Gestión Todo Incluido

Sustentado por:Rafaela De Jesús Guerrero. DE-7138Jean Carlos Núñez Castillo. DE-7171Confesora Mendoza DD-5524Carmen Lidia Amparo CC-5038Johanna Melisa Mejía Mejía DE-7102

Villa Salvaleón de Higüey, 9 de Julio 2010.

Este departamento se encarga de lasactividades económicas asociadas a larealización de :

CongresosConvenciones

Viajes de incentivos

Jornadas Encuentros Conferencias Simposios Foros Seminarios Cursos

Convocados por motivos profesionales y/o asociativos.

Gerente de Ventas Grupales

Sub- gerente de Ventas de

convenciones

Gerente de Ventas de

Convenciones

Gerente de Relaciones Públicas

Gerente de Mercadeo

Ejecutivo de Ventas

Director Ejecutivo de Ventas de Convenciones

Staff De Organizadores

Son reuniones de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean

comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un lugar y

fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común y

tomar decisiones al respecto.

Es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso

anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este termino se aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro

tipo de organizaciones.

Las funciones y responsabilidades de este departamento son la siguientes:

Coordinar la logística del registro. Eventos y banquetes así como de las

actividades adicionales al objetivo principal de la reunión.

Ofrecer actividades alternativas para los acompañantes.

Manejar las emergencias que surjan.

Conocer los antecedentes de la empresa o asociación que efectuará el evento

Estar totalmente enterado de los objetivos de la reunión.

Obtener el listado de los participantes y organizar los traslados, hospedaje y alimentación.

Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas.

Preparar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.

Conocimiento y habilidad para ser capaz de conocer a detalle los elementos económicos, políticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realización de una reunión

Consciente de la inversión que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunión.

Actitud positiva para afrontar las situaciones que se presenten y resolverlas con serenidad, prontitud y eficiencia.

Contar con los conocimientos y experiencia de la profesión necesarios para organizar los mas mínimos detalles de un evento.

Nunca dar nada por hecho, manteniendo una supervisión estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecución.

Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo en toda área del conocimiento y saber transmitirlo a sus colaboradores.

Debe saber trabajar en equipo para transmitir las instrucciones clara y concisamente evitando errores.

Saber elegir a sus colaboradores buscando gente capaz y eficiente

Nunca perder de vista los detalles pequeños. Saber conjugar los objetivos de la asociación

o empresa con la de los delegados y tener presentes sus diferencias.

Las tarifas que se pueden asignar trátese de un grupo (10 o más habitaciones), una convención (grupos y eventos), agencias de viajes o banquetes.

La capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas temporadas del año, según las temporadas (alta, baja).

Importe de los depósitos por anticipado que se deben de recibir y en qué intervalos.

El pago de comisiones. Los requisitos como listas de alojamiento, pre-

asignación de habitaciones El número de cuartos que se darán en cortesía a los

grupos dependiendo del número de habitaciones reservadas.

En este departamento también se organizan los viajes de familiarización o fam trips para aquellos

contactos que potencialmente traerán un grupo a mi hotel y que desean probar las instalaciones y

servicios.

En ciertos hoteles estos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilización de

salones para convenciones y material a subcontratar.

En la mayoría de los casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresas en las que

pertenecen al Departamento de Recepción ya que la venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas.

En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organización del

evento una vez la venta está cerrada.

Entre estos dos departamentos existe la diferencia de que el departamento de un hotel Todo Incluido

trata de crear y desarrollar sus actividades grupales desde

hospedaje, conferencias, transportación terrestre, hasta excursiones, actividades

acuáticas, golf, programas de cenas, actividades para acompañantes, fiestas tema, centros

nocturnos y discotecas, más sin embargo en el hotel convencional el cliente deberá elegir los servicios que crea necesitar y se ajuste a su presupuesto para el desenvolvimiento de la

convención.

Hoy en día una gran diferencia que podemos observar entre estos dos departamentos:

El Hotel Todo Incluido: es mas requerido para hacer este tipo de eventos, mientras que el

convencional no lo es tanto, los clientes prefieren realizar sus conferencias con el

sistema de todo incluido para mayor comodidad y rapidez.

También podemos destacar que ambos funcionan para obtener un mismo objetivo; el

cual es brindar a los clientes los componentes para una convención efectiva y sin ningún tipo

de errores.

De la misma manera ambos departamentos funcionaran de acuerdo a las políticas

dispuestas por las directrices del hotel.