Presentación de Grupos y Convenciones
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8/13/2019 Presentacin de Grupos y Convenciones
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GRUPOS YCONVENCIONES
Ricardo Plaza Montao
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TEM S YSUBTEM S
1 Antecedentes histricos de loseventos
2 Clasificacin y caractersticas
3 Importancia econmica, socialy promocional
4 Instituciones y organismosauxiliares
5 identificacin de lasnecesidades del mercado
6 Fases para la realizacin deeventos especiales
CONTEXTO
DE LA
REFERENCIA
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TEM S YSUBTEM S
1 Planeacin y organizacin:
Justificacin, tipo de evento, objetivos,participantes
2 Eleccin del lugar 3 Programa General:
Pre-evento, Post-evento, acompaantes
4 Determinacin de los eventos a incluir
5 Integracin del comit organizador:
estructura orgnica y funciones
6 Investigacin y Anlisis de
prestadores de servicios:seleccin contratacin
Planeacin y
organizacin
de eventos
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TEM S YSUBTEM S
1 Medios electrnicos
2 Medios impresos
3 Exteriores
4 Promocin de ventas 5 Relaciones pblicas
6 Venta personal
7 Publicity 8 Tele marketing
9 Artculos promocionales
10 Otros medios
Estrategias
de
Comercializacin
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TEM S YSUBTEM S
1 Procedimiento base para laelaboracin del evento
2 Sistemas para la captura de
informacin:manuales y automatizados
3 Anlisis de costos y gastos:
directos, indirectos, fijos, variables, otros
4 Polticas de precios y tarifas:Margen de utilidad, precio de venta
5 Practica, planeacin y organizacin deun evento
Presupuesto
del evento
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GENERALIDADES DE LOS GRUPOS
Y CONVENCIONES
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ANTECEDENTES HISTORICOS
Dentro de los antecedentes de estaactividad nos podemos remontar a los quedieron origen a la actividad turstica, conlos griegos trasladndose por razones
religiosas y por sus famosascompeticiones. En realidad, el movimientoturstico fue mas importante con losromanos con sus viajes a templos,
santuarios, festividades y aguas termales.
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ANTECEDENTES HISTORICOS
Al caer el imperio romano, no retomofuerza este movimiento sino hasta elMedioevo, esta vez en grupo. Con lascruzadas esta actividad se increment con
los soldados, peregrinos y mercaderes. Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad
se consolid, surgiendo centros
vacacionales, con el deseo de viajar de los
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ANTECEDENTES HISTORICOS
Jvenes ingleses, los viajes a las termalesy los baos en el mar.
La revolucin industrial transformototalmente el escenario presentado no sololos adelantos tecnolgicos, si no laposibilidad de tener tiempo libre, con unaclase media mas numerosa, y ocuparlo en
viajes.
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ANTECEDENTES HISTORICOS
El ao de 1841 marca un hito importanteen la industria de los viajes y precisamenteen el desarrollo de los grupos yconvenciones cuando Thomas Cook llevo
a cabo el primer viaje grupal organizado.Con sus importantes aportaciones alturismo y en conjunto con Henry Wells sele considera el padre de los viajes
organizados.
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ANTECEDENTES HISTORICOS
El fin de la guerra no solo trajo condicionesapropiadas para realizar los viajes (mejornivel de vida, vacaciones pagadas, pazsocial, devaluacin de las monedas
europeas), si no una serie de adelantostecnolgicos que facilitaron el desarrollodel turismo
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Conceptos y definiciones.
Convencin: reunin de un grupo de personas quecomparten intereses similares, ya sean comerciales,
industriales, profesionales, polticos, privados,particulares, religiosos o de otra ndole y que convergenen un lugar y fecha determinados previamente paraconvivir, tratar asuntos de inters comn y tomardecisiones al respecto.
Congreso: es la reunin de un grupo de personas quecomparten, como en el caso anterior, intereses similares.En la mayora de los casos, este termino se aplica areuniones de ciencias mdicas o profesionales y otro tipode organizaciones
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Conceptos y definiciones.
Conferencia: es un tipo de reunin similar a lasanteriores, con la diferencia primordial delformato de sus sesiones de trabajo, a las cualesse invita, por lo general, a exponentesdestacados en una especialidad. Es comnagregar al nombre la magnitud geogrfica que
tiene (regional, mundial, etc.) Simposio: es la reunin de un grupo de expertos
o tcnicos que dominan un campo, profesin otema, cuyo propsito es exponerlo ante un
auditorio que comparte ese inters especifico.
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Conceptos y definiciones.
Jornada: es una reunin de trabajo deinvestigacin, de estudio o informativa pararesolver un problema planteado ante un auditoriointeresado en el tema, cuyas resoluciones yresultados se publican posteriormente.
Seminario: es una o varias reuniones, en lascuales un selecto grupo de ponentes conreconocido dominio en sus reas, aportan susconocimientos y experiencias ante uno o variosgrupos que comparten inters en el tema.
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Conceptos y definiciones.
Coloquio: es una reunin que agrupa a undistinguido nmero de especialistas expertos endiversas disciplinas, quienes exponen susconocimientos bajo la gua y control de unconductor o coordinador.
Mesa redonda: reunin formada por un nmerolimitado de tcnicos o expertos, as como departicipantes que tratan de intercambiar susexperiencias y conocimiento bajo la gua ycontrol de un conductor o coordinador.
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Conceptos y definiciones.
Panel o foro: reunin enfocada a propiciar el intercambiode opiniones y conceptos por parte de los integrantes del
presdium, quienes ulteriormente responden o discuten atemas especficos de sus ponencias con el auditorioparticipante controlado y guiado por un presidente. En elpanel los ponentes los mismos o similares conceptos,mientras que en el foro los ponentes deben externar
conceptos opuestos. Tribuna libre: reunin en la que un limitado nmero
participantes intercambian libremente sus opiniones anteun auditorio, el cual no interviene o interfiere.
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Conceptos y definiciones.
Brain storm: su formato es similar al panel, con ladiferencia del tipo de ponente y del presidente del
debate. Se trata de un tema de discusin y se discutenideas planteadas por los participantes en forma libre yespontnea por absurdo que parezca, con el fin de lograrsoluciones creativas.
Buzz group o debate: reunin de 15 a 20 personas enasamblea general, para tratar o discutir uno o variostemas bajo la gua y control de un presidente.Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, deacuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusin.
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Conceptos y definiciones.
Carrefour o workshop: son reuniones de
un numero limitado de personas paraintercambiar conocimientos o experienciasen temas delineados especficamente. Losresultados o trabajos obtenidos pueden ser
temas de discusin para otras reuniones. Saln: es el tipo de reunin apoyada por
una exposicin grfica o pictrica acercade un tema o ponencia general.
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Conceptos y definiciones.
Sede: lugar o destino donde se llevar a cabo lareunin, ya sea playa, ciudad o destino especialy algunas veces hasta en un medio detransporte, como un barco.
Hotel-sede: es el hotel principal designado porlos organizadores, seleccionado por susinstalaciones y ventajas, destinado a efectuar lamayora de las actividades. Por lo regular sealojarn aqu los integrantes del comitorganizador y los principales actores, as como
el rea de registro.
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Conceptos y definiciones.
Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para darapoyo logstico en cuanto al hospedaje de losdelegados, se puede utilizar alguno para eventossociales integrados al programa.
Salones: son los salones para juntas,convenciones, y banquetes en general de loshoteles, contratados de acuerdo a la magnituddel evento.
Habitacin sencilla: cuarto ocupado por unapersona.
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Conceptos y definiciones.
Habitacin doble: cuarto ocupado por dosadultos. Sucesivamente tenemos la triple y lacudruple.
Suite: habitacin con un pequeo recibidorindependiente, variando su tamao para la
junior, mster o presidencial. Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel
mantiene abierta para que los organizadoresautoricen cargos por concepto de consumosdiversos, de acuerdo a una lnea de crditonegociada con alguna garanta de pago.
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Conceptos y definiciones.
Cuenta individual: es la cuenta que estar acargo de cada uno de los participantes, el cualdeber establecer una forma de crdito a sullegada, de lo contrario no podr realizar cargosy pagar en efectivo sus consumos, a no ser quelos organizadores garanticen el pago. Lo usual
es que exista, dentro de las facilidades del PMS,una cuenta de renta y consumos autorizados yotra de extras.
Plan americano completo: se incluye el
hospedaje y los 3 alimentos diarios.
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Conceptos y definiciones.
Americano modificado: se incluye el desayuno yla comida o cena, de acuerdo a las necesidades
del husped. Continental: se incluye solo el desayuno ya sea
continental o americano. Europeo: solo se incluye el cargo de la
habitacin, sin alimentos. Rack rate: es la tarifa publica general. Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con
descuento ofrecida a agencias de viajes u
operadores mayoristas.
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Conceptos y definiciones.
Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifaofrecida para un evento, por lo general no es
comisionable. Bloqueo: reservacin temporal para los salones,
cuartos, espacios areos o restaurantes,condicionada a un tiempo lmite para su
realizacin y garanta. Garanta: condiciones de carcter econmicoque establece el hotel, lnea area, agencia deviajes, restaurante o prestador de servicios engeneral para comprometerse a realizar un
evento.
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Conceptos y definiciones.
Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para elregistro y asignacin de habitacin para los asistentes a
la reunin, cuya inscripcin se ha hecho de maneraanticipada. VIP: persona muy importante para la cual se requiere un
trato especial. ETA: estimated time of arrival ETD: estimated time of departure PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje
areo pagado en un lugar y entregado en otro. FIT: excursin fornea independiente de forma
individual, de acuerdo a los requerimientos del cliente.
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Conceptos y definiciones.
Paquete: excursin que incluye una serie deservicios como transporte areo, hospedaje,
traslados, alimentacin, visitas, etc. De acuerdoa las necesidades del pasajero o la ofertarealizada por las agencias mayoristas.
Traslado: servicio de transportacin localusualmente del aeropuerto al hotel y viceversa oa ciertos puntos de inters.
A/V: servicios de equipo audiovisual.
Edecanes: personal profesional de atencin ya o o en diversas rea durante una reunin.
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Conceptos y definiciones.
Supervisores: personal profesionalexperimentado que se responsabiliza de lasacciones y desempeo de los edecanes.
Traductores: personal altamente calificado parainterpretar o traducir simultneamente un
discurso de un idioma a otro. Secretarias parlamentarias: personal profesional
que ejerce trabajos secretariales en uno o masidiomas, familiarizado con los trminos yrequerimientos de un congreso internacional.
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Conceptos y definiciones.
Proyector de pelculas: equipo para proyectar pelculasde 16 a 8 mm con o sin sonido.
Proyector de transparencias o filminas: o carrusel unpoco en desuso debido a las avances de la computacin.
Proyector de acetatos: equipo que muestra copias dediagramas o dibujos previamente elaborados.
Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestraartculos opacos como libros, fotos, escritos, etc. Pizarrn: tablero donde se puede escribir o dibujar con
plumones o gises.
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Conceptos y definiciones.
Rotafolios: caballete donde se montan hojas degran tamao donde se realizaran anotaciones,diseos o cuadros con marcadores de tinta yque se pueden desmontar o doblar hacia atrs.
Videocasetera y receptor: equipo de televisin
donde se mostraran videos previamentepreparados.
Pdium: mueble donde se apoya un ponentepara colocar sus papeles, lmpara y micrfono.
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Conceptos y definiciones.
Presdium: espacio designado en una sala paraciertas personas designadas previamente,
usualmente con una plataforma sobre el nivel delpiso para una mejor visin del auditorio,adaptada con mesas con paos, sillas,micrfonos, rtulos de identificacin, etc.
Sealamientos: rtulos indicativos e informativosen diversas reas del hotel o centro deconvenciones para dirigir o informar a losparticipantes de los servicios o eventos.
Franelografo: tablero donde se indica con letras
de plstico el lugar y horario de las sesiones o
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Conceptos y definiciones.
Plano de montaje: diagrama que indica alos representantes del hotel o centro deconvenciones el montaje de los diversoseventos.
Teleconferencias: proyeccin de
conferencias a travs del sistema decircuito cerrado de una sala a otras o aotros puntos distantes.
OPR: organizador profesional de
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Tipos de eventos
En forma bsica existen dos tipos degrupos y convenciones:
Los podemos clasificar desde el punto devista del mercado
Y desde el punto de vista del objetivo
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Desde el punto de vista del mercado
Asociaciones de ejecutivos Sociedades profesionales Organizaciones fraternales Asociaciones cientficas
Asociaciones militares Uniones laborales Organismos femeniles Asociaciones educativas
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Desde el punto del objetivo
Convenciones corporativas: convenciones,seminarios, juntas de ventas.
Convenciones institucionales oconvenciones asociaciones: congresos,
conferencias, grupos tursticos, gruposdeportivos
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Viajes de incentivo
Los viajes de incentivo o premiacin que mucha
empresas ofrecen y organizan en el ao, deacuerdo con sus propias metas u objetivos, sondistintas de las convenciones como las hemosdescrito anteriormente, ya que son dirigidas a ungrupo cerrado de participantes, que son lostrabajadores de la empresa que han destacadoen la consecucin de dichas metas.
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Importancia de los grupos y
convenciones. Los grupos y convenciones ya sean en su forma
de viajes de incentivo o conferencias ycongresos tienen una gran importancia para laeconoma de los pases en el caso de nuestropas este alcanza hasta un 15% del flujo tursticoy en algunos pases europeos hasta un 60%,representando una importante fuente de divisas,empleos directos e indirectos, motor de la
economa y un escaparate para el pas.
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El profesional de los grupos yconvenciones en la actividad
turstica.
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PERFIL
Conocimiento y habilidad para ser capaz de
conocer a detalle los elementos econmicos,polticos, sociales, culturales, etc. Queintervienen en la realizacin de una reunin
Consciente de la inversin que en tiempo,dinero, recursos humanos que representa paralas asociaciones o empresas el llevar a cabo unareunin.
Actitud positiva para afrontar las situaciones quese presenten y resolverlas con serenidad,
prontitud y eficiencia.
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PERFIL
Contar con los conocimientos y experiencia de la
profesin necesarios para organizar los masmnimos detalles de un evento.
Nunca dar nada por hecho, manteniendo una
supervisin estricta sobre las responsabilidadesdelegadas a terceros verificando su ejecucin.
Ser capaz de mantener un aprendizaje continuoen toda rea del conocimiento y saber
transmitirlo a sus colaboradores.
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PERFIL
Debe saber trabajar en equipo y ser un
comunicador excelente para transmitir lasinstrucciones clara y concisamente evitandoerrores.
Saber elegir a sus colaboradores buscando
gente capaz y eficiente Nunca perder de vista los detalles pequeos. Saber conjugar los objetivos de la asociacin o
empresa con la de los delegados y tenerpresentes sus diferencias.
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FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES Conocer los antecedentes de la empresa o
asociacin que efectuar el evento Estar totalmente enterado de los objetivos de la
reunin. Obtener el listado de los participantes y
organizar los traslados, hospedaje yalimentacin. Confirmar la asistencia de los oradores o
panelistas. Reservar los salones donde se realizaran los
eventos y el equipo audiovisual necesario.
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FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES Coordinar la logstica del registro, eventos,
banquetes as como de las actividadesadicionales al objetivo principal de lareunin.
Ofrecer actividades alternativas para losacompaantes.
Manejar las emergencias que surjan.
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. GCI es el primer y ms grande portal de reservaciones de hotel en
Mxico. Comercializamos los mejores hoteles del pas, ofreciendo a
nuestros viajeros las tarifas ms econmicas del mercado. Leofrecemos hasta un 70% de descuento sobre los precios regularesen algunas de las ciudades ms populares y costosas de Mxico.Tambin nos especializamos en tener disponibilidades durante latemporada alta en los destinos ms solicitados.
Negociamos los cupos por anticipado con los establecimientos, por
lo que garantizamos a nuestros clientes, disponibilidad dehabitaciones de hotel a los mejores precios. Tambin garantizamoslos mejores precios en el momento de la reserva.
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Reservatuhabitacion.com es el primer sitio de reservas por Internet
en Mxico, ofreciendo un servicio de calidad mundial con rapidez,
funcionalidad y seguridad. Por medio de reservatuhabitacion.comusted obtiene las mejores alternativas de hospedaje en cualquierparte de Mxico con las tarifas ms econmicas del mercado.
Adems podemos confirmar su reservacin en tan slo unossegundos.
A continuacin mencionamos los servicios que se ofrecen con la
mxima calidad y profesionalismo la cual garantiza el xito delevento. Consientes de que el resultado al final de su evento serequivalente a la suma de talentos de todos aquellos involucrados enel mismo, se rene a las empresas lderes en su mercado paragarantizar un servicio profesional e integral.
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Administracin de Hospedaje
GCI es la empresa lder en el mercado con ms de 12 aos de experiencia y
administrando con xito ms de 800 eventos nacionales e internacionales,los cuales a la fecha les ha permitido adquirir una experiencia nica en laespecializacin del manejo de hospedaje. Organizan desde la negociacinde la tarifa ms atractiva en la plaza hasta la salida del ltimo huspedgarantizando que su estancia sea 100% placentera. Ahorrndole unacantidad muy importante de tiempo y dinero a la organizacin del evento ascomo a los asistentes sin que usted o los visitantes tengan que derogar un
solo peso por nuestros servicios. De esta forma el equipo de trabajo de laempresa tendr un punto muy importante de que olvidarse ya que un equipode profesionales estar asistindolo.
TransportacinDesde la coordinacin de un solo pasajero que desea el servicio de
transportacin a su hotel hasta la movilizacin de todo un congreso conacompaantes.
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Logstica de Evento
GCI le apoya a organizar su evento, congreso oconvencin, contando con las herramientas y el personalprofesional ideal para su necesidad.
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para recibir de forma integral todas sus necesidades.
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. GRUPOS Y CONVENCIONES
Nuestra misin consiste en proveerle el mejor y mscompleto servicio. Por esta razn, nuestroDepartamento de Grupos y Convenciones est a sudisposicin para realizar eventos de cualquiermagnitud, atendiendo a sus especificaciones.
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8/13/2019 Presentacin de Grupos y Convenciones
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. CancunVacaciones como agencia consolidada en el sector turstico y una de las ms
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Paquetes de hotel para Grupos
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8/13/2019 Presentacin de Grupos y Convenciones
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Empresas y asociaciones
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Meicer International DestinosGruposRenta de AutosHoteles PaquetesVacacionales
Organizacin de Grupos y Convenciones
Servicios Especializados Reservacin hoteles
Transportacin areaTransportacin terrestreEventos de Tenis, golf y pescaCoordinacin de juntas y congresos
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.Gavel
Circulacin Lectora Frecuencia
70,000 ejemplares 140,000 Meeting Planers Anual (abril)
Directorio anual dirigido al segmento de grupos y convenciones de los EU yque se entrega en Abril como una edicin ms de la revista Meetings andconventions a todos sus suscriptores de la revista.
Se presenta como una opcin publicitaria adicional y que permite a losanunciantes tener presencia en el meetings market durante todo un ao,adems de importantes valore agregados como Photo expanded listing, Internetprofile con foto.
El directorio incluye informacin relevante de los destinos y propiedades y unaseccin especial para Mxico en la que se encuentran todos los hoteles concapacidad para satisfacer las necesidades del meetings market
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.Official Meeting Facilities Guide
Circulacin Lectora Frecuencia
20,00 ejemplares 104,000 organizadores Semestral
Directorio especializado en el segmento de grupos y convenciones y dirigido alos Top Meeting Planners de los EU, es decir, a todos aquellos organizadoresde eventos e incentive planners que generan un promedio de 29 eventosanuales.
Las caractersticas del directorio son tambin muy especficas, enfocando lainformacin en el contenida a datos exclusivos y extensos de inters para elmeeting planner que aseguran que las propiedades y destinos que en elparticipan podrn satisfacer las necesidades del meetings market.
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http://www.towmar.com/megc/megc_omfg.htmhttp://www.towmar.com/megc/megc_omfg.htm -
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Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones. Meetings and ConventionsOfficial Meeting Facilities Guide
Circulacin Lectora Frecuencia
70,000 ejemplares 140,000 Meeting Planers Mensual
Revista mensual dirigida al segmento de grupos y convenciones, distribuida entodo el territorio de los Estados Unidos y la nica con circulacin calificadaanualmente y con cobertura en el 100% de las empresas fortune 500 y el 100%de las 50 Asociaciones ms importantes y el numero ms largo de incentivetravel planners.
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vinculadas con los grupos y
convenciones. Convenciones (hasta 300 participantes) Seleccin del destino y manejo del presupuesto del evento.
Organizacin de Viajes de Inspeccin.
Servicios de alojamiento.
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Asesora y seleccin de mens.
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Equipo audiovisual y de traduccin simultnea.
Iluminacin, ambientacin y escenografa.
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Empresas y asociaciones
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Empresas y asociaciones
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www.estrel.com Axica Conference & Meetings Center, exhibit space, 9,040
square feet; number of meeting rooms, seven; (011) 49-30-20 24-16
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Formulacin del plan de trabajo
(ruta crtica) Determinacin de objetivos
Fijacin de polticas y procedimientos Presupuesto Seleccin del lema y del logo Coordinacin del programa Seleccin de ponentes Determinacin de reas necesarias Determinacin de equipos, montajes y
sealizacin a utilizar Seleccin de la sede
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Formulacin del plan de trabajo
(ruta crtica) Cotizacin de transportacin, hospedaje,
alimentacin, eventos. Fam trip contratacin de proveedores Promocin y publicidad y relaciones pblicas
Propuesta y eleccin de alimentos y bebidas Variedad y entretenimiento Decoracin y ambientacin Salones, planos de montaje, equipo, servicios de
apoyo
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Formulacin del plan de trabajo
(ruta crtica) Listado de participantes
Reservaciones Logstica de traslado Organizacin del registro Apertura y autorizacin de cuentas maestras Supervisin de sesiones, eventos, comidas,montajes, equipos, materiales, personal Eventos adicionales para acompaantes Organizacin del check out Logstica de transportacin de regreso.
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El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
El proceso administrativo es la base para laorganizacin y desarrollo de las convencionesde acuerdo a las siguientes etapas:
Mecnica
a) previsin: que se puede hacer?b) Planeacin: que se va a hacer?
c) Organizacin: como se va a hacer?
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El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
Dinmicaa) Integracin: con que y con quien se va a
hacer?
b) Direccin: ver que se hagac) Control: como se hizo?
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Previsin
Es la anticipacin de acontecimientos y
situaciones futuras para planear lo que se va ahacer. En este paso se realizaran las siguientes
actividades:
Fijacin de objetivos de la reunin Investigar los factores pasados, presente y
futuro que influirn la reunin Analizar las alternativas y decidir las mas viables
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Integracin de comits.
La integracin de comits corresponde a la
etapa dinmica en el proceso de integracin. Se deber siempre evaluar objetivamente a los
candidatos para obtener el mejor resultado decada uno de ellos.
Sujetos al tipo de reunin, magnitud, destino,duracin, tipo de evento y programas que lointegran se determinar el tamao del comit
organizador.
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Clasificacin de comits.
Comit organizador: de acuerdo a lo planeado
en la organizacin se designar la presidencia,vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidentede comit, gerente de subcomit.
Comit de honor: estos solo se realizan porcompromiso, por el prestigio que tienen esaspersonas o para conseguir facilidades para elevento, pero por lo general no desempean un
papel en la organizacin del evento.
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Clasificacin
Comit de finanzas: manejar todo el aspecto econmico
Comit de programa: se encarga de organizar e informarla serie de actividades que se llevarn a cabo. Comit de publicidad: su objetivo es promover la
asistencia y difusin del evento tanto en el lugar deorigen como en el destino y otros puntos importantes.
Comit de alojamiento: su funcin es lograr que losparticipantes cuenten con una habitacin de acuerdo asus necesidades.
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Clasificacin
Comit de transporte: se encarga del traslado e
informacin de los detalles del viaje. Comit de exposicin: realizar los trmites para
la obtencin del espacio para las exhibiciones yla informacin de los detalles a los expositores.
Comit de servicios generales: verificar losdetalles de los servicios para llevar a cabo loseventos.
Comit de ornato y rotulacin: se encarga de los
anuncios, rtulos y decoracin de los eventos.
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Funciones y obligaciones de cada
comit El comit organizador es un organismo de
trabajo y de accin, es que el ejecutar y pondren movimiento el plan elaborado conanticipacin.
Presidencia: es ocupada por los mas altos
ejecutivos de la empresa u organizacin conamplios conocimientos administrativos yexperiencia en este tipo de eventos. Atiende lasdesiciones respecto a la integracin de su
equipo de trabajo.
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Funciones y obligaciones de cada
comit Presidente de comit: llamado gerente o
vicepresidente, es una persona cuya habilidad,experiencia y capacidad, le permiten ejercerexitosamente las responsabilidades que asumecada comit, la integracin de esos comitsdebe ser prerrogativa del OPR.
Gerentes de subcomit: es el encargado deatender reas especficas, perointerrelacionadas dentro del funciograma delcomit correspondiente. La designacin eshecha por el responsable de cada comit
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Coordinacin de comits
Es fundamental la buena coordinacin de los
comits para alcanzar todos los objetivos, paralograr esto la comunicacin ser fundamental.Para este fin debe programar en fechaspredeterminadas sus reuniones generales a lascuales debern asistir los responsables de cadacomit para llevar a cabo una orden del daelaborando minutas e informes de progreso.
Las reuniones deben reunir las siguientes
condiciones:
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Coordinacin de comits
Elaborar un calendario de juntas con fecha,hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos losinvolucrados.
Las reuniones deben ser estrictamente detrabajo y no desviarse en otros asuntos.
Proveer caf y refrescos o coffee break Considerar el equipo necesario: proyector,
rotafolios, plumones, hojas, lpices, etc. No permitir personas extraas al fin Aconsejable una secretaria o una grabadora.
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Anlisis de las caractersticas del
evento y sus objetivos.
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Determinacin de los objetivos del
evento Todo evento sea pequeo o grande, nacional o
internacional tiene un fin, causa, justificacin orazn de realizarse. La fijacin de objetivos debeser clara y definitiva y su establecimiento es labase para definir los lineamientos y parmetros
que regirn las acciones a seguir y ser la basedel proceso administrativo a seguir y definirnlas dediciones importantes como la sede, elpresupuesto, el programa, la publicidad, etc.
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Determinacin de los objetivos del
evento Los objetivos pueden ser generales o
particulares. Por generales se entienden aquellos que estn
por encima de los otros y que abarcan de formamas amplia los inters fundamentales de laempresa o asociacin que organiza la reunin.
Los objetivos generales pueden ser educativos,informativos o motivacionales o una combinacin
de estos
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Determinacin de los objetivos del
evento Para la asociacin:
Imagen Ingresos Prestigio Para la empresa:
Cumplimiento de las
leyes Nuevos productos Relaciones industriales y
publicas
Para el asociado:
Educacin y capacitacin Interrelaciones Foro de exposicin Para el empleado
Capacitacin y mejora
personal Ampliacin de elementos
de ventas Ascenso y
reconocimiento personal
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Seleccin de la sede
Existen una serie de factores que inciden
en la decisin de donde se llevar a cabola reunin, una de los primeros factores aconsiderar es el presupuesto.
En base a los fondos disponibles se podrdecidir si el lugar estar cerca o lejos de lamayora de los convencionistas paradeterminar cuanto se podr desembolsar
para el transporte de los mismos
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Seleccin de la sede Tipo de ubicacin, ya sea playa, ciudad,
campestre.
Favorece el ambiente al objetivo de laconvencin o de los participantes? Es adecuado de acuerdo al tipo de
convencionistas
Viajaran con acompaantes o familiares Se ajusta el lugar a las posibilidades econmicas
de los asistentes? Accesibilidad y adecuacin segn la procedencia
de los participantes
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Viaje de inspeccin
A pesar de que normalmente las empresascuentan con el apoyo de una agencia de viajesde incentivos o de profesionales en laorganizacin de congresos y convencionesquienes, regularmente, conocen los diversos
lugares donde se llevan a cabo lasconvenciones, el gerente de convenciones de laempresa o institucin deber realizar un viaje deinspeccin para verificar todos los detalles y
asegurarse que cumple con todos los requisitos
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Viaje de inspeccin
En esta visita, que se realizar al menos con unao de anticipacin se verificar lo siguiente:
Estado general de las instalaciones,habitaciones, salones, restaurantes
Calidad de los servicios que ofrece el hotel
Numero, tamao y equipamiento de los salones Infraestructura del sitio
Medios de transporte y los tiempos de traslado
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Planeacin.
Si en la previsin se establece lo que se puedehacer, Planeacin es la determinacin delcamino que se tomar y lo que se harconjuntamente con las acciones cronolgicas detrabajo para lograr los objetivos previamentetrazados, aqu se establece el rumbo que se
tomar, estableciendo las reglas, polticas yprocedimientos que ayudaran a alcanzar elobjetivo, el orden de las operaciones y ladeterminacin de los tiempos y presupuestospara lograrlo.
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Planeacin.
En todo proceso de planeacin existen tresprincipios que hay que tener en cuenta:
Principio de precisin: la planeacin debe serprecisa y detallada, pues regir accionesconcretas
Principios de flexibilidad: debe haber un margende flexibilidad sujeto a cambios imprevistos yfuera de control
Principio de unidad: se debe disear unaplaneacin para cada accin y coordinar todas
entre si
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Formulacin del programa tentativo
Una vez realizadas las revisiones, las
acciones se agruparan bajo una serie desubtitulos que permitan agruparlas paraalcanzar cada objetivo especifico, porejemplo, muchas acciones dentro del plan
general de trabajo se agruparan bajosubtitulos, como programa tcnico-cientifico, programa social, de promocin,
de hospedaje de registro etc
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Formulacin del programa tentativo
De acuerdo a la magnitud del evento, al
nmero de asistentes esperados, a lacantidad de colaboradores, al presupuestoasignado y al conocimiento yprofesionalismo del comit organizador la
realizacin y cumplimiento de las accionesagrupadas bajo los diversos ttulos sernejecutadas por los subcomits
correspondientes
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Formulacin del presupuesto
Una de las mas grandes e importantes
responsabilidades del OPR para lograr el xitode la reunin es la cuantificacin econmica decada una de las acciones que se realizarn.
El presupuesto es la elaboracin de planes para
un periodo determinado y a futuro en trminoscontables. Determina, con la mxima exactitudposible, el capital o inversin requerida para
realizar la reunin y su posible recuperacin
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Clases de presupuesto
Tambin podemos clasificarlos segn el tipo de
reunin, ya que en las convencionesempresariales, el gasto es absorbido por laempresa de acuerdo al budget elaborado enforma general por la empresa al inicio de susejercicio en la partida destinada a reuniones.
Las condiciones generales de la empresa, susituacin econmica y el tipo de reunin que secelebrar determinan el presupuesto asignado.
Por lo que el programa se sujeta a este
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Clases de presupuesto
Mientras que en la mayora de las reuniones de
asociaciones y organismos similares, elpresupuesto se sujeta a la reunin.
El programa general de trabajo se cuantifica,determinndose as, el presupuesto necesario
para ejercerlo. El tipo de reunin, as como susprogramas y acciones a efectuar as como surecuperacin, son los determinantes del montorequerido.
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Elaboracin de presupuestos
Toda accin que muestre una valoracin
contable se debe incluir en el presupuesto.Por norma general, los presupuestos sedividen en dos renglones principales:
Egresos Ingresos
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Egresos
Tambin conocidos como gastos o inversiones,
los egresos debe representar toda la valoracincontable que satisface el logro de servicios yelementos materiales en funcin directa de lareunin.
Los diversos renglones y la cuantificacin de losrecursos para el logro de las metas que seindican detalladamente en el plan general detrabajo proporcionaran la totalidad de egresosestimados que requiere la reunin.
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Ingresos
Los ingresos deben representar toda
valoracin contable para el beneficioeconmico vinculado directamente con larealizacin del evento, los cuales puedenprovenir de:
Cuotas de inscripcin o registro, cuotas deacompaantes, cuotas especiales,subsidios o contribuciones, patrocinios y
contribuciones
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Elaboracin de cotizaciones
Una de las actividades primordiales esdeterminar los precios de los traslados,
transportacin, hospedaje, alimentacin,eventos, equipo, etc. Es necesario negociar los mejores precios para
el hospedaje de los participantes y tratar deobtener precios razonables para los banquetes,fiestas, ccteles, etc.
Adicionalmente, es muy importante negociar losservicios extras y espacio para exhibiciones porel beneficio que implica.
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Elaboracin de cotizaciones