mediante listado o consulta por pantalla.
La consulta en pantalla muestra la relación de retenciones pendientes por proveedor, factura, importe de retención original e importe pendiente.
Detalles: En esta misma pantalla puede consultar los detalles de la factura a la que corresponde.
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Cuentas a Pagar
Lista por pantalla, impresora o a hoja de cálculo el informe de retenciones pendientes para el proveedor seleccionado.
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Impuesto Pendiente de Devengo Mediante el proceso Impuesto Pendiente de Devengo (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) se obtiene una relación de facturas de proveedores pendientes de efectuar el devengo del impuesto.
Esta opción permite listar los impuestos pendientes de devengo para el proveedor seleccionado. También, mediante el botón Detalles, permite realizar la consulta de la factura, donde se pueden ver los detalles relativos a la misma, así como la información contable, distribución presupuestaria, etc.
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Cuentas a Pagar
Si ejecuta la salida Informe (pantalla, impresora o a hoja de cálculo), se obtiene un listado ordenado según selección indicada en pantalla y para un rango de fechas (desde/hasta), para la sociedad de imputación elegida.
Este informe puede facilitar la comprobación de saldos de la cuenta de impuesto diferido, especialmente si ésta es general.
Listado de Proveedores / Acreedores La consulta emite un listado de los Proveedores/Acreedores dados de alta en su gestión (alfabético, por NIF/CIF o código de proveedor), con los datos más básicos: Código, nombre, CIF, dirección y población, C.P. y teléfono. (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar).
Condición de Pago en Listado de Proveedores
Se añade una columna en el informe de Listado de Proveedores para indicar la condición de pago del proveedor.
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Detalle de Facturas Recibidas Si bien este proceso permite imprimir una relación de facturas según los criterios solicitados, su utilidad fundamental radica en la consulta detallada de un documento incorporado desde el punto de Recepcionar Facturas. (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar)
Previa selección de la factura o cargo (de forma directa, tecleando su número o accediendo a ella por el código de proveedor), el sistema presenta todos los datos relacionados con el documento.
Cuentas a Pagar
Detalles:
Además de los datos de base, desde esta pantalla es posible consultar toda la información relacionada:
Distribución Presupuestaria
Muestra la partida presupuestaria asociada.
Distribución de Costes: Presenta la imputación de movimientos a Códigos de Agrupación relacionados con la distribución de costes por unidad.
Detalle de Impuestos: Visualiza el detalle de bases imponibles e impuestos y el libro de diario asociado.
Pagado: Enlaza con el proceso de Detalle de Pagos del mismo menú de Consultas.
Pendiente: Visualiza el importe pendiente de pago de la factura con su fecha prevista de realización, en base a las Condiciones de Pago establecidas al realizar la recepción.
Asiento: Muestra los apuntes contables de la Recepción de la Factura.
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Imprimir: Genera el listado de facturas para el proveedor y rango de fechas seleccionado. Puede solicitar solo los proveedores homologados y las facturas no declarables en 347.
Facturas Pendientes de Pago El proceso Facturas Pendientes de Pago (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) presenta las facturas pendientes de liquidar y se puede ejecutar, como es habitual, como consulta o informe.
Cuentas a Pagar
En caso de Consulta, la pantalla presenta la relación de facturas y dispone del botón Detalles para visualizar los detalles de cada una de ellas.
En el listado de Facturas Pendientes de Pago se incluye una nueva columna con el texto descriptivo de la factura.
Adicionalmente se incluirá esta columna en el Extracto de Proveedores.
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Imprimir: Imprime o muestra en pantalla una relación de carácter general con todas las facturas pendientes de pago del proveedor o proveedores seleccionados entre las fechas solicitadas.
Facturas Pendientes por Promoción Si bien el título de este proceso referencia a la entidad promoción, la emisión de este informe es posible realizarla mediante agrupación de otros criterios (Sociedad, Delegación o Proveedor).
La pantalla de selección de Facturas Pendientes por Promoción (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) es similar a la de otros procesos vistos hasta ahora.
El informe Facturas pendientes por Promoción lista sólo documentos con cantidades pendientes de pago y los datos que relaciona son: Factura, Proveedor, Fecha, Importe de Factura, Importe Pendiente, Fecha de vencimiento y Pagos retenidos si los hubiere.
Cuentas a Pagar
Facturación por Proveedor / Acreedor Esta consulta Facturación por Proveedor / Acreedor (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) proporciona un listado detallado de la facturación de cada proveedor, según los criterios (Sociedad, Delegación, Promoción y Proveedor) y periodo de fechas solicitado.
Además, puede acotar la consulta por Proveedores Homologados.
El informe ofrece el Importe bruto, el Total del impuesto y el de Factura, así como los Datos de contabilización (fecha y nº de documento).
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Registro de Facturación El informe Registro de Facturación (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) relaciona las facturas de proveedores realizadas en un periodo entre fechas o entre números de facturas.
Los datos presentados en el informe son: Número de registro de la factura (el otorgado por el sistema), número de documento contable, fecha de contabilización, número original de factura, fecha de factura, importe, proveedor y concepto.
Consulta de Facturas Express A través de esta opción se podrán consultar las Facturas introducidas a través de la Recepción de Facturas Express.
Cuentas a Pagar / Facturas / Recepcionar Facturas Express
El filtro "Número de proceso" permitirá obtener exclusivamente aquellas facturas introducidas en un mismo bloque de facturas en un mismo momento en el tiempo.
Después de indicar el Número de proceso pulsar
El proceso permitirá Imprimir en Hoja de Cálculo la Relación de Facturas así como Consultar su Detalle.
Cuentas a Pagar
Detalle de Pagos En este proceso que se encuentra en el Módulo de Cuentas a Pagar / Consultas / Detalle de Pagos, ya no hace falta filtrar forzosamente por Código de Proveedores.
Ahora podemos localizar Pagos filtrando por Número de Pago, Forma de Pago, Banco, etc…
El proceso Detalle de Pagos (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar) es homólogo al Detalle de Facturas analizado anteriormente, pero referido a los pagos.
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En su pantalla inicial se selecciona el pago (de forma directa o a través del número de proveedor). A continuación se presenta el detalle del pago:
Asiento de Contabilización: Corresponde al movimiento contable de liquidación de la factura.
Asiento de Liquidación: Se refiere al movimiento contable de la ejecución del cargo.
NOTA: Cuando se trata de pagos aceptados (pagaré, vencimiento, etc), la primera opción correspondería al acepto (proveedor contra efectos a pagar) y la segunda reflejaría el pago en sí (cuentas a pagar contra tesorería). Con el resto de formulas de pago, el asiento se reduce a uno único, visualizable en ambas opciones.
Detalle de Factura: Enlaza con la consulta del mismo nombre presentando el documento que da origen al pago.
Cuentas a Pagar
Imprimir: Lista los datos presentados en pantalla.
Filtros en Detalle de Pagos
Se elimina de este proceso la obligatoriedad de seleccionar el Proveedor en los filtros de selección, y se incluye como nuevo filtro, la Forma de Pago para obtener el Detalle de Pagos.
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Anticipos Pendientes En la entrada al proceso Anticipos Pendientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar), el sistema solicita el código de proveedor a procesar (en blanco, todos). La información puede obtenerse en consulta o listado.
También podemos considerar que nos muestre sólo los Anticipos, sólo las Provisiones, o ambos conceptos.
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Seleccionado el proveedor, se presenta la relación de anticipos pendientes de imputar a facturas total o parcialmente.
La opción Detalle del Pago, visualiza información adicional al mismo (datos de contabilización, facturas relacionadas, si las hay, etc).
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Cuentas a Pagar
Lista por pantalla, impresora o a hoja de cálculo los anticipos a proveedores pendientes a imputar.
Los datos son Proveedor, Número de Pago, Forma de Pago, Fecha de vencimiento, Importe e Importe pendiente.
Facturas Sin Distribuir Costes A través del Módulo de Cuentas a Pagar, Consultas, Facturas Sin Distribuir Costes, se obtendrá un Listado de aquellas facturas que aún cumplimentado el Código de Agrupación, no se hubiera efectuado el Reparto de Costes.
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Establecimiento obligatorio del Código de Agrupación
Cuando una promoción esté marcada como “Promoción para Alquiler” dentro del Mantenimiento de Promociones / Básicos, se podrá establecer el obligado cumplimiento del código de Agrupación en la Recepción de Facturas de Cuentas a Pagar.
La obligatoriedad de establecer ese campo como obligatorio en la Recepción de Facturas se efectuará desde Herramientas, Configuración, Parámetros Generales, Cuentas a Pagar.
Cuentas a Pagar
Existirá un mantenimiento de correspondencias entre Cuenta Contable / Partida Presupuestaria / Código de Agrupación. El acceso a dicha tabla se efectuará desde el Módulo de Contabilidad, Maestros, Tabla de Cuentas / Partidas Presupuestarias o desde el Módulo de Control Presupuestario, Presupuestos, Correspondencia Partidas Presupuesto / Cuentas Contables.
Retención de Garantías Justificadas En la entrada al proceso Retención de Garantías Justificadas (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Pagar), el sistema solicita los siguientes campos:
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